Guide d’accueil aux stagiaires en sciences de l’Université de Montréal.

Comme pour l’embauche d’un nouvel employé régulier, l’intégration d’un stagiaire à votre équipe ne
s’improvise pas. Afin que cette expérience soit positive tant pour votre compagnie que pour l’étudiant,
vous devrez bien sûr planifier cette intégration avec soin.

Qu’est-ce qu’un stage?

On entend par stage tout travail dont la durée minimale est de 420 heures (12 semaines à raison de 35
heures/semaine) et pour lequel un étudiant effectue des tâches directement liées à son domaine
d’études. Ainsi, l’étudiant met en pratique les connaissances théoriques acquises en cours, parfait les
techniques utilisées en laboratoires universitaires tout en complétant son bagage scientifique à l’aide
des compétences et connaissances propres au domaine d’expertise de l’entreprise. La réussite d’un
stage passe par la pleine implication de l’étudiant, de l’entreprise et le support offert par l’université.

Conditions favorables à l’accueil d’un stagiaire

En l’absence de membres clé d’une équipe ou lors de périodes de restructuration majeure, il n’est pas
conseillé d’embaucher un stagiaire. Les points suivants peuvent vous servir de points de repère afin de
vérifier si votre entreprise est bien préparée à l’accueil d’un stagiaire.

1. Puisque la durée minimale des stages en sciences à l’Université de Montréal est de 12

semaines, vous devez vous assurer que l’étudiant aura suffisamment de travail pour l’ensemble
de cette période. Pour vous assurer d’un bon niveau de motivation, les tâches du stagiaire
devront être suffisamment diversifiées et être à la hauteur des responsabilités qu’il peut
assumer.

2. On vous a nouvellement assigné la supervision d’un ou plusieurs stagiaires ? Avez-vous

suffisamment de temps pour encadrer adéquatement l’étudiant ? Aimez-vous communiquer
votre savoir, former des gens ainsi que vérifier le travail d’un stagiaire dans un esprit
constructif ? Il s’agit là de questions essentielles à soulever avant l’embauche d’un stagiaire.

3. Quand un nouveau membre s’ajoute à une équipe, même si cela est temporaire, il faut bien
entendu informer tous les autres membres. Ainsi, l’intégration et l’évolution de l’étudiant au
sein de l’équipe n’en seront que plus facile et agréable pour tous.

4. Le dernier point à vérifier concerne l’organisation physique de l’espace de travail. Vous devez
bien sûr fournir à l’étudiant tout l’équipement nécessaire à la réalisation de son projet. S’il doit
constamment emprunter, l’ordinateur ou le matériel de laboratoire d’un membre de l’équipe,
cela risque d’être un irritant majeur de part et d’autre.

Que représente un stage pour les trois parties impliquées?

Pour l’entreprise, c’est l’occasion de faire avancer des projets parfois laissés en suspends depuis
plusieurs semaines, voir plusieurs mois. La présence du stagiaire peut également libérer les employés
réguliers de tâches routinières et ainsi leur permettre de développer des idées nouvelles, de mettre de
l’avant des projets novateurs contribuant à l’essor de l’entreprise. L’embauche d’un stagiaire
représente, bien sûr, une contribution directe à la formation de la relève dans ce secteur.
Pour l’étudiant, les stages sont une occasion rêvée non seulement de mettre en pratique ses
connaissances théoriques mais également de faire connaissance avec le marché du travail. Il y
développera des habilités en communication, travail de groupe, capacité d’écoute, de synthèse et même
de négociation. Les étudiants entrant sur le marché du travail, forts d’une expérience de stage, sont plus
réalistes quant aux tâches qu’ils peuvent assumer. Leur intégration se fait alors plus rapidement. Les
stages leur offrent aussi la chance de confirmer leur choix de carrière.

Pour l’université, les stages mettent à l’épreuve les programmes d’études offerts. En maintenant des
liens étroits avec l’entreprise, l’université apprécie mieux les changements s’opérant dans l’industrie et
l’incidence que cela peut avoir sur les exigences en terme de mains d’œuvre. Les liens ainsi créer,
mènent parfois à de riches collaborations en recherche et développement. Les maîtres de stages en
milieu de travail assument un rôle d’enseignant auprès des stagiaires, devenant ainsi de précieux
partenaires dans la formation des étudiants.

Quelles sont les implications et responsabilités des superviseurs, stagiaires et de l’université ?

Le superviseur joue un rôle clé auprès du stagiaire. Il est à la fois le formateur et l’évaluateur du
stagiaire. Le passage de l’université au milieu de travail professionnel représente une étape clé pour
l’étudiant. Durant les premières semaines, le superviseur devra être plus présent et disponible afin
d’orienter l’étudiant convenablement dans l’exécution de ses nouvelles tâches. Graduellement, cette
supervision se fera plus discrète tandis que l’étudiant gagnera en autonomie. Voici un résumé des
étapes qu’implique la supervision d’un stagiaire :

1. Avant l’arrivée du stagiaire : recherche de fonds afin de financer le projet, planification du

mandat (tâches, responsabilités et délai), organisation du lieu de travail, information de tous
les intervenants au sujet de l’embauche d’un stagiaire.

2. Pendant le stage : accueil du stagiaire, formation sur les outils de travail et le projet
(présentation claire des objectifs), supervision quotidienne et vérification des tâches
accomplies, aide et réponse aux questions afin de maximiser l’apprentissage du stagiaire et
la quantité de travail accompli, l’intégration du stagiaire au sein de l’équipe et l’arrimage
des tâches réalisées avec l’ensemble du travail de l’équipe.

3. À la fin du stage : faire avec le stagiaire le bilan des acquis et réalisations, vérifier si les
buts initiaux sont atteints, réviser le rapport de stage de l’étudiant, évaluer par écrit le
stagiaire et envoyer le document au professeur responsable.

Les étudiants à leur premier stage auront besoin de plus de suivi. Le passage du milieu universitaire au
milieu professionnel nécessite une courte période d’adaptation. Ils apprendront grandement de leur
expérience en milieu professionnel et cela particulièrement lorsque le superviseur établi un climat de
confiance où la critique constructive incite au dépassement.

L’étudiant doit réaliser l’importance de sa contribution au sein de l’entreprise d’accueil. Il est le

premier responsable de la réussite de son stage et doit en l’occurrence mettre tous les efforts afin de
s’adapter rapidement à son nouveau milieu. Le stagiaire doit, en tous temps, faire preuve de minutie et
de professionnalisme. En plus de travailler à la maîtrise de nouvelles techniques de laboratoire, d’outils
informatiques ou de connaissances spécifiques à son domaine, il mettra les efforts nécessaires au
développement de son autonomie, son esprit critique et ses facultés d’adaptation. Il fera aussi preuve
d’initiative et d’ouverture tout en participant le plus activement possible au travail d’équipe avec un
esprit ouvert. C’est un monde nouveau où l’écoute et la communication efficace jouent un rôle
différent de celui auquel ils sont habitués.
L’université s’engage à fournir un service de placement efficace et les ressources nécessaire au bon
déroulement des stages dans tous leurs aspects. Elle vérifie la pertinence du mandat confié à l’étudiant,
la qualité de l’encadrement offert au stagiaire ainsi que la progression de l’étudiant suite à cette
expérience de travail. En cas de conflit, l’université jouera le rôle de médiateur entre le stagiaire et
l’employeur.

Les étapes d’apprentissage du stagiaire.

Les entreprises désirant intégrer un stagiaire au sein de leur équipe doivent prendre en considération les
différentes étapes liées au processus d’apprentissage.

L’intégration de l’étudiant à son travail, ses collègues, ses outils de travail et l’équipe le supervisant
peut prendre jusqu’à 3 semaines. Durant cette période, le stagiaire tente d’intégrer le plus
d’information possible afin d’être efficace rapidement. Le superviseur tente de mesurer les forces et les
faiblesses de l’étudiant afin de maximiser les premières et combler les lacunes liées aux secondes. Plus
l’environnement est positif et plus le stagiaire sera productif.

Les semaines qui suivront permettront à l’étudiant d’étendre son action sur l’ensemble des
responsabilités lui incombant pour ensuite réaliser complètement le mandat qu’on lui a confié. La
supervision se fait plus discrète au fur et à mesure que l’étudiant évolue.

Conclusion

Plusieurs facteurs contribuent aux succès d’un stage. Trois d’entre eux sont plus importants. En
effectuant un recrutement adéquat, particulièrement lorsque le stage est de longue durée, vous
augmentez les chances de réussite. Ainsi, les critères techniques seront mieux remplis et l’étudiant aura
plus de chance de s’intégrer facilement à l’équipe.

L’étudiant sera plus motivé si son mandat est clair, diversifié et si le stage lui permet d’intégrer de
nouvelles notions. La réussite dépend de l’effort qu’y mettra l’étudiant mais aussi de la planification
précédant l’arrivé du stagiaire.

Un superviseur attentif au besoin de son stagiaire et fournissant la quantité requise d’explication

obtiendra aussi un bon rendement. Il faut avoir envie de transmettre son savoir et de guider un étudiant.
La critique constructive, la valorisation des efforts et des progrès accomplis font partie intégrante d’une
bonne supervision.

Bibliographie
Léonard, C. 2003; Accueillir un stagiaire dans votre équipe, pourquoi pas ? [Link]
Villeneuve, L. 1994; L’encadrement du stage supervisé. Éditions Saint-Martin.

Document préparé par Anne-Marie Labrecque, coordonnatrice des stages en sciences, novembre 2004