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: PR2.PO1
Version : 01
PROCEDURE Date de création : 01. 07. 2010
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Chapitre Sommaire
01 Objet de la procédure
02 Domaine d’application
03 Documents de référence
04 Définitions et abréviations
05 Document associés
06 Responsabilité
07 Méthodologie
Nom Date Visa
Rédacteur
Vérificateur
Approbateur
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1. Objet
Cette procédure définit les règles d’élaboration, d’approbation et de gestion des documents
relatifs au système de management de la qualité de l’entreprise Fruitales.
2. Domaine d’application
Cette procédure s’applique à l’ensemble des documents relatifs au système de management de
la qualité de Fruitales.
3. Documents de références
ISO 9001 : 2015 Systèmes de Management de la Qualité – Exigences
4. définitions et abréviations
Manuel qualité:
Processus :
Procedure:
Formulaire:
Instruction :
MN : manuel
PR : processus
PO : procédure
FO : formulaire
IN : instruction
5. Documents associés
Tableau gestion des documents et des enregistrements
6. Responsabilités
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La mise en application de cette procédure relève de la responsabilité de tous les pilotes de
processus notamment le responsable qualité qui doit veiller à sa mise à jour et à son
amélioration.
7. Méthodologie
7.1. Règles de rédaction et de gestion
Les informations documentées relatives à la mise en place du système de
management de la qualité de Fruitales sont rédigées par le responsable qualité. Ils
sont vérifiés et approuver par la Directrice Générale, qui s'assure de la cohérence et
de la conformité des données par rapport à l'activité concernée et aux exigences
internes et externes.
Le contenu des informations documentées est rédigé de la manière la plus claire et la
plus simple possible de façon à être assimilé facilement par le lecteur.
Autant que possible, le contenu sera schématisé par un logigramme accompagné
d’un commentaire afin de permettre la compréhension rapide des différentes
opérations décrites dans le document.
7.2 Structure
L’articulation des procédures, des instructions ou des modes opératoires est définie en sept (07)
points :
a. Objet : Il s’agit de décrire le pourquoi du document
b. Domaine d’application : Définir les limites d’application de l’information documentée.
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d. Document de référence : Citer les normes et les documents internes qui régissent
l’information documentée.
e. Définition et abréviation : Définir précisément les termes spécifiques utilisés dans
l’information documentée ainsi que les abréviations employées.
f. Documents associés : il s’agit de tous les documents qui accompagnent la procédure.
g. Responsabilité : Chaque responsable destinataire de cette information documentée structurée
veillera à l'application des documents relatifs au Système, ainsi qu'à leur mise à jour.
h. Méthodologie : Description précise du déroulement du processus, la manière, comment les
interfaces des différentes actions sont gérées ainsi que les responsabilités y afférentes ; en
d’autres termes il s’agit de décrire qui fait quoi, comment, où, quand et pourquoi les activités
sont réalisées.
7.3 Identification :
Les informations documentées sont identifiées par une cartouche supérieure : en-tête qui
comprend :
- Le logo de l’entreprise
- Le titre du document
- Le code d’identification
- La version du document
- La date de création
- La date de révision
- La pagination
L'identification des informations documentées est définie selon le modèle suivant :
[Link]
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Les deux premières lettres suivies d’un numéro « wwno » définissent un manuel ou un
processus :
MN1 : pour le manuel qualité
MN2 : pour le manuel HACCP
MN3 : pour le manuel PRP
PR1 Processus Management
PR2 Processus Amélioration
PR3 Processus commercial
PR4 Processus Production
PR5 Processus Achats
PR6 Processus Ressources humaines
PR7 Processus maintenance
Les deux autres lettres suivies d’un numéro « xxno » qui suivent définissent la procédure
ou l’instruction attachée à un processus ou manuel :
PR1.PO1 : Première procédure du processus management
PR1.PO2 : Deuxième procédure du processus management
PR2.PO1 : Première procédure du processus Amélioration
PR4.IN1 : Première instruction du processus production
PR7.IN2 : Deuxième instruction du processus RH
PR2.IN1 : Première instruction du processus Amélioration
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Les deux dernières lettres suivies d’un numéro « YYno » qui suivent définissent Le
Formulaire attachée à une procédure ou instruction liée à un processus ou manuel :
PR1.PO1.FO1 : Premier Formulaire de la première procédure du processus management
PR1.PO2.FO1 : Premier Formulaire de la deuxième procédure du processus management
PR2.PO1.FO2 : Deuxième Formulaire de la première procédure du processus amelioration
PR4.IN1.FO1 : Premier Formulaire de la Première instruction du processus production
PR6.IN2.FO1 : Première Formulaire de la Deuxième instruction du processus RH
PR2.IN1.FO3 : Troisième Formulaire de la Première instruction du processus Amélioration
Une page de garde : comprend :
o un tableau indiquant le sommaire du document.
o Un autre tableau indiquant la création et la mise en application du document :
- Le nom et la fonction du rédacteur, la date et le visa
- Le nom et la fonction du vérificateur, la date et le visa
- Le nom et la fonction de l’approbateur, la date et le visa
6.4. Vérification :
La vérification des informations documentées est du ressort du responsable qualité, qui s'assure
de la cohérence et de la conformité des données par rapport à l'activité concernée et aux
exigences internes et externes.
6.5. Approbation :
Chaque information documentée établie est soumise à l’approbation de la direction Générale de
FRUITALES. Lorsqu’aucune objection n’est observée par rapport au contenu et la forme du
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document, la directrice Générale de l’entreprise approuve le document concerné avec sa
signature.
6.6. Conservation des informations documentées :
La conservation et le suivi des informations documentées se fait à travers la liste des
informations documentées.
6.7. Diffusion :
Cette diffusion est assurée par la responsable qualité. Les documents sont mis à la disposition
des utilisateurs. Les utilisateurs rendent les anciennes versions qui sont récupérées par la
responsable qualité.
6.8 Gestion des documents périmés
Une copie des documents périmés est conservée dans un dossier à part.
6.9 Modifications
Un document peut être modifié
- Sur demande des utilisateurs ;
- S’il s’avère inefficace ;
- A la suite d’un audit interne ;
- A la suite d’une visite officielle.
Les demandes des modifications seront examinées par les opérateurs. Lorsque la
modification est décidée, un nouveau document affecté d’un nouveau numéro de version
ou de révision est rédigé, puis vérifié, et diffusé.
6.10 Sauvegarde
L’original du document est conservé dans un classeur par le responsable qualité. Toute
photocopie est strictement interdite sans la mention : « diffusion non contrôlée » ; ce
type de document tel qu'identifié n'est utilisé qu'à des fins de consultation ou
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d'information ; en aucun cas il ne devrait être considéré comme applicable. L'application
d'une procédure, instruction ou mode opératoire devient effective lors de l'approbation
du document, confirmée par son identification dans le contenu des listes de diffusion.
6.11 Classification
Le classement est assuré par le responsable qualité.
Le classement est effectué pour une période d’un an
6.12 Archivage
Les enregistrements seront conservés pendant une durée de cinq ans (article 9 de la Loi
28-07 relative à la sécurité sanitaire des produits alimentaires).
Les logigrammes ci-dessous résument la méthode de gestion des documents et des
enregistrements.
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