LES FICHES MÉTIERS DE L’OBSERVATOIRE
SECRÉTAIRE
FAMILLE MÉTIER : AUTRE APPELLATION DU MÉTIER :
Cabinets de petite taille › Support Assistant de cabinet
MISSION :
Le secrétaire prend en charge l’accueil, le secrétariat et participe à la gestion administrative
et comptable du cabinet.
ACTIVITÉS :
> ACCUEIL PHYSIQUE ET TÉLÉPHONIQUE •
Assure les relations avec les prestataires externes
(réparateurs, fournisseurs, …) : contacte les
• Accueille et oriente les clients, les prospects, les visiteurs
réparateurs, prépare et transmet les factures, …
• Reçoit, transmet et filtre les appels et/ou messages
• Contribue à la facturation client : relève, contrôle et
téléphoniques ou email
calcule les temps par projet, édite et envoie les factures
aux clients après validation par l’expert-comptable et /
> SECRÉTARIAT ou commissaire aux comptes
• Collecte, trie et répartit le courrier • Organise et prend en charge les opérations de relance
• Prend les rendez-vous, tient les agendas et plannings téléphonique (clients)
des collaborateurs • Effectue les remises de chèque à la banque
• Organise les réunions, séminaires, et les déplacements. • Suit les traitements des déclarations dématérialisées
• Saisie, met en forme, édite et envoie les documents, • Suit les abonnements aux revues professionnelles
rapports, courriers, contrats,…, aux clients ou aux
organismes (bilans, rapports, lettres de missions,
> GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL
liasse fiscale…)
DU CABINET
• Prépare et suit l’organisation des dossiers techniques
• Participe aux recrutements : trie les CV, envoie les
sur le plan administratif
convocations, suit les candidatures
•
Classe, scanne et archive les dossiers clients
• Oriente les collaborateurs lors de leur intégration :
(échéances légales, …)
diffusion des procédures du cabinet, …
• Alimente la GED (gestion documentaire du cabinet)
•
Gère les plannings de formations, suit les congés
> GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE et ARTT, participe à la préparation des entretiens
DU CABINET d’évaluation,…
• Commande les fournitures du service, matériels de • Gère les dossiers comptables et juridiques clients
bureau, gère les stocks et réalise les inventaires, sous
contrôle d’un responsable
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SECRÉTAIRE
VARIABILITÉ DE L’EMPLOI • Bonne orthographe • Connaissance de l’organisation
• Travail en équipe des dossiers techniques
Selon la taille, l’organisation
• Maîtrise de l’anglais
ou l’envergure des dossiers, la COMPÉTENCES TECHNIQUES
secrétaire peut également participer FORMATION INITIALE
à la prise d’opérations courantes/ • Techniques de secrétariat
simples sur les dossiers techniques (notamment démarches de • BEP,
(en appui du collaborateur dématérialisation) • BTS, DUT acquis ou en alternance
comptable, audit, juridique, social) • Outils de communication en Assistanat de direction/de
(standard, téléphone, fax, gestion, Secrétariat, Bureautique,
COMPÉTENCES TRANSVERSES Internet…) Comptabilité
• Sens du contact • Outils et logiciels informatiques
bureautiques et spécifiques, FORMATION PERMANENTE
• Aisance relationnelle
Internet Mise à jour et développement des
• Disponibilité
• Connaissance des acteurs connaissances obligatoires
• Organisation
internes et externes
• Orientation client CERTIFICATION
• Notions en comptabilité, fiscalité,
• Discrétion juridique, social, audit Pas de certification requise
• Aisance rédactionnelle
PERSPECTIVES D’ÉVOLUTION
• Stabilité des effectifs • Évolutions clés du métier vers :
• Évolution de l’activité vers : - Une plus grande polyvalence attendue, notamment en
tant qu’aide aux collaborateurs comptables
- Une forte diminution des tâches administratives et des
tâches à moindre valeur ajoutée - Un développement des compétences liées à la relation
client
- Une tendance au transfert vers les collaborateurs de
tâches bureautiques -
Un renforcement des compétences informatiques
(réseau, Internet, …)
- Un développement de l’activité d’accueil
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