FICHE DE POSTE
FAMILLE Solidarité et santé
Liaisons hiérarchiques :
SOUS-FAMILLE Médico-social
Directrice de l’Autonomie
Liaisons fonctionnelles :
Cadres et agents direction de l’Autonomie
DGA Solidarités Secrétariat DGA Solidarités
Direction de l’Autonomie
CADRE D’EMPLOI : rédacteur tous grades
CATEGORIE B Filière administrative
Poste n° 1300 - Quotité du poste : 100 %
Résidence administrative : CAD Conditions d’exercice:
Groupe de fonction régime indemnitaire : 4
NBI – Eligibilité du poste (pour les fonctionnaires uniquement) : NON
•
Assistant(e) de direction
MISSION : sous la responsabilité hiérarchique de la directrice de l’Autonomie, il (elle) apporte un appui permanent en termes
d’organisation, de gestion et d’animation de l’activité de la direction. Il (elle) est l’interface entre la direction et les interlocuteurs internes
et externes du conseil départemental et assure la circulation de l’information au sein de la direction.
Il (elle) travaille en polyvalence avec l’assistante administrative et les secrétaires de la direction.
ACTIVITES
Appui à l’organisation et gestion de l’activité de la direction en binôme avec la secrétaire de direction
Gère l’activité professionnelle du directeur de l’Autonomie, en planifiant réunions, rendez-vous et déplacements de manière rationnelle
et en fonction des priorités
Effectue l’enregistrement, le suivi des courriers et courriers signalés, gère l’échéancier des réponses et gère les mails urgents du directeur
Saisit dans le logiciel dédié les rapports que la direction présente aux sessions et commissions permanentes
Tient à jour les plannings administratifs des différentes instances (bureau de l’Assemblée, commission permanente, session, CST…) et
rappelle les délais concernant les documents préparatoires
Participe ponctuellement aux réunions, prend des notes, rédige les comptes rendus
Rédige des courriers de réponse, saisit et met en forme les notes et courriers relatifs aux dossiers traités par la direction
Organise le classement dématérialisé des dossiers de la Direction
Accueil, information et communication
Assure l’accueil téléphonique et physique du public, identifie la demande et assure son traitement dans la limite de sa fonction, analyse
la situation individuelle de l’interlocuteur et oriente vers le professionnel adéquat
Remet au public les informations utiles et la documentation nécessaire en fonction de la demande exprimée
Assure la gestion des supports d’informations et de communication de la direction et de leur mise à jour, diffuse l’information au sein de
la direction
Travaille en réseau avec les assistantes de direction de l’ensemble des directions de la collectivité
Appui à l’animation de la direction
Met à jour le site intranet de la direction en qualité de gestionnaire/contributeur
Anticipe l’installation d’un nouveau collègue au sein de la direction et prend les dispositions nécessaires liées au départ ou à l’arrivée
d’un agent
Gère les demandes de mobilier
Appui logistique et technique aux cadres et agents de la direction
Vérifie les états de frais de déplacement des cadres et agents de la direction
Est le (la) référent(e) OCTIME (logiciel de gestion des temps) pour la direction
Centralise et transmet à la DRH les inscriptions aux colloques et formations
Organise les rendez-vous, réunions et manifestations associant les cadres de la direction et les partenaires du Conseil départemental.
Spécificité
Assure, en qualité de référent, la gestion et le suivi des plaintes des résidents dans les établissements pour personnes âgées et
handicapées, dans le respect d’une procédure établie avec l’Agence Régionale de Santé, ainsi que le suivi des signalements des situations
individuelles à domicile.
Compétences techniques: Compétences relationnelles: Compétences stratégiques:
• Savoir gérer des interlocuteurs Intégrer les priorités de la
Maîtriser l'organisation et les circuits
de décision de la collectivité difficiles avec courtoisie et fermeté direction dans la planification et la
gestion du secrétariat
Connaître les acteurs institutionnels • Maîtriser les techniques d’accueil
de son domaine d’activité téléphonique et physique • Savoir anticiper
Rédiger des courriers, des notes et • Préserver la confidentialité des • Etre capable de prendre des
des comptes rendus de réunions échanges et des dossiers initiatives
Maîtriser les techniques de Etre en mesure de traiter et de
• Faire preuve de diplomatie
secrétariat (frappe, classement, hiérarchiser les dossiers par degré
archivage,…) • Savoir se rendre disponible d’importance ou d’urgence
Mettre en forme les documents • Coopérer avec les autres services Filtrer à bon escient les appels
selon la charte graphique de la direction téléphoniques
Savoir élaborer et exploiter des • Etre en mesure de travailler en Transmettre fidèlement les
tableaux de bord équipe messages et attirer l'attention sur
Instituer des règles de classement Promouvoir l’image de la un problème éventuel
et d’archivage et les faire respecter direction/du service auprès des Alerter sur des
Maîtriser les outils du pack interlocuteurs dysfonctionnements ou des
bureautique (Word, Excel, Powerpoint) urgences à traiter
Maîtriser les logiciels spécifiques du
service/de l’activité
Validation DRH le 02/02/2024
FICHE DE POSTE
FAMILLE Solidarité et santé
SOUS-FAMILLE Médico-social
Merci de bien vouloir adresser votre candidature (lettre + CV)
Par voie postale à :
Madame la Présidente du Conseil Départemental
Direction des Ressources Humaines
48 Esplanade Jacques Baudot
Rue Sergent Blandan
CO 90019
54035 NANCY cedex
en indiquant le numéro de poste (1300)
Renseignements téléphoniques : Rachid BOUMALI au 03.83.94.59.56
Validation DRH le 02/02/2024
