CHAPITRE II : LES TACHES
ATTRIBUÉES ET
RESPONSABILITÉS
I. RÉCEPTION DES ITEMS
La réception : elle s’effectue en trois (3) étapes : la réception physique ; la réception dans le
système (codification) et la location.
I-1. LA RECEPTION PHYSIQUE
- Pour les livraisons des achats locaux. A l’arrivée du moyen de transport, on procède
tout d’abord à l’inspection du chargement sur le moyen de transport : La bâche
couvrant la cargaison est bien attachée ; Le respect des normes de chargement et l’état
apparent global du chargement.
- Pour les livraisons Internationales : on procède tous d’abord a l’inspection du colis sur
le moyen de transport (avant le dépotage), puis la vérification du scellé du conteneur.
Après cette inspection vient le dépotage de la cargaison. Les colis sont déchargé et
séparé en deux groupes ; celui des charges direct et celui des items magasin. Ensuite on
effectue un décompte des colis reçus en comparaisons avec la liste de colisage ou le
manifeste. Cette étape reste délicate du processus de réception parce qu’elle demande une
attention particulière pour ne pas endommager les colis. Dans cette partie de la réception, il
consiste uniquement à la vérification de la présence effective des colis inscris sur la liste de
colisage à travers l’identification du numéro de PO (Perchas Oder) ou numéro du bon de
commande collé sur le colis. Un même PO peut contenir plusieurs colis mais ce nombre est
précisé sur la liste de colisage. A la fin de la réception (dépotage), la conformité ou la non-
conformité est inscrit sur la liste de colisage du transporteur puis signer par le magasinier et le
chauffeur. Après cette étape vient celle de la vérification de la conformité et de l’exactitude
entre la commande et la livraison. Elle se fait par PO, la description de la commande est
contenu dans le PO ce qui facilité l’identification du matériel contenu dans le colis. Mais il est
parfois difficile de pouvoir établir la conformité pour certaines pièces, que par moment on a
recours au spécialiste des départements dont la pièce est destiné avant de l’accepté comme
conforme si ces derniers marquent leur accord. Toute la cargaison fera l’objet de cette
inspection minutieuse. Cette partie de la chaine demande une attention particulière et une
certaine expérience dans le travail pour ne pas commettre des erreurs. La vérification de la
conformité de chaque pièce terminée on procède immédiatement à sa codification.
I-2. LA CODIFICATION
La codification est un numéro(ITEM) de huit chiffres affectés à chaque produit.
Ce numéro permet de l’identifier parmi les milliers de produit présent sur le site. Autrement
dit, elle est la carte d’identité du produit car elle remplace le nom et la nature de l’article. Une
fois, la codification finit, on procède à la location.
I-3. LA LOCALISATION
C’est la place du produit dans l’entrepôt. Après la codification il faut entreposer
le produit en un endroit bien précis au sein de l’entrepôt. L’entrepôt contient des milliers de
locations et chaque location contient un et un seul produit. Il arrive qu’un produit ait plusieurs
locations et cela ne concerne que les produits qui ont un stock minimal assez élevé. Ainsi, une
seule location ne peut contenir ces types de produits. Par contre, il est à retenir qu’une seule
location peut contenir plusieurs types de produit surtout les locations qui contiennent des
items de petite taille et qui occupent très peu de place (joints torique, stylo, accouplement….).
Selon chaque catégorie d’items (taille, nature), l’entrepôt dispose de quatre aires
d’entreposage :
❖ l’entrepôt principale, il est le lieu d’entreposage des items de petites tailles ;
❖ l’entrepôt des composants, il contient les items lourds et de grand-taille,
❖ le laydown est un espace à ciel ouvert aménagé pour recevoir les items de très grande
taille et pouvant résister aux intempéries tels que le soleil, la pluie et le vent. Les
pièces sont soit entreposées à terre (tuyaux, pneu, ferre …..) ou sur des étaux (vérins,
fers ronds, fers plats et pneus,….) ou encore dans leurs emballages ;
❖ les conteneurs (TC’40, ce sont les lieux de stockage des produits chimiques, les pièces
de plomberie, les contreplaqués, les produits chimiques et certains articles mécaniques
à savoir les boulons et écrou, etc.
Lors de la réception, les pièces non conforment ne font pas l’objet d’une localisation, mais
plutôt un OSND.
II. LES OSND OU NON-CONFORMITE
Tout bon de commande comporte un ou plusieurs lignes, chaque ligne contient un seul
item ainsi que sa description exacte et sa quantité. Ces informations fournis à la commande
permettent pendant la réception de vérifier la conformité de la livraison et celle de la
commande. En cas de non-conformité une gestion adéquate est mise en place.
II-1. LA DESCRIPTION
La description reste la seule référence qui permet d’identifier un item reçu. Lorsque la
description de l’item livré est diffèrent de celle inscrit sur le bon de commande, on se réfère a
un spécialiste qui peut oui ou non confirmer la réception de l’item. S’il s’avère qu’il ne s’agit
d’item commandé ou non un substituent, une procédure de retour de la livraison est
immédiatement déclenchée. Dans un premier temps on procède par des prises de photos de
l’item non-conforme, ensuite le bon de commande, la facture fournisseur sont scannés et joint
aux photos déjà prisent pour être envoyé à l’acheteur. L’acheteur à son tour les transmet au
fournisseur. Enfin, pendant que les documents sont en cour d’expédition, l’item est remis dans
son emballage puis renvoyé par le prochain camion en partance pour Ouagadougou.
D’Ouagadougou il sera expédié au fournisseur.
II-2. LA QUANTITE
Pour les livraisons dont les quantités sont inferieur à celles commandées, on procède
par une réception partielle c’est à dire que la quantité livrée sera réceptionné, mais un rapport
sera fait sur la ligne de l’item concerné. Ainsi, le bon de commande et la facture fournisseur
sont scannés et envoyé à l’acheteur qui va le transmettre à son tour au fournisseur.
III. SORTIE D’ITEMS (COMPTOIR)
La sortie d’item Magasin est la distribution Physique du matériel de l’endroit de
stockage au département utilisateur en s’assurant que la description, quantité et qualité soit
conforme. La réquisition de sortie de magasin est le document utilisé par chaque département
pour obtenir des items magasin. Il agit comme preuve de livraison, car la personne doit signer
le document avant enlèvement. La réquisition électronique est imprimée au niveau de
l’entrepôt. Le magasinier vérifie la disponibilité du matériel, et si le matériel est disponible, la
réquisition sera traitée et endossé par le magasinier en s’assurant que la quantité livrée sera
égale la quantité demandée. Le requérant va signer la réquisition comme preuve de réception
de matériel.
IV. CYCLE COMPTE, PROJET DE TRANSFER DES ITEMS ET CONSOMMABLE
REPARABLE
IV-1. CYCLE COMPTE
C’est le décompte des items de l’entrepôt. Il se fait en fonction du paramétrage(le
nombre de fois que les items doivent être comptés par an). Le paramétrage se fait en fonction
de la fréquence de sortie des items. Trois fois par an pour les items qui sortent fréquemment
considérés comme la catégorie A, deux fois pour les items qui sortent peut fréquemment qui
sont du catégorie B et la catégorie C pour ceux qui sorte rarement qui sont décompté une fois
par ans. Le système de décompte permet de mettre en phase le stock physique et celui du
système.
IV-1-1. LE DECOMPTE JOURNALIER
En fonction du nombre total d’items, on obtient le nombre a décompté par jour. Le
décompte journalier se fait en trois phases.
a) La première phase :
Il s’agit de décompter la totalité des items ressortis pour la journée. Dans cette
première phase, les quantités présentes sur le système ne sont pas indiquées. Après le
décompte, les quantités retrouvées physiquement sont introduites dans le système pour une
comparaison avec celles qui sont dans le système. Après cela, si les items dont les quantités
retrouvées physiquement se diffèrent de celles dans le système, un deuxième décompte est
nécessité.
b) La deuxième phase :
Ici seuls les items qui après renseignement présentent des écarts ressortent pour un
deuxième décompte. Dans cette phase, les items ressortent avec les quantités du système.
Ainsi, connaissant les quantités on procède de la manière suivante :
➢ Pour les items qui ont un écart négatif
C’est-à-dire les items dont la quantité physique est inférieure à celle du système.
Plusieurs raisons expliquent cela :
- une sortie qui n’a pas été fait dans le système. Ici on repart dans l’historique des bons
de sortie postés qui contenaient les items et on procède à sa sortie dans le système ;
- une réception fait dans le système et pas physiquement. Dans ce cas, on suit également
l’historique des réceptions de ces items et on procède à sa correction ;
- perte d’items qui sont soit mélangée avec d’autres items, mal localisés, ici on procède
à une recherche minutieuse.
➢ Pour les items qui ont des écarts positifs
C’est-à-dire les items dont les quantités physiques sont supérieurs à celles dans le
système. Les raison qui peuvent justifier cela sont :
- un retour d’items fait physiquement et pas dans le système ;
- une réception qui n’a pas été fait dans le système ;
- une réservation, car elle fait des soustractions dans le système ;
- un réajustement négatif fait au paravent. Dans ce cas ci, il est recommandé de refaire
un réajustement positif.
Après vérification de ces options et apport de différents solution, on obtient de
nouvelles quantités physiques qui sont introduites à nouveaux qui après comparaison on
obtient la liste du troisième décompte.
c) La troisième phase :
Pour cette dernière liste obtenue, on poursuit le plus loin possible la recherche afin
d’avoir les quantités indiquées par le système. Si aucune solution n’est trouvée pour un certain
nombre d’items, la liste est transmise à la supervision pour réajustement.
IV-1-2. REAJUSTEMENT
Il ne concerne que les items qui a l’issu des trois décomptes présentent toujours des
écarts. Ainsi, on procède au renseignement du système des quantités retrouvées
physiquement. Pour les items dont la quantité physique est supérieure à celle dans le système,
il s’agit d’un réajustement positif, et pour les items dont la quantité physique retrouvée est
inferieur à celle dans le système il s’agit d’un réajustement négatif.
IV-2. PROJET DE TRANSFER DES ITEMS
L’amélioration continue du système d’entreposage fait qu’un item ne peut être
entreposé définitivement dans une location. Il consiste au déplacement d’un article
d’inventaire d’une ancienne location vers une nouvelle location. Les opérations de
déplacement d’articles au sein de l’entrepôt d’une location à une autre concernent les articles
d’inventaires qui ont déjà une localisation. Elles doivent être approuvées par le superviseur de
l’entrepôt. Le transfert consiste à changer la location d’un article d’inventaire dans le
magasin, les TC’ (conteneurs) ou dans la cour extérieure autant au niveau physique qu’au
niveau système de gestion.
➢ Au niveau physique, Il se traduit par :
- le déplacement par un magasinier de l’article de sa location d’origine vers sa nouvelle
location ;
- le remplissage et le visa de la fiche de transfert de location créée à cet effet ;
- la transmission de la fiche de transfert au contrôle inventaire pour action.
➢ Au niveau du système de gestion du transfert, il se traduit par :
La création de la nouvelle location de destination (si elle n’existe pas) dans le sous
inventaire « Essakane Entrepôt »
IV-3. CONSOMMABLE REPARABLE
Cette tache prend en compte la gestion du carburant, et des pièces spécifiques à un cout
élevé. Elle se fait suivant trois niveaux, à savoir le suivi, les inventaires et la gestion.
➢ Le suivi ou la traçabilité: il s’agit ici de suivre les conteneurs depuis le port de
débarquement jusqu’à destination finale.
➢ L’inventaire: il a lieu chaque fin d’année avec l’aide du service comptabilité. C’est un
outil obligatoire pour les entreprises à but lucratif, il doit être fait de façon régulière
afin d’établir un bilan fiable de l’entreprise. Son objectif est de fixer la valeur du stock
présent au sein de l’entreprise, de vérifier si aucune marchandise ne manque, en
d'autres termes de constater si il y a eu perte ou vol et de vérifier une éventuelle erreur
de gestion.
Les marchandises sont donc répertoriées dans les entrepôts pour les comparer à la
liste des ventes ou d’achats. Lors de l’inventaire les stocks doivent correspondre à la
différence entre les entrées et les sorties de stock depuis le dernier inventaire. Ainsi, si jamais
il y a un manque, l’entrepreneur pourra enquêter sur l’origine des disparitions ou des erreurs
de gestion. Selon la nature de son activité et de sa politique, l’entreprise peut opter pour l’un
de ces trois types d’inventaires :
- Annuel, c’est le comptage de toutes les quantités en stock et dans tous les magasins à
la fin de chaque exercice comptable.
- Permanant, lorsque les produits sont inventoriés après chaque entrée et sortie
- Tournant, qui s’intéresse à une partie seulement des stocks afin de ne pas stopper
l’activité de l’entreprise.
Mais dans notre cas, c’est l’inventaire tournant qui nous intéresse.
La gestion : elle concerne les taches accomplir chaque jour à savoir la gestion du carburant ou
HCFO (qui est composé de fuel lourd, de gasoil (lfo) et de l’essence), du réactif (sianure,
boulé, chaux, soude caustique, acide chlorhydrique, charbon pour gold-rom), de l’huile (en
vrac et des fuis), et des pneus.
➢ Le réparable : ici, l’accent est mis sur les numéros de série, et concerne les pièces à
une grande fortune à savoir les vérins, les moteurs et ponts des engins lourds.
L’objectif est de retourner la pièce chez le fournisseur pour de réparation en cas d’une
panne.
