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Mise en Place D'un Système Comptable PDF
Titre original :
Mise en place d'un système [Link]
Transféré par
Éric Kwissick
CESAG-MPCGF2A, 2012 Page 0
Présenté par:
 
Dirigé par: Avril 2014
MISE EN PLACE D’UN SYSTEMECOMPTABLE DANS UNE
ENTREPRISE:CAS DE LA SOTRATOURS
 
Centre Africain d’Études Supérieures en Gestion
 
CESAG BF – CCA
BANQUE, FINANCE, COMPTABILITE, CONTROLE & AUDIT
Master Professionnelle Comptabilité et Gestion Financière(MPCGF)
Mémoire de fin d’études THÈME
Promotion 6(2011-2013)
ABLE Atagan Manono
 
M. YAZI Moussa, Chef du département CESAG BF-CCA.
 
Mise en place d’un système comptable dans une entreprise : cas de la
SOTRATOURSABLE AmaganMawunyo, CESAG, MPCGF 2011-
2013 6ième promotion
Page i
DEDICACE
A
Mon père TsèviABLE et à mes sœurs Armelle, Rita, Antoinette et Ophélia
ABLE.
 

 
Mise en place d’un système comptable dans une entreprise : cas de la
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Ième
 Promotion Page ii
REMERCIEMENTS
Au terme de ce travail, mes remerciements vont à l'endroit:- de Monsieur
Moussa YAZI, Chef du département Banque Finance Comptabilité Contrôle
et Audit au CESAG pour son encadrement;- de Monsieur El HadjiMalick
SY, Directeur Général de SOTRATOURS, pour m’avoir acceptée;- de
Monsieur Lamine SY, pour son soutien;- de Madame Awa
SALL, Responsable administratif et financier de SOTRATOURS, pour ses
orientations et sa disponibilité;- de tout le personnel de SOTRATOURS,
pour son accueil chaleureux;- de Monsieur et Madame AMEKOUDJI, pour
tout le soutien, encouragement et conseils apportés au cours de mon séjour à
Dakar;- de Monsieur et Madame GABIAM,pour ses conseils et
encouragements apportés;- des Messieurs Ésaïe AGONMA, AKPAKI,
Hector BOKONON et CrédoTCHOBO, pour ses critiques, ses apports
inestimables et ses encouragements;- de Monsieur Jean AHOLOU pour ses
apports pratiques et son soutien;- de Mademoiselle Brada Tsimayo A.
GBEDENOU et M Djibril BARRY, poursesencouragements et soutiens;- de
la grande famille MPCGF 6
Ième
 Promotion, pour ces deux années passées ensemble et pour l’ambiance
fraternelle partagée;- de tous les éminents professeurs du CESAG en
particulier ceux de CESAG BF-CCA pour la qualité de la formation reçue au
cours de mes années d’études;- de tous ceux et toutes celles qui, d’une
manière ou d’une autre, m’ont aidée tout au long Dema formation
académique et professionnelle.

 
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ième
 Promotion Page iii
LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS
AUCE-OHADA
: Acte Uniforme portant Organisation et Harmonisation des Comptabilités
des Entreprises
BSP
: Billing and Settlement Plan
CESAG
: Centre Africain d’Études Supérieures en Gestion
DG
: Directeur Général
DGID
: Direction Générale des Impôts et Domaines
HAO
: Hors Activités Ordinaires
HT:
Hors taxe
 ERP:
Enterprise Ressource Planning
 IATA
: International Air Transport Association
IFRS
: International Financial Reporting Standards
IPM
: Institution de Prévoyance Maladie
IPRES
: Institution de Prévoyance Retraite du Sénégal
IR
: Impôt sur le Revenu
OD
: Opérations Diverses
OHADA
: Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires
ONG
: Organisations Non Gouvernementales
PDG
: Président Directeur Général
PG
I: Progiciel de Gestion Intégrée
PME
: Petite et Moyenne Entreprise
RACF
: Responsable Administratif, Comptable et Financier
RCCM
: Registre du Commerce et du Crédit Mobilier
REF:
Référence
SA
: Société Anonyme
SGBS
: Société Générale de Banques au Sénégal
SI
: Système d’Information
SIC
: Système d’Information Comptable
SOTRATOURS
: Société Sénégalaise de Transport Touristique
SSTT
: Société Sénégalaise de Transport Touristique
SYSCOA
: Système Comptable Ouest Africain
TAFIRE
: Tableau Financier des Ressources et des Emplois
TRIMF
: Taxe Représentative de l’Impôt Minimum Fiscal

 
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 Promotion Page iv
TVA
: Taxe sur Valeur Ajoutée
UEMOA
: Union Économique et Monétaire Ouest Africaine

 
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LISTE DES FIGURES
Figure N° 1: Schéma général du système
classique ................................................................. 12Figure N° 2: Schéma
du système centralisateur .......................................................................
14Figure N° 3: Présentation de la tenue du
journal ..................................................................... 19Figure N° 4: Schéma
de la balance ..........................................................................................
21Figure N° 5: Schéma général de l’organisation de la
comptabilité informatisée .....................
29Figure N° 7: Modèle d’analyse ....................................................................
............................ 50Figure N° 8: Processus de validation des procédures et
organisations comptables ................. 95

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 promotion Page xii
CHAPITRE 6: CONCEPTION ET MISE EN PLACE D’UN SYSTEME
COMPTABLE
ALA SOTRATOURS ......................................................................................
........................... 746.1 Conceptualisation du système comptable SOTRATO
URS ....................................... 746.2 Conception de l’organisation physique 
comptable .................................................... 756.2.1 Organisation structurelle 
de la comptabilité ....................................................... 756.2.2 Organisation d
ocumentaire de la comptabilité ................................................... 776.2.3 Choi
x du logiciel comptable .............................................................................. 79
6.3 Proposition de procédures comptables et financières de la SOTRATOUR
S ............ 796.3.1 Objectifs des procédures .....................................................
............................... 806.3.2 Organisation comptable de la SOTRATOURS ...
.............................................. 816.3.3 Schéma des écritures comptables des o
pérations ............................................... 876.4 Processus de validation de l’or
ganisation et procédures comptables proposées ....... 946.5 Implantation du l
ogiciel comptable: logiciel SAGE compta 100 .............................. 956.5.1 Pr
ésentation du logiciel SAGE compta 100 ....................................................... 
956.5.2 Paramétrage du logiciel .......................................................................
............... 966.5.3 Rattrapage des données .......................................................
............................... 966.5.4 Travaux de contrôle et de suivi des comptes .......
............................................... 97Conclusion de la deuxième
partie ..........................................................................................
100CONCLUSION GENERALE ....................................................................
............................ 101ANNEXES ....................................................................
......................................................... 103BIBLIOGRAPHIE ...........................
...................................................................................... 134

 
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INTRODUCTION GENERALE

 
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La comptabilité, définie comme «l’ensemble des opérations permettant:
d’enregistrer les flux réels et les flux monétaires de l’entreprise; d’établir les
documents qui en découlent dont
le bilan (structure patrimoniale de l’entreprise à une date donnée) et le compt
e de résultat(historique de l’activité ayant généré un bénéfice ou une perte
pendant une période donnée)»(DAVASSE & al, 2005: 9) est une pratique
vieille de plusieurs siècles qui s’est adaptée à l’évolution de l’environnement
économique à travers l’édition des normes et référentiels comptables. Le
contexte économique actuel (mondialisation) impose une harmonisation des
normes de tenue et de présentation des comptes. Ainsi, sur le plan
international, nous notons l’existence des normes internationales
d’informations financières (International FinancialReporting Standard:
IFRS) qui visent la convergence internationale des normes comptables;
c’est-à-dire, permettre la comparabilité des états financiers de plusieurs
sociétés situées dans des zones géographiques différentes. C’est dans cette
même optique, que le 1er 
 janvier 1998, les huit pays (Bénin, Burkina, Côted’ivoire, Guinée-Bissau,
Mali, Niger, Sénégal, Togo) de l’UEMOA (Union EconomiqueMonétaire
Ouest Africain) ont adopté un nouveau système comptable: le SYSCOA
(leSystème Comptable Ouest Africain). Dans le but d’une harmonisation
plus poussée du droitdes affaires en Afrique, ce dernier est remplacé en 2001
par le Système Comptable del’Organisation pour l’Harmonisation en
Afrique des Droits des Affaires (le systèmecomptable de l’OHADA). Ce
système comporte notamment des principes comptables, desdispositions
réglementaires, le plan comptable. L’une des dispositions réglementaires en
sonarticle 2 stipule que: «Sont astreintes à la mise en place d’une
comptabilité, dite comptabilitégénérale, les entreprises soumises aux
dispositions du Droit commercial, les
entreprises publiques, parapubliques, d’économie mixte, les coopératives et, 
plus généralement, lesentités produisant des biens et des services marchands
ou non marchands, dans la mesure oùelles exercent, dans un but lucratif ou
non, des activités économiques à titre principal ouaccessoire qui se fondent
sur des actes répétitifs, à l’exception de celles soumises aux règlesde la
comptabilité publique.» (Acte Uniforme portant Organisation et
Harmonisation desComptabilités des Entreprises: AUCE-OHADA).De ce
fait, toute entreprise à l’instar des sociétés commerciales ou sociétés de
servicescomme les agences de voyage, située dans ce champ doit tenir une
comptabilité respectantles principes comptables en vigueur.

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 Page 17
soient évalués et maintenus au bilan à leurs coûts historiques (coûts d’achat
ou de production), quand bien même il y a eu variation des coûts sur le
marché.
•
 
Principe de non compensationAucune compensation ne doit être opérée ni
entre les actifs et les passifs, ni entre les chargeset les produits.
•
 
Principe de l’importance significativeCe principe exige à prendre en compte
les éléments à caractère significatif pouvant influencerla décision ou
le jugement des destinataires des états financiers.
•
 
Principe de prééminence de la réalité sur l’apparence juridiqueIl stipule
d’enregistrer et de présenter les opérations de l’entreprise conformément à
leurnature financière sans tenir compte de leur apparence juridique. Ces
opérations sont celles ducrédit-bail, celles concernant le personnel extérieur,
les réserves de propriété, les effets àl’[Link] principes énumérés ci-
dessus constituent le sous bassement du système comptable. Cedernier
s’appuie sur les normes et principes comptables pour produire des
informationscomptables et financières sincères, régulières et fiables.
[Link]
 
Organisation de la comptabilité
L’article 17 de l’Acte uniforme portant organisation et harmonisation de la
comptabilité desentreprises (AUCE-OHADA) stipule que l’organisation
comptable doit respecter lesconditions suivantes:
-
 
la tenue de la comptabilité en langue officielle du pays et en unité monétaire
légale;
-
 
l’emploi de la technique de la partie double;
-
 
la justification des écritures comptables par des pièces datées, pouvant servir
de preuve et portant les références de leur enregistrement en comptabilité;
-
 
le respect de l’enregistrement chronologique des opérations ainsi que la mise
en placed’une procédure destinée à garantir le caractère définitif de
l’enregistrement desopérations;

 
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-
 
le contrôle par inventaire de l’existence et de la valeur des biens, créances et
dettes del’entreprise;
-
 
le recours à un plan de compte normalisé pour la tenue de la comptabilité: le
plancomptable OHADA;
-
 
la tenue obligatoire des livres ou autres supports autorisés ainsi que la mise
en œuvrede procédures de traitements agréées, permettant d’établir les
états financiers annuels;
-
 
la mise en place de procédures de contrôle interne et externe, le contrôle des
compteset la publicité légale des comptes. Nous retenons que la comptabilité
d’une entreprise doit être basée sur des pièces
justificatives probantes. Elle doit être également tenue dans la langue officiel
le et dans la monnaie ayantcours légal dans le pays de l’entreprise. Pour ce
faire, il est exigé par la loi
citée précédemment, l’utilisation des plans de compte, l’enregistrement chro
nologique desopérations et la tenue des livres comptables.
[Link].1
 
Plan de comptes de l’entreprise
L’article 18 du droit comptable (UEMOA, 1998: 113) de l’UEMOA (Union
EconomiqueMonétaire Ouest Africain) dispose:«la distinction dans la
comptabilité générale entre lescomptes de «situation» et les comptes
de «gestion»:
-
 
les classes de comptes de situation (allant de 1 à 5);
-
 
les classes de compte de gestion allant de 6 à [Link] activités exceptionnelles
ou les hors activités ordinaires (HAO) concernant les charges
et produits sont retenues dans la classe 8. La classe 9 prend en compte les en
gagements hors bilan et la comptabilité analytique de [Link],
faudrait-il le signaler que ce plan permet à toute entreprise, en fonction de
ses besoins,de l’adapter en regroupant les comptes ou même en les détaillant
pour plus de clarté.Ce n’est qu’après tous ces travaux de préparation que
l’entreprise passe à la phased’enregistrement et de traitement des opérations
dans les livres comptables.
[Link].2
 
Livres comptables
Ce sont le journal, le grand livre, la balance des comptes et le livre
d’inventaire. Lesconditions de toute transcription dans ces livres reposent
sur des pièces justificatives

 
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 probantes. Ces dernières sont des documents (factures d’achats, factures
de ventes, souche dechèques, pièces de caisse, bulletin de salaire, etc.) qui
sont à l’origine d’un enregistrementcomptable. Le délai légal de prescription
des pièces comptables est de 10 ans.
•
 
Livre journalC’est un registre obligatoire sur lequel les opérations sont
enregistrées chronologiquementsous la forme d’une écriture et dont le
respect de la partie double est primordial ainsi quel’identification de chaque
[Link] correction d’erreur dans le journal se fait par des écritures
en négatif des éléments erronés :on passe l’écriture erronées avec un signe
moins (-) pour l’annuler et on passe la bonneécriture, cela pour ne pas
gonfler les flux réels liés aux opérations de la période et surtout pourétablir
une traçabilité de toutes les opérations.
Figure N° 3: Présentation de la tenue du journal
Source: LEPUIL (2013: 7)
 
Le numéro de compte débité se réfère à l’emploi qui a été fait de la ressource
utilisée. Celuicrédité se réfère à l’emploi qui a été fait de la ressource qui a
permis l’opé[Link] date del’opération est la date de l’enregistrement de
l’opé[Link] libellé du compte débité estl’emploi de la ressource. Celui du
compte crédité concerne la ressource elle-mê[Link]

 
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montants débités et crédités font référence à la somme engagée pour
l’opé[Link] lelibellé de l’opération ressort la provenance de la pièce
justificative.
•
 
Grand livreLe grand livre est un registre obligatoire qui regroupe tous les
comptes de l’entreprise et estalimenté par le report des écritures du journal.
On distingue le grand livre auxiliaire et legrand livre général selon le
[Link] & al (2011:22) va dans le même sens en affirmantqu’il est
constitué par l’ensemble des comptes de l’entreprise où sont reportés ou
inscritssimultanément au journal, compte par compte, les
différents mouvements de l’exercice.
•
 
Balance générale des comptesC’est un tableau qui récapitule à un moment
donné, pour tous les comptes de l’entreprise, letotal des débits, le total des
crédits et les soldes Il en existe plusieurs types dont celle à quatre(4)
colonnes et celle à six(6) colonnes. La balance reprend tous les comptes
mouvementés etles classes dans un ordre bien défini, c’est-à-dire de la classe
1 à la classe 9. C’est un moyende contrôle des égalités suivantes, propres à
toute comptabilité. Les propriétés des totaux de la balance selon LANGLOIS
(1998: 37) sont les suivantes:
-
 
total des mouvements de débit = total des mouvements de crédit;
-
 
total des mouvements de la balance pour la période = total des mouvements
du journal pour la période;
-
 
total des soldes débiteurs = total des soldes cré[Link] ces égalités ne sont
pas respectées, cela signifie qu’il y a eu erreur sur un ou
plusieursenregistrements (non-respect de la partie double, écritures non
équilibrées) ou erreur detotalisation ou de calcul d’un [Link], la
balance ne permet pas à elle seule de détecter toutes les erreurs (comme la
saisied’opérations, erreurs de calcul qui se compensent, erreurs sur les
comptes etc.) mais elle estégalement un moyen d’information: elle est
établie au moins une fois par mois pour desraisons fiscales ou pour faire le
point de gestion.

 
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Figure N° 4: Schéma de la
balanceNumérodecompteIntitulé des comptes Solde au 01/01 Mouveme
nts Solde au 31/12Débit Crédit Débit Crédit Débit CréditCompte de
bilanCompte de résultatTotaux
Source: GUEYE (2011: 37)Commentaire:
 -
 
les numéros et les intitulés de comptes sont ceux de la dernière période;
-
 
les soldes au 01/01 concernent ceux des comptes de la dernière balance de
l’annéeécoulée;
-
 
les mouvements se réfèrent aux mouvements de la période encours;
-
 
 pour les soldes au 31/12, il s’agit de ceux de la période encours.A la fin de
l’exercice comptable, il est dressé une balance avant inventaire. Ensuite un
travaild’inventaire physique des immobilisations et des stocks est fait, ainsi
que les travaux derégularisation. En dernier ressort, la balance après
inventaire est élaborée et servira de base àl’élaboration des états financiers.
•
 
Livre d’inventaireIl est inscrit dans ce livre: le bilan, le compte de résultat
pour chaque exercice ainsi que lerésumé de l’opération d’inventaire.
[Link].3
 
Traitement comptable de l’information
Le traitement comptable de l’information touche plusieurs éléments: les
pièces justificatives,la pré-comptabilisation, l’enregistrement comptable.
•
 
Pièces justificativesLe traitement comptable de l’information se fait sur la
base des pièces justificatives. Ainsi
ces pièces constituent un élément de contrôle pour les auditeurs. D’après PI
GE (2003: 116),chaque écriture comptable doit être justifiée par un
document (facture, bon de livraison, etc.).

 
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•
 
Pré-comptabilisationSelon GOVOEI (2007: 42), «pour éviter de tomber dans
les erreurs, l’entreprise doit à traversl’organisation mise en place, avant tout
enregistrement au livre journal, prendre un certainnombre de précautions ou
dispositions pratiques: la comptabilisation des opérations au
livre journal doit être précédée d’un premier enregistrement appelé pré-
journalisation ou encore pré-comptabilisation.». Elle peut se faire
directement sur le document de base, c’est-à-dire surles pièces justificatives
qui peuvent être d’origine interne ou externe ou sur un documentséparé de la
pièce mais préconçu par l’[Link] consiste selon cette même source
dans le cas de pré-comptabilisation directe à apposersur chaque pièce
justificative ou lot de pièces un cachet spécialement conçu permettant
ainsiau comptable expérimenté d’indiquer les montants correspondants:
-
 
les numéros et les intitulés des comptes débités;
-
 
les numéros et les intitulés des comptes crédités.
•
 
Enregistrement comptableD’après DISLE & al (2010: 60), l’enregistrement
comptable correspond à la retranscriptiond’un point de vue comptable des
flux reflétant la situation et l’activité de l’entreprise.
Il précise le montant, l’origine et la destination des flux ainsi que la référenc
e de la pièce justificative à l’appui. Suivant l’AUCE-OHADA en son
article 20, il a un caractère définitif,il ne peut être corrigé que par
l’inscription en négatif des éléments concernés. Il implique lesnotions
d’emploi, de ressource et de partie double.L’emploi ou le débit constitue la
destination des flux ou l’utilisation faite du flux parl’entreprise. Il existe les
emplois intermédiaires (ce sont des emplois qui subsistent dans
le patrimoine de l’entreprise) et les emplois définitifs (ce sont des emplois co
nsommés). Laressource ou le crédit précise l’origine des flux et ce qui
permet la réalisation de l’opé[Link] ressources se distinguent également
de deux catégories: les ressources internes (cellesgénérées par l’entreprise)
et les ressources externes (elles sont mises à la disposition del’entreprise sur
une échéance plus ou moins longue).

 
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[Link]
 
Manuel des procédures comptables
Le manuel des procédures est un référentiel à usage commun qui détaille les
différentes étapesdans l’accomplissement d’une opération, la manière dont
celle-ci est exécutée, et les différents niveaux de responsabilité. C’est un
guide opératoire qui répond aux questions suivantes: par qui, quand, où,
comment et pour quelles fins une opération doit-elle être effectuée?
 
Il est un garant de l’accès à l’information. Ceci est justifié par l’article 16
délace-OHADA qui dit: «Pour maintenir la continuité dans le temps de
l’accès à l’information, touteentreprise établit une documentation décrivant
les procédures de l’organisation comptable.»Pour GRAND &VERDALLE
(2006: 72) et BARRY (2009:15), un bon contrôle interne est liéà l’existence
de procédures. Cependant ces procédures selon GRAND & al (2006:
72),doivent avoir certaines qualités qui se résument en six principes ci-après.
-
 
Le principe d’harmonie: les procédures doivent correspondre à
l’organisation et êtreadaptées à la structure.
-
 
Le principe de permanence et d’universalité: les procédures doivent être
appliquéestout le long de l’année et être universelles c’est-à-dire ne souffrir
d’aucunesexceptions.
-
 
Le principe de reconnaissance: les procédures doivent être connues et
acceptées partout le personnel.
-
 
Le recoupement: il a pour conséquence de permettre une mise en évidence
rapide desdysfonctionnements sauf en cas de collusion entre différents
salariés.
-
 
L’enregistrement et classement méthodique des faits.
-
 
La séparation des fonctions: les procédures doivent garantir la séparation des
fonctionssuivantes: fonction d’exécution, d’autorisation, d’enregistrement et
de contrô[Link] & MONKAM-DAVERAT (2001:55) pense que le
manuel de procédures comprendtrois parties: la première partie comprend le
sommaire et l’introduction générale du manuel; lecorps central du manuel
regroupant les fiches de procédures classées et les [Link]
partie introductive quant à elle permet de rappeler les objectifs qui ont
conduit à la mise
en place de l’outil et en explique la structure générale. Nous en déduisons qu
e la partie

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 promotion
 Page 38
définition des cahiers de charge. Pour TORT (2003:230), cette étape consiste
à travers desinterviews et des séances en groupe de travail, à définir les
besoins de l’entreprise auxdifférents niveaux de l’organisation (direction,
services fonctionnels, opérationnels, acteursexternes, etc.) ainsi que ceux des
utilisateurs directs. Ces besoins sont généraux et spé[Link] cahier de
charge comprend selon MARCHAT (2008: XII):
-
 
l’expression du besoin d’un client ou d’un utilisateur;
-
 
la description d’un produit ou d’un service couvrant le besoin;
-
 
la description des composants techniques d’un produit ou d’un service;
-
 
les conditions de réalisation d’un produit ou d’un service (contraintes,
maintenance);
-
 
les éléments du projet de réalisation d’un produit ou d’un service (planning,
budget).L’expression du besoin s’assimile à l’attente des utilisateurs par
rapport au SI. La descriptiondu produit touche du doigt les fonctionnalités
attendues du système d’information et lesdomaines auxquels il se rapporte.
Les conditions de réalisation amènent l’entreprise àidentifier ce qui est
faisable par rapport aux ressources dont dispose l’entreprise:
ressourcestechnologiques existantes, humaines et financiè[Link] se basant
sur l’expression des besoins expliquée précédemment, nous pouvons dire
quedans le cadre de mise en place d’un système comptable; la définition des
besoins consiste àlister les besoins en termes d’informations comptables et
financières des différentsutilisateurs.
-
 
S’agit-il d’une comptabilité pour satisfaire uniquement les exigences
légales?
-
 
S’agit-il d’une comptabilité pour satisfaire les exigences légales et celle
desactionnaires?
-
 
Quels sont les objectifs que vise l’entreprise en voulant mettre en place un
systèmecomptable?
-
 
Quel est le secteur d’activité de l’entreprise?Telles sont les questions qui
aident l’entreprise à définir ses besoins comptables. Ensuite aprèsavoir
identifié les objectifs assignés au système comptable, il s’agit pour
l’entreprise dedécider par rapport à sa taille le positionnement de la
comptabilité dans sa structureorganisationnelle et de la solution informatique
qui accompagnera l’organisation.

 
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ième
 promotion
 Page 39
2.1.2
 
Evaluation des différentes possibilités
Dans le cadre d’un projet d’implantation d’un système d’information
comptable informatisé,les possibilités de solution sont diverses. De façon
générale, les possibilités suivantes sontsouvent proposées:
-
 
achat d'un système standard;
-
 
modification d'un système existant;
-
 
élaboration d'un système personnalisé.Les différentes possibilités qui
s’offrent à l’entreprise d’après TORT (2003: 226) sont:l’acquisition d’un
progiciel disponible sur le marché ou le développement d’une
applicationspécifique «sur mesure».Cette étape va consister à identifier les
avantages et les inconvénientsde chaque possibilité. Ceci dans le but de
faciliter la tâche de sélection définitive
de possibilité au cours de la seconde phase. Un tableau récapitulatif des avan
tages etinconvénients des possibilités se présentent comme suit.
Tableau N° 4: Avantages et inconvénients des possibilités de
solutionOptions Avantages Inconvénients
Achat d'un système standard« clé-en-main »

 
Coût faible.

 
Erreurs d'exécutionrelativement peunombreuses.

 
Mise en œuvre rapide.

 
Risque de ne pas être parfaitement adapté aux principes
directeurs etauxprocédures del'entreprise.

 
 Ne peut pas être modifié àmesure que l’entité évolue.

 
 Nécessite un appuitechnique exté[Link] d'un systèmeexistant

 
Erreurs d'exécutionrelativement peunombreuses.

 
Mise en œuvremoyennement rapide.

 
Peut être adaptée de prèsaux principes directeurs etaux procédures
del'entreprise.

 
Coût moyen élevé.

 
 Nécessite un appuitechnique extérieur.

 
Coût élevé desmodifications ultérieures.Élaboration d’un
système personnalisé

 
Appui technique interne.

 
Peut être complètementadapté aux principesdirecteurs et aux procédures
de l'entreprise.

 
Peut être modifié à mesureque l'entreprise évolue.

 
Coût élevé.

 
 Nécessite une opération dedébogage.

 
Longue périoded’é[Link]: CIRAD (2013)

 
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 promotion
 Page 40
2.2
 
Phase de conception du système comptable et d’évaluation détaillée
Au cours de cette phase, l’équipe de travail formée va procéder au choix
définitif de lasolution informatique à adopter. Pour ce faire, deux (2) étapes
sont à évoquer:
-
 
l’évaluation détaillée de chaque possibilité;
-
 
la conception du système d’information.
2.2.1
 
Evaluation détaillée des options de solutions informatiques
L’évaluation des options consiste selon O’BRIEN (1995: 78), à déterminer
dans quellemesure chaque option permettrait à l’entreprise et à ses sous-
systèmes d’atteindre leursobjectifs. Pour ce faire, il faut identifier des
critères d’évaluation. Ces critères selon la mêmesource doivent tenir compte
des objectifs et des contraintes définis dans la première phase.L’un des
critères d’évaluation est le respect des conditions citées dans l’article 22 de
l’AUCE-OHADA par les logiciels. Ce critère est fondamental dans
l’évaluation détaillée des optionscar il est le garant de la sincérité et la
régularité des informations que le système comptable produira. De ce
fait, c’est également un critère éliminatoire car tout logiciel ne respectant
pasl’article 22 entachera probablement l’image de l’entreprise. Ainsi
l’évaluation détailléed’après la source du tableau ci-dessus doit prendre en
compte les éléments suivants:
-
 
le plan comptable et les formats de compte doivent permettre de modifier les
numérosdes comptes; en effet, il faut que les utilisateurs puissent ajouter des
caractères auxnuméros de compte types pour identifier les comptes tiers
divers (clients,fournisseurs);
-
 
le programme doit empêcher les utilisateurs de passer facilement d'une
périodecomptable à une autre: lorsqu'un utilisateur peut aisément entrer des
opérations dansn'importe quelle période comptable, l'intégrité des comptes
peut être compromise;
-
 
il faut systématiquement protéger par un mot de passe l'accès aux logiciels
decomptabilité, afin d'empêcher toute utilisation non autorisée et de ne
permettre qu'auxutilisateurs agréés d'accéder à certaines fonctions;
-
 
un programme de comptabilité doit permettre d'imprimer toutes les données
requises pour les audits, et notamment les registres des opérations comme le 
grand livre.

 
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ième
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 Page 41
Le résultat de l’évaluation détaillée pour MORLEY (2008:38) comprend
toute la visionexterne du système: l’interface, homme, machine (maquettes
d’écran, cinématique), ladescription des traitements à une maille
suffisamment fine pour qu’il n’y ait plus d’ambiguïtéfonctionnelle, ainsi que
les sorties (maquettes d’état). On y ajoute souvent l’organisation àmettre en
place et le planning détaillé.
2.2.2
 
Conception- organisation physique et informatique
La conception d’un système comptable couvre deux (2) aspects: l’aspect
physique et l’aspectinformatique. L’aspect physique fait référence à
l’organisation de la fonction comptable.L’aspect informatique concerne le
traitement et le cheminement des données.
[Link]
 
Conception-organisation physique du système comptable
L’organisation physique du système comptable regroupe plusieurs éléments
à savoir:
le positionnement de la fonction comptable dans l’entreprise, le caractère ce
ntralisateur etdécentralisateur de la comptabilité, l’organisation du service
comptable à travers le mode decollecte, de classement et d’archivage des
pièces justificatives, les ressources humaines misesà la disposition de
la comptabilité.SARDI (2002:467) a énuméré les conditions d’efficacité dela
fonction comptable qui sont: une organisation rationnelle; une définition
précise desfonctions comptables; un personnel compétent; un système
informatique adéquat (c'est-à-direl'existence de sécurité physique et logique
des systèmes et données informatiques) et des procédures rigoureuses. Ceci
laisse apparaître les éléments de l’organisation [Link] fonction
comptable peut être externalisée ou internalisée. Cependant, dans le cadre
d’unemise en place de système comptable, l’externalisation de cette fonction
n’est plus adaptée. Lafonction comptable fait partie des fonctions
opérationnelles de l’entreprise. Dans uneapproche par processus et dans un
perspectif système d’information, la fonction comptable estclassée dans les
processus secondaires d’après MORLEY & al (2011:68).Les entreprises ont
deux options organisationnelles pour la comptabilité: la décentralisation etla
centralisation de la fonction comptable. La décentralisation est pour TORT
(2003:49) «lefait de délocaliser la fonction comptable, c’est-à-dire les
différents moyens de traitement et dediffusion de l’information comptable:

 
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 Page 42
-
 
soit en amont par rapport à l’origine des données élémentaires (exemple:
siteindustriel),
-
 
soit en aval, en fonction du lieu d’utilisation de l’information produite (en
local, àdestination des usagers externes, etc.)».Pour le même auteur, il existe
deux (2) types de services comptables selon le degré dedécentralisation à
savoir une fonction d’expertise et de coordination et le centre de
services partagés où l’ensemble des services comptables est regroupé. La pre
mière se limite à desactivités comme le reporting de gestion, la gestion
centralisée de la trésorerie, l’intégrationfiscale. Il faut noter que la
décentralisation de la fonction comptable concerne surtout lesentreprises
multinationales et les [Link] centralisation de la fonction comptable
quant à elle consiste à rapprocher physiquement lesmoyens comptables des
sources d’information et des destinataires [Link]ès le positionnement de
la comptabilité dans la structure organisationnelle, un élément trèsimportant
est conçu. Il s’agit du plan de compte de l’entreprise. Elle adapte le plan
descomptes proposé par le référentiel comptable en vigueur à ses
activités.L’adaptation du plandes comptes est très importante au cours de
cette étape. Elle consiste à subdiviser les numérosde compte. Cependant,
cette subdivision ne doit pas conduire à créer des comptes [Link]
avant d’adapter le plan de compte, il revient de choisir le type et les
fonctionnalités decomptabilité à adopter en se basant sur la taille de l’activité
et sur les exigencesréglementaires. Ici le type de comptabilité désigne la
comptabilité d’engagement ou lacomptabilité de trésorerie. Pour RICHARD
& al (2008:44), les comptabilités d’engagements(ou de charges et produits)
tiennent compte, à l’actif, non seulement de la trésorerie maiségalement des
créances et des autres biens non liquides (engagements positifs) et
tiennentcompte au passif non seulement du capital monétaire mais aussi des
dettes (engagementsnégatifs). Alors que la comptabilité de trésorerie
nommée comptabilité d’encaissement danscet ouvrage enregistre
uniquement les encaissements et les décaissements. L’article 13 del’AUCE-
OHADA énumère les critères d’option pour la comptabilité de trésorerie.
Lesfonctionnalités désignent s’il est question d’un système comptable qui
nous renseigne sur lacomptabilité générale, la comptabilité analytique, la
comptabilité budgé[Link]ès le plan des comptes, il s’agit de concevoir
l’organisation proprement dite à travers les procédures de collecte des pièces
comptables, les procédures d’enregistrement comptable, les

 
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 Page 43
 procédures de classement. Toutes ces procédures se rassemblent dans un do
cument nommémanuel de procédures comptables que nous avons défini dans
le chapitre précédent.L’organisation du service comptable est largement
éditée par le chapitre 2 de l’AUCE-OHADA. C’est également au cours de
cette phase que l’entreprise décide de l’effectif et de laqualité des ressources
humaines et matérielles dédiées à la comptabilité.
[Link]
 
Conception-organisation informatique du système comptable
L’entreprise avec la collaboration des consultants, après la phase
de conceptualisation conçoitle système proprement dit dont il a besoin. La
conception informatique d’un systèmecomptable se fait suivant la démarche
de conception d’un système d’information et surtoutsuivant la conception
d’un progiciel de gestion intégrée. Cette phase est surtout technique
etnécessite pour sa réalisation des compétences [Link] phase de
conception d’après O’BRIEN (1995:87), précise comment le système
vaatteindre l’objectif. Elle consiste également à définir les spécifications
d’un système quirépondent aux exigences fonctionnelles définies dans la
première phase. Ces spécificationsvont servir à l’élaboration des logiciels, à
l’acquisition du matériel, à l’essai du système et àd’autres activités.D’après
DEIXONNE (2006:78), la phase de conception a pour objectif de définir la
solutionen déroulant douze (12) activités qui se résument dans le tableau ci-
après.

 
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 promotion Page 44
Tableau N° 5: Activités de la phase de
conceptionActivités Produits en sortie
Définir, décrire, évaluer l’architecture etl’organisation technique
cibleDossier de conception techniqueMettre à disposition
l’environnementtechnique de maquettage et dedocumentationDossier de
conception fonctionnellePréciser et résoudre les points ouverts entermes de
périmètreDéfinir, décrire les options structurantes
del’ERPDéfinir, décrire, évaluer les spécificités Spécification des programm
es:- reprises,- interfaces.Définir, décrire, évaluer les interfaces et
lesapplicatifs
existantsDéfinir, décrire, évaluer les reprises Système d’information cibleDé
finir, décrire, évaluer la stratégied’autorisationStratégie de repriseDéfinir et
rédiger les évolutions à conduireen termes de métierPlan
de changementDéfinir et rédiger le plan de formation desutilisateurs
finauxDéfinir le protocole de recette Stratégie de formationFaire valider les
décisions prises, résoudreles questions [Link] de recetteSource:
DEIXONNE (2006:78)
2.3
 
Phase de programmation et d’installation du système
Après avoir défini la solution dans la phase de conception-organisation du
système, l’équipede travail passe à la programmation et à l’installation du
système. Cette phase
regroupe plusieurs étapes telles que le développement et l’installation du log
iciel, le paramétrage, lasaisie des données, le déversement des données dans
le nouveau système et la formation desutilisateurs.
2.3.1
 
Développement et installation du logiciel
La modification d'un programme existant ou l'élaboration d'un logiciel
personnalisé prend unesemaine à un an. Toutefois, la durée dépend du cahier
de charge et de la taille de l’entité. Ilest donc salutaire d'avoir un plan précis
des différentes étapes de l'élaboration du logiciel, quioffre aux utilisateurs de
fréquentes occasions de fournir leurs observations en retour. Àmesure que
l'opération progresse et que les problèmes et le champ des possibilités se

 
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 promotion Page 45
 précisent, il peut s'avérer nécessaire de réviser les paramètres définis dans la 
phased’évaluation détaillée et de conception.C’est au cours de cette étape
qu’a lieu l’acquisition des matériels et de logiciel comptable oula création
d’un logiciel. Le matériel et le logiciel en possession, il est primordial de
respecterles normes de sécurité.
2.3.2
 
Paramétrage
Le paramétrage consiste à configurer le système. La configuration du
système permetd’adapter le système au besoin de l’entité. Au niveau des
logiciels comptables, il s’agitd’intégrer les données de l’entreprise au
logiciel. Il comprend:
-
 
la saisie des informations d’identification de la société;
-
 
la définition des autorisations d’accès;
-
 
la création du plan comptable général et des tiers;
-
 
la création des journaux auxiliaires;
-
 
les [Link] TORT (2003: 232), dans la phase de paramétrage, il pourra
être également question de procéder à certains développements
spécifiques en matière d’interface, par exemple.
2.3.3
 
Saisie des données
Cette étape peut s’apparenter à l’étape de transfert des données dans le cas
de remplacementd’un ancien système. La saisie des données consiste à
introduire toutes les données del’entreprise dans le système. La durée de
cette étape dépend du volume des données à [Link] nécessite un appui
d’un personnel interne à l’entreprise pour éviter des omissions et
deserreurs d’incompré[Link] le cas d’un transfert de données, il faut
une prise de décision prudente et réfléchie. Letransfert de données doit
être conduit sous la direction d’un expert technique expérimenté afind’éviter
de perdre les informations qui sont le plus souvent capitales pour la prise de
décision(CIRAD, 2013).

 
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2.3.4
 
Déversement des données comptables
Il se fera suivant le plan des comptes et les procédures d’enregistrement
comptable définiesdans la deuxième phase. Il consiste à saisir dans le
logiciel comptable les pièces justificativesdétenues par l’entreprise sous
forme d’écritures comptables. Les écritures comptables sontspécifiées pour
chaque opération dans le manuel de procédures comptables défini dans
la phase de [Link] le déversement des données comptables
implique d’abord l’imputation comptable des pièces par un professionnel
comptable et ensuite une validation de ces imputations et enfin lasaisie des
pièces dans le logiciel comptable. Nous décrivons ce procédé en nous basant
sur leslectures faites sur le traitement comptable informatisé (DISLE & al,
2010:534).
 
2.3.5
 
Test du système
L'étape suivante consiste à tester le système en utilisant des données réelles.
Selon TORT(2003: 232), le test du système se fait d’abord au niveau de la
direction du systèmed’information pour pratiquer un premier «débuggage
1
», ensuite le test auprès des utilisateurssoit sur une base d’essai soit sur une
base des données réelles. La phase test permet decorriger les erreurs de
paramétrage et d’améliorer à la marge, l’adéquation du système au besoin
des [Link] phase d'essai a un double objectif: elle permet,
premièrement, d'élaborer une stratégie pour convertir les données ou entrer
les données initiales pour tous les comptes patrimoniauxet, deuxièmement,
d'étudier attentivement le comportement du système.
2.3.6
 
Formation des utilisateurs
D’après le guide pratique des systèmes d’information de gestion pour les
institutions de microfinance (CIRAD, 2013), l’utilisation d’un système
d’information comptable nécessite lamaîtrise dudit système par ses
utilisateurs. Pour parvenir à cette maîtrise, il faut des
mesuresd’accompagnement notamment la formation des utilisateurs. La
durée de cette étape dépendde la complexité du système d’information
comptable et du nombre des utilisateurs. Elle peutse dérouler à l’issue ou
parallèlement à l’étape de paramé[Link] programme de formation doit
porter sur des points tels que:
1
 Le debuggae est le fait de corriger les fautes et les erreurs d’un programme
informatique
.

 
Mise en place d’un système comptable dans une entreprise : cas de la
SOTRATOURS
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ième
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-
 
l’organisation du système, maintenance et procédure de sauvegarde;
-
 
l’ouverture et la fermeture des fichiers comptables;
-
 
la création d’un compte tiers et compte général;
-
 
la génération des états;
-
 
le contrôle et le suivi des comptes [Link] le cas d’un remplacement de
système, la formation doit mettre en exergue les
nouvelles possibilités du nouveau système par rapport à la capacité de l’anci
en. C’est-à-dire après laformation, les utilisateurs doivent comprendre la
nécessité du système et la valeur ajoutée dunouveau système.
2.4
 
Phase de maintenance du système
La phase de maintenance ou la phase d’entretien ou encore la phase de
soutien est une phasequi vient perfectionner la réalisation du projet système
d’information. Pour O’BRIEN (1995:90), elle consiste à surveiller, à évaluer
et à modifier le système pour l’améliorer. Elle permetde corriger les erreurs
de mise au point ou d’[Link] SATZINGER & al (2003: 588), la
maintenance est un autre élément clé de succès. Cesauteurs distinguent deux
(2) types de maintenance: la maintenance corrective qui élimine leserreurs
découvertes lors de l’utilisation et la maintenance adaptative qui est requise
lors de lamise à jour des versions courantes des logiciels de série.
Conclusion
Le processus de mise en place d’un système comptable est un processus
complexe et peudocumenté. Dans notre développement, nous nous sommes
surtout basé sur la méthodologiede mise en place d’un système
d’information et celle d’un progiciel de gestion intégré[Link] est à retenir que
ce processus se déroule en quatre phases et sous la conduite d’une
équipe projet appelée ici équipe de travail. Ces phases sont celle de la conce
ptualisation oùl’entreprise défini l’idée qu’il a de son système comptable,
celle de conception-organisation physique et informatique au cours de
laquelle l’entreprise détaille l’idée préalablement émiseen une chose plus
concrète, celle de programmation et d’installation où les idées seconcrétisent
et celle de maintenance qui a pour but de pallier aux erreurs commises lors
des phases précédentes.

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