Procédure de Projet de Fin d’Etudes (PFE)

Code Document : PR-DRE-05 (v.01)

Date de création : 05/03/2020

Sommaire
I. Introduction ........................................................................................................................ 1
II. Généralités ........................................................................................................................ 1
III. Encadrement .................................................................................................................... 3
a. Rôle de l'encadrant Entreprise ........................................................................................3
b. Rôle de l'encadrant Ecole ...............................................................................................4
IV. Le suivi du stage .............................................................................................................. 5
a. Rôle du Chef de département .........................................................................................5
b. Rôle du responsable des stages .....................................................................................5
V. Le rapport de stage ........................................................................................................... 6
a. La forme .........................................................................................................................6
b. Le fond............................................................................................................................7
VI. Jury .................................................................................................................................. 7
VII. Evaluation ....................................................................................................................... 8
a. La grille d'évaluation .......................................................................................................8
b. Le rapport .......................................................................................................................8
c. La soutenance ................................................................................................................8

Note importante :
L’étudiant de l’ESP doit obligatoirement être assuré dès son inscription à l’école. Cette
assurance doit couvrir aussi bien ses déplacements en visites industrielles que ses différents
stages en entreprises : Stage ouvrier, Projet industriel en entreprise, Stage Assistant
Ingénieur et Stage de Projet de Fin d’Etudes (PFE).
I. Introduction
Le présent document constitue un guide destiné à l'ensemble des intervenants dans le
processus de gestion des projets de fin d'étude. L'objectif est de mettre en place une procédure
claire et détaillée permettant d'encadrer le déroulement de ce processus dans les meilleures
conditions.
Les dispositions et procédures prescrites dans ce document doivent être strictement mises en
œuvre afin de garantir un suivi efficace et une gestion fluide de cette opération.

II. Généralités
Le projet de fin d'étude est une véritable expérience professionnelle au cours de laquelle
l'élève-ingénieur est mis devant une situation réaliste permettant de juger son niveau
d'assimilation des enseignements théoriques et son aptitude à s'intégrer dans un
environnement professionnel.
L'étudiant mis en situation réelle doit faire preuve d'esprit d'autonomie, d'initiative et être en
mesure de mettre en pratique des connaissances acquises à l'école pour la résolution d'une
problématique dans le cadre d'un projet.
Objectifs pédagogiques :

• Permettre à l'étudiant de mettre en pratique, d'approfondir et de valoriser les

connaissances acquises durant les cinq années de formation (apprendre à apprendre,
apprendre à faire un travail, à concevoir des projets et à exécuter avec succès des
tâches précises) ;
• Développer des capacités d'adaptation, de communication, de coordination, d'analyse
et de synthèse ;
• Acquérir le sens des relations publiques ;
• Apprendre à résoudre un problème technique ponctuel ou de gestion au sein du lieu
de stage.

Objectifs professionnels :

• Bien se positionner professionnellement et accroître ses possibilités d'insertion en tant

que futur ingénieur par un rapprochement avec le personnel de terrain ;
• Être confronté à des situations réelles de gestion dans les lieux de stage • S'initier à
la culture de l'entreprise et des organisations ;
• Apprendre à s'insérer dans un environnement professionnel (relations humaines,
organisation du travail, gestion du temps, travail en équipe, etc…).

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En situation normale, la recherche du stage devrait être effectuée par les élèves-ingénieurs
eux même. Cette étape constituerait un exercice important dans lequel ils affrontent le monde
professionnel, passent des entretiens et obtiennent des réponses.
Cependant, une telle situation nécessite l'existence d'un paysage industriel assez vaste
pouvant absorber la demande en termes de stages et possédant une certaine ouverture au
monde académique et universitaire, ce qui n'est pas encore le cas en Mauritanie.
La gestion des stages de fin d'étude est une tâche qui fait intervenir l'ensemble des acteurs
de l'opération pédagogique. Pour une meilleure gestion et centralisation de cette activité, le
responsable des stages est chargé d'initier et de coordonner l'ensemble des démarches
relatives à la recherche, la validation, l'affectation, le suivi et l'évaluation des projets de fin
d'étude en collaboration avec les chefs de département, les encadrants et les autres entités
impliquées.
Le responsable des stages met en place l'exécution du processus suivant à partir du mois de
novembre de l'année universitaire en cours :

1. Mise en place de la liste actualisée et validée des élèves par département en

concertation avec le responsable de la scolarité et le Directeur de la formation.
2. Mise en place de la liste actualisée des entreprises concernées.
3. Préparation des lettres nominatives à adresser à ces entreprises par les étudiants.
4. Pour les entreprises ayant répondu favorablement, les chefs de département doivent
préparer, en concertation avec les encadrants Entreprise proposés, les fiches
descriptives pour chaque sujet selon le support d'enregistrement.
5. Suivi des contacts avec ces entreprises jusqu'à ce que toutes les réponses définitives
soient collectées. Cette tâche doit être clôturée avant la fin de l’année (31 Décembre).
6. Examen des différents sujets collectés au niveau de chaque département par un
comité constitué du chef de département, deux enseignants permanents et le
responsable des stages.
7. Désignation des enseignants tuteurs (encadrants Ecole) par département. Ces tuteurs
doivent obligatoirement être choisis parmi le personnel permanant de l'école. Une
dérogation particulière peut être faite sur proposition du département et accord du
DAA pour assigner cette tâche à un vacataire. Le rôle de l'encadrant et ses fonctions
seront détaillés dans la suite de ce document. Un tuteur peut encadrer jusqu'à deux
(2) sujets de PFE au maximum. Un engagement spécifiant les droits et les devoirs de
l'encadrant vacataire doit être signé avec lui avant le démarrage de l'activité (support
d'enregistrement).
8. Suite à ce qui précède, une liste définitive de sujets retenus, des encadrants
Entreprise et encadrants Ecole ainsi que les dates de démarrage prévisionnelles est
établie par département, selon le support d'enregistrement joint à cette procédure.
9. Les chefs de départements exigent la signature de la convention de stages (support

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 d'enregistrement) en trois exemplaires, remise aux différentes parties : l'entreprise,
l'ESP et l'élève ou le groupe d'élèves.
10. Un autre support d'enregistrement relatif à cette procédure est le support qui récapitule
les stages par département, en précisant les intitulés, les noms des étudiants et ceux
des différents encadrants. Ce document doit être renseigné par le chef de
département et adressé au responsable des stages et au DAA.
11. Une fois toutes les étapes précédentes franchies, le jury d'évaluation est désigné pour
chaque sujet de PFE. La composition et les modalités de désignation des membres
du jury seront détaillées dans les paragraphes qui suivent.
12. Avant le démarrage des stages, les chefs de département, en compagnie du
responsable des stages doivent se réunir avec tous les étudiants partant en stage et
leur expliquer les objectifs du stage, le mode de communication avec les encadrants
ainsi que les procédures relatives à la rédaction du rapport, la soutenance et toute
question relative à l'organisation de leur stage. Le responsable des stages et les chefs
de département sont les points focaux des élèves pour toute question d'ordre
administratif et pédagogique. Ils remontent ces informations à la DAA dans le cadre
du suivi de l'opération.
13. Les PFE durent au minimum 16 semaines comptées à partir de la date de démarrage
effectif.

III. Encadrement

a. Rôle de l'encadrant Entreprise

L'encadrant au niveau de la structure d'accueil est l'interface principale du stagiaire avec
l'entreprise. Ses principales missions sont les suivantes :

• Il reçoit et facilite l'intégration (humaine, professionnelle et physique) du stagiaire dans

l'entreprise.
• Il encadre le travail de l'élève et le guide dans sa progression.
• Il gère le travail du stagiaire et le suit, de manière régulière, comme il le fait pour les
autres employés de l'entreprise. Il lui libère dans son planning, dans la mesure du
possible, du temps pour la rédaction du rapport.
• Il définit les axes de travail qui permettront d'atteindre les objectifs précisés dans la
description du sujet.
• Il propose le planning d'exécution et vérifie périodiquement le respect par le stagiaire
de ce planning et le niveau d'exécution des tâches correspondantes.

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 • Il coordonne avec l'encadrant Ecole pour toute demande d'information ou proposition
relative au déroulement du stage.
• Il accompagne le stagiaire dans la rédaction du rapport de stage et la présentation du
travail.
• Il assiste à la soutenance du stagiaire et participe à l'évaluation de celui-ci en
remplissant une fiche d'évaluation qui lui sera transmise (support d'enregistrement).

b. Rôle de l'encadrant Ecole

L'encadrant Ecole conseille et accompagne l'élève dans l'exécution des tâches qui lui sont
confiées pour l'atteinte des objectifs du stage. Il supervise et contrôle l'avancement de son
travail mais ne fait jamais le travail à sa place. Il participe, avec l'encadrant entreprise, à
redéfinir les objectifs et les méthodes de travail en cas de besoin. Ses principales missions
sont les suivantes :

• L'encadrant se réunit au moins une fois avec l'élève avant le démarrage de son stage.
Il s'assure de la bonne compréhension par l'élève des objectifs généraux du stage et
les résultats attendus. Il définit avec l'élève le mode de communication qu'il souhaite
avoir avec lui.
• L'encadrant doit exiger de l'élève un rapport périodique (chaque 15 jours) dans lequel
il spécifie le planning initial de la période, le travail exécuté et les difficultés
rencontrées. Il doit transmettre ce rapport avec ses remarques générales sur
l'avancement et le travail de l'élève au chef du département et au responsable des
stages.
• Une visite sur site du stagiaire doit être programmée par l'encadrant à partir du 45ème
jour dans l'entreprise. Cette visite sert à rencontrer l'élève (ou groupe d'élèves) sur le
lieu du travail en compagnie de leur encadrant Entreprise et leur permettre d'exposer
la progression du travail et les obstacles rencontrés. Les deux encadrants formuleront
des remarques générales, des critiques constructives et un recadrage global aux
élèves pour la conduite du travail dans la période à venir. Cette visite doit servir
d'évaluation intermédiaire et aboutit à l'élaboration d'une fiche d'évaluation
intermédiaire (support d'enregistrement). Cette fiche sera transmise au Chef de
département et au responsable des stages.
• L'encadrant donne ses conseils aux élèves pour la rédaction du rapport et la
préparation de la soutenance.
• Il est membre du jury d'évaluation et participe à l'évaluation des élèves encadrés.
• Dans le cas où le travail de l'élève n'a pas été accepté ou accepté sous réserves,
l'encadrant continue sa mission jusqu'à l'acceptation définitive du travail.

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 • Un rapport global devra être transmis au chef du département et au responsable des
stages. Ce rapport présente les remarques et propositions de l'encadrant pour
l'amélioration du processus.

IV. Le suivi du stage

Le suivi du stagiaire commence à partir de l'instant où le sujet lui est affecté.

a. Rôle du Chef de département

• Informer les élèves de l'organisation du stage et les procédures relatives au reporting,

à la rédaction du rapport et toute information utile (séjour sur site, contact à l'école...).
• Mettre l'élève en contact avec son encadrant Ecole en fournissant les coordonnées
de chacun d'eux à l'autre.
• Demander les rapports d'avancement périodiques aux encadrants école.
• Tenir un tableau de bord global incluant groupe, travaux réalisés, difficultés
rencontrées (support d'enregistrement).
• Transmettre ce tableau périodiquement au responsable des stages et au DAA ;
• Programmer les dates de soutenance pour l'ensemble de ses élèves (ou groupes
d'élèves) et veiller à faire parvenir les rapports de stages aux membres des jurys à
temps.
• Transmettre à l'encadrant entreprise la fiche d'évaluation entreprise au moins 15 jours
avant la soutenance.
• Préparer le dossier de soutenance de chaque groupe incluant les fiches d'évaluation
prévues à cet effet et le PV du jury.
• Mettre à jour le tableau de bord en incluant les nouvelles dates de soutenance pour
les projets ajournés.

b. Rôle du responsable des stages

• Il initie la procédure par l'envoi d'un message d'information à tous les chefs de
départements.
• Il gère le contact avec les entreprises, négocie les conventions et transmet ces
informations au DAA pour décision.
• Il reçoit et récapitule les rapports d'avancement des stages et supervise le déroulement
global de cette opération.
• Il participe aux réunions de départements liées à la validation des sujets et le choix des
encadrants Ecole.
• Il veille à l'application des directives de la présente procédure et rapporte toute
anomalie au DAA pour information et prise de décision.

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V. Le rapport de stage

a. La forme

i. Structure
• Page de garde
• Dédicaces (facultatif)
• Remerciements
• Liste des acronymes, notations, glossaires…
• Résumé en arabe
• Résumé en français
• Résumé en anglais
• Sommaire (table de matières)
• Liste des figures
• Liste des tableaux
• Introduction (début de pagination)
• Corps du rapport
• Conclusion générale
• Références bibliographiques (fin de pagination)
• Annexes

ii. Format

• Nombre de pages : minimum 40 pages, maximum 70 pages sans les annexes

• Page de garde (modèle dans le support d'enregistrement)
• Police du texte : Arial, taille 12 pt
• Interligne : 1,5
• Justification : à gauche et à droite
• Figures, tableaux et équations : centrés
• Titre de section ou chapitre : Arial 16 pt gras
• Titre de sous-section : Arial 14 pt gras
• Titre de sous-sous-section et plus : Arial 12 pt gras italique
• Pagination : avant introduction romain minuscule (i,ii,iii,iv,...) ; après introduction
chiffres arabes (1,2,.) en bas centré.
• Entête de page : Logo de l'école (petit format) et le texte : Rapport de fin d'étude
• Pied de page : noms des élèves du groupe, spécialité et année universitaire
• Bibliographie : [N°], nom de l'auteur, titre de l'ouvrage ou de la référence, éditeur,

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 année d'édition
• Annexes : numérotés de A à Z et les pages des annexes numérotées de A-1 jusqu'à
A-x

b. Le fond

Le corps du rapport doit respecter globalement la structure-type suivante. Les noms des
sections et les rubriques ainsi que leur nombre sont laissés au choix du rédacteur tout en
gardant le sens de la rubrique :
Introduction
Chapitre 1 : présentation du projet

• Présentation de l'organisme d'accueil

• La problématique (position du problème)
• Etude (analyse) de l'existant
• Méthodologie de travail suivie

Chapitre 2 : analyse bibliographique (étude théorique)

• Les pré-requis théoriques

• Les outils logiciels et matériels utilisés

Chapitre 3 : Résultats et réalisations

• Présentation et analyse des résultats obtenus

• Solutions proposées
• Implémentation des solutions, améliorations apportées par la
mise en place des solutions
• Taux de réalisations des objectifs
• Améliorations possibles

Conclusion

VI. Jury
Un jury est désigné pour évaluer le projet de chaque élève ou groupe d'élèves. La composition
du jury est la suivante :
• Un président : il s'agit forcément du chef de département concerné ou un enseignant
du département délégué à sa place ;
• L'encadrant pédagogique ;
• L'encadrant entreprise ;

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 • Un examinateur ;
• Un invité du monde industriel.

L'examinateur est choisi parmi les enseignants de l'école ou les enseignants d'institutions
partenaires.
Les jurys sont proposés par chaque chef de département et validés par la DAA. Le chef de
département transmet le rapport à évaluer aux membres du jury avant la date limite.

VII. Evaluation

a. La grille d'évaluation
L'évaluation du projet de fin d'étude repose sur les éléments suivants :

• La conduite du projet
• Le rapport
• La soutenance

Une grille d'évaluation spécifie les critères précis utilisés pour juger le travail de l'élève.
La conduite du projet dans l'organisme d'accueil est évaluée par l'encadrant Entreprise selon
un ensemble de critères spécifiés dans le support d'enregistrement. Cette fiche d'appréciation
est recueillie par chaque département pour l'ensemble des stagiaires.
A la fin de la soutenance, une autre fiche d'évaluation (support d'enregistrement) est
renseignée par les membres du jury et constitue une appréciation globale du travail de l'élève.
Un PV de jury récapitule l'avis général sur le projet de fin d'étude et spécifie les réserves
éventuelles.

b. Le rapport
Les élèves doivent déposer au département, la version finale de leur rapport en 5 exemplaires
papiers (une copie pour chaque membre de jury) et une version numérique sous format PDF.
Le chef du département est chargé de faire parvenir une copie du rapport à chaque membre
de jury. Après les éventuelles corrections préconisées par les membres de jury, 2 exemplaires
supplémentaires (version finale) devraient être fournis (une copie pour le département et une
autre pour la bibliothèque de l'école dans un but d’archivage).

c. La soutenance
Le projet est présenté devant le jury désigné à cet effet. Le temps maximum alloué à la
présentation est de 20 minutes avec une séance de questions-réponses de 20 minutes
environ. A la fin de la soutenance, le jury délibère et donne son appréciation (validé, validé
avec des réserves, ajourné).
En cas de validation avec des réserves, l'élève ou le groupe d'élèves en question doit
obligatoirement corriger les réserves mentionnées dans le PV du jury dans un délai maximum
de 15 jours et fournir au chef département la nouvelle version du rapport corrigé en 3
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exemplaires papiers et une version numérique format PDF. Cette correction est validée par le
chef département et l'encadrant école.
Dans le cas où le projet est ajourné, une nouvelle date de soutenance est définie par le chef
de département. L'encadrant Ecole continue, en collaboration avec l'encadrant Entreprise, à
accompagner l'élève ou le groupe d'élèves. Le même jury, de préférence, doit évaluer de
nouveau le travail de l'élève ou groupe d'élèves.