Développement Personnel

Module I : Classer utile, rapide, efficace

I- Définir et comprendre les caractéristiques d’un classement

- Définition (Rappel) : « Le Développement Personnel représente un ensemble de courants de

pensées et de méthodes destinées à l’amélioration de la connaissance de soi, la valorisation des
talents et potentiels, l’amélioration de la qualité de vie, à la réalisation de ses aspirations et de
ses rêves. Le Développement Personnel n’est toutefois pas considéré comme une
psychothérapie même s’il peut y participer. »

Cette définition que nous empruntons à Wikipédia s’accommode parfaitement à l’orientation

axée sur le développement de l’être pour une meilleure insertion sociale.

- Un classement est un processus qui consiste à organiser des éléments en fonction de certains
critères ou caractéristiques afin de les ranger dans un ordre spécifique.

 L'usage du dossier : information, action ...

L'usage du dossier peut être varié en fonction du contexte et de l'objectif visé. Voici quelques
utilisations courantes du dossier :

1. Stockage d'informations : Un dossier est souvent utilisé pour stocker et organiser des
documents, des fichiers ou des données liées à un sujet spécifique. Par exemple, dans un
environnement de travail, un dossier peut contenir des rapports, des correspondances, des fiches
de suivi, etc.

2. Transmission d'informations : Un dossier peut être utilisé pour transmettre des informations
à d'autres personnes. Par exemple, un dossier contenant des documents contractuels peut être
partagé avec des partenaires commerciaux.

3. Prise de décision : Les dossiers peuvent être utilisés pour regrouper des informations
pertinentes afin de prendre des décisions éclairées. Par exemple, un dossier d'analyse de marché
peut contenir des données sur la concurrence, les tendances du marché, etc., pour aider à prendre
des décisions stratégiques.
4. Suivi et gestion de projets : Les dossiers peuvent être utilisés pour suivre et gérer
l'avancement des projets. Chaque projet peut avoir son propre dossier contenant des plans, des
échéanciers, des rapports d'étape, etc.

5. Archivage : Les dossiers peuvent être utilisés pour archiver des documents ou des
informations qui ne sont plus d'usage courant mais qui doivent être conservés pour référence
future.

En résumé, l'usage du dossier peut être multiple, que ce soit pour stocker, transmettre, analyser,
suivre ou archiver des informations en fonction des besoins spécifiques de chaque situation

 Les caractéristiques d'un dossier : qui, quand, quelle forme

Les caractéristiques d'un dossier peuvent inclure plusieurs aspects importants, tels que :

1. Qui : Il s'agit des personnes ou des entités responsables de la création, de la gestion ou de

l'accès au dossier. Cela peut inclure les individus ou les équipes qui contribuent aux
informations contenues dans le dossier, ainsi que ceux qui ont le droit d'y accéder.

2. Quand : Cette caractéristique concerne la chronologie du dossier, c'est-à-dire quand le dossier

a été créé, modifié, consulté ou archivé. La traçabilité temporelle est essentielle pour
comprendre l'historique et l'évolution des informations contenues dans le dossier.

3. Quelle forme : Il s'agit de la manière dont les informations sont organisées et présentées dans
le dossier. Cela peut inclure des documents physiques (papier), des fichiers numériques
(documents, images, vidéos, etc.), des bases de données structurées, etc. La forme du dossier
peut également inclure des métadonnées telles que des titres, des descriptions, des balises, des
dates, etc.

En comprenant ces caractéristiques, il est possible de mieux gérer, organiser et accéder aux
informations contenues dans un dossier. Cela peut être particulièrement important dans un
contexte professionnel, juridique, administratif ou de gestion de l'information

 Le rôle clé du classement dans la collecte et le traitement des informations

Le classement joue un rôle essentiel dans la collecte et le traitement des informations, car il
permet d'organiser, de structurer et de rendre les données accessibles de manière efficace. Voici
quelques points clés sur le rôle du classement dans ce contexte :

1. Organisation des informations : Le classement permet de regrouper les informations

similaires ou connexes en fonction de critères spécifiques tels que la catégorie, la date,
l'importance, etc. Cela facilite la recherche et l'accès aux données pertinentes.

2. Facilitation de la recherche : En classant les informations de manière logique, on facilite la

recherche et l'extraction des données pertinentes. Un classement efficace permet de gagner du
temps en évitant de chercher au hasard parmi un grand volume d'informations.

3. Amélioration de la productivité : Un classement adéquat permet aux individus ou aux

organisations de traiter les informations plus efficacement, ce qui peut contribuer à une
meilleure productivité et à des prises de décision plus éclairées.

4. Réduction des erreurs : En classant les informations de manière cohérente, on réduit le risque
d'erreurs ou d'omissions lors du traitement des données. Les informations sont mieux organisées
et moins susceptibles d'être mal interprétées ou mal utilisées.

5. Prise de décision éclairée : Un classement précis et pertinent permet aux décideurs d'accéder
rapidement aux informations nécessaires pour évaluer une situation, identifier des tendances ou
des opportunités, et prendre des décisions éclairées.

En résumé, le classement joue un rôle crucial dans la collecte et le traitement des informations
en contribuant à l'efficacité, à la précision et à la pertinence des données utilisées dans un
contexte professionnel, académique ou personnel

 Les différents outils et méthodes de classement

Il existe plusieurs outils et méthodes de classement qui peuvent être utilisés pour organiser
efficacement les informations. Voici quelques-uns des plus courants :

1. Classement alphabétique : Il s'agit de classer les éléments par ordre alphabétique, en fonction
de leur nom, titre, auteur, etc. C'est une méthode couramment utilisée pour classer des
documents, des dossiers, des livres, des noms de personnes, etc.
2. Classement numérique : Cette méthode consiste à classer les éléments en fonction de
numéros ou codes numériques, ce qui est souvent utilisé pour organiser des dossiers, des
documents, des produits, etc.

3. Classement chronologique : Les éléments sont classés en fonction de leur date ou de leur
ordre chronologique. Cela peut être utile pour organiser des événements, des transactions, des
rapports, des archives, etc.

4. Classement thématique : Cette méthode consiste à regrouper les éléments en fonction de leurs
thèmes, sujets ou catégories. Cela peut être utilisé pour organiser des informations sur des sujets
spécifiques, des projets, des domaines d'activité, etc.

5. Classement géographique : Les éléments sont classés en fonction de leur emplacement

géographique. Cela peut être utile pour organiser des informations sur des sites, des succursales,
des clients, des fournisseurs, etc.

6. Classement par couleur : L'utilisation de codes couleur pour classer et organiser les éléments
en fonction de catégories ou de priorités spécifiques.

7. Outils de gestion de l'information : Des logiciels de gestion de documents, des systèmes de

gestion de contenu, des bases de données, des outils de gestion de projet, etc., qui offrent des
fonctionnalités avancées de classement et d'organisation des informations.

Ces méthodes et outils de classement peuvent être utilisés individuellement ou combinés en

fonction des besoins spécifiques de chaque situation. Ils sont essentiels pour maintenir l'ordre,
la cohérence et l'accessibilité des informations dans divers contextes professionnels,
académiques et personnels

2- Organiser et "faire vivre" son classement

 Instaurer une logique commune

Instaurer une logique commune dans le classement des informations est essentiel pour garantir
la cohérence et l'efficacité de l'organisation des données. Voici quelques étapes pour instaurer
une logique commune dans le classement :
1. Définir des critères de classement : Il est important d'établir des critères clairs et pertinents
pour classer les informations. Cela peut inclure des critères tels que la catégorie, la date, le type
de document, l'importance, etc.

2. Impliquer les parties prenantes : Il est essentiel d'impliquer les parties prenantes concernées
par le classement des informations, qu'il s'agisse d'employés, de départements ou d'équipes.
Leur contribution et leur compréhension des critères de classement sont essentielles pour
instaurer une logique commune.

3. Élaborer des directives et des procédures : Développer des directives claires et des procédures
pour le classement des informations, en expliquant les critères de classement, les méthodes à
utiliser, et en fournissant des exemples concrets.

4. Formation et sensibilisation : Il est important de former et de sensibiliser les personnes

impliquées au processus de classement pour s'assurer qu'elles comprennent la logique commune
et appliquent les critères de classement de manière cohérente.

5. Utiliser des outils de classement standardisés : L'utilisation d'outils de classement

standardisés tels que des systèmes de gestion de documents, des logiciels de gestion de contenu
ou des bases de données peut contribuer à instaurer une logique commune en fournissant des
structures de classement prédéfinies et cohérentes.

6. Révision régulière : Il est important de revoir régulièrement les critères de classement et les
procédures pour s'assurer qu'ils restent pertinents et adaptés aux besoins changeants de
l'organisation.

En instaurant une logique commune dans le classement des informations, on garantit que les
données sont organisées de manière cohérente, ce qui facilite la recherche, l'accès et l'utilisation
des informations par l'ensemble de l'organisation. Cela contribue à une meilleure efficacité
opérationnelle et à une prise de décision plus éclairée

 Identifier les principaux effets d'une mauvaise organisation personnelle

Une mauvaise organisation personnelle peut avoir plusieurs effets négatifs sur la vie
quotidienne, tant sur le plan professionnel que personnel. Voici quelques-uns des principaux
effets d'une mauvaise organisation personnelle :
1. Stress accru : Une mauvaise organisation personnelle peut entraîner un stress accru, car les
tâches s'accumulent, les échéances ne sont pas respectées et les responsabilités s'accumulent.

2. Perte de productivité : Lorsque les tâches ne sont pas organisées de manière efficace, la
productivité diminue, car il devient difficile de se concentrer sur les tâches importantes et de
les accomplir de manière efficace.

3. Procrastination : Une mauvaise organisation personnelle peut conduire à la procrastination,

car les personnes ont du mal à établir des priorités et à gérer leur temps de manière efficace.

4. Manque de clarté et de concentration : Lorsque les informations, les documents et les tâches
ne sont pas organisés, il devient difficile de se concentrer sur une tâche spécifique, car l'esprit
est encombré par le désordre et la confusion.

5. Retards et oublis : Une mauvaise organisation personnelle peut entraîner des retards dans
l'accomplissement des tâches et des oublis de rendez-vous, de réunions ou d'échéances
importantes.

6. Impact sur la qualité du travail : Lorsque les tâches ne sont pas organisées de manière
efficace, la qualité du travail peut en souffrir, car il devient difficile de consacrer le temps et
l'attention nécessaires à chaque tâche.

7. Impact sur la santé : Le stress et l'anxiété causés par une mauvaise organisation personnelle
peuvent avoir un impact négatif sur la santé mentale et physique, entraînant des problèmes tels
que l'épuisement professionnel, l'insomnie et d'autres troubles de santé.

En résumé, une mauvaise organisation personnelle peut avoir des répercussions importantes sur
la qualité de vie, la productivité, la santé et le bien-être général. Il est donc essentiel de
développer des compétences en gestion du temps et en organisation personnelle pour éviter ces
effets négatifs.

 Rationaliser son espace de travail

Rationaliser son espace de travail est une étape importante pour améliorer l'efficacité, la
productivité et le bien-être au travail. Voici quelques conseils pour rationaliser son espace de
travail :
1. Débarrassez-vous de l'encombrement : Commencez par éliminer tout ce qui n'est pas
nécessaire sur votre bureau. Jetez ou recyclez les documents obsolètes, les fournitures
inutilisées et tout ce qui encombre votre espace de travail.

2. Organisez vos fournitures : Rangez vos fournitures de bureau telles que les stylos, les
crayons, les agrafeuses, les trombones, etc. dans des tiroirs ou des boîtes de rangement pour les
garder à portée de main, mais hors de vue.

3. Utilisez des solutions de rangement : Investissez dans des solutions de rangement telles que
des étagères, des classeurs, des boîtes de rangement et des organisateurs de bureau pour garder
vos documents et fournitures organisés et accessibles.

4. Créez des zones de travail dédiées : Déterminez des zones spécifiques pour les différentes
tâches que vous effectuez, comme une zone pour l'ordinateur, une zone pour la paperasserie,
une zone pour les fournitures, etc.

5. Adoptez un système de classement efficace : Utilisez des dossiers, des classeurs ou des boîtes
de classement pour organiser vos documents de manière logique et cohérente, en utilisant des
étiquettes claires pour faciliter la recherche et l'accès.

6. Minimisez les distractions : Éliminez les distractions de votre espace de travail en rangeant
les objets qui ne sont pas liés à votre travail, en limitant les décorations excessives et en gardant
votre espace de travail propre et ordonné.

7. Investissez dans un mobilier ergonomique : Choisissez des meubles de bureau ergonomiques

qui favorisent le confort et la productivité, comme une chaise de bureau confortable, un bureau
adapté à votre taille, et des supports d'écran réglables.

En rationalisant votre espace de travail, vous pouvez améliorer votre efficacité, réduire le stress
lié au désordre et créer un environnement propice à la concentration et à la créativité.

 Réduire les sources de stress liées au temps et à l'organisation

Réduire les sources de stress liées au temps et à l'organisation est essentiel pour améliorer la
qualité de vie, la productivité et le bien-être général. Voici quelques stratégies pour y parvenir
:
1. Planification efficace : Prenez le temps de planifier votre journée, votre semaine et même
votre mois. Utilisez un agenda, un calendrier ou une application de gestion du temps pour noter
vos rendez-vous, vos échéances et vos tâches à accomplir. La planification vous permettra de
mieux gérer votre temps et de réduire le stress lié à l'incertitude et à l'imprévu.

2. Établissement de priorités : Identifiez les tâches les plus importantes et les plus urgentes, puis
consacrez-leur votre attention en premier. Apprenez à dire non aux tâches non essentielles et à
vous concentrer sur ce qui est vraiment important pour éviter de vous sentir débordé.

3. Gestion du temps : Apprenez à gérer votre temps de manière efficace en utilisant des
techniques telles que la technique Pomodoro (travail par intervalles de temps), la délégation de
tâches et la gestion des interruptions pour maximiser votre productivité.

4. Organisation personnelle : Adoptez des habitudes d'organisation telles que la tenue d'un
espace de travail ordonné, la gestion efficace des e-mails et des documents, et la mise en place
de systèmes de classement pour éviter de perdre du temps à chercher des informations.

5. Apprendre à déléguer : Si vous avez la possibilité de déléguer certaines tâches à d'autres

personnes, n'hésitez pas à le faire. La délégation peut vous libérer du temps et réduire la pression
liée à la surcharge de travail.

6. Gestion du stress : Pratiquez des techniques de gestion du stress telles que la méditation, la
respiration profonde, le yoga ou toute autre activité qui vous aide à vous détendre et à relâcher
la pression.

7. Apprendre à dire non : N'ayez pas peur de refuser des tâches ou des engagements qui
pourraient compromettre votre bien-être. Apprendre à dire non de manière respectueuse peut
vous aider à éviter le surmenage et à réduire le stress lié à un emploi du temps surchargé.

En mettant en place ces stratégies, vous pourrez réduire les sources de stress liées au temps et
à l'organisation, ce qui vous permettra de mieux gérer votre vie professionnelle et personnelle
et d'améliorer votre bien-être général.

3- Analyser l'information et choisir une méthode de classement

 Analyser l'information à traiter dans son service

Analyser l'information à traiter dans son service signifie examiner les données, les informations
et les documents qui sont nécessaires pour accomplir les tâches dans votre service ou
département. Cela implique de comprendre les besoins de votre service, les objectifs à atteindre
et les ressources disponibles pour accomplir les tâches.

L'analyse de l'information à traiter dans son service peut également impliquer l'identification
des problèmes potentiels ou des obstacles qui pourraient entraver la réalisation des objectifs.
En examinant les informations de manière approfondie, vous pouvez identifier les domaines
qui nécessitent une attention particulière et élaborer des stratégies pour y faire face.

Cette analyse peut aider à améliorer l'efficacité et l'efficience de votre service en vous
permettant de mieux comprendre les flux de travail, les processus et les besoins en matière de
ressources. Elle peut également aider à identifier les opportunités d'amélioration et à élaborer
des plans d'action pour les saisir.

En somme, l'analyse de l'information à traiter dans son service est une étape cruciale pour
optimiser la performance de votre service et pour atteindre les objectifs fixés.

 Identifier les atouts et contraintes

Identifier les atouts et contraintes signifie reconnaître les points forts et les faiblesses d'une
situation, d'un projet, d'une personne ou d'une organisation. Cela implique de déterminer les
aspects positifs et les éléments limitant qui peuvent influencer la réussite d'une entreprise, d'une
tâche ou d'un objectif.

Les atouts sont les forces, les ressources et les avantages dont on dispose. Ils peuvent inclure
des compétences spécifiques, des ressources financières, des partenariats solides, des
technologies avancées, ou tout autre avantage qui peut être exploité pour atteindre les objectifs
fixés.

Les contraintes, quant à elles, sont les obstacles, les limitations ou les faiblesses qui peuvent
entraver la réalisation des objectifs. Elles peuvent inclure des ressources limitées, des
compétences insuffisantes, des contraintes temporelles, des obstacles réglementaires, des
problèmes de communication, ou tout autre facteur qui peut entraver le succès d'un projet ou
d'une entreprise.
En identifiant les atouts et les contraintes, on peut mieux comprendre les éléments qui peuvent
favoriser ou entraver la réussite d'un projet, et ainsi élaborer des stratégies pour maximiser les
avantages et atténuer les limitations. Cette analyse permet de prendre des décisions éclairées et
de développer des plans d'action plus efficaces pour atteindre les objectifs fixés.

 Mettre en œuvre les quatre principes du classement

Mettre en œuvre les quatre principes du classement fait référence à l'application des principes
fondamentaux de l'organisation et du classement des documents et des informations. Ces
principes visent à faciliter la recherche, la récupération et la gestion efficace des données. Voici
les quatre principes du classement :

1. Principe de l'unité : Il s'agit de regrouper les documents ou les informations similaires en

fonction de leur sujet ou de leur nature. Cela permet de créer des catégories claires et distinctes
pour organiser les données de manière logique.

2. Principe de l'ordre : Ce principe consiste à classer les documents ou les informations dans un
ordre logique, tel que l'ordre alphabétique, numérique, chronologique ou thématique. Cela
facilite la recherche et la récupération des données lorsqu'elles sont nécessaires.

3. Principe de la simplicité : Ce principe préconise de maintenir un système de classement

simple et facile à comprendre. Éviter la complexité excessive permet de réduire les erreurs et
de faciliter l'accès aux informations.

4. Principe de la permanence : Ce principe recommande de maintenir la cohérence et la stabilité

du système de classement dans le temps. Il est important que les catégories et les méthodes de
classement restent constantes pour assurer la pérennité du système.

En mettant en œuvre ces quatre principes, on peut créer un système de classement efficace qui
facilite la gestion des informations et des documents, permettant ainsi de gagner du temps et
d'optimiser la productivité.

 Connaître les différents outils pour une vue globale : To-do-list, carte conceptuelle

Connaître les différents outils pour une vue globale, tels que les to-do-lists et les cartes
conceptuelles, signifie être familiarisé avec des méthodes spécifiques pour organiser et
visualiser les informations de manière holistique.
Une to-do-list, ou liste de tâches à faire, est un outil simple permettant de répertorier les tâches
à accomplir dans un ordre donné. Elle offre une vue d'ensemble des activités à réaliser,
permettant ainsi de prioriser les tâches et de suivre leur progression.

Une carte conceptuelle est un outil visuel qui représente les relations entre différentes idées,
concepts ou informations. Elle permet de visualiser de manière claire et structurée les liens entre
les différentes composantes d'un sujet, favorisant ainsi la compréhension globale de
l'information.

Ces deux outils offrent des perspectives complémentaires pour appréhender et gérer les
informations. Alors que la to-do-list met l'accent sur les tâches à accomplir et leur priorisation,
la carte conceptuelle met en lumière les relations et les connexions entre les idées.

En comprenant et en utilisant ces outils, on peut obtenir une vue d'ensemble plus claire et
organisée des informations, ce qui facilite la prise de décisions, la planification et la résolution
de problèmes

 Mettre en adéquation le système de classement et les caractéristiques de

l'entreprise et des utilisateurs

"Mettre en adéquation le système de classement et les caractéristiques de l'entreprise et des

utilisateurs" signifie adapter le système de classement des documents et des informations aux
besoins spécifiques de l'entreprise ainsi qu'aux préférences et aux habitudes des utilisateurs.

Cela implique de concevoir un système de classement qui prend en compte les caractéristiques
propres à l'entreprise, telles que sa structure organisationnelle, ses processus internes, ses
activités principales, ses objectifs stratégiques et ses contraintes réglementaires. Le système de
classement doit être conçu de manière à répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise et à
faciliter la gestion efficace des informations.

En ce qui concerne les utilisateurs, il est important de tenir compte de leurs préférences, de leurs
habitudes de travail, de leurs compétences et de leurs besoins en matière d'accès à l'information.
Le système de classement doit être convivial et intuitif, de manière à faciliter la recherche, la
récupération et le partage des données pour les utilisateurs.

En mettant en adéquation le système de classement avec les caractéristiques de l'entreprise et

des utilisateurs, on s'assure que le système est adapté aux besoins spécifiques de l'organisation
et qu'il est bien accepté et utilisé par les employés. Cela contribue à optimiser l'efficacité
opérationnelle et à améliorer la productivité globale de l'entreprise.

4- Organiser le classement sur ordinateur

 Choisir une arborescence claire pour tous

"Choisir une arborescence claire pour tous" signifie opter pour une structure de dossiers et de
fichiers bien organisée et facilement compréhensible par tous les utilisateurs concernés. Il s'agit
de concevoir une hiérarchie de dossiers logique et intuitive, de manière à ce que chaque
personne travaillant avec ces fichiers puisse rapidement trouver ce dont elle a besoin.

L'arborescence doit être conçue de manière à refléter la logique de classement la plus adaptée
aux besoins de l'entreprise ou du projet, tout en restant accessible et compréhensible pour tous
les utilisateurs. Cela implique généralement de regrouper les fichiers en fonction de critères
pertinents tels que les types de documents, les projets, les départements, les dates, ou toute autre
catégorie significative pour les utilisateurs.

En choisissant une arborescence claire pour tous, on facilite la collaboration et le partage

d'informations au sein de l'organisation, en permettant à chacun de localiser rapidement les
fichiers nécessaires. Cela contribue à une meilleure efficacité opérationnelle et à une gestion
plus fluide des documents et des données.

 Etre rigoureux dans le choix des noms de fichiers

"Être rigoureux dans le choix des noms de fichiers" signifie adopter une approche méthodique
et organisée pour nommer les fichiers de manière claire, cohérente et significative. Cela
implique de suivre des règles ou des conventions de nommage afin de faciliter l'identification
et la recherche des fichiers.

Lorsqu'on est rigoureux dans le choix des noms de fichiers, on peut par exemple :

1. Utiliser des noms descriptifs : Nommer les fichiers de manière à ce que leur contenu soit
clairement identifiable. Par exemple, au lieu d'utiliser des noms génériques comme
"Document1" ou "Rapport final", on pourrait opter pour des noms plus spécifiques comme
"Rapport_Trimestriel_2022" ou "Budget Projet XYZ".
2. Suivre une nomenclature cohérente : Utiliser une structure de nommage uniforme pour tous
les fichiers, en respectant par exemple un ordre chronologique, un préfixe spécifique ou d'autres
conventions pertinentes. Cela facilite la recherche et la classification des fichiers.

3. Éviter les caractères spéciaux : Limiter l'utilisation de caractères spéciaux ou de symboles

dans les noms de fichiers, car cela peut parfois entraîner des problèmes de compatibilité ou de
lisibilité.

En étant rigoureux dans le choix des noms de fichiers, on simplifie la gestion des documents
numériques, on réduit les risques d'ambiguïté ou de confusion, et on facilite la collaboration et
le partage d'informations au sein de l'organisation

 Utiliser les astuces de rangement sur la messagerie

"Utiliser les astuces de rangement sur la messagerie" fait référence à l'utilisation de différentes
fonctionnalités et stratégies pour organiser et gérer efficacement les e-mails dans une boîte de
réception. Voici quelques astuces de rangement courantes pour la messagerie :

1. Créer des dossiers ou libellés : Organiser les e-mails en les regroupant dans des dossiers ou
en leur attribuant des libellés en fonction de leur contenu, de leur expéditeur ou de leur
importance. Cela permet de mieux structurer la boîte de réception et de retrouver facilement les
e-mails pertinents.

2. Utiliser des filtres : Configurer des filtres ou des règles de tri automatique pour diriger les e-
mails entrants vers des dossiers spécifiques en fonction de critères prédéfinis tels que
l'expéditeur, l'objet ou les mots-clés.

3. Archiver les e-mails : Déplacer les e-mails moins importants ou déjà traités vers un dossier
d'archives afin de maintenir la boîte de réception principale propre et ordonnée.

4. Marquer les e-mails importants : Utiliser des fonctionnalités de marquage ou de mise en

évidence pour identifier les e-mails importants ou urgents, et les traiter en priorité.

5. Planifier des nettoyages réguliers : Prendre l'habitude de supprimer ou d'archiver

régulièrement les e-mails obsolètes ou non pertinents pour éviter l'encombrement de la boîte de
réception.
En utilisant ces astuces de rangement sur la messagerie, on peut améliorer la productivité,
réduire le temps passé à chercher des e-mails spécifiques, et maintenir une boîte de réception
organisée et efficace

5- Faciliter l'accès de tous à l'information

 Définir la démarche pour réorganiser le classement existant d'un service

"Définir la démarche pour réorganiser le classement existant d'un service" implique de mettre
en place un processus structuré pour revoir et ajuster l'organisation des documents, des dossiers
ou des données au sein d'un service ou d'une entreprise. Voici quelques étapes clés pour définir
cette démarche :

1. Évaluation de l'organisation existante : Il est important de comprendre comment les

documents et les données sont actuellement classés et organisés. Cela peut impliquer de réaliser
un inventaire des dossiers, de recueillir des retours d'expérience des utilisateurs et de vérifier la
pertinence actuelle de la structure de classement.

2. Identification des besoins et objectifs : Définir les objectifs de la réorganisation, tels que
l'amélioration de l'accessibilité aux informations, la simplification de la recherche de
documents, ou l'adaptation aux nouveaux besoins de l'entreprise. Il est également important de
prendre en compte les retours des utilisateurs et les éventuelles lacunes de l'organisation
actuelle.

3. Conception d'une nouvelle structure de classement : En fonction des besoins identifiés,

élaborer un plan pour une nouvelle organisation des documents et des données. Cela peut
inclure la création de nouveaux dossiers, l'ajustement des catégories existantes, ou la mise en
place de nouvelles règles de classement.

4. Communication et formation : Informer les utilisateurs des changements à venir, des raisons
qui les motivent et des avantages attendus. Il peut également être nécessaire de dispenser une
formation sur la nouvelle structure de classement et sur la manière de l'utiliser de manière
efficace.

5. Mise en œuvre progressive : Mettre en place la nouvelle structure de classement de manière

progressive, en s'assurant que les utilisateurs comprennent les changements et en recueillant
leurs retours pour ajuster si nécessaire.
En définissant une démarche claire pour réorganiser le classement existant d'un service, on
s'assure que les changements sont bien planifiés, compris et acceptés par les utilisateurs, ce qui
favorise une transition en douceur vers une nouvelle organisation plus adaptée aux besoins de
l'entreprise.

 Elaborer un plan de classement

"Elaborer un plan de classement" consiste à concevoir une structure organisée et logique pour
classer et organiser les documents, les dossiers ou les données au sein d'une organisation. Voici
les étapes clés pour élaborer un plan de classement :

1. Analyse des besoins : Il est important de comprendre les besoins spécifiques de l'organisation
en termes de classement. Cela peut inclure la compréhension des différents types de documents
ou de données à classer, les besoins en termes d'accessibilité, de sécurité, de conformité
réglementaire, etc.

2. Identification des catégories et sous-catégories : Déterminer les catégories principales qui

serviront de base à la structure de classement. Par exemple, pour une entreprise, cela pourrait
inclure des catégories telles que "Ressources humaines", "Finances", "Projets", etc. Ensuite,
définir les sous-catégories qui permettront de classer de manière plus détaillée les documents
ou les données au sein de chaque catégorie.

3. Définition des critères de classement : Établir des critères clairs qui guideront le classement
des documents ou des données. Cela peut inclure des critères tels que la date, le type de
document, l'importance, l'auteur, etc.

4. Choix des outils de classement : Déterminer les outils ou les systèmes qui seront utilisés pour
mettre en œuvre le plan de classement. Cela peut inclure des logiciels de gestion de documents,
des systèmes de gestion de contenu, des bases de données, etc.

5. Communication et formation : Une fois le plan de classement élaboré, il est important de

communiquer ce plan à tous les utilisateurs concernés et de les former à son utilisation. Cela
peut inclure des sessions de formation sur la manière de classer les documents, d'accéder aux
informations et de respecter les règles établies.
En élaborant un plan de classement, on s'assure que les documents et les données sont organisés
de manière cohérente, ce qui facilite leur recherche, leur accès et leur gestion au sein de
l'organisation.

 Faire coïncider le classement papier et informatique

"Faire coïncider le classement papier et informatique" consiste à s'assurer que la structure de

classement des documents physiques (papier) correspond de manière cohérente à la structure
de classement des documents numériques (informatique) au sein d'une organisation. Voici
quelques éléments clés pour assurer cette cohérence :

1. Utilisation de la même structure de classement : Il est important que les catégories, sous-
catégories et critères de classement utilisés pour organiser les documents papier soient alignés
avec ceux utilisés pour organiser les documents numériques. Par exemple, si une catégorie
"Ressources humaines" est utilisée pour classer les documents papier, il est important d'avoir
une catégorie correspondante dans le système de classement numérique.

2. Définition des règles de classement communes : Il est essentiel d'établir des règles de
classement claires et cohérentes qui s'appliquent à la fois aux documents papier et numériques.
Cela peut inclure des directives sur la manière de nommer les fichiers numériques, d'organiser
les dossiers physiques, de gérer les versions des documents, etc.

3. Utilisation d'outils de gestion de l'information intégrés : Il est recommandé d'utiliser des

outils de gestion de l'information qui permettent une intégration harmonieuse entre les
documents papier et numériques. Cela peut inclure des logiciels de gestion de documents qui
offrent des fonctionnalités de numérisation, d'indexation et de recherche pour faciliter la
cohérence entre les deux types de documents.

4. Formation des utilisateurs : Assurer que les utilisateurs comprennent la structure de

classement commune et les outils utilisés pour gérer à la fois les documents papier et
numériques. Cela peut nécessiter des sessions de formation sur la manière de classer les
documents, d'accéder aux informations et de respecter les règles établies.

En faisant coïncider le classement papier et informatique, on s'assure que les documents sont
organisés de manière cohérente et que les utilisateurs peuvent facilement accéder aux
informations, que ce soit sous forme papier ou numérique, ce qui contribue à une gestion
efficace de l'information au sein de l'organisation.

 Mettre en place un classement compréhensible par tous : le tri et la restructuration

des dossiers

"Mettre en place un classement compréhensible par tous : le tri et la restructuration des dossiers"
fait référence à l'organisation des documents et des dossiers de manière à ce que tous les
utilisateurs puissent facilement comprendre et naviguer dans la structure de classement. Voici
quelques éléments clés pour mettre en place un tel classement :

1. Tri des documents : Cela implique de passer en revue tous les documents et dossiers existants
pour éliminer les éléments obsolètes, redondants ou non pertinents. Il s'agit également de
regrouper les documents similaires et de les classer dans des catégories ou des sous-catégories
logiques.

2. Restructuration des dossiers : Une fois les documents triés, il est important de restructurer
les dossiers de manière à ce que la hiérarchie soit claire et intuitive. Cela peut inclure la création
de dossiers principaux correspondant aux différentes fonctions ou départements de
l'organisation, ainsi que des sous-dossiers pour classer les documents de manière plus détaillée.

3. Normalisation des noms de fichiers : Il est recommandé d'établir des conventions de

nommage cohérentes pour les fichiers afin de faciliter leur identification et leur recherche. Cela
peut inclure l'utilisation de préfixes, de suffixes ou de codes pour indiquer le type de document,
la date, l'auteur, etc.

4. Communication et formation : Une fois la structure de classement établie, il est important de

communiquer cette organisation à tous les utilisateurs concernés et de les former à son
utilisation. Cela peut inclure des sessions de formation sur la manière de classer les documents,
d'accéder aux informations et de respecter les règles établies.

En mettant en place un classement compréhensible par tous, on s'assure que les documents sont
organisés de manière logique et cohérente, ce qui facilite leur recherche, leur accès et leur
gestion au sein de l'organisation, et contribue à une meilleure utilisation et valorisation de
l'information.

I. Instaurer des procédures de classement et d'archivage

  Identifier l'emprunteur et l'utilité de la fiche

"Identifier l'emprunteur et l'utilité de la fiche" fait référence à la nécessité de connaître l'identité

de la personne qui emprunte un document et de comprendre l'objectif de l'utilisation de la fiche
d'emprunt. Voici quelques éléments clés pour identifier l'emprunteur et l'utilité de la fiche :

1. Identification de l'emprunteur : Il est important de savoir qui emprunte un document pour

pouvoir le retrouver en cas de besoin. Cela implique de demander à l'emprunteur de fournir son
nom, son prénom, son numéro de téléphone, son adresse électronique, etc. Ces informations
doivent être enregistrées sur la fiche d'emprunt.

2. Compréhension de l'utilité de la fiche : Il est important de comprendre pourquoi la fiche

d'emprunt est utilisée. Cela peut inclure des raisons telles que la gestion des prêts de documents,
la traçabilité des emprunts, la prévention des pertes ou des vols, etc.

3. Communication des règles d'emprunt : Il est important de communiquer les règles d'emprunt
à l'emprunteur, telles que la durée du prêt, les conditions de restitution, les pénalités en cas de
retard, etc. Ces règles doivent être clairement indiquées sur la fiche d'emprunt.

4. Surveillance des emprunts : Il est important de surveiller les emprunts pour s'assurer que les
documents sont rendus à temps et en bon état. Cela peut inclure la mise en place de rappels pour
les emprunteurs en retard, la vérification des documents lors de leur retour, etc.

En identifiant l'emprunteur et l'utilité de la fiche d'emprunt, on s'assure que les documents sont
gérés de manière efficace et que leur traçabilité est assurée. Cela contribue à une meilleure
organisation, une meilleure accessibilité et une meilleure gestion des prêts de documents au
sein de l'organisation.

 Déterminer une procédure de reclassement : qui, où, comment ?

"Déterminer une procédure de reclassement : qui, où, comment ?" fait référence à
l'identification des responsabilités, des emplacements et des méthodes à suivre pour effectuer
le reclassement des documents et des dossiers au sein d'une organisation. Voici ce que cela
implique :
1. Qui : Il s'agit d'identifier les personnes ou les équipes chargées de réaliser le reclassement
des documents. Il peut s'agir de membres spécifiques du personnel, d'une équipe de gestion des
documents ou d'un prestataire de services externe.

2. Où : Cela implique de déterminer les emplacements physiques ou virtuels où le reclassement

des documents aura lieu. Il peut s'agir de bureaux spécifiques, de zones de stockage, de serveurs
informatiques, de systèmes de gestion de documents électroniques, etc.

3. Comment : Il s'agit de définir les méthodes et les procédures à suivre pour réaliser le
reclassement des documents. Cela peut inclure des directives spécifiques sur la façon de trier,
de renommer, de déplacer ou de reclasser les documents, ainsi que des instructions sur
l'utilisation d'outils de gestion de documents ou de logiciels de classement.

En déterminant une procédure de reclassement claire, on s'assure que le processus de

reclassement des documents est bien organisé, cohérent et efficace. Cela permet également de
garantir que le reclassement est effectué de manière uniforme et conforme aux normes établies
par l'organisation.

 Définir les modalités de gestion des documents. Procédure de sécurité

" Définir les modalités de gestion des documents. Procédure de sécurité " se réfère à
l'établissement des règles et des procédures concernant la gestion des documents au sein d'une
organisation, y compris les mesures de sécurité pour protéger la confidentialité et l'intégrité des
informations. Voici ce que cela implique :

1. Définir les modalités de gestion des documents : Cela consiste à établir des directives sur la
manière dont les documents doivent être créés, classés, stockés, partagés, modifiés, archivés et
détruits. Cela peut inclure des normes de nommage des fichiers, des règles de classification, des
procédures d'approbation pour la création de nouveaux documents, etc.

2. Procédure de sécurité : Il s'agit de mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les
documents contre tout accès non autorisé, altération, perte ou destruction. Cela peut inclure
l'utilisation de systèmes de contrôle d'accès, de cryptage des données, de sauvegardes
régulières, de politiques de confidentialité et de confidentialité, etc.

En définissant les modalités de gestion des documents et en mettant en place des procédures de
sécurité, on s'assure que les documents sont gérés de manière cohérente, efficace et sécurisée
au sein de l'organisation. Cela contribue à protéger les informations sensibles, à réduire les
risques liés à la gestion des documents et à assurer la conformité aux réglementations en matière
de confidentialité et de sécurité des données

 Contrôler et définir les modalités d'accès aux fichiers

"Contrôler et définir les modalités d'accès aux fichiers" fait référence à l'établissement de règles
et de procédures régissant l'accès aux fichiers et aux documents au sein d'une organisation.
Voici ce que cela implique :

1. Contrôler l'accès : Cela consiste à déterminer qui a le droit d'accéder à quels fichiers ou
documents. Il peut s'agir de définir des niveaux d'autorisation différents en fonction des rôles
et des responsabilités des membres du personnel, afin de garantir que seules les personnes
autorisées puissent accéder à des informations spécifiques.

2. Définir les modalités d'accès : Cela implique d'établir des règles et des procédures sur la
manière dont l'accès aux fichiers doit être géré. Cela peut inclure la création de listes de contrôle
d'accès, la mise en place de mots de passe, l'utilisation de systèmes de gestion des droits
numériques, etc.

En contrôlant et en définissant les modalités d'accès aux fichiers, on s'assure que les
informations sensibles sont protégées contre tout accès non autorisé, tout en garantissant que
les membres du personnel disposent de l'accès nécessaire aux fichiers dont ils ont besoin pour
effectuer leurs tâches. Cela contribue à assurer la sécurité et la confidentialité des données au
sein de l'organisation.

 Connaitre la durée légale de conservation des documents

La durée légale de conservation des documents varie en fonction du type de document et de la

législation en vigueur dans chaque pays. En général, la durée de conservation des documents
peut être déterminée par des lois, des règlements ou des normes professionnelles spécifiques à
chaque secteur d'activité.

Par exemple, dans le domaine fiscal, les entreprises sont souvent tenues de conserver leurs
documents comptables et fiscaux pendant une période déterminée par la législation fiscale. De
même, dans le domaine de la santé, les professionnels de la santé sont soumis à des règles
strictes en matière de conservation des dossiers médicaux.
Il est important de se renseigner sur les obligations légales de conservation des documents dans
son pays et dans son secteur d'activité afin de s'assurer de respecter la réglementation en
vigueur. En cas de non-respect de ces obligations, des sanctions peuvent être appliquées.
 Découvrir la GED

La GED (Gestion Électronique de Documents) est une technologie qui permet de gérer, stocker,
organiser et partager des documents électroniques de manière efficace et sécurisée. La GED
permet de numériser les documents papier pour les stocker sous forme électronique, mais elle
peut également gérer les documents créés directement sous forme électronique.

La GED permet de centraliser tous les documents d'une entreprise dans un seul système, ce qui
facilite leur accès et leur partage entre les différents services. Elle permet également de gagner
du temps en facilitant la recherche de documents grâce à des outils de recherche avancés.

La GED est souvent associée à d'autres technologies telles que la dématérialisation des factures,
la signature électronique, la reconnaissance optique de caractères (OCR) ou encore la sécurité
des documents.

Les avantages de la GED sont nombreux : réduction des coûts de stockage et de gestion des
documents papier, amélioration de la productivité grâce à une meilleure organisation des
documents, sécurisation des documents grâce à des autorisations d'accès et des sauvegardes
régulières, et enfin, respect de l'environnement en limitant la consommation de papier.

La GED est devenue une solution incontournable pour les entreprises souhaitant améliorer leur
gestion documentaire et leur productivité.