TENUE D'UNE REUNION
1 - ACCUEIL ACCUEILLIR
Accueillir les participants personnellement.
Commencer à l'heure.
Accueillir les retardataires en leur faisant une synthèse de ce qu'il s'est déjà dit.
2 - LA PRISE DE PAROLE INTRODUCTIVE INTRODUIRE
Dire le plaisir d'être là avec les participants pour cette réunion et ajouter une touche
d'humour pour détendre.
Remercier les participants de leur présence, puis se présenter, et faire un tour de
table.
Expliquer comment va se dérouler la soirée : exposé de combien de temps avec
quels moyens d'extension (tableau, transparents, etc...), table d'experts, débat, ou
autre méthode. Présenter le secrétaire de séance.
Exposer la problématique
Pendant l'exposé, regarder tous les participants.
Ne pas hésiter à suivre ses notes écrites.
Utiliser les moyens prévus.
Faire au minimum une synthèse de son exposé par un schéma au tableau.
Montrer plutôt qu'expliquer.
3 - LE CORPS DU DEBAT DEBATTRE
Ecouter
Regarder les personnes qui parlent.
Être vigilant à ce que chacun puisse s'exprimer.
Animer
Reformuler les prises de parole et contrôler la compréhension mutuelle.
Effectuer des synthèses des différentes opinions émises.
Mettre en valeur les différentes alternatives proposées pour résoudre la
problématique. Forcer les arguments en recherchant les conséquences négatives
de chaque alternative. Utiliser des questions ouvertes.
En parlant, ne pas oublier qu'un mot est mieux qu'une phrase, qu'une phrase est
mieux qu'un discours.
Ne pas parler de soi
Ecrire
Utiliser le tableau papier pour visualiser certains points de vue par des schémas.
Ecrire sans tourner le dos à l'auditoire.
Parler pendant que l’on écrit.
Inciter
Demander leur opinion aux personnes silencieuses.
Détendre
Créer des moments d'humour et de détente.
Gérer le temps
Le seul outil indispensable pour modérer et animer une réunion est une montre
Garder sans cesse en mémoire ses propres objectifs.
4 - EN CAS DE PRISES DE DECISIONS DECIDER
S'assurer que la méthode de cette prise de décision est valable :
• Définir des objectifs
• Hiérarchiser ces objectifs
• Rechercher les alternatives pour atteindre ces objectifs
• Définir les conséquences de chaque alternative
• Faire le choix
• Vérifier la conformité des décisions avec les objectifs
S'assurer que les modalités de la mise en application de la décision sont définies.
• Quoi précisément ?
• Qui fait ?
• Quand ?
• Comment, avec quels moyens ?
5 - LA FIN DE LA REUNION CONCLURE
Respecter l'heure annoncée de fin de réunion.
Effectuer une synthèse orale des points principaux et particulièrement des décisions
prises. Faire un tour de table de conclusion.
Proposer un suivi et définir en groupe la forme de celui-ci : compte-rendu, diffusion,
articles, enquête, autre réunion, etc...
Servir des rafraîchissements ou du café pour ceux qui habitent loin.
6 - APRES LA REUNION SUIVRE
Ecrire un compte rendu avec les éléments principaux : personnes présentes,
problématique, alternatives, éventuelles décisions prises, suites à donner.
L'envoyer aux participants.
Contrôler la réalisation des actions décidées.
Reprendre contact avec certains participants pour avoir leur impression rétroactive
de la réunion.
