Chapitre : LE RAPPORT
Définition
Comme le compte rendu, le rapport est un document de liaison interne à l’entreprise. Comme
lui, il expose les faits, des situations. De plus, il émet des propositions, suggère des mesures à
prendre, souvent des solutions.
C’est un document qui circule de manière ascendante ; il est rédigé soit sur la demande d’un
supérieur hiérarchique, soit à l’initiative de l’employé, en vue de préparer une décision. Une
personne présente des arguments et propose des solutions.
Objectif
Le rapport vise, dans un premier temps, à expliquer le sujet puis, dans un deuxième temps, à
proposer des solutions, des actions, de façon argumentaire.
Sa présentation
Elle peut se faire :
- Soit sous forme de lettre comportant les mentions suivantes :
o L’en-tête simplifié.
o Le titre : « RAPPORT SUR… ».
o Le service émetteur.
o Le destinataire.
o L’objet.
o La date.
o La signature.
- Soit sous forme de document signé accompagné d’une lettre ou d’une note.
Société X
Service émetteur Date
N° ou référence
Destinataire (s)
Titre du document (« Rapport ») ou « Rapport à l’attention de.. »
Objet :
Corps du texte (voir « Contenu)
Fonction et nom du signataire
Signature
Style
Style objectif : l’émetteur doit prendre appui sur des faits, des arguments vérifiés pour
proposer des solutions, en suivant une démarche professionnelle.
La conclusion reprend les actions, les solutions proposées par l’émetteur de façon
synthétique.
Quelques exemples
Types de rapports Exemples
Rapports d’étude Etude sur la restructuration d’un service
(faits + proposition de solution)
Rapports de stages ou de visites Rapport sur un stagiaire (faits + proposition
d’amélioration)
Rapports d’activité Rapport annuel d’une société (faits +
proposition d’évolution)
Sa rédaction
Il s’agit de faciliter la compréhension ; c’est pourquoi l’emploi de titres, sous –titres,
tableaux, schémas est souhaitable. Cependant, il faut impérativement que le rapport soit
rédigé.
Le rédacteur n’a aucun pouvoir de décision. Le style doit rester neutre et objectif. En
conclusion, il faut utiliser le conditionnel : « il serait bon de.. », « Il conviendrait de.. »
Son contenu
Introduction Rappel du fait, du problème ou de la demande par le supérieur
hiérarchique sous forme de note de service, d’appel téléphonique.
Développement . Présentation de la situation, évocation des faits.
. Argumentation relative au sujet traité.
Conclusion . Proposition de solutions, d’amélioration en utilisant la forme
indirecte.
. Détermination des points à exercer en fonction des propositions
soumises.
Entreprise IPELA & FILS
Service Sécurité Ndendé, le 8 janvier 2015
Monsieur le Directeur du Service
RAPPORT SUR LES RISQUES D’INONDATION DANS LE SERVICE …
Monsieur le Directeur,
L’inondation du 5 janvier ayant entraîné …, je me propose, après avoir rappelé les
circonstances de l’incident, de préciser les motifs éventuels d’inondations et d’indiquer quelles
seraient les précautions à prendre afin d’éviter de nouveaux problèmes.
I – LE DEBUT D’INONDATION
1° Les événements
Le 5 janvier à 9 h, ….
C’est la deuxième fois qu’un tel incident se produit…
2° Les causes
L’enquête menée auprès du personnel du service a permis de conclure que…
3° les conséquences
II – LES RISQUES FUTURS D’INONDATION DANS LE SERVICE……….
1° Conduits….
- …………….
- …………….
2° Circuits
Le danger est représenté par ……………
3° Imprudence des membres du service
Il est à préciser que ……………….
III - LES SOLUTIONS PROPOSEES
Il apparaît qu’il serait souhaitable de mettre en place dans les plus brefs délais les mesures
suivantes :
Joêl Dan NICHI
Responsable du service Sécurité
