DOSSIER XXXX : Titre
EXERCICE: Date d'intervention:
Questionnaire d'analyse des risques: INSTITUTION
Question Remarques/Commentaires
1. ENTITE D'EXECUTION DU PROJET
1.1 Quel est le statut juridique de l'entité en charge du projet?
1.2 L'entité a t-elle déjà exécuté un projet financé par la Banque ?
1.3 Quelles sont les différents comités mise en place pour la surveillance de la gestion du
projet ?
1.4 Le comité de pilotage du projet est –il indépendant de part sa composition (ici il s'agit
d'estimer le risque de collusion entre les membres du comité de pilotage et la coordination du
projet) ?
1.5 L'organigramme est-il adapté aux besoins du projet ?
CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS
(Bien vouloir mentionner les principaux points de contrôle susceptibles d’amélioration)
(Bien vouloir mentionner tout autre aspect du système relatif au montage institutionnel requérant une attention particulière)
© Analyse des risques (entité d'exécution) 1 2 3
Niveau de risque sur une échelle de 1 à 4
Commentaires
on particulière)
4
DOSSIER:
EXERCICE: Date d'intervention:
Questionnaire d'analyse des risques: FLUX FINANCIERS
2. FLUX FINANCIERS Remarques/commentaires
2.1 Décrire les mesures prises pour acheminer les ressources de la Banque vers l'entité chargée de
mettre en oeuvre le projet (paiments directs, compte spécial, signataires des demandes de
paiements, rôle du ministère des finances du pays bénéficiaire, etc)
2.2 Les mesures prises pour le transfert des produits du prêt/don (du
gouvernement/ministère des finances) vers l'entité sont-elles satisfaisantes ?
2.3 A-t-on enregistré un problème majeur quant à la réception des fonds de la Banque par l'entité ?
2.4 Dans quelle banque le compte spécial est ouvert ? Cela est-il acceptable (Avis de Non Objection
de la Banque) ?
2.5 L'UGP/UCP a t-il de l'expérience en matière de gestion des décaissements de la Banque ?
2.6 L'entité est-elle exposer aux risques de change si le don ou le crédit est en devise ?
2.7 Comment sont évalués les fonds de contrepartie ?
2.8 Les contrôles sur les paiements effectués avec les fonds de contrepartie sont-ils
adéquats ?
2.9 Si une partie du projet est exécutée par les communautés ou par les ONG, l'UGP/UCP dispose t-
elle des outils de communication des informations et de suivi,
permettant de retracer l’utilisation des fonds du projet par de telles entités ?
2.10 Les bénéficiaires ont-ils l'obligation de contribuer aux coûts du projet ? Si les
bénéficiaires ont la possibilité de contribuer en nature (main d'œuvre), existe t- il des procédures
pour enregistrer et évaluer cette contribution sous forme de main d'œuvre ?
CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS
a) Bien vouloir mentionner les principaux points de contrôle susceptible d’ amélioration pour ce qui est de l'analyse des flux financiers"
b) Bien vouloir mentionner tout autre aspect du système de gestion "des flux financiers" méritant une attention particulière.
c) Analyse des risques (Flux financiers) 1 2 3 4
DOSSIER:
EXERCICE: Date d'intervention:
Questionnaire d'analyse des risques: PERSONNEL
3. PERSONNEL Remarques/commentaires
3.1 Quel est l'organigramme du service de la comptabilité? Joindre
l'organigramme en annexe.
3.2 Identifier le personnel du service, notamment : les titres de leurs postes, leurs
responsabilités, leurs qualifications et leur expérience professionnelles. Joindre les descriptions
de tâches et les CV des principaux responsables du service de comptabilité.
3.3 Les services des finances et de la comptabilité ont-ils des effectifs adéquats ?
3.4 Le personnel des services des finances et de la comptabilité a t-il des qualifications et
expériences adéquates ?
3.5 Le personnel des services des finances et de la comptabilité est-il formé aux procédures de
la Banque ?
3.6 Quelle est la durée des contrats du personnel des services des finances et de la
comptabilité ?
3.7 Indiquer les postes clés qui ne sont pas encore pourvus, ainsi que la date prévue pour le
faire.
3.8 Existe t-il des descriptions des tâches écrites pour tous les responsables,
gestionnaires et employés, qui définissent clairement les fonctions, les responsabilités,
l'échelle hiérarchique, et délimitent les pouvoirs ?
3.9 Existe-t-il une politique de formation du personnel des services des finances et
de la comptabilité ?
CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS
(Bien vouloir mentionner les principaux points de contrôle susceptibles d’amélioration en termes d'évaluation
des effectifs)
(Bien vouloir mentionner tout autre aspect du système de gestion financière relatif aux effectifs requérant une attention
particulière)
c) Analyse des risques (effectifs) 1 23
mentaires
ne attention
4
DOSSIER:
EXERCICE: Date d'intervention:
Questionnaire d'analyse des risques: COMPTABILITE 1/3
4.1 POLITIQUES ET PROCEDURES COMPTABLES Remarques/commentaires
4.1.1 L'entité dispose-t-elle d’un système comptable permettant de bien enregistrer les opérations
financières du projet, y compris l'affectation des dépenses selon les composantes respectives, les
catégories et les sources des fonds ?
4.1.2 Existe t-il des moyens de contrôle de la passation et de l'approbation des écritures comptables, en
vue de s'assurer qu’elles sont passées de manière adéquate et bien expliquées ?
4.1.3 Le plan comptable est-il assez adéquat pour bien consigner les activités du projet et en rendre
compte?
4.1.4 Le partage des coûts entre les diverses sources de financement (si plusieurs donnateurs) est-elle
adéquate et conforme aux clauses conclus dans l'accord de don/prêt ?
4.1.5 Procède-t-on aux rapprochements entre le grand livre comptable et des grands livres auxiliaires ?
Y a-t-il équilibre (souvent non applicable sur la plupart des projets) ?
4.1.6 Tous les documents comptables et les pièces justificatives sont-ils conservés de manière
permanente dans un système bien établi qui facilite l'accès aux personnes autorisées.
4.2 Séparation des fonctions Remarques/commentaires
4.2.1 Les fonctions ci-après sont-elles exercées par différentes unités ou personnes physiques. (i)
autorisation d'effectuer une opération (ii) enregistrement de l'opération; et (iii) protection des biens
concernés par l'opération ?
4.2.2 Les fonctions liées à la commande, à la réception, à la comptabilisation et au paiement des biens
et services sont-elles bien séparées ?
4.2.3 Les rapprochements bancaires sont-ils préparés par des personnes autres que celles qui effectuent
ou approuvent les paiements ?
4.3 Système de budgétisation Remarques/commentaires
4.3.1 Le PTBA a-t-il été établi et couvre t-il une période de 18 mois? A-t-il été approuvé par le bailleur
de fonds? Fait-il l'objet d'une mise à jour?
4.3.2 Les budgets définissent-ils des cibles matérielles et financières ?
4.3.3 Des budgets sont-ils préparés pour chaque activité importante dans les détails, de manière à
fournir un outil précieux pour le suivi de leur exécution ?
4.3.4 Les dépenses réelles sont-elles comparées aux prévisions, à une régularité raisonnable (3, 6 mois
ou 12 mois), et les variations importantes constatées sont-elles expliquées ?
4.3.5 L’approbation est-elle obtenue à l'avance ou post facto pour les variations
budgétaires ?
4.3.6 Qui est responsable de la préparation et de l'adoption des budgets (Coordinateur, Ministère de
tutelle, Comité de pilotage, etc.) ?
4.3.7 Existe t-il des procédures pour la planification des activités du projet ?
4.3.8 Les plans et budgets des activités du projet sont-ils réalistes (réalisable dans le temps imparti) ?
CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS
(Bien vouloir mentionner les principaux points de contrôle susceptibles d’amélioration en termes d'évaluation
des effectifs)
(Bien vouloir mentionner tout autre aspect du système de gestion financière relatif aux effectifs requérant une attention particulière)
c) Analyse des risques (effectifs) 1
3
mmentaires
mmentaires
mmentaires
tention particulière)
23 4
DOSSIER:
EXERCICE: Date d'intervention:
Questionnaire d'analyse des risques: COMPTABILITE 2/3
4.4 Paiements Remarques/commentaires
4.4.1 Les procédures de traitement des factures prévoient-elles :
· Une comparaison entre les quantités, les prix et les spécifications portés sur la facture et ceux indiqués
sur le bon de commande, le bon de réception et le contrat d'achat de travaux ou biens ou services ?
· La vérification de l'exactitude des calculs ?
4.4.2 Toutes les factures portant la mention PAYE sont-elles datées, vérifiées et
approuvées et marquées du code du compte d'affectation?
4.4.3 Existe t-il des contrôles dans la préparation des salaires et les changements y
relatifs sont-ils autorisés de manière adéquate ? (le plus souvent il s'agit des contrats de consultants avec
des rénmunérations fixes)
4.4.4 Peut-on conclure que les procédures en place permettent la comptabilisation exhaustive des
démandes de paiements directs (DPD)?
4.5 Politiques et procédures comptables Remarques/commentaires
4.5.1 Quelle est la méthode comptable (par exemple comptabilité de caisse, comptabilité d'engagements)
?
4.5.2 Quelles sont les normes comptables appliquées (OHADA, IPSAS, IFRS, etc) ?
4.5.3 Existe t-il des procédures écrites (contenues dans le manuel de procédures) pour contrôler les
activités et pour garantir la responsabilité financière du personnel (souvent, le manuel de procédures
décrit les tâches de chanque membre de l'équipe financière) ?
4.5.4 Les manuels de procédures comptables sont-ils mis à jour pour les activités du projet ?
4.5.5 Existe t-il des procédures pour s'assurer que seules les personnes autorisées peuvent modifier ou
édicter un nouveau principe, une nouvelle politique ou procédure comptable à utiliser par l'entité ?
4.5.6 Existe t-il des politiques et procédures écrites pour toutes les activités quotidiennes de gestion
financière ainsi que les activités administratives y afférentes
4.5.7 Les politiques et les procédures définissent-elles clairement les conflits
d'intérêts et les transactions des personnes apparentées (réelles ou apparentes) et fournissent-elles des
moyens de protection à cet égard ?
4.5.8 Les manuels sont-ils distribués aux personnel indiqué ?
CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS
(Bien vouloir mentionner les principaux points de contrôle susceptibles d’amélioration en termes d'évaluation
des effectifs)
(Bien vouloir mentionner tout autre aspect du système de gestion financière relatif aux effectifs requérant une attention particulière)
c) Analyse des risques (effectifs) 1 2
Remarques/commentaires
Remarques/commentaires
ttention particulière)
3 4
DOSSIER:
EXERCICE: Date d'intervention:
Questionnaire d'analyse des risques: COMPTABILITE 3/3
4.6. Trésorerie et banque Remarques/commentaires
4.6.1 Des comptes spéciaux et de contrepartie bancaires sont-ils ouverts pour le projet ?
4.6.2 Indiquer les noms et les postes qu'occupent les signataires des comptes bancaires ?
4.6.3 Le projet dispose-t-il d’un livre de caisse adéquat et mis à jour, où sont enregistrés les recettes et les
paiements ?
4.6.4 Existe t-il des procédures pour l'enregistrement des encaissements?
4.6.5 Des rapprochements bancaires et l'inventaire de caisse sont-ils effectués chaque mois ?
4.6.6 Tous les suspens du rapprochement des comptes de trésorerie sont-ils examinés et approuvés par un
responsable ?
4.6.7 Toutes les recettes sont-elles déposées à temps sur un compte bancaire lorsqu'elles sont encaissées en
espèces ?
4.6.8 L'état de réconciliation du compte spécial établi suivant le canevas du bailleur fait-il ressortir des dépenses
inéligibles ou non encore justifiées depuis plus de 6 mois (les règles de la Banque exigent une justification
chaque 6 mois)?
4.7 Protection des biens Remarques/commentaires
4.7.1 Existe t-il un système adéquat de protection des biens contre la fraude, le gaspillage et les abus
(étiquettage, inventaire, marquage, carnet de bord pour les véhicules, justification des avances, etc)?
4.7.2 Les registres auxiliaires des immobilisations et des stocks sont-ils à jour ?
4.7.3 Y a-t-il des inventaires physiques périodiques des biens et des stocks ?
4.7.4 Les biens sont-ils suffisamment couverts par des polices d'assurance ?
4.8 Autres entités d'exécution Remarques/commentaires
4.8.1 Y-a-t-il d’autres agences d'exécution (sous bénéficiaires et antennes) qui participent à l'exécution du projet
?
4.8.2 Le projet a t-il prévu des mécanismes et procédures de suivi des flux financiers, de communication de
l'information financière, d'obligation de rendre compte et d’audit (interne ou externe) par rapport aux autres
entités ?
4.8.3 les informations circulent t-elles normalement et dans les délais entre les différent(e)s agences d'exécution
?
4.8.4 Y a-t-il des rapprochements périodiques entre les différentes agences d'exécution ?
4.9 Autres Remarques/commentaires
4.9.1 A t-on, dans le cadre du projet, donné des indications aux employés, aux bénéficiaires et aux autres
récipiendaires sur la personne à qui s’adresser s’il y a suspicion de fraude, de gaspillage ou de mauvaise
utilisation des ressources ou des biens du projet ?
CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS
(Bien vouloir mentionner les principaux points de contrôle susceptibles d’amélioration en termes d'évaluation
des effectifs)
(Bien vouloir mentionner tout autre aspect du système de gestion financière relatif aux effectifs requérant une attention particulière)
c) Analyse des risques (politiques et procédures comptables) 1 23
ntervention:
s/commentaires
s/commentaires
s/commentaires
s/commentaires
on particulière)
4
DOSSIER :
EXERCICE: Date d'intervention:
Questionnaire d'analyse des risques: AUDIT INTERNE
5. AUDIT INTERNE
5.1 L'entité possède t-elle un auditeur interne ou un service chargé de l'audit interne ?
5.2 Quelles sont les qualifications et l'expérience des auditeurs internes ?
5.3 De qui l'auditeur interne relève-t-il (responsable hiérarchique)?
5.4 Le service chargé de l'audit interne prépare t-il le plan d'audit annuel et ce plan est-il approuvé
par la/les personnes appropriées (souvent prévu dans le manuel de procédures) ?
CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS
(Bien vouloir mentionner les principaux points de contrôle susceptibles d’amélioration en termes d'évaluation
des effectifs)
(Bien vouloir mentionner tout autre aspect du système de gestion financière relatif aux effectifs requérant une attention
particulière)
c) Analyse des risques (Audit interne) 12 3 4
DOSSIER:
EXERCICE: Date d'intervention:
Questionnaire d'analyse des risques: AUDIT EXTERNE
6. AUDIT EXTERNE Remarques/commentaires
6.1 Les états financiers de l'entité sont-ils régulièrement vérifiés par un vérificateur (auditeur)
indépendant ? Qui est le précédent auditeur ? Son rapport d'audit a-t-il été accepté par le bailleur
ou rejeté à sa première soumission?
6.2 Enregistre t-on des retards pour la vérification des comptes de l'entité ? A
quel moment sont soumis les rapports d'audit (la date imposée par le bailleur est le 30 juin de
chaque année) ?
6.3 La vérification des comptes de l'entité et/ou du projet est-elle effectuée selon les normes
internationales d'audit ?
6.4 L'un des rapports d'audit des trois dernières années a t-il soulevé un problème important sur la
gestion financière ?
6.5 Existe t-il des recommandations faites dans les lettres de recommandations ou les rapports de
vérification précédents qui n'ont pas encore été mises en oeuvre ?
6.6 Le projet fait-il l'objet de vérification par une entité gouvernementale indépendant (Cour des
comptes) en plus des contrôles qu'effectue le vérificateur externe ?
6.7 Des termes de référence pour l'audit annuel du projet ont-ils été définis et obtenu l'approbation
du bailleurs ? (ceci est présumé si l'auditeur a été recruté suivant les exigences du bailleurs)
CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS
(Bien vouloir mentionner les principaux points de contrôle susceptibles d’amélioration en termes d'évaluation
des effectifs)
(Bien vouloir mentionner tout autre aspect du système de gestion financière relatif aux effectifs requérant une attention
particulière)
c) Analyse des risques (Audit externe) 12 3 4
DOSSIER :
EXERCICE: Date d'intervention:
Questionnaire d'analyse des risques: RAPPORTS (RAPPORTAGE)
7. RAPPORTS ET SUIVI Remarques/commentaires
7.1 Des états financiers de l'entité sont-ils préparés préalablement à l'audit ? Quelles sont les normes
comptables utilisées à cet effet ?
7.2 Des états financiers sont-ils préparés par l'unité chargée de l'exécution du projet ?
7.3 Quelle est la fréquence de préparation des états financiers ? Les rapports d'audit sont-ils soumis dans
les délais, de manière à être utiles au Bailleur de fonds (Banque) dans la prise des décisions (obligation de
soumettre les rapports d'audit au plus tard le 30 juin N+1)?
7.4 Le système d'information comptable est-il être adapté aux fins de présentation des rapports financiers
par catégorie et par composantes du projet (voir ce qui prévu dans le logiciel) ?
7.5 Le système d'information comptable offre t-il la possibilité d’établir le lien entre les informations
financières et les performances techniques enregistrées par le projet? Si des systèmes séparés sont utilisés
pour la collecte et la compilation des données matérielles (suivi-évaluation), quels sont les mécanismes
mis en place pour réduire le risque que les données matérielles ne coïncident pas avec les données
financières ?
7.6 A t-on, dans le cadre du projet, défini des directives pour la rédaction des rapports sur la gestion
financière, à savoir : quels sont les rapports à préparer, quel doit en être le contenu et comment seront-t-
ils utilisés?
7.7 Les rapports financiers présentent-ils des comparaisons entre les dépenses réelles et les allocations
des ressources prévues dans le budget et programmes ?
7.8 Les rapports financiers sont-ils préparés directement au moyen d'un système comptable automatique
ou le sont-ils au moyen de tableurs ou autrement ?
CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS
(Bien vouloir mentionner les principaux points de contrôle susceptibles d’amélioration en termes d'évaluation
des effectifs)
(Bien vouloir mentionner tout autre aspect du système de gestion financière relatif aux effectifs requérant une attention
particulière)
c) Analyse des risques (Rapport et suivi) 1 2 3 4
DOSSIER :
EXERCICE: Date d'intervention:
Questionnaire d'analyse des risques: SYSTÈME D'INFORMATION
8. SYSTEMES D'INFORMATION Remarques/commentaires
8.1 Le système de gestion financière est-il informatisé?
8.2 Le système peut-il produire les rapports financiers nécessaires pour le projet ?
8.3 Le personnel a t-il une formation adéquate pour pouvoir gérer le système ?
8.4 Le système d'organisation de la gestion et de traitement des données offre t-il des garanties de
confidentialité, d'intégrité et de disponibilité des données ?
CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS
a) Bien vouloir mentionner les principales mesures de performance susceptibles d’amélioration en matière de
"Systèmes d'information"
b) Bien vouloir mentionner toute autre aspect du système de gestion financière "en matière de "Rapport et suivi qui mérite de
l’être.
c) Analyse des risques (Systèmes d'information) 1 2 3 4
DOSSIER :
EXERCICE: Date d'intervention:
Questionnaire d'analyse des risques: MARCHES
9. PROCEDURES DE PASSATION DE MARCHES Remarques/commentaires
9.1 Existe-t-il des procédures formalisées de passation de marchés?
9.2 Quel système de passation de marché sur lequel repose ces procédures si elles existent? Système
national ou procédures du bailleur de fonds?
9.3 Quelles sont les qualifications et l'expérience des spécialistes en passation de marchés ?
9.4 Le personnel en passation de marchés a t-il une formation et des compétences adéquates pour
pouvoir gérer les marchés ? A-t-elle une très bonne connaissance des procédures du bailleur de fonds
9.5 Existe-t-il un plan de passation de marchés couvrant une durée de 18 mois ? Ce plan a-t-il été
accepté par la Banque (Avis de non objection)?
9.6 Existe-t-il un système d'archivage approprié pour les DAO?
CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS
a) Bien vouloir mentionner les principales mesures de performance susceptibles d’amélioration en matière de
"Systèmes d'information"
b) Bien vouloir mentionner toute autre aspect du système de gestion financière "en matière de "Rapport et suivi qui mérite de
l’être.
c) Analyse des risques (Systèmes d'information) 1 2 3 4
