Chantier Pilote 2007-02

Optimiser l’organisation de la
maintenance des bâtiments dans
les hôpitaux et cliniques
Rapport de phase 2 – Présentation des plans d’actions

Février 2008

50, rue du faubourg

St Antoine
75012 Paris
Tél. : 01 53 33 32 60
Fax. 01 53 33 32 69
[Link]
 Optimiser l’organisation de la maintenance des bâtiments – Rapport de phase 2

Ce document comporte 19 pages

Pierre-Etienne HAAS
Noëlle BIRON
Contacts
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Résumé
La mission

Constitué sous l’influence de problématiques historiques, de conceptions et structures variables au gré de

l’évolution des technologies médicales et des modalités de prise en charge qui en découlent, le patrimoine
hospitalier se caractérise aujourd’hui par son hétérogénéité tant en termes d’architecture que de niveaux de
vétusté.

D’une grande richesse mais vieillissants, diversifiés mais parfois peu fonctionnels, les bâtiments hospitaliers sont
au cœur d’une restructuration globale s’inscrivant dans l’homogénéisation de l’offre de soins voulue par les plans
Hôpital 2007 et Hôpital 2012. Dès lors, toute démarche liée au maintien opérationnel ou à la conception d’un
bâtiment hospitalier se heurte à la complexité inhérente aux activités médicales, de recherche et d’hébergement.
A cela s’ajoutent bien souvent des contraintes liées au classement en monument historique, ainsi que le
caractère constant de l’activité imposant entretien et réhabilitations en site occupé.

En exploitation dite « normale », l’entretien courant, la maintenance légère et les réparations lourdes d’un
bâtiment peuvent représenter jusqu’à 4% du budget global de fonctionnement, et s’inscrivent bien souvent dans
le cadre d’une politique globale de gestion des risques de l’hôpital.

La phase 2

Portés par les équipes projets locales, soutenus par l’appui méthodologique des consultants, des plans d’actions
vont être mis en œuvre par les professionnels des 8 établissements partenaires dans le but d’améliorer leurs
performances en matière de transport interne de patients. Le détail de ces plans, site par site, est explicité dans
le présent rapport de phase 2.

Mots-clés Maintenance, bâtiment, organisation

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 Optimiser l’organisation de la maintenance des bâtiments – Rapport de phase 2

SOMMAIRE
1. Avant-propos / rappel de la phase 1..........................................................................................5
1.1. La démarche MeaH .................................................................................................................................5
1.2. Les grands enseignements .....................................................................................................................5
1.3. Les modalités d’élaboration des plans d’actions .....................................................................................8
2. Les plans d’actions.....................................................................................................................9
2.0. Une vue d’ensemble ................................................................................................................................9
2.1. Etablissement H1...................................................................................................................................10
2.2. Etablissement H2...................................................................................................................................11
2.3. Etablissement H3...................................................................................................................................13
2.4. Etablissement H4...................................................................................................................................14
2.5. Etablissement H5...................................................................................................................................15
2.6. Etablissement H6...................................................................................................................................16
2.7. Etablissement H7...................................................................................................................................17
2.8. Etablissement H8...................................................................................................................................18
3. Conclusion intermédiaire .........................................................................................................19

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 Optimiser l’organisation de la maintenance des bâtiments – Rapport de phase 2

GLOSSAIRE

Glossaire :
Analyse des Modes de Défaillance, de leurs Effets et de
• AMDEC
leur Criticité
• CH Centre Hospitalier
• CHRU Centre Hospitalier Régional Universitaire
Etablissement d'Hébergement pour Personnes Agées
• EHPAD
Dépendantes
• GMAO Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur
Gestion Prévisionnelle des Emplois et des
• GPEC
Compétences
• GTC Gestion Technique Centralisée
• MBF Maintenance Basée sur la Fiabilité
• MCO Médecine, Chirurgie, Obstétrique
• MeaH Mission nationale d’Expertise et d’Audit Hospitaliers
• RH Ressources Humaines
• SDO Surface Dans Œuvre
• SSR Soins de Suite et de Réadaptation
• VRD Voirie et Réseaux Divers

CHARTE ETHIQUE DES PROJETS D’AMELIORATION DES

ORGANISATIONS CONDUITS PAR LA MEAH

- L’objet des interventions MeaH est d’améliorer la qualité de la prise en charge des patients, de façon
directe ou indirecte, et les conditions de travail des professionnels dans le contexte de « vie réelle » ;
- Les établissements sont volontaires et informés des modalités de collaboration ;
- En accord avec la MeaH, les professionnels décident des actions d’amélioration et les conduisent en
veillant à leur impact sur la qualité des soins ;
- Les données utiles au projet sont recueillies par les établissements avec le concours des consultants ;
- La diffusion des données est anonyme. Sur accord de l’établissement, cet anonymat peut être levé ;
- Le financement des chantiers est assuré sur fonds publics (Fond de Modernisation des Établissements
de Santé Publics et Privés) ;
- La sélection des consultants est réalisée après appel d’offres en application du Code des Marchés
Publics ;
- Les agents de la MeaH déclarent ne pas avoir de conflit d’intérêt avec les cabinets de conseil ;
- Les documents produits sont relus par un comité de lecture interne à la MeaH, incluant un médecin si le
thème impacte directement la prise en charge des patients ;
- Dans un souci de qualité et d’éthique, chaque chantier fait l’objet d’une évaluation et d’un rapport selon
les recommandations de publication sur l’amélioration de la qualité des soins.

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1. Avant-propos / rappel de la phase 1

1.1. La démarche MeaH
Le présent document constitue le rapport de phase 2 du chantier d’approfondissement « optimiser l’orgsanition
de la maintenance des bâtiments dans les hôpitaux et cliniques ». Afin d’en appréhender le contenu dans les
meilleures conditions, le lecteur est invité à prendre au préalable connaissance du rapport de phase 1,
disponible en téléchargement libre sur le portail de la MeaH ([Link]).

Synopsis

La MeaH lance un chantier « pilote » avec 8 établissements de tous types et toutes tailles, selon le calendrier
d’intervention suivant :

- Phase 1 : réalisation du diagnostic organisationnel ;

- Phase 2 : élaboration des plans d’actions ;
- Phase 3 : mise en œuvre des plans d’actions ;
- Phase 4 : évaluation et capitalisation.

Sélectionnées à l’issue d’un appel d’offres, 2 sociétés de conseil accompagnent les établissements :

- SECTOR (chef de projet Monsieur Philippe MARTIN) ;

- ALLIAGE (chef de projet Monsieur Lionel BERTRAND).

Afin de mener à bien les travaux au sein des établissements, il est demandé à chacun de constituer une équipe
projet, pluridisciplinaire.

1.2. Les grands enseignements

Un certain nombre de constats sont objectivés à l’issue de la phase de diagnostic du chantier. Ces derniers,
explicités dans le rapport de phase 1, sont les suivants :

La synthèse du diagnostic

Compte tenu du vocabulaire propre à chacun, il est essentiel de s’accorder sur une terminologie commune
facilitant les comparaisons inter-établissements. Le panorama de l’ensemble des problématiques et activités
composant la maintenance hospitalière a donc été mis à plat, articulé autour de 3 axes :

- Le pilotage : définition des indicateurs pertinents pour piloter l’activité de maintenance, mesure de sa
performance, stimulation de la relation clients / fournisseurs, pilotage efficace des prestataires
extérieurs, stratégie éclairée d’internalisation / externalisation ;
- Les ressources humaines : sécurisation de la fonction maintenance avec des méthodes adaptées tels
que la GPEC, les référentiels de compétence, les plans de formation, mais aussi animation et gestion
des équipes au quotidien ;
- Les techniques & outils : partage des expériences, validation des outils, harmonisation des pratiques.

Afin d’améliorer la lisibilité globale des données comparées recueillies sur le panel des 8 établissements du
chantier, l’ensemble des constats et données exposés jusqu’ici dans le rapport est regroupé dans le tableau
récapitulatif ci-dessous :

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Inférieur à la Dans la Supérieur à Marge de Dans la

< moyenne = moyenne > la moyenne – progression = moyenne + Plutôt bon

H1 H2 H3 H4 H5 H6 H7 H8

Equipes projets :
• Ressources internes mobilisées ☺☺ ☺ ☺☺ ☺☺ ☺☺ ☺☺ ☺☺ ☺
Caractéristiques générales par rapport au panel MeaH
• Lits et places < = < < = = = >
• Complexité architecturale     
Tableaux de bord :
• Suivi des budgets – – + + +
• Contrôle des prestations internes = = + + + +
• Indicateurs de pilotage – = – – – – – +
Relation clients / fournisseur :
• Ressenti de la qualité de la prestation = = + = + = + =
• Gestion des interfaces avec les activités de
soins
+ + + – – – =
Internalisation / externalisation :
• Stratégie d’externalisation = – + + – – + +
• Contrôle des prestations externalisées – – + – + – + –
• Traçabilité des actions externes = = + – = – – +
Part d’externalisation
• Bâtiment & VRD < = < < < > =
• Génie climatique & fluides > > > < = < =
• Electricité (courants forts & faibles) = > > = = = =
• Equipements mécaniques = = = = = = =
Management
• Cohésion, esprit d’équipe & climat social – – = = + + + –
• Plan de charge interne / planning de travail – = = + = = =
Maintenance préventive :
• Plan de maintenance préventive = = – = – – = +
• Equilibre préventif / curatif = = – = – – – –
Maintenance curative :
• Protocoles de maintenance curative + + + + – + – =
• Gestion des demandes clients – = + – = + = +
• Retour d’info clients – – = – – + – =
• Arbitrage des demandes – + + + – – – +
Gestion des stocks
Sans
• Qualité de la gestion des stocks – – – = = + = objet
Base de connaissance
• Traçabilité des actions internes = = = – +
• Capitalisation de l’expérience + = – –

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• Plans de l’existant = = = = = = +
• Inventaire des équipements = + = – = = = +
• Notices techniques équipements = + = = = = = +
• Intégration des nouveaux équipements = = = + = = = =
• Veille réglementaire = = – – = = = +
Gros entretien :
• Plan de renouvellements programmés – – – – – =
Synthèse globale :

Tableaux
Tableaux de
de
bord
bord

Relation
Relation clients
clients
// fournisseurs
fournisseurs
Animation
Animation
Internalisation
Internalisation // Méthodes
Méthodes
d’équipe
d’équipe GPEC
GPEC
externalisation
externalisation
Gestion
Gestion des
des
Arbre
Arbre Plans
Plans de
de
stocks
stocks
décisionnel
décisionnel formation
formation
Pilotage
Base
Base de
de
Management
Management connaissance
Gestion
Gestion
R. H. connaissance

Tech. & outils Interventions

Interventions
Élaboration
Élaboration Travaux
Travaux dede Gros
Gros
d’un
d’un projet
projet réhabilitation
réhabilitation entretien
entretien
Préventives
Préventives Curatives
Curatives

HORIZONS
HORIZONS Planification
Planification Protocoles
Protocoles Programmation
Programmation
Maintenance
Maintenance pluriannuelle
pluriannuelle

Les principaux axes d’amélioration

A la vue des productions des 8 établissements du panel lors d’ateliers de travail organisés régulièrement, et au
regard des différentes priorités émergeant des échanges lors de la phase de constitution des plans d’actions, 4
enjeux majeurs apparaissent clairement à traiter dans la suite du chantier :

- Piloter son activité ;

- Valoriser & former ses agents ;
- Stimuler les interventions préventives ;
- Se rapprocher de ses services « clients ».

Tableaux
Tableaux de
de
bord
bord

Relation
Relation clients
clients
// fournisseurs
fournisseurs
Animation
Animation
Internalisation
Internalisation // Méthodes
Méthodes
d’équipe
d’équipe GPEC
GPEC
externalisation
externalisation
Gestion
Gestion des
des
Arbre
Arbre Plans
Plans de
de
stocks
stocks
décisionnel
décisionnel formation
formation
Pilotage
Base
Base de
de
Management
Management connaissance
Gestion
Gestion
R. H. connaissance

Tech. & outils Interventions

Interventions
Élaboration
Élaboration Travaux
Travaux dede Gros
Gros
d’un
d’un projet
projet réhabilitation
réhabilitation entretien
entretien
Préventives
Préventives Curatives
Curatives

HORIZONS
HORIZONS Planification
Planification Protocoles
Protocoles Programmation
Programmation
Maintenance
Maintenance pluriannuelle
pluriannuelle

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1.3. Les modalités d’élaboration des plans d’actions

Portées par les équipes projets locales, soutenues par l’appui méthodologique et opérationnel des consultants,
confortées par l’analyse commune et comparée du panel d’établissements en réunions nationales à la MeaH,
les actions qui seront mises en œuvre doivent, afin de garantir leur succès, être élaborées dans un souci de :

- Cohérence avec le diagnostic relaté par les monographies de phase 1 : au-delà des préjugés et idées
préconçues, ancrés dans les esprits, les actions se concentrent sur les leviers d’amélioration identifiés
par l’étude ;
- Cohérence avec la stratégie d’établissement : loin d’être une fin en soi, la mission MeaH s’inscrit
pleinement dans la démarche stratégique globale de la structure, que ce soit en termes d’orientation, de
priorités et de ressources ;
- Réalisme et faisabilité : sans aller vers des actions trop larges et ambitieuses, avec un fort risque
d’échec, les équipes privilégient des actions pragmatiques mais suscitant adhésion et volonté forte de
mise en œuvre ;
- Evaluation et quantification d’indicateurs associés : aussi délicat que cela puisse paraître pour certains
types d’actions, les acteurs locaux s’attachent à définir des indicateurs qui leur permettront d’évaluer les
améliorations et progrès réalisés dans le cadre de chacune des actions.

Notons que les plans d’actions sont validés et feront l’objet d’un suivi régulier de la part des directions
d’établissement. Le détail de ces plans, site par site, est explicité ci-après.

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2. Les plans d’actions

2.0. Une vue d’ensemble
Tableaux
Tableaux de Tableaux
Tableaux de

H1 H2
de de
bord
bord bord
bord

Relation
Relation clients
clients Relation
Relation clients
clients
// fournisseurs
fournisseurs // fournisseurs
fournisseurs
Animation
Animation Animation
Animation
Internalisation
Internalisation // Méthodes
Méthodes Internalisation
Internalisation // Méthodes
Méthodes
d’équipe
d’équipe GPEC
GPEC d’équipe
d’équipe GPEC
GPEC
externalisation
externalisation externalisation
externalisation
Gestion
Gestion des
des Gestion
Gestion des
des
Arbre
Arbre Plans
Plans de
de Arbre
Arbre Plans
Plans de
de
stocks
stocks stocks
stocks
décisionnel
décisionnel formation
formation décisionnel
décisionnel formation
formation
Pilotage Pilotage
Base
Base de
de Base
Base de
de
Management
Management Gestion
Gestion Management
Management Gestion
Gestion
R. H. connaissance
connaissance R. H. connaissance
connaissance

Tech. & outils Interventions

Interventions Tech. & outils Interventions
Interventions
Élaboration
Élaboration Travaux
Travaux dede Gros
Gros Élaboration
Élaboration Travaux
Travaux dede Gros
Gros
d’un
d’un projet
projet réhabilitation
réhabilitation entretien
entretien d’un
d’un projet
projet réhabilitation
réhabilitation entretien
entretien
Préventives
Préventives Curatives
Curatives Préventives
Préventives Curatives
Curatives

HORIZONS
HORIZONS Planification
Planification Protocoles
Protocoles Programmation
Programmation HORIZONS
HORIZONS Planification
Planification Protocoles
Protocoles Programmation
Programmation
Maintenance
Maintenance pluriannuelle
pluriannuelle Maintenance
Maintenance pluriannuelle
pluriannuelle

Tableaux
Tableaux de
de Tableaux
Tableaux de
de
bord
bord

Relation
Relation clients
clients
H3 bord
bord

Relation
Relation clients
clients
H4
// fournisseurs
fournisseurs // fournisseurs
fournisseurs
Animation
Animation Méthodes Animation
Animation Méthodes
Internalisation
Internalisation // d’équipe Méthodes Internalisation
Internalisation // d’équipe Méthodes
d’équipe GPEC
GPEC d’équipe GPEC
GPEC
externalisation
externalisation externalisation
externalisation
Gestion
Gestion des
des Gestion
Gestion des
des
Arbre
Arbre Plans
Plans de
de Arbre
Arbre Plans
Plans de
de
stocks
stocks stocks
stocks
décisionnel
décisionnel formation
formation décisionnel
décisionnel formation
formation
Pilotage Pilotage
Base
Base de
de Base
Base de
de
Management
Management Gestion
Gestion Management
Management Gestion
Gestion
R. H. connaissance
connaissance R. H. connaissance
connaissance

Tech. & outils Interventions

Interventions Tech. & outils Interventions
Interventions
Élaboration
Élaboration Travaux
Travaux dede Gros
Gros Élaboration
Élaboration Travaux
Travaux dede Gros
Gros
d’un
d’un projet
projet réhabilitation
réhabilitation entretien
entretien d’un
d’un projet
projet réhabilitation
réhabilitation entretien
entretien
Préventives
Préventives Curatives
Curatives Préventives
Préventives Curatives
Curatives

HORIZONS
HORIZONS Planification
Planification Protocoles
Protocoles Programmation
Programmation HORIZONS
HORIZONS Planification
Planification Protocoles
Protocoles Programmation
Programmation
Maintenance
Maintenance pluriannuelle
pluriannuelle Maintenance
Maintenance pluriannuelle
pluriannuelle

Tableaux
Tableaux de
de Tableaux
Tableaux de
de
bord
bord

Relation
Relation clients
clients
H5 bord
bord

Relation
Relation clients
clients
H6
// fournisseurs
fournisseurs // fournisseurs
fournisseurs
Animation
Animation Méthodes Animation
Animation Méthodes
Internalisation
Internalisation // d’équipe Méthodes Internalisation
Internalisation // d’équipe Méthodes
d’équipe GPEC
GPEC d’équipe GPEC
GPEC
externalisation
externalisation externalisation
externalisation
Gestion
Gestion des
des Gestion
Gestion des
des
Arbre
Arbre Plans
Plans de
de Arbre
Arbre Plans
Plans de
de
stocks
stocks stocks
stocks
décisionnel
décisionnel formation
formation décisionnel
décisionnel formation
formation
Pilotage Pilotage
Base
Base de
de Base
Base de
de
Management
Management Gestion
Gestion Management
Management Gestion
Gestion
R. H. connaissance
connaissance R. H. connaissance
connaissance

Tech. & outils Interventions

Interventions Tech. & outils Interventions
Interventions
Élaboration
Élaboration Travaux
Travaux dede Gros
Gros Élaboration
Élaboration Travaux
Travaux dede Gros
Gros
d’un
d’un projet
projet réhabilitation
réhabilitation entretien
entretien d’un
d’un projet
projet réhabilitation
réhabilitation entretien
entretien
Préventives
Préventives Curatives
Curatives Préventives
Préventives Curatives
Curatives

HORIZONS
HORIZONS Planification
Planification Protocoles
Protocoles Programmation
Programmation HORIZONS
HORIZONS Planification
Planification Protocoles
Protocoles Programmation
Programmation
Maintenance
Maintenance pluriannuelle
pluriannuelle Maintenance
Maintenance pluriannuelle
pluriannuelle

Tableaux
Tableaux de
de Tableaux
Tableaux de
de
bord
bord

Relation
Relation clients
clients
H7 bord
bord

Relation
Relation clients
clients
H8
// fournisseurs
fournisseurs // fournisseurs
fournisseurs
Animation
Animation Méthodes Animation
Animation Méthodes
Internalisation
Internalisation // d’équipe Méthodes Internalisation
Internalisation // d’équipe Méthodes
d’équipe GPEC
GPEC d’équipe GPEC
GPEC
externalisation
externalisation externalisation
externalisation
Gestion
Gestion des
des Gestion
Gestion des
des
Arbre
Arbre Plans
Plans de
de Arbre
Arbre Plans
Plans de
de
stocks
stocks stocks
stocks
décisionnel
décisionnel formation
formation décisionnel
décisionnel formation
formation
Pilotage Pilotage
Base
Base de
de Base
Base de
de
Management
Management Gestion
Gestion Management
Management Gestion
Gestion
R. H. connaissance
connaissance R. H. connaissance
connaissance

Tech. & outils Interventions

Interventions Tech. & outils Interventions
Interventions
Élaboration
Élaboration Travaux
Travaux dede Gros
Gros Élaboration
Élaboration Travaux
Travaux dede Gros
Gros
d’un
d’un projet
projet réhabilitation
réhabilitation entretien
entretien d’un
d’un projet
projet réhabilitation
réhabilitation entretien
entretien
Préventives
Préventives Curatives
Curatives Préventives
Préventives Curatives
Curatives

HORIZONS
HORIZONS Planification
Planification Protocoles
Protocoles Programmation
Programmation HORIZONS
HORIZONS Planification
Planification Protocoles
Protocoles Programmation
Programmation
Maintenance
Maintenance pluriannuelle
pluriannuelle Maintenance
Maintenance pluriannuelle
pluriannuelle

Tableaux
Tableaux de

8 étab.
de
bord
bord

Relation
Relation clients
clients
// fournisseurs
fournisseurs
Animation
Animation
Internalisation
Internalisation // Méthodes
Méthodes
d’équipe
d’équipe GPEC
GPEC
externalisation
externalisation
Gestion
Gestion des
des
Arbre
Arbre Plans
Plans de
de
stocks
stocks
décisionnel
décisionnel formation
formation
Pilotage
Base
Base de
de
Management
Management connaissance
Gestion
Gestion
R. H. connaissance

Tech. & outils Interventions

Interventions
Élaboration
Élaboration Travaux
Travaux dede Gros
Gros
d’un
d’un projet
projet réhabilitation
réhabilitation entretien
entretien
Préventives
Préventives Curatives
Curatives

HORIZONS
HORIZONS Planification
Planification Protocoles
Protocoles Programmation
Programmation
Maintenance
Maintenance pluriannuelle
pluriannuelle

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 Optimiser l’organisation de la maintenance des bâtiments – Rapport de phase 2

2.1. Etablissement H1

Juillet 08

Sept. 08
Mars 08
Nov. 07
Déc. 07

Août 08

Nov. 08
Déc. 08
Fév. 08

Avril 08
Jan. 08

Juin 08

Oct. 08
Mai 08
ACTIONS H1

Permettre la gestion financière du service de

1 maintenance par la mise en place d'un tableau de
bord financier interne
1.1 Définir des 5 catégories de dépenses
1.2 Décrire les protocoles d'achat
1.3 Relever le volume des dépenses annuelles par catégorie
1.4 Relever la granulométrie des dépenses par catégorie
Inventorier les acteurs concernés par le tableau de bord (en entrée &
1.5
en sortie)
1.6 Dresser la liste des informations à inclure + qui alimente ?
1.7 Construire le tableau de bord
1.8 Renseigner le tableau de bord (initialisation)
1.9 Rédiger la procédure de mise à jour du tableau de bord
1.10 Mettre à jour le tableau de bord
Faciliter la surveillance des équipements par
2
centralisation des alarmes techniques
2.1 Etablir une grille d'analyse multicritères
2.2 Inventorier les points d'alarmes existants dans la grille
2.3 Coter par niveau de risque et marge d'optimisation
2.4 Hiérarchiser les points
2.5 Définir le phasage
2.6 Rédiger une note descriptive du projet + argumentaire
Gérer les demandes de réparations émises par
3
l'ensemble de Services
Initier une concertation entre services demandeurs et service de
3.1
maintenance - définir les règles mutuelles
3.2 Rédiger une charte
3.3 Faire valider la charte par les parties
Mettre en place le processus de travail au sein de l'équipe maintenance
3.4
conformément à la charte
3.5 Définir les outils conformément à la charte (paramétrage OPTIM)
Tester OPTIM sur un panel d'utilisateurs + recadrer le paramétrage si
3.6
besoin
3.7 Informer et former les services utilisateurs
Définir la stratégie d'externalisation selon une
4
démarche logique
4.1 Définir les critères de choix d'externalisation
4.2 Elaborer une grille d'analyse multicritères
4.3 Inventorier les points ou groupes de points de maintenance
4.4 Evaluer les points et groupes de points selon les critères
4.5 Classer les points et groupes de points par pertinence
4.6 Proposer un regroupement en contrats
4.7 Définir les modes de passation des contrats adaptés
4.8 Passer les contrats

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 Optimiser l’organisation de la maintenance des bâtiments – Rapport de phase 2

2.2. Etablissement H2

Juillet 08

Sept. 08
Mars 08
Nov. 07
Déc. 07

Août 08

Nov. 08
Déc. 08
Fév. 08

Avril 08
Jan. 08

Juin 08

Oct. 08
Mai 08
ACTIONS H2

Mutualiser les actions et harmoniser les méthodes

1 pour réduire les effets du morcellement de la
fonction maintenance
1.1 Définir et créer le tableau de bord commun
1.1.1 Choisir et formuler des indicateurs
Inclure un indicateur d'optimisation du taux de présence (base :
1.1.2
chronoplanning)
Inclure un indicateur Maintenance Préventive / Maintenance Corrective
1.1.3
/ Travaux
1.1.4 Rédiger des fiches indicateur
1.1.5 Elaborer le classeur Excel
1.1.6 Reprogrammer Systemis
1.1.7 Initialiser des données
1.1.8 Analyser / Suivre le tableau de bord commun
Créer une bibliothèque numérique commune sur le réseau informatique
1.2
partagé
1.2.1 Définir le répertoire et les droits d'accès (avec DI)
1.2.2 Inventorier les contenus possibles
1.2.3 Créer de l'arborescence de classement
1.2.4 Alimenter du contenu
1.2.5 Assurer la maintenance de la bibliothèque
1.2.6 En mesurer de fréquentation
Améliorer les performances de certaines fonctions
2
élémentaires
2.1 Contrôler les prestataires extérieurs
CAO nouveaux marchés d'entretien
2.1.1 Etablir la liste des prestataires
2.1.2 Définir une procédure (contrôle - facturation) + registres
2.1.3 Attribuer les rôles
2.1.4 Analyser le retour d'expérience pour actions correctives
2.1.5 Informer / contractualiser sur des bonnes pratiques
Optimiser la maintenance des structures
3
extrahospitalières
3.2 Instaurer une réunion annuelle bilan avec chaque responsable de site
Définir l'ordre du jour type de la réunion (Recentrer la mission de la
DTST sur la maintenance, Recueillir les demandes de travaux de
3.2.1 confort hiérarchisées par le demandeur, Réaliser ou mettre à jour un
diagnostic d'usure du type état des lieux, Chiffrer et positionner les
renouvellements sur un planning,...) ainsi que les documents types
3.2.2 Tester sur sites pilotes
Annoncer la nouvelle organisation aux responsables des sites (réunion
3.2.3
collective)
3.2.4 Réaliser les visites sur site
Arbitrer les demandes et besoins des sites sur la base des plannings +
3.3
établir une programmation budgetée
Informer les responsables de sites des décisions entérinées via un
3.4
planning des interventions validées
Canaliser les appels : Former les services utilisateurs à Systemis +
3.5 supprimer la communication du n° de téléphone porta ble de l'agent
d'entretien
Valoriser la fonction maintenance en interne comme
4
en externe
4.1 Aborder la relation client avec une approche "marketing"
4.1.1 Affirmer l'identité de la DTST
4.1.2 Clarifier l'offre de service : formulation
Masquer, résorber les complexités perçues de l'extérieur (travail sur
4.1.3
l'organisation interne)
4.1.4 Clarifier l'offre de service : communication auprès des clients
Réduire les demandes correctives liées aux négligences et mauvais
4.2
usages des utilisateurs

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 Optimiser l’organisation de la maintenance des bâtiments – Rapport de phase 2

Rajouter dans Systemis une case permettant de préciser s'il y a eu

4.2.1
négligence + renseigner l'information
4.2.2 Repérer les utilisateurs régulièrement négligents
4.2.3 Sensibiliser les utilisateurs concernés
Développer un plan de maintenance préventive axé sur les obligations
4.3
réglementaires quantifiées
4.3.1 Identifier les points réglementaires
4.3.2 Etablir un plan de maintenance préventive réglementaire
4.3.3 Suivre le plan de maintenance préventive réglementaire
Détecter systématiquement les seuils de renouvellement des
4.4
équipements terminaux inventoriés
4.4.1 Effectuer l'inventaire les équipements terminaux à suivre
4.4.2 Elaborer un outil de suivi sous Excel
Initialiser : qualifier les équipements terminaux + déterminer les seuils
4.4.3 de renouvellement + inventorier la maintenance corrective déjà
effectuée
4.4.4 Suivre les maintenances correctives effectuées sur ces équipements

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 Optimiser l’organisation de la maintenance des bâtiments – Rapport de phase 2

2.3. Etablissement H3

Juillet 08

Sept. 08
Mars 08
Nov. 07
Déc. 07

Août 08

Nov. 08
Déc. 08
Fév. 08

Avril 08
Jan. 08

Juin 08

Oct. 08
Mai 08
ACTIONS H3

Eviter et anticiper les dysfonctionnements par

1
l'initiation d'un plan de maintenance préventive
1.1 Identifier des dysfonctionnements chroniques
 Par une analyse statistique des dysfonctionnements enregistrés sur
1.1.1
2 ans
1.1.2  Par une analyse de risque
1.2 Définir des points de maintenance préventive
1.3 Compléter par les points réglementaires
1.4 Mettre en forme les outils pratiques
1.5 Mettre en œuvre le plan de maintenance préventive
Mettre en œuvre une dynamique de pilotage et
2 d'amélioration de l'organisation de la maintenance
basée sur un tableau de bord statistique
Instaurer une imputation du temps de travail par type d'activités pour les
2.1
membres du service technique
2.2 Etablir un tableau de bord statistique
2.3 Mettre en œuvre le circuit de collecte des données budget
2.4 Mettre en oeuvre le tableau de bord
2.5 Instaurer une réunion périodique avec la direction et service qualité
2.4.1 Effectuer la revue des indicateurs
2.4.2 Mesurer les effets des décisions antérieures
2.4.3 Définir des actions amélioratrices
3 Définir la stratégie d'approvisionnement des pièces
3.1 Inventorier le stock existant
3.2 Identifier les pièces de rechange hors stock
3.2.1  Par une analyse des consommations depuis deux ans
3.2.2  Par une analyse de risque sur les équipements stratégiques
3.3 Evaluer la pertinence des pièces selon une grille d'analyse multicritères
3.4 Définir la stratégie d'approvisionnement
3.5 Organiser les circuits d'approvisionnement colonne circuit)
3.6 Intégrer les données dans l'inventaire
Améliorer l'accessibilité de la base de connaissance
4
de maintenance
4.1 Inventorier les documents et autres données
4.2 Classer les documents et autres données dans une arborescence
4.3 Numériser et dématérialiser les pièces
4.4 Mettre en ligne sur le logiciel qualité APTA
Compléter la base de connaissances par document d'action en cas
4.6
d'urgence
4.7 Opération de communication

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 Optimiser l’organisation de la maintenance des bâtiments – Rapport de phase 2

2.4. Etablissement H4

Juillet 08

Sept. 08
Mars 08
Nov. 07
Déc. 07

Août 08

Nov. 08
Déc. 08
Fév. 08

Avril 08
Jan. 08

Juin 08

Oct. 08
Mai 08
ACTIONS H4

Impliquer le personnel de nettoyage (ASH) dans le

1
plan de maintenance préventive
1.1 Identifier le mode d'affectation des agents par zones des bâtiments
Faire le point des missions de tracabilité déjà en place confiées aux
1.2
ASH
Définir de la liste de points de maintenance souhaitée par type
1.3
d'équipement + périodicité et descriptif
1.4 Formaliser les documents support
1.5 Présenter la méthode à une délégation d'ASH
1.6 Réaliser un test sur deux semaines + intégrer des retours d'expérience
1.7 Former l'ensemble des ASH
1.8 Réaliser une synthèse hebdomadaire (service généraux + codir)
1.9 communication de suivi aux ASH
Intégrer les retours d'expérience pour une amélioration continue +
1.10
concertation avec les ASH + informations sur les effets de leurs actions
Anticiper les travaux de renouvellements de
2 composants et équipements par une programmation
pluriannuelle
2.1 Définir échelles de temps
2.2 Définir les méthodes d'approche de la date de renouvellement
2.3 Inventorier les constituants
2.4 Qualifier les constituants
2.5 Elaborer un tableau de suivi pluriannuel
2.6 Effectuer l'initialisation des données du tableau
2.7 Effectuer dans la durée la mise à jour du tableau
Adapter l'organigramme des clés sur la base d'une
3
analyse de risques
3.1 Inventorier les serrures et clés en place
3.2 Inventorier les types de locaux
3.3 Affecter un degré de risque par type de local
3.4 Affecter un type de local par serrure
3.5 Calculer un indice de risque par pass
3.6 Voir la faisabilité technique des transformations
3.7 Analyser et redéfinir les pass afin de réduire leur niveau de risque
3.8 Adapter les serrures concernées et créer les pass
Maîtriser l'intervention des prestataires extérieurs
4
sur le site
4.1 Analyser les contrats existants
4.2 Définir une nouvelle procédure
4.3 Contractualiser la nouvelle procédure
4.4 Faire appliquer la nouvelle procédure

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 Optimiser l’organisation de la maintenance des bâtiments – Rapport de phase 2

2.5. Etablissement H5

Juillet 08

Sept. 08
Mars 08
Nov. 07
Déc. 07

Août 08

Nov. 08
Déc. 08
Fév. 08

Avril 08
Jan. 08

Juin 08

Oct. 08
Mai 08
ACTIONS H5

Amélioration de la gestion des interventions

1
correctives
1.1 Exprimer le besoin (niveau d'urgence)
1.2 Analyser les outils existants
Communiquer en interne auprès de l'encadrement des services de
1.3
soins
1.4 Choisir la solution
1.5 Elaborer une fiche d'utilisation
1.6 Former les agents à l'outil avec remise de la fiche d'utilisation
1.7 Déployer la solution
1.8 Evaluer une première fois l'outil et la mise en œuvre
1.9 Réajuster éventuellement + poursuivre le déploiement
1.10 Elaborer la grille d'évaluation
1.11 Evaluer une seconde fois l'outil et la mise en œuvre
1.12 Mettre en œuvre un plan d'actions d'amélioration
1.13 Réaliser l’évaluation annuelle
2 Assurer la sécurité des infrastructures
2.1 Optimiser la procédure "alarme incendie" existante
2.2 Mettre à jour la procédure "alarme incendie" existante
2.3 Valider la nouvelle procédure "alarme incendie"
2.4 Communiquer sur la nouvelle procédure "alarme incendie"
2.5 Mettre en œuvre la nouvelle procédure "alarme incendie"
2.6 Réorganiser le pool d'intervenants (24h/24h)
2.7 Assurer la traçabilité de la sécurité des infrastructures
2.8 Evaluer à 3 mois
2.9 Réaliser l’évaluation annuelle
3 Mise en place de l'activité "méthodes" maintenance
Définir le périmètre d'application (sur la base de la cartographie des
3.1
risques)
Mettre au point la méthode d'élaboration des plans de maintenance
3.2
préventive
Mettre au point la méthode de définition des pièces stratégiques et/ou
3.3
d'exploitation des modes dégradés
3.4 Tester les méthodes sur 1 ou 2 "chantiers" pilotes
3.5 Organiser le déploiement
3.6 Déployer
3.7 S'assurer de la mise en œuvre opérationnelle (sur le terrain)
4 Pilotage de l'activité maintenance
4.1  Planification court terme (correctif, préventif, …)
4.1.1 Décrire le processus de planification "court"
4.1.2 Mettre en œuvre le processus (test)
4.1.3 Déployer
4.1.4 Evaluer et éventuellement réajuster
 Planification moyen / long terme (plan annuel des travaux : réunion
4.2
fixe)
4.2.1 Décrire le processus de planification « moyen / long terme »
4.2.2 Mettre en œuvre le processus
4.3  Suivi de l’activité de maintenance (indicateurs)
4.3.1 Définir des indicateurs de pilotage d’activité
4.3.2 Construire un point de référence et première analyse
4.3.3 Décrire le processus de suivi de l’activité
4.3.4 Analyse des indicateurs
4.3.5 Construire un plan d’actions
4.3.6 Suivre l’évolution sur la durée du projet
Evaluation de l’activité maintenance (services
5
techniques / services demandeurs)
5.1 Construire des outils d’évaluation
5.2 Evaluer
5.3 Analyser les résultats
5.4 Définir un plan d’actions d’amélioration

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 Optimiser l’organisation de la maintenance des bâtiments – Rapport de phase 2

2.6. Etablissement H6

Juillet 08

Sept. 08
Mars 08
Nov. 07
Déc. 07

Août 08

Nov. 08
Déc. 08
Fév. 08

Avril 08
Jan. 08

Juin 08

Oct. 08
Mai 08
ACTIONS H6

1 Inventaire des bâtiments et installations

1.1 Définir les objectifs et le périmètre de l'inventaire
Définir le formalisme de l'inventaire (équipements, état de vétusté,
1.2
aspects réglementaires,…) : Carte d'identité "Bâtiment"
1.3 Définir le mode de classement
1.4 Planifier la réalisation de ces inventaires
1.5 Tester sur 1 ou 2 "bâtiments"
1.6 Réajuster éventuellement
1.7 Déployer de l'inventaire
1.8 Analyser les résultats
2 Mise en place de l'activité "méthodes" maintenance
Définir le périmètre d'application (sur les installations les plus critiques
2.1
VIS : Vital, Important, Secondaire)
Mettre au point la méthode d'élaboration des plans de maintenance
2.2
préventive
2.3 Mettre au point la méthode de définition des pièces stratégiques
2.4 Tester les méthodes sur 1 ou 2 "chantiers" pilotes
2.5 Organiser le déploiement
2.6 Déployer
2.7 S'assurer de la mise en œuvre opérationnelle (sur le terrain)
3 Planification de l'activité maintenance
3.1  Planification court terme (correctif, préventif, …)
3.1.1 Décrier le processus de planification « court terme »
3.1.2 Elaborer « l’outil »
3.1.3 Mettre en œuvre le processus ‘test)
3.1.4 Déployer
3.1.5 Evaluer + réajustements éventuels
 Planification moyen / long terme (plan annuel des travaux : réunion
3.2
fixe)
3.2.1 Décrire le processus de planification « moyen / long terme »
3.2.2 Elaborer « l’outil » (intégration dans l’outil précédent)
3.2.3 Mettre en œuvre le processus
4 Suivi de l'activité maintenance (indicateurs)
4.1 Définir des indicateurs de pilotage de l'activité
4.2 Construire un point de référence (YAKA)
4.3 Construire un point de référence (Service Technique)
4.4 Décrire le processus de suivi de l'activité
4.5 Analyser les indicateurs
4.6 Construire un plan d'action
4.7 Suivre évolution sur la durée du projet
Evaluation de l'activité maintenance (Services
5
Techniques / Services Demandeurs)
5.0 Communiquer auprès des chefs de service
5.1 Construire des outils d'évaluation
5.2 Evaluer
5.3 Analyser les résultats
5.4 Définir un plan d'actions d'améliorations
Détermination des niveaux d'urgence des
6
interventions et introduction dans YAKA
6.1 Déterminer les niveaux d'urgence (en commun avec les services)
6.2 Exprimer les besoins auprès du service informatique
6.3 Réaliser les modifications informatiques
6.4 Evaluer (test)
6.5 Mettre en œuvre

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 Optimiser l’organisation de la maintenance des bâtiments – Rapport de phase 2

2.7. Etablissement H7

Juillet 08

Sept. 08
Mars 08
Nov. 07
Déc. 07

Août 08

Nov. 08
Déc. 08
Fév. 08

Avril 08
Jan. 08

Juin 08

Oct. 08
Mai 08
ACTIONS H7

1 Améliorer la planification de l'activité maintenance

1.1 Accompagner à l'installation du logiciel de gestion des interventions
1.1.1 Elaborer une grille d'évaluation du logiciel
1.1.2 Tester le logiciel pour une première évaluation
1.1.3 Réajuster le logiciel si nécessaire
1.1.4 Elaborer une fiche d'utilisation
1.1.5 Former les agents à l'outil avec remise de la fiche d'utilisation
1.1.6 Déployer la solution
1.1.7 Evaluer une seconde fois l'outil et la mise en œuvre
1.1.8 Réajuster éventuellement + poursuite du déploiement
1.1.9 Elaborer un plan d'actions d'amélioration
1.1.10 Réaliser une évaluation annuelle
1.2 Optimiser la planification opérationnelle (maintenance et travaux)
1.2.1 Décrire le processus de planification
1.2.2 Mettre en œuvre le processus (test)
1.2.3 Déployer
1.2.4 Evaluer + Réajustement éventuels
1.3 Réaliser un état des lieux de l'activité maintenance d’un site
1.3.1 Visiter le site et organiser des rencontres avec le personnel en place
1.3.2 Rédiger un rapport d'état des lieux (points forts/faibles)
1.3.3 Proposer une intégration dans l'organisation actuelle
2 Mise en place de l'activité "méthodes" maintenance
Définir le périmètre d'application (sur la base de la cartographie des
2.1
risques)
Mettre au point la méthode d'élaboration des plans de maintenance
2.2
préventive
Mettre au point la méthode de définition des pièces stratégiques et/ou
2.3
d'exploitation des modes dégradés
Mettre au point la méthode d'optimisation de regroupement des
2.4
commandes
2.5 Tester les méthodes sur 1 ou 2 "chantiers" pilotes
2.6 Organiser le déploiement
2.7 Déployer
2.8 S'assurer de la mise en œuvre opérationnelle (sur le terrain)
3 Suivi de l'activité maintenance (indicateurs)
3.1 Définir les indicateurs de pilotage de l'activité
3.2 Construire un point de référence et première analyse
3.3 Décrire le processus de suivi de l'activité
3.4 Analyser les indicateurs
3.5 Construire un plan d'actions
3.6 Suivre l’évolution sur la durée du projet

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 Optimiser l’organisation de la maintenance des bâtiments – Rapport de phase 2

2.8. Etablissement H8

Juillet 08

Sept. 08
Mars 08
Nov. 07
Déc. 07

Août 08

Nov. 08
Déc. 08
Fév. 08

Avril 08
Jan. 08

Juin 08

Oct. 08
Mai 08
ACTIONS H8

Définir et mettre en oeuvre des évolutions de la

maintenance du réseau d'eau pour améliorer qualité
la disponibilité de l'eau et obtenir la conformité
réglementaire
1 Elaborer le projet / techniques du réseau d’eau
1.1 Décomposer le réseau en sous ensembles fonctionnels
1.2 Identifier et évaluer les risques de chaque sous-ensemble
1.3 Hiérarchiser les risques identifiés et décider des risques « critiques »
Proposer des évolutions de la maintenance et éventuellement des
1.4
sous-ensembles pour réduire les risques « critiques »
1.5 Valider les propositions
2 Elaborer un tableau de bord
Réaliser le carnet sanitaire en déclinant les prescriptions d'un audit
2.1
antérieur et en les adaptant au réseau du bâtiment concerné
Compléter éventuellement le carnet sanitaire à partir des conclusions
2.2
de l'analyse de risques
2.3 Mettre en oeuvre le carnet sanitaire comme tableau de bord
3 Mettre à jour les données techniques du réseau
3.1 Vérifier les données techniques du réseau et identifier les écarts
3.2 Mettre à jour les plans et la documentation du réseau
4 Optimiser la procédure de maintenance du réseau
4.1 Décliner en protocoles les évolutions de la maintenance retenues
4.2 Rédiger les évolutions de la procédure de maintenance
4.3 Rédiger les modes opératoires éventuels
5 Attribuer des procédures de maintenance
5.1 Evaluer la charge de main d'oeuvre des nouveaux protocoles
Elaborer une proposition de répartition interne/externe de la
5.2
maintenance du réseau
5.3 Valider la répartition interne/externe
5.4 Contractualiser les interventions attribuées aux sous-traitants
6 Former les agents et les sous-traitants
6.1 Améliorer la connaissance du réseau
6.2 Initier aux évolutions de la procédure de maintenance
6.3 Initier aux modes opératoires
Mettre en œuvre les procédures de maintenance du
7
réseau
7.1 Mettre en oeuvre les nouvelles interventions au fil de l'eau
Suivre cette mise en oeuvre et en déduire éventuellement des
7.2
adaptations de la nouvelle procédure
7.3 Etablir un bilan des évolutions mises en oeuvre

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 Optimiser l’organisation de la maintenance des bâtiments – Rapport de phase 2

3. Conclusion intermédiaire
La phase 2 d’élaboration des plans d’actions, phase la plus courte de la démarche, conditionne la suite du
chantier. Etape charnière de « digestion » du diagnostic et de réflexion sur les leviers d’amélioration pouvant
être actionnés, c’est également un moment institutionnel au cours duquel les équipes prennent le temps de
replacer la démarche MeaH dans le contexte global et stratégique de leurs établissements.

Du diagnostic à l’action

Articulés autour des grands axes d’amélioration mis en exergue par le diagnostic, les professionnels du chantier
ont mené une réflexion afin de définir les actions de réorganisation qui s’imposent à leurs structures
respectives. Fonctions des points saillants relevés par le diagnostic, mais fonctions également du niveau
d’investissement que chacun est prêt à mettre dans la démarche, les plans d’actions voient le jour.

Au-delà des intentions : la méthode

Dès lors, le succès d’une démarche de réorganisation et de conduite de changement ne peut être conditionné
par la seule bonne volonté d’un ou plusieurs responsables. Ainsi, le caractère précis et jalonné des plans
d’actions, la répartition des rôles et la responsabilisation des uns et des autres sur chacune des actions ainsi
que le choix et la méthodologie de mesure des indicateurs associés sont autant de pré requis pour optimiser les
chances de succès de la démarche. Forts de ce principe, les 8 établissements, avec le soutien des cabinets de
conseil, se sont astreints à cet exercice pour définir avec les équipes des plans d’actions détaillés qui
structureront leurs travaux pour les prochains mois.

En perspective : la phase 3 de mise en œuvre des actions

Présentés en comité technique national fin novembre 2007 devant un certain nombre de représentants des
directions des établissements partenaires, les programmes de travail doivent maintenant prendre vie sur le
ème
terrain dans le cadre de la 3 phase dite de mise en œuvre des plans d’actions.

⇒ A venir : Rapport de phase 3 – Bilan des plans d’actions

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