MODULE 19
FICHE 2 : ORGANISATION DES DOCUMENTS POUR UN COMMERCIAL
En tant que commercial, il est essentiel d'organiser efficacement vos documents pour faciliter votre
travail et accéder rapidement aux informations dont vous avez besoin.
A. Exemple d'organisation de documents pour un commercial :
1. Dossier principal : Prospects/Leads
Sous-dossier : Liste de prospects
Sous-dossier : Profils de prospects
Sous-dossier : Correspondance avec les prospects
Sous-dossier : Propositions commerciales
2. Dossier principal : Clients
Sous-dossier : Liste de clients
Sous-dossier : Contrats clients
Sous-dossier : Historique des ventes
Sous-dossier : Correspondance avec les clients
Sous-dossier : Comptes rendus de réunions client
3. Dossier principal : Produits/Services
Sous-dossier : Catalogue de produits/services
Sous-dossier : Fiches techniques
Sous-dossier : Tarifs et offres spéciales
Sous-dossier : Comparatifs concurrentiels
4. Dossier principal : Présentations/Ventes
Sous-dossier : Présentations commerciales
Sous-dossier : Modèles de proposition commerciale
Sous-dossier : Témoignages clients
Sous-dossier : Matériel de support de vente (brochures, dépliants, etc.)
5. Dossier principal : Données/Statistiques
Sous-dossier : Rapports de vente
Sous-dossier : Statistiques de performance
Sous-dossier : Analyses de marché
Sous-dossier : Prévisions de vente
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6. Dossier principal : Administration
Sous-dossier : Notes de frais
Sous-dossier : Contrats d'emploi
Sous-dossier : Formation et développement professionnel
Sous-dossier : Documentation administrative (formulaires, etc.)
7. Dossier principal : Communication
Sous-dossier : Emails professionnels
Sous-dossier : Contacts et listes de diffusion
Sous-dossier : Calendriers et plannings
Sous-dossier : Répertoire de fournisseurs
8. Dossier principal : Suivi/Remarques
Sous-dossier : Suivi des ventes
Sous-dossier : Remarques et commentaires sur les clients/prospects
Sous-dossier : Suivi des tâches et des objectifs
Cette structure de dossiers vous permet de regrouper les différents types de documents et
informations nécessaires à votre activité commerciale. Vous pouvez ajuster cette organisation en
fonction de vos besoins spécifiques et ajouter des sous-dossiers supplémentaires selon les
différentes phases du processus de vente ou les spécificités de votre secteur d'activité.
B. Les étapes de classement de documents :
1. Tri initial :
Commencez par trier tous vos documents et séparez-les en différentes catégories générales. Par
exemple, vous pouvez créer des piles pour les factures, les relevés bancaires, les contrats, les
correspondances, etc.
2. Sous-catégorisation :
Une fois que vous avez trié vos documents en catégories générales, vous pouvez les sous-diviser en
sous-catégories plus spécifiques. Par exemple, pour les factures, vous pouvez créer des sous-
catégories pour les factures d'électricité, de téléphone, d'internet, etc. Cela vous aidera à affiner
davantage l'organisation de vos documents.
3. Étiquetage :
Utilisez des étiquettes ou des marqueurs pour identifier clairement chaque catégorie et sous-
catégorie. Vous pouvez utiliser des étiquettes adhésives ou des marqueurs colorés pour différencier
les différentes catégories. Assurez-vous que les étiquettes sont lisibles et faciles à repérer.
4. Classement physique :
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Choisissez un système de classement physique qui vous convient. Vous pouvez utiliser des dossiers
suspendus dans une armoire de classement, des chemises ou des boîtes de rangement. Assurez-vous
de marquer clairement chaque dossier ou chemise avec la catégorie appropriée.
5. Classement électronique (PC) :
Créez des dossiers sur votre ordinateur pour chaque catégorie et sous-catégorie. Nommez ces
dossiers de manière claire et cohérente, de préférence en utilisant des noms descriptifs. Vous pouvez
également utiliser des outils de gestion des documents ou des logiciels de numérisation pour faciliter
le classement numérique.
Utiliser un logiciel de gestion de documents peut grandement faciliter l'organisation, la recherche et
la gestion de vos documents numériques.
Voici quelques exemples de logiciels pour gérer vos documents :
Microsoft OneDrive : Il s'agit d'un service de stockage en ligne de Microsoft qui offre la possibilité
d'organiser vos documents dans des dossiers, de les synchroniser sur plusieurs appareils et de
partager des fichiers avec d'autres utilisateurs.
Google Drive : Google Drive est un service similaire à OneDrive, proposé par Google. Il permet de
stocker, organiser et partager vos documents en ligne. Il offre également des fonctionnalités de
collaboration en temps réel.
Dropbox : Dropbox est un service de stockage en ligne qui vous permet de sauvegarder et
d'organiser vos documents dans des dossiers. Il offre également des fonctionnalités de partage et de
synchronisation sur plusieurs appareils.
Salesforce : Salesforce est un logiciel de gestion de la relation client (CRM) qui comprend des
fonctionnalités de gestion de documents. Il permet de stocker et d'organiser des documents liés aux
prospects et aux clients, de les partager avec l'équipe de vente et de suivre les interactions avec les
documents
DocuSign : DocuSign est un logiciel de gestion de documents axé sur la signature électronique. Il
permet de signer, d'envoyer et de gérer des documents de manière sécurisée, en réduisant le besoin
de documents papier et en accélérant les processus de signature.
6. Maintien de l'ordre :
Une fois que vous avez classé vos documents, veillez à maintenir cet ordre. Rangez régulièrement les
nouveaux documents dans les catégories appropriées et prenez l'habitude de les trier
immédiatement après leur réception. Cela vous évitera de vous retrouver avec une accumulation de
documents non classés.
7. Numérisation des documents physiques (papier) :
Si vous disposez de beaucoup de documents physiques, envisagez de les numériser pour créer une
version numérique de sauvegarde (document électronique). Cela peut vous aider à économiser de
l'espace physique et à accéder facilement à vos documents où que vous soyez.
C. Les méthodes de classement (la liste n’est pas exhaustive) :
1. Classement alphabétique :
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Cette méthode consiste à classer les documents en fonction de l'ordre alphabétique des noms de
fichiers ou des titres. Cela fonctionne bien pour les documents tels que les fichiers de
correspondance, les contrats, les rapports, etc.
EXEMPLE :
Hôtellerie de Tabarka ALPES
Edition des Alpes GHARBI
Relais de Jendouba JENDOUBA
Meuble de Bureau Mejri Rezgallah LANDOULSI ET FILS
Les Galeries Gharbi MEJRI REZGALLAH
Transport Pierre Dupont PIERRE DUPONT
Conserverie Landoulsi et Fils TABARKA
2. Classement numérique :
Cette méthode consiste à ranger les documents selon des nombres entiers. On attribue à chaque
document un nombre puis on classe ce document en respectant la suite des nombre entiers.
EXEMPLE :
Il faut créer les dossiers des nouveaux clients en leur attribuant un numéro, sachant que le dernier
numéro enregistré est 665
Les grands magasins du centre 12/11/22 666 Compagnie tunisienne de distribution 10/11/22
Le grand bazar du boulevard 29/11/22 667 Les grands magasins du centre 12/11/22
Cinquante boutiques 10/12/22 668 Free-lance 23/11/22
Prêt à porter « adams » 8/12/22 669 Tout pour le meuble 28/11/22
Compagnie tunisienne de distribution 10/11/22 670 Le grand bazar du boulevard 29/11/22
Tout pour le meuble 28/11/22 671 Espace makni 31/11/22
General decor 3/12/22 672 General decor 3/12/22
Free-lance 23/11/22 673 L.V.T 5/12/22
L.V.T 5/12/22 674 Prêt à porter « adams » 8/12/22
Espace makni 31/11/22 675 Cinquante boutiques 10/12/22
3. Classement alphanumérique :
C’est une combinaison des deux précédents. Après le classement à la lettre on attribue un numéro
en fonction de la date d’arrivée par exemple.
Si en reprend l’exemple précédant :
666 DISTRIBUTION…
667 CENTRE…
668 FREE…
669 TOUT…
670 GRANDS BAZARS…
671 MAKNI…
672 GENERAL…
673 L.V.T…
674 ADAMS…
675 CINQUANTE…
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4. Classement chronologique :
Vous pouvez classer vos documents en fonction de leur date ou de leur ordre chronologique. Cela
peut être utile pour les factures, les relevés bancaires, les relevés de dépenses, les notes de réunion,
etc. Vous pouvez utiliser des dossiers ou des fichiers numériques avec des noms de fichiers
contenant des dates pour faciliter la recherche.
5. Classement par projet ou par client :
Si vous travaillez sur plusieurs projets ou avec plusieurs clients, vous pouvez organiser vos documents
en fonction de ces entités. Créez des dossiers ou des catégories spécifiques pour chaque projet ou
client, puis rangez les documents pertinents à l'intérieur. Cela peut être utile pour les contrats, les
correspondances, les rapports et les documents liés à des projets spécifiques.
6. Classement thématique :
Cette méthode consiste à classer les documents en fonction des sujets ou des thèmes auxquels ils se
rapportent. Vous pouvez créer des catégories basées sur les différents domaines d'intérêt ou
d'activité, tels que finances, marketing, ressources humaines, etc. Classez ensuite les documents en
fonction de ces catégories.
7. Classement par importance ou priorité :
Si vous avez des documents qui nécessitent une attention particulière, vous pouvez les classer en
fonction de leur importance ou de leur priorité. Vous pouvez utiliser des codes couleur pour marquer
les documents importants ou utiliser des étiquettes spéciales pour les identifier rapidement.
8. Classement par type de support :
Si vous avez différents types de supports, tels que des documents imprimés, des photos, des CD ou
des DVD, vous pouvez choisir de les classer en fonction de leur support. Cela peut vous aider à
trouver rapidement le type de support que vous recherchez.
9. Classement basé sur des mots-clés :
Si vous avez des documents électroniques, vous pouvez utiliser des mots-clés pour les classer.
Assignez des mots-clés pertinents à chaque document en fonction de son contenu ou de ses
caractéristiques, puis utilisez une fonction de recherche pour retrouver facilement les documents en
fonction des mots-clés.
Ces méthodes de classement supplémentaires peuvent être utilisées seules ou combinées en
fonction de vos besoins spécifiques.
