Année universitaire 2023/2024

COURS : Communication Et Rédaction Administrative

SPÉCIALITÉ : Audit Et Comptabilité

CHAPITRE 3
LA LETTRE COMMERCIALE (LA LETTRE D’AFFAIRE)

Dans la dynamique du monde des affaires, la manière dont une entreprise

communique est fort cruciale (décisive/vitale). La lettre commerciale, en tant qu'outil de
communication formelle, a un but stratégique : véhiculer une image professionnelle et
sérieuse aux yeux des partenaires de l'entreprise. Les procédés linguistiques,
stylistiques, esthétiques utilisés dans la lettre commerciale servent cet objectif.

Il y’a deux sortes de lettres administratives. Les unes sont rédigées sous forme
proprement administrative, les autres sont rédigées sous une forme plus personnelle,
qui se rapproche de la forme des lettres habituelles (personnelles). La première forme est
utilisée lorsque le destinataire appartient à une administration, et la seconde dans tous
les cas.

SECTION 1. PRÉSENTATION DE LA LETTRE COMMERCIALE

1.1)- Définition de la lettre commerciale
Comme déjà souligné en introduction, une lettre commerciale est une forme de
communication écrite entre deux entreprises1. Elle est élaborée avec beaucoup de soin
afin de fructifier les échanges commerciaux, renforcer le partenariat entre les entités

1 Les lettres commerciales sont monnaie courante. Généralement, les entreprises (sociétés) les envoient à
d'autres entreprises. Cependant, elles peuvent également être livrées à des clients, à des distributeurs ou
à des fournisseurs.

1
économiques et commerciales et surtout afin de véhiculer une image très professionnelle
d’elles mêmes.
La lettre commerciale est une communication qui a plusieurs objectifs à savoir:
informer, séduire et influencer2. Elle peut être utilisée dans différentes situations
professionnelles telles que :
 Passer une commande (bon de commande) ou la confirmer ;
 Transmettre des informations (sur un nouveau produit, projet, etc.) ;
 Demander des renseignements ;
 Transmettre des devis, des tarifs, des factures… ;
 Faire une réclamation, procéder à une résiliation ou formuler une requête ;
 Relancer son interlocuteur (facture impayée par exemple) 3.

Une lettre commerciale peut ainsi prendre plusieurs formes comme :

 les bons de commande,
 les offres,
 les confirmations de commande,
 les devis ou tarifs,
 les accusés de réception,
 les factures,
 les justificatifs,
 et les lettres publicitaires adressées à des destinataires spécifiques.

La rédaction d’une lettre commerciale peut avoir plusieurs utilités, on peut en citer trois
(03) profitables aux deux parties (entreprises):

 utilité commerciale: Renforcer les relations entre partenaires commerciaux par le

biais d’une communication constante et courtoise qui favorise considérablement
l’image de l’expéditeur. Que ce soit destiné à un client ou à un collaborateur,
l’envoi d’une lettre commerciale démontre un certain professionnalisme et

2La lettre commerciale est en général émise par un service qui est chargé de la relation clientèle. Elle est
en général de deux ordres :
 Des mailings : c'est-à-dire, des lettres spontanées particulièrement ciblées. Ils sont souvent conçus
et rédigés par le service marketing.
 Des lettres de réponse à une demande : Il peut s’agir par exemple de lettres de renseignements.

3 De manière générale, la lettre commerciale est généralement utilisée pour transmettre des informations,
donner des instructions, poser des questions, faire des demandes, retourner des paiements, émettre des
commandes, donner des conseils, apporter des corrections ou poser de nouvelles questions. L'objectif
principal de toute lettre commerciale formelle est de fournir des informations relatives aux opérations de
l'entreprise.

2
 sérieux, qui assure sur le long terme, une bonne réputation commerciale pour
l’entreprise.
 utilité juridique : La lettre commerciale, de par sa forme écrite peut également
servir de preuve, utile en cas de litige ou de différend commercial. C’est pour
cette raison qu’il est toujours essentiel d’utiliser des termes explicites et prudents
lors de la rédaction d’une lettre commerciale.
 Utilité organisationnelle : La lettre commerciale permet une bonne gestion de sa
relation clientèle, fournisseur et/ou collaborateur ; assurer une communication
écrite, permet un bon suivi de la situation commerciale de chaque partenaire.

1.2)- Caractéristiques essentielles de la lettre administrative

Parmi les différents formats de communication, la lettre commerciale ne se
distingue pas uniquement son importance mais aussi par sa pertinence. Les trois
caractéristiques principales d'une lettre commerciale qui font d’elle un outil de
communication pertinent et ultra efficace entre les entreprises sont les suivantes: la
communication cruciale, l'importance juridique, et la simplicité et la clarté.

1.2.1)- Communication cruciale

La lettre commerciale est un outil de communication formel qui sert à établir et à
maintenir des relations d'affaires. Elle permet de confirmer les discussions verbales, ce
qui évite les malentendus et assure que toutes les parties sont sur la même longueur
d'onde. De plus, elle facilite les échanges en fournissant un enregistrement écrit des
transactions, des accords ou des discussions. C'est un moyen efficace de maintenir une
trace écrite des communications, ce qui peut être particulièrement utile pour les
entreprises qui ont de nombreux clients ou partenaires.

1.2. 2)-Importance Juridique

La lettre commerciale a une valeur juridique car elle peut servir de preuve en cas
de litige. Par exemple, si une entreprise promet de livrer des marchandises à une
certaine date dans une lettre commerciale, cette lettre peut être utilisée comme preuve
de cet accord. Par conséquent, il est crucial de faire preuve de prudence lors de la
rédaction d'une lettre commerciale, car toute déclaration faite peut avoir des
conséquences juridiques. Il est donc recommandé de consulter un conseiller juridique
avant de rédiger une lettre commerciale sur des sujets sensibles.

1.2.3)-Simplicité et clarté :
Une lettre commerciale doit être simple et claire. Elle doit aller droit au but et
éviter tout détail superflu qui pourrait prêter à confusion. Une lettre commerciale bien

3
rédigée doit être facile à comprendre, même pour quelqu'un qui n'est pas familier avec
le sujet. Cela signifie que le langage doit être simple, les phrases doivent être courtes et
claires, et les idées doivent être présentées de manière logique et organisée.

SECTION 2. CONTENU ET STRUCTURE DE LA LETTRE COMMERCIALE

Une lettre commerciale est un outil de communication essentiel dans le monde
des affaires. Elle sert à établir et à maintenir des relations d'affaires, et possède une
valeur juridique.

2.1. Aspect matériel de la lettre commerciale

Dans le monde des affaires, l'apparence matérielle d'une lettre commerciale joue
un rôle crucial dans la transmission d'une image professionnelle et organisée. Voici
quelques considérations essentielles pour la présentation matérielle :

2.1. 1)- Format standardisé

Les lettres commerciales sont généralement rédigées sur du papier de format
normalisé, respectant les dimensions de 210 x 297 mm, conforme à la norme française.
Bien que le choix du format de papier ne soit pas impératif, il est vivement
recommandé. Uniformiser le format facilite le classement et donne une impression de
cohérence dans la correspondance4.

2.1. 2)- Les Marges

Les lettres commerciales sont normalement écrites en format portrait. Il est
recommandé dans ce cas les marges de page suivantes :
 Marge supérieure : 45 mm
 Marge inférieure : au moins 25 mm
 Marge gauche : 25 mm
 Marge droite : 20 mm

2.1. 3)- La Police (type et taille)

Le choix de la police de caractères a un effet considérable sur la typographie et
l’aspect général de votre lettre. Il est donc préférable d’utiliser des polices standard telles
que Times New Roman, Ariel ou Helvetica. En principe, toutes les polices faciles à lire
avec des proportions équilibrées sont adaptées aux lettres commerciales.

4Les partenaires commerciaux tout comme les clients privés vont se faire une idée du professionnalisme
de l’entreprise en recevant sa lettre. Il est important que cette dernière fasse une bonne première
impression et soit adaptée à leurs besoins. Les destinataires considèrent souvent qu’un format non
conventionnel n’est pas sérieux, ce qui peut créer de l’incertitude et de la méfiance.

4
Une police de 12 points est généralement standard. Pour les documents comportant des
corps de texte volumineux, la taille de la police peut être réduite à 11 points si
nécessaire.

2.1.3)- Enveloppes Appropriées :

L'enveloppe destinée à contenir la lettre doit être sélectionnée en fonction du pliage de
la lettre :
 Si la lettre est pliée en trois (3), l'enveloppe idéale mesure 220 x 110 mm.
 Si la lettre est pliée en quatre (4), une enveloppe de 162 x 114 mm est la plus
adaptée.

La présentation matérielle soignée d'une lettre commerciale renforce la crédibilité

de l'expéditeur et facilite le traitement efficace de la correspondance dans le monde
professionnel.

2.2. Les éléments clés de la lettre commerciale (ce qui doit figurer)
Etant donné que les lettres commerciales sont utilisées pour favoriser le contact et
la communication, elles doivent contenir toutes les informations les plus élémentaires
sur l’entreprise. Pour être efficaces, celles-ci doivent être bien structurées et contenir les
éléments clés suivants :

 Lieu et date : Chaque lettre commerciale doit commencer par le lieu et la date
d'écriture. Cela donne un contexte temporel à la lettre et peut être important pour
des raisons juridiques.
 Coordonnées de l'entreprise : Les coordonnées complètes de l'entreprise, y
compris l'adresse postale et l'adresse e-mail, doivent être incluses. Cela permet au
destinataire de répondre facilement à la lettre.
 Nom complet de l'entreprise : Le nom complet de l'entreprise doit être
clairement indiqué. Cela donne une identité officielle à la lettre et aide à établir la
crédibilité de l'entreprise.
 Forme juridique de l'entreprise : La forme juridique de l'entreprise doit être
mentionnée. Cela donne au destinataire une idée de la structure de l'entreprise.
 Montant du capital de l'entreprise : Le montant du capital de l'entreprise doit
être indiqué. Cela donne une idée de la taille et de la santé financière de
l'entreprise.
 Objet Concis : Enfin, chaque lettre commerciale doit avoir un objet concis. Cela
donne au destinataire une idée claire du but de la lettre.

5
2.3. La structure d'une lettre commerciale
2.3.1)- L'en-tête
La partie supérieure du document, appelée l'en-tête, revêt une importance
capitale dans une lettre commerciale. Elle se présente comme le véritable point de
départ visuel pour le destinataire. En effet, cet espace stratégique, souvent orné de logos
et de slogans d'entreprise, regroupe des informations essentielles sur l'expéditeur et le
destinataire, ainsi que des détails logistiques tels que le lieu et la date de rédaction.
Le contenu spécifique de l'en-tête peut inclure des éléments tels que : le logo
distinctif de l'entreprise, le nom et l'adresse complète, les coordonnées téléphoniques et
fax, l'adresse e-mail, la forme juridique, le capital de l'entreprise, et le numéro
d'immatriculation au registre de commerce. Cette section, véritable carte d'identité de la
correspondance, offre une première impression professionnelle et soigneusement
présentée.

2.3. 2)- L'Adresse du destinataire et les informations sur l'expéditeur

Dans l'en-tête, l'adresse du destinataire occupe une place cruciale. Elle se fond
harmonieusement dans cet espace dédié, contribuant à une présentation ordonnée de la
lettre commerciale.
Du côté gauche de l'en-tête, les informations personnelles de l'expéditeur
prennent leur position, légèrement en amont par rapport aux données concernant le
destinataire. Ces informations personnelles englobent des éléments tels que : le prénom
et le nom, le numéro de téléphone (avec l'indicatif du pays), le fax et l'adresse e-mail.
Cette disposition réfléchie vise à équilibrer l'ensemble visuel de l'en-tête, garantissant
une clarté optimale et une présentation professionnelle.

2.3. 3)- Lieu et Date

La date, élément fondamental de toute lettre commerciale, trône en haut à droite
de manière distincte. Il est essentiel de souligner que l'omission de la date peut entacher
la légalité de la lettre, la privant de sa nature officielle. Dans un souci de transparence et
de conformité, le lieu d'où l'on écrit se joint à la date, renforçant ainsi la crédibilité et la
validité juridique de la correspondance.

2.3. 4)- Objet du message

L’objet doit se référer directement au sujet de votre lettre et doit donner
l’opportunité à votre destinataire de comprendre pourquoi vous lui écrivez. Ceci est
plus simple à dire qu’à faire, car l’objet doit rester court (maximum sur 2 lignes). Il peut
inclure un numéro de transaction ou la référence d’une offre si besoin.

6
On le trouve généralement une ou deux ligne sous la date, à 2.5 cm de la marge de
gauche environ. Vous pouvez le mettre en gras pour le différencier du reste du contenu
de la lettre.

2.3. 5)- L'accroche

En dessous de l'objet, la lettre commerciale doit faire apparaître une formule de
politesse. Nul besoin d'être original ici : cet élément est assez rigide, tant sur la forme
que sur le fond.
Si le nom du destinataire est connu, l'entreprise peut utiliser la formulation
« Madame X », ou « Monsieur Y », suivie d'une virgule. Si le nom de l'interlocuteur n'est
pas connu par l'entreprise, elle peut alors utiliser la formulation « Madame, Monsieur, ».

2.3. 6)- Corps du texte et formules de politesse

La répartition stratégique du corps du texte et des formules de politesse est une
étape cruciale dans la rédaction d'une lettre commerciale. Pour optimiser la lisibilité, il
est recommandé de les positionner avec soin, à une distance de 2,5 cm de la marge
gauche de la page.
La première formule de politesse doit être intégrée au moins une ligne après
l'énoncé de l'objet. Cette mise en page a pour objectif de procurer une respiration
visuelle, contribuant ainsi à une structuration claire et ordonnée de votre
correspondance. Une ligne supplémentaire sera judicieusement ajoutée après cette
formule, assurant une présentation professionnelle et équilibrée de votre message.

2.3. 7)- La formule de politesse

La fin d'une lettre commerciale doit toujours comporter une nouvelle formule de
politesse. Elle peut être très formelle ou plus cordiale en fonction du niveau de
familiarité entre l'entreprise et son destinataire. Plusieurs formules peuvent ainsi être
employées comme :
 Sincères salutations.
 Salutations distinguées.
 Bien à vous.
 Cordialement.

2.3. 8)- Signature :

L'absence de signature dans une lettre commerciale constitue une lacune légale et
peut potentiellement entraîner le rejet de la correspondance¹. Afin de conférer à la lettre
sa pleine valeur juridique et de garantir son authenticité, la signature du rédacteur

7
occupe toujours un espace généreux, soulignant ainsi son engagement et sa
responsabilité dans le contenu du document.

2.3. 9)- Post-scriptum, Annexes, et Pièces Jointes :

Le post-scriptum, souvent abrégé en P.-S, trouve toujours sa place en bas de page,
juste sous la signature. Il offre une opportunité supplémentaire au rédacteur pour
ajouter des informations de dernière minute ou des éléments qu'il aurait omis dans le
corps principal de la lettre.
Quant aux annexes et pièces jointes, leur mention est cruciale pour informer le
destinataire qu'il trouvera des documents additionnels accompagnant la lettre. Cette
indication est systématiquement placée en bas de la première page, précédée des
initiales P.J. Elle assure une clarté quant à la présence de documents supplémentaires et
facilite ainsi la gestion et la compréhension du contenu global.

2.3.10)- Pied de page

Vous devrez, dans le pied de page de votre lettre commerciale, insérer l’ensemble
des informations complémentaires de votre entreprise auxquels vous êtes tenu
juridiquement, à savoir :
On peut donc ajouter des informations relatives aux points de contact de son
entreprise, ses valeurs juridiques ou encore ses coordonnées bancaires. Ainsi, il est
préférable de lister ces éléments en blocs. Cela favorise la visibilité et l’aspect visuel
général de la lettre commerciale.

SECTION 03)- Ecrire une lettre commerciale (les choses à faire et a ne pas faire)
De la même manière que pour toute lettre administrative, la rédaction d'une lettre
commerciale nécessite une attention particulière à certains points, dont la négligence
pourrait nuire à la crédibilité de l'entreprise.

3-1)- Les choses à faire

3-1-1)- Etre court et concis
Dans les lettres commerciales, que ce soit par la poste ou par courriel, on devrait
aller droit au but. Comme l’entreprise ne sera pas, en général, la seule à contacter le
destinataire. Il est donc toujours recommandé de formuler sa lettre de manière concise et
de manière convaincante. Il ne faut pas dépassez la page A4 que si cela ne se justifie
réellement. Si nécessaire, il est très judicieux d’intégrer les tableaux, les illustrations ou
les détails d’une facture en annexe.

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3.1.2)- Formule de politesse
Autant que possible, il faut s’adressez personnellement au(x) destinataire(s) de la
lettre commerciale. Si nécessaire, il faut rechercher le nom de la personne-ressource
responsable et s’assurer que l’orthographe de son nom est correcte de la première à la
dernière lettre.

3.1.3)- Postscriptum
Le postscriptum, PS en abrégé, servait à l’origine de supplément dans les lettres
manuscrites, en cas d’oubli. Maintenant que tout se fait sur ordinateur, il est souvent
utilisé pour mettre en évidence une information importante mais qui n’a pas trait
directement au sujet de la lettre. Le « PS » permet en effet d’attirer l’œil. On peut
l’utiliser par exemple pour attirer l’attention sur les offres actuelles ou sur son site Web.

3.2)- Les choses à ne pas faire

3.2 .1)- Phrases ou formulations vieillies
Il faut formuler la lettre de manière naturelle et adaptée à la cible. Éviter les blocs
de texte stéréotypés5, les phrases et les idiomes désuets (démodés). Il est préférable de
rédiger ses lettres dans un langage clair, sans ornements inutiles.

A ne pas oublier : les lettres commerciales participent à la construction de l’image de

l’entreprise. Si elle ennuie les clients ou partenaires commerciaux avec des phrases
banales et un français bureaucratique rigide, elle peut passer à côté de certaines
opportunités. Par contre, avec les lettres commerciales adaptées individuellement, elle
manifeste un intérêt pour le destinataire, ce qui peut avoir un impact positif sur le court
ou long terme.

3.2.2)- Fautes d’orthographe

Les lettres qui comportent des fautes donnent l’impression d’un manque de
sérieux et de professionnalisme. Il est important de faire attention à l’orthographe, à la
ponctuation et aussi à la forme générale de la lettre. Par conséquent, il faut relire
attentivement les lettres commerciales et les corriger, ou faire simplement appel à un
relecteur.

3.2.3)- Formulations négatives

Il faut éviter les négations ou les mots à connotations négatives. Même les
mauvaises nouvelles peuvent généralement se traduire par des mots positifs. On peut

5 Banalité, idée toute faite et sans originalité.

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par exemple proposer des options plutôt que de lister toutes les impossibilités. Si on
compare par exemple la formulation « Je ne peux malheureusement pas vous répondre ! » à
« Je vous informerai dès que possible », quelle phrase préférerait-on entendre ? Il faut donc
toujours remplacer les formulations qui semblent péjoratives ou orientées problèmes par
une alternative plus amicale et orientée vers une solution, sans pour autant promettre
des choses fausses.

3.2.4)- Constructions passives

Alors que les phrases passives éliminent toute motivation en dissimulant le sujet,
les formulations actives mettent l’accent sur l’action et apparaissent donc plus
puissantes et dynamiques. Si on compare : « Votre demande sera traitée le plus rapidement
possible » et « Mon collègue M. Dupont traitera votre demande le plus rapidement possible », on
remarquerait que la deuxième phrase permet de véhiculer une impression de proximité,
car ici on sait qu’on peut compter sur M. Dupont.

3.2.5)- Phrases emboîtées

Une structure de phrase compliquée entrave la compréhension et donc la
communication. Il faut couper les formulations sans fins par des énoncés simples et
clairement compréhensibles.

SECTION 04)- LES DÉBUTS ET FIN DES LETTRES COMMERCIALES

4-1)- Les débuts des lettres commerciales
La phase initiale d'une lettre commerciale représente une opportunité cruciale
pour établir une connexion efficace avec son correspondant. Le rédacteur peut se
trouver dans l'une des situations suivantes, dictant ainsi le ton de l'amorce de la lettre :
 Réponse à une correspondance antérieure,
 Première correspondance ou nouvelle affaire,
 Suite à une lettre sans réponse ou modification de termes.

4.1.1)- Réponse à une correspondance antérieure

Lorsqu’on répond à une lettre antérieure, la reconnaissance de la
correspondance précédente est essentielle. Il faut exprimer sa gratitude pour la
communication antérieure et faire référence à des éléments spécifiques soulevés dans la
lettre précédente. Cela renforce la continuité du dialogue et montre son engagement
envers une communication constructive.

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a)- Pratique Courante
L'accusé de réception : Il est de rigueur de confirmer la réception d'une lettre à
laquelle on répond. Cela consiste à rappeler la date et, si possible, brièvement
l'objet de la lettre reçue. Par exemple : « Nous avons bien pris note de votre courrier
daté du 10 courant concernant le règlement de votre facture du 15 Novembre dernier. »

L'importance de l'accusé de réception en affaires : Deux raisons justifient la

nécessité de cet accusé en correspondance d'affaires : Il aide le destinataire à
localiser rapidement l'affaire dont il sera question, et il établit un lien formel entre
les lettres échangées, car une lettre peut constituer, en cas de litige, un moyen de
preuve.

b)-D'autres débuts, mettant l'accent sur un sentiment ou une attitude, peuvent être
préférés :
 « Nous sommes ravis d'apprendre, grâce à votre lettre du …… »
 « Votre ordre, tel que mentionné dans votre lettre du 10 courant, a été reçu avec
gratitude. »
 « Les termes énoncés dans votre lettre du …… ont suscité notre intérêt. »

La légèreté du texte d'introduction peut être renforcée lorsque la date et l'objet de

la lettre reçue sont indiqués dans l'en-tête. Par exemple : « Dès réception de votre lettre
mentionnée en référence, des mesures appropriées ont été prises... »

c)-Débuts courants pour différentes circonstances commerciales

Pour exprimer la gratitude suite à un service rendu :
 « Nous vous exprimons notre reconnaissance pour... » ;
 « Je tiens à vous remercier chaleureusement de... » ;
 « Votre collaboration, telle qu'indiquée dans votre lettre du ……, est grandement
appréciée. »

Réponse à une demande de service impossible à satisfaire :

 « Conformément à votre requête datée du 10 courant, il nous est malheureusement
impossible de répondre favorablement. » ;
 « Nous comprenons parfaitement votre demande de remise de 20%, cependant, à
notre grand regret, nous ne pouvons y accéder. »

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d)- Explorer la possibilité de donner suite à une proposition ou à une demande : Oui,
mais pas immédiatement. Dans ce cas, il faut éviter de commencer par des phrases
comme : « Malgré mon vif désir de vous être agréable, il ne nous est pas possible de... ». Il serait
préférable d’opter pour une approche qui prépare le terrain pour le refus : «nous avons
attentivement pris connaissance de votre lettre datée du 10 courant. Bien que nous souhaiterions
répondre favorablement, nos installations ne seront opérationnelles qu'au début du mois
prochain. »

Remarque Importante : Éviter certaines fautes courantes

1. Évitez le style "télégraphique" :

 « Reçu votre lettre du 10 : D'accord avec vous. »
 « Votre lettre du 10 : Pouvons vous fournir... »

2. Évitez les incorrections et les impropriétés :

 « En main votre honoré (ou votre estimé) du….. ». Ces termes « honoré » et « estimé
» sont habituellement réservés aux personnes.
 « Je suis en possession de votre lettre… »

3. Évitez les tournures puériles :

 « Je viens par la présente… ».

4.1.2. Première correspondance ou nouvelle affaire

Lors de la rédaction de la première lettre à un destinataire ou dans le cadre d'une
nouvelle affaire, l'introduction doit être captivante. Il faut Établir le contexte de manière
concise et susciter l'intérêt dès les premières lignes. Il faut faire savoir au destinataire
pourquoi cette correspondance est importante et quels avantages elle pourrait apporter
à toutes les parties concernées. En voici quelques exemples :

a- Commande anticipée :"Nous anticipons avec enthousiasme notre prochaine collaboration et

souhaitons passer une commande pour [produit/service]. Pourriez-vous s'il vous plaît nous
fournir des détails sur la procédure et les délais de livraison?"

b- Demande d'informations cruciales : "Au vu de votre expertise renommée dans [domaine

d'activité], nous sollicitons des informations détaillées sur vos tarifs et conditions pour la
fourniture éventuelle de [produit/service]. Votre réponse rapide serait grandement appréciée."

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c- Service de renseignements : "Nous avons entendu parler de votre excellente réputation en
matière de [service]. Nous avons actuellement besoin de [renseignements spécifiques] et nous
vous serions reconnaissants de bien vouloir nous assister dans cette démarche."

d- Envoi de valeur ou règlement : "En reconnaissance de notre partenariat continu, nous

vous adressons [valeur/envoi] sous pli recommandé. Nous vous prions de bien vouloir accepter
cette expression de notre engagement envers une relation mutuellement bénéfique."

e- Corrélation stratégique : Lorsque plusieurs lettres sont envoyées le même jour sur le
même sujet, il est judicieux d'établir une corrélation entre elles pour éclairer le
destinataire :
 "Nous vous référons à notre première lettre de ce jour, exprimant notre intérêt pour
[sujet]."
 "La présente lettre vient compléter notre correspondance précédente et confirme notre
engagement envers [sujet]."
 "À titre de clarification, cette lettre annule et remplace les termes de notre communication
initiale de ce jour."

4.1.3)- Suite à une lettre sans réponse ou modification de termes

Il arrive parfois qu'une correspondance reste sans réponse, et il est essentiel de ne
pas présumer de la négligence ou de la mauvaise volonté de la part du destinataire.
Lorsqu'on décide de rédiger une nouvelle lettre pour rappeler le contenu de la première,
il est judicieux de réitérer les termes clés afin de contextualiser la communication. Une
approche efficace consiste à inclure une copie de la lettre précédente pour renforcer la
compréhension et rappeler explicitement les points antérieurs.
voici un exemple de rappel dans la nouvelle rédaction : "Nous revenons vers vous
en référence à notre précédente correspondance datée du [date], dans laquelle nous sollicitions
votre avis sur [sujet]. Nous vous prions de bien vouloir trouver ci-joint une copie de ladite lettre
pour faciliter notre échange actuel."

4.2)- Conclusion et attentes claires dans les lettres commerciales

À la conclusion de la lettre, il est impératif de clarifier les attentes et le but de la
communication. Dans une phrase sans ambiguïté, il faut exprimer clairement ce qu’on
attend du destinataire, que ce soit une décision, une confirmation, ou toute autre action
spécifique. Cette approche garantit que le destinataire comprend parfaitement
l'intention derrière la correspondance.

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 Voici exemple de conclusion claire : "Nous espérons vivement recevoir votre accord
formel sur la proposition mentionnée ci-dessus. Votre réponse favorable d'ici [date] serait
grandement appréciée et nous permettrait de progresser conformément à nos objectifs communs."

Formule de clôture adaptée au contexte : La formule de politesse est une composante

cruciale de la lettre, et son choix dépend du destinataire. Il faut opter pour une formule
qui reflète le ton de la relation et qui reste en adéquation avec le contexte professionnel.

 Exemple de formule adaptée à un fournisseur : "Nous vous prions d'agréer,

Monsieur, l'expression de notre considération distinguée et restons à votre disposition
pour toute clarification supplémentaire."

 Exemple de formule adaptée à un client : "Veuillez croire, cher client, en l'assurance

de notre dévouement continu à votre satisfaction et à la réussite de nos collaborations
futures."

Exemple de formule plus concise : "Cordialement et avec nos remerciements anticipés pour
votre attention à cette affaire." Cette approche moderne offre une alternative aux formules
traditionnelles tout en maintenant un niveau approprié de respect et de
professionnalisme.

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