Guide pratique
Management de projet
25 conseils d’experts
en Management de
projet
© Blog Gestion de Projet
Sommaire
BIENVENUE
3
LES NOTIONS DE BASE
4
CYCLE DE VIE D'UN PROJET
6
L'AVANT-PROJET
9
PHASE 1 - INITIALISATION
12
PHASE 2 - PLANIFICATION
16
PHASE 3 - EXÉCUTION
19
PHASE 4 - CONTRÔLE
21
PHASE 5 - CLÔTURE
24
QUALITÉS ET COMPÉTENCES D'UN
CHEF DE PROJET
27
Bienvenue
Vous débutez en gestion de projet, on vous a confié un projet à
gérer, ou pratiquez-vous déjà la gestion de projet et vous
souhaitez rafraîchir vos connaissances ?
Vous trouvez rarement une documentation succincte, précise,
et pratique en gestion de projet ?
Ce guide a été spécialement conçu pour vous !
Dans ce guide, je vous présente un aperçu général, synthétique
et pratique, des différentes phases de gestion de projet.
Vous y trouverez également 25 conseils pratiques en gestion de
projet : fruits de plusieurs années d’expérience.
Bonne lecture.
Mohammed AIT ABDELLAH
CEO et fondateur de Brainit Consulting Ltd
Cabinet spécialisé en Management de Projet
© [Link]
Les notions de base
Qu’est-ce qu’un projet ?
Le projet est l’un des leviers d’action adoptés par les
organisations, pour la création et la pérennisation de la valeur.
Ceci dit, un projet est différent d'une opération ou d'un
processus récurrent.
Définition
Un projet est une initiative limitée dans le temps, entreprise
dans le but de créer un produit, un service ou un résultat unique.
Les opérations sont des activités continues et répétitives pour
fournir des produits ou services.
© [Link]
Les notions de base
Qu’est-ce la gestion de projet ?
La gestion de projet est une application des connaissances, des
compétences, d’outils et de techniques, aux activités d’un
projet, afin de satisfaire ses exigences et réaliser les bénéfices
attendus.
Qu'est-ce qu'on gagne en mettant en place la gestion
de projet ?
MANAGEMENT DE PROJET
Use bullets to summarize
PRÉSENCE information. ABSENCE
Augmenter les chances de Non-respect des délais
réussite Dépassement des budgets
Atteindre les résultats alloués
escomptés Mauvaise qualité
Satisfaire les attentes des Reprise
parties prenantes Expansion incontrôlée du
Développer une proactivité et projet
réactivité face aux risques Atteinte à la réputation de
Fournir le bon livrable, au l'organisation
moment opportun Parties prenantes non
Optimiser l'utilisation des satisfaites Objectifs non
ressources organisationnelles atteints
Mieux gérer les changements
© [Link]
Le cycle de vie d'un projet
Les projets ont des origines multiples. II peut s’agir par exemple
d’un(e) :
Opportunité que l’entreprise veut saisir
Problème qu’elle veut résoudre
Contrat apporté par un commercial
Un projet est caractérisé par une durée de vie limitée.
Le cycle de vie de projet est composé de 5 phases, en plus de la
phase d'avant-projet.
Chaque phase du cycle de vie d’un projet est caractérisée par
un ou plusieurs livrables de projet (produits ou services) et/ou de
gestion de projet (cadrage, documentation …).
Avant projet
Initialisation
Clôture
Cycle de vie
du projet
Planification
Contrôle
Exécution
© [Link]
Le cycle de vie d'un projet
Les livrables majeurs
PLAN PROJET
ETUDE CHARTE DE PROJET
D'OPPORTUNITÉ
AVANT PROJET INITIALISATION PLANIFICATION
Plan avec planning,
01 Décision de lancer 02 Définition des 03
un projet attentes du projet tâches, ressources, et
budget
CLÔTURE CONTRÔLE EXÉCUTION
06 Atteinte des objectifs 05 Conformité avec le 04 Implémentation du
et bilan projet plan projet plan projet
NON
OUI
Demande de
Livrables
changement
conformes
BILAN PROJET REPORTING LIVRABLES
© [Link]
Le cycle de vie d'un projet
Les livrables clés par phase
Examinons maintenant en détail le cycle de vie d'un projet,
phase par phase.
© [Link]
L'avant projet
Définition
Avant de démarrer un projet, il faut qu’il soit validé. Cette
validation intervient en amont, en phase d’avant-projet.
Lors de cette phase, il est important de collecter les
informations nécessaires et pertinentes, pour éclairer la
décision de « démarrer ou non » le projet.
Ces informations sont de l'ordre :
Economique : Elles permettent de faire une étude de marché
et de préciser l'apport économique du projet (notamment le
retour sur investissement)
Technique : Elles permettent de savoir si les compétences et
les moyens techniques de l'organisation permettent
d’atteindre les objectifs du projet
Le livrable principal de l'avant-projet est l'étude d'opportunité
(Business Case).
© [Link]
L'avant projet
Tout projet naît d'une étude d'opportunité.
Réalisée en phase d'avant projet, l'étude d’opportunité doit
comporter les éléments suivants :
01 Sommaire exécutif 06 Livrables
Besoins en ressources
02 Etat du problème ou
de l'opportunité 07 à court moyen terme
(coût total...)
03 Objectifs et bénéfices 08 Evaluation du risque
du projet
04 Analyse des options 09 Impact en cas de refus
du projet
05 Recommandations 10 Critères de réussite et
indicateurs de mesure
Accéder à un modèle d'étude d'opportunité
© [Link]
L'avant projet
Mes recommandations
Lier votre recommandation aux objectifs
stratégiques
Appuyez cette recommandation par des études
sommaires de faisabilité et de rentabilité.
Ressortir les avantages du projet
Mettez en valeur les avantages du projet qui touchent
vos décideurs
Définir et fixer des objectifs mesurables
Il est obligatoire de fixer des objectifs mesurables.
Néanmoins, vous pouvez aussi les lier à des bénéfices,
comme : le boost du moral des employés,
l'amélioration de l'image de marque, l'augmentation
de l'efficience, etc.
© [Link]
Phase 1 : Initialisation
Définition
Une fois l’étude d’opportunité approuvée et le projet autorisé, le
cycle de vie du projet peut commencer.
La première phase est l’initialisation.
Lors de cette phase, qui marque le démarrage du projet, il est
essentiel de :
Cadrer les objectifs du projet
Préciser les livrables attendus du projet, les délais souhaités
et le budget alloué au projet
Identifier les parties prenantes du projet, leurs intérêts dans
le projet et leurs pouvoirs dans l’organisation
Effectuer une première analyse des risques
Mettre en place une gouvernance du projet (instances, qui
prend quelle décision…)
© [Link]
Phase 1 : Initialisation
La phase d’initialisation prend l’étude d’opportunité en input, et
à son terme, une charte de projet est délivrée.
La charte de projet est généralement rédigée par le Sponsor du
projet.
Elle peut également être corédigée par le sponsor et le chef de
projet.
ETUDE CHARTE DE PROJET
D'OPPORTUNITÉ
AVANT PROJET INITIALISATION
01 Décision de lancer 02 Définition des
un projet attentes du projet
© [Link]
Phase 1 : Initialisation
Voici une proposition de sommaire d'une charte de projet :
01 Présentation et
motivation du projet 06 Estimation des
ressources financières
02 Objectifs et indicateurs
de performance 07 Echéancier
03 Périmètre / Hors
périmètre 08 Risques majeurs
04 Principaux avantages 09 Parties prenantes
05 Hypothèses et 10 Livrables et réception
contraintes
11 Approbation
Accéder à un modèle de charte de projet
© [Link]
Phase 1 : Initialisation
Mes recommandations
Préparer et faire approuver la charte de projet
En tant que chef de projet, faites en sorte que la
charte de projet soit préparée et approuvée, avant de
s'engager sur les activités du projet
Toute modification est considérée comme avenant
au contrat
La charte de projet est considérée comme un contrat.
Toute modification ultérieure du projet, doit être
considérée comme un avenant à ce contrat
Définir des objectifs SMART
Pensez à définir des objectifs SMART (Spécifique,
Mesurable, Acceptable, Réalisable, Temporel ou
délimité dans le temps)
Terminer la phase avec un kick-off meeting
Terminez la phase d'initialisation avec une réunion de
lancement du projet (kick-off meeting), en réunissant
les différentes parties prenantes.
© [Link]
Phase 2 : Planification
Définition
La deuxième phase du cycle de vie de projet est la planification.
L'objectif de cette phase est de définir comment le projet sera
exécuté, surveillé et contrôlé, puis clôturé.
Le livrable principal de cette phase, est le plan de projet.
C’est le document qui servira de référence pour la suite du
déroulement du projet.
PLAN PROJET
ETUDE CHARTE DE PROJET
D'OPPORTUNITÉ
AVANT PROJET INITIALISATION PLANIFICATION
Plan avec planning,
01 Décision de lancer 02 Définition des 03
un projet attentes du projet tâches, ressources, et
budget
© [Link]
Phase 2 : Planification
Qu'est ce que le plan projet ?
Le plan de projet doit répondre aux questions suivantes :
Pourquoi ?
Quel est le principal problème que le projet doit résoudre ? Ou
quelle est l’opportunité qu’on voudrait saisir en lançant le
projet?
Quoi ?
Quels sont les livrables du projet ? Quelles sont les activités à
effectuer pour réaliser chacun de ces livrables ? Qu’est-ce qui
ne fait pas partie du périmètre du projet ?
Qui ?
Quelles sont les ressources humaines du projet (internes et
externes), leurs compétences et leurs rôles dans le projet ?
Quelles sont les ressources matérielles et immatérielles dont le
projet a besoin ?
Quand ?
Quel est le planning prévisionnel détaillé du projet ? Quels sont
les jalons principaux ?
© [Link]
Phase 2 : Planification
Mes recommandations
Ordonnancer les tâches avec Gantt
Utilisez le Diagramme de Gantt pour ordonnancer les
tâches de votre projet
Maitriser les délais avec la technique PERT
Utilisez le Diagramme de Pert et le chemin critique, pour
maitriser les délais et éviter les retards
Clarifier les rôles avec la Matrice RACI
Pensez à clarifier les rôles des parties prenantes, en
utilisant la Matrice RACI
Allouer les ressources avec la Matrice de Compétences
Utilisez la matrice de compétences pour attribuer les
activités et les tâches aux membres de l'équipe projet,
tout en tenant compte de leurs compétences et de
leurs aspirations
Accéder à un modèle du plan de projet.
© [Link]
Phase 3 : Exécution
Définition
La 3ᵉ phase du cycle de vie de projet est celle de l’exécution.
L’objectif de cette phase est de réaliser les livrables du projet,
en implémentant le plan de projet, élaboré lors de la phase
précédente.
PLAN PROJET
ETUDE CHARTE DE PROJET
D'OPPORTUNITÉ
AVANT PROJET INITIALISATION PLANIFICATION
Plan avec planning,
01 Décision de lancer 02 Définition des 03
tâches, ressources, et
un projet attentes du projet
budget
EXÉCUTION
04 Implémentation du
plan projet
LIVRABLES
© [Link]
Phase 3 : Exécution
Mes recommandations
Obtenir l'engagement du Sponsor du projet
Assurez-vous d'avoir le soutien et l'implication du
Sponsor du projet, afin de réussir l'exécution de votre
projet.
Assurer la motivation continue de l'équipe projet
La motivation de l'équipe projet est importante pour le
bon déroulement du projet. Cela peut se faire par
exemple en célébrant les milestones et en félicitant
l'équipe.
Gérer les demandes de changement
Prenez le plus grand temps à gérer et à maîtriser les
demandes de changement, car il est rare qu'un projet
suive exactement le plan de départ.
Éviter le Scope Creep
Il est important de mettre en place un processus clair de
maîtrise du périmètre, pour éviter le scope creep (un
périmètre qui ne cesse d'évoluer)
Documenter les leçons apprises
Notez au fil de l'eau les leçons apprises. Vous et toute
l'organisation en aurez besoin pour vos projets futurs
© [Link]
Phase 4 : Contrôle
Définition
La phase de contrôle a lieu en parallèle de la phase
d’exécution.
L’objectif de cette phase est de veiller à ce que les objectifs du
projet soient atteints, en contrôlant et en mesurant
régulièrement les progrès réalisés, afin d’identifier les écarts par
rapport au plan de projet, de manière à pouvoir prendre des
mesures correctives si besoin.
PLAN PROJET
ETUDE CHARTE DE PROJET
D'OPPORTUNITÉ
AVANT PROJET INITIALISATION PLANIFICATION
Plan avec planning,
01 Décision de lancer 02 Définition des 03
un projet attentes du projet tâches, ressources, et
budget
CONTRÔLE EXÉCUTION
05 Conformité avec le 04 Implémentation du
plan projet plan projet
NON
Demande de
changement
REPORTING LIVRABLES
© [Link]
Phase 4 : Contrôle
Les contrôles à effectuer couvrent :
Les objectifs du projet
Mesurer si les délais et les budgets sont respectés, ainsi que les
autres Indicateurs de performances (KPI)
La qualité des livrables
S’assurer du respect des exigences en termes de qualité des
livrables
Le suivi des efforts et des coûts
Rendre compte de l’effort et du coût des ressources, pour
voir si la consommation du budget est sur la bonne voie
Ce type de suivi permet de savoir si un projet respectera sa
date d’achèvement, sur la base des performances actuelles
La performance du projet
Suivre l’évolution du projet ; prendre en considération le nombre
et le type de problèmes qui se posent et la rapidité avec
laquelle ils sont traités.
Ces problèmes peuvent être dus à des obstacles imprévus ou à
des changements de périmètre.
Accéder à un modèle du tableau de bord.
© [Link]
Phase 4 : Contrôle
Mes recommandations
Produire des rapports d'avancement
Établir régulièrement des rapports d'avancement
internes et externes.
Utiliser le Management visuel
Utiliser le Management visuel pour rendre
l'avancement visible et motivant pour toute l'équipe
Mettre en place un processus de vérification
Mettre en place un processus de vérification, que
chaque membre de l'équipe projet doit utiliser avant
de soumettre son travail
Tester les livrables critiques
Tester tous les livrables des milestones critiques, avant
de les approuver
Utiliser les outils de gestion
Utiliser des outils de gestion de projet pour se faciliter la
tâche ; la technologie peut faire gagner un temps
considérable
Planifier des réunions d'équipe régulières
Au delà du suivi, les réunions permettent le maintien, la
cohésion, et la motivation de l'équipe.
© [Link]
Phase 5 : Clôture
Définition
La clôture est la 5ᵉ, et dernière phase du cycle de vie d’un projet.
Au cours de cette phase, un bilan de projet est réalisé, puis le
projet est clôturé officiellement.
PLAN PROJET
ETUDE CHARTE DE PROJET
D'OPPORTUNITÉ
AVANT PROJET INITIALISATION PLANIFICATION
Plan avec planning,
01 Décision de lancer 02 Définition des 03
tâches, ressources, et
un projet attentes du projet
budget
CLÔTURE CONTRÔLE EXÉCUTION
06 Atteinte des objectifs 05 Conformité avec le 04 Implémentation du
et bilan projet plan projet plan projet
OUI NON
Résultats souhaités Demande de
obtenus changement
BILAN PROJET REPORTING LIVRABLES
© [Link]
Phase 5 : Clôture
Les activités principales de la phase de clôture sont les
suivantes :
S’assurer que tous les documents et produits « livrables »
soient mis à jour et que tous les problèmes soient résolus
Confirmer la livraison et l’acceptation formelle des produits
« livrables » par le client
Veiller à ce que tous les coûts soient imputés au projet
Clôturer les comptes du projet
Libérer les ressources
Réaffecter les installations, les équipements et les autres
ressources du projet
Confirmer l’acceptation formelle du travail des prestataires
Mettre à jour et archiver la documentation
Auditer le succès ou l’échec du projet
Gérer le partage et le transfert des connaissances
Identifier les leçons apprises
Mesurer la satisfaction des parties prenantes
Accéder à un modèle du bilan de projet.
© [Link]
Phase 5 : Clôture
Mes recommandations
Faire un examen post-implémentation
Effectuer un examen post mise en œuvre et de clôture
du projet, pour évaluer les bénéfices de ce dernier
S'enquérir des bonnes pratiques en gestion de projet
Évaluer ses pratiques de gestion de projet à la fin de
chaque projet, afin de faire évoluer son expertise en
Management de projet
Célébrer la réussite du projet
Ne pas oublier de célébrer la réussite de son projet
© [Link]
Chef de projet : Qualités et
attitudes
Afin de réussir en tant que chef de projet, il est nécessaire de se
doter de certaines qualités.
Voici quelques-unes :
Constituer son équipe projet en se basant sur la
compétence, ensuite faire confiance à son équipe
Garder la vision globale et ne pas se noyer dans les détails
Être à la fois un leader pour obtenir l'adhésion de son
équipe et un manager pour gérer correctement, et avec une
certaine rigueur, son projet
Être passionné par son projet
Féliciter l’équipe pour les avancements du projet, être
positif
Communiquer tout au long du projet, avec l'équipe projet,
mais
aussi et surtout avec les parties prenantes
En savoir plus sur les qualités et exigences du métier du chef
de projet.
© [Link]
Apprendre et progresser en
Management de projet
[Link]
© Blog Gestion de Projet
