Descriptif PFE DUT GI
La gestion électronique des documents
L’accroissement de l’activité d’une organisation engendre l’augmentation des
flux documentaires internes et externes. Il s’agit principalement des courriers
entrants et sortants, des projets de développement à réaliser en groupe, des
documents administratifs, des rapports …. L’existence même de l’organisation
dépend de certains documents.
La réception, le traitement et l’organisation des documents d’une organisation
est une tache difficile qui prend beaucoup de temps et beaucoup de travail.
Le stockage et la conservation des documents pendant une période importante
est une tache indispensable qui demande un grand effort.
Dans nos vies personnelles, nous avons tous été confrontés au moins une fois à
la recherche d’un document administratif introuvable. A l’échelle d’une organisation,
manipulant des grands volumes de documentation, l’opération d’accès à un courrier,
un rapport… peut prendre plusieurs heures. Donc la gestion du flux documentaire
d’une manière manuelle prend beaucoup de temps et beaucoup de travail ce qui
explique l’augmentation des couts.
Les enjeux de la Gestion Électronique des Documents
La GED ou gestion électronique des documents répond à des enjeux aussi bien
organisationnels (organisation, traçabilité) que réglementaires (archivage légal,
normes de qualité…). Résumons ici les enjeux principaux auxquels la GED permet de
faire face.
Enjeux organisationnels
Réduire les coûts
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la GED elle permet de réduire certains coûts liés directement à l'existence de
documents papier : coût des consommables, entretien du matériel d'impression et de
reproduction, archivage des documents à durée de vie importante.
Réduire le temps
Lorsque le responsable veut un document, il n’aura plus besoin de chercher
dans les tiroirs pendant plusieurs heures. La GED permet de faciliter la recherche
d’un document en se basant sur plusieurs critères.
Améliorer la traçabilité des documents
Tout document créé ou transitant par l’organisation passe par la GED pour
stockage. La situation où l'unique copie d'un document important est « perdue »
dans le tiroir d'un collaborateur en congés appartient au passé. Un document
dématérialisé est stocké dans le système de GED.
Principales fonctionnalités attendues
Il faut définir les fonctionnalités attendues du système de GED. Il s'agit de
recenser ce que l’organisation attend sur les fonctionnalités suivantes :
Import des documents
Pour gérer les documents à travers l’application GED il faut passer par la
dématérialisation qui consiste à transformer un document physique en fichier
électronique
Les documents numériques (documents textes, images, PDF..) peuvent
s’importer dans le système.
Métadonnées
Chaque document est associé à des métadonnées qui peuvent regrouper :
• le titre,
• description
• mots clés
• l'auteur,
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• la source,
• date de création
• date de signature
• nombre de pages
• les données de validation,
• ……
Organisation des documents
Le GED stocke les documents d’une manière souple et efficace puisqu’il permet
d’affecter chaque document à un type spécifique et éventuellement mettre ce
dernier dans un dossier.
Recherche
Lorsque le responsable veut un document, il n’aura plus besoin de chercher
dans les tiroirs pendant plusieurs heures. La GED permet de faciliter la recherche
d’un document en se basant sur plusieurs critères : l’utilisateur de l’application GED
peut aller directement au dossier qui contient le document. Ou bien lister les
documents selon leurs types comme il peut trouver le document en tapant son nom
ou des mots clés.
Les droits d’accès
Pour faciliter le travail en groupe l’administrateur du GED peut ajouter plusieurs
utilisateurs en affectant à chaque utilisateur des droits d’accès spécifique, par
exemple l’administrateur peut créer un utilisateur du GED qui a les mêmes droits
d’accès que lui s’il a besoin d’un délégué pendant sa période de congé. Comme il
peut créer des utilisateurs qui peuvent ,seulement, ajouter les documents ou bien les
modifier…
Travail à faire
Dans l’étape d’implémentation vous devez implémenter la GED à l’aide du langage
PHP.
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