Méthodologie et stratégie

Pierre-Ammar CHALAL 1
 QU'EST-CE QU'UN APPEL D'OFFRE
Un appel d'offres est un appel à prestation en B to B
permettant à un acheteur, public ou privé
(commanditaire), de consulter simultanément plusieurs
prestataires (soumissionnaires). Cela dans le but d’obtenir
et de comparer des propositions techniques et
commerciales selon les mêmes critères de jugement.
On trouve différentes formes d’appels d’offres,
accessibles à tous types d’entreprises, ouverts à tous ou
adressés à certains.
Toutefois on distingue deux grandes familles :
PAC 2020

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Les Appels d’Offres Publics
Ils concernent toutes les structures dites « publiques » ou
assimilées (administration française, collectivités
territoriales,
établissements publics…) qui sont soumises au code des
marchés publics. Ce cadre législatif à pour but de garantir
trois valeurs
fondamentales :
La liberté d'accès à la consultation et à ses documents
L’égalité dans traitement des réponses
La transparence dans le dossier et la procédure.
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PAC 2020
Les Appels d’Offres Publics
Quel type de prestation pour quel montant ? Selon le
montant financier de la consultation vous pouvez vous
retrouver soit dans le cadre d’un marché à procédure
formalisée, soit dans la cadre d’un marché à procédure
adaptée (MAPA) qui offre un allégement conséquent du
processus de réponse.
Marchés ouverts ou restreints ? La consultation peut-être
soit ouverte, c'est-à-dire accessible à tous, soit restreinte
(seuls les prestataires pré-identifiés par le commanditaire
sont consultés).
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Les Appels d’Offres Privés
Ils sont émis par des structures privées (TPE, PME ou
grands groupes) et de ce fait ne sont assujettis à aucun
cadre légal. Le commanditaire a toute liberté de rédiger
sa consultation, de définir les éléments de réponses
attendus par le soumissionnaire et de le choisir selon ses
critères internes.
Si vous prenez l’habitude de répondre à des marchés
publics, les appels d’offres privés vous sembleront plus
simples à préparer, car souvent plus légers et moins
procéduriers dans les éléments de réponses attendus.
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 Appel d'offres
5 étapes pour l'emporter

• « Mieux vaut ne pas répondre à un appel d'offres

plutôt que de proposer un dossier faible. »

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 1 - Se faire connaître des acheteurs

N'attendez pas la publicité de l'appel d'offres (qui, d'ailleurs, n'est pas obligatoire pour les
marchés inférieurs à 90 000 euros).

Décrochez votre téléphone et sollicitez les services achats concernés, lance-t-il. Faites valoir votre
aide potentielle (économie pour le client, gain en qualité, réduction des délais, etc.) et évitez de
justifier cet entretien par une présentation de vos produits ou services.

Soyez attentifs aux signaux faibles… Déménagements, fusion-Acquisitions, communications

externes…

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 2 - Identifier les appels
Les premières sources à consulter pour trouver une offre qui vous correspond sont
donc les sites officiels gratuits: [Link], [Link] (rubrique «Commande
publique»), [Link], le Journal officiel de l'Union européenne
([Link] et, naturellement, les portails des collectivités ciblées.

Des prestataires privés répertorient aussi les annonces et proposent des services de
veille. C'est le cas des sites web comme [Link], d' [Link] ou
encore de [Link], qui vous font parvenir quotidiennement par e-mail des
offres sélectionnées en fonction de critères préétablis, comme le type de produits ou
de services, le secteur géographique, le montant du marché, etc. Le système
fonctionne par mots-clés, à l'instar d'un moteur de recherche. L'abonnement à ces
alertes coûte entre 400 et 1000 euros par an environ.

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 3 - Sélectionner les appels d'offres

Mieux vaut se concentrer, selon lui, sur les appels d'offres que vous avez
réellement une chance de remporter, là où votre avantage concurrentiel est
évident. Bref, il s'agit de privilégier la qualité à la quantité.

Lister vos forces et faiblesses par rapport à l'offre présentée (spécialisation,

moyens humains, localisation) vous permet d'évaluer simplement et
rapidement votre capacité de succès et de restreindre en conséquence votre
champ d'action aux marchés sur lesquels vous avez une vraie carte à jouer.

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 4 - Remplir le dossier de candidature

La réalisation du dossier constitue une tâche relativement ingrate et surtout chronophage. Chaque
candidature se compose de deux parties: le volet administratif et le volet technique.

« Rappelez en préambule les besoins du prospect afin de prouver que vous avez compris le contexte et
démontrez vos atouts point par point »

Collecter en début d'année toutes les données généralement requises pour être fin prêt dès que
l'occasion se présentera. Les délais de réponse sont, en effet, plutôt courts (deux à quatre
semaines). Le second volet est similaire à une proposition commerciale destinée à prouver au
décideur la pertinence du fournisseur pour le marché proposé.

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 5 - Gérer l'après consultation
passez un petit coup de fil auprès de l'acheteur pour vérifier que la candidature a bien
été reçue et demandez-lui ses premières impressions, pour commencer. C'est le
moment également de proposer de répondre à des questions supplémentaires par
téléphone ou lors d'une courte présentation orale. « Généralement, l'appelant essuie
un refus, mais son interlocuteur ne peut que remarquer sa motivation »

Libre à vous, dans une optique d'amélioration de vos performances, d'insister pour
obtenir des détails en envoyant une lettre recommandée avec accusé de réception.

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 CE QU'IL FAUT RETENIR
1. Développez votre notoriété auprès des acheteurs cibles en les contactant et en les rencontrant dans
la mesure du possible. Une manière de griller la priorité à vos rivaux, tout en instaurant un climat de
confiance et d'échanges.
2.
Identifiez les appels d'offres, que ce soit via la consultation de sites gratuits ou l'envoi d'alertes par
e-mail, service payant proposé par des sites spécialisés.
3.
Sélectionnez les offres. Privilégiez la qualité à la quantité: il est préférable de vous concentrer sur les
appels d'offres que vous avez réellement une chance de remporter.
4.
Répondez à l'appel d'offres en envoyant un dossier, constitué d'une partie administrative et d'une
partie technique. Adaptez-le aux besoins du donneur d'ordres.
5. Une fois la candidature déposée, un coup de fil pour recueillir les premières impressions et solliciter
un rendez-vous est le bienvenu.

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  Introduction.
 Éléments principaux d’un Cahier des charges.
 a- Contexte.
 a.1-Analyse du besoin.
 a.2- Analyse de l'existant.
 b -Objectifs .
 c –Vocabulaire.
 d –Calendrier.
 e -Clauses juridiques.
 f - Expression fonctionnelle des besoins.
 g -Contraintes .
PAC 2020  Conclusion . 14

 Bibliographie.
 Introduction :

• La réussite de tout projet dépend de la compréhension et

l’étroite collaboration des deux partie qui sont le client «maître
d'ouvrage » et le fournisseur « maître d'œuvre ».. Mais cela n’est pas
toujours évident surtout que dans la plupart du temps ces derniers
n’ont pas la même culture ni les mêmes activités..
• D’où la nessicité d’un cahier des charges que les deux partie consignes
et qui ,« normalement »,mets tout le monde d’accord.

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 Qu’est-ce qu’un Cahier des Charges ?

• Un « cahier des charges » est un document contractuel décrivant ce qui est

attendu du « maître d'œuvre »par le « maître d'ouvrage ».

• Il s'agit donc d'un document décrivant de la façon la plus précise

possible, avec un vocabulaire simple, les besoins auxquels
le maître d'œuvre doit répondre.

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• le cahier des charges doit préférentiellement faire apparaître le
besoin de manière fonctionnelle, indépendamment de toute
solution technique

• Un cahier des charges doit également contenir tous les éléments

permettant au maître d'œuvre de juger de la taille du projet et de sa
complexité afin d'être en mesure de proposer une offre la plus adaptée
possible en termes de coût, de délai, de ressources humaines et
d'assurance qualité.
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• Il s'agit à ce titre d'un document de référence, permettant de lever toute
ambiguïté sur ce qui était attendu, ainsi qu'un outil de dialogue permettant
au maître d'œuvre d'interroger le maître d'ouvrage afin d'affiner sa
compréhension de la demande

• Un cahier des charges n'est pas pour autant nécessairement statique. Son
contenu peut tout à fait être modifié au cours du projet, même si dans l'idéal
tout devrait être défini dès le début, sur la base d'un avenant accepté par les
deux parties.

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2 - Éléments principaux d’un Cahier
des charges:

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 a- Contexte :

• Un cahier des charges commence généralement par une section décrivant

le contexte, c'est-à-dire notamment le positionnement politique et
stratégique du projet.

• Et cela comprend :

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 a.1-Analyse du besoin:

• Appropriation du besoin client : il faut avoir compris le

besoin et ses enjeux, le traduire en ses propres termes.
Cette première analyse donne lieu à une présentation
synthétique du besoin client.

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 a.2- Analyse de l'existant:

• Appropriation de l'environnement client : décrire l'environnement

technique et logiciel dans lequel s'intègre le projet
• définirle nombre de personnes ou les ressources qui seront
impactées par sa mise en place.

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 b -Objectifs :

• Très rapidement, le cahier des charges doit permettre de comprendre

le but recherché, afin de permettre au maître d'œuvre d'en saisir le
sens.

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 c -Vocabulaire:

• Nombre de projets échouent à cause d'une mauvaise communication et en

particulier à cause d'un manque de culture et de vocabulaires communs entre
maîtrise d'œuvre et maîtrise d'ouvrage. En effet, là où le maître d'ouvrage croît
employer un vocabulaire générique, le maître d'œuvre entend parfois un terme
technique avec une signification particulière.

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 d -Calendrier:

• Le calendrier souhaité par le maître d'ouvrage doit être très clairement explicité
et faire apparaître la date à laquelle le projet devra impérativement être terminé.
Idéalement des jalons seront précisés afin d'éviter un « effet tunnel ».

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 e -Clauses juridiques:

• Un cahier des charges étant un document contractuel, cosigné par la maîtrise

d'œuvre et la maîtrise d'ouvrage, possède généralement un certain nombre de
clauses juridiques permettant par exemple de définir à qui revient la propriété
intellectuelle de l'ouvrage, les pénalités en cas de non-respect des délais ou
encore les tribunaux compétents en cas de litige.

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 f - Expression fonctionnelle
des besoins:

• Après l'analyse du besoin, on apporte maintenant une solution de

mise en œuvre, fonctionnelle, de ce besoin. Cela consiste à
décomposer le besoin en fonctionnalités. Pour chaque
fonctionnalité identifiée, il faut expliquer sa mise en œuvre du point
de vue utilisateur.
• Comment un fonction X satisfait un besoin Y du client.
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 g -Contraintes:

1- Contraintes de coûts:
• Spécifier le budget alloué au projet.
2- Contrainte de délais:
• Spécifier la date de livraison du produit et les éventuelles échéances
intermédiaires.
3- Autres contraintes:
• Spécifier les éventuelles autres contraintes à prendre en compte dans le cadre
du projet (normes techniques, clauses juridiques, etc.)

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 Conclusion :

• en conclusion, le cahier de charge s'agit ainsi d'un document

permettant d'une part de garantir au maître d'ouvrage que les
livrables seront conformes à ce qui est écrit, d'autre part d'éviter
le plus possible que le maître d'ouvrage modifie son souhait au fur
et à mesure du projet et demande au maître d'œuvre des
nouvelles fonctionnalités non prévues initialement.

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 Bibliographie :

• [Link]/[Link]
• Alain Collignon & Joachim Schöpfel, Informatique documentaire : le cahier
des charges sous toutes les coutures

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C’est une procédure ouverte à tout prétendant
remplissant les critères de compétences

C’est une procédure ouverte aux seuls prétendants

choisis lors d’un premier tour de selection
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1. Optimiser budget et qualité, acheter mieux au meilleur prix
par mise en concurrence des offres.

2. Politiquement, les AO Publics permettent de favoriser les

créations d’emploi induites, la protection du tissu industriel
national ou local, ou attirer des investissements étrangers.

3. Les appels d’offre internationaux sont un baromètre

géopolitiques pour le protectionnisme et le libre échange.
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1. Optimiser les résultat des candidatures aux AO.

2. Optimiser le Chiffre d’Affaires induit par les AO.

3. Maîtriser les coûts et les marges sur les AO

gagnés.

4. Réduire les coûts de Réponses. 36

Science qui consiste à optimiser les offres aux appels d’offre publics comme privés.

1/ Efficacité externe : l'objectif visé est de professionnaliser cette étape

critique du cycle de vente, ce « verrou du processus commercial », afin
d'améliorer les taux de signature (signer plus de clients en délivrant des
messages plus ciblés, plus persuasifs)

2/ Efficacité interne : L'objectif final est de permettre aux entreprises

d'augmenter le taux de signature de leurs propositions commerciales.

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Dispositif Proposal Management

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 Proposal Management TOOLBOX
1/ Plate-forme de SOURCING et de veille des marchés publics.

2/ Outils de SCORING pour définir le "GO - NO GO ou le bid - NO BID"

3/ Outils de COTATION (⇒ pour quoi vendre et à quel prix )

4/ Progiciels d’aide à la construction d’un SCENARIO de réponses

5/ Outils de SIGNATURE électronique

6/ Outils support à la DEMATERIALISATION

7/ Outils de gestion des CONTRATS

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Notion de REPONSE DISTINCTIVE

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1. LISTER LES ENTREPRISES CIBLES

2. Y TISSER DES RELATIONS VIA LINKDIN

3. MAINTENIR LE LIEN ET SE DECLARER INTERESSE /

INTERESSANT

4. REMONTER TOUTES LES INFOS

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1. PROPOSER DE REDIGER LE CAHIER DES CHARGES

2. PROPOSER DES CRITERES DE NOTATION DES OFFRES

3. SENSIBILISER AU RISQUES D’OFFRES FANTAISISTES

4. APPORTER UNE EXPERTISE JURIDIQUE

5. PROPOSER UN ROLE DE CONSEIL

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1. LISTER LES ENTREPRISES CIBLES

2. Y TISSER DES RELATIONS VIA LINKDIN

3. MAINTENIR LE LIEN ET SE DECLARER INTERESSE /

INTERESSANT

4. REMONTER TOUTES LES INFOS

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Stratégie de réponse gagnante
En 4 étapes

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 Comprendre le véritable besoin du client, le périmètre
Étape 1 du projet et bien analyser le processus de décision, sur
quoi repose-t-il vraiment.

Étape 2 Comprendre les véritables concurrents, leurs forces et

faiblesses, sur quoi repose leur argumentaire.

Étape 3 Formaliser votre argumentaire de façon

méthodologique.

Étape 4 Mettre en place un plan d’action.

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 patchwork
Incohérences Lacunes

POINTS Pièges du Approximations

obsolètes CDC

Infos Erreurs
partielles
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Incompétence 79
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