Secteur : Gestion Commerce

Manuel de cours

Module : M204 - ORGANISATION ET

PLANIFICATION DES ACTIVITES

2ème Année
Filière : Gestion des Entreprises

Option : Office Manager

INTRODUCTION
Améliorer la qualité de la communication est une priorité pour les entreprises et les occasions sont de
plus en plus nombreuses. Elles peuvent prendre des formes très différentes : réunion de service, de
direction, petit déjeuner ou déjeuner de travail, formation, séminaire, congrès, salon, réception, dîner au
restaurant, etc…
Le succès d’une réunion dépend évidemment de la qualité des intervenants et des animateurs, mais
également de la bonne préparation qui doit pouvoir permettre de faire face aux imprévus et aux
éventuels contretemps.
Quel que soit le type de réunion que vous devez organiser ou animer, il faut s’attaquer aux impératifs
suivants :
 Trouver la salle de réunion ;
 Convoquer les participants ;
 Assurer un suivi matériel et pratique.
L’organisation d’une réunion est plus ou moins délicate et regroupe un certain nombre d’aspects selon
l’envergure de la réunion et le nombre des participants. On n’organise pas de la même façon une
réception de 100 personnes et une réunion périodique de service.

La préparation du travail en équipe

En matière d’efficacité organisationnelle, le travail d’équipe est un atout de taille. Si nous nous accordons tous sur
son importance, nous ne sommes pas tous conscients de ses répercussions au sein de notre environnement de
travail.
Le travail en équipe, couramment utilisé en entreprise, est fructueux :
 Pour l'équipe elle-même, dont il augmente le dynamisme et accroît le potentiel en idées ;
Pour chaque individu qui y participe, dans la mesure où il y apprend à écouter les autres, et à acquérir
l'esprit d'équipe, et où il enrichit ses propres connaissances.
Pourtant, la qualité du travail en équipe reste médiocre si celui-ci ne fait pas l'objet d'une réparation rigoureuse.
Pour réussir cette préparation, il faut passer par les étapes suivantes.
I. DEFINIR LE BUT DU TRAVAIL EN EQUIPE
Comme ce travail en équipe est plus difficile à gérer qu'un travail individuel, il faut tout d'abord se demander s'il est
vraiment utile et quel est l'objectif à atteindre. Se poser ces questions permet aussi de motiver les participants.

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II. CONSTITUER ET MOTIVER L'EQUIPE

1. Constituer l'équipe
Pour bien fonctionner, une équipe ne doit pas être trop nombreuse. En groupe, un optimum d'échanges est atteint
pour un nombre de participants compris entre cinq et douze.
L'équipe peut être composée :
Soit de façon imposée (par les circonstances, ou les institutions, ou encore l'autorité) ;
Soit de façon spontanée (c'est-à-dire de façon libre en fonction des affinités).
Si l'ambiance de travail est souvent meilleure dans une équipe « spontanée », les résultats sont parfois décevants,
en raison d'une dispersion dans le travail.

2. Motiver l'équipe
La rémunération n'est pas le seul facteur de motivation dans une équipe. Chaque participant aime savoir où il va,
voir ses capacités reconnues, se voir confier des responsabilités, travailler en bonne harmonie avec son entourage
professionnel.
Quand les membres de l'équipe ne se connaissent pas, il est donc nécessaire de prévoir un temps de présentation
et d'échange pour « briser la glace ».

3. Les avantages du travail en équipe :

 aide à communiquer efficacement
 rend les sessions de brainstorming plus constructives
 encourage la poursuite d’un objectif commun
 développe votre aptitude à résoudre des problèmes
 instaure la confiance
 renforce la culture d’entreprise
 vous rend plus efficace
 accroît l’implication des employés
 constitue un facteur de motivation pour les équipes performantes
 développe les forces individuelles de chacun
 renforce votre capacité à prendre des décisions

III. ORGANISER LES CONDITIONS DE TRAVAIL

Les conditions matérielles jouent également un rôle important dans la réussite du travail en équipe.
1. L'espace et les conditions matérielles
Le local : confortable, bien éclairé et bien isolé du bruit. Sa taille dépendra du nombre de participants, mais au-
delà de trente, il faut plusieurs petites salles.
La disposition des participants est également à étudier. Elle doit permettre à chacun d'eux de voir et d'entendre
tous les autres. Elle est différente selon qu'il y a ou non un animateur.
 Le matériel : les participants doivent pouvoir disposer de tout le matériel nécessaire, et en particulier d'un
tableau.
2. Le temps
Le travail en équipe nécessite :

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Des phases de travail individuel ;
Des phases de travail en commun, destinées à faire régulièrement le point des travaux en cours et à échanger
des avis.
Il faut donc recenser les disponibilités de chacun pour fixer les rendez-vous de l'équipe à des moments où
l'attention est la meilleure : les heures tardives sont par exemple à éviter.
Il est conseillé à chaque participant de mettre à jour son agenda, il sera bon d'établir un planning visualisant les
différentes échéances prévues et atteintes, en précisant les noms des responsables de chaque tâche.

IV. ORGANISER L'ACTION

Quand toutes les tâches à exécuter ont été recensées, il faut les effectuer.
Deux solutions s'offrent alors :
Effectuer tous ensemble les différentes tâches (communauté d'action) ;
Répartir les tâches entre chacun des membres de l'équipe et organiser régulièrement des réunions d'échange et
de contrôle des résultats (division des tâches).
La seconde solution est souvent plus efficace : elle permet de gagner du temps et d'utiliser au mieux les
compétences. Il est toutefois indispensable que les réunions de concentration se fassent de façon très régulière.
En outre, un groupe fonctionne mieux si l'un de ses membres est désigné comme animateur ou organisateur. Lors
des réunions, il est bon qu'un secrétaire de séance prenne note.

https://youtu.be/uMEnYft-jIk (gestes clés du travail en équipe)

https://youtu.be/OF7g7udQlSo (travail en équipe)
https://youtu.be/TGKC7AqXzls (comment bien diriger une équipe )

Démarche d’organisation d’une activité

L’organisation d’une activité nécessite une répartition méticuleuse qui doit être suivie et contrôlée. Après
la définition de l’activité, il faut par la suite la décomposer en tâches. Ces tâches seront planifiées et
réparties entre les différents opérateurs.

1- Décomposition de l’activité en tâches

Après avoir défini une activité, il faut la décomposer en tâches. Cette liste de tâches doit être établie avec
précision en déterminant pour chaque tâche la durée de réalisation. Cette liste doit être écrite (check-
list).

2- Planification et ordonnancement des tâches

Après la division de l’activité en tâches, il faut ordonnancer ces tâches dans le temps en utilisant les
techniques de planification (par exemple le planning).
La planification des tâches doit prendre en compte les contraintes suivantes :
 Les délais imposés ;
 Les contraintes techniques (matériel, machines, outils de travail, etc.) ;
 Les contraintes humaines (effectif des employés, qualification, etc.)

3- Répartition des tâches au sein d’un groupe

Il s’agit de la répartition des tâches sur les membres de l’équipe chargée de l’activité. Une bonne
répartition de ces tâches induit l’implication des salariés et la réalisation de l’activité d’une manière
rapide et facile.
La définition du travail de chacun doit se faire d’une manière claire et précise pour éviter de le remettre
en cause par la suite. Pour cela, on peut utiliser des fiches de travail qui indiquent :
 Le travail à faire ;
 Le temps de réalisation ;
 La place de ce travail dans l’activité afin de délimiter les responsabilités ;
 L’interdépendance des tâches.
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4- La recherche des informations et choix des moyens
La recherche de l’information peut se faire de deux manières :
 La recherche documentaire : exploiter les informations disponibles ;
 La recherche d’informations concrètes (interview, sondage) : cette méthode est utilisée pour
connaitre les besoins et les intérêts de ceux à qui le projet est destiné.
Les informations à rechercher portent sur les éléments suivants :
 La façon de faire l’activité ;
 Les moyens à mettre en œuvre : pour définir les moyens, il faut établir la liste des toutes les
ressources dont on a besoins (ressources humaines, moyens techniques, etc.).

5- Suivi et contrôle des résultats

a- Suivi de la réalisation
Le moyen le plus simple pour suivre la réalisation de chaque tâche est de la pointer sur la liste des tâches
et les fiches de travail.
Pour faire respecter les délais fixés à priori, il est judicieux de prévoir un planning prévision-réalisation.
C’est le moyen pour suivre si les réalisations sont conformes aux prévisions et faire alors les corrections
nécessaires.

b- Contrôle et évaluation
Après la réalisation de chaque activité, son contrôle devient une nécessité. Ce contrôle porte sur :
 La comparaison entre le projet initial et le projet réalisé ;
 Le respect des contraintes ou des critères de qualité fixés au départ.

c- Pendre connaissance des directives

L’employeur peut établir des directives et donner des instructions à ses employés en ce qui concerne
l’exécution de leur travail et leur comportement dans l’entreprise. Le collaborateur doit suivre ces
directives, selon les règles de la bonne foi.
L’employeur peut et doit donner des directives à ses employés lorsqu’il s’agit notamment de
protéger leur santé et leur sécurité ou de sauvegarder l’image de l’entreprise. Lorsque ces instructions
entrent en conflit avec la personnalité ou la sphère privée de l’employé, la situation est délicate.

https://youtu.be/jvlMfWMzMgE (organisation d’une activité commerciale)

https://youtu.be/BLBdOCAEQlw (comment réussir votre réunion d’équipe)

Les rôles des différents acteurs concernés

Les hommes sont au cœur des organisations et remplissent chacun des rôles divers et variés. Leurs
objectifs sont à la fois complémentaires et antagonistes. Cela implique la mise en place de moyens de
coopération et de coordination.

L’office manager :
Office Manager est une profession qui a pour cœur de métier d’aider le dirigeant dont on est le bras droit
à concevoir, mettre en œuvre et évaluer les processus de travail au sein de l’entreprise afin d'améliorer
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son efficacité et sa productivité. C’est un métier qui est une évolution moderne de l'assistant de direction.
L’Office Manager a les tâches que décide de lui confier son supérieur hiérarchique ! Ajoutons-y donc
souvent :
– La Communication interne et externe,
– Le reporting,
– La gestion des services généraux,
– Le suivi des budgets,
– La gestion de la trésorerie,
– L’organisation et la gestion des réunions,
– La mise en place du team building et des séminaires,
– L’accueil des nouveaux salariés, etc.

Le management :
Le management est une composante de la stratégie d’entreprise qui s’associe à la gestion du personnel.
Son but est donc de planifier, organiser, diriger et contrôles les ressources d’une entreprise afin qu’elle
respecte la réalisation de ses objectifs fixés.
Il est important de prendre en compte que la nuance entre le management et la gestion. En effet, le
management intègre les compétences et actions liées à l’organisation du travail de groupe, ainsi qu’aux
relations humaines dans une vision qualitative.
De son côté, la gestion se base plus sur le fait de mener à bien les affaires générales avec une vision
quantitative (gestion de la comptabilité, financière, etc.).
Pour résumer simplement, le management est en quelque sorte la méthode pour diriger et conduire des
ressources humaines en en tirant le meilleur possible.

Pour faire simple, les tâches liées au management sont :

 L’élaboration et le suivi de la mise en application de la stratégie de développement;
 L’organisation et la répartition des tâches entre les différentes équipes ;
 La planification du travail en fonction des délais à respecter ;
 La gestion de la communication et de la coordination entre les différents employés ;
 La motivation des équipes de travail, et la gestion d’éventuels conflits afin de garantir une bonne
ambiance de travail

Les collaborateurs :
Ils sont les garants sur lesquels vous pouvez compter et ils assurent le développement positif de
l'entreprise. Ils adoptent une attitude fondamentalement positive, ils sont motivés et développent des
idées et des stratégies créatives pour faire progresser l'entreprise.

Les facilitateurs :
Le facilitateur en entreprise est une personne qui œuvre pour aider un groupe à faire émerger par lui-
même les réponses à ses propres questions et l’accompagner ainsi dans l’atteinte de ses objectifs.
Le facilitateur ne possède pas nécessairement les connaissances métier. Il ne propose pas une solution
opérationnelle, mais les moyens pour y parvenir : son apport est purement méthodologique et
psychologique.
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 PREPARATION D’UNE REUNION
Pour qu’une réunion soit réussie, il faut impérativement suivre certaines règles et organiser la
préparation en suivant certaines étapes.
Avant de vous lancer dans la tâche qui vous est confiée, il faut absolument prévoir une réunion avec le
responsable de l’opération de façon à pouvoir déterminer le type de réunion ainsi que le budget prévu.
Il faut également être en mesure, à la fin de cette entrevue, ou après lecture et interprétation correcte
des directives reçues, de pouvoir répondre à certaines questions :
 De quoi s’agit-il ? (Avis de convocation)
 Qui est concerné par cette convocation ?
 Quand la rencontre aura-t-elle lieu ?
 Où se déroule-t-elle ?
 Pourquoi ? (Pour quel genre de réunion ?)

I- Les événements internes

A. Les réunions
La réunion est un mode de communication groupale répandu et souvent nécessaire. Mais sa
multiplication peut être source de dysfonctionnement. Quel que soit son objectif (information
descendante ou ascendante, discussion, résolution de problème ou formation), une organisation
rigoureuse s'impose pour en assurer l'efficacité

LES TYPES DE REUNIONS

Type Objectifs
REUNION D’INFORMATION
-Réunion d’information descendante La direction souhaite transmettre une information (ex : l’adoption d’un
nouveau règlement intérieur)

Ellepermet de recueillir des informations, des opinions ou des réactions

-Réunion d’information ascendante et de les faire remonter vers la direction. Il s’agit souvent de tables
rondes ou d’interviews de groupe (ex : orientation vers une meilleure
organisation des horaires de travail)
REUNION DE DISCUSSION
Echanger des points de vue sur un sujet à la fois précis (on connaît le
sujet) et imprécis (chacun a préparé des idées, toutes seront émises,
-Réunion débat discutées et notées pendant la réunion). La réunion doit aboutir sur la
validation des choix, les actions à engager, les informations clés (ex :
proposition pour une réorganisation des préparations des commandes) ;
proposition du planning d’activités du comité d’entreprise
REUNION DE RESOLUTION DE PROBLEME
Elle a pour but de trouver des solutions à une situation problématique de
-Réunion de travail en équipe l’entreprise (ex : comment réduire les accidents de travail)
REUNION DE NEGOCIATION

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 L’objectif est de trouver un consensus entre les participants (en cas de
-Réunion débat conflits) (ex : négocier de nouveaux horaires de nuit avec les
représentants du personnel)
REUNION DE CONCERTATION
-Réunions internes (hebdomadaire, Faire le point sur les actions encours, les résultats, les difficultés, prise de
mensuelle, trimestrielle, annuelle) recul par rapport aux résultats

-Réunion transversales ponctuelles ou Elle concerne une approche globale de résolutions de problèmes ou le
régulières suivi d’un projet précis

-Réunion de direction Elle a lieu régulièrement où les dirigeants sont amenés à étudier des
questions transversales
REUNION VIRTUELLE A DISTANCE
Elle permet à des personnes géographiquement dispersées de s’affranchir des contraintes de lieu : reliés par un
média (téléphone, réseau numérique à intégration de services (RNIS) ou Internet), ils sont en mesure, grâce à des
interfaces appropriées (caméras, micros) d’entrer en communication, d’échanger de l’information et même
assumer un travail collaboratif à distance

II- TYPES DE RENCONTRES

Assemblée Se définit comme un rassemblement d’un plus grand nombre de personne dans un
générale même lieu, qui ne partagent pas nécessairement les mêmes idées
Comité Est un regroupement de personnes habituellement désignées par une assemblée.
Son rôle est de procéder à l’étude de certaines questions, à leur consacrer une
attention spéciale pour ensuite présenter des recommandations. Il existe deux
sortes de comités : le comité spécial et le comité permanent.
Réunion Se définit comme un rassemblement dans un même lieu de plusieurs personnes qui
ont des objectifs communs, un but déterminé.
Réunion du C’est la réunion de travail type pour communiquer, prévoir, prendre des décisions.
conseil Elles peuvent être classées en genres plus ou moins définis, en fonction de l’objectif
d’administration recherché.
Réunion Ce type de réunion a habituellement lieu à une date fixe, une fois par semaine ou
ordinaire une fois par mois. On traite des sujets courants et des décisions sont prises dans le
cadre du fonctionnement de l’entreprise. Il y a généralement un suivi entre ces
réunions.
Réunion Ce type de rencontre a lieu lorsqu’une question est jugée trop urgente ou
extraordinaire importante pour attendre la tenue d’une réunion régulière. Habituellement, un seul
sujet est inscrit à l’ordre du jour. Puisqu’il s’agit d’une réunion extraordinaire, aucun
point ne peut être ajouté ni enlevé après l’envoi de l’ordre du jour.
Le séminaire Se définit comme un petit nombre de personnes réunies pour étudier une ou
certaines questions précises sous la direction d’un animateur.
La journée Est un temps consacré à l’étude d’un ou de plusieurs sujets pendant la journée.
d’étude
Le colloque Est une réunion organisée entre spécialistes de questions religieuses, scientifiques,
politiques ou autres.
Le symposium Est une réunion ou un congrès de spécialistes sur un thème particulier.
Le congrès Est une réunion de personnes qui délibèrent sur des recherches, des études
communes ou des intérêts communs en différents domaines.
Conférences Ayant pour outil le téléphone, la télévision et les technologies informatiques, elle
électronique s’appuie sur de nouvelles techniques de réunion.
Téléconférence Permet de tenir une réunion sur le champ, il suffit d’avoir un téléphone sous la
main. Elle se définit comme une réunion téléphonique d’au moins 3 personnes
situées dans des endroits différents.
Vidéoconférence Est une nouvelle dimension des télécommunications. C’est la présence visuelle qui

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 s’ajoute à la présence sonore. Cette formule vous permet de voir et d’entendre tous
les correspondants où qu’ils se trouvent, comme s’ils vous faisaient face. De plus, les
équipements de vidéoconférence vous permettent d’utiliser une vaste gamme
d’outils de présentation visuelle tels que graphiques, tableaux et diapositives. Le
service de vidéoconférence automatique est disponible dans des salles réservées à
cette fin.
Quorum Est le nombre de membres requis pour que la réunion ou l’assemblée puisse
valablement délibérer. Si les statuts ou règlements ne définissent pas le quorum
requis, il est habituellement reconnu que la majorité suffit. Faute de quorum,
l’assemblée ne peut se réunir.
La réunion Réunion participative par excellence, l’animateur réunit le groupe de travail pour
collaborative faire avancer un sujet en particulier. Débats, échanges, discussions, chacun est
appelé à participer pour faire avancer les sujets de manière efficace
La réunion de La réunion de service est un rendez-vous récurrent avec les personnes d’une même
service équipe. Le but est de réunir tous les collaborateurs pour faire un point sur les projets
en cours, les problèmes éventuels et l’humeur du moment
La réunion de Format préféré des chefs de projet, il permet d’effectuer la revue de projet. Kick-off
projet meeting, point d’avancement, réunion de travail, réunion de clôture et de bilan, ces
points sont conduits de manière méthodique par le responsable du projet.
La réunion Un basique pour toute équipe commerciale, cette réunion permet de faire une revue
commerciale des objectifs commerciaux et des performances de chacun.
La formation Nécessaire pour faire monter les collaborateurs en compétence au sein de
l’entreprise ou pour accueillir de nouveaux collaborateurs avec un onboarding, les
formations sont à considérer comme un format de réunion pouvant être mené aussi
bien par un manager qu’un formateur.
Le One-to-one Le one-to-one est le moyen ultime du manager pour échanger avec chacun de ses
collaborateurs. Organisé une fois par an au minimum, certains managers n’hésitent
pas à en faire un rendez-vous mensuel récurrent pour bâtir une relation de
confiance.
Le brainstorming Technique d’animation de réunion très appréciée pour trouver de nouvelles idées et
favoriser l’idéation, le brainstorming – ou remue-méninge – favorise la créativité et
incite chaque collaborateur concerné à participer, même les moins créatifs !

III- LA LOGISTIQUE D’UNE REUNION

Formuler explicitement le thème et les objectifs d’une réunion permettent de mettre en cohérence son ordre du
jour, les choix des participants et de l’animateur, la forme de la réunion et le lieu, le plan de son déroulement et sa
durée

Les étapes utiles pour une réunion réussie

Les réunions de travail sont des moments d’échanges indispensables en entreprise auxquels on consacre
une grande partie de notre temps. Elles servent au partage d’informations, et la plupart du temps,
normalement, à la prise de décisions.
Si celles-ci sont mal organisées, alors vos équipes n’en tireront qu’un sentiment de perte de temps. Vous
risquerez par ailleurs d’en ressentir l’impact sur vos activités ; ainsi que sur le moral des troupes.
Par contre si elles sont bien préparées, et donc potentiellement réussies, alors vos réunions
seront efficaces et feront sens auprès de vos équipes.
Grâce à cette cheklist, vous aurez tout pour mettre en place des réunions collaboratives efficaces.

1. Définissez les objectifs de la réunion

Pour conduire une réunion efficacement, définissez d’abord son objectif à atteindre.
Identifier s’il s’agit de :
 Partager une vision

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  Amorcer les échanges
 Faire un bilan
 Résoudre des problèmes
 Prioriser et décider ensemble
 Explorer et réfléchir ensemble
 Terminer les échanges

L’objectif de la réunion permettra d’identifier le type de réunion le plus adapté.

2. Construisez l’ordre du jour

L’ordre du jour de réunion permet d’identifier et de communiquer les différents points à aborder pendant
votre réunion. Il sert aussi de plan de suivi des échanges et de programme, pour bien cadrer les
discussions.
Il permet à l’ensemble des participants d’identifier les éléments qui les concernent en amont, en vue de
préparer leur intervention et d’amorcer les discussions.
Sans ordre du jour, les participants risquent de se disperser et de ne pas répondre à l’objectif
attendu. N’hésitez pas à faire un tour de table lorsque le sujet s’y prête.

3. Identifiez les participants et leur rôle pendant la réunion

Réunissez simplement les personnes qui peuvent vraiment contribuer à faire avancer l’ordre du jour et à
répondre à l’objectif de la réunion.
Pour une conduite de réunion vraiment efficace, donnez un rôle spécifique à chaque participant.
 Le facilitateur : c’est l’animateur de la réunion. Il doit veiller à rendre la participation active et
équilibrée pour faciliter l’avancée des échanges.
 Le maître de la gestion du temps / time keeper : il assiste le facilitateur en lui indiquant le temps
restant pour chaque thématique de la réunion, en fonction de l’ordre du jour.
 Le catalyseur de décisions : il pousse l’équipe à prendre des décisions et les note pour les enregistrer.
Il est responsable du relevé des décisions.
 Le scribe : il prend des notes au cours de la réunion pour rédiger le compte-rendu et le diffuser
 Le participant, soit tous les membres de la réunion : il participe à l’intelligence collective pour faire
avancer les discussions en donnant des idées et en enrichissant celles des autres.

4. Planifiez la date de la réunion

Il est conseillé de les planifier en début ou en fin de demi-journée, pour ne pas interrompre les tâches
opérationnelles en plein milieu.
Aussi, préférez l’organisation de réunions très stratégiques le matin, quand les idées sont encore fraîches,
comme pour les brainstormings par exemple.

5. Préparez vos outils de réunion

Quels supports et quels documents sont essentiels pour faire avancer la réunion de travail efficacement ?
 Vos supports de présentation
 Un paperboard
 Un vidéoprojecteur et un écran
 Des activités interactives pour faciliter les échanges
 Tableau digital pour brainstormer en présentiel ou à distance
 Des outils collaboratifs si vous êtes à distance

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Les ressources physiques et humaines à préparer pour une réunion

Une réunion a de meilleures chances d’être réussie si sa logistique est convenablement travaillée. Ses
participants n’en seront que plus efficaces. Il s’agit principalement de gérer l’organisation et l’aspect
matériel. C’est surtout un travail préparatoire mais certaines règles sont aussi à respecter pendant et
après la réunion.

a. Préparation matérielle
Un inconvénient des réunions physiques, par rapport aux plateformes de travail collaboratif, est qu’elles
nécessitent… un lieu !
L’espace de réunion doit évidemment être adapté au nombre de participants. En effet, une salle trop
petite peut engendrer des frictions tandis qu’une pièce où il est facile de circuler permet un climat plus
serein.
Une salle de réunion doit comporter des prises électriques tout autour de la pièce et le wifi doit être
accessible. Par ailleurs, la luminosité doit être réglable, surtout si une projection est envisagée.
Attention à la température. Rien de tel qu’une salle trop fraîche pour que les participants aient envie de
partir ! Prévoir plusieurs salles si des travaux en groupes sont envisagés et établir un planning de leur
utilisation. Si un certain standing est souhaité et qu’en interne les lieux ne s’y prêtent pas, il faut louer
une salle à l’extérieur.
Le matériel dépend du type d’animation : paperboard pour noter les idées, rétroprojecteur ou
vidéoprojecteur, fournitures (feuilles blanches, stylos, trombones…), logiciels si le ou les animateurs ne
disposent pas de leur ordinateur portable, etc. Préparer aussi les documents à remettre. Très souvent
absente, la pendule participe pourtant au confort de tous et contribue à gérer le timing.
La restauration est un point important si les participants viennent de loin. Eau, jus de fruit, café, thé et
viennoiseries sont habituellement proposés pour la pause matinale. Il est tout aussi habituel que les
participants disposent d’une petite bouteille d’eau chacun.
Une fiche de préparation peut être établie par l’organisateur (qui est bien souvent
l’assistant(e) du manageur décideur). Support : soit papier, soit informatique.

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Exemple
Nom de la société Date :
Préparation de réunion
Objet de la réunion :
Date de la réunion : Heure début :
Heure fin :
Lieu :
Initiateur : Animateur :
Présence
Confirmée Non confirmée
Participants

Documents à prévoir :
Divers à apporter :
Matériel à prévoir :
Divers :

b. Communication
Éventuellement, une pré-réunion virtuelle permet de préciser les points à aborder (conférence
téléphonique, messagerie instantanée…). Mais surtout, il faut que les participants aient du recul pour
s’approprier les objectifs plutôt que se voir imposer un travail sans y être préparés.
Après s’être assuré de leur disponibilité, les participants doivent recevoir leur invitation au moins une
semaine avant la réunion. Chacun confirme sa présence à l’organisateur, qui imprime alors la feuille
d’émargement. Le programme est rédigé et expédié à toutes les personnes conviées.
c. Préparation des avis de convocation de réunion
L’avis de convocation (ou simplement la convocation, dans un contexte moins officiel) a pour but
d’aviser des personnes, par écrit, de la tenue d’une réunion ou d’une assemblée à laquelle elles sont
conviées. De nombreuses situations demandent que l’on envoie un avis de convocation : un directeur
ou une directrice peut convoquer le personnel ; un secrétaire ou une secrétaire de comité peut
convoquer les membres du comité ; les actionnaires d’une entreprise peuvent être convoqués à
l’assemblée annuelle, etc.
Peu importe le type de réunion, l’avis de convocation doit être bref et précis. Il peut se présenter
sous la forme d’une lettre personnelle, d’une note ou d’un courriel.
On trouve dans un avis de convocation les renseignements suivants :

– le nom de la personne qui convoque la réunion ;

– le type de réunion (réunion, assemblée annuelle, séance extraordinaire, etc.);
– la date, le jour, l’heure et le lieu de la réunion ;
– l’objet de la réunion.

Exemple : Lettre
Rabat, le 15 octobre 20

Avis de convocation
Madame, Monsieur,

Par la présente, vous êtes convoqué à la réunion mensuelle du conseil d’administration du Groupe
ABC qui se tiendra le mercredi 23 octobre prochain à 19 h dans les locaux de l’entreprise.

Vous trouverez ci-joint le projet d’ordre du jour ainsi que le procès-verbal de la dernière réunion.
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 Étant donné la portée des décisions qui seront prises lors de cette réunion, votre présence est
vivement souhaitée.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

Younes Taoussi
Directeur adjoint

p. j. Projet d’ordre du jour et procès-verbal

Exemple 2 : NOTE

DESTINATAIRE : Le personnel du Service des ventes

EXPÉDITEUR : Adil Taoussi, président

DATE : Le 15 octobre 2013

OBJET : Réunion extraordinaire

Le président des Productions ABC vous convoque à une réunion extraordinaire qui aura lieu le jeudi 24 octobre
prochain à 13 h dans la salle 1325.

Lors de cette rencontre, le président fera le point sur l’état des négociations avec nos partenaires américains.
Tous les employés sont priés d’y assister. La réunion devrait se terminer vers 15 h.

Merci de votre participation.

Exemple 3
Le 15 avril 20

À
Tout le personnel
Des Ressources humaines,

Objet : Réunion de service

Veuillez prendre note que nous tiendrons notre réunion de service mensuelle le mardi 22 avril à 9 h 30
dans la salle de réunion.

Nous ferons le point sur les activités du mois dernier et nous discuterons de la possibilité d’embaucher des
étudiants et étudiantes cet été. La réunion devrait se terminer vers 11 h.

Je vous remercie de votre collaboration.

Le directeur du personnel,
Ahmed Salhi

d. L’élaboration de l’ordre du jour

Dès lors que l'on parle réunion, productivité rime avec ordre du jour préparé, pensé, rédigé et partagé au

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préalable ! Ce, afin d'éviter le trop fréquent syndrome de réunionite stérile aiguë…

Qu'est-ce qu'un ordre du jour ?

Trop souvent sous-estimé, un ordre du jour efficace et bien articulé est la clé de succès d'une réunion. Il
définit un cadre aux discussions, prépare chacun à ce qui va être dit et dessine les objectifs attendus à
l'issue de la rencontre. Par ailleurs, les participants prennent conscience de la valeur de leur présence,
donnant ainsi davantage de sens encore à leur mission.

 S'il est généralement perçu comme un simple plan détaillant les sujets devant être abordés, un ordre
du jour bien articulé est bien plus que cela.Parmi les atouts majeurs d'un tel outil, on peut notamment
souligner les points suivants :
 Il permet aux participants de déterminer si oui ou non leur présence est une réelle nécessité (une
information technique ne justifiant pas la présence de son auteur peut, par exemple, être transmise en
amont par mail à tous les participants). Cela évite un sentiment - plus ou moins justifié - de véritable
perte de temps pour certains.
 Il offre à chacun l'occasion de bien préparer la réunion, notamment ses éventuelles interventions
et/ou questions. Chacun vient en connaissance de cause et a l'assurance de ressortir en ayant avancé
sur le sujet/projet.
 Il cadre le déroulement de la rencontre, tant au niveau de la forme que du fond, évitant ainsi
débordements, hors sujet, etc.
 Il constitue un appui de taille pour l'animateur dans son rôle de chef d'orchestre.
 Il est un excellent baromètre quant à la réussite ou non de la réunion en matière d'efficacité et de
productivité.

IV- PRENDRE DES NOTES EN REUNION

La prise de notes doit être efficiente afin de répondre aux attentes des lecteurs dans la proposition du compte
rendu. Il faut savoir anticiper et utiliser une technique adéquate.
Lors d’une prise de notes, il faut réserver le mot à mot aux seules phrases clés qui seront reportées textuellement
dans le compte rendu.
Dans tous les autres cas, notamment pour rapporter des questions réponses, il faut reformuler les idées principales
en précisant le nom de l’intervenant, le résumé de son intervention et la retranscription de la réponse apportée.
Si une intervention étonne (par son contenu ou parce qu’elle semble hors sujet), il convient d’y ajouter un
astérisque dans la marge, puis de vérifier son importance auprès du manager, avant de l’intégrer dans le compte
rendu.
A) Après la réunion
- Traduire les notes le plus tôt possible après la réunion
- Regrouper les informations par ordre chronologique
- Saisir, effectuer un contrôle rigoureux du document et le diffuser
Liste de contrôle – Préparation d’une réunion
Étapes Tâches à réaliser Dates limites
1 Établir l’ordre du jour
2 Déterminer la date de la réunion
3 Déterminer le lieu de la réunion
J – 1 mois
4 Déterminer l’organisation de la salle et le matériel
5 Réserver les locaux et le matériel
6 Convoquer les participants
7 Établir la liste définitive des participants
8 Confirmer la réservation de la salle et du matériel J – 15 jours
9 Inviter les participants extérieurs à l’entreprise (éventuellement)
10 Préparer les dossiers des participants et les documents d’accueil J – 2 jours
11 Accueillir les participants et faire signer la liste d’émargement Jour J
12 Distribuer les documents (jour de la réunion)
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Les 10 commandements d'une réunion efficace :

- Je la prépare soigneusement
- Je lui donne un objectif précis que je communique
- Je bâtis, en fonction de cet objectif, un schéma précis du déroulement des séances
de travail
- J'implique les participants : chacun s'exprime sans censure
- J'apporte des éléments nouveaux
- Je présente des résultats concrets
- Je renouvelle les techniques d'animation pour ne pas tomber dans la routine
- Je m'assure que les messages sont compris (synthèse, quizz, exercice)
- Je respecte le timing, celui des séances de travail comme celui des pauses
- Des décisions concrètes sont prises avant la fin de la réunion et seront suivies d'effet

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 ANIMER UNE REUNION
Animer une réunion de travail requiert un certain nombre de qualités, qui se peaufinent avec le temps. Il
s’agit à la fois du développement de qualités humaines mais aussi de l’acquisition d’habiletés de
communication solides.
Opter pour une communication claire, efficace, sincère, tournée vers l’empathie et l’ouverture d’esprit,
c’est assurer votre crédibilité en tant que manager. C’est aussi renforcer la relation de confiance auprès
de vos équipes et booster leur motivation.
L’animateur de la réunion, devant le groupe, veillera à moduler sa voix et ses inflexions en fonction des
informations à délivrer et des effets recherchés. Par ailleurs, respecter des temps de silence facilite
l’intégration des propos entendus.

Les fonctions de l’animateur

L’animateur conduit les participants à remplir l’objectif de la réunion.

Il met ses compétences relationnelles et en techniques de communication au service de ces différentes fonctions :
B) Les fonctions techniques : il exerce des fonctions d’encadrement. C’est pourquoi, sa préparation
technique est essentielle. Il doit :
- Annoncer le thème, l’objectif de la réunion et la contribution de chacun
- Être à l’écoute, reformuler pour relancer les discussions, clarifier, pratiquer l’écoute active, poser des
questions pour motiver, imaginer les conséquences, apporter des informations précises aux participants
- Synthétiser les idées, les noter au tableau
- Conclure en vue de la décision, en reprenant les objectifs de départ et en faisant le point

C) Les fonctions psychologiques et relationnelles

La clarté de ses propos, son engagement personnel, son dynamisme doivent produire des effets d’entraînement
auprès des participants. Lorsque ceux-ci poseront des questions, l’attitude de l’animateur doit s’adapter et
témoigner de l’empathie (capacité de se mettre à la place d’autrui et de percevoir ce qu’il ressent), de l’ouverture à
l’autre
https://youtu.be/KL0M-w-Rmwo (animer une réunion)

16
Les techniques d’animation

Les techniques d’animation Le rôle de l’animateur

LE TOUR DE TABLE : chacun des participants répond à tour de - Préciser la durée des interventions
rôle à une question précise (pas d’interaction programmée - Écrire la question ou le sujet au tableau
entre les arguments des uns et des autres). - prendre des notes au tableau au fur et à
mesure des réponses
LE DEBAT : technique qui permet d’élaborer des solutions - Donner le contexte, préciser les enjeux
collectives grâce à l’interaction des arguments entre les - Écrire la question ou le thème au tableau
participants - Conduire les échanges en régulant le temps
de parole, reformulant, questionnant,
apporter des précisions
LE TRAVAIL EN SOUS-GROUPE : faire réfléchir pendant une - Constituer les sous-groupes
durée déterminée des petits groupes de 3 à 4 personnes sur - Noter sur un tableau les sujets de travail, le
un sujet. Déterminer au sein du groupe un animateur chargé temps imparti, le résultat attendu
d’organiser le travail et de restituer le résultat
LE TRAVAIL INDIVIDUEL : la réflexion individuelle des - Limiter les sessions individuelles à une
participants permet de prendre du recul par rapport à un vingtaine de minutes maximum
sujet ou de produire des résultats au cours d’un exercice - Donner précisément les consignes au tableau
pratique

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 Les événements Externes
Les salons
Les salons et les expositions sont des outils de communication qui permettent aux entreprises
de se faire connaître, de prospecter de nouveaux marchés et d'effectuer des prises de contact
directes. Il convient de préparer au mieux la participation à ce type d'événement et d'en évaluer
les résultats.
A. Avant le salon
Le choix de la manifestation s'appuie sur différents critères : cible du salon, nature du salon, type
de participation et localisation du salon. Des organismes spécialisés (foires, salons et congrès de
France), la COFACE (Compagnie française d'assurance pour le commerce extérieur), les syndicats
professionnels, la presse professionnelle et les sites Internet permettent d'obtenir des
informations pour faciliter le choix.

La détermination du budget est indispensable. Le coût du salon comprend :

- le stand : réservation, aménagement, prestations (électricité, eau, connexion Internet...),
services (hôtesses, assurance, formation du personnel) ;
- la communication : documentation (traduite en langue étrangère), invitation, publicité,
relations publiques... ;
- le personnel : transport, hébergement, repas, part des salaires et charges sociales.

Les formalités douanières, les procédures et les règles imposées dépendent du pays où se
déroule le salon doivent être respectées. Par ailleurs, afin de prémunir la marchandise de tout
risque (vol, perte, dégradation, détérioration), l'entreprise doit vérifier qu'elle possède une
assurance couvrant ces risques.

La constitution de l'équipe présente pendant le salon peut comprendre uniquement du

personnel de l'entreprise, mais il est parfois nécessaire de recourir à du personnel extérieur• Ce
personnel doit être formé avant le salon car il véhicule l'image de l'entreprise.

Le choix et la réservation des transports et de l'hébergement pour les membres de l'équipe

doivent être effectués le plus tôt possible en comparant les coûts.

L'aménagement du stand est essentiel. Il est indispensable de réserver son stand le plus tôt
possible. Une fois réservé, ce dernier doit être aménagé afin d'attirer le maximum de visiteurs :
informations claires sur l'entreprise et ses produits, exposition des produits et du matériel,
installation de mobilier convivial, décoration du stand en adéquation avec l'entreprise et les
produits.

La communication. L'entreprise doit faire connaître sa participation par une communication

prévue : publipostage, inscription dans des catalogues professionnels, médias, encart publicitaire
dans la presse locale, bandeaux publicitaires sur le site du salon.

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 B. Pendant le salon

L'offre commerciale. L'équipe véhicule l'image de l'entreprise et présente une proposition d'offre
commerciale. Des démonstrations et animations sont aussi des moyens d'attirer l'attention des
visiteurs.

La communication. Des affiches, panneaux, dépliants, catalogues, objets de promotion, films

d'animation, échantillons... permettent de dégager une image positive de l'entreprise. D'autres
actions viennent en appui de ces outils : organisation de jeux concours, mise en place de
conférences, invitation à des cocktails...

La veille concurrentielle. La participation à un salon est aussi l'occasion de réaliser une veille
concurrentielle. En effet, les données recueillies au cours d'un salon permettent à l'entreprise de
se positionner par rapport à son environnement. Afin de collecter le plus d'informations sur les
visiteurs, il est indispensable de prévoir des outils à cet effet : grille d'observation, questionnaire,
fiche visiteur.

C. Après le salon

La rédaction d'un rapport sur son organisation et sa performance peut être utile, en particulier
pour évaluer les résultats (attractivité du stand, rentabilité, coût du contact, rendement du
personnel). Cette évaluation permet d'effectuer des actions correctives pour les futures
participations, voire de renoncer à un salon. L'information recueillie devra être traitée (par
exemple : compléter une base de données prospects).

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 Les conférences et séminaires
Organiser une conférence est un évènement stratégique pour une entreprise. Bien plus qu’un évènement
ponctuel, il s’agit d’une véritable opération de communication. Quel qu’en soit l’enjeu : booster son
image de marque, recruter de nouveaux clients ou fidéliser ses partenaires, rien ne doit être laissé au
hasard pour que l’évènement soit un succès.
La réussite de votre conférence dépend de nombreux éléments.

1. Établir le budget : quel budget pour une conférence ?

Pour avoir une idée plus précise, l’idéal est de faire un budget prévisionnel, avec les coûts à envisager.

 Les coûts fixes : location de la salle et éventuellement du matériel si la salle n’est pas équipée, équipe
d’accueil et ou de sécurité, régisseur (certaines entreprises de location de salles demandent qu’un
régisseur soit présent le Jour J pour gérer la technique).

 Les coûts variables : dépendent par définition du nombre de participants (ex. les frais de traiteur : petit-
déjeuner, déjeuner, pause café, etc…).

 Ne pas oublier les coûts annexes, tels que les frais de déplacement, les frais de communication
(impressions d’invitation, d’affiche, budget de publicité digitale, …), etc.

2. Fixer l’objectif : pourquoi organiser une conférence ?

Comme pour toutes opérations de communication, il est indispensable, avant de se lancer, d’avoir un
objectif défini.

 À quoi sert ma conférence : évènement client ? Image de marque ? Notoriété ? Fidélisation ?

 Une fois l’objectif de votre conférence fixé, vous pourrez vous demander quelle est votre cible, ce qui
vous aidera à choisir vos intervenants et établir votre liste d’invités.

3. Fixer la date : quel est le meilleur moment pour organiser une conférence ?
Pour le jour, on évite généralement le début et la fin de semaine. Le moment dépend de votre cible.
 Pour une cible, le format petit-déjeuner de 8h à 9h30 permet de capter les gens avant qu’ils ne commencent leur
journée de travail. Mais attention, tout va se jouer sur le titre et la description de la conférence. Nous sommes tous
énormément sollicités, le thème se doit donc d’être très attrayant pour motiver les participants à sortir plus tôt de
leur lit.
 Pour le lancement d’un produit, le format afterwork est très attractif. Attention à choisir un lieu assez central qui
ne force pas les invités à doubler leur temps de trajet habituel. Même contre une bière, ça risque d’être difficile de
motiver les troupes !
 Vous pouvez aussi partir sur des formats à la journée, entre midi et deux, en matinée ou dans l’après-midi. À
réserver, cependant, à des formats payants ou 100% professionnels que les entreprises pourront considérer
comme formateurs pour leurs salariés.

20
 4. Trouver le lieu : où faire une conférence ?
Le lieu est un point important car pas de lieu = pas d’évènement ! Déterminez d’abord la localisation.
Pour un évènement en journée, privilégiez des lieux qui se trouveront sur les trajets domicile/travail de
vos invités. Si vous souhaitez un lieu moins institutionnel, vérifiez qu’il existe des moyens de transport
pour permettre aux participants d’arriver.
Ensuite, il ne vous reste plus qu’à choisir la salle. Pour cela, Bureaux À Partager vous accompagne avec un
large choix de salles à réserver à la journée ou à l’heure !

5. Faire la liste des invités : qui inviter ?

On l’a vu, la cible de votre conférence est cruciale. Elle déterminera les différents critères de votre
évènement. Une fois celle-ci définie, il vous faudra établir la liste de vos invités. En fonction des
participants souhaités, vous pourrez leur envoyer une invitation par mail, vous pourrez aussi créer un
évènement sur les réseaux sociaux ou envoyer des invitations imprimées personnalisées pour une cible
plus premium.

6. Trouver des intervenants : quel type d’intervenants choisir ?

Trois options possibles :
 Choisir une tête d’affiche de renom qui remplira à coup sûr votre salle, mais il vous faudra sans doute
prévoir un budget pour une intervention rémunérée ;
 Choisir un intervenant moins connu, expert d’un sujet. C’est ce sujet qui vous permettra d’attirer du
public ;
 Demander à un salarié d’une entreprise connue d’intervenir sur un sujet et miser sur la renommée de
l’entreprise pour conquérir vos participants !
Si vous optez pour le format table ronde, pensez diversité, choisissez des profils variés pour faire avancer
le débat. L’idéal étant de choisir un animateur, comme un journaliste qui a l’habitude de poser les bonnes
questions et de mettre son interlocuteur à l’aise, un expert du sujet et une personne plutôt
dans l’opérationnel qui pourra donner une vision terrain du sujet abordé.

21
 7. Choisir les prestataires : à qui faire appel ?
Voici une liste de prestataires dont vous pourriez avoir besoin pour organiser votre conférence :
 Le traiteur : indispensable si vous avez prévu un petit-déjeuner ou un afterwork. Faites jouer la concurrence pour
trouver celui qui correspondra le mieux à vos attentes et à votre budget. Anticipez les habitudes alimentaires de
chacun : prévoyez quelques snacks végétariens et des boissons sans alcool.
 Le régisseur : certaines salles l’imposent, il sera dans tous les cas très utiles pour éviter les problèmes techniques le
jour J.
 Le photographe ou vidéaste : si vous voulez communiquer après votre évènement, prévoyez une captation vidéo
et un photographe, ainsi, vous aurez du contenu de qualité à diffuser et vous maximiserez l’impact de votre event.
 L’agence d’hôtes / hôtesses : pour accueillir vos invités comme il se doit. Comme pour le traiteur, vous pourrez
choisir un niveau de prestation adapté à vos besoins et à votre budget.
 L’entreprise de location de matériel : à ne pas oublier si ce n’est pas prévu dans la location de la salle (écran,
rétroprojecteur, son, micro).

8. Communiquer autour de l’évènement : quelle est la bonne fréquence ?

Organiser une conférence c’est bien, le faire savoir c’est mieux ! Quoi de pire qu’une salle vide après de
nombreuses semaines d’organisation…
 Envoyez les invitations environ 3 semaines en amont, avec un rappel une semaine avant et la veille. Il faut compter
30 à 50% de la liste des participants inscrits qui ne viennent pas le jour J.
 Communiquez avant l’évènement, même si votre conférence n’est pas ouverte au public. Faire savoir à votre
communauté que vous prenez la parole sur un sujet vous donnera un statut d’expert et montrera que vous
proposez des contenus de qualité. Vous pouvez communiquer 1 mois en amont de l’évènement via les réseaux
sociaux. Si vous avez une liste de participants limitée, pensez à prévoir une captation en direct ou proposer ensuite
une vidéo de rediffusion.

9. Assurer le jour J : comment ne rien oublier ?

Tout est prêt, c’est le jour J, le stress monte…Voici quelques conseils pour éviter de vous laisser déborder:

 Installez la salle et vérifiez le matériel la veille. Cela limitera le risque d’imprévus le jour J ;
 Arrivez en avance, quelques heures avant, en fonction de l’ampleur de votre conférence ;
 Briefez vos équipes en amont. La veille, rédigez votre brief pour chaque équipe et briefez-les quelques
heures avant le début de la conférence ;
 Rappelez le timing aux intervenants. Rien de pire qu’une conférence interminable ;
 Pensez aux mots d’introduction et de conclusion ;
 Acceptez les imprévus… Le traiteur est en retard ? Un intervenant a raté son train ? Malheureusement
cela arrive et c’est la magie du direct, restez zen et soyez créatif : à tout problème, il existe une solution

10. Communiquer pendant et après la conférence : comment assurer un effet à long terme ?

Prévoyez un plan de communication pendant la conférence et après :

 Pendant la conférence : préparez une slide avec le nom des intervenants, leur identifiant twitter et le vôtre. Vous
pouvez aussi créer un hashtag dédié à votre évènement ;
 Après l’évènement : le lendemain, envoyez un mail de remerciement à vos participants et intervenants. Dans les
semaines qui suivent, vous pourrez aussi diffuser des contenus relatifs à la conférence : photos, vidéos, verbatims,
etc…

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Organisation d’un déplacement professionnel

Le terme "déplacement professionnel" englobe tous les déplacements non récurrents (hors trajet
domicile-travail) que peut-être amené à faire un salarié/agent dans le cadre de ses fonctions/missions.

Il comprend par exemple : un rendez-vous chez un client, un fournisseur, un prestataire de service, un

déplacement à l'étranger ou dans une autre ville/région, ...

Organiser un déplacement professionnel peut vite devenir une tâche chronophage si on n’a pas la
bonne méthode. D’ailleurs, on vient de vous demander de planifier un voyage d’affaires mais vous ne
savez pas par où commencer. Comment faire exactement ? Qui peut vous aider ? Comment avoir la
certitude de respecter le budget voyages ? Quel est le bon moment pour réserver ?
Il y a, en effet, des étapes clés à respecter pour accomplir cette mission de manière sereine. Il est
vivement recommandé d’être rigoureux dans son organisation afin d’anticiper tout éventuel imprévu.
La check-list (ou to-do-list) est l’outil adéquat qui vous évitera d’omettre des points essentiels dans
votre préparation.
Voici les étapes clés à suivre pour organiser un déplacement professionnel :

1. Déterminer le cadre du déplacement professionnel

Pour vous aider à déterminer le cadre du déplacement professionnel, nous vous conseillons la
méthode QQOQCCP :
Cette méthode permet de clarifier ses idées et peut être utilisées dans de nombreux cas grâce à 7
questions ouvertes qui permettent d’analyser astucieusement une situation.
Voici les questions auxquelles il faudra répondre pour planifier un voyage d’affaires :
Qui : Qui est concerné par ce voyage d’affaires ?
Quoi : S’agit-il d’un rendez-vous d’affaires, d’un séminaire, d’une conférence, de la participation à
un salon… ?
Où : Dans quelle ville devez-vous vous rendre ? Où mon hôtel devra-t-il être idéalement situé (à
proximité d’un aéroport, d’une gare, du lieu de mon rendez-vous, etc. ) ?
Quand : Quelles sont les dates prévues pour le déplacement professionnel ? À partir de quand puis-
je anticiper la réservation de mon voyage ?
Comment : Quels moyens de transport ai-je à ma disposition pour me rendre d’un point A à un point
B ? Vais-je devoir faire une escale si je prends un vol ? En cas de voyage d’affaires à l’étranger, dois-je
remplir un formulaire gouvernemental ou obtenir un visa ?
Combien : Pour combien de collaborateurs dois-je réserver ? Quelle sera la durée du séjour
professionnel ? Quel est le montant du budget alloué ?
Pourquoi : Quelles sont les raisons et les objectifs de mon déplacement professionnel ?

23
 2. Définir le planning du déplacement professionnel et élaborer une feuille de route
Maintenant que vous avez une vision d’ensemble sur votre déplacement professionnel et que vos
conditions sont fixées, il est temps d’établir votre feuille de route. Vous aurez ainsi une vision globale sur
le déroulé du voyage d’affaires
Énumérer les points clés et/ou rendez-vous importants de votre voyage en fonction des jours et des
moments de la journée comme sur le tableau exemple ci-dessous.
Gagnez du temps en listant, par exemple, toutes les personnes que vous souhaitez rencontrer ainsi
que les lieux dans lesquels vous devez vous rendre.

La feuille de route ou roadmap désigne un document virtuel ou physique qui détaille toutes les tâches
à réaliser afin de tracer un plan clair permettant d’atteindre les objectifs fixés.
La feuille de route intègre différents éléments essentiels à la planification d’un projet tels que :
 Les objectifs à atteindre à court, à moyen ou à long terme ;
 Les étapes à suivre et les livrables importants ;
 Les ressources nécessaires à mettre en place ;
 Le calendrier à respecter ;
 Les facteurs de risque potentiels.

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3. Réserver ses moyens de transport adaptés à la destination du voyage professionnel
Réservez vos moyens de transport en anticipant vos recherches. S’il s’agit d’un voyage important à
l’étranger, prévoyez de réserver 2 mois à l’avance minimum. Le voyage se fera certainement en avion et
vous voulez trouver les meilleurs vols. Et s’il s’agit d’un déplacement vers une destination proche,
réfléchissez au moyen de transport le plus adapté en fonction de vos possibilités et de vos besoins (avion,
train, bus, voiture). Une fois le choix du moyen de transport effectué :

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  Comparez les disponibilités ainsi que les options proposées
 Recherchez un trajet modifiable ou remboursable en cas
d’annulation.
 N’oubliez pas de payer en avance pour vos bagages afin
d’éviter de payer plus cher en gare ou en aéroport
 Pensez à réserver également votre voiture de location,
votre service de navette pour éviter de perdre du temps une
fois arrivée à destination.

4. Réserver un hébergement adapté à son voyage d’affaires

Réserver votre hébergement après avoir pris vos billets de train, vos billets d’avion ou votre voiture de
location. Pensez également à vous aider des comparateurs de prix.

Pour cela :

 Filtrez vos recherches en fonction des services dont vous avez besoin (petit déjeuner, parking,
bagagerie, équipements de la chambre…) et comparez les offres
 Choisissez un hôtel stratégiquement situé par rapport à vos lieux de rendez-vous. Limitez ainsi vos
temps de déplacement et ménagez le stress et la fatigue.
 Pensez à vérifier si votre entreprise bénéficie de tarifs préférentiels au travers d’un partenariat ou
d’un programme de fidélité.

5. Préparer une liste des documents indispensables pour son voyage d’affaires
Préparer une checklist des documents indispensables pour votre voyage professionnel afin de ne rien
oublier :

 CNI
 Passeport : indispensable pour un voyage à l’étranger ! (lien
 Visa/ Autorisation de séjour : si besoin en fonction du pays de destination
 Billets : format QR code sur smartphone la plupart du temps
 Cartes de visites : pour laisser votre contact à votre interlocuteur au moment de chaque nouvelle
rencontre
 Une enveloppe : pour rassembler vos notes de frais et les conserver jusqu’à votre retour sans en perdre
aucune !

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6. Penser à souscrire une assurance voyages

Selon le code du travail, l’entreprise doit assurer l’ensemble de ses salariés où que ce soit (dans les locaux
et en voyages d’affaires sur le territoire ou à l’étranger).

Une assurance multirisque couvre la totalité de vos frais médicaux et de rapatriement en cas de besoin

7. Anticiper son absence au bureau avant de partir en voyage

 Evitez de planifier des rendez-vous pendant ce laps de

temps et déplacez les réunions prévues si besoin
 Prévenez de votre déplacement pro dans votre agenda en
ligne
 Préparez un e-mail automatique pour informer de votre
absence
 Avisez vos supérieurs hiérarchiques et vos collaborateurs
directs
 Prévoyez un délai suffisant à la suite déplacement pour
éviter d’être pris de court dès votre retour

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