NOTE DE SERVICE
La note de service est un document rédigé par l’entreprise pour communiquer des informations
officielles aux salariés, relatives à la vie dans l’entreprise.
En tant qu’employeur, vous pouvez être amenés à transmettre une information importante à vos
salariés, de manière collective.
Pour cela, vous devrez rédiger une note de service.
A quoi sert la note de service ? Qui est chargé de rédiger la note de service ? Comment présenter une
note de service ? A quoi ressemble un modèle de note de service pour le personnel ? PayFit répond
à vos questions.
Sommaire
Pourquoi rédiger une note de service ?
Qui est chargé de rédiger une note de service ?
Existe-t-il des mentions obligatoires dans la note de service ?
Comment rédiger une note de service ?
Pourquoi rédiger une note de service ?
La note de service est un outil de communication interne à l'entreprise, à destination d’un service
de l’entreprise ou de tous les salariés.
L’employeur, ou la direction de l’entreprise, rédige une note de service pour diffuser des
informations que les salariés doivent connaître.
Par exemple, l’objet de la note de service peut être de :
rappeler les règles de sécurité dans les locaux de l’entreprise ;
faire part de l’arrivée ou du départ d’un salarié ;
informer de la fermeture ou de l’ouverture d’un service de l’entreprise (restaurant
d’entreprise par exemple), de la mise à disposition des salariés d’un nouvel espace de
travail ;
etc.
L’information transmise s’accompagne parfois d’une instruction que les salariés sont censés suivre.
Par exemple, si vous informez vos salariés d’une modification de l’accès à l’entreprise ou d’un
nouveau dispositif d’accès sécurisé à l’entreprise, vous pouvez réclamer la restitution du badge de
chacun des salariés pour leur remettre le nouveau badge ou la nouvelle clé.
Ainsi, la note de service est utile dès lors qu’une information ou une consigne courte et
officielle doit être révélée au personnel de l’entreprise.
De même, étant au service d’une bonne communication dans l’entreprise, la note de service
contribue à améliorer la gestion du personnel.
💡 Bon à savoir : il ne faut pas confondre la note de service avec la note d'information de
l’entreprise. La note d’information ne vise pas à transmettre une information obligatoire,
contrairement à la note de service. De plus, elle peut être transmise dans un sens descendant,
ascendant ou encore latéral. Toutefois, rédiger une note d'information est assez similaire à la
rédaction de la note de service.
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Qui est chargé de rédiger une note de service ?
Étant donné la teneur de la note de service, c’est la direction de l’entreprise, ou du moins, une
personne située à une position hiérarchique supérieure aux destinataires de la note, qui est chargée
de rédiger une note de service et de la transmettre aux salariés de l’entreprise.
L’auteur de la note de service peut la diffuser de plusieurs manières :
support papier remis en mains propres ;
affichage dans l’entreprise ;
courrier électronique.
Existe-t-il des mentions obligatoires dans la note de service ?
Comme bon nombre de documents (fiche de paie, par exemple), la note de service doit respecter un
certain formalisme et comporter des mentions obligatoires.
Ainsi, pour rédiger une note de service, il faut indiquer :
l’expéditeur : généralement un supérieur hiérarchique ;
le destinataire : généralement un département de l’entreprise ou bien tous les salariés de
l’entreprise ;
la date et le lieu ;
le numéro de la note de service ;
le contenu de la note : le message à faire passer ;
la signature de l’expéditeur.
Comment rédiger une note de service ?
Pour rédiger une note de service, il faut veiller à intégrer les mentions obligatoires énoncées ci-
dessus.
Assurez-vous d’utiliser un style clair, direct, concis et impersonnel.
La présentation de la note de service sera ainsi faite :
Il n’existe pas vraiment de modèle de note de service. Rédiger une note de service est relativement
simple car la forme à respecter est assez sommaire.
Toutefois, n’hésitez pas à vous inspirer de notre exemple de note de service, dans l’encadré ci-
dessus. Pensez également à lire notre fiche dédiée à la note de service sur les congés payés ou à
la note de service annonçant l'arrivée du nouveau salarié.
Grâce à nos explications, vous savez désormais comment faire une note de service, sans commettre
d’erreur.
LA NOTE D’INFORMATION
À QUOI SERT UNE NOTE D’INFORMATION ?
Elle sert à transmettre une information au personnel de l’entreprise. Elle est toujours rédigée à la
demande d’un supérieur hiérarchique.
QUELLES SONT LES MENTIONS OBLIGATOIRES D’UNE NOTE D’INFORMATION ?
Elle n’a pas de formalisme dans sa rédaction mais des mentions demeurent obligatoires à savoir :
1. la mention « note d’information » ;
2. l’émetteur ;
3. le(s) destinataire(s) ;
4. l’objet ;
5. la date ;
6. le moyen de transmission (pour affichage par exemple) ;
7. le signataire (fonction, prénom et nom, signature éventuelle si non transmise par courriel)
QUEL STYLE ADOPTER DANS UNE NOTE D’INFORMATION ?
Le ton doit être indirect et neutre. Au lieu de « vous ferez ce travail pour lundi », préférer : « ce
travail devra être fait pour lundi ».
Les formules de courtoisie peuvent être adoptées :
o « les représentants sont priés de … »
o « les employés voudront bien… »
o « le personnel est invité à … »
QUEL PLAN ADOPTER POUR RÉDIGER UNE NOTE D’INFORMATION ?
1. Introduction : contexte dans lequel s’inscrit l’information ;
2. Développement : détail de l’information ;
3. Conclusion : procédure à respecter si le destinataire est intéressé par l’information.
QUELLES SONT LES PARTICULARITÈS D’UNE NOTE D’INFORMATION ?
M. La note d’information ne comporte ni titre de civilité, ni formule de politesse. Elle n’a
pas non plus de numéro mais peut comporter une référence.
M. Si on fait le choix de mettre un titre après le mot « note », on peut se dispenser de mettre
l’objet. Exemple : « note sur les horaires d’ouverture de la cafétéria ».
Exemple de note d’information
Emetteur : XXXXXXXXXXX
Destianataire : l'ensemble du personnnel
date :
Objet : VACCINATION CONTRE LA GRIPPE
NOTE D'INFORMATION
Une séance gratuite de vaccination
contre la grippe aura lieu
dans les locaux de Kaloric
le jeudi 26 août 2011 de 8 h 30 à 9 h 30
(salle de repos – rez-de-chaussée)
Pour permettre l’organisation de cette séance, il est nécessaire de connaître le nombre de personnes
qui ont l’intention de bénéficier de cette disposition.
Toute personne désirant se faire vacciner est donc priée de retourner au service du Personnel, avant
le 18 octobre, le coupon-réponse ci-joint dûment rempli, en précisant l’heure à laquelle elle souhaite
être vaccinée.
En savoir plus : [Link]
dinformation/
note de service/note d'information
CARACTÉRISTIQUES LA NOTE DE SERVICE LA NOTE D’INFORMATION
C’est un document écrit interne
C’est un document écrit interne qui
destiné à un plusieurs
transmet une information concernant
Définition subordonnés qui devront
l’activité de l’entreprise. La note
exécuter ce qui est demandé.
(objet) d’information n’a pas de caractère
La note de service a donc un
obligatoire. Elle explique, mais ne
caractère obligatoire. Elle
cherche pas à convaincre.
exprime un ordre.
Descendant, latéral (de niveau
Descendant (du supérieur
Sens de circulation égal), ascendant (subordonné à
hiérarchique aux subordonnés)
supérieur)
Introduction : elle énonce un Introduction : elle rappelle le sujet,
problème, une observation, des l’intérêt de la note et annonce les points
remarques particulières. évoqués dans le développement.
Développement : il donne Développement : si l’émetteur répond à
clairement les ordres, les une demande précise, il peut apporter
directives et les consignes. les éléments de réponse en sous-parties.
Plan
corps de la note
Conclusion : elle n’est pas Conclusion : elle préconise une ou
indispensable puisqu’il s’agit plusieurs solutions, fixe des conditions
d’un ordre. de mise en œuvre…
PAS DE TITRE DE CIVILITÉ NI DE
FORMULE DE POLITESSE
PAS DE TITRE DE CIVILITÉ NI DE
FORMULE DE POLITESSE
Le style utilisé doit être clair,
Le style doit être clair, concis et
concis, impersonnel et
Rédaction impersonnel.
impératif.
du corps de la note
PAS DE «JE» NI DE «NOUS»
PAS DE «JE» NI DE «NOUS»
Présentation Il n’existe pas de présentation normalisée. Néanmoins un certains
nombre d’éléments sont obligatoires (voir ci-après)
mentions
obligatoires
LA NOTE D’INSTRUCTION
Elle peut transmettre des informations, mais elle donne également
Autre type de note des consignes, des ordres qui découlent de décisions. Elle justifie ces
ordres et fournit des [Link] ton est ferme, voire impératif, mais
l’émetteur peut être conduit à s’impliquer personnellement pour mieux
convaincre. Dans ce cas, l’emploi du pronom personnel «Je» n’est pas
interdit.
Exemple de note de service
De M. LESURT Directeur
MENUICONCEPT
57600 FORBACH A l’ensemble du personnel
NOTE DE SERVICE N° 10
Forbach,
Objet :
Le 10 octobre 2007
Port des équipements de sécurité
Il est rappelé au personnel que le port des équipements de sécurité est obligatoire dans
l’enceinte de l’entreprise.
En cas de manquement, les sanctions prévues au règlement intérieur seront appliquées.
PJ : extrait du règlement intérieur Le Directeur
Diffusion : M. LESURT
Mentions obligatoires des notes
En-tête simplifiée de l’entreprise : éventuellement le logo, le nom, le code postal et la
ville
Émetteur de la note : nom et fonction
Destinataire de la note : nom et fonction
Titre de la note et N°
Le N° est obligatoire pour la note de service
Le N° n’est pas obligatoire pour la note d’information
Date et lieu de création de la note
Objet de la note : simple et précis
Corps de la note
Mode d’affichage (ex : affichage panneau administration, par courrier interne)
Signataire : fonction et nom
Exemples de note d’information
De M. LESURT Directeur
MENUICONCEPT
57600 FORBACH A l’ensemble du personnel
NOTE D’INFORMATION
Forbach,
Objet :
Le 15 septembre 2007
Sensibilisation aux dangers de la route
Une formation sur la sensibilisation aux dangers de la route vous est proposée.
Elle aura lieu les 5 et 12 décembre 2007 au centre de sécurité routière situé 35 chemin de la
Buisse 57600 Forbach. Le nombre de stagiaire est limité à huit.
Les chauffeurs auront la priorité pour cette formation. Les inscriptions se feront auprès de la
secrétaire Mlle Morel. Les inscriptions seront terminées le 26 novembre 2007.
Vous trouverez ci-joint le programme de cette formation.
PJ : extrait du règlement intérieur Le Directeur
Diffusion : M. LESURT
En savoir plus : [Link]
dinformation/
