Créer un site SharePoint Online office 365

Dans ce tutoriel, j'aborde le coté pratique pour créer et utiliser SharePoint OnLine. Comment insérer une image,
un fichier ou encore la gestion des droits d'accès, Sécurisation...
Ce didacticiel s'adresse à un public qui débute avec SharePoint OnLine.

1 - Présentation de SharePoint
SharePoint pour faire quoi ? Comment ?

On peut créer des sites web (site SharePoint 2016) afin de publier du contenu de manière public ou privée.
SharePoint 2016 peut-être utilisé pour : La collaboration professionnelle entre des services d'une même
entreprise ou avec des collaborateurs extérieurs. Il est possible de mettre à disposition des documents avec des
niveaux d’accès de manière simple ou en utilisant un Active Directory. SharePoint 2016 peut-être utilisé pour
"une petite" Gestion Electronique de documents.

Des plugins permettent un accès à des agendas ou des boites mails de groupe, gestion de planning… Ces
fonctionnalités supplémentaires sont disponibles par l’utilisation de « composant Webpart » (les plugins).

SharePoint 2016 est totalement sécurisé et les ressources présentes sont accessibles grâce à des droits
attribués par l'administrateur du site SharePoint 2016.

Pour créer un site SharePoint 2016 Online, il faut souscrire une offre Office Online / Office 365. Cet
abonnement est possible directement auprès de Microsoft ou d'un revendeur agréé comme Ovh.

Une fois l'offre SharePoint Online souscrite, vous arrivez sur la page d'accueil par défaut. Il va falloir
maintenant la personnaliser ainsi que l'ensemble de votre site SharePoint Online.

Comment cela se présente ?

Une fois que vous avez souscrit une offre sharepoint, le CMS vous propose une présentation dite "par défaut"
(voir figure ci dessous). Vous pouvez commencer à bâtir votre contenu à partir de cette présentation ou le
personnaliser totalement.
 A
ccueil (par defaut) SharePoint Online

Le Menu Latéral : Il permet de créer l'aboresence de navigation de votre site sharepoint.

La structuration du site : Un site internet (sharepoint) est composé d'un ensemble de pages. Dans ces pages du
texte, des images et des videos peuvent-être ajoutés. Ce contenu multimédia est stocké sur votre Sharepoint à
l'intérieur des répertoires suivant.

 - Documents : C'est une bibliothèque de documents" créée par defaut.

 - Pièces jointes : C'est ici que seront stockées vos photos et videos intégrées dans vos pages.
 - Pages du site : Regroupe toutes les pages du site SharePoint Online

Le contenu principal : C'est dans cette zone que le contenu de vos pages sera affiché. On parle de contenu
dynamique. Il va évoluer en fonction des pages que vous consulterez.

Modifier : En cliquant sur ce "bouton", vous pouvez éditer la page pour la modifier.
2 - Publier sur une page Wiki

Une page Wiki est comme une page d'un document Word dans laquelle vous allez créer du texte et insérer
des images...

Interface utilisatrice est similaire à celle du logiciel Word, Excel… Beaucoup de ressemblance mais également
des différences. Vous ne retrouverez pas toutes les possibilités offertes par les Logiciels de bureatique. Vous
intervenez à travers votre navigateur web, avec les contraintes du web.

Modifier et éditer une page Wiki

Les modifications du texte se font de manière équivalente à Word. Vous pouvez insérer des images, créer des
liens hypertextes, des tableaux... Cette interface n'est pas très différentes du logiciel de traitement texte...Bonne
découverte

L
e Ruban d'édition SharePoint Online

Design et ergonomie

La mise en page d’une « page internet » ne répond pas à la même problématique qu’une page destinée à être
imprimée sur un copieur. En effet, une page A4 possède un début et une Fin, alors qu’une page Web à un début
mais pas de fin et n’y de bords définis.

Pour disposer le contenu textuel dans une page wiki SharePoint Online, il existe plusieurs gabarits. Je conseille
toujours le gabarit avec 2 colonnes 2/3 et 1/3.
 D
esign et ergonomie avec SharePoint Online

Vous pouvez personnaliser la couleur, les typographie, ... de votre site SharePoint Online. Je conseille de
privilégier un design avec une navigation par un menu latéral gauche. C’est plus esthétique et
compréhensible pour l’internaute, même si la grande majorité des sites web aujourd’hui possèdent quasiment
tous un menu principal horizontal. Je trouve le menu horizontal SharePoint Online peu pratique et intuitif,
surtout quand on veut modifier des pages.

Pour faciliter la lecture de votre site SharePoint Online, le fond blanc est le plus agréable pour l'oeil humain.

P
ersonnalisation du Template
Gestion de la page wiki (approche méta)

Un site SharePoint est composé d’un ensemble de pages liées entre elles par des liens hypertextes. Chaque
page peut être gérée de manière spécifique. Cliquez sur l’onglet « page » en haut à gauche. Le Ruban de gestion
méta de la page apparaît.

G
estion méta page SharePoint Online

Editer et Insérer une image dans une page wiki

Sélectionner la page sur laquelle vous souhaitez travailler, puis la zone de texte sur laquelle vous voulez insérer
une image. Cliquer sur « Modifier/éditer ». Bouton situé en haut à droite de la fenêtre avec le picto en forme de
crayon.

 - Le Ruban d’édition apparait

 - Cliquer sur l'onglet « insérer » puis sélectionner image
 - Insérer une photo à partir de votre ordinateur
 I
nsertion d'image sous SharePoint Online
Télécharger un fichier dans une page Wiki

Pour l'insertion de fichier la méthode est quasiment identique à celle d'insérer une image.

I
nsertion de fichiers sous SharePoint Online

Créer et lier une une page Wiki au menu principal

Nous allons d’abord créer la page et dans un deuxième temps la lier au menu principal. Voici une méthode
pour créer la page wiki

 - Cliquer sur l'engrenage > contenu de site

 - Vous arrivez sur la structuration du site SharePoint
 - Cliquer sur « Pages du site » pour avoir la fenêtre ci-dessous
  - Choisisser « page Wiki », puis donner lui un nom
 - Penser à enregistrer, avant de lier la page au menu latéral

C
réation du page wiki SharePoint

Maintenant, il faut lier la page créée au menu principal :

 - Créer l’item dans le menu latéral. Regarder en bas du menu latéral et cliquez sur « modifier » (voir figure ci-
dessous)
 - Donner un nom à l’item dans « texte à afficher »(conseil : garder le même nom que la page créée
précédemment)
 - Pour « Adresse », il faut recopier celle de la page que vous voulez lier au menu
 - Valider sur « Ok », puis retourner sur le menu latéral et en bas faites « enregistrer »

Li
er la page au menu principal
3 - Le lien hypertexte avec SharePoint Online

Un lien hypertexte permet de lier des pages internet entre elles. Ce "lien" est un élément qui, lorsque
l'internaute clique dessus, le dirige vers une autre page ou un autre contenu web. Il permet de surfer entre les
pages web. Par convention, un lien qui a été déjà cliqué possède une couleur plus « pastelle ».

Création d'un lien hypertexte

 1. Cliquer sur « modifier »

 2. Mettre en surbrillance l’ensemble de mots qui vont supporter le lien hypertexte.
 3. Cliquer sur "Insérer" puis sur "lien hypertexte".
 4. Insérer un lien « à partir de SharePoint Online » pour lier une page
 5. Choisir dans la fenêtre qui s’ouvre la page qui sera liée à votre lien hypertexte

C
réation d'un lien hypertexte sous SharePoint Online
Améliorer le lien hypertexte créé

Lorsque vous sélectionnez un lien hypertexte déjà créé, un nouvel onglet : « lien » apparait dans le ruban.

A
mélioration d'un lien hypertexte sous SharePoint Online

4 - Les bibliothèques SharePoint Online

Les bibliothèques sont des applications spécifiques. On peut aussi parler de plugin ou de composant Webpart.
Voici les types de bibliothèques les plus utilisées : bibliothèque de documents et d’images.
La bibliothèque de documents

La bibliothèque de documents possède des fonctionnalités plus poussées que la fonction « télécharger un
fichier » vue plus haut :

 1. Possibilité de créer des sous dossiers et donc une arborescence

 2. Possibilité des créer des documents office oneLine (Word, Excel et Power Point) et de les éditer en ligne.
 3. Possibilité d’éditer et de partager ces documents en attribuant des droits en lecture ou modification.
 4. Possibilité de connaître la personne qui a modifié en dernier le document ainsi que le jour de la modification
 4. Envoi de vos fichiers word, Excel...en mode "glisser - déposer" (Drag and drop), puis de les éditer en ligne

ATTENTION : Les fichiers Office contenant des macros et des formules complexes peuvent générer des bugs.
La bibliothèque de documents est un web service qui utilise les fonctionnalités de la suite office de Microsoft en
version simplifiée.

P
résentation de la bibliothèque de documents sous SharePoint Online

Créer une bibliothèque de documents

Si vous souhaitez insérer, par la suite une bibliothèque dans une page, il est conseillé de lui donner le même
nom que la page. Cela facilitera l’organisation et la structuration de votre SharePoint Online.
 C
réer une bibliothèque de document SharePoint Online

Insérer une bibliothèque de documents dans une page Wiki

Aller à la page sur laquelle, vous voulez insérer votre bibliothèque de documents. Demandez la «
modification/édition » de la page. Vous allez ajouter un composant webpart à votre page.

I
nsérer une bibliothèque de document dans une page wiki

5 - Statistique des pages SharePoint Online

Sur SharePoint Online, il existe un outil permettant de voir les statistiques de consultation des pages. On ne peut
pas dire que cet outil soit exhaustif...mais bon, il existe. Pour plus de détail, sur la stat d'une page, il vaut mieux
se référer à la page elle même. (voir paragraphe sur la gestion de la page) Cet outil est accessible en cliquant sur
"l'engrenage" en haut à gauche, puis "contenu du site" :
 S
tatistique des pages SharePoint Online

Avec SharePoint Online, il est possible d’avoir une statistique plus détaillée d’une page en particulier.
Choisissez une page dont vous souhaitez connaître l’audience de manière plus spécifique, puis procédez comme
suit :

S
tatistique de page SharePoint Online

6 - Restaurer une version d'une page SharePoint

SharePoint online permet de restaurer de version d’un document modifié par un utilisateur. Cette action est
possible avec l’utilisation d’Internet explorer 11. Cela fonctionne plutôt bien si le document a été modifié avec
office online et non un programme client.
"engrenage" > "Contenu du site" puis dans l’affichage sélectionnez « Page du site »

Sélectionnez la page que vous voulez restaurer à la date de votre choix en cliquant sur "… "pour faire apparaître
le menu déroulant. Choisissez « Historique des versions ».

R
estaurer une version d'une page SharePoint Online

Lorsque vous retournez sur la page un message apparaît en haut. Il vous avertit que l'action de restauration a été
prise en compte. Ce message n’est pas très explicite, mais il nous permet de comprendre qu’une restauration a
eu lieu. A présent il faut lui valider la modification en lui demandant de « rétablir le modèle » (voir figure ci-
dessous)

V
alidation de la restauration d'une page SharePoint Online

7 - Groupes et droits utilisateurs SharePoint Online

Pour sécuriser l’accès à un site SharePoint Online, il faut créer des groupes utilisateurs. Par la suite on va
donner des droits (écriture, lecture…) à ces groupes. Des demandes d’accès peuvent être envoyées par mail au
propriétaire de groupes.

Ces différentes actions vont être adminsitrables grâce à l'adresse email des membres. Cette adresse permet
d'identifier de manière unique un utilisateur. Pour rappel, un utilisateur de SharePoint Online, via "Office
onLine", se connecte grâce à un compte mail. Ce compte est la pierre angulaire pour la gestion des droits et des
groupes.

Accéder aux groupes et aux autorisations

SharePoint Online vous propose déjà des groupes. Ils ont été mis en places à la création de votre site SharePoint
Online. Le but est de vous faciliter au maximum l'adminsitration du site. Cependant, vous pouvez créer autant
de groupes que vous souhaitez en attribuant vos propres règles.
Accès à la gestion des autorisations : "engrenage" > Paramètre du site > Autorisation de site

A
utorisations et groupes utilisateurs SharePoint Online

Avec SharePoint Online lorsque l’on travaille avec des sous-site, on peut bloquer l’héritage du parent. Cela
permet d’attribuer des autorisations uniques aux sous sites.

Les niveaux d'autorisation

 Contrôle total - Cette autorisation est attribuée au "super admin".

 Conception - Afficher, ajouter, mettre à jour, supprimer, approuver et personnaliser.
 Modification - Ajouter, modifier et supprimer des listes. Afficher, ajouter, mettre à jour et supprimer des
éléments de liste et des documents.
 Collaboration - Afficher, ajouter, mettre à jour et supprimer des éléments de liste et des documents.
 Lecture - Afficher des pages et des éléments de liste, et télécharger des documents. Il ne peut pas enregistrer les
modifications d’un document Word en local ou sur SharePoint Online.
 Affichage seul - Afficher des pages, des éléments de liste et des documents. Les types de documents associés à
des gestionnaires de fichiers côté serveur peuvent être visualisés dans le navigateur, mais ils ne peuvent pas être
téléchargés.

Créer un groupe utilisateurs

Cliquez sur « Créer un groupe ». Renseignez les informations nécessaires sans oublier de définir des niveaux
d’accès. Terminer par valider.

Il faut maintenant ajouter des personnes à ce groupe en cliquant sur le groupe sur lequel vous voulez ajouter des
utilisateurs. Seul le propriétaire du groupe peut ajouter des personnes dans le groupe. Il peut y avoir qu’ 1 seul
propriétaire de groupe : ce qui est dommage. Par contre vous pouvez donner la gestion d’un groupe utilisateur à
un autre groupe utilisateur. Les membres présents se voient accordé la possibilité de gérer les collaborateurs
ainsi que leurs accès. C’est une groupe qui gère un groupe.

Pour ajouter des personnes, il faut sélectionner le groupe et cliquez sur « nouveau » (voir fig. ci-dessous). Une
fois dans le groupe, seul le propriétaire (ou une personne menbre du groupe gestionnaire) peut céder son rôle à
une autre personne. Dans « actions » vous pouvez contacter par mail l’ensemble des utilisateurs de ce groupe.
 C
réation groupe utilisateur Sharepoint

Pour supprimer des membres du groupe ou revoir certains paramètres du groupe (droits d’accès) :
"engrenage" > Paramètre du site > Personnes et groupes

Sur le menu latéral gauche les groupes sont nommés. Pour retrouver toutes l’arborescence des groupes cliquez
sur « groupe » dans le menu latéral gauche. Pour accéder au groupe que vous souhaitez modifier, cliquez sur le
groupe que vous voulez modifier pour rentrer dedans.

Démarrer avec Office 365 / OnLine et outLook

onLine"
OutLook Online est l'application Web pour consulter ses mails en ligne grâce à un navigateur web. On
accède à Outlook OnLine en se connectant à Office 365 Online. Office 365 Online est un nouveau service
proposé par Microsoft pour utiliser dans le cloud les logiciels de la suite office de la firm, mais également
d'autres services web comme sharepoint Online pour la création de site internet collaboratif. Ces produits et
services sont accessibles par abonnement auprès de fournisseurs agréés par Microsoft. Voici un lien pour
découvrir les offres Ofgice 365 chez OVH, ce n'est pas très claire...mais bon c'est du Microsoft : accès OVH.

Outlook online permet de synchroniser, le cas échéant, votre logiciel de messagerie, installé sur votre
ordinateur, en rendant accessible vos mails depuis n'importe quel terminal. Désormais où que vous soyez, vous
pourrez consulter, répondre et envoyer des couriels depuis une tablette ou un smartphone.

Connexion à Office 365

La première action à faire est de se connecter à votre comptes Office 365 onLine à partir d'un navigateur
internet (Internet Explorer, chrome ou encore Firefox). Pour accéder aux services Office Online, saisissez dans
votre moteur de recherche préféré " connexion à office 365". En vous aidant de la figure ci-dessous, rentrez
votre adresse mail et mot de passe.

Ecrans de
connexion à Office 365
Accueil d'office 365 Online
La page d'accueil

Une fois les étapes de connexion passées, vous arrivez sur la page d'accueil d'Office 365 OnLine. En fonction
de votre niveau d'abonnement, vous avez accès à un certain nombre d'application et de service web. La barre de
navigation (voir figure ci-dessous) sera toujours visible en fonction des applications sélectionnées.

Ecran
d'accueil office 365 online

La barre de navigation

La barre de navigation vous permet d'avoir une utilisation intuitive de l'outil. Très épurée, vous retrouverez à
n'importe quel moment de votre navigation l'ensemble des applications et services.

Mosaïque : Affiche l’ensemble des applications disponibles

Indicateur d’alerte : Vous prévient de l’arrivée d’un nouveau mail

Pouvoir de modifier le paramètre de votre compte

Aide pour les utilisateurs d’office 365

Permet d’accéder aux paramètres de votre profil

Personnaliser votre Avatar

Ce qui peut-être sympa, c'est de personnaliser votre photo de profil (avatar). Cela apporte plus de sympathie, car
les gens avec qui vous aurez des relations verront cette avatar. Voici la méthode !

Comment
personnaliser votre photo de profil

Accueil OutLook office 365

Application qui vous permet d’accéder à vos mails depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet. Si
vous avez souscrit une offre "Exchange" vous pourrez en plus de synchroniser vos mails avec votre
smarthphone et tablette, accéder à votre agenda et d'autre service onLine Microsoft. Cliquez sur la mosaïque
office 365 puis sur courier.
 Accueil
outLook Office 365

Setting SharePoint’s Person, Choice, and Lookup

fields

Merwan Hade, Senior Program Manager, Microsoft Flow, mercredi 2 août 2017
Flow has always provided the ability to reference various field types from SharePoint ranging from Text and
Boolean (Yes/No) to Person and Choice. However, SharePoint actions in Flow didn’t allow you to set or write
to complex fields like Person, Choice, Lookup, and Managed Metadata. That changes today! It gives us great
pleasure to announce write support for Person, Choice, and Lookup fields, one of the most highly requested
features on the Flow Ideas Forum.

Let’s look at a quick example to learn more. Imagine that you have a SharePoint list to track Travel requests.
This list has the following fields. Notice how it’s a mix of Text, Date and Time, Choice, Person, and Lookup.

Let’s now create an approval flow for incoming travel requests using this template and point it to the Travel
Requests list.
In the Yes branch, let’s add a new action, SharePoint – Update item, and point it to the same site and list as the
trigger. Notice how the Update item action now includes all editable fields from the list. The same applies to the
Create item action also.
Furthermore, the list of possible values for the Choice (Approval Status) and Lookup (Team) fields are the same
as those presented in SharePoint. For the Person field (Backup Engineer), you’ll have to type in a valid email
address.
We hope you can make use of these new additions as you build out new flows and enhance existing ones.

Known issues
There are two known issues with this release that we will be addressing in the coming weeks.

1. Once you have created your flow, if you add a new Person, Choice, or Lookup field to your list,
attempting to edit and save your Flow will result in an error at runtime. To work around this issue, you
must delete and recreate the Update item or Create item action in your flow.

Note – This applies only if you edit your Flow, otherwise the flow will continue to run.

2. To write to a Person field, you must enter a valid email address for an individual in your organization.

Coming soon
We continue to invest in our SharePoint + Flow story and want to ensure that Flow is a worthy successor to
SharePoint Designer workflow. Some of the upcoming features on our connector roadmap include: