FAQ EPLE Version

JUIN
2017

daf A3
direction des affaires financières,
bureau de la réglementation comptable et du conseil aux EPLE
FAQ EPLE

 Foire Aux Questions des EPLE

Vous y trouverez les questions fréquemment posées au

bureau DAF A3 et leurs réponses respectives.

MODE D’EMPLOI

Cette FAQ est composée :

 d’1 sommaire général
 de 19 sommaires secondaires
 de sous-thèmes

Des liens vous permettent de circuler

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 des sommaires secondaires vers les sous-thèmes
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2
 SOMMAIRE
1. Aides page 4
2. Analyse financière page 20
3. Budget page 45
4. Commande publique page 91
5. Contrôle de légalité et budgétaire page 113
6. Formation continue et apprentissage page 136
7. Logements de fonction page 145
8. Mutualisation entre EPLE page 152
9. Outils page 156
10. Ouverture / fermeture / fusion d'EPLE page 159
11. Patrimoine page 166
12. Régies page 205
13. Réglementation générale page 217
14. Rémunération-indemnité page 229
15. Responsabilité de l'agent comptable et du régisseur page 246
16. Relations avec les associations page 288
17. Service de restauration et d'hébergement page 299
18. Techniques et réglementation comptables page 329
19. Voyages et sorties scolaires page 390

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3
1 AIDES
Toutes les aides susceptibles d'être attribuées aux
élèves : bourses, caisse de solidarité, fonds sociaux,
remise de principe ainsi que leur mode de gestion.

 Bourses nationales page 5

 Caisse de solidarité page 11
 Fonds sociaux page13

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4
bourses
nationales

 Lorsqu'une famille ne dispose pas de

compte bancaire, un régisseur d'avances
peut-il procéder au versement de la bourse
en liquide ?

Non
On rappellera d'abord, que les bourses ne font pas partie
des dépenses autorisées dans le cadre d'une habilitation
de régie d'avance conformément aux dispositions du titre II
de l'arrêté du 11 octobre 1993 modifié qui en dresse une
liste limitative. En revanche, ce mode de paiement est
prévu à l'article 3 de l'Arrêté du 24 décembre 2012 portant
application des articles 25, 26, 32, 34, 35, 39 et 43 du décret
n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion
budgétaire et comptable publique, et énumérant les
moyens de règlement des dépenses publiques et les
moyens d'encaissement des recettes publiques. Ce
paiement s'effectuera par un ordre de paiement au
compte 4668 - « Ordre de paiement de l'ordonnateur »
conformément aux dispositions du § 3.2.7.8.4.8 de l'IC-M9-6.

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5
bourses
nationales

 Le paiement des bourses nationales d'un

établissement peut-il être pris en charge par
un autre établissement ?

Dans le cas d'espèce, il incombe au chef d'établissement,

ordonnateur des dépenses et des recettes, où est inscrit
l'élève de constater les droits en fonction de sa situation de
famille (remises de principe, bourses et primes) et de sa
qualité (demi-pensionnaire, interne). Les dépenses et les
recettes concernées seront retracées dans la comptabilité
de l'EPLE de scolarisation de l'élève. Cela permettra
notamment à l'agent comptable de chaque EPLE
d'effectuer la compensation entre les créances et les
dettes et le cas échéant le recouvrement des créances par
prélèvement.

Ainsi, dans le cas d'espèce et quand bien même il s'agirait

d'une cité scolaire, chaque établissement gérera les
bourses nationales attribuées à ses élèves dans son propre
budget au sein du service spécial dédié.

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6
bourses
nationales

 Lorsqu'un élève boursier a causé des

dégradations dans l'établissement et qu'il
refuse de régler la facture, l'agent
comptable peut-il faire une retenue sur la
somme à verser à la famille au titre des
bourses ?

Si, dans le cadre d'une procédure amiable, la famille refuse

de reconnaître la responsabilité de son enfant pour les
dégradations causées à l'établissement, seul le juge a la
pouvoir de déterminer la responsabilité et de fixer le
montant de la réparation. Ainsi, c'est uniquement sur le
terrain de la responsabilité civile voire pénale que l'EPLE
peut obtenir réparation des dégradations.

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7
bourses
nationales

 Quelle est la procédure à appliquer en cas

de bourses non versées et prescrites ?

​Il convient dans un premier temps de rechercher les

bénéficiaires concernés. Dès lors que les recherches de
l'EPLE n'ont pas abouti et que les conditions de délai sont
réunis, la prescription quadriennale s'applique (article 1 de
la loi n° 68-1250 du 31 décembre 1968) . Il conviendra
toutefois de vérifier d'une part à la date exacte de la
naissance des droits au cas par cas, en calculant le délai, à
partir du 1er janvier de l'année suivant le versement de la
somme en cause, et d'autre part l’absence d’interruption
de prescription notamment une réclamation des familles.

On rappellera toutefois, que la prescription qui a pour effet

de lever la dette de l'établissement envers la famille ne se
traduira pas par un ordre de recettes qui aurait pour effet
d'abonder le fonds de roulement de l'EPLE mais par un
rétablissement des crédit concernés.

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8
bourses
nationales

 Quelles sont les modalités d'utilisation des

reliquats de bourses par les EPLE ?

Les subventions pour bourses et primes sont soumises aux

dispositions du §3.2.7.6.2 de l'IC M 9-6 qui précisent que
"Lorsque la subvention est accordée sous condition de
réalisation de dépenses, la recette est comptabilisée au
moment de la réalisation des dépenses à hauteur des dites
dépenses réalisées au débit des subdivisions 4411 à 4418 et
au crédit du compte de subvention concerné (13xx pour
une subvention d’investissement ; 74xx pour une subvention
de fonctionnement). Lors de l’encaissement de la
subvention, le compte 441 est soldé par un compte de
trésorerie".

Par ailleurs, les reliquats non prescrits devront être reversés

à l'autorité académique ou être réutilisés pour des
dépenses de même nature comme précisé ci-dessus. En ce
qui concerne les reliquats prescrits, il convient de se référer
à la loi du 31 décembre 1968 relative à la prescription
quadriennale des dettes des personnes publiques, qui
indique en son article 1 : "Sont prescrites, au profit de l'Etat,
des départements et des communes, sans préjudice des
déchéances particulières édictées par la loi, et sous réserve
des dispositions de la présente loi, toutes créances qui n'ont
pas été payées dans un délai de quatre ans à partir du
premier jour de l'année suivant celle au cours de laquelle
les droits ont été acquis. Sont prescrites, dans le même
délai et sous la même réserve, les créances sur les
établissements publics dotés d'un comptable public."

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9
 bourses
nationales

 Un lycée peut-il utiliser la bourse de lycée

pour combler une créance autre que la demi-
pension (le paiement d'un voyage scolaire en
l'occurrence) ?
La compensation est fondée sur les articles 1347 et suivants du code
civil. Elle s'exerce lorsque deux personnes se trouvent débitrices l'une
envers l'autre et lorsque les dettes concernent des sommes d'argent
également liquides et exigibles. Par ailleurs la compensation légale
ne peut s'exercer que si des conditions cumulatives sont satisfaites.
Ainsi, comme le précise le § 22441 de l'IC M9-6 :
« La compensation n'a lieu qu'entre deux dettes qui ont également
pour objet une somme d'argent, ou une certaine quantité de choses
fongibles de la même espèce
Les deux obligations doivent être liquides : elles sont certaines
juridiquement et leur montant est déterminé ;
Les deux obligations doivent être exigibles : le titulaire est en droit de
contraindre le débiteur au paiement sans qu'aucun obstacle
(provisoire ou définitif) ne l'en empêche. Une créance n'est pas
exigible si elle est affectée d'un terme ou d'une condition, et que ce
terme n'est pas atteint ou que cette condition n'est pas remplie. ».
Compte tenu de ces dispositions la compensation est possible lorsque
l'établissement , comme dans le cas d'espèce, détient une dette
envers une famille (bourse par exemple) et que la famille est elle-
même débitrice envers l'EPLE (frais de pension notamment).
Dans le cas de la participation au voyage, il convient de vérifier
qu'un état exécutoire a bien été émis à l'encontre de la famille.
Toutefois en absence de cet état rien ne s'oppose, dans le cadre
d'une procédure amiable, à ce qu'un reliquat de bourses nationales
abonde une créance de voyage à condition d'avoir obtenu l'accord
préalable de la famille.

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10
Caisse de
solidarité

 La caisse de solidarité d'un EPLE peut-elle

recevoir des dons en provenance d'une
association socio-éducative ?

La caisse de solidarité de l'EPLE peut recevoir des dons de

toute provenance, dès lors qu'ils ne sont pas accompagnés
de conditions restrictives portant sur leur utilisation. Il revient
à l'association socio-éducative de vérifier qu'un tel don
entre bien dans le cadre de ses statuts. En revanche,
l'association ne peut percevoir des fonds qui seraient en fait
destinés à l'EPLE : cela relèverait effectivement de la
gestion de fait. Plusieurs schémas sont alors envisageables :
 les familles versent directement à l'EPLE des contributions
volontaires à la caisse de solidarité de l'EPLE, et/ou
 les familles versent directement à l'association (dans la
mesure où ses statuts prévoiraient effectivement
l'attribution d'aides individuelles à des élèves) des fonds
dont l'association use librement (mais bien entendu
conformément à ses statuts) et qu'elle peut décider de
verser pour tout ou partie à la caisse de solidarité de
l'EPLE.
Il convient bien évidemment que les documents envoyés
aux familles fassent ressortir distinctement ces deux formes
de contribution à deux personnes morales différentes et
qu'ils fassent apparaître très lisiblement leur caractère
facultatif.

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11
Caisse de
solidarité

 Un EPLE peut-il subventionner le FSE sur des

fonds en provenance de la caisse de
solidarité ?

​La caisse de solidarité est alimentée par des versements

volontaires des familles. Elle sert à aider les familles en
complément des aides versées par l'Etat et les collectivités.
Dans l'instruction codificatrice au paragraphe 327853, il est
clairement indiqué que les contributions volontaires sont
des ressources spécifiques destinées à des aides de nature
sociale accordées aux familles. Le versement d'un don au
FSE ne rentre pas dans cette catégorie.

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12
FONDS
sociaux

 Un EPLE qui dispose d'importants reliquats de

fonds sociaux de l'Etat, peut-il procéder à
leur déspécialisation afin de couvrir d'autres
dépenses ?

​On rappellera que les services académiques délèguent,

normalement, les crédits d'Etat aux établissements sous
forme de dotations globalisées et dans le respect des
programmes du MEN (essentiellement 141-enseignement
public du second degré et 230-vie de l'élève). Ces
délégations ne précisent donc plus comme
précédemment la destination précise des crédits (fonds
sociaux, manuels scolaires, projet X, ...), le conseil
d'administration dispose donc de la possibilité de répartir les
dotations globalisées conformément aux programmes dont
elles sont issues.
On précisera par ailleurs, que tous les crédits d'Etat
“fléchés”, à l'exception des crédits relatifs aux bourses
nationales et à la rémunération d'assistants d'éducation ou
d'aide-éducateurs lorsqu'ils sont gérés par un établissement
mutualisateur, ont vocation à être déspécialisés. Cette
déspécialisation est à l'initiative du financeur.
Le montant des reliquats concernés peut être ajouté à la
dotation de l'année pour faire l'objet, dans le cadre du
budget initial ou d'une DBM, d'une répartition soumise par
le chef d'établissement au vote du CA dans le respect des
programmes dont ces reliquats sont issues.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

13
FONDS
sociaux

 Les élèves de BTS ont ils droit au fonds social

des cantines ?

​Le fonds social des cantines et le fonds social lycéen sont

réservés aux élèves du second degré et ne peuvent donc
être utilisés pour apporter une aide financière à un élève
inscrit en post-bac. Ces élèves peuvent prétendre à une
aide au titre du fonds de solidarité universitaire, à solliciter
auprès des assistantes sociales des CROUS.

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14
FONDS
sociaux

 Un EPLE peut-il alimenter le fonds social

collégien avec des reliquats du fonds social
cantine ? Sinon, peut-il demander de
reverser le reliquat au profit d'un autre EPLE ?

​Les autorités académiques peuvent autoriser la

déspécialisation des crédits d'Etat au sein de l'EPLE, à la
condition qu'ils soient destinés à une affectation proche de
celle prévue initialement. En l'espèce, il est donc possible
d'autoriser l'établissement à transférer le reliquat de crédits
non utilisé du fonds social cantines vers le fonds social
lycéen. Il est précisé en revanche que des crédits d'Etat ne
peuvent pas être transférés d'un EPLE vers un autre et que,
s'ils étaient reversés aux services académiques dans cet
objectif, ils ne pourraient plus être utilisés car ils ne s'agit pas
de crédits de l'année en cours : ils entreraient dans le cadre
des crédits non employés et devraient être reversés au
budget général de l'Etat.

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15
FONDS
sociaux

 Un stage en entreprise entraîne t-il la

réduction de la prime à l'internat ?

L'absence provisoire à l'internat motivée par un stage en

entreprise n'entraîne pas un congé de bourses comme cela
pourrait être le cas pour exclusion ou absence longue. La
prime à l'internat, étant soumise aux mêmes règles de
gestion que la bourse, doit donc être versée intégralement
sans tenir compte de la remise d'ordre qui est
indépendante des règles d'attribution des bourses.

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16
FONDS
soCIAUX

 Est-il possible d'attribuer le fonds social

cantines à des élèves dont les créances de
cantines sont couvertes par la bourse
nationale et la prime de lycée ?

Le décret n° 59-38 du 2 janvier 1959 relatif aux bourses nationales du

second degré prévoit en son article 11 que les frais d'internat ou de
demi-pension doivent être déduits du montant de la bourse attribuée
aux élèves internes ou demi-pensionnaires. Le fonds social pour les
cantines ne peut donc financer, pour les élèves demi pensionnaires
ou internes boursiers des lycées, que tout ou partie des frais restant à
la charge de la famille. De même, les lycéens dont la bourse
couvrirait l'intégralité des frais de demi-pension n'auraient pas
vocation à bénéficier du fonds social pour les cantines. En revanche,
ces élèves sont susceptibles de recevoir des aides financières
correspondant à d'autres besoins, par exemple au titre du fonds
social lycéen. Il est également précisé que la réponse à la question
écrite n° 20518 du 19/10/1998, publiée au JOAN du 30 novembre
1998, ne concerne que les élèves des collèges. En effet, la circulaire
n° 98-170 du 31 août 1998 prévoit (point V.B.1 dernier alinéa) : Pour les
bénéficiaires ayant la qualité de demi-pensionnaire ou de
pensionnaire, la bourse de collège est versée après déduction du
montant des frais d'hébergement et de restauration sauf demande
contraire et expresse de la famille et décision du chef d'établissement
prise dans l'intérêt de l'élève, après avis de l'assistante sociale. Ce
n'est donc que dans les collèges que les familles des élèves internes
ou demi-pensionnaires ont la faculté de solliciter le versement de
l'intégralité de la bourse ; de plus, la décision favorable du chef
d'établissement doit être fondée sur la prise en compte de l'intérêt de
l'élève et sur l'avis de l'assistante sociale.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

17
FONDS
soCIAUX

 Est-il possible d'utiliser le fonds social

collégien pour verser une aide à une
association sportive afin d'organiser un
voyage hors temps scolaire ?

La circulaire n° 98-044 du 11/03/1998 prévoit :

 d'une part que les fonds sociaux sont destinés à aider les
familles à assumer les dépenses de scolarité et de vie
scolaire ;
 d'autre part, que les aides ainsi attribuées peuvent
prendre la forme d'un concours financier direct ou d'une
prestation en nature.

Il convient donc de s'assurer en premier lieu que le voyage,

organisé hors temps scolaire et donc facultatif, relève bien
de la vie scolaire. Si tel est bien le cas, l'établissement peut
payer directement à l'association sportive l'aide attribuée
pour les élèves qui auront été préalablement dûment
désignés par le chef d'établissement en tant que
bénéficiaires d'une aide du fonds social. Il s'agit là en effet
d'un concours financier indirect relevant d'une prestation
en nature.

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18
FONDS
soCIAUX

 Peut-on alimenter les fonds sociaux par un

don du FSE ?

Non

Du point de vue réglementaire, les fonds sociaux sont

attribués par l'Etat sous forme de crédits d'Etat globalisés
issus du programme 230 "Vie de l'élève" . Il s'agit donc de
crédits spécifiques qui ne pourront pas être alimentés par
d'autres contributions.

Toutefois, à côté de ces financement de l'Etat, diverses

aides sociales au bénéfice des élèves peuvent également
être consenties par certaines collectivités territoriales.
Compte tenu de ce principe rien ne s'oppose à ce que
certaines de ces aides prennent la forme de dons émanant
notamment du FSE dès lors qu'ils ne sont pas assortis de
conditions restrictives. Dans ce cas, ces dons abonderont la
caisse de solidarité (§ 3.2.7.8.5.3 de l'IC-M9-6)

Direction des Affaires Financières • DAF A3

19
 Analyse
2
financière
Une analyse des notions permettant d'évaluer la
santé financière de l'EPLE : CAF, lAF, résultat, fonds
de roulement, réserves.

 CAF-IAF page 21
 Caisse page 23
 Fonds de roulement
Besoin en fonds de roulement page 27
 Prélèvement page 34
 Provisions page 37
 Réserves page 38
 Résultat page 39
 Trésorerie page 44

Direction des Affaires Financières • DAF A3

20
CAF-IAF

 Comment se calcule la capacité

d'autofinancement ?

La CAF se déduit du résultat en y ajoutant les dépenses

(comptes 68 et 675) et en y retranchant les recettes
(compte 78, 775, 776, 777) sans impact sur la trésorerie. La
formule est disponible au paragraphe 4.3.2.2.2 de
l'instruction M9.6

Direction des Affaires Financières • DAF A3

21
CAF-IAF

 Qu'est ce que la capacité

d'autofinancement (CAF) ?

C'est la part du résultat qui génère de la trésorerie ou qui

en consomme lorsqu'elle est négative. Dans cette dernière
situation, une capacité d'autofinancement est appelée
insuffisance d'autofinancement (IAF).

Direction des Affaires Financières • DAF A3

22
caisse

 Est-il possible d'habiliter un régisseur pour

encaisser les cautions ?

Non

En effet, les produits concernés ne font pas partie des

encaissements autorisés dans le cadre d'une habilitation de
régie de recettes conformément aux dispositions de l'article
1 de l'arrêté du 11 octobre 1993 modifié qui en dresse une
liste limitative. C'est pourquoi le compte 165 “dépôts et
cautionnement” n'est pas accessible lors des habilitations
de régie sur GFC.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

23
caisse

 Les écritures de caisse s'exécutent-elles

de la même façon quelque soit
l'établissement ?

Oui

Avec la mise en place d'un compte 531 dans tous les

établissements, il n'existe, sur le plan comptable, plus aucun
lien entre les établissements. Les écritures s'exécutent de la
même manière quelques soient les établissements (support
d'agence comptable ou établissement dit rattaché) même
si les fonctionnalités d'encaissement et de paiements ne
sont accessibles dans GFC que par l'établissement support
de l'agence comptable.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

24
caisse

 Chaque établissement disposant d'un

compte 531 (caisse), l'agent comptable doit
il détenir autant de caisses que
d'établissements ?

Non

La caisse de l'agent comptable est unique. Elle est justifiée

par la somme des soldes des comptes 531.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

25
caisse

 Le solde de la caisse peut-il être créditeur ?

Non

Comme le précise l'IC-M9-6 au § 3.2.8.4.2, le solde de la

caisse de chaque établissement, qu'il soit agence
comptable ou rattaché, est toujours débiteur ou nul.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

26
fonds de roulement
besoin en fonds de
roulement

 Qu'est-ce-que la trésorerie ?

C'est la différence entre le FdR et le BFdR. La trésorerie peut

être différente de la somme des soldes des comptes 5151
et 531 car elle intègre les opérations à venir retracées aux
comptes 511 - valeur à l'encaissement, 5159 - règlements en
cours de traitement ainsi que les différentes avances.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

27
fonds de roulement
besoin en fonds de
roulement

 Que signifie un BFdR négatif ?

Un BFdR négatif signifie que les dettes et les reliquats de

subventions de l'établissement sont plus importants que le
montant des créances et des stocks. Cette situation est
assez fréquente dans les EPLE.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

28
fonds de roulement
besoin en fonds de
roulement

 Comment varie le fonds de roulement ?

Le fonds de roulement varie en additionnant la capacité

d'autofinancement calculée à la fin de l'exercice et les
dépenses d'investissement sur fonds propres.
Les cautions reçues par l’EPLE (opérations hors budget) font
également varier le fonds de roulement.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

29
fonds de roulement
besoin en fonds de
roulement

 Comment est calculé le fonds de

roulement ?

D'une manière synthétique on calculera le fonds de

roulement par la différence entre les soldes créditeurs des
comptes de la classe 1 et 2 auquel on ajoutera les soldes
créditeurs des comptes de provisions (39, 49,59) et les soldes
débiteurs des comptes de ces mêmes classes.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

30
fonds de roulement
besoin en fonds de
roulement

 Est-il possible pour un EPLE d'effectuer des

prélèvements sur le fonds de roulement pour
financer des dépenses de fonctionnement ?

Aucune disposition réglementaire n'interdit aux EPLE

d'effectuer des prélèvements sur fonds de roulement pour
financer des dépenses de fonctionnement. En revanche, la
direction du budget veille strictement à ce que les
établissements publics nationaux n'utilisent leurs fonds de
roulement disponibles que pour des acquisitions de biens
immobilisables ou autres dépenses non renouvelables. Il est
enfin observé qu'il est évidemment souhaitable - car de
bonne gestion - que les dépenses d'exploitation récurrentes
(et notamment les dépenses de personnel) soient financées
sur les recettes de l'exercice.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

31
fonds de roulement
besoin en fonds de
roulement

 Les stocks entrent-ils dans le calcul du fonds

de roulement ?

Non

Il n'est pas juste de considérer que les stocks font partie du

fonds de roulement . Les stocks font en effet partie de l'actif
circulant, c'est-à-dire de fournitures qui ne sont pas
durablement stockées par l'EPLE. Ils ont donc vocation à
être transformés, valorisés et commercialisés (cas du SAH).
L'achat précédant la vente, les stocks sont constitutifs d'un
besoin en fonds de roulement.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

32
fonds de roulement
besoin en fonds de
roulement

 Comment se calcule le besoin en fonds de

roulement (BFdR) ?

Différence entre les soldes débiteurs des comptes des

classes 3 et 4 et les soldes créditeurs des comptes de la
classe 4. le détail du calcul est disponible au paragraphe
4.3.2.3.2 de l'instruction M9.6

Direction des Affaires Financières • DAF A3

33
prélèvement

 Un prélèvement sur fond de roulement peut-

il s'effectuer en tout début d'exercice ?

Le prélèvement sur le fonds de roulement peut s'effectuer à

n'importe quel moment dans l'année budgétaire. Toutefois,
ce prélèvement doit être justifié par la capacité de
l'établissement à s'auto financer. L'agent comptable sera
en mesure de présenter, au conseil d'administration de
l'établissement et aux autorités de contrôle, la capacité
d'autofinancement dégagée par l'exécution budgétaire
précédente, le montant estimé du fonds de roulement ainsi
que du besoin de fonds roulement. Il mettra en évidence
l'autonomie financière de l'établissement après l'analyse
des créances non recouvrées.

En l'absence de ces éléments, le contrôle de légalité serait

fondé à refuser un prélèvement qui pourrait remettre en
cause la santé financière de l'EPLE.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

34
prélèvement

 Puis-je prélever la totalité du Fonds de

roulement ?

Non

Car l'établissement a besoin d'un minimum de trésorerie qui

est apportée par le FdR mais aussi parce qu'une partie du
fonds de roulement peut être réservée par décision du CA
au financement d'un risque, d'une charge ou d'une
dépréciation dans le cadre d'une provision. De façon
générale, le fonds de roulement doit couvrir le besoin de
fonds de roulement constitué des stocks et des créances
non recouvrées.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

35
prélèvement

 Le prélèvement sur les réserves est-il

différent selon les services auquel il est
destiné ?

Non

Car on ne prélève pas sur les réserves mais sur le fonds de

roulement qui est unique. C'est l'affectation du résultat en
fin d'exercice qui déterminera à quel compte doit être
enregistré le prélèvement effectué pendant l'exercice.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

36
provisions

 Où doit-on imputer les provisions relatives

aux créances de demi-pension douteuses ?

Les provisions pour couvrir les créances de demi-pension

douteuses, seront à imputer, selon le type de gestion choisi
au service spécial ou au budget annexe Restauration et
hébergement.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

37
réserves

 Comment, un prélèvement sur le fonds de

roulement en vue de réaliser des
immobilisations sur fonds propres à partir de
la contribution du SRH à ce fonds de roule-
ment, doit-il être tracé en comptabilité ?

Dans ce cas, il convient d'effectuer un transfert du compte

10687 (réserves SRH) vers le compte 10681 (réserves de
l'EPLE) du montant du bien immobilisé, afin de ne pas
complexifier la gestion des comptes des réserves et
notamment des amortissements.

Une écriture du 10687 au 10681 sera passée en

comptabilité générale pour le montant effectivement viré
des réserves d'un service vers les réserves d'un autre.

Cette écriture pourra être effectuée en fin d'exercice au vu

des dépenses réellement réalisées grâce à un prélèvement
sur le fonds de roulement.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

38
résultat

 Quels sont les comptes de réserves

prédéterminés dans le plan comptable
applicable aux EPLE ?

10681 - Etablissement
10684 - Services spéciaux
10687 - Service de restauration et hébergement

Direction des Affaires Financières • DAF A3

39
résultat

 Le résultat peut-il être affecté sur plusieurs

comptes de réserves ?

Oui

C'est une compétence du conseil d'administration auquel il

revient d'affecter le résultat à des subdivisions du compte
des réserves.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

40
résultat

 Y a-t-il un résultat par service ?

Non

Le résultat est unique à chaque budget (principal ou

annexe). Le résultat étant unique, la CAF est unique.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

41
résultat

 Qu'est ce que le résultat ?

Le résultat est la différence entre les recettes nettes et les

dépenses nettes de la section de fonctionnement (total des
services généraux + total des services spéciaux).

Direction des Affaires Financières • DAF A3

42
résultat

 Comment affecter le résultat de l'exercice

lorsque le CA n'a pas approuvé le compte
financier ?

​Le résultat de l'exercice sera inscrit au compte de report à

nouveau adéquat (Cf. § 3.2.4.2.2 de l'instruction
codificatrice M9.6). Dans un second temps, le compte de
report à nouveau sera soldé soit par un nouveau vote du
CA soit par une décision du juge des comptes.

Il convient par ailleurs de rappeler au conseil

d'administration que son refus de vote ou sa non
approbation du compte doivent être motivés.

On précisera enfin que le solde des comptes 110 ou 119

étant inclus dans le calcul du fonds de roulement, le refus
d'approbation du compte financier ainsi que le refus
d'affectation du résultat par le CA sont sans influence sur le
calcul du fonds de roulement (§ 4.3.2.3 de l'IC-M9-6). Par
ailleurs l'utilisation de ces comptes est exclusive : le résultat
global sera affecté au 110 (refus d'affectation d'un résultat
global positif) ou au 119 (refus d'affectation d'un résultat
global négatif).

Direction des Affaires Financières • DAF A3

43
trésorerie

 Sur quel compte est enregistrée la trésorerie

d'un budget annexe ?

Sur le compte 185. Ce compte est débiteur dans la

comptabilité relative au budget annexe et créditeur dans
la comptabilité relative au budget principal. Ce compte ne
participe pas au calcul du Fonds de Roulement. Il est le
reflet de la trésorerie dégagée par le budget annexe.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

44
3 budget

Les différentes étapes de la préparation et de

l'exécution budgétaire : vote, nomenclature,
structure, modifications et calcul de l'équilibre.

 Budget page 46
 Budget annexe page 48
 Contribution page 57
 Contrôle de légalité page 58
 Equilibre budgétaire page 60
 Modifications du budget page 62
 Nomenclature page 66
 Préparation du budget page 77
 Service spécial page 79
 Structure page 82
 Vote page 90

Direction des Affaires Financières • DAF A3

45
budget

 Quelle est la procédure à suivre dès lors que

le CA de l'EPLE a refusé d'adopter le budget
de l'établissement. Quel est le rôle du
représentant de l'État en la matière ?

Le rôle du représentant de l'État dans le cas où le CA a refusé

d’adopter le budget de l’établissement est clairement défini par
l’article L 421-11 du code de l’éducation, repris au § 2.1.3.1.
(calendrier budgétaire) de l’IC M9.6 :
1/ Le budget est transmis à la collectivité de rattachement et à
l'autorité académique.
2/ Si le budget est réglé conjointement par la collectivité de
rattachement et l'autorité académique, il est transmis au
représentant de l'Etat et devient exécutoire.
3/ A défaut d'accord entre ces deux autorités dans le délai de
deux mois à compter de la réception du budget, le budget est
transmis au représentant de l'Etat qui le règle après avis public
de la chambre régionale des comptes. Le représentant de l'Etat
ne peut, par rapport à l'exercice antérieur, sauf exceptions liées
à l'évolution des effectifs ou à la consistance du parc de
matériels ou des locaux, majorer la participation à la charge de
la collectivité de rattachement que dans une proportion
n'excédant ni l'évolution du produit de la fiscalité directe de
cette collectivité ni l'évolution des recettes allouées par l'Etat et
destinées à pourvoir aux dépenses pédagogiques de cet
établissement ;

Direction des Affaires Financières • DAF A3

46
budget

 Le budget d'un EPLE, initialement rejeté par

le CA, peut-il faire l'objet d'un second vote ?

L’article L421-11 du code de l’éducation ne prévoit pas, en

cas de non adoption du budget par le conseil
d'administration, de seconde délibération. En cas de refus
du budget initial par le conseil d'administration, il y a lieu de
mettre en œuvre la procédure du règlement conjoint. Une
nouvelle convocation du CA peut toutefois être envisagée
afin de permettre une seconde délibération sur le projet de
budget qui aurait été amendé pour tenir compte des
observations du CA. Il convient toutefois de rappeler que le
budget doit être voté dans le délai légal (trente jours à
compter de la date de notification de la participation de la
collectivité de rattachement).

Direction des Affaires Financières • DAF A3

47
Budget
annexe

 Que faire en cas de solde du 185

anormalement créditeur dans la
comptabilité du budget annexe ?

Le compte 185 débiteur dans la comptabilité du budget

annexe, retrace la trésorerie dégagée par le budget.
Comme le budget annexe ne dispose pas de comptable
secondaire, le fait qu'il soit créditeur n'empêche pas le
comptable de l'établissement de payer les factures.
Toutefois le manque de trésorerie doit rester exceptionnel.
C'est pourquoi avant de mettre en place un budget
annexe, il conviendra de s'assurer de sa viabilité et plus
particulièrement de son niveau de trésorerie.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

48
Budget
annexe

 Peut-on créer un budget annexe en cours

d'exercice ?

Oui

Mais uniquement lorsqu'il s'agit d'une activité nouvellement

créée au sein de l'EPLE, comme par exemple la mise en
place d'un service de restauration et d'hébergement. Le
budget annexe est adopté par une délibération distincte
du budget principal dans les mêmes conditions que celui-
ci.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

49
Budget
annexe

 Comment calcule-t-on la trésorerie d'un

établissement disposant de budgets
annexes ?

Le calcul de la trésorerie s'effectue toujours par la formule

FdR - BFdR. Cependant, le FdR et le BFdR cumulent les
données relatives au « budget principal » et celles des
budgets annexes. Si l'on retient un FdR et un BFdR calculés
à partir des seules données de la structure principale on
ajoutera le solde du compte 185 qui matérialise la part de
la trésorerie calculée à partir des données issues de la
comptabilité des budgets annexes.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

50
Budget
annexe

 Sur quel compte est enregistrée la trésorerie

d'un budget annexe ?

Sur le compte 185. Ce compte est débiteur dans la

comptabilité relative au budget annexe et créditeur dans
la comptabilité relative au budget principal. Ce compte ne
participe pas au calcul du Fonds de Roulement. Il est le
reflet de la trésorerie dégagée par le budget annexe.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

51
Budget
annexe

 La structure d'un budget annexe est elle

identique à celle du budget principal ?

Le budget annexe est constitué comme le budget

principal, d'une section de fonctionnement et d'une section
des opérations en capital. La section de fonctionnement
ne contient qu'un seul service.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

52
Budget
annexe

 Qui décide de la création d'un budget

annexe ?

Le conseil d'administration de l'EPLE.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

53
Budget
annexe

 Quand crée-t-on un budget annexe ?

On crée un budget annexe lorsque l'EPLE gère une activité

qui n'entre pas dans ses activités “principales” et que cette
activité enregistre des opérations en capital.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

54
Budget
annexe

 Qu'est ce qu'un budget annexe ?

C'est un service à comptabilité distincte qui a un budget

indépendant du budget principal.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

55
Budget
annexe

 Un budget annexe peut-il être adopté et

exécutoire de plein droit dans GFC alors
que le budget principal n'est pas encore
arrêté ?

On rappellera en premier lieu que le budget annexe,

même s'il est "indépendant" du budget principal, complète
celui-ci. Il convient donc de ne pas les " déconnecter". On
précisera en effet que le budget annexe (BA) ne sera
totalement fonctionnel que s'il est relié pour les opérations
de trésorerie au budget principal (BP) par le truchement du
compte 185. C'est pourquoi même si GFC permet de
valider le BP et le BA de manière indépendante il convient
à notre sens de les rendre exécutoires simultanément c'est-
à-dire après le règlement conjoint du budget principal.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

56
contribution

 Peut-on prévoir des contributions entre

service ?

Oui

Entre les services spéciaux et le service général ALO. lorsque

le service spécial dispose des ressources propres et qu'il doit
participer à des dépenses de gestion générale. Les
contributions entre services généraux n'ont pas d'utilité en
termes de gestion car ils s'analysent comme un ensemble
unique relatif à l'activité principale de l'établissement.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

57
Contrôle de
légalité

 Un budget peut-il être exécutoire avant le

délai de 30 jours prévu par la
réglementation en vigueur?

Non

L’article R421-59 du code de l'éducation qui précise que le budget

de l'EPLE
"devient exécutoire dans un délai de trente jours à compter de la
dernière date de réception par les autorités mentionnées ci-dessus,
sauf si la collectivité de rattachement ou l'autorité académique a fait
connaître son désaccord motivé sur le budget. Dans ce cas ou
lorsque le budget n'est pas adopté dans les trente jours suivant la
notification de la participation de la collectivité de rattachement, il
est fait application de la procédure prévue aux e et f de l'article L.
421-11. "
Cette disposition est reprise est reprise dans le § 2.1.3.3. de la M9-6 :
"le budget est exécutoire sous réserve de sa publication, dans les 30
jours, à compter de la dernière date de réception par les 2 autorités
de contrôle, sauf si l'autorité académique et la Collectivité de
rattachement manifestent leur désaccord...."
On rappellera que le code de l'éducation ne prévoyant pas de
modalité d'approbation alternative à l'écoulement du délai de 30
jours, il s'agit donc d'un délai incompressible.
Le même principe s'applique aux DBM pour vote dans le cadre du
délai incompressible de 15 jours.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

. 58
contribution

 Les contributions entre budget général et

budget annexe sont-elles possibles ?

On rappellera que d'une manière générale les contributions

entre services ne sont possibles qu'entre les services
spéciaux et les services généraux, les contributions entre
services généraux n'ont pas d'utilité en termes de gestion
car ils s'analysent comme un ensemble unique relatif à
l'activité principale de l'établissement.

Pour les contributions entre budget principal et budget

annexe, on utilisera les comptes prévus à cet effet : 6587 et
7587 -« Contribution entre budget principal et budget
annexe ». Cependant si un budget principal réalise des
prestations pour le budget annexe ou vice et versa on
utilisera les comptes 181, 186 et 187 conformément à la
description faite au paragraphe 32471 de l'instruction M9.6.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

59
Equilibre
budgetaire

 Puis-je avoir un service général ou spécial

pour lequel les dépenses nettes sont
différentes des recettes nettes ?

Oui

Si ce service n'est pas financé uniquement par des

ressources spécifiques ou affectées. Ce résultat indicatif
peut servir à expliquer le résultat net de l'établissement

Direction des Affaires Financières • DAF A3

60
Equilibre
budgetaire

 Existe-t-il une pièce budgétaire spécifique à

l'équilibre du budget ?

Oui

C'est le tableau prévisionnel de financement qui permet de

s'assurer des modalités de l'équilibre avec ou sans
prélèvement. Et lorsque l'équilibre nécessite un recours au
prélèvement du FdR si celui-ci est d'un montant suffisant.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

61
Modification
du budget

 Le CA est il informé des modifications de la

répartition des crédits à l'intérieur d'un
service ?

Oui

Au minimum lors du compte rendu de fin gestion. En effet,

l'ordonnateur doit rendre compte lors du compte financier
de l'exécution du budget au regard de celui voté par le
CA.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

62
Modification
du budget

 Quelles sont les modifications du budget

non soumises au vote ?

Les modifications concernant les ressources nouvelles

spécifiques, les diminutions de stocks, la reconstatation du
produit scolaire, les dotations aux amortissements non
prévues au budget initial sont immédiatement exécutables
et font l'objet d'une information du conseil d'administration.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

63
Modification
du budget

 Quelles sont les modifications du budget

soumises au vote du conseil
d'administration ?

Les modifications concernant les virements entre services,

les ressources nouvelles non spécifiques, les prélèvements
sur le fonds de roulement, les opérations budgétaires liées à
l'aliénation d'un bien non complètement amorti, les
provisions sont soumises au vote du conseil d'administration.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

64
Modification
du budget

 Comment fait-on évoluer le budget en cours

d'année ?

Comme actuellement, le budget évolue en cours d'année

par des décisions budgétaires modificatives pour
information ou soumises au vote du conseil d'administration.
Une décision budgétaire fait évoluer le montant global des
crédits ouverts du service. Les modifications à l'intérieur d'un
service sont laissées à l'initiative de l'ordonnateur. Ces
opérations de virement entre domaines/activités à
l'intérieur d'un service ne sont plus des décisions
modificatives du budget.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

65
nomenclature

 Une simple décision de l'ordonnateur suffit-

elle à modifier les codes d'activité ? Ou
faut-il réaliser une DBM de type 2 ?

Une simple décision de l'ordonnateur sera effectivement

suffisante dans la mesure où l'opération concernée n'a pas
d'impact sur le montant total du service.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

66
nomenclature

 Peut-t-on subdiviser le code activité

0AMORT ?

Les amortissements font l'objet d'opérations spécifiques

relevant d'une nomenclature prédéfinie qu'il n'est pas
possible de modifier.

Toutefois, les 4 derniers caractères XXXX qui suivent le code

activité 0AMOR XXXX OU 0NEUT XXXX , sont laissés à la libre
appréciation de l'EPLE qui pourra les décliner comme il le
souhaite, notamment afin de mieux préciser la destination
de la dépense.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

67
nomenclature

 Peut-on utiliser un domaine différent en

recettes et en dépenses ?

Oui

Il est possible d'utiliser des domaines et même des activités

différents en dépenses et en recette. Cette possibilité est
affirmée par le fait que le domaine et l'activité sont
obligatoires en dépenses et facultatifs en recettes.
Toutefois, l'utilisation d'une même codification permet de
faire des rapprochements dépenses / recettes et peut
s'avérer utile notamment dans le cas de financements par
des ressources sous condition d’emploi,

Direction des Affaires Financières • DAF A3

68
nomenclature

 Est-il possible de changer de domaine d'un

exercice à l'autre pour décrire des
opérations similaires ?

Oui

Il est possible d'en choisir un différent d'un exercice à l'autre.

Cependant nous le déconseillons car sans stabilité des
domaines et activités les comparaisons budgétaires d'une
année sur l'autre seront moins aisées.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

69
nomenclature

 L'activité Etat 13ADP lié au contrat

d'objectifs (dotation programme 141 second
degré public) relève-t-elle du service
général AP ou VE ? ou bien l'un et l'autre en
fonction des actions ?

La codification 13 ADP correspond dans la nomenclature

établie par la DGESCO à « autres activités pédagogiques ».
Cette activité s'inscrit donc dans le service « AP » comme
normalement l'ensemble des activités financées par le
programme 141.

Les subventions d'une collectivité qui s'inscrivent dans le

cadre des programmes d'enseignement sont à enregistrer
au service « AP ». Les autres sont à enregistrer au service «
VE ». On privilégiera le service « VE » pour l'éducation à la
santé et à la citoyenneté par exemple.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

70
nomenclature

 Les activités financées par des crédits

européens (Comenius...) sont elles codifiées
"1" ?

Ces crédits feront l'objet d'un suivi propre à l'EPLE, donc

avec un code débutant par "0" (zéro).

D'une manière générale, la codification des activités

commençant par 1 est imposée par l'Etat et celle
commençant par 2 par la collectivité locale de
rattachement. Si l'un ou l'autre de ces financeurs n'a pas
formulé de codification celle-ci commence par 0.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

71
nomenclature

 Dois-je obligatoirement faire précéder

l'activité par le chiffre 2 lorsque son
financement est assuré par la collectivité ?

Non

Le chiffre 2 pour la collectivité ou le 1 pour l'Etat ne sont

utilisés que lorsque l'un ou l'autre a défini une codification
de l'activité destinée au report d'informations à son profit.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

72
nomenclature

 Les domaines et les activités ont-ils une

structure particulière ?

Domaines et Activités se définissent tous deux par un code

et un libellé. Si le domaine n'a pas de structure particulière,
l'activité commence obligatoirement par un chiffre 0, 1, 2
qui permet d'organiser des comptes rendus de gestion à
destination des financeurs (Etat=1, CTR=2). Le chiffre 0 est
utilisé dans les autres cas.

L'Etat a défini les codes d'activité utilisés par chaque EPLE.

Ceux-ci comportent 5 caractères et ne doivent pas être
modifiés (conservation du tiret s'il existe, non introduction
d'espace) ; la casse doit être respectée (majuscules). Ils
peuvent être complétés sur les 4 derniers caractères pour
des besoins de gestion propres à un établissement.

Les collectivités bénéficient de la même possibilité.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

73
nomenclature

 Les domaines et les activités sont-ils libres

de création ?

Oui

Mais il existe des domaines et des activités prédéfinis qui

servent notamment à distinguer les opérations spécifiques,
relatives aux variations de stocks ou celles consécutives aux
opérations d'extourne.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

74
nomenclature

 Ces domaines et ces activités sont-ils

obligatoires ?

Le domaine et l'activité sont obligatoires en dépense, ils

permettent de déterminer la destination de la dépense, ils
se substituent en préparation du budget aux comptes du
plan comptable qui marquent la nature de cette dépense.
Ils sont facultatifs en recette.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

75
nomenclature

 Comment codifier des activités avec

financement multiples ?

On rappellera en premier lieu le principe relatif à l'utilisation

des activités et des domaines. Les domaines sont
obligatoires en dépenses uniquement (paragraphe 2.1.2.2.2
de l'IC M9.6). Il peut être évidemment pertinent d'utiliser les
mêmes codes de domaine et d'activité en dépenses et en
recette lorsqu'il est utile de faire des rapprochements entre
les dépenses et les recettes notamment lorsque le
financement dépend d'une subvention spécifique ou
affectée.

Concernant la codification de l'activité, elle commence

par 1 lorsque l'Etat a demandé un report d'information et
par 2 lorsque c'est la collectivité. Dans tous ces cas, les
codes doivent être proposés par l'un ou l'autre des
financeurs notamment afin d'effectuer des agrégats sur
l'ensemble des établissements qu'ils financent.

En dehors de toute précision sur la codification c'est une

codification commençant par zéro qui prévaut.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

76
Préparation
du budget

 L'ordonnateur est-il toujours compétent pour

saisir le compte du plan comptable ? si oui
à quel moment ?

L'ordonnateur saisit le compte du plan comptable

uniquement au moment de la liquidation de la dépense,
lorsque la nature de la dépense est certaine. Il saisit le
compte du plan comptable en recette dès la préparation
budgétaire car la nature de la recette est connue,

Direction des Affaires Financières • DAF A3

77
Préparation
du budget

 Un budget peut-il être conçu sans service

"Vie de l’Élève" ?

Le § 2.1.1.2 de l’ 'instruction codificatrice M9-6 précise que

"le budget englobe la totalité des charges et des produits
de l’établissement. Il s’agit d’une règle de sincérité
permettant de juger de l’équilibre de l’ensemble des
dépenses et des recettes et de conserver au document
budgétaire sa valeur d’autorisation. En conséquence,
toutes les dépenses et toutes les recettes doivent figurer au
budget qui par définition constitue un acte de prévision de
ces opérations." Ainsi, quand bien même aucun versement
et aucune notification ne laissent prévoir un abondement
de crédit au service "Vie de l'élève" pour l'exercice
concerné, il reste judicieux de présenter un budget assorti
des trois services. De fait, l'établissement pourra disposer de
crédits portés au service "Vie de l'élève", en cours d'année,
sans faire l'objet nécessairement d'une décision budgétaire
modificative à présenter en conseil d'administration.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

78
Service
spécial

 Est-il possible de créer un service spécial

pour l'enseignement technique ou une
SEGPA ?

Non

Ces enseignements font partie de l'activité principale de

l'établissement et sont gérés au sein du service général «
Activités Pédagogiques ».

Direction des Affaires Financières • DAF A3

79
Service
spécial

 Quand crée-t-on un service spécial ?

On utilise un service spécial pour la gestion d'opérations qui

n'entrent pas dans l'activité principale de l'EPLE. Toutefois
ces opérations doivent être totalement dissociables de
celles effectuées dans un service déjà existant.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

80
Service
spécial

 Peut-on créer au budget un service spécial

"Action collégien" ?

Il convient de créer un service spécial pour la gestion

d'opérations qui n'entrent pas dans l'activité principale de
l'EPLE. Toutefois ces opérations doivent être totalement
dissociables de celles effectuées dans un service déjà
existant. Or, les activités concernées ne sont pas conformes
à cette définition. En effet l'action collégien, qui est un
dispositif d'accompagnement éducatif destiné aux élèves
mineurs scolarisés dans les collèges, relève d'une gestion
au service général "activités pédagogiques".

Direction des Affaires Financières • DAF A3

81
structure

 Les crédits budgétaires sont-ils évaluatifs ou

limitatifs ?

La RCBC n'apporte pas de changement en ce domaine.

Les crédits sont généralement limitatifs, sauf ceux du service
de restauration et d'hébergement (SRH) qui sont évaluatifs.
Ces derniers doivent être ajustés à la recette réelle au
moins une fois avant la fin de l'exercice.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

82
structure

 Comment distinguer l'enseignement

technique de l'enseignement général ?

Ces enseignements sont distingués, si besoin, à l'aide d'un

domaine et/ou d'une activité.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

83
structure

 Comment construire un budget ?

Un budget est constitué de lignes budgétaires composées

obligatoirement :

 en dépense d'un service, d'un domaine, d'une activité

et d'un montant

 en recette d'un service, d'un compte du plan

comptable et d'un montant

Le domaine et l'activité sont facultatifs en recette.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

84
structure

 Qu'entend-on par activités principales d'un

EPLE ?

L'activité pédagogique initiale (sous statut scolaire et par

l'apprentissage) et la réalisation d'actions de formation
continue, les activités péri-éducatives et les aides en faveur
des élèves, les activités administratives et techniques
indispensables au bon fonctionnement de tout
établissement.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

85
structure

 De quoi est composée la section de

fonctionnement du budget principal ?

Elle est composée uniquement de services :

 3 services généraux qui enregistrent les recettes et les

dépenses relatives à l'activité principale de l'EPLE

 des services spéciaux destinés à des activités annexes

qui n'enregistrent pas d'opérations en capital.

Deux sont natifs :

 le service des bourses nationales

 le service de restauration hébergement

Direction des Affaires Financières • DAF A3

86
structure

 Comment est structuré le budget principal ?

Comme tout budget le budget principal est structuré en

deux sections :

 section de fonctionnement

 section des opérations en capital

Direction des Affaires Financières • DAF A3

87
structure

 Un EPLE peut il avoir plusieurs budgets ?

Oui

Un budget principal et un ou plusieurs budget(s) annexe(s).

Direction des Affaires Financières • DAF A3

88
structure

 La formation par l'apprentissage est elle

obligatoirement gérée au service général
AP ?

L'instruction M9.6 précise au paragraphe 2.1.2.2.1 les

services généraux : « le service général « Activités
pédagogiques » sur lequel sont imputées les dépenses et
constatées les recettes relatives à l'enseignement initial, à la
formation continue et à l'apprentissage, aux stages et
périodes de formation en entreprise, aux voyages scolaires
et aux sorties pédagogiques notamment ; Aussi les EPLE qui
effectuent de la formation par l'apprentissage en tant
qu'unité de formation UFA gèrent cette formation au
service général AP. L'individualisation de la dépense et de
la recette s'effectuera autant que de besoin par des
domaines ou des activités spécifiques.

Les centres de gestion de la formation par l'apprentissage

CFA sont gérés dans un budget annexe conformément au
paragraphe 2.1.2.3 « les budgets annexes » de l'instruction
M9.6.

Une section d'apprentissage sera gérée en budget annexe

ou en service spécial selon qu'elle enregistre ou non des
opérations en capital.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

89
VOTE

 Le budget est-il voté par ligne budgétaire ?

Non
Le CA se prononce sur le montant total des crédits ouverts
par service. Le détail par ligne budgétaire permet de
renseigner et de justifier ce montant total.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

90
 Commande
4
publique
Un condensé des procédures que le gestionnaire doit
respecter avant de procéder à tout achat : autorisation,
respect des seuils, des procédures et des délais de
paiement.

 Autorisation de signer les marchés page 92

 Bon de commande page 93
 Contrôle des marchés publics page 94
 Durée des marchés page 98
 Groupement de commandes page 102
 Intérêts moratoires et légaux page 103
 Intervenants extérieurs page 107
 Manuels scolaires page 108
 Outils de la commande publique page 109
 Seuils page 111
 Sous-traitance page 112

Direction des Affaires Financières • DAF A3

91
autorisation de
signer les marchés

 Comment doit-on interpréter la durée de

validité de la délégation du CA ?
Se calcule-t-elle sur l'année civile ou sur
la durée du mandat du conseil
d'administration ?

Bien que cela ne soit pas obligatoire, il semble important de

faire voter cette autorisation à chaque renouvellement du
conseil d'administration. Ainsi, les membres nouvellement
nommés se prononceront expressément sur la délégation
d'une compétence qui leur revient de droit.

Cette délégation est donc valable tant qu'un nouveau CA

n'en a pas pris une nouvelle.

L'autorisation étant de manière optimale, à renouveler à

chaque renouvellement du CA, cette dernière est donc de
fait et en toute logique, valable pour la durée du mandat
du CA (durée juridique du mandat).

Direction des Affaires Financières • DAF A3

92
Bon de commande

 Un bon de commande peut-il constituer

l'écrit d'un marché public?
On rappellera que le formalisme des marchés à procédure adaptée
n'est pas encadré par le code des marchés publics ni par la
jurisprudence. D'où une rédaction volontairement "large" de la notion
de contrat. Ainsi, pour ce type de marché la preuve des parties peut
être apportée, par (liste non exhaustive) : un contrat écrit signé des
deux parties, un devis accepté par le pouvoir adjudicateur, un
document portant commande, émis par ce dernier et signé ou non
du titulaire, un échange de lettres ou tout document prouvant
l’engagement des parties.

Dès lors un bon de commande peut tout à fait constituer l'écrit d'un
MAPA et devra être produit lors du 1er paiement en complément de
la facture conformément au point 4123 reproduit ci-dessous de
l'annexe I modifiée relatives aux pièces justificatives de la dépense:

" Dépense justifiée par un marché public à procédure adaptée

faisant l'objet d'un écrit (9) (10) (9) Tout contrat mentionné dans une
pièce justificative (facture, ...) doit être produit à l'appui du mandat.
Lorsqu'un contrat doit être produit, il ne l'est qu'à l'appui du premier
paiement. Les caractéristiques formelles d'un marché public faisant
l'objet d'un écrit et entrant dans le champ d'application des articles
28 ou 30 du code des marchés publics, figurent au paragraphe A de
l'annexe G de la présente liste.

Au sens du présent texte, la notion de contrat peut s'entendre

comme convention signée des parties, devis précisant les conditions
financières ou tout autre document écrit constitutif d'un accord de
volonté des parties.

(10) En l'absence de production d'un marché écrit, certificat de

l'ordonnateur prenant la responsabilité de l'absence de marché écrit.
1. Contrat et, le cas échéant, avenant.
2. Mémoire ou facture"

Direction des Affaires Financières • DAF A3

93
contrôle des
marchés publics

 Dans le cadre des marchés formalisés,

quelles sont les pièces à transmettre au
contrôle de légalité ?
Les pièces relatives aux marchés formalisés à transmettre
obligatoirement au contrôle de légalité par le pouvoir
adjudicateur sont énumérées à l'article R 2131 - 5 du CGCT.

Il s'agit de :

La copie des pièces constitutives du marché, à l'exception des

plans ;

La délibération autorisant le représentant légal de la commune ou

de l'établissement à passer le marché ;

La copie de l'avis d'appel public à la concurrence ainsi que, s'il y a

lieu, de la lettre de consultation

Le règlement de la consultation, lorsque l'établissement d'un tel

document est obligatoire ;

Les procès-verbaux et rapports de la commission d'appel d'offres,

de la commission de la procédure de dialogue compétitif et les
avis du jury de concours, avec les noms et qualités des personnes
qui y ont siégé, ainsi que le rapport de présentation de l’acheteur
prévu par l'article 105 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif
aux marchés publics ou les informations prévues par l'article 106
de ce décret ;

6° Les renseignements, attestations et déclarations fournis en vertu

des articles 50 et 51 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif
aux marchés publics.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

94
contrôle des
marchés publics

 Les marchés à procédure adaptée doivent-

ils faire l'objet d'un acte administratif qui doit
être transmis au contrôle de légalité et
budgétaire ?

Il convient, pour les EPLE, de se référer aux articles R 421-54

et R 421-55 du code de l'éducation, qui fixent la liste des
actes soumis à l'obligation de transmission pour être
exécutoires. Les actes du chef d'établissement relatifs aux
marchés passés selon une procédure adaptée en raison de
leur montant, conformément aux dispositions de l'article 27
du décret n° 2016- 390 du 25 mars 2016 relatif aux marchés
publics en sont expressément exclus (article R 421 57 - 2° .b).
C'est donc seulement dans le cas où la signature du
marché nécessite une autorisation préalable du conseil
d'administration (ou de la commission permanente si elle a
reçu délégation), que la délibération y afférente devra être
transmise au représentant de l'Etat ou par délégation à
l'autorité académique . Dans ce cas, le chef
d'établissement ne pourra signer le marché que lorsque la
délibération sera exécutoire. Ce mécanisme est décrit au
point 1.2.a de la circulaire n° 2004-166 du 5/10/2004 (BOEN
n° 37 du 14/10/2004).

Direction des Affaires Financières • DAF A3

95
contrôle des
marchés publics

 A quel stade de la procédure d'un marché

public le contrôle de légalité et budgétaire
intervient-il ? Sur la base de quelles pièces
(pièces obligatoirement transmissibles aux
autorités de contrôle) ? et quelle est la teneur du
contrôle ? (page ½)
Les marchés à procédures adaptées ( 27 du décret n° 2016- 390 du 25 mars
2016 relatif aux marchés publics) qui constituent la majorité des marchés
souscrits en EPLE n'ont pas à être soumis à une délibération du CA dès lors
qu'ils relèvent d'un des motifs rappelés à l'article R 421- 20 -c) du code de
l'éducation subvention sous condition d’emploi, urgence).

Par ailleurs, les décisions du chef d'établissement relatives au MAPA ne font

pas partie des actes transmissibles au contrôle de légalité et budgétaire
(article R 421-54 paragraphe 2° b du même code) et sont exécutoires après
signature de celui-ci.

En revanche les marchés formalisés c'est-à-dire d'un montant supérieur à

209 000 euros HT pour les fournitures et les services et à 5 225 000 euros HT
pour les travaux (art 26 du décret n° 2016-390) sont soumis à une procédure
décrite à l'article L 421-14 du code de l'éducation et doivent faire l'objet
d'une délibération du CA, exécutoire 15 jours après sa transmission au
représentant de l'Etat ou par délégation à l'autorité académique.

Une fois la délibération du CA exécutoire la décision de signer le marché

émanant du chef d'établissement est transmise à l'autorité de contrôle
accompagnée des pièces énumérées à l'article R 2131 - 5 du CGCT :

« 1° La copie des pièces constitutives du marché, à l'exception des plans ; 2°

La délibération autorisant le représentant légal de la commune ou de
l'établissement à passer le marché ; 3° La copie de l'avis d'appel public à la
concurrence ainsi que, s'il y a lieu, de la lettre de consultation ; 4° Le
règlement de la consultation, lorsque l'établissement d'un tel document est
obligatoire ;

(…)

Direction des Affaires Financières • DAF A3

96
contrôle des
marchés publics

 A quel stade de la procédure d'un marché

public le contrôle de légalité et budgétaire
intervient-il ? Sur la base de quelles pièces
(pièces obligatoirement transmissibles aux
autorités de contrôle) ? et quelle est la teneur du
contrôle ? (page 2/2)
(…) 5° Les procès-verbaux et rapports de la commission d'appel d'offres, de
la commission de la procédure de dialogue compétitif et les avis du jury de
concours, avec les noms et qualités des personnes qui y ont siégé, ainsi que
le rapport de présentation de l’acheteur prévu par l’article 105 du décret n°
2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics ou les informations
prévues par l'article 106 de ce texte :

6° Les renseignements, attestations et déclarations fournis en vertu des

articles 50 et 51 du décret précité

Le marché est alors immédiatement exécutoire et peut être signé par le

chef d'établissement sous réserve du respect, depuis le 1er décembre 2009,
de délais minimaux, préalables à la signature des marchés et destinés à
favoriser l'exercice du référé précontractuel par les candidats évincés
(ordonnance n° 2009-515 du 7 mai 2009 relative aux procédures de recours
applicables aux contrats de la commande publique).

Vous trouverez le détail de cette procédure dans la circulaire de la DAF A3

n° 10-011 du 19 janvier 2010.

Concernant la teneur du contrôle exercé, il porte sur le respect des

principes fondamentaux énoncés dans le code des marchés publics :

Égalité traitement des candidats et liberté d'accès à la commande

publique.

Respect et transparence des procédures : délais, enregistrement des offres,

publicité,, etc.

Motivation des choix effectués par l'acheteur : choix de la procédure,

utilisation de critères de sélection des candidatures et des offres, mode de
dévolution, etc.
97
Direction des Affaires Financières • DAF A3
durée des
marchés

 Le contrôle de légalité et budgétaire doit-il

demander au pouvoir adjudicateur de
préciser le nombre de reconductions d'un
marché public ?

Au vu de l'article 16 du décret n° 2016- 390 du 25 mars 2016

relatif aux marchés publics, la tacite reconduction est la
règle sauf "stipulation contraire" du contrat. Les acheteurs
publics peuvent donc décider de ne pas y recourir à
condition de le préciser dans le marché.

Conformément aux dispositions de l'article précité, la durée

d'un marché ainsi que, le cas échéant, le nombre de ses
reconductions, sont fixés en tenant compte de la nature
des prestations et de la nécessité d'une remise en
concurrence périodique. Ainsi, le nombre de reconductions
prévus doit être indiqué dans le marché : à défaut, il n'est
possible ni d'apprécier le seuil mentionné aux articles 26 et
27 , lequel doit tenir compte des reconductions prévues, ni
de procéder à une remise en concurrence périodique, ce
qui entache de nullité le contrat.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

98
durée des
marchés

 Comment reconduire un marché public ?

Conformément aux dispositions de l'article 16 du décret n°

2016- 390 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics la
durée d'un marché ainsi que, le cas échéant, le nombre de
ses reconductions, sont fixés en tenant compte de la nature
des prestations et de la nécessité d'une remise en
concurrence périodique. On rappellera que sauf stipulation
contraire, la reconduction prévue dans le marché public
est tacite et que le titulaire du marché ne peut s'y opposer.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

99
durée des
marchés

 Un marché prévu pour 3 ans mais avec

reconduction expresse annuelle doit-il être
considéré comme un marché annuel ?

​Un marché triennal, dans la mesure où il a été défini

comme tel dans le contrat et dans l'acte d'engagement ,
est par nature un contrat pluriannuel dont la clause de
reconduction devrait intervenir au bout de la durée
réglementaire des trois ans et non annuellement.

Ainsi, même si une clause de reconduction expresse

annuelle a été stipulée dans le marché, celui-ci garde son
caractère pluriannuel. Cela est corroboré par l'article 16
du décret n° 2016- 390 du 25 mars 2016 relatif aux marchés
publics qui dispose notamment qu'un : « marché public
peut prévoir une ou plusieurs reconductions à condition
que ses caractéristiques restent inchangées et que la mise
en concurrence ait été réalisée en prenant en compte sa
durée totale »

Compte tenu de ces dispositions et s'agissant bien d'un

marché pluriannuel, celui-ci fera l'objet d'une délibération
spécifique du CA.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

100
durée des
marchés

 Un contrat de photocopieur est-il soumis

aux règles de la commande publique et
notamment en terme de durée ?
Les contrats de location de photocopieurs étant assimilés
à des marchés de fournitures, ils sont en effet soumis aux
principes fondamentaux de la commande publique :
mise en concurrence adaptée, égalité de traitement des
candidats et transparence des procédures.

L'article 16 du décret n° 2016- 390 du 25 mars 2016 relatif

aux marchés publics dispose que

« Sous réserve des dispositions de l'ordonnance du 23

juillet 2015 susvisée et du présent décret relatives à la
durée maximale de certains marchés publics, la durée
d'un marché public est fixée en tenant compte de la
nature des prestations et de la nécessité d'une remise en
concurrence périodique. »

Ainsi, à notre sens un marché concurrentiel et évolutif du

point de vue technologique doit être d'une durée
raisonnable. Par ailleurs, c'est le montant total du marché
qui doit être pris en compte pour la mise en place des
procédures de mise en concurrence et de publicité.

Notons que seuls les marchés dont les montants sont

supérieurs aux seuils formalisés (209 000 euros HT pour les
marchés de fournitures et de service et 5 225 000 euros HT
pour les marchés de travaux) doivent être transmis au
contrôle de légalité et budgétaire.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

101
groupement
de commandes

 Un coordonnateur de groupement de
commandes est-il tenu de communiquer
aux comptables des établissements
adhérents les pièces du marché public
passé en application de l'article 8 VII 1er du
code des marchés publics ?

Dans le cadre d'un marché passé par le coordonnateur

d'un groupement de commandes constitué conformément
à la première option (2e alinéa) de l'article 8-VII du CMP, il
appartient à celui-ci de communiquer aux établissements
membres les pièces justificatives prévues par l'annexe I de
l'article D.1617-19 du CGCT pour être produites à l'appui
des paiements. En revanche, il n'y a plus lieu pour chacun
des membres de transmettre le marché au contrôle de
légalité et budgétaire, cette transmission étant opérée par
le coordonnateur pour le marché unique qu'il a signé. C'est
seulement si le coordonnateur exécute le marché dans le
cadre d'un groupement constitué selon la deuxième option
(3e alinéa) de l'article 8-VII que les documents ne sont pas
obligatoirement transmis aux membres.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

102
intérêts
moratoires
et légaux

 Le versement d'intérêts légaux pour non

respect du délai légal de paiement des
intérêts moratoires fixé à 45 jours est-il de
plein droit et sans autre formalité ?

Non

La circulaire du 15 avril 2013 relative à l'application du

décret n° 2013-269 du 29 mars 2013 relatif à la lutte contre
les retards de paiement dans les contrats de la commande
publique vient éclaircir ce point en précisant section 3 -
sous-section 3 – alinéa 4 que :

« Ces intérêts au taux légal français doivent être réclamés

par le créancier au pouvoir adjudicateur pour pouvoir lui
être versés. »

Direction des Affaires Financières • DAF A3

103
intérêts
moratoires
et légaux

 La RPP d'un agent comptable peut elle être

engagée, pour non respect de ses
obligations comptables, en cas d'absence
d'ordonnancement et de paiement des
intérêts moratoires ?

En matière de dépense, la RPP d'un comptable ne peut

être mise en jeu qu'en cas de dépense indue ou irrégulière
provoquant un décaissement. En conséquence, elle ne
sera pas mise en jeu pour défaut de paiement des intérêts
moratoires.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

104
intérêts
moratoires
et légaux

 Les EPLE sont-ils contraints au versement des

intérêts moratoires ?

Oui

Le non respect du délai global de paiement ouvre, de plein

droit et sans autre formalité pour le fournisseur, le bénéfice
d'intérêts moratoires et d'un indemnité forfaitaire pour frais
de recouvrement dont le montant est fixé à 40€ (art. 7 à 10
du décret n° 2013-269 relatif à la lutte contre les retards de
paiement dans les contrats de la commande publique) à
compter du jour suivant l'expiration du délai . Il s'agit donc
une obligation réglementaire dont les EPLE doivent
s'acquitter sans attendre qu'on le leur réclame.

On précisera enfin, que si les intérêts moratoires et

l'indemnité forfaitaire ne sont pas ordonnancés dans les 30
jours suivant la date de paiement du principal, le
représentant de l'Etat dans le département adresse à
l'ordonnateur, dans un délai de quinze jours après
signalement par le créancier, le comptable public ou tout
autre tiers, une mise en demeure de mandatement. A
défaut d'exécution dans un délai d'un mois à compter de
cette mise en demeure, le représentant de l'Etat procède
d'office, dans un délai de dix jours, au mandatement de la
dépense (article L1612-18 du CGCT).

Direction des Affaires Financières • DAF A3

105
intérêts
moratoires
et légaux

 Un fournisseur peut-il renoncer au versement

par l'EPLE des intérêts moratoires qui lui sont
dus ?

Non

Cette situation doit être envisagée à l'aune de l'obligation du

respect du délai de paiement imposé aux acheteurs publics et
défini à l'alinéa 1 de l'article 37 de la loi n° 2013-100 du 28 janvier
2013 portant diverses dispositions d'adaptation de la législation
au droit de l'Union européenne en matière économique et
financière, précisée par le décret n° 2013-269 du 29 mars 2013
relatif à la lutte contre les retards de paiement dans les contrats
de la commande publique et par sa circulaire d'application du
15 avril 2013 .

Ces dispositions ont été mises en place notamment pour

résoudre un problème récurrent dans la commande publique et
pour sanctionner des retards de paiement qui mettent en péril
la santé financière des petites et moyennes entreprises. Il s'agit
donc d'une réglementation qui s'impose non seulement aux
acheteurs publics mais également aux fournisseurs, puisque
l'expiration du délai réglementaire de paiement ouvre de plein
droit en leur faveur le bénéfice, sans qu'ils aient à le solliciter, du
versement des intérêts moratoires et de l'indemnité forfaitaire de
40€ (article 39 de la loi n°2013-100 du 28 janvier 2013 précitée).

Direction des Affaires Financières • DAF A3

106
intervenants
extérieurs

 Le choix d'intervenants en disciplines

artistiques est-il soumis au décret n° 206-360
relatif aux marchés publics ?

A titre liminaire il est utile de préciser que tout contrat conclu dès le
1er euro entre l'EPLE et un opérateur économique est un marché
public. Dans le cas d'espèce, le recours à des intervenants dans
le domaine artistique s'analyse comme un marché de services

Il conviendra donc d'adapter les modalités de publicité et de mise en

concurrence en fonction du montant du marché ou des montants
cumulés des marchés de même nature :
 moins de 25 000 euros ht : mise en concurrence minimale
conseillée (demande de 2 ou 3 devis)
 Entre 25 000 et 90 000 euros ht : mise en concurrence adaptée
 entre 90 000 et 209 000 euros ht : publication imposée au BOAMP
ou dans un journal d'annonces légales avec si nécessaire recours
à un organe de presse spécialisée.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

107
MANUELS
SCOLAIRES

 L’achat de manuels scolaires est-il soumis

aux règles de la commande publique ?

Oui , les manuels scolaires étant assimilés à des fournitures,

leur achat n'échappe en aucun cas aux obligations de la
commande publique.

Concernant la formalisation de ce marché, on se reportera

à l'article 27 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif
aux marchés publics qui remplace le code des marchés
publics 2006 :

"Lorsque la valeur estimée du besoin est inférieure aux seuils

de procédure formalisée, l'acheteur peut recourir à une
procédure adaptée dont il détermine librement les
modalités en fonction de la nature et des caractéristiques
du besoin à satisfaire, du nombre ou de la localisation des
opérateurs économiques susceptibles d'y répondre ainsi
que des circonstances de l'achat."

S’il s’agit d'un marché d’un montant égal ou supérieur à

25000 € HT, il appartient à l’EPLE en tant que pouvoir
adjudicateur de déterminer les modalités de publicité
appropriées aux caractéristiques de son achat. On
précisera en outre que le choix du support de publicité doit
être adapté non seulement au montant , mais également
à l’objet et à la nature du besoin.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

108
outils de la
commande
publique

 L'EPA (Etat des achats) remplit-il les mêmes

fonctions que l'EPCP ?

L'EPA (Etat des achats) qui remplace l'EPCP est conçu

comme un outil de gestion à destination de l'ordonnateur,
lui permettant de suivre la politique d'achat de l'EPLE et de
mettre en place les procédures adaptées au montant des
marchés. Par ailleurs, il est utile de préciser que son
utilisation, bien que conseillée, est facultative et qu'il ne
constitue pas comme l'était l'EPCP une autorisation de la
dépense.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

109
outils de la
commande
publique

 L'EPCP est-il définitivement supprimé ?

Non

On rappellera que si l'EPCP est supprimé en tant

qu'autorisation de la dépense, il est remplacé par l’EPA
dans GFC pour le suivi des seuils des marchés.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

110
seuils

 Dans une cité scolaire composée de deux

établissements distincts, comment doit-on
établir le seuil des marchés ?

Il convient de considérer distinctement les deux personnes

morales de droit public que constituent les deux
établissements. Ainsi, même si le chef d'établissement est,
en tant que personne physique, le pouvoir adjudicateur à
la fois du collège et du lycée, il agit dans chacun des
établissements pour le compte du collège ou du lycée. Le
recensement des besoins doit donc s'effectuer séparément.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

111
sous-
traitance

 Un GRETA titulaire d'un marché public de la

Région peut-il sous traiter ses actions de
formation ?

On rappellera que la sous-traitance en matière de commande

publique est encadrée par la loi n° 75-1334 du 31 décembre
1975, par l'instruction 12-012M0 du 30 mai 2010 et par les articles
133 à 137 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés
publics,

Conformément à ces textes le recours à cette procédure n'est

possible que sous certaines conditions :

La conclusion de deux contrats distincts :

 un marché public conclu entre le pouvoir adjudicateur
(Région) et le candidat retenu (GRETA),
 un contrat de droit privé (contrat de sous-traitance) conclu
entre le candidat retenu (GRETA) et une autre entreprise (le
sous-traitant).

Le titulaire d'un marché public de services notamment peut

sous-traiter l'exécution de certaines parties de son marché (la
sous-traitance totale est prohibée) à condition d'avoir obtenu
du pouvoir adjudicateur l'acceptation de chaque sous-traitant
et l'agrément de ses conditions de paiement (art. 134 du décret
précité).

Il convient de préciser qu'en cas de sous-traitance, le titulaire

demeure personnellement responsable de l'exécution de toutes
les obligations résultant du marché (art 1 de la loi du 31
décembre 1975.)
Direction des Affaires Financières • DAF A3
112
 Contrôle de
5 légalité et
budgétaire
Les actes du CA et de la commission permanente et
le contrôle de légalité effectué par les autorités de
tutelle.
 Autorisation de signer les marchés page 114
 Budget page 115
 CA page 117
 Commission permanente page 120
 Compte financier page 122
 Contrôle des actes page 123
 Déféré juridictionnel page 126
 Délégation de l'ordonnateur page 127
 Durée de validité des délibérations page 129
 Ordonnateur suppléant page 130
 Plan d'amortissement page 131
 Suspension d'un acte page 132
 Ventilation du résultat page 133

Direction des Affaires Financières • DAF A3

113
Autorisation
de signer les
marchés

 Comment doit-on interpréter la durée de

validité de la délégation du CA ?
Se calcule-t-elle sur l'année civile ou sur
la durée du mandat du conseil
d'administration ?

Bien que cela ne soit pas obligatoire, il semble important de

faire voter cette autorisation à chaque renouvellement du
conseil d'administration. Ainsi, les membres nouvellement
nommés se prononceront expressément sur la délégation
d'une compétence qui leur revient de droit.

Cette délégation est donc valable tant qu'un nouveau CA

n'en a pas pris une nouvelle.

L'autorisation étant de manière optimale, à renouveler à

chaque renouvellement du CA, cette dernière est donc de
fait et en toute logique, valable pour la durée du mandat
du CA (durée juridique du mandat).

Direction des Affaires Financières • DAF A3

114
budget

 Quelle est la nature du contrôle effectué par

les autorités de tutelle sur le budget et les
DBM ?

Les autorités de tutelle contrôlent l'équilibre budgétaire

Il est nécessaire que toutes les recettes et les dépenses

soient inscrites de façon sincère.

Le contrôle de l’équilibre budgétaire comprend la

vérification par les autorités de tutelle de la capacité de
l’EPLE à effectuer des prélèvements sur fonds de roulement.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

115
budget

 Lorsque Le budget d'un EPLE est réglé

conjointement, il est exécutoire dans le
délai d'un mois, s'agit-il d'un mois à partir de
la date du règlement ?

L'article L.421-11 e) et f) du code de l'éducation prévoit les

dispositions à adopter pour le règlement conjoint du
budget d'un EPLE qui n'a pas été adopté dans le délai de
30 jours après la notification de la participation de la CT de
rattachement.

Le budget, réglé conjointement par l'autorité académique

et la CT de rattachement, devient exécutoire dès
transmission au représentant de l’Etat, il peut donc être
rapidement exécutoire. Le délai d'un mois évoqué est celui
dont disposent la CT et l'autorité académique pour régler le
budget.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

116
ca

 L'avis du CA est-il nécessaire pour mettre en

place les conventions de groupement
comptable ?

L'article R 421-62 du code de l'éducation énonce que « La

création des groupements comptables est arrêtée par le
Recteur après avis des conseils d’administration des
établissements publics locaux d'enseignement intéressés et
des collectivités territoriales de rattachement. Chacun des
établissements appartenant à un groupement comptable
conserve sa personnalité morale et son autonomie
financière ».

L'adjonction de nouveaux EPLE au sein d'un groupement

comptable ayant des incidences sur les modalités de son
fonctionnement, la consultation, à notre sens, être étendue
à l'ensemble de ses membres.

On précisera par ailleurs, que ce principe s'applique à tous

les groupements de services. A ce propos, l'article précité
dispose également que la "convention" entre les
établissements membres précise, en tant que de besoin, les
modalités de fonctionnement du groupement.

Toutefois, 'absence de convention ne peut que pénaliser

lourdement le fonctionnement administratif et financier de
l'agence comptable.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

117
ca

 Le conseil d'administration qui délègue l'une

de ses compétences à la commission
permanente est-il dessaisi de cette
compétence ?

La délégation donnée à la commission permanente par le

CA prévue à l'article R421-41 du code de l'éducation peut
s'analyser comme un transfert de compétence dans les
domaines délégués, autres que ceux énumérés aux 1°, 2°,
3°, 4°, 5° et 11° de l'article R 421-20 et à l'article R.421-21. La
commission permanente étant une émanation du CA, il
nous semble tout à fait possible que celui-ci décide de
dessaisir la commission permanente des compétences qu'il
lui a initialement déléguée et notamment à l'occasion de
délibérations importantes.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

118
ca

 Est-il possible de faire délibérer le CA sur le

compte financier d'un EPLE en l'absence du
chef d'établissement ?

Le code de l'éducation prévoit au III de son article R421-13

qu'en cas d'absence ou d'empêchement, le chef
d'établissement est suppléé par son adjoint, notamment
pour la présidence du conseil d'administration. L'adjoint
peut donc présider le conseil, quel que soit l'ordre du jour et
notamment lors d'une séance consacrée à l'examen du
compte financier, mais c'est l'ordonnateur qui doit avoir
signé les documents. En effet, cette suppléance n'a pas
d'effet sur l'exercice des fonctions d'ordonnateur.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

119
commission
permanente

 Lorsque le CA délègue une de ses

compétences à la commission permanente,
celui-ci est-il dessaisie de cette
compétence ?

La délégation donnée à la commission permanente par le

CA prévue à l'article R421-41 du code de l'éducation peut
s'analyser comme un transfert de compétence dans les
domaines délégués, autres que ceux énumérés aux 1°, 2°,
3°, 4°, 5° et 11° de l'article R 421-20 et à l'article R. 421-21.
Toutefois, la commission permanente étant une émanation
du CA, il nous semble tout à fait possible que celui-ci
décide de dessaisir la commission permanente des
compétences qu'il lui a initialement déléguées et
notamment à l'occasion de délibérations importantes pour
lesquelles le chef d'établissement estime que la
consultation du CA s'impose.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

120
commission
permanente

 Un budget examiné et adopté par le CA

doit-il faire l'objet d'une instruction au
préalable par la commission permanente ?

Le budget ne fait pas partie des domaines énumérés à

l'article R421-41 du code de l'éducation qui sont
obligatoirement soumis à l'examen de la commission
permanente. Toutefois, celui-ci précise que la commission
permanente a la charge d'instruire les questions soumises à
l'examen du conseil d'administration : on peut conclure
que, si l'absence d'examen du projet de budget par la CP
ne peut être un motif de rejet du budget par les autorités
de contrôle, sa saisine ne peut être que recommandée,
dans la mesure où le budget constitue l'un des actes
majeurs de l'établissement et où le travail effectué en CP
permet de préparer dans les meilleures conditions la
réunion du conseil d'administration.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

121
Compte
financier

 Le conseil d'administration peut-il

valablement délibérer sur le compte
financier en l'absence du comptable ?

L'article R421-77 du code de l'éducation dispose que

“Avant l'expiration du quatrième mois suivant la clôture de
l'exercice, le conseil d'administration arrête le compte
financier après avoir entendu l'agent comptable”.

Toutefois, afin de garantir la continuité du service et lui

permettre d'être représenté au CA, l'agent comptable peut
déléguer, conformément à l'article n° 16 du décret n° 2012-
1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et
comptable publique ses pouvoirs à un ou plusieurs
mandataires ayant la qualité pour agir en son nom et sous
sa responsabilité. Ceux-ci seront désignés conformément
aux dispositions du chapitre V de l'instruction générale du
16 août 1966 qui précise que “en principe le mandataire ne
peut être désigné que parmi les agents placés sous
l'autorité du comptable”.

Si aucun agent n'est placé sous l'autorité du comptable, le

mandataire sera un agent de l'EPLE qui n'a pas la qualité
d'ordonnateur et exceptionnellement un collègue qui gère
également une agence comptable à proximité.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

122
contrôle
des actes

 Pour être exécutoires, les conventions et

contrats dûment signés doivent- ils être
transmis au contrôle de légalité et budgétaire,
même si le modèle non signé lui a déjà été
transmis ?
L'article R421-54 1er du code de l'éducation précise
effectivement que les délibérations du CA relatives à la
passation des conventions et contrats doivent être
transmises à l'autorité académique pour devenir
exécutoires. Ces délibérations sont exécutoires quinze jours
après leur transmission.

Les décisions du chef d'établissement relatives aux marchés

et conventions comportant des incidences financières (à
l'exception des MAPA), prises après que la délibération a
acquis le caractère exécutoire, doivent elles aussi être
transmises à l'autorité académique. Elles sont désormais
exécutoires dès leur transmission (cf. circulaire n° 2004-166
du 5 octobre 2004 relative à la simplification du régime
d'entrée en vigueur, de transmission et de contrôle des
actes des EPLE).

S'agissant des marchés formalisés, soumis à l'obligation de

transmission, les pièces à transmettre sont énumérées à
l'article R 2131-5 du CGCT. On précisera que le non respect
de cette formalité fait perdre tout caractère exécutoire au
contrat avec toutes les conséquences que cela implique
sur la responsabilité personnelle et pécuniaire du
comptable public.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

123
 contrôle
des actes

 La seule mention de la date de réception d'un

acte par l'autorité académique suffit-elle à rendre
l'acte exécutoire ou bien faut-il également une
signature émanant de l'autorité concernée ?

C'est la date de réception de l'acte par l'autorité de contrôle

qui fait courir le délai (ou qui rend l'acte immédiatement
exécutoire) : l'établissement doit donc connaître cette date sans
ambiguïté, même si les modalités selon lesquelles l'autorité de
contrôle accuse réception ne sont pas fixées
réglementairement. Il revient à ladite autorité de préciser
clairement auprès des établissements les modalités qu'elle a
fixées. La circulaire du 27 septembre 2004 insiste d'ailleurs sur ce
point. On notera que l'article L 2131-1 du CGCT dispose que
« la preuve de la réception des actes par le représentant de
l'Etat dans le département ou son délégué dans
l'arrondissement peut être apportée par tout moyen ». L'accusé
de réception, éventuellement postal, est donc suffisant, sauf si
un texte exige expressément une signature de l'autorité
académique.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

124
contrôle
des actes

 Les décisions modificatives du budget, pour

information, exécutoires après leur
publication, doivent elles être transmises
aux autorités de contrôle ?

Aucune disposition réglementaire n'impose expressément la

transmission des modifications du budget ne donnant lieu
qu'à information du conseil d'administration ou de la
commission permanente. Toutefois, les dispositions de
l'article R421-56 du code de l'éducation (« Le représentant
de l'Etat, l'autorité académique et la collectivité de
rattachement ont accès, sur leur demande, à l'ensemble
des actes et documents relatifs au fonctionnement de
l'établissement. ») permettent au recteur d'exiger que lui soit
transmises les informations relatives aux DBM présentées au
CA ou à la commission permanente. Cette transmission
n'est pas indispensable à l'acquisition du caractère
exécutoire de ces DBM.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

125
Déféré
juridictionnel

 Lorsque la procédure amiable est mise en

œuvre préalablement au déféré juridic-
tionnel, est-elle assimilable au recours
gracieux ?

Le recours gracieux relève bien d'une procédure amiable,

préalable à un déféré juridictionnel. Le préfet peut
effectivement décider de déléguer ou non au recteur le
soin de signer les lettres d'observations. Il est toutefois
observé que la circulaire interministérielle du 30 août 2004
invitant les préfets à déléguer leur signature au recteur pour
le déféré (en application de l'article L.421-14 du code de
l'éducation), il en va évidemment de même pour l'ensemble
du processus qui précède le déféré (procédure
contentieuse) : accusé de réception des actes et lettres
d'observations (procédure amiable).

Direction des Affaires Financières • DAF A3

126
Délégation de
l'ordonnateur

 Dans quel cas l’ordonnateur peut-il délé-

guer sa signature à l’agent comptable ?

​Compte tenu du principe de séparation de l'ordonnateur et du

comptable affirmée à l'article 9 du décret 2012-1246 du 7
novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable
publique, la délégation des fonctions d'ordonnateur prévue à
l'article R421-13 du Code de l'éducation ne pourra concerner
l'adjoint gestionnaire lorsqu'il assure les fonctions d’agent
comptable Cette interdiction vaut pour la : “signature des
documents liés à la phase d’ordonnancement (bordereaux de
mandats, des ordres de reversements, des ordres de recettes et
d’annulation de recettes et des ordres de paiement de
l’ordonnateur ”.

Toutefois, l’agent comptable pourra recevoir délégation pour

signer les bons de commande émis à la suite d’une décision
préalable d’engagement de l’ordonnateur.

Cela concerne les bons de commandes effectués dans le

cadre :

 des marchés publics ou groupements de commandes,

 des contrats et notamment ceux relatifs à la sécurité et/ou à

la maintenance,

 de diverses conventions.

On rappellera que la délégation octroyée par l’ordonnateur à

l’adjoint gestionnaire dans les conditions précisées ci-dessus ne
se délègue pas.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

127
Délégation de
l'ordonnateur

 Dans la mesure où la délégation est un acte

du chef d'établissement non transmissible
au contrôle de légalité, comment
l'ordonnateur peut-il certifier cet acte
exécutoire ? Cela signifie-t-il que l'acte de
délégation doit-être soumis au CA ?

​La délégation du chef d'établissement est un acte

personnel du chef d'établissement prévu à l'article R421-13
du Code de l'éducation. Cet acte ne fait pas partie des
actes transmissibles cités au 2° de l'article R 421-54.

Toutefois, un acte pour être exécutoire doit être signifié aux

personnes intéressées.

Ainsi dans le cas d'espèce, le délégataire doit être informé

de la délégation. Par ailleurs, pour être accrédité auprès de
l'agent comptable, le délégataire devra fournir un
spécimen de sa signature qui pourrait être précisée sur
l'acte de délégation.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

128
durée de
validité des
délibérations

 Quelle est la durée de validité des

délibérations prises par le CA ?

L'article R421-20 du code de l’éducation ne fixant pas

de limitation de durée de validité des délibérations,
sauf périodicité spécifique notamment pour le budget
ou le comte financier ( 4° )a), les délibérations sont
réputées valables jusqu'à délibération les annulant
(parallélisme des formes) dès lors qu'elles ont été
validées par le contrôle de légalité et budgétaire et
celui des autorités académiques et locales. Il en de
même pour les contrats pluriannuels qui ne feront
l'objet d'une nouvelle délibération que lors d'un
éventuel renouvellement. En revanche, une nouvelle
délibération s'impose notamment en cas de :
 changements de tarifs (remboursement de
dégradations, vente d'objets confectionnés),

 voyages scolaires qui de fait ne peuvent être

prorogés d'une année sur l'autre, même s'ils
s'exécutent au même endroit, notamment parce
que les enjeux pédagogiques ou les niveaux
concernés différents,

 recrutement de personnels.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

129
ordonnateur
suppléant

 Un chef d'établissement suppléant peut-il en

toute légalité exercer les fonctions
d'ordonnateur ?

En l'absence de délégation, il incombe à l'autorité

académique (art. R421-13 du CED point III) de désigner un
ordonnateur suppléant, par exemple l'adjoint ou un autre
chef d'établissement.

Ce suppléant a alors les mêmes attributions que le chef

d'établissement empêché ou absent en vertu du principe
de continuité du service public. Il pourra notamment signer
les bons de commande, les mandatements, les documents
budgétaires ainsi que ceux relatifs au compte financier. On
rappellera par ailleurs que l'agent comptable, dans le
cadre des contrôles qu'il est tenu d'effectuer (articles 19 et
20 du décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la
gestion budgétaire et comptable publique) devra disposer
d'un exemplaire de l'arrêté de nomination afin de s'assurer
que les documents sont bien signés par la personne
dûment accréditée. Par ailleurs une copie de cet arrêté
sera jointe au compte financier.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

130
plan
d'amortissement

 La délibération du CA relative au plan

d'amortissement d'un bien est-elle
transmissible au contrôle de légalité et
budgétaire ?

Le plan d'amortissement de chaque bien immobilisable est

fixé par le CA. Ce document ne fait pas partie des actes
soumis à l'obligation de transmission au contrôle de légalité
et budgétaire définis à l'article R 421-54 du code de
l'éducation.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

131
suspension
d'un acte

 Existe-t-il une règlementation offrant la

possibilité à l'autorité de contrôle de
suspendre l'examen d'un budget ou d'une
DBM ?

La réglementation en vigueur (articles L421-11, R421-59 et

R421-60 du code de l'éducation) prévoit qu'un acte
budgétaire soumis à l'obligation de transmission est rendu
exécutoire dans un délai de 15 jours pour les DBM de
niveau 3 et de 30 jours pour le budget. Il n'y a pas de
disposition permettant de suspendre les délais. Toutefois,
afin d'éviter de recourir à un règlement conjoint, il est à
notre sens possible de suspendre l'examen d'un acte
budgétaire dans l'attente d'une pièce complémentaire
par exemple, susceptible d'éclairer le contrôle. Cette
suspension ne devra pas excéder le délai raisonnable de la
transmission de ces pièces complémentaires et de leur
examen.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

132
ventilation
du résultat

 L'acte relatif à la ventilation du résultat de

l'exercice qui à priori fait partie des actes
transmissibles, est il exécutoire dès sa
publication ou bien dans le délai
réglementaire de quinze jours ?

Les délibérations du conseil d'administration arrêtant le

compte financier et l’affectation du résultat n'entrent pas
dans le champ des actes des EPLE dont le caractère
exécutoire est subordonné à la transmission au représentant
de l'État ou à l'autorité académique. Par ailleurs, elles ne
constituent pas des actes budgétaires relevant de l'article
L. 421-11 qui fixe les modalités spécifiques de transmission
du budget et des décisions budgétaires modificatives.

Ces délibérations ne sont donc pas soumises à l'obligation

de transmission prévue aux articles susvisés mais sont
adressées à l'autorité académique et à la collectivité de
rattachement en accompagnement du compte financier.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

133
ventilation
du résultat

 Un CA qui adopte un compte financier en

émettant des réserves, quelles qu'elles
soient, peut-il affecter le résultat de
l'exercice écoulé ?

Arrêter le compte financier consiste pour le conseil

d'administration à approuver le compte qui lui est présenté
avec ou sans réserves. Refuser d'approuver ou encore
“voter contre l'approbation” du compte financier, équivaut
donc à ne pas arrêter le compte financier. En
conséquence, le CA ne pourra en aucune manière
affecter le résultat de l'exercice écoulé qui, sera affecté au
compte 110 ou 119 jusqu'à ce que le compte financier soit
arrêté et le résultat affecté.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

134
ventilation
du résultat

 Comment est affecté le résultat en cas de

vote négatif du CA ?

Il incombe au conseil d'administration de se prononcer sur

l'affectation du résultat, Toutefois en cas de vote négatif du
CA, le résultat de l'exercice sera affecté au compte 11
Report à nouveau conformément aux dispositions du §
32422 de l'IC-M9-6 :

Les comptes 110 et 119 sont respectivement crédités ou

débités à la subdivision intéressée par le débit du compte
120 - Résultat de l'exercice (solde créditeur) ou le crédit du
compte 129 - Résultat de l'exercice (solde débiteur). Ces
comptes seront mouvementés soit lorsque le CA n'a pas
approuvé le résultat ou n'a pas voté l'affectation du résultat
soit lorsque que le solde du compte de réserve est
insuffisant pour absorber le déficit. Ainsi dans le cas
d'espèce, l'agent comptable devra solder le compte 12
par le 11 Report à nouveau, ce dernier compte pouvant au
cours de l'année n+1 et sur décision du CA abonder le
1068.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

135
 Formation
6 continue et
apprentissage
Toutes les actions de formation et d'apprentissage
menées par l'EPLE dans le cadre d'un GRETA, d'un
CFA, d'une SA ou d'une UFA.

 Mode de gestion page 137

Direction des Affaires Financières • DAF A3

136
Mode
de gestion

 Un GRETA titulaire d'un marché public de la

Région peut-il sous traiter ses actions de
formation ?

On rappellera que la sous-traitance en matière de commande

publique est encadrée par la loi n° 75-1334 du 31 décembre
1975, par l'instruction 12-012M0 du 30 mai 2010 et par les articles
133 à 137 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés
publics ,

Conformément à ces textes le recours à cette procédure n'est

possible que sous certaines conditions :

La conclusion de deux contrats distincts :un marché public

conclu entre le pouvoir adjudicateur (Région) et le candidat
retenu (GRETA), un contrat de droit privé (contrat de sous-
traitance) conclu entre le candidat retenu (GRETA) et une autre
entreprise (le sous-traitant).

Le titulaire d'un marché public de services notamment peut

sous-traiter l'exécution de certaines parties de son marché (la
sous-traitance totale est prohibée) à condition d'avoir obtenu
du pouvoir adjudicateur l'acceptation de chaque sous-traitant
et l'agrément de ses conditions de paiement (art. 133 du décret
précité).

Il convient de préciser qu'en cas de sous-traitance, le titulaire

demeure personnellement responsable de l'exécution de toutes
les obligations résultant du marché (art 1 de la loi du 31
décembre 1975)

Direction des Affaires Financières • DAF A3

137
Mode
de gestion

 Dans le cadre de la nouvelle gouvernance

de la formation continue quelles sont les
modalités de transmission du patrimoine des
GRETA au(x) GIP ?

Il conviendra dans un premier temps de dissoudre le GRETA

en procédant aux opérations habituelles d'inventaire de fin
d'exercice et notamment à l'établissement de la balance
générale de fin d'exercice. Les opérations de charges à
payer et de produits à recevoir ainsi que celles qui
résulteraient des restes à payer et des restes à recouvrer
seront poursuivies par le GIP, au titre des droits et obligations
transférés. De même, devront être constatées, le cas
échéant, les charges de provisions et d'amortissements. Les
soldes des comptes déterminés au compte financier seront
repris en bilan d'entrée du GIP Les soldes débiteurs et
créditeurs de la balance constituent respectivement le
contenu des postes de l'actif et du passif du bilan de sortie.

On précisera que l'activité de formation continue exercée

par l'EPLE dans le cadre du GRETA ne s'arrête pas avec la
fermeture de celui-ci. Elle est transférée à une autre
structure, le GIP GRETA qui reprendra les droits et obligations
du GRETA ainsi que le patrimoine constaté dans les
comptes du SACD GRETA afin de lui permettre de continuer
l'activité de formation.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

138
Mode
de gestion

 Les comptes financiers produits par les

budgets annexe des établissements support
de GRETA concernés par une fusion,
doivent-ils faire l'objet d'une approbation
par le conseil d'administration des anciens
établissements supports ?

Il appartient aux CA des EPLE au sein desquels les GRETA

étaient gérés en budget annexe jusqu'au 31 décembre ,
de se prononcer sur le compte financier de ces GRETA. En
tout état de cause, l'absence de délibération du CA
n'empêcherait pas la transmission du compte financier.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

139
Mode
de gestion

 L'agent comptable s'interroge sur la nature

de la pièce justificative qui permettrait, de
liquider ou non et de payer les IPDG d’un
ex-GRETA.

Lors de la fusion de deux GRETA, le GRETA repreneur est

tenu d'assurer les droits et obligations prévus dans la
convention constitutive de l'ancien groupement et donc
de verser les IPDG selon les dispositions du décret n° 2003-
391 du 18 avril 2003. La pièce justificative que l'agent
comptable doit fournir à l'appui de son versement des IPDG
concernant l'ancien GRETA est donc bien la délibération du
CA du nouvel établissement support.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

140
Mode
de gestion

 L'article 16 de la loi n° 92-678 du 20/07/1992

et la circulaire interministérielle en date du
09/05/1989 sont-elles applicables au GRETA
pour le transfert des biens d'un
établissement à un autre ?

L'article 16 de la loi n° 92-678 du 20/07/1992, désormais

codifié à l'article L,421-19 du code de l'éducation, traite de
la dissolution d'un EPLE, qui entraîne la dévolution des biens
à la collectivité de rattachement. Tel n'est pas le cas en
l'espèce car le GRETA, qui est géré en budget annexe dans
la comptabilité de l'EPLE support, ne dispose pas de la
personnalité juridique. C'est donc la convention conclue
entre les membres après vote de tous les conseils
d'administration et indiquant le nouvel établissement
support, approuvée par le recteur, qui constitue le support
juridique du transfert de l'ensemble des biens, droits et
obligations du GRETA, conformément à l'article 11 du
décret n° 92-275 du 26 mars 1992, ou de la fusion de deux
GRETA.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

141
Mode
de gestion

 Un GRETA a été dissous. Les comptes de classe

1 et 2 n'ont pas été soldés. L'agent comptable
entrant a refusé de prendre en charge le
GRETA. Qui doit apurer les comptes et rendre
le compte financier ?

Dans l'hypothèse où la dissolution du GRETA aurait été suivie

d'un transfert des droits et obligations à un autre établissement
support, les immobilisations inscrites dans les comptes de classe
1 et 2 auraient dus être soldés par un compte de bilan et
transférés au nouvel EPLE support, de même que la trésorerie ou
les charges à payer et produits à recevoir. Si la dissolution n'a
pas été suivie d'un transfert, les immobilisations ont vocations à
être réparties entre les membres du GRETA, qui constitue un
service commun mutualisé entre EPLE, conformément aux
dispositions prévue dans la conventions constitutive du
groupement. En l'absence de telles dispositions, il sera
nécessaire de prévoir une délibération du CA de l'EPLE support
du GRETA dissous portant sur ladite répartition, adoptée en
concertation avec les services académiques. Il en résulte que
seul le nouvel agent comptable, qui a pris ses fonctions le jour
de la remise de service, peut dorénavant procéder à ces
opérations. En tout état de cause, il sera recommandé de
solliciter préalablement les services de la DDFIP, afin de s'assurer
de la validité des comptes. Pour ce qui concerne le compte
financier, il sera rendu par l'agent comptable précédent au titre
des opérations effectuées jusqu'à la date de remise de service
et par le nouvel agent comptable pour le reste de l'année.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

142
Mode
de gestion

 En raison de résultat déficitaire, un

établissement support de GRETA peut-il
payer des heures supplémentaires
effectuées en formation continue pour un
montant inférieur au taux de base prévu par
le décret n° 93-438 ?

L'application de taux de rémunération inférieurs à ceux

prévus par le décret n° 93-438 du 24 mars 1993 présente un
risque sérieux de contentieux. En effet, ce décret ne prévoit
en aucun cas que les rémunérations puissent être minorées
et ce n'est que dans le cas d'une éventuelle majoration
que le respect de l'équilibre financier du GRETA est requis. Il
est en revanche possible de faire porter les diminutions
d'indemnités rendues nécessaires par la situation financière
du GRETA sur celles dont le décret institutif prévoit
explicitement cette possibilité : c'est le cas des IPDG
(décret n° 93-439 du 24 mars 1993) qui dispose (article 7)
que Les indemnités sont liquidées et versées en fin
d'exercice sous réserve du maintien de l'équilibre financier
du groupement. Enfin, ces difficultés doivent conduire les
services académiques à porter une attention particulière à
la sincérité du budget de ce GRETA, afin que les charges
engendrées par les révisions d'activité puissent être
financées par les produits réellement perçus.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

143
Mode
de gestion

 La formation par l'apprentissage est-elle

obligatoirement gérée au service général
AP ?

L'instruction M9.6 précise au paragraphe 2.1.2.2.1.1 : « le

service général « Activités pédagogiques » sur lequel sont
imputées les dépenses et constatées les recettes relatives à
l'enseignement initial, à la formation continue et à
l'apprentissage, aux stages et périodes de formation en
entreprise, aux voyages scolaires et aux sorties
pédagogiques notamment ; Aussi les EPLE qui effectuent de
la formation par l'apprentissage en tant qu'unité de
formation UFA gèrent cette formation au service général
AP. L'individualisation de la dépense et de la recette
s'effectuera autant que de besoin par des domaines ou
des activités spécifiques.

Les centres de gestion de la formation par l'apprentissage

CFA sont gérés dans un budget annexe conformément au
paragraphe 2.1.2.3 « les budgets annexes » de l'instruction
M9.6.

Une section d'apprentissage sera gérée en budget annexe

ou en service spécial selon qu'elle enregistre ou non des
opérations en capital.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

144
 Logements
7
de fonction
La gestion des logements de fonction à l'aune de la
répartition des compétences entre l'État et les
collectivités issue de la loi du 13 août 2004 :
attribution des concessions de logement, calcul des
prestations accessoires, avantages en nature.

 Avantages en nature page 146

 Caution page 147
 Contrat d'entretien page 148
 Contrôle de légalité page 149
 Gestion page 150

Direction des Affaires Financières • DAF A3

145
avantages
en nature

 Quelles sont les modalités de calcul des

prestations accessoires ?

Les modalités de calcul des prestations accessoires en

l'absence de compteur individuel nous paraissent devoir
être fournies par la collectivité propriétaire des locaux. A
défaut de ces données on repartira des données connues.

Il n'est pas impossible que le montant de la gratuité de ces

prestations accessoires, soit dépassé en application soit de
la consommation réelle, soit en application de la
consommation forfaitaire.

Dans ce cas l'occupant rembourse à l'EPLE ou à la

collectivité, selon les termes de la convention, le montant
qui dépasse la gratuité de la prestation accessoire. Aussi,
seule la partie "gratuite" entre dans le calcul des avantages
en nature.

Le comptable ne pourrait être tenu responsable que des

recettes indûment perçues . Toutefois, il ne serait être tenu
responsable de la légalité des pièces fournies comme
justificatif de la recette.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

146
caution

 La CTR peut-elle exiger une caution pour

l'attribution d'un logement de fonction ?

A notre sens, rien n'interdit à la CTR de demander une

caution à condition que cette modalité soit prévue dans la
convention encadrant les conditions d'occupation du
logement au personnel entrant.

En l'absence, de dispositions particulières à la détermination

du montant de la caution on pourra se référer aux
dispositions de l'article 22 modifié de la loi n° 89-462 du 6
juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs et
portant modification de la loi n° 86-1290 du 23 décembre
1986 qui prévoit qu'un dépôt de garantie peut être
demandé par le bailleur « pour garantir l'exécution de ses
obligations locatives par le locataire ». Par ailleurs ce
montant selon les termes de la loi, ne pouvant « être
supérieur à un mois de loyer en principal », son évaluation
au titre des concessions par NAS et US devrait à notre sens
être déterminé en fonction de l'évaluation établie par le
service des domaines.

Enfin, s'agissant d'une concession attribuée sur la base

d'une convention établie par la collectivité, qui délibère en
ce sens, seul le comptable de la collectivité nous semblerait
fondé à pouvoir l'encaisser, sauf disposition expresse de la
convention conclue entre la collectivité et l'établissement.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

147
contrat
d'entretien

 La charge financière d'un contrat d'entretien

pèse t-elle sur l'occupant ou sur l'EPLE ?

L'article R.98 du code du domaine de l'Etat prévoit que : "Seules

les concessions de logement accordées par nécessité absolue
de service comportent la gratuité de la prestation du logement
nu. Les arrêtés qui les accordent doivent préciser si cette
gratuité s'étend à la fourniture de l'eau, du gaz, de l'électricité
et du chauffage ou à certains seulement de ces avantages".
Ainsi, la gratuité ne peut concerner que les avantages prévus
par la concession de logement. En l'absence de précision dans
l'arrêté individuel signé par le président de la collectivité de
rattachement, il convient de considérer que l'entretien courant
du logement, lequel entre dans le cadre général des relations
entre bailleurs (en l'occurrence la collectivité territoriale) et
locataires (ici, le titulaire de la concession de logement), est à la
charge du locataire, par référence aux décrets 87-712 (liste des
réparations locatives) et 87-713 du 26 août 1987 (liste des
charges récupérables).

Dès lors que les équipements ont été délivrés en bon état de
fonctionnement, les frais liés au contrat d'entretien d'une
chaudière individuelle font partie de l'entretien courant du
logement. Lorsque la prise en charge de ces frais n'est pas
prévue par l'arrêté de la CT de rattachement portant
concession de logement, le contrat peut être soit souscrit
directement par le bénéficiaire de la concession, soit conclu
par l'EPLE, lequel pourra demander à l'agent logé le
remboursement du montant du contrat au titre des charges
récupérables.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

148
Contrôle
de legalite

 Les actes concernant uniquement la passation

de conventions d'occupation précaires, sont-
ils transmissibles au même titre que toute
autre convention visée par l'article R421-54 ?

A titre liminaire on rappellera que la gestion des logements de

fonction est de la compétence de la collectivité territoriale de
rattachement et non du Conseil d'administration de l'EPLE.

C'est pourquoi, dans le cas d'espèce, le CA ne formule qu'un avis sur

la répartition par emploi des logements de fonction de
l’établissement. L'article R 216-17 du code de l'éducation précise par
ailleurs que :

« La collectivité de rattachement délibère sur ces propositions. Le

président du conseil régional, le président du conseil départemental,
le maire ou le président du groupement de communes compétent
accorde, par arrêté, les concessions de logement telles qu'elles ont
été fixées par la délibération de la collectivité de rattachement. Il
signe également les conventions d'occupation précaire. »

Cet avis sera transmis à la CTR en tant que propriétaire des locaux
assorties de l'avis du service des domaines et à l'autorité académique
pour le calcul des avantages en nature, des prélèvements sociaux et
le contrôle des demandes de dérogation à l'obligation de loger.

On rappellera que la convention d'occupation précaire (COP) qui

concerne les logements demeurés vacants, une fois les besoins en
concessions par nécessité absolue de service satisfaits, doit faire
l'objet d'un vote du CA de l'EPLE . Elle devra notamment mentionner
le montant du loyer afin que celui-ci soit exigible ( base juridique de
la recette). Elle sera transmise aux autorités de contrôle dans les
conditions définies à l'article R421-54 - 1° A du code de l'éducation.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

149
gestion

 Un EPLE peut-il gérer des logements pour le

compte de la collectivité territoriale de
rattachement ?

Il n'entre pas dans les missions de l'EPLE de gérer des logements

pour le compte de la collectivité territoriale de rattachement en
dehors de ceux destinés aux personnels de l'établissement logés
par nécessité absolue de service, par utilité de service et par
convention d'occupation précaire lorsque les loyers perçus dans
ce cadre sont des recettes de l'EPLE. Par ailleurs, l'article L3342-1
du CGCT dispose que « Le comptable du département est seul
chargé d'exécuter, sous sa responsabilité et sous réserve des
contrôles qui lui incombent, le recouvrement des recettes ainsi
que le paiement des dépenses de la collectivité dans la limite
des crédits régulièrement ouverts par le conseil général ». Il s'agit
d'un principe d'exclusivité qui logiquement s'applique à la
région.

On rappellera en outre que dans un avis n° 373.788 du 13 février

2007, le Conseil d'Etat a précisé que les collectivités publiques
ne peuvent décider par convention de faire exécuter une
partie de leurs recettes ou de leurs dépenses par un tiers autre
que leur comptable public.

L'agent comptable et l'ordonnateur qui mettraient en

recouvrement ce type de recettes seraient susceptibles de se
voir reprocher d'avoir contribué à une gestion de fait.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

150
gestion

 Une collectivité territoriale qui reconstruit un EPLE

de l'académie demande à ce dernier de se
charger de la recherche de logements pour
accueillir les personnels pendant la durée des
travaux. L‘EPLE est-il compétent ? Selon quelle
procédure ?

Dès lors que les logements de fonction sont momentanément

inutilisables, la collectivité territoriale de rattachement, qui assume la
responsabilité patrimoniale de l'établissement, conformément aux lois
de décentralisation, peut décider de loger provisoirement les agents
bénéficiaires de concessions de logement par nécessité absolue de
service dans le parc privé et en prenant en charge les frais entraînés
par cette location, afin d'assurer la continuité du service.

D'autre part, la collectivité peut confier à l'EPLE le soin de rechercher

ces logements, de conclure les baux et d'assurer le paiement des
loyers par une convention de mandat, telle qu'elle est prévue aux
articles 1984 et suivants du code civil.

Il faut en effet considérer que ces opérations ne sont pas étrangères

aux missions de l'établissement, le logement des agents logés par NAS
étant indispensable au bon fonctionnement du service, et que leur
prise en charge ne contrevient donc pas au principe de spécialité
des établissements publics. La convention devra déterminer
précisément l'étendue du mandat confié à l'établissement ainsi que
les modalités de reversement par la collectivité des frais engagés et
elle devra être approuvée à la fois par le conseil d'administration de
l'EPLE et par l'assemblée délibérante de la collectivité. Les opérations
réalisées sous mandat peuvent donner lieu au versement d'avances
(cf. liste des pièces justificatives à produire à l'appui des paiements (§
8) annexée au CGCT).

Direction des Affaires Financières • DAF A3

151
 Mutualisation
8 entre EPLE

Les principales procédures qui permettent aux EPLE

de mettre en commun leurs moyens et leurs
compétences.

 Achats commun page 153

 Modes de gestion page 154
 Mutualisation de moyens page 155

Direction des Affaires Financières • DAF A3

152
achats
commun

 Les établissements scolaires du second

degré public (collèges principalement) ont-
ils la possibilité d'acquérir un bien mobilier
d'une valeur supérieure à 800 euros HT en
mutualisant leurs moyens financiers ?

Tout dispositif de mutualisation entre établissements doit

s'appuyer sur l'article L 421-10 du code de l'éducation: une
convention doit être conclue entre les membres du
groupement de services, après approbation de chacun
des conseils d'administration. Sur le plan comptable, les
écritures sont celles prévues par l'IC-M9-6 pour les
groupements de services. L'achat d'un bien immobilisable
peut être justifié dès lors qu'il sera utilisé en réseau par un
groupe d'établissements. Il conviendra toutefois de prévoir
dans la convention de constitution du groupement la
répartition de ces biens immobilisés dans l'hypothèse d'une
dissolution avant qu'ils n'aient été complètement amortis.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

153
Mode
de gestion

 Le groupement comptable (service

mutualisateur) relève-t-il d'un service
spécial (même si le montant du service
spécial est peu élevé) ou du service général
ALO ?

Le groupement comptable ne fait pas partie des activités

générales d'un EPLE aussi pourrait il être géré en service
spécial. Toutefois, il convient avant d'opter pour ce type de
gestion de s'assurer que les dépenses de l'agence
comptable peuvent être intégralement individualisées par
rapport à celles du service de gestion de l'EPLE, qu'elles sont
d'un montant suffisant pour justifier une gestion spécifique
et qu'elles ne consistent pas en de simples reversements
forfaitaires.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

154
mutualisation
de moyens

 Des EPLE peuvent-ils s'associer pour

mutualiser des actions d'animation ?

À titre liminaire on précisera qu'il est possible pour des EPLE

de mutualiser leurs moyens respectifs en application des
dispositions de l'article R421.7 du CED.

La signature d'une convention soumise à l'accord préalable

du CA des établissements concernés, fixera les modalités
de fonctionnement du groupement et notamment les frais
de fonctionnement dus à l'EPLE support, le mode de
financement des activités et les conditions de gestion des
crédits.

Les crédits concernés pourront être gérés en service spécial

ou budget annexe selon les règles définies aux
paragraphes 2.1.2.2.1.2 et 2.1.2.3 de l'instruction
M9-6.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

155
9 Outils

Tous les logiciels publics ou privés mis à la

disposition de l'EPLE pour lui permettre de gérer plus
facilement ses activités : GFC, Siecle GFE, Egimmo.

 Divers logiciels page 157

 GFC page 158

Direction des Affaires Financières • DAF A3

156
divers
logiciels

 Doit encourager les établissements à

s'équiper de logiciels privés ? La mention
testé par l'EN offre t-elle une garantie ?

Seuls les logiciels développés en interne ou dont les licences

ont été acquises ont un label national qui entraine la
maintenance par nos services. Toute mention telle que, par
exemple, testé par l'Education nationale ne confère à ces
produits privés aucune garantie apportée par
l'administration.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

157
GFC

 Le suivi des opérations de caisse sur GFC

peut-il se substituer à un suivi manuscrit ?

GFC - Comptabilité générale prévoit effectivement la

possibilité pour l'agent comptable d'enregistrer le
développement de la caisse et des valeurs inactives et
d'éditer le PV de caisse correspondant. Son solde est justifié
par la somme des soldes débiteurs des comptes 531 des
établissements dont l'agent comptable assure la
comptabilité conformément aux règles définies dans
l’instruction M9.6. Son développement n'est accessible qu'à
l'agence comptable.

Par ailleurs, il est recommandé d'utiliser tous les documents

disponibles dans le module Comptabilité générale /
Documents / Autres documents qui permettent non
seulement un suivi des opérations de caisse mais
également des comptes de trésorerie et de tiers.

L'utilisation de ces outils dispense le comptable d'un suivi

manuscrit sous réserve de validation quotidienne des
opérations et d'un accès personnalisé.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

158
 Ouverture
10 fermeture
fusion d'EPLE
Les procédures relatives à la création d'un EPLE, sa
fermeture ou sa fusion avec un autre établissement.

 Création page 160

 Fermeture page 162
 Fusion page 163

Direction des Affaires Financières • DAF A3

159
création

 L'arrêté du préfet portant création de l'EPLE

est-il indispensable avant la nomination de
l'ordonnateur et de l'agent comptable ?

L'arrêté du préfet portant création de l'EPLE est

indispensable pour que les agents responsables de sa mise
en place (ordonnateur et agent comptable) puissent y être
nommés et un premier budget constitué, afin d'engager les
opérations nécessaires à une rentrée scolaire dans de
bonnes conditions (achat des mobiliers et matériels,
contrats divers liés à la sécurité, etc.). Cet arrêté de
création, à portée juridique, doit être distingué de la
décision d'ouverture, qui relève de la collectivité de
rattachement . Celle-ci est conditionnée par l'avis de la
commission de sécurité, lequel ne peut évidemment être
sollicité que lorsque la construction sera totalement
achevée.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

160
création

 Un lycée ouvre dans l'académie. Quelle est

la procédure pour l'agent comptable ?

La création de l'établissement et l'acquisition de sa

personnalité morale étant effective dès signature par le
préfet de l'arrêté de création, il est possible de nommer par
intérim, et sans attendre l'ouverture du lycée lors de la
rentrée scolaire un ordonnateur et un agent comptable. Le
nouvel établissement pourrait au demeurant être rattaché
immédiatement et pour l'avenir à l'agence tenue par le
comptable intérimaire. En effet, désormais, dès la création
de l'établissement, le recteur qui est compétent pour
arrêter la carte comptable, peut rattacher la comptabilité
de l'établissement créé à un groupement comptable
existant dès lors qu'il a sollicité l'avis des établissements du
groupement comptable et des collectivités territoriales
concernées. L'avis du conseil d'administration sera sollicité
dès que celui-ci sera constitué.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

161
fermeture

 Un lycée professionnel ferme définitivement:

la procédure comptable est-elle la même
qu'en cas de fusion ? Quel ordonnateur
serait habilité à signer un mandatement
concernant une facture oubliée ?

L'article L.421-19 du code de l'éducation prévoit que lors de

la dissolution d'un établissement public local
d'enseignement, l'ensemble de son patrimoine est dévolu à
la collectivité territoriale de rattachement. La procédure
comptable est en effet identique en cas de fermeture ou
de fusion et donnera lieu aux opérations habituelles de fin
d'exercice prévues à l'article R421-77 du code de
l'éducation. Il appartient en conséquence à la collectivité
de procéder, le cas échéant, à l'ordonnancement des
recettes et des dépenses. Par ailleurs, les contrats en cours
doivent être dénoncés en respectant la période de
résiliation prévue et en motivant la demande dans tous les
cas. Il semble que la théorie du "fait du prince" pourrait être
appliquée puisque la fermeture résulte de la décision d'une
personne morale, en l'occurrence l'État, différente de celle
qui a contracté.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

162
fusion

 Lorsqu'il y a fusion de deux EPLE suffit-il

d'établir le compte financier de
l'établissement n'ayant plus de n° RNE et
d’intégrer les résultats dans le budget initial
de l'établissement unique restant ?

Si seul un des deux établissements disparaît, il conviendra

d'établir le compte financier de celui-ci et d'effectuer le
transfert vers l'autre EPLE. Ce transfert donnera lieu aux
opérations habituelles de fin d'exercice, notamment à
l'établissement de la balance générale de fin d'exercice.
Les opérations de charges à payer et de produits à recevoir
ainsi que celles qui résulteraient des restes à payer et des
restes à recouvrer seront poursuivies par le nouvel
établissement support au titre des droits et obligations
transférés. De même, devront être constatées, le cas
échéant, les charges de provisions et d'amortissements. Les
soldes débiteurs et créditeurs de la balance constituent
respectivement le contenu des postes de l'actif et du passif
du bilan de sortie.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

163
fusion

 En cas de fusion de deux collèges au 01/09

Faut-il établir deux comptes financiers au
31/08 et établir un budget unique pour la
période septembre-décembre ?

S'il y a fermeture des deux collèges et création d'une

nouvelle entité, il convient d'établir un compte financier au
31/8 pour chacun des collèges fermés et un budget pour le
nouvel établissement, portant sur la période septembre-
décembre, puis un compte financier de ce dernier en fin
d'exercice.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

164
fusion

 Lors d'une fusion d'établissements, les

membres des conseils d'administration
concernés doivent ils émettre un avis sur
cette fusion?

Le conseil d'administration ne dispose d'aucune compétence

décisionnelle ou consultative en cas de fermeture, de création
et/ou de fusion d'établissements.
E n effet, en application de l'article L421-1 al. 2 du code de
l'éducation, c'est le Préfet qui est chargé de la création des
établissements publics locaux d'enseignement et qui prend
l’arrêté de fermeture ou de création de l’EPLE, en vertu du
principe du parallélisme des formes, sur proposition de la
collectivité.
Ce n'est que dans un deuxième temps, une fois l’EPLE repreneur
désigné par la collectivité de rattachement pour la reprise du
patrimoine, que son conseil d’administration devra adopter
l’acte budgétaire découlant de cette affectation (décision
budgétaire modificative si l’établissement repreneur existe déjà,
budget initial s’il s’agit d’un nouvel établissement) lors de sa
première réunion.
En effet, une information spécifique et exhaustive sur la fusion
doit être communiquée à l'établissement repreneur,
spécialement sur les actes découlant de cette dernière et
soumis à délibération, notamment la reprise des conventions, les
contrats et les recrutements de personnels, les restes à payer et
produits à recevoir, les soldes des comptes de tiers repris en
bilan d’entrée.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

165
11 patrimoine

La gestion des biens de l'EPLE de leur acquisition

à leur sortie d'inventaire : immobilisation,
amortissement, tenue de l'inventaire, mise au rebut.

 Achat et vente matériel d'occasion page 167

 Amortissements page 170
 Cession de biens page 180
 Dépréciations page 181
 Désaffectation page 183
 Gestion patrimoniale page 184
 Immobilisations page 185
 Inventaire page 188
 Mise au rebut page 193
 Provisions page 194
 Stocks page 201

Direction des Affaires Financières • DAF A3

166
achat et vente
matériel
d'occasion

 Un EPLE souhaite vendre un véhicule de

service à un autre établissement scolaire.
Quelles sont les pièces à fournir à l'acheteur
pour justifier la vente et celles qui doivent
être jointes à l'ordre de recettes ?

En cas de vente, c'est la copie des délibérations du CA

autorisant la vente et fixant le prix du véhicule et de l'arrêté
préfectoral de désaffectation du bien qui servent de
justificatif pour l'ordre de recette de l'EPLE vendeur. Les
pièces à fournir à l'acheteur sont les suivantes :

 Le certificat de situation administrative du véhicule,

document qui regroupe les certificats de vente et de
non gage ( Art. L 322-2 et L.330-3 du code de la route).
à télécharger sur www.interieur.gouv.fr

 Le certificat d'immatriculation (carte grise), revêtu de la

mention "vendu le..." suivi de la date et de la signature
de l'ancien propriétaire (le chef d'établissement)

 Le certificat de cession en trois exemplaires (Art. R332-4

et R332-9 du code de la route)

 Un rapport de contrôle technique de moins de 6 mois

pour les véhicules de plus de 4 ans. (Art. R323 à R323.22
du code de la route)

 Le cas échéant, la vignette et son talon.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

167
achat et vente
matériel
d'occasion

 Un EPLE peut-il lui-même décider de vendre

des matériels autrefois propriété d'une autre
collectivité sans passer par une
désaffectation et sans l’avis de « France –
domaine » ?

L'EPLE doit en premier lieu s'assurer que la collectivité

antérieurement propriétaire des biens n'a pas notifié
expressément sa volonté d'en conserver la propriété (article
L 421- 17 du code de l'éducation). Si tel n'est pas le cas,
l'EPLE en est propriétaire. Dès lors, ce matériel fait partie du
domaine public dans la mesure où d'une part il appartient
à une personne publique (l'EPLE) et où, d'autre part, il est
affecté au service public de l'enseignement. Toute cession
nécessite en conséquence de respecter la procédure de
désaffectation (circulaire du 9 mai 1989). Ce n'est qu'à
l'issue de cette procédure que le propriétaire (ici l'EPLE)
recouvre le libre usage du bien et peut l'aliéner.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

168
achat et vente
matériel
d'occasion

 Les EPLE doivent-ils obligatoirement acheter

du matériel neuf ou est-il possible d'acheter
du matériel reconditionné ? Quelles sont les
conditions à respecter ?

Aucune disposition n'interdit l'achat de matériel non neuf,

ou le recours à la location. Ce sont des considérations
économiques qui font choisir entre un matériel neuf ou non.
Il convient évidemment de respecter les principes de liberté
d'accès à la commande publique, d'égalité de traitement
entre les candidats et de transparence des procédures,
énoncés dans le code des marchés publics, dans la mesure
où l'achat de matériels d'occasion entre dans le cadre du
CMP. Le cas échéant, il faudra également s'assurer que cet
usage n'est pas contraire à la destination de la subvention
prévue par le financeur.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

169
amortissements

 Comment se calcule l'amortissement d'un

bien en cas de cofinancement ?

En cas de co-financement d'un bien immobilisable il

convient de fractionner l'amortissement au prorata du
montant des multifinancements.
On se reportera au à la fiche Outil d'aide au calcul de
l'amortissement qui offre la possibilité de répartir
l'amortissement d'un bien au prorata dans le cas de
cofinancement.
Cet outil propose notamment une fiche excel automatisée
qui, permet dans le cas d'un mulifinancement d'un bien de
fractionner son montant total en fonction de l'origine du
financement : fonds propres, dotation ou subvention et le
cas échéant de recourir simultanément à l'amortissement
réel et neutralisé.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

170
amortissements

 Les biens immobilisés, acquis sur la

taxe d'apprentissage, font-ils l'objet d'un
amortissement réel ou neutralisé ?

La taxe d'apprentissage est une subvention spécifique

versée aux EPLE, et ce conformément à la nomenclature
du plan comptable général en dépense (compte 13181
produits des versements libératoires, ouvrant à l'exonération
de la TA et en recettes dans le compte 748 autre
subvention d'exploitation 7481 produits des versement
libératoires ouvrant droit à exonération de TA). Les biens
immobilisables financés dans ce cadre feront l'objet d'un
amortissement neutralisé.
On rappellera toutefois que le traitement différera s'il s'agit
d'une dotation en matériel ou d'une subvention.
Ainsi on appliquera :
 dans le cas de biens acquis sur dotation l'amortissement
neutralisé,
 dans le cas de biens acquis sur subvention, une autre
forme d'amortissement neutralisé : l'amortissement de la
subvention.
On notera que ces deux techniques d'amortissement
neutralisé sont sans influence sur le résultat et sur la CAF.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

171
amortissements

 Puis-je annuler ou reprendre un

amortissement ?

Non même si le compte 78 s'appelle « reprises sur

amortissements et provision », il n'y a pas de reprise sur
l'amortissement qui est irréversible. En effet, celui-ci ne fait
que constater la consommation des avantages que
procure le bien.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

172
amortissements

 A quel service sont imputées les dépenses

relatives aux amortissements réels ?

En théorie au service qui utilise le bien. Ce qui est important

c'est que la part négative du résultat qu'entraîne
l'amortissement réel soit affectée au compte de réserves
qui a enregistré le financement du bien acquis sur fonds
propres. On retiendra afin de faciliter le suivi comptable
d'enregistrer les biens acquis sur fonds propres aux comptes
des réserves générales afin d'enregistrer la diminution des
réserves liée à l'amortissement à ce même compte.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

173
amortissements

 Qu'elles sont les conséquences de

l'amortissement réel sur le résultat de
l'exercice ?

L'amortissement réel diminue le résultat mais n'a pas

d'impact sur la CAF donc sur le fonds de roulement.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

174
amortissements

 Par quelles opérations réalise-t-on un

amortissement ?

Un mandat au compte 6811 suivi d'une opération

comptable au crédit du compte 28x. Si l'amortissement est
neutralisé on effectue simultanément un ordre de recettes
au compte 776 ou 777 suivi d'une opération comptable au
débit du compte 102 (ou 103) ou 139.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

175
amortissements

 L'amortissement réel nécessite t-il un

financement spécifique ?

Non

L'amortissement n'est que la constatation d'une part de la

consommation des avantages attendus. Il enregistre la
perte de valeur d’un bien immobilisé. Il permet de
déterminer la valeur nette comptable.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

176
amortissements

 Quand effectue t-on un amortissement réel ?

On effectue un amortissement réel lorsque le bien est

financé sur fonds propres.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

177
amortissements

 Qu'est ce qu'un amortissement neutralisé ?

C'est une charge relative aux dotations aux amortissements

qui est compensée par une recette du même montant.
L'amortissement est neutralisé lorsque le bien est reçu en
dotation ou financé par une subvention. Lorsqu'il n'est pas
neutralisé l'amortissement est dit réel.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

178
amortissements

 L'amortissement des biens immobilisés est il

obligatoire ?

Oui

Il remplace les dépréciations opérées par des écritures

comptables. Il est budgétaire et prévu dès le budget initial
pour les biens acquis les années précédentes.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

179
Cession
de biens

 Quelle est la procédure à appliquer en cas

de cession d'un bien à titre onéreux ?

Dans la mesure où le bien a toujours une valeur

marchande, on s'appuiera sur les dispositions du § 2.5.6.10
de l'IC M9-6 : « Lorsque le bien est destiné à être vendu car
sa valeur marchande est non nulle ou si le bien est
immatriculé aux domaines (véhicules), sa sortie de
l’inventaire est précédée d’une désaffectation prononcée
par le préfet. C’est l’arrêté de désaffectation du bien qui
permet de déclencher les opérations de sortie d’inventaire
(autorisation du CA, décision budgétaire modificative et
opérations budgétaires et comptables). Le produit éventuel
de la vente est constaté par un ordre de recettes au
service général « administration et logistique », compte 775
« produits de cession des éléments d’actif »".

On précisera que la "procédure de désaffectation

simplifiée de certains meubles destinés à la mise au rebut "
mentionnée au § 1-b) de la circulaire du 9 mai 1989 ne
concerne que les biens n'ayant aucune valeur marchande
et cédés à titre gratuit.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

180
dépréciations

 A quel service sont imputées les provisions

pour dépréciation des comptes de tiers ?

Au service concerné par la créance. Cette provision

diminuera le résultat et c'est l'affectation de ce résultat
global qui déterminera le compte des réserves concerné.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

181
dépréciations

 La dépréciation d'un bien existe-t-elle

toujours ?

Oui

Mais elle ne correspond plus comme actuellement à une

diminution progressive de la valeur du bien mais à sa
diminution ponctuelle. La dépréciation est contrairement à
l'amortissement réversible.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

182
désaffectation

 Comment appliquer la procédure de

désaffectation lorsqu'un EPLE envisage
d'acheter un véhicule à un concessionnaire
avec reprise par ce dernier de l'ancien
véhicule ?

Lorsque l'établissement est propriétaire du bien, il convient de

procéder à la désaffectation du bien selon les dispositions de la
circulaire du 9 mai 1989 qui prévoit après autorisation du conseil
d'administration (article R421-20 9° du code de l'éducation), la
transmission à la collectivité de rattachement et un arrêté du préfet
prononçant la désaffectation. La vente est alors possible, sans
obligation de passer par l'intermédiaire du service des domaines. En
effet, seuls les véhicules qui ont une immatriculation domaniale
doivent être remis au service des domaines. Le recours aux Domaines
peut en revanche être conseillé pour la détermination du prix de
vente. La sortie d'un bien immobilisé, dont l'EPLE est propriétaire, doit
par conséquent d'abord faire l'objet d'une désaffectation qui est la
procédure de droit commun lorsque le bien a une valeur
marchande. Si l'ancien véhicule est inscrit à l'inventaire de l'EPLE, il
doit être désaffecté selon la procédure de désaffectation prévue
dans la circulaire du 9 mai 1989. Cette procédure doit faire l'objet
d'une délibération du CA de l'établissement. Au terme de cette
procédure, l'établissement peut disposer librement de ces biens pour
les aliéner (vente ou cession). Dans le cas d'espèce, le CA devra être
informé de la destination finale de l'ancien véhicule et de l'achat du
véhicule neuf à l'occasion de la délibération précitée. Il conviendra
évidemment de conclure un contrat avec le vendeur, soumis à
l'approbation du conseil d'administration, conformément aux
dispositions de l'article R421-20 6° -c du code précité.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

183
gestion
patrimoniale

 Un EPLE peut-il vendre à un autre EPLE des biens

immobilisables ou des petits matériels non
immobilisables ayant encore une valeur
marchande si ceux-ci ont été acquis sur les fond
propres ? A quelles conditions ?

Avant d'aliéner un bien ( immobilisé ou non ), tout EPLE doit procéder

à une désaffectation qui a pour effet de lui en rendre le libre usage.
Pour permettre aux autorités de contrôle de se prononcer sur la
demande de désaffectation prise sous la forme d'une délibération du
conseil d'administration sollicitant cette procédure, elle doit contenir
les éléments suivants :
 le propriétaire,
 l'usage du bien,
 la date d'affectation du bien à l' EPLE,
 la valeur initiale du bien à son entrée à l'inventaire,
 la valeur marchande au jour de la délibération,
 la destination nouvelle du bien.

Il ne faut pas confondre cette procédure avec celle préconisée dans

la circulaire du 9 Mai 1989 puisque cette mise au rebut ne peut se
faire que lorsque le bien n'a plus de valeur marchande. De plus, dans
tous les cas (bien acquis sur fonds propres ou sur subvention) le préfet
prend la décision sous la forme d'un arrêté de désaffectation. C'est la
copie de la délibération du CA et de l'arrêté préfectoral qui servira
de justificatif pour l'ordre de recette de l' EPLE vendeur. Pour l'EPLE
acheteur, il s'agira d'une facture visant cette même délibération et
ce même arrêté qui sera joint au mandat. Enfin les inventaires
respectifs devront être mis à jour.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

184
Immobilisations

 La dotation globale de fonctionnement

peut-elle financer des immobilisations ?

La dotation de fonctionnement n'a pas pour finalité

l'investissement mais le fonctionnement de l’EPLE. Il est
possible que la collectivité territoriale de rattachement
estime qu'un EPLE qui utilise la DGF pour financer des
immobilisations est surdoté. En revanche, rien ne s'oppose à
ce que la possibilité pour l'EPLE d'investir sur dotation de
fonctionnement soit évoquée dans le cadre de la
convention tripartite.

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185
Immobilisations

 Comment s’opère la gestion comptable

d’une immobilisation fiancées par plusieurs
EPLE ? (page 1/2)

L'immobilisation est comptabilisée à l'actif de chaque

établissement qui la finance à hauteur de sa quote-part de
financement.
Conformément aux dispositions du § 2.5.6.1 de l'IC M9.6 : "Le
financement des immobilisations est enregistré aux comptes de
racines :
102 lorsqu’ils sont mis à disposition de l’établissement ;
131 lorsque les biens ont été financés grâce à des subventions.
Le financement des immobilisations est constaté au compte
1068 lorsque les biens ont été financés sur les fonds propres de
l’établissement."
Par ailleurs le § 2.5.6.5. de l'IC précitée , prévoit qu'une
convention puisse régir l'acquisition et le financement en
commun d'un actif. Cependant le mécanisme décrit issu de
l'instruction relative aux immobilisations incorporelles et
corporelles contrôlées conjointement du 31 janvier 2014 ne
pourra être appliqué qu'après modification du système
d'information financier des EPLE.
En attendant il s'agit de continuer à utiliser le mécanisme
suivant:
1- Concernant l'établissement qui acquiert le bien pour le
compte des autres EPLE

Direction des Affaires Financières • DAF A3

186
Immobilisations

 Comment s’opère la gestion comptable

d’une immobilisation fiancées par plusieurs
EPLE ? (page 2/2)

(…)
le bien acquis en co-financement sera inscrit à l'inventaire de
l'établissement support et comptabilisé :
intégralement pour sa valeur d'achat à l'actif au compte
d'immobilisation par nature (classe 2)
intégralement pour sa valeur d'achat au passif, mais ce
montant total sera ventilé pour retracer la participation des
établissements co-financeurs - compte 13186 "participation
reçues pour équipement du groupement de service"
Les amortissements seront retracés dans la comptabilité
budgétaire et générale de cet établissement et ventilés selon
l'origine du financement du bien.
2- Concernant les autres EPLE
Même si le bien n'est pas comptabilisé au bilan de ces EPLE , il
pourra être suivi à l’inventaire R, ce qui permettra de le
répertorier et d'en assurer le suivi.
La participation financière au co-financement fera l'objet d'un
mandat en OPC au compte 266 "Autres formes de
participations ( dont participation à constitution de patrimoine
commun)"

Direction des Affaires Financières • DAF A3

187
inventaire

 Comment s'opèrent les sorties d'inventaire

des biens totalement amortis ?

Les sorties d'inventaire des biens totalement amortis

donnent lieu à l’émission d’un ordre de recettes qui
générera l'écriture suivante :
 débit des comptes d'amortissement 28xx par le crédit du
compte 21x qui a enregistré le montant du bien
immobilisé.
Cette opération ne nécessite pas de recourir à une DBM.
Dans le cas de la sortie d'un bien acquis sur subvention, il
conviendra de s’assurer que l'annulation du financement
par l'écriture comptable décrite au 5- de la planche 6 de
l'annexe précitée : débit des comptes 131x/138 par le
crédit du compte 139, a bien été effectuée
précédemment.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

188
inventaire

 Un bien doté doit-il être inscrit à l'inventaire

de l'EPLE ?

L'instruction 06-007-M9 du 23 janvier 2006 relative à la

comptabilisation des actifs et des passifs ainsi qu'à
l'amortissement et à la dépréciation de l'actif introduit la
notion de contrôle de la ressource. Cette notion reprise
dans le titre 5 de l'instruction précise que, pour
comptabiliser une immobilisation, il faut que l'établissement
en tire un avantage économique, lié au potentiel de
service et en assure le contrôle.

L'EPLE tire un avantage économique de l'exploitation du

bien mis à sa disposition par la collectivité : ces biens seront
donc, sous réserve d'avoir les informations nécessaires,
inscrits à l'inventaire de l'établissement et comptabilisés à
son bilan, même si le bailleur en conserve la propriété.

Les biens acquis par l'EPLE, quelque soit la source de

financement (fonds propres ou subvention), seront
naturellement inscrits à l'inventaire et comptabilisés au
bilan.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

189
inventaire

 Doit-on recourir à une DBM pour procéder à

la sortie d'inventaire d'un bien totalement
amorti ?

Au vu des schémas d'écritures reproduites à l'annexe 7 de

l'IC-M9-6 - planches 4 - 5 et 6, on peut constater que les
sorties d'inventaire des biens totalement amortis donnent
lieu à l'écriture suivante : débit des comptes
d'amortissement 28xx par le crédit des comptes
d'immobilisation 21.

Ces sorties s'opèrent par l’émission d’un ordre de recettes

sans qu'il soit nécessaire de recourir à une DBM.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

190
inventaire

 Un agent comptable constate que des biens

immobilisés sont inscrits à l'inventaire sans
que soient connus les comptes de
financement. Comment remédier à cette
situation ?

Dans ce cas, il incombe à l'EPLE d'estimer de la manière la

plus précise possible en fonction des renseignements dont il
dispose, l'origine du financement des matériels concernés
en fonction notamment de leur nature et de leur coût.
Cette estimation pourrait faire l'objet d'une délibération du
CA et lui être présentée comme la volonté de mettre en
cohérence le patrimoine réel, l'inventaire comptable et la
balance des comptes. La traçabilité de ces opérations
devra être assurée par l'agent comptable qui pourra
s'appuyer sur l'acte précité et procéder à la mise à jour de
la comptabilité patrimoniale.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

191
inventaire

 Concernant l'inventaire des immobilisations,

la création des budgets annexes induira-t-
elle un inventaire spécifique des
immobilisations pour chaque budget
annexe ?

L'instruction M9.6 définit au paragraphe 2.1.1.2 -l'unité, le

budget annexe comme une exception au principe de
l'unicité du budget. Elle précise aussi que le budget annexe
s'analyse comme un service spécial doté d'opérations en
capital. L'inventaire est unique pour l'établissement, il est
suivi dans une comptabilité auxiliaire. Ainsi, les biens acquis
pour l'activité retracée en budget annexe seront gérés
dans la comptabilité propre à chaque budget annexe ;
ceux acquis pour l'activité principale seront retracés dans la
comptabilité du budget principal.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

192
mise au rebut

 Dans le cadre de la mise au rebut d'un bien,

quelles sont les attributions respectives de la
CTR propriétaire et du CA de l'EPLE ?

La mise au rebut est une procédure de désaffectation

simplifiée concernant les biens qui n'ayant plus aucune
valeur marchande peuvent être cédés à titre gratuit. Elle
est décrite au paragraphe 1)b) de la circulaire
interministérielle du 9 mai 1989 relative à la désaffectation
des biens des écoles, des collèges et des lycées.

La mise au rebut est prononcée après délibération du

conseil d'administration conformément aux dispositions de
l'article R421-20 - 9° code de l'éducation et le cas échéant
l'accord de principe de la collectivité territoriale
propriétaire. Une fois la délibération du CA exécutoire,
l'EPLE pourra sortir « physiquement » le bien de son
inventaire et procéder à la mise à jour de la comptabilité
patrimoniale.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

193
provisions

 Les provisions et les reprises sur provisions

font-elles l'objet d'opérations budgétaires ?

Oui

En section de fonctionnement aux comptes 68x "dotations

aux amortissements et aux provisions" et aux comptes 78x
"reprises sur amortissements et provisions".

Direction des Affaires Financières • DAF A3

194
provisions

 Quand dois-je faire une reprise sur

provision ?

Lorsque la dépréciation ou le risque est avéré afin de

réaliser les opérations liées au risque ou à la dépréciation
(condamnation, admission en non valeur etc.) ou si le
risque ou la dépréciation n'existe plus. La reprise d'une
provision pour charge s'effectue généralement lorsque l'on
assume la charge en question (renouvellement d'un bien).

Attention, l’ouverture des crédits pour pouvoir mandater la

charge liée à la réalisation du risque ou de la perte de
valeur, doit faire l’objet d’un prélèvement sur fonds de
roulement (DBM de niveau 3). La création et la reprise de
provision ne font que transférer la somme identifiée du
compte de réserves au compte de provision, et
inversement.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

195
provisions

 Quand dois-je faire une provision pour

dépréciation des valeurs mobilières de
placement ?

Lorsque la VMP risque d'être vendue pour un montant

inférieur à sa valeur d'achat (les EPLE ne sont en principe
pas concernés).

Direction des Affaires Financières • DAF A3

196
provisions

 Quand dois-je faire une provision pour

dépréciation de compte de tiers ?

Lorsque le recouvrement d'une créance est incertain.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

197
provisions

 Quand dois-je faire une provision pour

risque ?

Lorsque que l'activité de l'établissement a fait naître un

risque (exemple recours devant le tribunal des
prud'hommes contrat aidé)

Direction des Affaires Financières • DAF A3

198
provisions

 Quand dois-je faire une provision pour

charge ?

Lorsque je souhaite répartir une dépense prévisible, compte

tenu de son importance, sur plusieurs exercices (exemple
prévision d'achat d'un matériel trop onéreux pour être
financé sur l'exercice).
Attention cette possibilité disparaîtra le 1er janvier 2017.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

199
provisions

 Puis-je annuler ou reprendre une provision ?

Oui

Il s'agit d'une opération de reprise sur provision effectuée au

compte 78 intéressé. La reprise est systématique dès que le
risque, la charge, la dépréciation est constaté ou
définitivement écarté.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

200
stocks

 Les comptes de la classe 3 qui enregistrent

les divers stocks sont-ils mouvementés en
comptabilité budgétaire ?

Non

Les comptes de classe 3 sont mouvementés par le

comptable après des opérations budgétaires réalisées en
section de fonctionnement.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

201
stocks

 Les variations de stocks ont-elles une

influence sur le FdR ?

Oui

La variation du stock fait varier le FdR dans le même sens.

Cependant cette variation du stock entraînant une
variation identique du BFdR, elle n'influe pas sur la trésorerie
de l'établissement. Même si la DBM, précédant la
diminution du stock, diminue le FdR, elle est pour
information du CA.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

202
stocks

 Les opérations budgétaires relatives aux

variations de stocks et en cours nécessitent-
elles des DBM préalables ?

Seule la diminution du stock qui se traduit par un mandat

au compte de classe 6 intéressé peut, si les crédits ouverts
au service considéré sont insuffisants, nécessiter une
modification du budget.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

203
stocks

 Les variations de stocks et en cours sont-

elles des opérations budgétaires ?

Oui

Les variations de stocks sont enregistrées par les

opérations budgétaires effectuées sur les comptes
de classe 6 et de classe 7.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

204
12 régies

Les modalités de mise en place, les principales

caractéristiques et le fonctionnement des régies
d'avances et de recettes.

 Clôture page 206

 Dépenses et recettes page 207
 Habilitation page 211
 Passation de service page 212
 Régisseur page 214
 Seuil de paiement page 216

Direction des Affaires Financières • DAF A3

205
clôture

 Un changement de chef d'établissement

nécessite-t-il de clôturer la régie existante ?

Non

On se reportera aux dispositions de l'article 3 du décret

n°92-681 du 20 juillet 1992 modifié relatif aux régies de
recettes et aux régies d'avances des organismes publics :
"Sauf disposition contraire, prise en accord avec le ministre
du budget, le régisseur est nommé par arrêté ou décision
de l'ordonnateur de l'organisme public auprès duquel la
régie est instituée" et de l'article 1 de l'arrêté du 11 octobre
1993 modifié habilitant les chefs d’établissement d’EPLE à
instituer des régies de recettes et d’avances : "Le chef d'un
établissement public local d'enseignement appartenant ou
non à un groupement comptable peut, par décision prise
sous sa seule signature, créer des régies de recettes pour
l'encaissement des produits suivants "

Ces textes font en effet référence à la "fonction de chef

d'établissement", et non au chef d'établissement de
manière nominative. Ainsi, le changement d'un chef
d'établissement ne nécessite pas la clôture des régies de
recettes et d'avances créées par son prédécesseur.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

206
dépenses
et recettes

 Quelles sont les écritures à passer par le

comptable lorsqu'un régisseur de recettes,
gestionnaire d'EPLE, dépose directement son
encaisse en numéraire sur le compte DFT de
son établissement au guichet de la
trésorerie locale ?

Lorsque le régisseur dépose les espèces de la régie

directement sur le compte DFT de l'établissement, il agit
comme mandataire de l'agent comptable. Cette
opération correspond à la contraction de la remise
d'espèces à l'agence comptable puis le dépôt d'espèces
de la caisse de l'agent comptable au compte de dépôt de
fonds trésor. Cette facilité technique, que nous
déconseillons, ne doit pas remettre en cause les contrôles
de l'agent comptable sur les encaissements des régisseurs
et n'autorise pas la contraction des écritures. Nous
observerons que si les recettes sont conséquentes, il est
possible d'ouvrir un compte DFT au profit d'un régisseur et
de lui mettre éventuellement à disposition des moyens de
paiements (chèques, carte bancaire) afin d'effectuer des
dépenses avant ordonnancement dans les limites
autorisées par la réglementation en vigueur.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

207
dépenses
et recettes

 Un régisseur peut-il se voir associer dans

l'acte d'habilitation un régisseur suppléant ?
Et peut-il lui-même déléguer une partie de
ses attributions de régisseur, en instituant
une sous régie ou une avance pour menues
dépenses ?

L'instruction codificatrice n° 98-065-M9-R du 4 mai 1998

modifiée a prévu la possibilité de nommer un régisseur
suppléant dans l'acte constitutif de la régie, qui doit être
désigné avec l'agrément de l'agent comptable. Il est
destiné à remplacer le régisseur titulaire en cas d'absence
pour maladie, congé ou tout autre empêchement
exceptionnel. D'après l'instruction précitée, il est prévu que
lorsqu'un agent est chargé à la fois des fonctions de
régisseur d'avances et de régisseur de recettes, il ne doit
tenir qu'une seule comptabilité retraçant l'ensemble des
opérations qu'il est habilité à effectuer et une seule caisse.
Toutefois, la comptabilité des régies doit faire ressortir à tout
moment pour les régies de recettes, la situation de leurs
disponibilités, et pour les régies d'avances, la situation de
l'avance reçue.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

208
dépenses
et recettes

 Le gestionnaire d'un établissement rattaché

doit-il nécessairement être nommé régisseur
d'avances en même temps que régisseur
de recettes ?

L'arrêté du 11 octobre 1993 modifié autorise les chefs

d'établissement, ordonnateurs des EPLE, à instituer des
régies de recettes et des régies d'avances par décision
prise sous leur seule signature. Pour le comptable, la
création d'une régie d'avances est toujours préférable à
une avance pour menues dépenses car le régisseur est
responsable personnellement tandis que le comptable est
responsable des opérations effectuées par un agent
disposant d'une avance. En conséquence, il convient de
respecter les prescriptions de l'IC-M9-6.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

209
dépenses
et recettes

 Quelles sont les restrictions au

fonctionnement des régies de recettes ? Les
recettes au comptant sont-elles les seules
admises ?

L'instruction n° 98-065-M9-R du 4 mai 1998 modifiée sur les

régies de recettes des EPN et des EPLE, Titre I chapitre
2,2.2.1 nature des recettes à encaisser précise
effectivement que le recours à une régie se justifie quand
les recettes à percevoir ont le caractère de recettes au
comptant. L'arrêté modifié du 11 octobre 1993 modifié
habilitant les chefs d'établissement à instituer des régies,
énumère les produits pouvant être encaissés par
l'intermédiaire des régies parmi lesquels figurent les frais
scolaires perçus forfaitairement sans précision sur l'exercice
auquel se rapporte la constatation. Or ces produits ne
peuvent évidemment pas être constatés en même temps
que l'encaissement.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

210
habilitation

 Pourquoi le compte 165 “Dépôts et

cautionnements reçus” n'est-il pas
accessibles sur GFC lors des habilitations de
régie ?

Le compte 165 « dépôts et cautionnement » n'est

effectivement pas accessible lors des habilitations de régie
sur GFC. On rappellera qu'il ne s'agit pas d'un
dysfonctionnement de l'outil mais de son adéquation avec
la réglementation en vigueur. En effet, les produits
concernés ne font pas partie des encaissements autorisés
dans le cadre d'une habilitation de régie de recettes
conformément aux dispositions de l'article 1 de l'arrêté du
11 octobre 1993 modifié qui en dresse une liste limitative.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

211
passation
de service

 Lors de la passation de service entre

comptables qu'en est-il de la validité des
régies ? (page ½)

Il convient de préciser que les régies de recettes et/ou

d'avances en EPLE sont créées sur décision du chef
d'établissement. Lors de la passation de service, deux
situations sont susceptibles de se présenter :
 si la passation de service est consécutive à un
changement de comptable, la clôture des régies n'est
pas nécessaire,
 si la passation de service est consécutive à une
restructuration du groupement comptable, la clôture des
régies des établissements concernés doit être effectuée.

Dans le 1er cas, la régie étant maintenue, Dans le second

cas, il convient de procéder à la création d'une nouvelle.
Les décisions de création de régies sont exécutoires à
compter de leur date de création prévue à l'arrêté du 11
octobre 1993 modifié par l'arrêté du 21 novembre 2005. (…)

Direction des Affaires Financières • DAF A3

212
passation
de service

 Lors de la passation de service entre

comptables qu'en est-il de ces régies ?
(page 2/2)

(…)

Par ailleurs, il est utile de préciser qu'il est possible d'instituer,

conformément au § 3.2.8.5.4 de l'IC-M9-6, une avance
confiée "à titre permanent ou occasionnel à certains
agents pour le règlement au comptant de menues
dépenses et dont le faible montant ne justifie pas l'institution
d'une régie.

Le montant de ces avances, qui ne peut excéder 300 euros

est fixé par décision de l'ordonnateur, sur avis favorable de
l'agent comptable. Les avances pour menues dépenses
constituent un mode de règlement des dépenses confiées
à un tiers sous la responsabilité de l'agent comptable".

Direction des Affaires Financières • DAF A3

213
régisseur

 L'adjoint du chef d'établissement peut-il être

nommé régisseur de recettes et/ou de
dépenses ?

Les régisseurs de recettes et / ou d'avances sont nommés

par le chef d'établissement parmi le personnel de l'EPLE
avec l'agrément de l'agent comptable (article 9 de l'arrêté
modifié du 11 octobre 1993).

Rien ne s'oppose à ce que l'adjoint au chef d'établissement

soit nommé régisseur sauf s'il a reçu délégation pour
exercer des fonctions d'ordonnateur conformément à la
“règle exigeant que les fonctions comptables soient
distinctes des fonctions de liquidation et de contrôle”
(Instruction codificatrice n° 05-042-M9-R du 30 septembre
2005 / Chapitre 2 - Choix des régisseurs).

Direction des Affaires Financières • DAF A3

214
régisseur

 Un gestionnaire peut-il démissionner de sa

fonction de régisseur de recettes et de
dépenses ?

Il est important de rappeler, conformément aux dispositions

de l'IC-M9-6 (§ 1.1.2.6 - Les régisseurs) que le gestionnaire
non comptable « doit être institué régisseur d'avances et de
recettes [...] lorsqu'il est amené dans le cadre de ses
fonctions, à effectuer certains paiements ou à percevoir
certaines recettes » ; par ailleurs aucun texte ne fait
mention d'une procédure permettant au régisseur de
démissionner à moins qu'il ne soit démis de ses fonctions.

Il convient donc à notre sens, dans un premier temps, de

rappeler au gestionnaire concerné que son comportement
pourrait être assimilé à une faute et de rechercher un
consensus au niveau du problème indemnitaire, avant
d'envisager le cas échéant une mesure disciplinaire.

Dans l'attente d'une solution et afin de ne pas perturber le

fonctionnement de l'EPLE l'agent comptable peut désigner
un mandataire ayant la qualité pour agir en son nom et
sous sa responsabilité et auquel il pourra déléguer
l'encaissement de certaines recettes et le paiement au
comptant de certaines dépenses.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

215
seuil de
paiement

 L'arrêté du 11 octobre 1993 qui fixe la limite

donnée au régisseur à 1500 € par opération,
s'étend t-elle par voyage ou par opération
de paiement ?

En premier lieu, il convient d'observer que l'arrêté du 11 octobre 1993

distingue les dépenses de matériel et de fonctionnement (entraînées
par le fonctionnement ordinaire d'un EPLE) des voyages. En effet, s'il
prévoit tout d'abord : Le montant maximal des dépenses de matériel
et de fonctionnement est fixé à 5 000 F (porté à 1 500 euros) par
opération, le même arrêté ajoute : Peuvent, en outre, être payés par
l'intermédiaire des régies d'avances prévues ci-dessus : Les frais
exposés à l'occasion de voyages scolaires, que ceux-ci soient ou non
effectués dans le cadre d'appariements entre établissements
d'enseignement, sous la forme d'avances ou après service fait. Il
apparaît en conséquence que les frais exposés à l'occasion de
voyages scolaires ne relèvent pas du seuil maximal fixé dans la
phrase précédente. D'autre part, cet arrêté rédigé en 1993 ne
pouvait prendre en compte la notion d'opération au sens des
marchés publics, qui n'a été introduite en matière de services qu'en
2001 dans la réglementation et qui, de plus, n'a aucune relation avec
le fonctionnement des régies, lesquelles ne sont constituées que pour
faciliter les opérations de paiement. Il convient donc de considérer
que le montant maximal des dépenses de matériel et de
fonctionnement prévu par l'arrêté du 11 octobre 1993 (porté à 1 500
euros a/c du 1er janvier 2002) doit s'entendre par opération de
paiement. Il est donc possible de mettre à disposition du régisseur une
avance supérieure à ce montant, déterminée en fonction de ses
besoins réels, comme le prévoit l'instruction M.9-R (cf. Titre 5, chapitre
1, point 1).

Direction des Affaires Financières • DAF A3

216
 Réglementation
13 générale

Les notions générales et les grands principes qui

régissent les activités de l'EPLE.

 Contravention page 218

 Délégation page 219
 Formation des enseignants page 221
 Garantie page 222
 Principe de gratuité page 223
 Principe de spécialité page 226
 Responsabilité page 228

Direction des Affaires Financières • DAF A3

217
contravention

 Une contravention a été adressée à

l'encontre d'un gestionnaire qui conduisait
le véhicule de service au motif que la
voiture n'avait pas subi de contre visite
demandée pour le contrôle anti-pollution.
Qui doit payer l'amende, l'EPLE ou le
conducteur ?

Il convient de se référer à l'article R. 323-1 du code de la

route, qui prévoit explicitement la responsabilité du
propriétaire lorsque le contrôle technique obligatoire n'est
pas effectué dans les délais prescrits. 3ème alinéa : Le fait
pour tout propriétaire de mettre ou maintenir en circulation
un véhicule sans avoir satisfait aux obligations de contrôle
technique fixées par le présent chapitre est puni de
l'amende prévue pour les contraventions de la quatrième
classe. Cette amende n'a dons pas à être payée par le
conducteur, mais par le propriétaire (EPLE ou collectivité
territoriale de rattachement).

Direction des Affaires Financières • DAF A3

218
délégation

 L'adjoint-gestionnaire peut-il obtenir délégation

de signature sur l'ensemble des compétences du
chef d'établissement ? (page ½)

L'article R.421-13 du Code de l'éducation modifié par le décret

n° 2011-1716 du 1er décembre 2011 relatif à l'organisation et au
fonctionnement des établissements publics locaux
d'enseignement précise :

« II. - Dans ses fonctions de gestion matérielle, financière et

administrative, le chef d'établissement est secondé par un
adjoint gestionnaire, membre de l'équipe de direction, nommé
par le ministre chargé de l'éducation ou l'autorité académique
habilitée à cet effet, parmi les personnels de l'administration
scolaire et universitaire. L'adjoint gestionnaire est chargé, sous
l'autorité du chef d'établissement et dans son champ de
compétence, des relations avec les collectivités territoriales et il
organise le travail des personnels administratifs et techniques
affectés ou mis à disposition de l'établissement.

III. - Le chef d'établissement peut déléguer sa signature à

chacun de ses adjoints.

En cas d'absence ou d'empêchement, le chef d'établissement

est suppléé par le chef d'établissement adjoint, notamment
pour la présidence des instances de l'établissement.

(…)

Direction des Affaires Financières • DAF A3

219
délégation

 L'adjoint-gestionnaire peut-il obtenir délégation

de signature sur l'ensemble des compétences du
chef d'établissement ? (page 2/2)

(…)

En cas d'absence ou d'empêchement du chef d'établissement,

lorsque celui-ci n'a donné aucune délégation à cet effet,
l'autorité académique nomme un ordonnateur suppléant qui
peut être le chef d'établissement adjoint ou l'adjoint
gestionnaire, sous réserve que celui-ci ne soit pas l'agent
comptable de l'établissement, ou le chef d'un autre
établissement. »

Ainsi, la délégation du chef d'établissement à l'adjoint

gestionnaire, si elle est limitée aux fonctions de gestion
matérielle, financière et administrative, peut englober
néanmoins tous les actes du CE qui y ont trait y compris les actes
relevant de la fonction d'ordonnateur.

Cependant, un gestionnaire qui serait aussi agent comptable

de l'EPLE ne pourra recevoir de délégation de signature pour les
actes relevant de l'ordonnateur (et ce au regard du principe de
séparation des ordonnateurs et comptables (art 9 du décret
2012-1246 du 7 novembre 2012). La question se pose également
pour l’adjoint gestionnaire, régisseur de dépenses et/ou de
recettes. Il ne pourra recevoir de délégation de l’ordonnateur
sur les champs de dépenses (mandat des DAO) et de recettes
sur lesquels, il assure les fonctions de régisseur.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

220
formation des
enseignants

 Les frais imputables à la formation des

enseignants peuvent-ils être pris en charge
par l'EPLE sur la base d'une convention ?

Les dépenses de rémunération (et consécutivement de

formation) des personnels enseignants des EPLE sont à la
charge de l'Etat, conformément à l'article L.211-8 du code
de l'éducation. Toutefois, ces dispositions n'interdisent pas la
participation financière d'un autre organisme à une
formation qui ne s'inscrit pas dans un programme défini par
l'Etat mais le financement de la formation sur le budget
d'un EPLE nécessite d'une part l'accord exprès de la
collectivité de rattachement et d'autre part une
délibération du conseil d'administration.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

221
garantie

 Un EPLE peut-il se porter caution au bénéfice

d'un membre de la communauté scolaire ?

La réglementation relative aux EPLE ne prévoit pas la

possibilité de se porter caution au bénéfice d'un particulier
et nous n'avons pas connaissance de précédents en la
matière.

L'utilisation d'une telle procédure issue des usages du

commerce serait en effet illégale car étrangère aux
missions de l'établissement et de fait contraire au principe
de spécialité.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

222
principe
de gratuité

 Une délibération du CA fixant une

contribution financière aux frais de
reprographie pour des élèves de BTS est-elle
recevable ?

L'article L 132-2 du code de l'éducation dispose que :

« L'enseignement est gratuit pour les élèves des lycées et
collèges publics qui donnent l'enseignement du second
degré, ainsi que pour les élèves des classes préparatoires
aux grandes écoles et à l'enseignement supérieur des
établissements d'enseignement public du second degré. »
En conséquence, une délibération du CA fixant des droits
d'inscription obligatoires applicables aux élèves de BTS
serait contraire aux dispositions de l'article susvisé du code
et au principe de gratuité prévu pour l'enseignement du
second degré.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

223
principe
de gratuité

 La réglementation relative aux objets

confectionnés s'applique-t-elle aux objets
fabriqués en technologie en collège ? Peut-
on demander une participation financière
aux familles ?

Les principes de la gestion des objets confectionnés sont

identiques au collège et au lycée. Une participation des
familles demandée préalablement, en début d'année
scolaire, serait contraire au principe de gratuité, dès lors
que la réalisation de l'objet fait partie intégrante des
enseignements. L'achat de ces objets par les élèves ne
peut être que facultatif, toute obligation pouvant être
considérée comme contraire au principe de gratuité de
l'enseignement lorsque la réalisation des objets
confectionnés s'inscrit dans le cadre des cours inscrits au
programme. En conséquence, aucune contribution
financière ne peut être demandée aux familles avant que
l'objet ne soit réalisé.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

224
principe
de gratuité

 Dans quelle mesure l'achat de cahiers de

travaux dirigés ou pratiques doit-il rester à la
charge des familles ?

Les cahiers d'exercice et de travaux pratiques relèvent des

fournitures scolaires strictement individuelles donnant lieu à
une appropriation personnelle de l'élève (ils sont remplis par
l'élève) et peuvent être laissés à la charge des familles. Ils
peuvent cependant être pris en charge sur les fonds
sociaux, pour les familles modestes.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

225
principe
de spécialité

 Un conseil régional souhaite verser une

subvention spécifique à des lycées pour
permettre l'équipement des élèves en
section professionnelle. Cela est-il contraire
au principe de spécialité des établissement
publics ?

L'achat d'équipements destinés aux élèves (mise à

disposition temporaire ou don) n'est pas en soi contraire au
principe de spécialité des établissements publics. La
jurisprudence admet que des personnes publiques assurent
des activités que la définition statutaire de leur mission ne
prévoit pas expressément, à la double condition que
lesdites activités soient complémentaires de la mission
statutaire et qu'elles contribuent directement à améliorer
son exercice, dans l'intérêt des usagers. Cela semble être le
cas en l'occurrence et ces achats doivent s'analyser de
manière analogue aux acquisitions de manuels scolaires.
D'autre part, il faudra effectivement que la région précise
avant d'allouer les crédits si ces équipements resteront ou
non la propriété des élèves, la position prise sur ce point
modifiant en effet leur suivi en gestion pour l'EPLE. En toute
hypothèse, cela devra être expressément précisé dans la
convention qui sera signée avec la région et qui sera
soumise à l'approbation du CA.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

226
principe
de spécialité

 Sur les crédits « fonds d'animation », un EPLE

veut commercialiser un CD. Les droits
d'auteurs sont déclarés. Au vu du principe
de spécialité de l'établissement, cette
prestation peut-elle avoir lieu ?

La production et la vente d'un CD par un EPLE n'est pas en

soi contraire au principe de spécialité des établissements
publics. La jurisprudence admet que des personnes
publiques assurent des activités que la définition statutaire
de leur mission ne prévoit pas expressément, à la double
condition que lesdites activités soient complémentaires de
la mission statutaire et qu'elles contribuent directement à
améliorer son exercice, dans l'intérêt des usagers. Tout
dépend donc du contenu du CD et de ses conditions de
production. Pour ce qui concerne la commercialisation, il
faudra appliquer les dispositions relatives aux objets
confectionnés, le produit de la vente ne devant couvrir que
les coûts de matière d'oeuvre.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

227
responsabilité

 Quelle position un agent comptable doit-il

adopter par rapport aux crédits importants
délégués par la Région pour des travaux
relevant du propriétaire ?

Tous les travaux dont la responsabilité incombe au

propriétaire nécessitent en cas de délégation de crédits à
l'établissement, une convention de maîtrise d'ouvrage
conformément à la loi n° 85-704 du 12 juillet 1985 conférant
à l'EPLE le statut de mandataire. Cette convention doit être
soumise à l'approbation du conseil d'administration. Le
maître de l'ouvrage (en l'occurrence la collectivité de
rattachement) conserve toute sa responsabilité, mais peut
déléguer une partie de ses compétences par convention
de mandat, notamment le versement de la rémunération
de la mission de maîtrise d'oeuvre et des travaux ainsi que
la réception de l'ouvrage.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

228
 Rémunération
14 indemnité

Le versement des rémunérations et des indemnités

par l'EPLE : frais déplacement, frais de stage et
indemnités diverses (IPDG, caisse et
responsabilité,...).

 Frais de déplacement page 230

 Frais de stage page 236
 Indemnités de caisse et de
responsabilité page 239
 Intervenant extérieur page 243
 Prélèvement de salaires page 244
 Service civique page 245

Direction des Affaires Financières • DAF A3

229
Frais de
déplacement

 Un agent comptable d'EPLE peut-il

rembourser les frais de déplacement d'un
professeur d'université qui viendrait de Paris
pour une intervention devant les élèves du
lycée ?

On précisera qu'en matière d'intervenants extérieurs, le décret n°

2012-871 du 11 juillet 2012 relatif à la rémunération des intervenants
chargés à titre accessoire de diverses tâches organisées par les
écoles et les établissements d'enseignement relevant du ministère en
charge de l'éducation nationale ainsi que par les unités
pédagogiques régionales de l'éducation nationale en milieu
pénitentiaire, a reprécisé la possibilité du recours à des intervenants
extérieurs et les modalités de rémunérations.

L'article 1 dispose : « Une rémunération peut être attribuée aux

intervenants qui se voient confier, de manière ponctuelle et à titre
accessoire, des tâches spécifiques d'enseignement, de formation,
d'animation ou d'accompagnement de nature pédagogique,
organisées par les écoles et les établissements d'enseignement
relevant du ministère en charge de l'éducation nationale ainsi que
par les unités pédagogiques régionales de l'éducation nationale en
milieu pénitentiaire à destination des publics accueillis dans ces
établissements, écoles et dans les établissements pénitentiaires. »

Ainsi dans le cas d'espèce, une convention (ou contrat) autorisant ce

recrutement et prévoyant les modalités de rémunération, devra être
votée au CA. Cette délibération constituera la pièce justificative
exigible du comptable.

L'EPLE pourra éventuellement alors établir une fiche de paie.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

230
Frais de
déplacement

 Les professeurs qui vont visiter leurs élèves

en stage en entreprise peuvent-ils être
remboursés de leur frais de déplacement ?

Les frais de déplacement des enseignants liés au suivi des élèves en stage
en entreprise doivent être pris en charge conformément aux dispositions
prévues par le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les
modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements
temporaires des personnels civils de l'Etat
L'article 3 du décret précité dispose qu'un agent qui se déplace pour
l'exécution de son service hors de sa résidence administrative et hors de sa
résidence familiale et disposant d'un ordre de mission du chef
d'établissement « peut prétendre à la prise en charge de ses frais de
transport sur production des justificatifs de paiement auprès du seul
ordonnateur ».
Par ailleurs, les articles 10 et 11 précisent que les agents peuvent utiliser leur
véhicule terrestre à moteur, sur autorisation du chef d'établissement, quand
l'intérêt et les besoins du service le justifient.
L'agent est alors indemnisé de ses frais de transport soit sur la base du tarif
de transport public de voyageurs le moins onéreux, soit sur la base
d'indemnités kilométriques, dont les taux sont fixés par l'arrêté modifié du 3
juillet 2006 fixant les taux des indemnités kilométriques prévues à l'article 10
du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006.
L'agent qui utilise son véhicule terrestre à moteur n'a pas droit au
remboursement des impôts, taxes et assurances qu'il acquitte pour son
véhicule. Il doit avoir souscrit au préalable une police d'assurance
garantissant d'une manière illimitée sa responsabilité au titre de tous les
dommages qui seraient causés par l'utilisation de son véhicule à des fins
professionnelles.
Il peut également être remboursé, sur autorisation du chef d'établissement,
des frais d'utilisation d'un taxi, d'un véhicule de location, de frais relatifs à
l'utilisation de parcs de stationnement et de péage d'autoroute.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

231
Frais de
déplacement

 Le remboursement des frais de déplacement

d'un chef d'établissement peut il être supporté
par le budget de l'EPLE alors que l'ordre de
mission a été établi par le chef d'établissement
suite à une convocation émanant des autorités
académiques ?

De manière générale, c'est l'autorité qui convoque qui établit l'ordre

de mission et qui prévoit les frais de déplacement susceptibles d'être
remboursés à l'agent pour l'intégralité du trajet
Dans les réunions et déplacements que vous évoquez, à notre sens, si
le chef d'établissement représente l'établissement, il peut en
conséquence établir lui-même un ordre de mission dont les
conséquences financières seront supportées sur le budget de l'EPLE,
dans la limite des frais réellement engagés et dans le respect des
dispositions réglementaires.
Si l'EPLE est à l'origine de la mission (avec ordre de mission établi par
le chef d'établissement), le remboursement sera effectué par celui-ci,
conformément aux dispositions du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006.
L'article 1er précise en effet que « le présent décret fixe les conditions
et les modalités de règlement des frais de déplacements temporaires
des personnels civils à la charge des budgets des services de l'Etat et
des établissements publics nationaux à caractère administratif, ainsi
que des établissements publics locaux d'enseignement (.). Il est
également applicable (.) aux personnes qui participent aux
organismes consultatifs ou qui interviennent pour le compte des
services et établissements précités ».
Les frais sont alors à supporter sur le budget de l'EPLE, quel que soit le
statut de l'agent (Etat, CT, recruté par l'établissement, voire personne
extérieure : professionnel, etc.).

Direction des Affaires Financières • DAF A3

232
Frais de
déplacement

 Les frais de déplacement d'un chef

d'établissement à une journée académique
organisée par une association, peuvent-ils être
pris en charge par le budget de l'EPLE ?

De manière générale, le remboursement des frais de

déplacement d'un chef d'établissement n'est supporté par
l'EPLE que si le déplacement a pour origine l 'EPLE lui-même.
Lorsque le chef d'établissement représente l'établissement, il
peut en conséquence établir lui-même un ordre de mission
dont les conséquences financières seront supportées sur le
budget de l'EPLE, dans la limite des frais réellement
engagés et dans le respect des dispositions réglementaires.
Nous vous rappelons à cette occasion que la circulaire n°
06-175 du 9/11/2006, parue au BOEN du 16/11/2006, qui
concerne les personnels affectés dans les EPLE, qu'ils soient
fonctionnaires ou non, apporte des informations sur les
modalités de mise en œuvre du nouveau dispositif de
remboursement des frais de déplacement.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

233
Frais de
déplacement

 Est-il possible de prendre en charge les frais

de transport du chef d'établissement en
déplacement à l'étranger ? Sur quel
chapitre s'impute cette dépense ?

Il convient en premier lieu de prendre en compte l'objectif

de ces déplacements. Si les chefs d'établissement
effectuent ces déplacements à l'initiative des services
académiques et en leur qualité de représentants de l'Etat,
cela emporte prise en charge sur le budget de l'Etat des
frais qui y sont liés. Si la mission est effectuée au titre
d'exécutif des établissements et dans l'intérêt particulier de
ceux-ci, le financement pourra être pris en charge sur le
budget de fonctionnement. Un financement sur crédits
d'Etat ne sera approprié que s'il s'agit d'une mission à
caractère pédagogique. Il conviendra d'autre part que le
chef d'établissement établisse un ordre de mission le
concernant, qui devra être produit à l'agent comptable,
de même que les autres pièces justificatives prévues par le
décret n° 86-416 du 12 mars 1986 (déplacements à
l'étranger).

Direction des Affaires Financières • DAF A3

234
Frais de
déplacement

 Un EPLE peut-il prendre en charge sur le

fonds de vie lycéenne les frais de
déplacement d'un élève pour se rendre au
congrès d'un syndicat lycéen ?

Ces dépenses sont susceptibles d'être prises en charge,

dans la limite des crédits disponibles, par le fonds de vie
lycéenne dont les finalités ont été rappelées par circulaire
n° 2001-184 du 26/9/2001 (mise à disposition des
représentants lycéens des moyens financiers nécessaires à
l'exercice de leur mandat, formation des élus, etc...). Il est
précisé que le conseil de la vie lycéenne doit être consulté
sur l'utilisation de ce fonds. La décision de prise en charge
est prise par l'ordonnateur et le remboursement des frais de
déplacement sera effectué par l'agent comptable sur
justificatif de la dépense réellement engagée.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

235
frais
de stage

 Existe-t-il des dispositions spécifiques concernant

les modalités de remboursement des élèves et
des professeurs qui visitent leurs élèves sur leur
lieu de stage à l'étranger ?

La réglementation applicable aux remboursements des

déplacements des enseignants et des élèves à l'occasion de
stages ou de périodes de formation en entreprises est différente.
Les enseignants appelés à se déplacer pour visiter leurs élèves
sur leur lieu de stage sont des agents de l'Etat missionnés par leur
chef d'établissement, et à ce titre les frais de déplacement
doivent être imputés sur le budget de l 'EPLE dans le respect des
dispositions du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les
conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés
par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat.
Les taux des indemnités de mission à l'étranger sont fixés par
l'annexe 1 de l'arrêté interministériel du 3 juillet 2006 (publié au
JORF du 4/07/2006). En ce qui concerne le remboursement des
frais engagés par les élèves, il dépend de l'autonomie
administrative et financière de l'EPLE. Le décret précité ne
s'applique pas aux élèves en stage mais seulement aux agents
de l'Etat. Le chef d'établissement doit proposer à son conseil
d'administration d'adopter les conditions, modalités et taux de
remboursement des frais de déplacement des stagiaires à
l'étranger. Ces délibérations ne sont pas soumises à l'obligation
de transmission au contrôle de légalité et budgétaire pour être
exécutoires (article R421-54 du code de l'éducation). Elles sont
toutefois soumises à l'obligation de publicité (affichage) pour
acquérir le caractère exécutoire.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

236
frais
de stage

 Est-il possible d'octroyer aux élèves quel que soit

leur régime une allocation forfaitaire journalière
afin d'aider les familles à supporter le surcoût
d'hébergement lié à la réalisation de leur stage
en entreprise ?

La note de service n° 93-179 du 24 mars 1993 ne prévoit pas le

versement d'une aide financière aux familles au titre des frais liés
à l'hébergement durant une période de stage en entreprise.
Cette disposition s'appuie sur le principe selon lequel les
dépenses d'entretien des élèves sont normalement à la charge
des familles. Toutefois, le principe de gratuité, énoncé à l'article
L.132-2 du code de l'éducation, impose de mettre en place un
dispositif permettant aux élèves d'effectuer normalement ces
périodes de formation en entreprise, lorsqu'elles s'inscrivent dans
le cadre du cursus obligatoire des élèves et que la nature de la
formation empêche d'avoir recours, comme le recommande la
note précitée, à un établissement scolaire proche et disposant
d'un internat. Il sera alors possible d'accorder une aide
financière aux familles (dont le montant devra être précisé dans
l'annexe financière à la convention de stage) en utilisant
d'autres ressources que les crédits d'Etat destinés aux stages en
entreprise, par exemple les fonds sociaux. S'agissant de la taxe
d'apprentissage, la note de service n°2011-188 du 24 octobre
2011 liste les dépenses qui peuvent être financées par la taxe
d’apprentissage et cite « la prise en charge de frais divers à
caractère pédagogique incontestable concernant les élèves ».
A notre sens l’allocation journalière ne remplit pas cette
condition.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

237
frais
de stage

 Lorsque les familles ne peuvent financer par

avance les frais de transport de stage, de
quelles possibilités réglementaire dispose un
EPLE pour en faire l'avance ?

La note de service n° 93-179 du 24 mars 1993 ne prévoit

effectivement, pour ce qui concerne les frais de transport
liés aux stages, qu'un remboursement sur justificatif. Il
convient cependant de prendre également en compte le
principe général de gratuité, énoncé à l'article L.132-2 du
code de l'éducation, lorsque ces périodes de formation en
entreprise s'inscrivent dans le cadre du cursus obligatoire
des élèves. Il est dès lors indispensable, lorsque les difficultés
financières de la famille d'un élève l'empêchent de faire
l'avance des frais de transport, de mettre en place un
dispositif permettant à l'élève d'effectuer normalement
cette période de formation obligatoire en entreprise.
L'achat de tickets de transports en commun qui seraient
distribués aux élèves avant le stage, apparaît répondre à
cette exigence.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

238
indemnités
de caisse et de
responsabilité

 Les CFA font-ils partie des établissements

éligibles au calcul de l'indemnité de caisse et de
responsabilité ? (page ½)

L'indemnité de caisse et de responsabilité est calculée

conformément aux dispositions de l'article 7 du décret n°72-887 du
28/09/1972 modifié, relatif au régime des indemnités allouées aux
agents comptables et gestionnaires des établissements
d'enseignement :
« Le ministre chargé de l'éducation nationale détermine, pour
chaque agent comptable, le montant annuel de l'indemnité prévue
à l'article 6 ci-dessus, dans la limite de taux annuels maximaux fixés
par un arrêté conjoint des ministres chargés de l'éducation nationale,
de la fonction publique et du budget, compte tenu du nombre
d'établissements d'enseignement regroupés au sein de l'agence
comptable dans laquelle il exerce ses fonctions et du chiffre total des
recettes budgétaires réellement effectuées par ces établissements
pendant l'exercice précédent, déduction faite des subventions
versées par l'Etat pour couvrir les dépenses de personnel. Les recettes
budgétaires mentionnées à l'alinéa précédent ne prennent en
compte, le cas échéant, ni les ressources procurées par la mise en
œuvre d'activités de formation continue des adultes, ni les ressources
fournies par les conventions portant création d'un centre de
formation des apprentis ou par les conventions prévues aux articles L.
6231-2, L. 6231-3, L. 6232-6 et L. 6232-8 du code du travail. »
Ainsi, compte-tenu de ces dispositions, les établissements éligibles au
calcul de cette indemnité sont bien les EPLE et non les CFA : en effet,
si l'article L.421-1 du code de l'éducation qualifie bien les premiers
d'établissements, les seconds, objets des articles L.431-1 et suivants,
ne reçoivent pas cette qualification.
(…)

Direction des Affaires Financières • DAF A3

239
indemnités
de caisse et de
responsabilité

 Les CFA font-ils partie des établissements

éligibles au calcul de l'indemnité de caisse et de
responsabilité ? (page 2/2)

(…)
On précisera par ailleurs que les recettes budgétaires concernées
« ne prennent en compte, le cas échéant, ni les ressources procurées
par la mise en œuvre d'activités de formation continue des adultes,
ni les ressources fournies par les conventions portant création d'un
centre de formation des apprentis ou par les conventions prévues
aux articles L. 6231-2, L. 6231-3, L. 6232-6 et L. 6232-8 du code du
travail. »
Ceci est cohérent avec le régime indemnitaire spécifique des
personnels exerçant une activité en CFA fixé par le décret n° 79-916
du 17 octobre 1976 modifié qui dispose que :
« Les personnels de direction ainsi que les gestionnaires et les agents
comptables des établissements publics locaux d'enseignement ayant
conclu une convention portant création d'un centre de formation
d'apprentis ou une convention prévue au 1° du quatrième alinéa de
l'article L. 115-1 du code du travail ou au 2° du quatrième alinéa de
l'article L. 115-1 du code du travail sont rémunérés au moyen d'une
indemnité forfaitaire annuelle. Le montant de cette indemnité est fixé
par arrêté conjoint du ministre chargé de l'éducation, du ministre
chargé du budget et du ministre chargé de la fonction publique en
fonction de l'effectif total d'apprentis ainsi accueilli dans
l'établissement. Son taux est indexé sur la valeur du point indiciaire de
la fonction publique. L'effectif à prendre en compte est celui des
apprentis inscrits au 1er janvier de chaque année.
Dans le cas où les fonctions de gestionnaire et d'agent comptable
sont exercées par la même personne, celle-ci perçoit les deux
indemnités liées à ces fonctions ; toutefois, le montant ainsi obtenu
est réduit de 25 %. »

Direction des Affaires Financières • DAF A3

240
indemnités
de caisse et de
responsabilité

 Les recettes liées aux sorties d'inventaire de biens

doivent-elles être comprises dans le calcul de
l'indemnité de caisse et de responsabilité ?
(page ½)

Le décret n°72-887 du 28/09/1972 modifié, relatif au régime des

indemnités allouées aux agents comptables et gestionnaires des
établissements d'enseignement, dispose en son article 7 :
« Le ministre chargé de l'éducation nationale détermine, pour
chaque agent comptable, le montant annuel de l'indemnité prévue
à l'article 6 ci-dessus, dans la limite de taux annuels maximaux fixés
par un arrêté conjoint des ministres chargés de l'éducation nationale,
de la fonction publique et du budget, compte tenu du nombre
d'établissements d'enseignement regroupés au sein de l'agence
comptable dans laquelle il exerce ses fonctions et du chiffre total des
recettes budgétaires réellement effectuées par ces établissements
pendant l'exercice précédent, déduction faite des subventions
versées par l'Etat pour couvrir les dépenses de personnel. »
Par ailleurs, afin de déterminer plus précisément la nature des
recettes à prendre en compte dans le calcul de l'indemnité de caisse
et de responsabilité de l'agent comptable, on pourra s'appuyer (par
parallélisme) sur les modalités de calcul du cautionnement des
agents comptables, liées à leur RPP.
Ainsi, l'arrêté du 24 novembre 2000 , organisant les modalités de
fixation du cautionnement des comptables des établissements
publics locaux d'enseignement et des établissements dont la
responsabilité et la charge incombent entièrement à l'Etat , précise
en son article 1 modifié par l'arrêté du 24 juin 2010 :
(…)

Direction des Affaires Financières • DAF A3

241
indemnités
de caisse et de
responsabilité

 Les recettes liées aux sorties d'inventaire de biens

de doivent-elles être comprises dans le calcul de
l'indemnité de caisse et de responsabilité ? (page
2/
2)

(…)
« Le montant du cautionnement des comptables des établissements
publics locaux d'enseignement et des établissements dont la
responsabilité et la charge incombent entièrement à l'Etat est fixé à 3
% du total des produits budgétaires de la section de fonctionnement
de l'établissement ou du groupement d'établissements, constaté au
titre du dernier exercice écoulé. Le cautionnement ainsi déterminé
arrondi au multiple de 100 euros le plus voisin ne peut être en aucun
cas inférieur à 15 200 euros ou supérieur à 157 000 euros. »
Ainsi, les recettes liées aux sorties d'inventaire sont à exclure du calcul,
car elles ne constituent pas des recettes réellement effectuées, et ne
sont pas incluses dans la section de fonctionnement.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

242
intervenant
extérieur

 Un agent comptable peut-il payer directement

un intervenant extérieur ?

On précisera que les EPLE sont habilités à recruter et à

rémunérer des personnels dans le cadre de leur mission en
formation continue (GRETA), d'apprentissage (CFA) et dans le
cadre de l'article L 421-10 2ème alinéa du code de l'éducation
(contrats aidés). En outre, conformément à l'article L916-1 du
même code, les EPLE sont habilités à recruter les assistants
d'éducation. En application du décret n° 2004-986 du 16
septembre 2004 et de l'arrêté du 16 septembre 2004, les EPLE
peuvent recruter et rémunérer des personnels non enseignants
apportant leur concours au fonctionnement des groupements
d'établissements, des centres de formation d'apprentis ouverts
dans les EPLE ou à l'exécution de certaines conventions. Ces
textes prévoient que les personnels sont rémunérés à la
vacation. Les rémunérations en question doivent être financées
exclusivement sur le produit des ressources procurées par les
conventions. Dans le cas d'intervenants salariés d'une
association, il peut être également envisagé de procéder au
paiement sur facture à l'employeur de ces derniers ou au
paiement d'honoraires directement à l'intervenant si celui-ci a
un numéro SIRET. Dans tous les cas, la délibération du conseil
d'administration constitue la base réglementaire du paiement,
rendue exécutoire après transmission aux autorités de contrôle.
On rappellera enfin que, si l 'EPLE est à l'origine de la mission
(avec ordre de mission établi par le chef d'établissement), le
remboursement des frais de déplacement et d'hébergement
peut être accordé audit intervenant, conformément aux
dispositions du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

243
prélèvement
de salaires

 Dans le cas où un nouveau contrat de travail a

été mis en paiement sans que le recrutement
n'ait été soumis au CA l'agent comptable est-il
fondé à s'opposer au paiement ?

Dans le cas d'espèce, le CA doit régulariser la situation en

adoptant une délibération autorisant le recrutement des agents
concernés à titre rétroactif. La délibération et l'acte de vote qui
en est extrait doivent expressément prévoir ce caractère
rétroactif. Dès que celle-ci deviendra exécutoire, 15 jours après
sa transmission à l'autorité de contrôle, il appartient au chef
d'établissement, ordonnateur, et à l'agent comptable de
l'exécuter, chacun pour ce qui le concerne. Le chef
d'établissement signe le contrat individuel, exécutoire après sa
transmission à l'autorité de contrôle, et il met en place le
dispositif lui permettant de certifier le service fait, au moment de
la liquidation des rémunérations.
A réception du mandatement, accompagné des pièces
justificatives prévues par l'annexe I de l'article D.1617-19 du
CGCT (notamment la délibération et le contrat de travail),
l'agent comptable procède au paiement après avoir effectué
les contrôles prévus aux articles 19 et 20 du décret n°2012-1246
du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et
comptable.
On précisera par ailleurs que si l'agent comptable s'opposait au
paiement les agents concernés ayant effectué leur service,
obtiendraient dans tous les cas gain de cause au contentieux.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

244
service civique

 Quelles sont les modalités de recrutement

d'un volontaire du service civique ?

La circulaire de la DGESCO précise que l'agrément de l'EPLE

s'obtient auprès du préfet et que la demande d'agrément
indique le nombre de volontaires du service civique nécessaire
pour conduire le projet et fixe les missions qui leur seront
assignées. Elle précise la durée de la mission et son cadre
horaire, la formation prévue pour les volontaires, ainsi que les
modalités de versement de la prestation de 100 euros que toute
structure d'accueil de volontaires en service civique est tenue
de servir en complément de l'indemnité versée par l'État.
La demande d'agrément devra donc prévoir les particularités
de fonctionnement d'un EPLE et donc les modalités de
versement de l'indemnisation du volontaire.
Si la prestation est versée sous la forme d'une indemnité, celle-ci
sera mandatée au compte 648, mais rien ne semble s'opposer à
ce que ce versement s'effectue par un virement bancaire.
Si la prestation est versée en nature, elle sera mandatée sur le
compte par nature correspondant le mieux à la prestation
compte tenu du plan comptable applicable aux EPLE à savoir
le compte 6251- voyages déplacements de personnels et le
compte 62855 hébergements.
Avant de s'engager dans cette procédure, l'EPLE devra s'assurer
de ressources propres dont la pérennisation est acquise pour la
durée de la convention. Ces ressources peuvent être acquises
dans l'année ou être comptabilisées dans le fonds de roulement
de l'établissement.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

245
 Responsabilité
15 de l'agent comptable
et du régisseur

Les cas et les conditions d'engagement de la

responsabilité personnelle et pécuniaire de l'agent
comptable et du régisseur et les moyens d'en limiter
les risques.

 Admission en non valeur page 247

 Assurance page 248
 Caution page 249
 Cautionnement page 252
 Compensation page 254
 Contrôles page 256
 Contrôle allégé en partenariat page 257
 Force majeure page 258
 Huissier page 259
 Intérêts moratoires page 261
 Intérim page 262

Direction des Affaires Financières • DAF A3

246
admission
en non valeur

 Le CA d'un EPLE peut-il admettre en non

valeur une créance de demi-pension et
accepter de la financer sur la caisse de
solidarité ?

Une admission en non valeur consiste, pour un EPLE, à suspendre le

recouvrement de la créance en raison de l'insolvabilité ou de
l'absence du débiteur. En outre cette suspension peut être provisoire
si le débiteur "revient à meilleure fortune". Elle n'a pas pour effet de
faire disparaître le titre de recettes mais d'apurer la prise en charge
par le comptable. L'ANV fait l'objet d'un mandat imputé au compte
671 Charges exceptionnelles de gestion.

Les fonds de la caisse de solidarité ont pour objet, comme vous le

précisez, "des actions à caractère social en faveur des élèves".

Ainsi financer l'ANV par les fonds de la caisse de solidarité reviendrait

à donner à une aide sociale un caractère "provisoire" puisque tout
comptable constatant le "retour à meilleure fortune du débiteur"
pourrait reprendre les poursuites initialement entamées.

L'objet de la caisse de solidarité n'étant pas d'accorder des prêts aux

familles ou des aides à caractère temporaire, la décision du CA de
l'EPLE en question serait litigieuse et le recteur aurait de bonnes
raisons d'en solliciter l'annulation, ou si une DBM a été adoptée, d'en
proposer le règlement à la CT de rattachement.

On précisera enfin que si la volonté de l'établissement est d'aider une

famille avec les fonds de la caisse de solidarité, il suffit que l'EPLE,
subrogé dans les droits de la famille, solde sa dette par encaissement
direct de l'aide accordée.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

247
assurance

 L'assurance d'un agent comptable peut-elle

être prise en charge par le budget de
l'établissement ?

Contrairement au cautionnement, qui garantit l'organisme

public et qui constitue une obligation en application de
l'article 60-II de la loi de finances n° 63-156 du 23 février 1963
et du décret n° 64-685 du 2 juillet 1964 modifié, l'assurance
est facultative, mais elle permet de couvrir les risques
financiers encourus par le comptable du fait de sa propre
responsabilité personnelle et pécuniaire. Souscrits à titre
personnel par le comptable, l'assurance et les coûts du
cautionnement ne doivent en aucun cas être payés par le
ou les établissements où l'agent exerce ses fonctions.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

248
caution

 Dans le cadre d'un voyage scolaire, un

transporteur demande le versement d'une
caution pour couvrir d'éventuelles
dégradations qui pourraient être faites par
des élèves dans le car. Existe-t-il un texte l'y
autorisant ?

Le versement d'une caution ne s'appuie sur aucun dispositif

réglementaire, mais plutôt sur les usages du commerce.
C'est dans le contrat signé avec le fournisseur ou le
prestataire que les obligations de chaque partie doivent
être précisément décrites (montant de la caution,
conditions de remboursement, ...).

Direction des Affaires Financières • DAF A3

249
caution

 Comment comptabilise-t-on le versement

d'une caution en cas de location d'un
véhicule (circulaire n° 2005-022 du 2 février
2005) ? Est-ce possible par le dépôt
d'un chèque qui sera récupéré en fin de
location ?

Le compte 275 permet d'enregistrer les cautions versées par

l'établissement. Conformément au § 3.2.5.5.3 de l'IC M9-6.
Ce compte, hors budget, est débité lors de l'émission d'un
ordre de paiement correspondant au versement du dépôt
ou de la caution, et crédité lors de l'enregistrement d'un
encaissement du montant du remboursement par le
fournisseur. En tout état de cause, tout décaissement
(chèque remis à l'entreprise) doit être retracé en
comptabilité. La remise d'un chèque restitué en fin de
location ne répond pas à ce principe.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

250
caution

 Un EPLE peut-il exiger le versement d'une

caution par des élèves ?

Le versement d'une caution par des élèves, par exemple lors de

la remise de clés ou de matériels afin de s'assurer de leur
restitution en fin d'année scolaire, ne contrevient pas au
principe de gratuité de l'enseignement dès lors qu'il offre le
bénéfice d'un service particulier ou pour s'assurer de la
restitution de matériel prêté. En revanche, la caution n'est
aucunement destinée à couvrir d'éventuelles dégradations qui
seraient commises par les élèves. Celles-ci doivent en effet faire
l'objet d'une procédure disciplinaire prévue par le règlement
intérieur de l'établissement. Le montant de la caution fixé par le
CA doit toutefois rester raisonnable afin de ne pas pénaliser les
familles. On rappellera par ailleurs que les cautions doivent
obligatoirement être inscrites dans la comptabilité de
l'établissement conformément aux règles de la comptabilité
publique.

L'IC M9-6 précise au § 32553 que le compte 275 enregistre les

dépôts et cautionnements versés par l'établissement. Les
cautions n'étant pas des opérations budgétaires mais
comptables, ce compte, est désormais débité lors de l’émission
d’un ordre de paiement correspondant au versement du dépôt
ou de la caution et crédité lors de l’enregistrement d’un
encaissement du montant du remboursement par le fournisseur.
Toutefois ce compte est bien intégré dans le calcul du fonds de
roulement comptable.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

251
cautionnement

 Quelles sont les modalités de révision du

cautionnement des comptables « entrants »
au 1/09/2010 et celles des comptables déjà
en fonction à cette date ?

Concernant le cautionnement des comptables "entrants", il

s'agit bien de prendre en compte, conformément aux
dispositions de l'arrêté du 24 novembre 2000 modifié « 3%
du total des produits budgétaires de la section de
fonctionnement [...] du dernier exercice écoulé.

Concernant les comptables déjà en fonction, l'arrêté du 24

novembre 2000 modifié prévoit à l'article 2 que leur
cautionnement fait l'objet d'une révision triennale, sauf si
une modification du groupement comptable a entraîné
une révision anticipée.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

252
cautionnement

 Comment calcule-t-on le montant du

cautionnement de l'agent comptable ?

Concernant le cautionnement des comptables "entrants", il

s'agit bien de prendre en compte, conformément aux
dispositions de l'arrêté du 24 novembre 2000 modifié « 3%
du total des produits budgétaires de la section de
fonctionnement [...] du dernier exercice écoulé ».

On retiendra donc dans le calcul du cautionnement, les

recettes des comptes 70 à 78 ce qui inclut de fait les
produits financiers des comptes 76 (§ 3.2.10.7de l'IC-M9.6)
des comptes 77 (§ 3.2.10.8 de l'IC-M9.6) et les reprises sur
provisions des comptes 78 (§ 3.2.10.9 de l'IC-M9.6).

Direction des Affaires Financières • DAF A3

253
compensation

 Un lycée peut-il utiliser la bourse de lycée

pour combler une créance autre que la
demi-pension (le paiement d'un voyage
scolaire en l'occurrence) ?

La compensation est fondée sur les articles 1347 et suivants du code civil.
Elle s'exerce « lorsque deux personnes se trouvent débitrices l'une envers
l'autre » et lorsque les dettes concernent des sommes d'argent également
liquides et exigibles. Par ailleurs la compensation légale ne peut s'exercer
que si des conditions cumulatives sont satisfaites.

Ainsi, comme le précise le § 2.2.4.4.1 de l'IC M9-6 :

« La compensation n'a lieu qu'entre deux dettes qui ont également pour
objet une somme d'argent, ou une certaine quantité de choses fongibles
de la même espèce
Les deux obligations doivent être liquides : elles sont certaines juridiquement
et leur montant est déterminé ;
Les deux obligations doivent être exigibles : le titulaire est en droit de
contraindre le débiteur au paiement sans qu'aucun obstacle (provisoire ou
définitif) ne l'en empêche. Une créance n'est pas exigible si elle est affectée
d'un terme ou d'une condition, et que ce terme n'est pas atteint ou que
cette condition n'est pas remplie. ».

Compte tenu de ces dispositions la compensation est possible lorsque

l'établissement , comme dans le cas d'espèce, détient une dette envers une
famille (bourse par exemple) et que la famille est elle-même débitrice
envers l'EPLE (frais de pension notamment).

Dans le cas de la participation au voyage, il convient de vérifier qu'un état

exécutoire a bien été émis à l'encontre de la famille. Toutefois en absence
de cet état rien ne s'oppose, dans le cadre d'une procédure amiable, à ce
qu'un reliquat de bourses nationales abonde une créance de voyage à
condition d'avoir obtenu l'accord préalable de la famille.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

254
compensation

 Un comptable peut-il imputer le versement

d'une famille destiné à la participation de
l'élève à un voyage scolaire à une dette de
demi-pension ?

La compensation est fondée sur les articles 1347 et suivants

du code civil. Elle s'exerce « lorsque deux personnes se
trouvent débitrices l'une envers l'autre » et lorsque les dettes
concernent des sommes d'argent également liquides et
exigibles. La compensation est donc possible par exemple
lorsque l'établissement a une dette envers une famille
(bourse par exemple) et que la famille est elle-même
débitrice envers l'EPLE (frais de pension notamment).

Toutefois, lorsque cette condition de réciprocité n'étant pas

remplie, la compensation n'est pas à notre sens
juridiquement possible.

En revanche, en l'absence de précision de la famille et en

cas de multiple créances détenues par l'EPLE,
l'encaissement du chèque remis au titre du voyage pour
solder une dette peut être justifié par la volonté de solder la
dette la plus ancienne et qui présente le risque le plus élevé
d'être rapidement irrécouvrable. En tout état de cause, le
recouvrement de la dette qui subsistera devra être
poursuivi.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

255
contrôles

 Un agent comptable veut rejeter une

facture concernant l'achat d'un portique de
jeux d'extérieur qui serait installé à proximité
des logements de fonction.

Il n'appartient pas au comptable d'opérer un contrôle

d'opportunité concernant les décisions de l'ordonnateur
dans la mesure où les crédits sont disponibles et où tous les
autres contrôles ont été exercés et ne révèlent aucune
irrégularité. Toutefois, dans le cas d'espèce et
conformément au respect du principe de spécialité qui
s'impose effectivement aux EPLE, le comptable demandera
à l'ordonnateur une délibération expresse et exécutoire du
conseil d'administration autorisant la dépense. En cas de
refus, le comptable aura l'opportunité de suspendre le
paiement, il pourra alors être requis de payer par
l'ordonnateur dans les conditions prévues au code général
des collectivités territoriales (art. L 1617-2 à 1617-4) et au
code des juridictions financières (art. L 233-1 et L 233-3).
L'agent comptable devra procéder au paiement dès lors
que l'ordre de réquisition n'entre pas dans l'un des cas de
refus énoncés à l'article L.1617-3 du CGCT.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

256
Contrôle ALLEGE
EN PARTENARIAT

 L'arrêté du 25 mars 2015 portant application

du dernier alinéa de l'article 42 du décret
n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la
gestion budgétaire et comptable publique
des organismes publics, relatif au contrôle
allégé en partenariat s'applique-t-il aux
EPLE ?

Non
Dans le cas d'espèce et comme précisé au § 2.3.4.5.3 de
l'IC M9-6 il convient de se reporter à l'arrêté modifié du 11
mai 2011 pris en application du préambule de l'annexe I du
code général des collectivités territoriales portant fixation
des modalités de justification des dépenses des collectivités
territoriales, de leurs établissements publics et des
établissements publics de santé qui précise notamment à
l'article 3 :
"Sur la base du rapport décrit à l'article 2 et conformément
au IX de l'article 60 de la loi n° 63-156 du 23 février 1963 ainsi
qu'au second alinéa de l'article 42 du décret n° 2012-1246
du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et
comptable publique, l'ordonnateur et le comptable
peuvent signer une convention instaurant le contrôle allégé
en partenariat des dépenses dont les procédures ont été
auditées lorsqu'ils constatent que les mesures qu'ils ont prises
assurent une maîtrise satisfaisante et durable des risques. "

Direction des Affaires Financières • DAF A3

257
force
majeure

 En cas de circonstances de force majeure, doit-

on émettre un ordre de versement à l'encontre
du comptable ou du régisseur concerné, par
ailleurs comment se traduit la constatation de la
force majeure au niveau comptable ?

Depuis le 1er juillet 2007, dès lors que les circonstances de la force majeure
sont constatées par l’autorité compétente, la responsabilité personnelle et
pécuniaire du comptable ou du régisseur ne peut pas être mise en jeu. Il n'y
a donc pas lieu d'émettre d'ordre de versement à l'encontre du comptable
ou du régisseur
En application des V et X de l'article 60 de la loi de finances pour 1963, c'est
l‘autorité académique sur proposition de l’ordonnateur qui constate au
bénéfice du régisseur l'existence de circonstances constitutives de la force
majeure par arrêté ou décision conformément à l'article 5 du décret n°
2008-227 du 5 mars 2008 relatif à la responsabilité personnelle et pécuniaire
des régisseurs après avis du directeur départemental des finances publiques
(arrêté du 22 octobre 2008).

La dépense correspondante à l'apurement du déficit relevant de la force

majeure sera imputée dans la comptabilité de l'organisme public (EPLE
s'agissant d'un régisseur) qui apurera le déficit subsistant. La prise en charge
par l'EPLE de la dépense relative à la constatation de la force majeure
bénéficiant à un régisseur présentant un caractère obligatoire, l'avis du
conseil d'administration de l'EPLE n'est pas requis.

Dans la comptabilité de l'établissement, le déficit constaté sera imputé au

compte 4291 conformément au paragraphe 327411 de l'IC M9-6.

Si le constat de la force majeure est établi, le compte 4291 est crédité par le
débit du compte 671 - charges exceptionnelles sur opération de gestion; si
le déficit est apuré par le budget de l'Etat, le compte 4291 est crédité par le
débit d'un compte de trésorerie.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

258
huissier

 Un EPLE doit-il acquitter des droits

proportionnels ?

Les frais d'huissiers sont prévus par le décret 96-1080 du 12

décembre 1996 modifié portant fixation du tarif des huissiers
de justice en matière civile et commerciale. Ils sont dus par
le débiteur, sauf en cas de créance irrécouvrable, ils sont
alors à la charge de l'EPLE. Par ailleurs les droits
proportionnels prévus à l'article 10 du décret précité n° 96-
1080 ne sont pas à la charge du créancier lorsque le
recouvrement est effectué sur le fondement d'un titre
exécutoire délivré par une personne de droit public (« a »
de l'article 11).

Direction des Affaires Financières • DAF A3

259
huissier

 Un huissier de justice peut-il opérer une

saisie sur le compte d'un EPLE ?

Non

En effet, l'article L .2311-1 du code général de la propriété

des personnes publiques dispose que les personnes morales
de droit public ne peuvent faire l'objet de voies d'exécution
forcée, les deniers et propriétés publics étant insaisissables.

Le code général des collectivités territoriales prévoit une

procédure d'inscription et mandatement d'office (articles
L1612-15 et L1612-16 du code général des collectivités
territoriales). Conformément aux dispositions du § 2.2.4.6.1.4.
de l'instruction codificatrice M9.6, cette procédure est
applicable aux EPLE.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

260
Intérêts
moratoires

 La responsabilité de l'agent comptable

peut-elle être mise en jeu pour non
paiement des intérêts moratoires ?

Non

La DGFIP a confirmé que la réglementation en vigueur en

matière de RPP ne permet pas de mettre en débet un
agent comptable au titre de seuls intérêts de retard ou
moratoires.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

261
intérim

 Un comptable en poste, assurant l'intérim

d'un autre établissement, est-il tenu de
constituer des garanties au titre de cet
intérim ?

Conformément à l'alinéa 3 du paragraphe VI de l'instruction

générale du 16 août 1966 portant sur l'organisation des services
des comptables publiques : « Le comptable intérimaire n'est
tenu ni de prêter le serment professionnel ni de constituer des
garanties. S'il a par ailleurs la qualité de comptable public ou
d'agent soumis à l'obligation du cautionnement, les garanties
constituées à ce titre répondront également de sa gestion
d'intérimaire. L'intérimaire est installé dans les mêmes conditions
que le comptable titulaire, sauf si c'est l'ancien titulaire qui
devient intérimaire (cas notamment du comptable mis à la
retraite, mais désigné comme intérimaire en attendant
l'installation du nouveau titulaire), auquel cas il n'est pas
procédé aux formalités d'installation. » Toutefois, le décret n°
2008-228 du 5 mars 2008 relatif à la constatation et à
l'apurement des débets des comptables publics et assimilés
précise en son article 20 que la mise en jeu de la responsabilité
personnelle et pécuniaire des comptables intérimaires s'effectue
dans les mêmes conditions que celles de tous les autres
comptables publics.

Le comptable nommé au titre d'un intérim devra s'assurer ou

valoriser son assurance existante à la hauteur des risques
potentiels.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

262
intérim

 A la fin d'un intérim comptable, qui est

habilité à signer les documents relatifs à la
passation de service ?

Les dispositions relatives à l'intérim des comptables publics

figurent au titre VI de l'instruction générale du 16 août 1966
modifiée relative à l'organisation du service des
comptables publics. Cette instruction précise notamment à
alinéa 5. du titre précité : « En fin d'intérim et sauf si
l'intérimaire devient le nouveau titulaire, un procès verbal
est dressé par le nouveau comptable titulaire et
l'intérimaire ». Ainsi, les documents relatifs à la passation de
service devront être signés par le comptable intérimaire, en
sa qualité de comptable sortant.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

263
intérim

 Quelles sont les conséquences de la

suspension à titre conservatoire pour une
durée provisoire d'un fonctionnaire de
l'éducation nationale exerçant les fonctions
d'agent comptable d'EPLE ?

Il est précisé en premier lieu que la responsabilité du

comptable reste engagée tant qu'une remise de service
n'a pas été effectuée. Dès lors que la suspension de
fonctions est prévue pour une durée minimale de quatre
mois, il convient de procéder à la nomination d'un
comptable intérimaire afin d'assurer la continuité du service
public. Cette nomination donne lieu à une remise de
service du comptable sortant au comptable entrant. Dans
l'hypothèse où le comptable en cause serait réintégré dans
ses fonctions à l'issue de la suspension, il serait nécessaire de
procéder à une nouvelle remise de service à la date de
reprise des fonctions pour que la responsabilité des
comptables successifs puisse être clairement établie.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

264
intérim

 Dans le cas d'un agent comptable en

congé maladie, est-il envisageable de
nommer un agent comptable intérimaire
pour chacun des établissements du
groupement ? Si oui, selon quelles
modalités ?

Un poste comptable constitue un tout qui ne peut être

dissocié temporairement pour confier l'intérim de la
comptabilité de chaque établissement du groupement à
des agents différents, sauf à supprimer l'agence
comptable existante et à rattacher les établissements du
groupement aux agences auxquelles l'intérim sera confié.
Cela nécessite la conclusion de nouvelles conventions de
groupement comptable et en conséquence l'accord de
tous les conseils d'administration.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

265
intérim

 Quelle est la solution à envisager lorsqu'un agent

comptable hospitalisé pour une durée
indéterminée ne peut ni être présent lors de la
remise de service comptable ni procéder à la
nomination d'un mandataire ?

Le recours à l'intérim est la solution réglementaire à appliquer

conformément au point VI de l'Instruction du 16 août 1966
relative à l' organisation du service des comptables publics) : Il y
a lieu à constitution d'un intérim lorsque l'intérêt du service exige
qu'une fonction non pourvue d'un titulaire responsable continue
à être exercée. C'est le cas notamment lorsque :
 le comptable titulaire cesse ses fonctions sans que son
remplaçant ait été installé ;
 le comptable titulaire est absent ou susceptible de l'être
pour une durée excédant deux mois.

De plus, dans la situation évoquée résultant de circonstances

particulières, il nous semble, qu'en cas d'incapacité du
comptable à désigner un délégataire, la passation de service
peut s'effectuer en présence d'un représentant du rectorat qui
pourra éventuellement signer les documents de la passation de
service (prendre l'attache du représentant du comptable du
trésor). Les conditions de l'installation de l'intérimaire,
s'effectueront, selon les modalités prévues par l'instruction du 16
août 1966, mentionnée ci-dessus et des dispositions relatives à la
responsabilité personnelle et pécuniaire du comptable, telles
qu'édictées dans le décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012
relatif à la gestion budgétaire et comptable publique.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

266
 Responsabilité
15 de l'agent comptable
et du régisseur

 Mandataire page 268

 Nomination page 270
 Recouvrement page 271
 Remise gracieuse page 280
 Rémunération commis d'office page 282
 Réquisition page 283
 Réserves page 284
 Suspension de paiement page 285
 Transmissions d'informations page 286

Direction des Affaires Financières • DAF A3

267
mandataire

 Un comptable d'EPLE peut-il au titre de

l'instruction du 16 août 1966 nommer
mandataire général ou partiel, à titre
permanent ou partiel l'un de ses
collaborateurs ?

Concernant les modalités de désignation par le comptable

public de son (ou de ses) mandataire(s), la direction
générale de la comptabilité publique déjà consultée sur un
sujet similaire a précisé « qu'en l'absence de règles
spécifiques pour les agents comptables d'EPLE, il convient
donc de se référer aux textes fondamentaux » soit le
décret n° 2012-1246 du novembre 2012 relatif à la gestion
budgétaire et comptable publique qui énonce en son
article 14 que « (...) les comptables publics peuvent
déléguer leurs pouvoirs à un ou plusieurs mandataires ayant
qualité pour agir en leur nom et sous leur responsabilité » et
l'instruction générale du 16 août 1966 qui traite en son point
V de la désignation des mandataires.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

268
mandataire

 Afin d'éviter un intérim de courte durée, est-

il possible à un agent comptable de donner
mandat à un autre agent comptable ?

Concernant les modalités de désignation par le comptable

public de son (ou de ses) mandataire(s), la DGFIP déjà
consultée sur un sujet similaire a précisé « qu'en l'absence de
règles spécifiques pour les agents comptables d'EPLE, il convient
donc de se référer aux textes fondamentaux » soit au décret n°
2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et
comptable publique qui énonce dans son article 16 que « Les
comptables publics peuvent désigner des mandataires ayant
qualité pour agir en leur nom et sous leur responsabilité. » soit à
l'instruction générale du 16 août 1966 qui traite en son point V
de la désignation des mandataires. Le chapitre V (désignation
de mandataires) de l'instruction générale du 16 août 1966
précise que « en principe, le mandataire ne peut être désigné
que parmi les agents placés sous l'autorité du comptable.
Toutefois, des dérogations peuvent être accordées pour des cas
particuliers, notamment lorsqu'un mandataire est désigné, dans
les conditions fixées au chapitre I (§ 4 et 5) pour représenter un
comptable lors de la remise du service, ou lorsqu'un comptable
voisin dirige comme mandataire le poste d'un autre comptable
lors des vacances ».
Le cas d’espèce ne semble pas correspondre à l'une des deux
dérogations évoquées par cette instruction.
C'est la raison pour laquelle il nous semble par conséquent qu'il
y aurait lieu de nommer un agent comptable intérimaire.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

269
Nomination

 Un agent comptable nommé au 1er

septembre peut-il être installé dans les
fonctions d'agent comptable avant cette
date de nomination administrative ?

Dans la mesure où l'arrêté de nomination est établi au 1er

septembre , la passation de service ne pourra avoir lieu
qu'à compter de cette date, le comptable sortant étant
responsable de sa gestion jusqu'au 31 août inclus (art. 60-III.
modifié de la loi du 23 février 1963).

On rappellera par ailleurs, que l'Instruction générale du 16

août 1966 relative à l'organisation du service des
comptables publics précise notamment qu'un "comptable
public ne peut assumer ses fonctions sans avoir été au
préalablement installé dans le poste comptable qui lui est
confié."

Direction des Affaires Financières • DAF A3

270
recouvrement

 Comment recouvrer des créances de demi-

pension lorsque les représentants légaux
résident à l'étranger ?

Pour le recouvrement à l'étranger, Il est possible :

 de recourir à des sociétés spécialisées de recouvrement
de créances implantées à l'étranger,
 d'utiliser la procédure de l'exequatur décrite au point
2.2.4.6.6.1 de L’IC M9-6. Toutefois, l'utilisation de cette
procédure ne se justifie que pour des sommes
importantes.

On rappellera que lorsque toutes les possibilités offertes en

matière de recouvrement ont échoué, l'agent comptable
pourra demander d'admettre la créance en non valeur.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

271
recouvrement

 Un comptable d'EPLE doit-il signer un

plan élaboré par la commission de
surendettement alors qu'une démarche de
recouvrement par huissier est déjà
engagée ?

Le code de la consommation (articles 331-1 et suivants)

prévoit effectivement, en matière de surendettement des
particuliers, une saisine par ces derniers de la commission
départementale de surendettement afin d'envisager, en
liaison avec les créanciers, un plan de redressement de leur
dette. L'agent comptable n'est nullement tenu de signer ce
plan, toute mesure de report ou de rééchelonnement des
paiements engageant sa responsabilité personnelle et
pécuniaire. Le comptable ne doit interrompre la procédure
de recouvrement de créance auprès des débiteurs de
l'établissement que lorsque, saisi d'une demande de
suspension par la commission de surendettement, le juge a
effectivement prononcé cette suspension. A noter que
celle-ci, qui ne vaut que pour la durée de la procédure de
surendettement devant la commission et pour une durée
maximale d'un an, ne peut concerner les dettes
alimentaires, dont font partie les créances de demi-
pension. Dans cette situation, le moyen de règlement le
plus simple consiste plutôt à faire appel aux fonds sociaux,
les difficultés financières de la famille étant manifestes.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

272
recouvrement

 Que doit faire un agent comptable qui

n'a pu obtenir d'un fournisseur en liquidation
judiciaire qu'un certificat de non-
recouvrement alors qu'il demandait le
remboursement après avoir effectué un
double paiement ?

L'admission en non-valeur n'est pas la solution la plus

appropriée car elle n'exonère pas le comptable de sa
responsabilité. Le juge des comptes peut revenir sur une
décision de cette nature. Or, même si l'entreprise est en
liquidation judiciaire, il n'en reste pas moins que les
difficultés sont nées d'un double paiement dont la
responsabilité incombe à l'agent comptable. Le défaut de
vigilance initial ne peut être couvert par la liquidation
judiciaire de l'entreprise qui refuse de rembourser. Dans ces
conditions, il est possible de s'en remettre au juge des
comptes ou alors de procéder immédiatement à la mise en
jeu de la responsabilité du comptable en suivant une
procédure de débet administratif. Cette solution présente
l'avantage d'éviter les intérêts liés à un débet juridictionnel.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

273
recouvrement

 Un état exécutoire est délivré par un lycée à

l'encontre d'un ancien élève bénéficiant d'une
bourse ; un huissier vient déposer dans son
nouveau lycée une saisie attribution pour les
sommes dont est redevable la famille.

Un état exécutoire est délivré par un lycée à l'encontre d'un

ancien élève. L'article 14 de la loi n° 91- 650 du 9 juillet 1991
portant réforme des procédures civiles d'exécution précise que
« ne peuvent être saisis (...) les provisions, sommes et pensions à
caractère alimentaire, sauf pour le paiement des aliments déjà
fournis par le saisissant à la partie saisie ».
De plus, l'article 13 de cette même loi, autorise la saisie sur des
biens, alors même qu'ils seraient détenus par des tiers, ce qui est
le cas ici : l'agent comptable d'un EPLE détient la bourse
réclamée par un autre agent comptable.
Dans la mesure où l'article R531-33 du code de l’éducation
prévoit que: « la bourse est versée à la famille […] après
déduction éventuelle des frais de pension ou de demi-pension
pour les élèves ayant la qualité d'interne ou de demi-
pensionnaire », seul le montant de la bourse non affecté au
paiement de la créance de l'EPLE qui héberge aujourd'hui
l'élève peut être réclamé par la famille et donc faire l'objet
d'une saisie au bénéfice d'un tiers. Il est donc possible de
donner suite à une saisie attribution sur une bourse nationale à
condition de ne prélever que le montant qui relève stricto sensu
de la créance de cantine et qui n'aurait pas été utilisé pour
payer ce que doit l'élève à l'établissement d'accueil actuel.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

274
recouvrement

 Un établissement peut-il fixer un seuil en

deçà duquel il procède directement à
l'admission en non-valeur sans passer par la
procédure contentieuse étant donné le
montant élevé des frais d'huissier ?

En application de l'article R421-69 du code de l'éducation,

les créances de l'établissement peuvent faire l'objet:
 soit d'une admission en non-valeur en cas d'insolvabilité
du débiteur: il est rappelé que cette décision ne
décharge pas l'agent comptable de sa responsabilité,
ce dernier devant reprendre les poursuites si l'intéressé
revient à meilleure fortune. L'admission en non-valeur fait
l'objet d'une décision du conseil d'administration mais les
textes ne prévoient pas que cette décision soit prise par
l'ordonnateur en-dessous d'un certain seuil fixé par le
CA.
 soit d'une remise gracieuse en cas de gêne des
débiteurs, cette mesure déchargeant le comptable de
sa responsabilité ; la décision de remise, à la différence
de l'ANV, peut être prise par l'ordonnateur dans le cas
où la créance est inférieure à un seuil préalablement
fixé par le conseil d'administration.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

275
recouvrement

 Un agent comptable a laissé passer un

paiement à un fournisseur erroné. Ne
parvenant pas à obtenir un remboursement
amiable, quelle procédure doit-il mettre en
œuvre ? Comment sa responsabilité peut-
elle être engagée ?

Il convient en premier lieu d'établir un ordre de reversement

à l'encontre du fournisseur et de rendre le titre exécutoire
en mentionnant l'article 98 de la loi n° 92-1476 du 31 12
1992, l'article R421-68 du code de l'éducation ainsi que
toutes les mentions requises (notamment délais et voies de
recours dont l'absence constitue un motif fréquent
d'annulation par des juges administratifs). Le recouvrement
sera poursuivi par l'agent comptable au nom de
l'établissement selon les procédures habituelles (phase
amiable, puis recouvrement contentieux). Il est souligné
que l'erreur commise par le comptable (paiement non
libératoire) engage sa responsabilité personnelle et
pécuniaire. Ainsi, dans l'hypothèse où la procédure de
recouvrement n'aboutirait pas favorablement et/ou si le
double paiement entraînait un préjudice pour
l'établissement (intérêts moratoires versés au fournisseur réel
par exemple en cas de retard de paiement ), il
conviendrait de demander à l’autorité académique
l'émission d'un ordre de versement à l'encontre du
comptable.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

276
recouvrement

 Un huissier ayant pour mission la mise en

recouvrement des frais de demi-pension
peut-il demander une prise en charge des
frais qu’il a engagé?

Les frais et dépens des huissiers sont dus par le débiteur :

l'huissier n'a donc pas à effectuer de compensation s'il a pu
recouvrer le principal et les sommes qui lui étaient dues. Ce
n'est que dans le cas d'une créance irrécouvrable que ces
frais seront à la charge de l'EPLE. S'agissant des actes
entrepris par l'huissier, il est recommandé de lui donner des
consignes précises, l'huissier agissant en tant que
mandataire du créancier, même s'il conserve sa propre
responsabilité quant au choix de la procédure la mieux
appropriée pour le recouvrement des sommes en cause.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

277
recouvrement

 Les EPLE sont-ils assujettis à la contribution

de 35 euros instituée par le décret n° 2011-
1202 du 28 septembre 2011 ?

Une note de service du 12 avril 2012 de la Direction

Générale des Finances publiques, précise que :

« Dans la mesure où les comptables publics de l'Etat sont

seuls légalement compétents pour recouvrer les recettes
des collectivités locales et des établissements publics
nationaux ou locaux, il peut en effet être considéré que la
contribution pour l'aide juridique n'est alors pas due. »

Considérant d'une part, que cette note reprend une

interprétation du Ministère de la Justice, il convient à
l'évidence, de retenir cette interprétation et de considérer
que les EPLE ne sont donc pas soumis à cette contribution
pour aide juridique.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

278
recouvrement

 Un agent comptable demande à

l'ordonnateur l'autorisation de poursuivre
des créances, cependant le chef
d'établissement refuse. Comment l'agent
comptable peut-il résoudre la situation ?

Le comptable est seul chargé du recouvrement des titres

de recettes remis par l'ordonnateur. Selon l'article R421-68
du code de l'éducation les créances qui n'ont pu être
recouvrées à l'amiable, font l'objet d'états rendus
exécutoires par l'ordonnateur. L'agent comptable procède
aux poursuites. Celles-ci peuvent à tout moment être
suspendues sur un ordre écrit de l'ordonnateur si la créance
est l'objet d'un litige. L'IC M9-6 paragraphe 2.2.4.5 indique
que l'autorisation préalable de poursuites est délivrée par
l'ordonnateur au comptable ; Si l'ordonnateur refuse son
autorisation, le refus étant exprimé par écrit, la
responsabilité du comptable est dégagée et c'est
l'ordonnateur qui engage sa responsabilité. Il convient donc
que l'agent comptable demande à l'ordonnateur, par
lettre recommandée avec accusé de réception,
l'autorisation préalable de poursuites en lui indiquant que
son refus ou son absence de réponse dans un délai d'un
mois engage sa responsabilité. L'agent comptable doit en
informer aussi les autorités de contrôle et le juge des
comptes.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

279
remise
gracieuse

 La demande de remise gracieuse d'un

agent comptable mis en débet en 2011
pour des sommes non recouvrés au titre des
exercices 1997 et 1998, relève-t-il des
dispositions du décret n° 64-1022 (abrogé le
8 mars 2008) ou du décret n° 2008-228 ?

La demande de remise gracieuse concernée relève des

dispositions du décret n° 2008-228 du 5 mars 2008 relatif à la
constatation et à l'apurement des débets des comptables
publics et assimilés. Par ailleurs l'article 11 du texte précité
précise que les sommes allouées en remise gracieuse sont
supportées par le budget de l'Etat :

 Lorsque le comptable de l'organisme public est un

comptable public de l'Etat ou d'un établissement public
local d'enseignement ;

 Lorsque le comptable de l'organisme public est mis en

débet à raison d'une dépense irrégulièrement payée du
fait d'une absence des contrôles prévus à l'article 19 du
décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la
gestion budgétaire et comptable publique susvisé,
lorsque cette absence de contrôles résulte du plan de
contrôle hiérarchisé approuvé par le ministre chargé du
budget.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

280
remise
gracieuse

 Une remise gracieuse pour des créances

libère-t-elle la responsabilité du comptable?

Les créances d'un EPLE peuvent faire l'objet :

1. soit d'une remise gracieuse, en cas de gêne des débiteurs,
2. soit d'une admission en non-valeur, en cas d'insolvabilité des
débiteurs.

La décision de remise gracieuse est prise par le conseil

d'administration après avis conforme de l'agent comptable,
sauf lorsqu'elle concerne une dette de l'agent comptable, ou
par l'ordonnateur, dans le cas où la créance est inférieure à un
seuil fixé par le conseil d'administration (art. R421-69 du code de
l'éducation).

C'est au débiteur de la créance régulièrement mise à sa charge

qu'il appartient de présenter à l'EPLE représenté par le chef
d'établissement, une demande de remise gracieuse en
invoquant tout motif plaidant en sa faveur (situation de
ressources, charges de familles...). Il appartient alors au conseil
d'administration de l'EPLE, en raison de sa compétence
budgétaire de se prononcer sur cette demande qu'il peut
rejeter ou admettre dans sa totalité ou partiellement.

La remise gracieuse fait disparaître le lien de droit existant entre

l'établissement et son débiteur en éteignant la créance. Il en
résulte par conséquent qu'elle libère la responsabilité
personnelle et pécuniaire de l'agent comptable.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

281
rémunération
commis d'office

 Comment doit être rémunéré un commis

d'office chargé de la reddition des comptes
financiers suite à la défaillance d'un même
comptable ?

Il convient de se reporter au décret n° 2007-1277 du 27 août

2007 relatif à la rétribution des comptables commis d'office
pour la reddition des comptes des comptables publics et
assimilés

Toutefois, les nouveaux textes règlementaires n'envisagent

pas les cas de figure dans lesquels la nomination du commis
d'office intervient plusieurs années après le constat de
l'absence de reddition du compte financier, dans le cas
par exemple d'un comptable défaillant parti en retraite
bien avant la nomination d'un commis d'office.

Dans l'hypothèse où la nomination du commis d'office

intervient plusieurs années après le constat de l'absence de
reddition du compte financier, il convient de prendre en
compte, en fonction du corps, grade et échelon détenu
par le comptable défaillant à la date à laquelle ce compte
aurait dû être rendu, la valeur du point d'indice en vigueur
à la date de la nomination du commis d'office. Lorsque
plusieurs exercices sont en cause, on retiendra le
corps/grade/échelon détenu par le comptable défaillant
pour l'exercice le plus récent.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

282
réquisition

 Existe-t-il un modèle de lettre par laquelle

un chef d'établissement adresse un ordre de
réquisition à son agent comptable ?

Il n'existe pas de modèle particulier pour la réquisition de

payer adressée par l'ordonnateur au comptable. Il convient
de respecter les dispositions prévues par les articles L.233-1
et L.233-3 du code des juridictions financières ainsi que par
l'IC M9-6 (paragraphe 11252). Il est précisé que la réquisition
est au nombre des actes énumérés à l'article L. 2131-2 du
code général des collectivités territoriales, qui sont
immédiatement exécutoires après transmission au
représentant de l'Etat et publication ou notification. En
l'espèce, l'ordre de réquisition sera transmis aux autorités de
contrôle, dans un souci de parallélisme des formes (le
budget est soumis à cette obligation) et le chef
d'établissement certifie le caractère exécutoire de l'ordre
de réquisition, sous sa seule responsabilité.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

283
réserves

 Un dépassement des crédits disponibles

constaté sur un exercice antérieur à la prise
de fonction ne doit pas faire à nos yeux
l'objet d'émission de réserves de la part du
comptable entrant.

Conformément aux dispositions de l'instruction DGCP n 01-

002-M9 du 8 janvier 2001, relative à la formulation de
réserves par les agents comptables d'EPLE, les réserves
doivent « essentiellement » porter sur le recouvrement des
recettes et/ou sur les anomalies comptables et ne se
justifient donc ni dans le domaine de la dépense ni pour les
créances déjà prescrites.
L'agent comptable entrant n'a pas pour mission de
contrôler les opérations prises en charges par son
prédécesseur.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

284
suspension
de paiement

 Un agent comptable qui ne dispose pas des

critères d'attribution d'une aide sociale
peut-il en suspendre le paiement ?

En matière de contrôle l'agent comptable ne peut se faire juge de la

légalité des décisions de l'ordonnateur. Il ne peut donc suspendre le
paiement d'une dépense pour ce motif. De plus, l'agent comptable
n'exerce qu'un contrôle sur pièces et n'a pas à vérifier la réalité des
certifications délivrées par l'ordonnateur. Les ordonnateurs sont
responsables des certifications qu'ils délivrent (article 12 du décret
n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et
comptable publique), l'agent comptable s'assure seulement de la
présence de ces certifications.

Dans le cas d'espèce on se réfèrera au décret au décret n° 2016-33

du 20 janvier 2016 fixant la liste des pièces justificatives des dépenses
des collectivités territoriales, des établissements publics locaux et des
établissement annexe 1 -rubrique 6, point 61 "Dépenses d'aide
sociale", précise les pièces justificatives exigibles :

6112 Aides facultatives :

1. délibération fixant les conditions d'octroi et les modalités
d'attribution (4)
2. En cas de paiement à un tiers, décision de l'autorité exécutive.
3. Etat nominatif ou collectif mentionnant le(s) bénéficiaire (s) et le
montant des aides à verser, ou ordre de paiement acquitté par
le bénéficiaire en cas d'urgence.

Le comptable est donc fondé à demander la pièce relative aux

critères d'attribution des fonds sociaux. Cet état n'étant pas produit,
le comptable peut refuser le versement des aides et demander à
être réquisitionné.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

285
Transmissions
d'informations

 Un agent comptable peut-il refuser de

transmettre au chef d'établissement le
relevé de compte Trésor et les balances
comptables ?

​Non

L'IC-M9.6 précise que "L'agent comptable rend compte à

l'ordonnateur de la situation comptable de l'établissement
au moins une fois par mois. Il lui transmet, à cet effet, un
exemplaire de la balance des comptes du grand livre.
Dans le cadre de sa mission de conseil auprès de
l’ordonnateur, il développe et explique le solde des
comptes. Par ailleurs, il doit déférer à toutes les demandes
de renseignements comptables que l'ordonnateur pourrait
formuler." Compte tenu de ces dispositions, on comprendra
que l'agent comptable est tenu de fournir à l'ordonnateur
tous les documents nécessaires au bon fonctionnement de
la comptabilité budgétaire. Il n'a donc pas à refuser
d'accéder à la demande du chef d’établissement.
Toutefois, dans le cadre de son rôle de conseil, l'agent
comptable pourra expliquer à l'ordonnateur qu'un bilan de
la santé financière de l'EPLE effectué à partir d'une analyse
des principaux indicateurs financiers actualisés sera plus
"parlant" qu'un simple relevé de compte Trésor.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

286
Transmissions
d'informations

 Le rapport d'audit de l'agence comptable

doit-il être transmis au chef d'établissement ?

​Oui

En tant qu'autorité juridique administrative et financière au

sein de l'EPLE, le chef d'établissement est en droit d'avoir
accès à tout document intéressant la gestion administrative
et financière de l'établissement dont il est responsable, tant
juridiquement que financièrement. Il est donc légitime que
le chef d'établissement ordonnateur ait copie du rapport
d'audit de son établissement.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

287
 Relations
16 avec les
associations
Les associations partenaires privilégiés de l'EPLE et
les règles spécifiques qui régissent leurs relations.

 Divers dispositifs page 289

 Dons page 290
 Gestion de fait page 293
 Intervenant extérieur page 295
 Subventions page 296
 Voyages scolaires page 297

Direction des Affaires Financières • DAF A3

288
divers
dispositifs

 Dans le cadre d'un projet de réussite

éducative, un EPLE prévoit la réalisation et la
rétribution d'heures de soutien aux élèves,
par une association pour un montant estimé
à 90 000 euros, une procédure d'achat
public s'impose-t-elle ?

​La réalisation d'heures de soutien confiées à une

association dans le cadre d'un projet de réussite éducative
géré par un EPLE, relève effectivement d'un marché à
procédures adaptées, soumis aux dispositions du décret n°
2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics.
Par ailleurs, il est important de souligner que la mise en
concurrence concernant un MAPA supérieur à 90 000.00
euros impose une publication de l'offre obligatoire au
BOAMP ou dans un journal d'annonces légales.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

289
dons

 Dans quelles conditions et selon quels

critères, un EPLE peut-il adhérer à une
association extérieure ? Si oui à quel
compte de classe 6 faut-il inscrire le
versement de la cotisation ?

Un EPLE ne peut adhérer à (et/ou subventionner) des

associations que lorsque leur objet est en relation avec les
missions de l'établissement, en application du principe de
spécialité. Cela peut par exemple être le cas de
l'association sportive ou d'une association d'anciens élèves.
De plus, l'adhésion comme la subvention doivent bien
évidemment être approuvées par le conseil
d'administration. Les comptes les plus appropriés seraient
alors le 6286 (concours divers, cotisations) pour les
adhésions à une association et le compte 6564 (subvention
à une association) pour les subventions. Il est également
rappelé que les règles fixées par la circulaire n° 96-249 du
25 octobre 1996 (notamment le point III.B relatif aux
relations financières avec l'établissement) s'appliquent à
toutes les associations que l'établissement souhaiterait
subventionner.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

290
dons

 Un collège peut-il après accord du CA,

participer au fonctionnement d'une
association sportive soit sous forme de don,
soit en payant les factures à sa place
(utilisation du budget ou de la caisse de
solidarité pour le paiement) ?

Il convient de respecter la personnalité morale propre de

l'association sportive : l'ordonnateur de l'EPLE ne peut en
aucun cas engager des dépenses au bénéfice de
l'association et l'agent comptable de l'EPLE ne peut pas
davantage payer des factures correspondant à des
commandes passées par ladite association, ni sur la caisse
de solidarité, ni sur un autre compte. En revanche, l'EPLE
peut subventionner, avec l'accord du conseil
d'administration, des associations dont l'objet est en relation
avec les missions de l'établissement, en application du
principe de spécialité, ce qui est le cas de l'association
sportive. Pour ces dons, le compte 6564 (subvention aux
associations) paraît le plus approprié.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

291
dons

 Un collège envisage de faire un don au

Téléthon en récoltant des fonds sur la vente
de pâtisseries confectionnées par les élèves
de la SEGPA, le produit de la vente étant
reversé ensuite à l'association concernée.
Cela est-il possible ?

Rien ne s'oppose à ce qu'un EPLE fasse un don à une

association, dans le respect des compétences du conseil
d'administration listées à l'article R 421-20 du code de
l'éducation.

Dans le cas d'espèce, ces pâtisseries peuvent être considérées

comme des objets confectionnés puisque réalisées par des
élèves de SEGPA dans le cadre d'une activité pédagogique.

Ainsi, conformément aux dispositions du § 2.5.3 de l'IC-M9-6, le

prix de vente de ces productions devra être fixé par
délibération du conseil d'administration.

Par ailleurs, le produit de la vente devra faire l'objet d'un ordre

de recettes et le don d'un mandat de l'ordonnateur à
l'organisme concerné.

Enfin, il conviendra de respecter toutes les règles d'hygiène en

matière de production alimentaire afin d'éviter d'éventuels
problèmes d'intoxication risquant de mettre en jeu la
responsabilité de l'EPLE.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

292
gestion
de fait

 Dans le cadre d'un voyage scolaire, le FSE

de l'établissement peut-il offrir à l'EPLE les
billets de train sous forme de don en nature ?

Les statuts du FSE lui permettent d'effectuer un don en

nature. Toutefois, dans le cas d'espèce ce don sous forme
de billets de train, s'apparente à une gestion de fait, l'EPLE
ayant en effet délégué pour partie sa gestion du voyage
scolaire au FSE, qui par le biais de son don en nature (les
billets de trains) assure finalement la partie transport de ce
dernier. Or Les voyages et sorties scolaires participent par
nature à la mission de l'EPLE, et ne sauraient être gérés par
le FSE. Ce principe est rappelé dans la circulaire no 96-249
du 25 octobre 1996 relative à la situation des chefs
d'établissement au sein des associations péri éducatives
ayant leur siège dans l'EPLE (foyer socio-éducatif,
association sportive), qui précise que « les missions du FSE
doivent être distinctes des missions dévolues à l'EPLE. Les
associations ne sauraient gérer, de fait, des activités qui
relèvent des missions propres de l'établissement ».

Direction des Affaires Financières • DAF A3

293
gestion
de fait

 Est-il légitime pour un EPLE de payer à

diverses associations des factures relatives à
des dépenses pédagogiques du volet
culturel de projets d'établissement, qui lui
ont été adressées par le rectorat ?

Il est rappelé que les juges des comptes mettent

régulièrement en cause la responsabilité du comptable
public lorsqu'il paie des prestations qui ne sont pas
véritablement engagées et ordonnancées par le chef
d'établissement dont il est le responsable assignataire,
l'ordonnateur n'étant pas non plus en mesure de certifier la
réalité du service fait. A plusieurs reprises, l'attention a été
appelée sur la nécessité de respecter l'autonomie
financière des établissements publics, en l'occurrence des
EPLE. Seul un groupement de services régulièrement
constitué entre les établissements concernés,
conformément à l'article L 421-10 du code de l'éducation,
peut légitimer le paiement par l'établissement mutualisateur
des factures destinées à des prestations ou fournitures
exécutées ou livrées dans des établissements membres. De
plus, afin de respecter le principe de spécialité des
établissements publics, l'établissement mutualisateur devra
être partie prenante de l'opération en cause.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

294
intervenant
extérieur

 Une association de spectacle fait parvenir

un devis de facture comprenant la
représentation du spectacle, les inter-
ventions auprès des élèves, le transport des
artistes et du matériel, l'hébergement et les
défraiements des artistes.

A notre sens, le comptable d'un EPLE peut payer une

facture émise par une association prestataire d'une
représentation artistique dès lors qu'au moins deux
conditions sont réunies : - d'une part une convention,
autorisée par le conseil d'administration de l'EPLE, a été
conclue entre l'EPLE et l'association précisant notamment le
contenu des prestations que devra fournir cette dernière et
l'origine des financements dont disposera l'EPLE pour régler
les dites prestations, - d'autre part, les statuts de l'association
permettent à cette dernière de proposer ce type de
prestations et d'émettre des factures. En tout état de cause
il s'agit bien pour l'EPLE de régler une prestation fournie par
l'association sur présentation d'une facture et non de payer
directement à des artistes des rémunérations ou de
rembourser des frais de transport et d'hébergement, cette
liste n'étant pas exhaustive.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

295
subventions

 Un EPLE peut-il subventionner n'importe

quelle association ? Dans quelles conditions ?

Un EPLE ne peut subventionner que des associations dont

l'objet est en relation avec les missions de l'établissement,
en application du principe de spécialité. Une subvention à
l'association des anciens élèves est ainsi envisageable, elle
doit bien évidemment être approuvée par le conseil
d'administration. Les règles fixées par la circulaire n° 96-249
du 25 octobre 1996 (notamment le point III.B relatif aux
relations financières avec l'établissement) s'appliquent à
toutes les associations que l'établissement souhaiterait
subventionner.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

296
voyages
scolaires

 Un CA peut-il accepter du foyer socio-

éducatif un don destiné uniquement aux
élèves adhérents au FSE afin de financer un
voyage scolaire facultatif se déroulant sur le
temps scolaire ?

L' EPLE se doit de respecter les principes qui régissent le

service public de l'enseignement, parmi lesquels se trouve
le principe d'égalité. Un établissement scolaire ne peut y
porter atteinte qu'en se fondant sur des critères sociaux. Il
est possible d'instaurer une discrimination entre les élèves
concernant le montant d'un voyage scolaire à condition
de la justifier par la situation financière de la famille.
Proposer un tarif préférentiel aux seuls adhérents d'une
association revient à établir un critère de discrimination qui
n'est pas admis dans l'enseignement public du second
degré.
En revanche, une association peut décider, si c’est prévu
dans ses statuts, de payer à la place de ses adhérents par
subrogation, comme peut le faire un comité d’entreprise.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

297
voyages
scolaires

 Une subvention versée à l'EPLE par la

collectivité de rattachement peut-elle être
reversée à une association qui a supporté
les dépenses ? L'association a été créée
dans le but de gérer les dépenses liées au
voyage.

L'EPLE ne peut effectivement pas reverser la subvention

reçue de la collectivité de rattachement pour un voyage
scolaire à une association qui serait chargée d'en gérer les
dépenses : la subdélégation de crédits est proscrite par
l'article 15 du décret-loi du 2 mai 1938. Deux solutions sont
ouvertes : l'EPLE gère les dépenses afférentes ou il restitue la
subvention à la collectivité qui pourra l'attribuer à
l'association. Il est cependant rappelé que si le voyage
s'inscrit dans le temps scolaire, la gestion doit être effectuée
dans le budget de l'EPLE et non par une association ad hoc
(cf. rapport public de la Cour des comptes 1997 qui qualifie
la gestion de voyages pédagogiques par les foyers socio-
éducatifs de gestion de fait).

Direction des Affaires Financières • DAF A3

298
 Service de
17 restauration
et d'hébergement
Les modes de gestion du service de restauration et
d'hébergement : service spécial, budget annexe,
contribution au fonctionnement du service général.

 Aides diverses page 301

 Chèques restaurant
Modes de règlement page 303
 Contribution page 304
 Convention avec la CTR page 305
 Crédit nourriture page 306
 Mode de gestion du SRH page 308
 Participation aux charges
communes page 312
 Prélèvement page 313

Direction des Affaires Financières • DAF A3

299
 Service de
17 restauration
et d'hébergement

 Prélèvement frais restauration

et d'internat page 314
 Provisions page 315
 Recouvrement des recettes page 316
 Remise d'ordre page 317
 Réserves page 318
 Reversements page 319
 Stock page 320
 Tarifs page 321
 TVA page 326
 Valeurs inactives page 328

Direction des Affaires Financières • DAF A3

300
aides
diverses

 Sur quels services doivent être imputées les

exonérations de demi-pension ?

Les exonérations de frais de demi pension sont imputées sur

le service bourses nationales lorsqu'elles sont consécutives
à l'attribution de bourses (on parlera ici de compensation
entre les droits à bourse et les droits à demi pension) ou aux
remises de principes.

Elles sont, en revanche, à imputer au service vie de l'élève

lorsqu'elles sont financées par des fonds sociaux d'Etat ou
des aides attribuées par une collectivité.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

301
aides
diverses

 Les recettes issues de bourses dépar-

tementales (affectées à la restauration)
doivent-elles être inscrites au service
général VE ou au service spécial
restauration ?

Les recettes enregistrées au service restauration

hébergement correspondent à la vente de prestations de
service liées à la demi-pension ou à l'internat. Elles sont
éventuellement complétées par des ressources spécifiques
nécessaires au financement du maintien en condition de
l'outil de production. Les dépenses de ce service retracent
la production du repas, le fonctionnement et l'entretien de
ce service.

Les diverses bourses et autres aides sociales en dehors des

bourses nationales sont recettées et dépensées au service
général vie de l'élève. Les dépenses à caractère social
seront soit versées à la famille soit serviront plus
généralement à apurer les créances de demi-pension ou
d'internat. Toutefois elles peuvent aussi aider la famille à
financer sa participation à un voyage scolaire.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

302
Chèques
restaurant
Modes de règlement

 Un agent comptable peut-il accepter des

chèques restaurant en règlement des frais
de demi-pension de ses élèves ?

Non

Cette question s'analyse à l'aune des dispositions du Code du

travail . Ainsi l'article L3262-3 dudit texte précise que les
"comptes prévus à l'article L. 3262-2 sont des comptes de
dépôts de fonds intitulés " comptes de titres-restaurant ". Sous
réserve des dispositions des articles L. 3262-4 et L. 3262-5, ils ne
peuvent être débités qu'au profit de personnes ou d'organismes
exerçant la profession de restaurateur, d'hôtelier restaurateur ou
une activité assimilée, ou la profession de détaillant en fruits et
légumes. "

On rappellera par ailleurs que la qualité de restaurateur est

attribuée par une commission de titre restaurant selon des
modalités décrite aux articles R3262-4 et R3262-36 du même
code. Il ressort de ces dispositions que les titres restaurants ne
sauraient être utilisés comme moyen de paiement des frais de
demi-pension des élèves, l'EPLE n'étant pas considéré dans ce
cas comme exerçant une activité de restaurateur au sens du
code du travail. En revanche cette procédure est applicable
aux restaurants des lycées hôteliers en règlement des objets
confectionnés dans les conditions précisées ci-dessus et reprises
au § 2.3.3.5 de l'IC-M9-6

Direction des Affaires Financières • DAF A3

303
contribution

 Comment s'effectue la contribution du

service de restauration et d'hébergement au
service général ?

Il convient de se reporter au § 2125 Le service de

restauration et d'hébergement de l'IC M9-6 qui précise
notamment que :

« L'ensemble des dépenses (du SRH) (achats de denrées,

dépenses d'énergie et fluides, contrats d'entretien, etc.) est
individualisé aux comptes par nature correspondant ou à
défaut par un reversement aux charges communes de
l'établissement pour les charges évaluées forfaitairement.

Le service de restauration et d'hébergement est doté dans

les deux cas d'un budget évaluatif qui sera réajusté en fin
d'année en fonction de la recette réellement constatée. Il
doit couvrir par ses ressources la totalité des charges
qu'implique son fonctionnement. »

Direction des Affaires Financières • DAF A3

304
convention
avec la CTR

 En l'absence de convention EPLE /

Collectivité, les établissements doivent-ils
prendre en compte les instructions écrites
données par la collectivité ?

Conformément aux dispositions de l'article L.421-23 du

Code de l'éducation, le président du Conseil régional ou
général dispose de la faculté de s'adresser directement au
chef d'établissement pour l'exercice des compétences qui
incombent directement à la collectivité territoriale de
rattachement, ce qui est le cas pour la mission
d'hébergement

En outre, les présidents des Conseils régionaux ou généraux

disposent d'un pouvoir réglementaire pour l'exercice de
leurs compétences en application de l'alinéa 3 de l'article
72 de la Constitution. Ainsi, à notre sens, les décisions prises
dans ce cadre s'imposent à l'EPLE.

Il en résulte que l'absence de convention n'enlève pas à

l'exécutif de la collectivité de rattachement le pouvoir de
s'adresser directement au chef d'établissement afin de lui
faire connaître ses objectifs et les moyens qu'elle y alloue,
celui-ci étant chargé de mettre en œuvre ces objectifs.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

305
crédit
nourriture

 Quels types de contrôle un comptable doit-

il effectuer sur une DBM 22 « Constatation
de produits scolaires » ?

L'agent comptable est fondé à vérifier que les crédits ont

été régulièrement ouverts au budget. S'agissant des
dépenses effectuées sur des crédits évaluatifs, il vérifiera
que le montant des crédits ouverts au service de
restauration et d'hébergement le sont en fonction de la
recette réellement constatée.

Par ailleurs, il exercera son contrôle sur l'exact calcul de la

liquidation de la dépense. Dans le cas d'espèce, il
s'assurera que le taux et l'assiette sont conformes à la
convention ou à la délibération du CA selon le cas.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

306
crédit
nourriture

 Comment procéder en fin d'exercice au

réajustement du crédit nourriture ?

On rappellera que les crédits ouverts au service de

restauration et d'hébergement ayant un caractère
évaluatif doivent être réajustés en fin d'exercice, en
fonction des recettes effectivement constatées (IC M9-6
paragraphe 2125). Ce réajustement sera réalisé par
l'intermédiaire d'une DBM n°22 « constatations de produits
scolaires ».

Direction des Affaires Financières • DAF A3

307
mode de
gestion du SRH

 Comment passe-t-on du service spécial

restauration au budget annexe restauration ?

Ce passage s'effectuera en début d'exercice comptable.

Le budget annexe reprendra dans son bilan d'entrée, le
solde créditeur des réserves spécifiques du service spécial,
le solde débiteur du compte des stocks alimentaires, les
soldes des comptes des créances (411, 412, 416) les soldes
des avances reçues (4191, 4712, 4713), les soldes des
valeurs inactives (86), les soldes des subventions dédiés à ce
service. Même si nous ne préconisons pas ces opérations,
l'établissement peut aussi transférer les biens immobilisés
acquis avant la réforme au profit du service de
restauration. Ce transfert des biens doit aussi concerner les
financements sur subventions et sur fonds propres ainsi que
les amortissements déjà effectués.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

308
mode de
gestion du SRH

 Le service de restauration produit ses repas

et nourrit des élèves d'autres établissements.
Les éventuels excédents servent à améliorer
le service et éventuellement à des
opérations en capital. Sur quel type de
structure dois-je suivre le budget ?

Dans un budget annexe. En effet, ce qui différencie le

service spécial et le budget annexe, ce sont les opérations
en capital. Les provisions et les admissions en non valeur
affecteront automatiquement le compte des réserves de
ce budget.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

309
mode de
gestion du SRH

 Le service de restauration produit ses

repas et les éventuels excédents de
fonctionnement servent essentiellement à
l'amélioration du service. Sur quel type de
structure dois-je suivre le budget ?

Dans un service spécial. Les éventuels excédents de ce

service pourront être individualisés dans une subdivision du
compte des réserves. Les provisions pour risques d'impayés
ou les éventuelles admissions en non valeur seront
mandatées au service spécial et diminueront après
affectation du résultat les réserves enregistrées à la
subdivision intéressée du compte des réserves.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

310
mode de
gestion du SRH

 Le service de restauration achète ses repas

à un prestataire externe (public ou privé).
Les recettes couvrent les dépenses. Sur quel
type de structure dois-je suivre le budget ?

Dans un service spécial, ce service ne produisant aucun

résultat, les provisions pour risques d'impayés ou les
éventuelles admissions en non valeur seront mandatées au
service spécial et diminueront le montant des réserves de
l'établissement.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

311
participation
aux charges
communes

 Le transfert de compétences de la fixation

des tarifs de restauration par la CT englobe-
t-il celui de la compétence pour la fixation
du taux de participation aux charges
communes de l'établissement par le service
de restauration et d'hébergement ?

L'article R531-52 du code de l'éducation prévoit la fixation

des tarifs de la restauration scolaire fournie aux élèves des
collèges et des lycées de l'enseignement public par les
collectivités territoriales qui en ont la charge. Compte tenu
de la compétence générale en matière de restauration et
d'hébergement conférée par la loi du 13 août 2004 aux
collectivités territoriales, la collectivité peut légitimement
donner des orientations relatives au taux de participation
aux charges communes de l'établissement par le service de
restauration et d'hébergement. Les modalités de
concertation entre la collectivité et l 'EPLE pourront à cet
effet utilement être précisées dans la convention conclue
entre la collectivité et l' EPLE, en application de l'article L
421-23 II du code de l'éducation. La loi instaure en effet une
voie contractuelle permettant de préserver, d'une part le
principe de libre administration des collectivités territoriales,
d'autre part le principe de l'autonomie juridique et
financière des EPLE.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

312
prélèvement

 La mise en place du prélèvement automatique

en EPLE, pour la gestion des créances des élèves,
doit -elle faire l'objet d'une information ou d'une
demande d'autorisation du CA ?

Le prélèvement automatique des créances relatives aux frais

d'hébergement des élèves ou au paiement des voyages scolaires est une
fonctionnalité prévue par la réglementation en vigueur (décret n°2012-1246
du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique)
et dans l’outil GFC depuis 2007, qui en dehors de l'intérêt comptable qu'elle
représente en matière de recouvrement, peut s'analyser comme un service
proposé aux familles qui sont libres d'opter ou non pour cette procédure.
S'agissant d'une procédure prévue à l'article 25 du décret n°2012-1246 du 7
novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique
précité, elle ne requiert pas l'autorisation de CA. Toutefois, l'information des
familles via le conseil d'administration, nous semble pertinente.
A la fin de l'année scolaire, un échéancier, fixant les dates des
prélèvements d'avance et les dates des prélèvements d'ajustement, est
proposé. L'EPLE Créancier est tenu de prévenir les débiteurs du montant et
de la date du prélèvement 14 jours avant la date d'échéance. Dans l'outil
GFC, le prélèvement automatique SEPA a été enrichi par la possibilité
d'effectuer des échéances en fonction de la catégorie de revenus des
familles.
Les droits du débiteur sont étendus à la possibilité de révoquer le mandat
SEPA à tout moment, à la possibilité de demander le rejet d'un prélèvement
dans un délai de 8 semaines sans justification de sa part,
Au moment du prélèvement d'ajustement, il est possible d'effectuer un
remboursement d'un trop-perçu au débiteur, qui est prévenu par courrier.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

313
prélèvement frais
restauration et
d'internat

 La mise en place d'une procédure de

prélèvement automatique sur les comptes
des familles relève-t-elle exclusivement
d'une décision de l'agent comptable ?

​Non

En effet, dans le cas d’espèce, il convient de se reporter à

l'article 11-a de l'arrêté du 24 décembre 2012 pris en
application du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012
relatif à la gestion budgétaire et comptable publique qui
précise que :
« ....Les recettes publiques sont encaissées :
Par prélèvement bancaire ou moyen de paiement assimilé
(titre interbancaire de paiement et téléréglement) lorsque
l'ordonnateur ou le comptable accepte ce moyen de
paiement selon les modalités définies par le directeur
général des finances publiques »
Il ressort de ces dispositions qu’un agent comptable ne
peut pas s’opposer au prélèvement automatique si
l’ordonnateur a décidé d’ouvrir cette fonctionnalité aux
familles.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

314
provisions

 Où doit-on imputer les provisions relatives

aux créances de demi-pension douteuses ?

Les provisions pour couvrir les créances de demi-pension

douteuses, seront à imputer, selon le type de gestion choisi
au service spécial ou au budget annexe Restauration et
hébergement.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

315
Recouvrement
des recettes

 Y a-t-il une jurisprudence concernant le

point de départ du décompte du délai de
prescription des créances de demi-pension ?

L’article L1617-5 du code général des collectivités

territoriales indique que: « l'action des comptables publics
chargés de recouvrer les créances des régions, des
départements, des communes et des établissements
publics locaux se prescrit par quatre ans à compter de la
prise en charge du titre de recettes ».
Toutefois, l'attention des comptables doit être attirée sur le
fait que le juge des comptes, lorsqu'il est appelé à se
prononcer sur le défaut de recouvrement de créances,
vérifie que des "diligences, complètes, adéquates et
rapides" ont été effectuées. Ainsi, c'est dès qu'il est en
possession des éléments et pièces permettant le
recouvrement d'une créance, sans s'interroger sur la date à
partir de laquelle commencent à courir les délais, que le
comptable doit mettre en œuvre les procédures de
recouvrement que lui offre la réglementation (de la phase
amiable à la phase contentieuse). Nous précisons que la
reconnaissance par le débiteur de sa dette, quelle que soit
la forme prise (courrier demandant des délais de paiement,
contestation du montant, ...) interrompt la prescription.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

316
remise
d'ordre

 Dans la mesure où le CA donne son accord,

un établissement peut- il modifier les critères
et le montant des remises d'ordre ?

Depuis le décret n° 2000-0992 modifiant le décret n° 85- 924

du 04 09 1985, seul le CA de l'établissement, sur proposition
du chef d'établissement, a le pouvoir de décider de l'octroi
d'une remise d'ordre et d'en fixer les critères et le montant. Il
n'existe plus de texte réglementaire applicable en la
matière. Toutefois, il convient de rappeler que le paiement
de la cantine constitue la contrepartie d'un service rendu à
l'élève. Refuser d'accorder une remise d'ordre alors même
que l'élève ne mange plus à la cantine peut être assimilé à
un enrichissement sans cause de l'EPLE. Pour la bonne
marche du service de restauration, il est admis qu'un délai
de quelques jours puisse s'écouler avant que cette
absence soit prise en compte, le temps pour le service
d'intendance d'être informé et de revoir à la baisse le
nombre de repas à servir.

Il est fortement recommandé que les modalités de

fonctionnement du service de restauration et
d’hébergement, soient décrites dans un règlement
intérieur, voté par le Conseil d’administration,

Direction des Affaires Financières • DAF A3

317
réserves

 Comment, dorénavant, un prélèvement sur

le fonds de roulement unique pour réaliser
des immobilisations sur fonds propres à
partir de la contribution du SRH à ce fonds
de roulement, doit-il être tracé en
comptabilité ?

Dans ce cas, il convient comme auparavant d'effectuer le

transfert du compte 10687 (réserves SRH) vers le compte
10681 (réserves de l'EPLE) du montant du bien immobilisé,
afin de ne pas complexifier la gestion des comptes des
réserves et notamment des amortissements.

Une écriture du 10687 au 10681 sera passée en

comptabilité générale pour le montant effectivement viré
des réserves d'un service vers les réserves d'un autre.

Comme précédemment cette écriture pourra être

effectuée en fin d'exercice au vu des dépenses réellement
réalisées grâce à un prélèvement sur le fonds de roulement.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

318
Reversements

 L'agent comptable doit-il exiger un titre de

recettes exécutoire pour prendre en charge
des reversements dus à la CRT au titre du
SRH ?

​Non

Dans ce cas, l'agent comptable n'est pas fondé à exiger un

titre de recettes. et devra prendre en charge les
reversements au profit de la collectivité territoriale
conformément aux dispositions de la convention établie
entre celle-ci et l'EPLE.

En effet, conformément à l'article 82 de la loi 2004-809 du

13 août 2004 qui a confié à la collectivité de rattachement
la charge de l'accueil, de la restauration, et de
l'hébergement, cette convention détaille notamment les
modalités d'organisation du SRH, les objectifs poursuivis par
la CRT et donne des directives à l'EPLE pour mettre en
place et organiser le SRH.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

319
Stock

 En cas de suppression d'un SRH, le stock

alimentaire peut-il être vendu ou faire l'objet
d'un don ?

​Rien ne s'oppose à ce que le stock alimentaire fasse l'objet

d'un don au profit d'un autre établissement ou d'une
association caritative comme par exemple "Les restaurants
du cœur" dans les conditions suivantes : délibération du CA
validant le don, vérification préalable des dates de
péremption des denrées concernées et respect des règles
d'hygiène en vigueur en matière de conditionnement et de
transport afin d'éviter tout risque d'intoxication alimentaire
susceptible de mettre en jeu la responsabilité de l'EPLE. En
revanche, la vente de ce type de produits est une
procédure qui ne doit pas être retenue car d'une part elle
est contraire au principe de spécialité qui s'impose aux EPLE
(article L.121-1 du CED), et d'autre part elle est susceptible
de contrevenir aux règles de la concurrence et être
qualifiée de concurrence déloyale sanctionnée par le
code civil , en cas de tarifs inférieurs à ceux
habituellement pratiqués dans le commerce.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

320
tarifs

 Comment régulariser la valeur de tickets

repas revue à la baisse par le CA ?

​Cette régularisation pourra être réalisée par les opérations

comptables suivantes :
 reprise du bilan de sortie du compte concerné en bilan
d'entrée
 sortie des tickets pour leur valeur d'origine
(dévalorisation). Cette opération sera justifiée par un
procès verbal signé par l'ordonnateur,
 réintroduction des tickets conformément au nouveau
tarif voté en CA.

Les différents schémas d'écritures relatifs à ces opérations

sont détaillés à l'annexe 7 - Planche 14 - Valeurs inactives
de l'IC-M9-6.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

321
tarifs

 Un conseil régional a voté l'augmentation

des tarifs d'hébergement pour l'exercice
2012. Cette augmentation des tarifs entre-t-
elle en vigueur rétroactivement au 06 mars
date du caractère exécutoire de l'acte de
la région ?

On rappellera à titre liminaire que le contrôle de légalité et

budgétaire des décisions prises par les collectivités
territoriales dans le cadre des compétences transférées et
notamment la fixation des tarifs de restauration est du
ressort exclusif du préfet (circulaire DAF A3 n° 07-016 du 19
février 2007). Ainsi, la délibération du conseil régional sera
applicable à l'EPLE dès lors qu'elle n'a pas fait l'objet
d'observations de la part du préfet et comme toute
décision opposable à des tiers, après avoir été portée à leur
connaissance par voie d'affichage au sein de l'EPLE.

C'est à notre sens, cette information qui sous réserve d'être

cohérente avec la notification de la CTR sera retenue pour
l'application des nouveaux tarifs.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

322
tarifs

 La pratique des avances des familles est-

elle légale, aucun repas n'ayant encore été
pris au moment des inscriptions ?

Il est rappelé, au préalable, que l'accueil d'élèves au

service de restauration et d'hébergement est une facilité
offerte aux familles et non une obligation à la charge du
service public de l'éducation. Il s'agit en effet d'une
prestation fournie en contrepartie du versement d'un prix et
non en application du principe de gratuité.

Aussi à notre sens, dès lors que la collectivité territoriale en

application des dispositions de l’article R531-52 du code de
l’éducation ou le CA de l'EPLE, si la collectivité lui a délégué
cette compétence, a adopté d'une part les tarifications
relatives à la restauration et d'autre part le principe du
versement par avance du premier mois du trimestre
d'hébergement, rien n'interdit à l'établissement de
demander le versement de cette avance. Elle sera
comptabilisée sur le compte 4191 "avances reçues des
familles" qui enregistre notamment les avances constatées
sur les cartes d'accès au restaurant scolaire (paragraphe
327210 de l'IC M9-6) et sera déduite du montant total de la
facture à régler par le débiteur dès que les droits de
l'établissement auront été constatés. Toutefois, en cas de
désistement l'avance devra être restituée à la famille
conformément au principe du paiement par l'usager en
contrepartie de la fourniture d'un service ou d'une
prestation.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

323
tarifs

 La notion de « commensaux de droit » est-elle

toujours valable suite à la décentralisation de
2004 ? Est-il légal de fixer certains tarifs
commensaux en dessous du prix du repas ?

S'agissant des tarifs correspondant à des prestations de

restauration et d'hébergement autres que la restauration des
élèves (et notamment les tarifs des commensaux), il appartient
à la collectivité, en vertu du pouvoir réglementaire dont elle
dispose pour l'exercice de ses compétences, conformément au
3ème alinéa de l'article 72 de la Constitution, soit de les fixer
elle-même, en se fondant si elle le souhaite sur une proposition
du conseil d'administration, soit de confier à l'établissement le
soin de les déterminer, en fonction des objectifs qu'elle aura
fixés. Les tarifs des commensaux demeurent fixés librement, dans
le respect bien évidemment des dispositions de l'article 147 de
la loi n° 98-657 du 29 juillet 1998 d'orientation relative à la lutte
contre les exclusions, qui prévoit que si l'administration peut tenir
compte du niveau du revenu des usagers et du nombre de
personnes vivant au foyer pour fixer les tarifs des services publics
à caractère facultatif, le tarif le plus élevé ne peut être supérieur
au coût par usager de la prestation concernée.

Il nous semble à ce sujet que le vote d'un tarif différent selon les
commensaux pourrait être contraire au principe d'égalité
d'accès au service public tel qu'il est défini par l'article 147 de la
loi n° 98-657 du 29 juillet 1998 d'orientation relative à la lutte
contre les exclusions. Seuls des critères sociaux (revenu et
composition des familles) peuvent justifier des tarifs différents
pour une même prestation proposée par un service public
administratif.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

324
tarifs

 Le décret n° 2006-753 du 29 juin 2006, relatif à la

fixation des tarifs de la restauration scolaire pour
les élèves de l'enseignement public par la
collectivité territoriale, s'applique -t-il également
aux commensaux ?

On rappellera que ce décret a été abrogé et que ses dispositions ont

été reprises par l'article R531-52 du code de l'éducation prévoit la
fixation des tarifs de la restauration scolaire fournie aux élèves des
collèges et des lycées de l'enseignement public par la collectivité
territoriale qui en a la charge. Par ailleurs, la collectivité s'est vu
confier une compétence générale sur les services de restauration et
d'internat, à compter du 1er janvier 2005, date d'entrée en vigueur
du transfert de compétences instauré par la loi du 13 août 2004.
S'agissant des autres tarifs correspondant à des prestations de
restauration ou d'hébergement (par exemple les tarifs des
commensaux), il appartient à la collectivité, soit de les fixer elle-
même, en se fondant si elle le souhaite sur une proposition du conseil
d'administration, soit de confier à l'établissement le soin de les
déterminer, en fonction des objectifs qu'elle aura fixés. C'est dans la
convention qui doit être conclue entre la collectivité et les EPLE dont
elle a la charge, conformément au II de l'article L.421-23 du code
de l'éducation, que doivent être précisés leurs rôles respectifs, au-
delà des compétences expressément déterminées par la loi, qui
consistent :
 pour la collectivité, à définir les modalités d'exploitation, allouer des
moyens et fixer des objectifs ;
 pour le chef d'établissement, agissant en tant qu'autorité exécutive
de l'EPLE, à assurer la gestion (outre la demi-pension citée par la loi,
il convient de considérer que cette gestion s'étend aussi à
l'internat), mettre en œuvre les objectifs et rendre compte de
l'utilisation des moyens.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

325
TVA

 Les repas servis par des établissements aux

personnels d'un autre EPLE sont-ils exonérés de
TVA ? Et les repas servis dans le cadre de
l'accueil de groupes par convention pendant les
vacances scolaires le sont-ils aussi ?

La note de la direction de la législation fiscale en date du 14

décembre 2001 précise que les cantines scolaires sont
exonérées de TVA, sur le fondement de l'article 261-4-4° -a du
Code général des impôts, qui vise les prestations de services et
les livraisons de biens qui leur sont étroitement liés, effectuées
dans le cadre de l'enseignement. Ce n'est donc que dans le
cas où les repas servis auraient un lien étroit avec l'activité
d'enseignement de l'établissement qu'ils seraient dispensés de
TVA. Il en sera ainsi des personnels d'autres EPLE qui seraient
accueillis par le SAH dans le cadre d'un groupement de
services, dans la mesure où il s'agit toujours des personnels
enseignants ou administratifs d'établissements d'enseignement.
De même pour les groupes accueillis pendant les vacances
scolaires qui auraient un lien étroit avec l'activité
d'enseignement de l'établissement. En revanche, l'accueil
régulier de personnes étrangères aux établissements (services
déconcentrés par exemple) fait entrer cette activité dans le
cadre des cantines administratives qui sont soumises de plein
droit à la TVA, éventuellement à taux réduit, dans le cadre des
dispositions prévues par le décret n° 2000-237 du 20 mars 2001.
D'autre part, l'accueil de groupes qui ne relèveraient pas de ce
décret serait soumis au taux normal de la TVA.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

326
TVA

 Les repas servis dans les lycées ayant une

section hôtelière sont-ils soumis à la TVA ?

Si les repas servis dans les lycées hôteliers sont des exercices
pédagogiques, ils relèvent du régime général des objets
confectionnés et ne sont pas soumis à la TVA.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

327
Valeurs
inactives

 Les cartes magnétiques sont-elles des

valeurs inactives?

Les valeurs inactives sont des formules de différente nature

qui ont une valeur faciale (timbres) ou qui acquièrent leur
valeur nominale lorsqu'elles sont mises en circulation (tickets
repas, carte photocopie). Les cartes magnétiques,
alimentées au moment de la vente et pour des montants
variables, et débitées au fur et à mesure de leur utilisation,
ne sont pas considérées comme des valeurs inactives.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

328
 Techniques et
18 réglementation
comptables
Les principales techniques budgétaires et comptables :
imputation, modes de règlement, paiement avant
service fait, pièces justificatives, prescription
quadriennale.

 Caisse page 331

 Caution page 332
 Compte financier page 334
 Dégradations page 341
 Délais de paiement page 342
 Délégation de signature page 343
 Distinctions honorifiques page 344
 Dons page 345
 Droits d'auteur page 348
 Frais de déplacement page 349
 Frais de représentation page 350

Direction des Affaires Financières • DAF A3

329
 Techniques et
18 réglementation
comptables
 Imputation page 351
 Infirmerie page 357
 Manuels scolaires page 358
 Modes de paiement page 359
 Moyens de règlement page 360
 Objets confectionnés page 364
 Paiement avant service fait page 367
 Pièces justificatives page 369
 Prélèvement automatique page 371
 Prescription quadriennale page 373
 Régularisation de recettes page 378
 Remboursement d'un vol page 380
 Service fait page 381
 Taxe d'apprentissage page 382
 TVA page 387
 Valeurs inactives page 389

Direction des Affaires Financières • DAF A3

330
caisse

 Le suivi des opérations de caisse sur GFC

peut-il se substituer à un suivi manuscrit ?

GFC - Comptabilité générale prévoit effectivement la

possibilité pour l'agent comptable d'enregistrer le
développement de la caisse et des valeurs inactives et
d'éditer le PV de caisse correspondant. Son solde est justifié
par la somme des soldes débiteurs des comptes 531 des
établissements dont l'agent comptable assure la
comptabilité conformément aux règles définies dans la
M9.6. Son développement n'est accessible qu'à l'agence
comptable.

Par ailleurs, il est recommandé d'utiliser tous les documents

disponibles dans le module Comptabilité générale /
Documents / Autres documents qui permettent non
seulement un suivi des opérations de caisse mais
également des comptes de trésorerie et de tiers.

L'utilisation de ces outils dispense le comptable d'un suivi

manuscrit sous réserve de validation quotidienne des
opérations et d'un accès personnalisé.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

331
caution

 Un lycée peut-il exiger le versement d'une

caution en contrepartie de la fourniture de
manuels scolaires financés par la région ?

Un EPLE ne peut demander un dépôt de garantie que

lorsqu'il offre le bénéfice d'un service particulier (par
exemple remise de clés permettant l'accès à un local
particulier en dehors des heures de cours obligatoires).
Demander une caution ne peut être envisagé pour des
manuels scolaires, qu'ils soient financés par la collectivité de
rattachement ou par l'État et quel que soit le type d'EPLE. À
notre sens, cette procédure contreviendrait au principe de
gratuité de l'enseignement public qui est fixé par l'article
art.L-132-2 du code de l'éducation.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

332
caution

 Est-il possible juridiquement qu'un EPLE

demande le versement de cautions
aux familles d'internes pour prévenir
d'éventuelles dégradations causées par les
élèves ?

En premier lieu, même si le SAH n'est pas soumis au principe

de gratuité, toute contribution financière demandée aux
familles doit correspondre à une prestation précise, ce qui
n'est pas le cas d'une caution destinée à couvrir
d'éventuelles dégradations. Il convient donc de proscrire
de tels versements. De plus, il apparaît en l'espèce
qu'aucun lien direct entre les élèves internes et les
dégradations n'est établi, les auteurs étant inconnus. La
notion de responsabilité collective, invoquée par
l'établissement et fondée sur le fait que ces élèves
disposaient de la clé de l'étage, n'existe pas en droit
français. Il est enfin rappelé que l'évolution de la
jurisprudence implique désormais une responsabilité quasi
automatique des parents du fait de dommages causés par
leurs enfants, même sans faute, mais à la condition qu'il
existe un lien de causalité entre l'enfant et le fait
dommageable. Si ce lien était établi, l'EPLE pourrait donc
rechercher la responsabilité des familles en cause.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

333
compte
financier

 Que faire lorsqu'un ordonnateur par intérim

refuse de signer le compte financier ?

En vertu des dispositions combinées des articles R421-13

dernier alinéa et R421-77 du code de l'éducation,
l'ordonnateur suppléant nommé par l'autorité académique
a compétence pour accomplir toutes les opérations
incombant normalement à l'ordonnateur absent ou
empêché, dont celle de viser le compte financier.

Néanmoins, rien ne s'oppose à la transmission du compte

financier par le comptable au comptable supérieur du
trésor qui pourra, au moment de la mise en état d'examen
du compte, émettre des observations quant à l'absence de
signature de l'ordonnateur suppléant. Par ailleurs,
l'ordonnateur en titre pourra dès la reprise de ses fonctions
signer le compte financier à la place de son suppléant
puisqu'il disposera de l'ensemble des titres, ordres, mandats
et pièces jointes lui permettant de certifier son exactitude.

Enfin, il pourrait être utile que le recteur rappelle à

l'ordonnateur concerné ses obligations professionnelles et
que sauf s'il a des doutes sur la sincérité du compte
financier, il ne peut choisir librement les compétences qu'il
exerce. Il est en outre responsable de la continuité du
service public.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

334
compte
financier

 En cas d'empêchement prolongé de

l'ordonnateur (congé maladie par
exemple), qui est habilité à viser à sa place
le compte financier ?

Aux termes de l'article R421-77 du code de l'éducation « le

compte financier est visé par l'ordonnateur, qui certifie que
le montant des ordres de dépenses et des ordres de
recettes est conforme à ses écritures. Avant l'expiration du
quatrième mois suivant la clôture de l'exercice, le conseil
d'administration arrête le compte financier après avoir
entendu l'agent comptable ou son représentant et affecte
le résultat »;.

Par ailleurs, l'article R421-13, dernier alinéa de ce même

code énonce qu'en « cas d'absence ou d'empêchement
du chef d'établissement, lorsque celui-ci n'a donné aucune
délégation à cet effet, l'autorité académique nomme un
ordonnateur suppléant qui peut être le chef
d'établissement adjoint ou l'adjoint gestionnaire, sous
réserve que celui-ci ne soit pas l'agent comptable de
l'établissement, ou le chef d'un autre établissement ».

Direction des Affaires Financières • DAF A3

335
compte
financier

 Quelle est la durée de la période

d'inventaire ?

Il n'existe pas de durée réglementaire pour la période

d'inventaire. L'instruction codificatrice M9-6 précise au
paragraphe 23432 « La période d’inventaire est utilisée pour
rattacher l’ensemble des services faits au 31 décembre à
l’exercice qui s’achève, selon la procédure des charges à
payer. La durée de la période d’inventaire est fixée par chaque
établissement en fonction de la nature de son activité et de sa
structure. En tout état de cause la période d’inventaire ne
devrait pas se prolonger au-delà du 31 janvier. »

Direction des Affaires Financières • DAF A3

336
compte
financier

 Doit-on considérer la liasse générale du

compte financier comme un acte
administratif en soi, ou bien les EPLE
peuvent-ils rédiger un acte administratif du
CA supplémentaire dans la forme habituelle
pour l'approbation du compte financier ?

Il paraît pertinent de produire un acte administratif en plus

de la liasse générale pour au moins deux raisons. D'une
part, seule la production d'un acte administratif peut
permettre aux autorités de contrôle de vérifier que le
compte financier a été approuvé en bonne et due forme:
quorum, délai, etc. D'autre part, si l'on compare au budget,
il est bien prévu de joindre un extrait de la délibération du
CA, en indiquant que l'intégralité de la délibération relative
au budget doit être transmise aux autorités de contrôle
dans les délais réglementaires. En bonne logique, pour
respecter le parallélisme des formes, il paraît opportun que
l'établissement prenne un acte pour signifier qu'il a arrêté le
compte financier ou qu'il a émis éventuellement des
observations.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

337
compte
financier

 Le compte financier peut-il être arrêté en

l'absence du comptable en congé maladie ?

L'intervention de l'agent comptable devant le conseil

d'administration peut être préparée préalablement et lue
en séance, au nom du comptable, par le chef
d'établissement président du conseil. Seul le cas où le
conseil se trouverait confronté à des questions auxquelles il
ne serait pas possible de répondre en raison de l'absence
du comptable nécessiterait une nouvelle réunion du CA.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

338
compte
financier

 Un chef d'établissement est en congé de

maladie. L'ordonnateur suppléant nommé
par le Recteur peut-il signer les pièces du
compte financier bien que sa nomination
soit postérieure à l'exercice du compte
financier ?

Le chef d'établissement, nommé en qualité de suppléant

par l'autorité académique, a les mêmes attributions que le
chef d'établissement empêché ou absent en vertu du
principe de la continuité du service public. Dans le cas
présent, c'est l'ordonnateur suppléant qui peut signer les
pièces du compte financier et apposer son visa. Il sera utile
de joindre au compte financier, l'arrêté de nomination en
qualité de suppléant.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

339
compte
financier

 Le conseil d'administration peut-il

valablement délibérer sur le compte
financier en l'absence du comptable ?

L'article R421-77 du code de l'éducation dispose que

« Avant l'expiration du quatrième mois suivant la clôture de
l'exercice, le conseil d'administration arrête le compte
financier après avoir entendu l'agent comptable ».

Toutefois, afin de garantir la continuité du service et lui

permettre d'être représenté au CA, l'agent comptable peut
déléguer, conformément à l'article n° 16 du décret n° 2012-
1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et
comptable publique ses pouvoirs à un ou plusieurs
mandataires ayant la qualité pour agir en son nom et sous
sa responsabilité. Ceux-ci seront désignés conformément
aux dispositions du chapitre V de l'instruction générale du
16 août 1966 qui précise que « en principe le mandataire
ne peut être désigné que parmi les agents placés sous
l'autorité du comptable ».

Si aucun agent n'est placé sous l'autorité du comptable, le

mandataire sera un agent de l'EPLE qui n'a pas la qualité
d'ordonnateur et exceptionnellement un collègue qui gère
également une agence comptable à proximité.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

340
dégradations

 Est-il possible de demander une contribution

financière aux familles en cas de pertes ou
de dégradation des manuels scolaires
prêtés par les EPLE ?

La fiche de prêt, constate le transfert de la garde des

manuels scolaires de l'établissement aux familles. En cas de
perte ou de dégradation excédant l'usure normale qui
résulte de leur usage raisonnable, la responsabilité civile des
parents est susceptible d'être engagée sur le fondement
des articles 1880 et 1884 du code civil. Cette responsabilité
peut être utilement rappelée sur la fiche de prêt ainsi que
dans le règlement intérieur de l'établissement adopté par le
CA. Par ailleurs, le principe d'un barème dégressif, peut être
admis dans son principe : il conviendra de l'établir au
regard de l'état dans lequel se trouve l'ouvrage à la date
du prêt et de l'indiquer sur chaque fiche en début d'année
scolaire, ce qui permettra d'assimiler cette fiche à un
document contractuel. Le modèle de la fiche pourra être
soumis à la délibération du CA, en application de l'article
R421-20 du code de l'éducation. Les recettes
correspondantes seront enregistrées au compte 7088 -
Autres produits d'activités annexes.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

341
délais
de paiement

 Quelle est la procédure à suivre en cas de

dépassement du délai global de paiement ?

Lors des contrôles qu'il effectue sur les titres de paiement, en

application du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à
la gestion budgétaire et comptable publique, l'agent
comptable doit rappeler à l'ordonnateur défaillant ses
obligations en matière d'ordonnancement des intérêts
moratoires. Ainsi, conformément aux dispositions de l'article
L1612-18 du CGCT lorsque des intérêts moratoires ne sont pas
mandatés en même temps que le principal, ce dernier étant
d'un montant supérieur à un seuil fixé par voie réglementaire, le
comptable assignataire de la dépense en informe l'ordonnateur
et le représentant de l'Etat dans le département. Dans un délai
de quinze jours, le représentant de l'Etat adresse à l'ordonnateur
une mise en demeure de mandatement. A défaut d'exécution
dans un délai d'un mois, le représentant de l'Etat procède
d'office, dans un délai de dix jours, au mandatement de la
dépense.

Toutefois, si dans le délai d'un mois dont il dispose, l'ordonnateur

notifie un refus d'exécution motivé par une insuffisance de
crédits disponibles, ou si, dans ce même délai, le représentant
de l'Etat constate cette insuffisance, celui-ci, dans un délai de
quinze jours à compter de cette notification ou de cette
constatation, saisit la chambre régionale des comptes dans les
conditions fixées à l'article L.1612-15. Le représentant de l'Etat
procède ensuite au mandatement d'office dans les quinze jours
suivant la réception de la délibération inscrivant les crédits ou sa
décision réglant le budget rectifié.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

342
délégation
de signature

 Un agent comptable en arrêt maladie peut-

il déléguer sa signature à son adjoint ou
encore à un autre agent comptable ?

L’article 16 du décret 2012-1246 du 7 novembre 2012

dispose que: « Les comptables publics peuvent désigner
des mandataires ayant qualité pour agir en leur nom et
sous leur responsabilité ».

Pour les EPLE, il convient de se référer en outre à l'instruction

générale du 16 août 1966 relative à l'organisation du
service des comptables publics et plus particulièrement le
point V consacré à la désignation de mandataires. Il
convient de préciser que la « notification des pouvoirs des
mandataires » dont il est fait mention doit s'entendre, au
niveau des responsabilités déléguées, plutôt comme une
délégation de signature que comme une délégation de
pouvoir.

On peut également utilement se référer à l’IC M9-6 et plus

particulièrement au paragraphe 11253 consacré aux
mandataires.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

343
distinctions
honorifiques

 La prise en charge sur le budget de l'EPLE de

distinctions honorifiques est-elle possible ?

L'article D 1617-19 du code général des collectivités

territoriales, dispose à la rubrique 6 « interventions sociales et
diverses », à l'alinéa 6311 « remise de prix, prestations
diverses, gratifications » « premier paiement », que le
comptable doit, pour les gratifications, exiger à l'appui du
premier paiement la décision de l'assemblée délibérante
fixant les modalités d'attribution des gratifications prévoyant
les catégories de bénéficiaires, les événements donnant
lieu à l'octroi de tels avantages.

Si, par une délibération expresse, le conseil d'administration

prévoit que l'achat d'une décoration sera pris en charge sur
le budget de l'EPLE et en fixe le montant maximal le
comptable doit prendre en charge la dépense car il n'est
pas juge de son opportunité.

L'agent comptable doit par ailleurs vérifier le caractère

public de ce type de dépenses et sa relation avec les
activités normales d'un EPLE. L'achat de décorations ou de
cadeaux de départ pour un personnel de l'établissement,
est considéré comme irrégulier car présentant un caractère
personnel, ne relevant pas de l'action sociale et n'entrant
pas dans le cadre des missions de l'établissement.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

344
dons

 Un EPLE peut-il accepter un don en nature

en provenance d'une entreprise en
liquidation judiciaire et dans l'affirmative
quelle est l'écriture comptable
correspondante pour retracer la rentrée de
stock de matière d‘œuvre à titre gratuit ?

L'article R421-20 du code de l'éducation, 9°, prévoit que le

conseil d'administration autorise l'acceptation des dons et
legs. Par ailleurs, le paragraphe 22141 de l'IC-M9-6 prévoit
qu'« à partir de la délivrance ou de l'envoi en possession, les
opérations de recettes ou de dépenses affectant les biens
donnés ou légués à l'établissement public sont effectuées
sous le contrôle de l'agent comptable et reprises dans ses
écritures ». L'ordonnateur émet alors un titre de recettes au
compte 7466 pour ordre. Il émet également simultanément
un mandat pour ordre au compte 6013.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

345
dons

 Les élèves d'un établissement hôtelier

reçoivent des pourboires. Comment ces
pourboires doivent-ils être comptabilisés ?
S'agit-il de dons ?

Les articles relatifs au pourboire qui figurent dans le code du

travail (articles L147-1, L223-12, R147-1 et R147-2) montrent
que celui-ci est un complément de rémunération, remis
entre les mains de l'employeur et qui doit être
intégralement versé au personnel, selon des modalités
déterminées par profession ou par catégorie
professionnelle, nationalement ou régionalement par les
conventions collectives. Une telle définition ne peut
s'appliquer à des élèves, qui sont sous statut scolaire et non
de salariés. L'EPLE, qui n'est pas employeur, ne peut donc
pas recevoir de pourboires stricto sensu, ni inscrire ce type
de recettes dans son budget. En conséquence, l'EPLE ne
connaît pas les pourboires qui seraient remis
individuellement aux élèves.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

346
dons

 Un collège envisage de faire un don au

Téléthon en récoltant des fonds sur la vente
de pâtisseries confectionnées par les élèves
de la SEGPA, le produit de la vente étant
reversé ensuite à l'association concernée.
Cela est-il possible ?

Rien ne s'oppose à ce qu'un EPLE fasse un don à une

association, dans le respect des compétences du conseil
d'administration listées à l'article R 421-20 du code de
l'éducation.

Dans le cas d'espèce, ces pâtisseries peuvent être considérées

comme des objets confectionnés puisque réalisées par des
élèves de SEGPA dans le cadre d'une activité pédagogique.

Ainsi, conformément aux dispositions du § 253 de l'IC-M9-6, le

prix de vente de ces productions devra être fixé par
délibération du conseil d'administration.

Par ailleurs, le produit de la vente devra faire l'objet d'un ordre

de recettes et le don d'un mandat de l'ordonnateur à
l'organisme concerné.

Enfin, il conviendra de respecter toutes les règles d'hygiène en

matière de production alimentaire afin d'éviter d'éventuels
problèmes d'intoxication risquant de mettre en jeu la
responsabilité de l'EPLE.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

347
droits
d'auteur

 Un EPLE utilisant une musique d'attente

téléphonique est-il contraint de payer une
redevance l'autorisant à communiquer au
public un phonogramme appartenant au
catalogue de la société civile des
producteurs associés ?

Conformément à l'article L 321-1du code de la propriété

intellectuelle, la Société civile des producteurs associés
intervient pour le compte de la SCPP -une société de
gestion collective déclarée auprès du ministère de la
culture- au titre de la sauvegarde des droits voisins des
droits d'auteurs, consacrés par le livre deuxième du code
de la propriété intellectuelle. Elle perçoit les redevances
auprès des utilisateurs de phonogrammes et les répartit
entre les producteurs et, le cas échéant, les artistes
interprètes. Cette société est donc parfaitement fondée à
solliciter le paiement d'une redevance autorisant les
utilisateurs de musique d'attente téléphonique à
communiquer au public un phonogramme de son
catalogue, conformément à l'article L 213-1 du code la
propriété intellectuelle. L'article L. 335-4 de ce même code
prévoit une amende de 150 000 euros en cas de défaut du
versement de la rémunération due (...) au producteur de
phonogramme au titre (...) de la communication publique.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

348
frais de
déplacement

 Le compte 6252 « déplacement d’élèves »

peut-il enregistrer des frais de transport liés
aux déplacements pour stage en entreprise ?

​Oui

On rappellera que le compte 625 - Déplacements, missions

et réceptions, distingue :
 au compte 6251, les enregistrements des voyages et
déplacements du personnel, c'est à dire les frais
occasionnés par les missions des personnels ;
 au compte 6252 les déplacements d'élèves (hors
transport collectif) c'est-à-dire principalement les
remboursements des frais de transport liés au stage des
élèves ;
 au compte 6254 les frais d'inscription aux colloques ;
 au compte 6257 les frais consacrés aux réceptions.
Les factures de transport collectif seront mandatées sur un
compte de racine 624 « Transports ».

Direction des Affaires Financières • DAF A3

349
frais de
représentation

 Un membre du personnel de l'EPLE peut-il se

voir rembourser des frais de déplacements
pour se rendre aux obsèques d'un
enseignant de ce même établissement ?

On précisera que le remboursement des frais mentionnés

relève de la réglementation relative au remboursement des
"frais de déplacement" au sens du décret 2006-781 qui fixe
le régime des frais occasionnés par les déplacements
temporaires des personnels civils de l'Etat.

L'agent auquel a été établi un ordre de mission par le chef

d'établissement, ordonnateur compétent , se déplace en
effet pour les besoins du service hors de sa résidence
administrative, le décret prévoit la prise en charge des frais
de déplacements.

On rappellera par ailleurs que l'agent comptable ne saurait

se faire juge de l'opportunité de la dépense, il contrôlera
juste les pièces justificatives. Ainsi en présence des pièces
justificatives afférentes dans ce cas : ordre de mission,
factures , l'agent comptable devra prendre en charge
cette dépense.

Ainsi dans le cas d'espèce, si les frais relèvent par nature

des frais de déplacements, l'agent comptable ne saurait se
faire juge de leur motivation ici, "représentation " de
l'établissement.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

350
imputation

 Sur quels crédits doivent être payés les frais

engagés pour contentieux devant les
prudhommes et les indemnités à verser en
cas de condamnation de l'EPLE ?

Les dépenses évoquées résultent de pénalités infligées à

l'EPLE par une juridiction. Elles ne constituent donc pas des
dépenses salariales, mais des dépenses de fonctionnement
liées au statut de l'employeur de l'établissement, personne
morale dotée de l'autonomie juridique et financière. Il en
va de même des frais de contentieux. En tant que telles,
elles doivent donc être financées sur le budget de
fonctionnement de l'EPLE et non sur une subvention d'Etat.
Dans le cas d'une condamnation, à défaut de possibilité de
paiement par l'EPLE employeur, des sommes en cause, le
représentant de l'Etat pourrait procéder au mandatement
d'office, conformément à la procédure prévue à l'article
1er de la loi n° 80- 539 du 16 juillet 1980 modifiée, relative
aux astreintes prononcées en matière administrative et à
l'exécution des jugements par les personnes morales de
droit public.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

351
imputation

 Comment traiter les crédits d’extourne non

employés notamment en cas de non
réception des factures ? (page ½)

Les mandats estimatifs doivent être clôturés avant le compte

financier dans la mesure où la réalisation du COFI suppose la
finalisation de toutes les opérations budgétaires.

 En année N, les charges à payer concernées feront l'objet, sur la

base de liquidations provisoires, de mandats prévisionnels sur les
comptes intéressés (classe 6 ou 2) dont le montant sera évalué le
plus précisément possible afin de les rattacher au bon exercice.
Ces mandats seront enregistrés sur le compte 4081.
 En N+1, les écritures de contre passation sont automatiquement
effectuées par GFC, et à réception des factures, on procédera à
l'émission des mandats définitifs.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

352
imputation

 Comment traiter les crédits d’extourne non

employés notamment en cas de non
réception des factures ? (page 2/2)
(…)
En cas de non réception des factures on se reportera aux
dispositions du § 2.5.5.4.1.2 de l’IC M9.6 qui précise :
"Les cas de non régularisation des CAP en N+1 doivent
demeurer l'exception. En effet, la CAP correspond à une
dépense engagée et pour laquelle le service est fait :
l'établissement doit faire preuve de vigilance pour relancer les
fournisseurs tardant à envoyer leur facture.
- CAP extournées non régularisées en N+1
Si la CAP n'est pas régularisée pendant l'exercice N+1, il y aura
lieu de procéder à un nouveau rattachement de la CAP à la fin
de l'exercice.
En effet, une dette doit être maintenue en comptabilité tant
que l'obligation correspondante n'est pas éteinte juridiquement.
En outre, il résulte du principe d'indépendance des exercices
que le rattachement des CAP à l'exercice est obligatoire.
Dans ce cas exceptionnel, les crédits extournés, lors de
l'opération de contre-passation au début de N+1 de la charge
à payer concernée, seront utilisés à nouveau pour le
rattachement à la fin de N+1."

L'opération devra donc être reprise "tant que l'obligation

correspondante n'est pas éteinte juridiquement", c'est-à-dire
jusqu'à prescription de la dette.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

353
imputation

 Peut-on corriger notamment par ordre de

reversement les mandats évaluatif effectués
en N et les mandats définitifs qui finalisent
une opération d'extourne en N +1 ? (page ½)

Non

Après validation du mandat évaluatif en année N, l'ordre

de reversement n'a pas de sens puisqu'il s'agit d'une
évaluation qui sera corrigée par le mandat définitif
effectué en année N+1. Il convient dans ce cas de mener
la procédure jusqu'à son terme . En effet, en cas de
rectification des mandats évaluatifs, les bilans d'entrée N
+1 ne seraient plus équivalents aux bilans de sorties N,
puisqu’après la validation des écritures par l’agent
comptable, il y a transfert des charges ainsi déterminées
entre la comptabilité générale N et la comptabilité
budgétaire N+1 pour assurer l’ouverture des crédits.
Avant la validation en cas d'erreur sur un autre élément
que le montant, il incombe à l'agent comptable, lors de la
réception des écritures en comptabilité générale de rejeter
les écritures. Pour ce faire, l'agent comptable peut
demander, bien que cela ne soient pas des pièces
justificatives, la transmission de l'engagement juridique qui
justifie le rattachement de la charge à l'exercice.
(…)

Direction des Affaires Financières • DAF A3

354
imputation

 Peut-on corriger notamment par ordre de

reversement les mandats évaluatif effectués
en N et les mandats définitifs qui finalisent
une opération d'extourne en N +1 ? (page 2/2)
(…)

Si le rejet n'est plus possible, l'absence d'émission du

mandat définitif en année N+1 rectifiera la charge erronée
générée en année N.
La responsabilité de l'agent comptable ne sera pas
engagée puisqu'il n'y aura pas de paiement.
L'émission du mandat définitif en N+1 a vocation à adapter
le montant de la charge au montant réellement dû. Après
validation du mandat définitif en année N+1, l'ordre de
reversement n'a pas de sens puisqu'il s'agit de rectifier une
charge issue de l'exercice précédant. Il faut alors rectifier
l'erreur par l'émission d'un titre de recettes en année N+1
(annulation exercice antérieur).

Direction des Affaires Financières • DAF A3

355
imputation

 Sur quels comptes doit-on imputer les

contrats d'entretien, de maintenance et de
vérifications périodiques ?

​Il convient de se reporter au § 3.2.9.3.6 - Compte 615 -

Entretien et réparation de l'IC-M9.6 qui précise qu' en "règle
générale, les frais d'entretien et de réparations s'entendent
des dépenses qui n'ont d'autre objet que de maintenir un
élément de l'actif en état tel que son utilisation puisse être
poursuivie jusqu'à la fin de la période servant de base
au calcul des annuités d'amortissement". Seront
comptabilisées au compte 615 les réparations concernant
des matériels figurant à l'actif de l'établissement comme
par exemple un photocopieur acquis sur fonds propres. En
revanche , la maintenance d'un photocopieur en location
qui souvent se limite à la fourniture de consommables
ainsi que les contrats de vérification obligatoire dans leur
globalité ne seront pas imputés au compte 615 mais à la
subdivision 611 8 du compte 611 - sous-traitance générale
conformément au § 3.2.9.3.2 de l'IC-précitée.

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356
infirmerie

 L'équipement des infirmeries incombe t-il au

budget des l'EPLE ou à celui des services
rectoraux ?

Les frais liés à l'équipement d'une infirmerie ne relèvent pas

des dépenses à la charge de l'Etat, prévues par l'article
L.211-8 du code de l'éducation. Ils doivent donc être pris en
charge sur le budget de l'EPLE.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

357
manuels
scolaires

 Est-il possible d'utiliser les crédits globalisés

destinés aux manuels scolaires après répartition
par le conseil d'administration pour l'acquisition
de manuels scolaires dits numériques ?

Les crédits délégués au titre des manuels scolaires font partie de

l'enveloppe globale des crédits délégués dans le cadre du
programme 141 "enseignement public du second degré" et le
conseil d'administration dispose de ce fait d'une totale
autonomie pour répartir cette dotation globalisée à condition
de respecter l'imputation budgétaire actuellement prévue par
l’IC M9-6,

Par ailleurs, l'article D 314-128 du code de l'éducation précise

que « sont considérés comme livres scolaires, au sens du
quatrième alinéa de l'article 3 de la loi du 10 août 1981 sur le
livre, les manuels et leur mode d'emploi, ainsi que les cahiers
d'exercices et de travaux pratiques qui les complètent ou les
ensembles de fiches qui s'y substituent, régulièrement utilisés
dans le cadre de l'enseignement primaire, secondaire et
préparatoire aux grandes écoles ainsi que les formations au
brevet de technicien supérieur, et conçus pour répondre à un
programme préalablement défini ou agréé par les ministres
intéressé. La classe ou le niveau d'enseignement doit être
imprimé sur la couverture ou la page de titre de l'ouvrage.

Ainsi, ne s'oppose à ce que l'EPLE fasse l'acquisition de manuels

scolaires numériques sur crédits globalisées à condition qu'il
s'agisse a minima de la ressource numérique du manuel
scolaire.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

358
modes
de paiement

 Quels sont les cas visés qui permettent de

payer au-delà des 300€ au moyen d'un
chèque barré ?

On rappellera que les nouvelles dispositions de l'arrêté du

24 décembre 2012, en abaissant le seuil pour le paiement
obligatoire par virement, de 750 à 300 €, pérennise cette
procédure en tant que moyen de paiement privilégié des
organismes publics.

Par ailleurs, comme auparavant (décret n° 65-97 du

4/2/1965 Modes et procédures de règlement des dépenses
des organismes publics abrogé par le présent texte) des
cas de dispense à la règle du virement obligatoire sont
prévus à au II et III l'article 3 de l'arrêté précité.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

359
moyens de
règlement

 Un EPLE peut-il accepter pour le paiement

d'une créance par une famille, un chèque
émis au nom de l'entreprise d'un des
parents ?

Rien dans la règlementation financière et comptable des

EPLE n'interdit d'accepter le paiement de tout ou partie
d'une créance par une autre personne, morale ou
physique, que le débiteur lui-même.

Dans le cas d'un paiement par chèque l'agent comptable

est tenu de vérifier l'identité du remettant conformément à
l'article L131-15 du code monétaire et financier.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

360
moyens de
règlement

 Un EPLE peut-il accepter une lettre de

change à titre de règlement ?

L'article 25 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012

relatif à la gestion budgétaire et comptable publique
précise :
« Le règlement des sommes dues aux personnes
mentionnées à l'article 1er est fait par tout moyen ou
instrument de paiement prévu par le code monétaire et
financier, dans les conditions précisées par arrêté du
ministre chargé du budget. Toutefois, dans les cas prévus
par la loi ou le règlement, les redevables peuvent
s'acquitter de leur dette par :
1. Dation en paiement ;
2. Remise de valeurs ;
3. Remise de timbres, formules ou fournitures ;
4. Exécution de prestations en nature. »
Ces dispositions générales s'appliquant aux EPLE, rien ne
s'oppose à ce que l'établissement accepte une lettre de
change pour le recouvrement d'une créance.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

361
moyens de
règlement

 Est-il réglementairement possible de

procéder sur internet à un achat de matériel
d'occasion à un particulier qui ferme son
commerce ?

Aucune disposition n'interdit l'achat de matériel d'occasion par

un EPLE. Ce sont des considérations économiques et techniques
qui font choisir entre un matériel neuf ou non. Toutefois ce type
d'achat doit respecter les principes de liberté d'accès à la
commande publique, d'égalité de traitement entre les
candidats et de transparence des procédures, énoncés dans le
code des marchés publics.

Le paiement par carte bancaire à distance doit être conforme

aux modalités décrites dans l'instruction n° 10- 003 - M9 du 29
janvier 2010 relative à la modernisation des procédures de
dépenses.

En l'absence de facture, l'EPLE pourra conclure un contrat avec

le vendeur garantissant notamment le bon fonctionnement du
bien acquis et certifiant qu'il est conforme aux normes de
sécurité en vigueur et ne présente aucun caractère de
dangerosité risquant d'engager la responsabilité pénale de
l'EPLE (art. L4311-3 du code du travail).

Ce contrat soumis à l'approbation du conseil d'administration

constituera la pièce justificative du paiement et devra
comporter les mentions obligatoires devant figurer sur les
factures ou sur les mémoires prévues par l'annexe C du code
général des collectivités territoriales.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

362
moyens de
règlement

 Un EPLE peut-il avoir recours au crédit pour

acquérir un matériel immobilisable ?

La réglementation relative aux EPLE ne prévoit pas la

possibilité de recourir à l'emprunt et nous n'avons pas
connaissance de précédents en la matière. En tout état de
cause, une telle demande supposerait que l'établissement
élabore un dossier parfaitement étayé pour solliciter
l'autorisation d'emprunter auprès du ministère chargé du
budget. On observera par ailleurs que l'EPLE ne dispose pas
de ressources propres stables permettant le remboursement
des annuités de l'emprunt.

Il est toutefois possible de recourir au crédit-bail : l'IC M9-6

indique dans son annexe 7 planche 24 les schémas des
écritures à passer lors de la prise en charge comptable des
opérations de crédit bail.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

363
objets
confectionnés

 Quelle est la procédure à suivre pour sortir

du stock des objets confectionnés des
productions d'élèves invendables en raison
de défauts de fabrication, ou de
dégradations ?

Le texte de référence concernant la gestion des objets

confectionnés est l'instruction M9-6. Ce texte dispose au
paragraphe 253 : « Périodiquement, et au moins une fois
par an, la concordance entre le magasin et les fiches de
stocks des objets confectionnés doit être établie. Les
valeurs de stocks et leurs variations sont prises en compte
en comptabilité générale. A cette occasion, les
fabrications qui n'ont plus de valeur marchande doivent
être extraites du magasin, sur justificatif du chef
d'établissement, afin que ne soient conservées en stock
que des marchandises pouvant être vendues ».

Ainsi, la procédure relative aux sorties du stock des produits

invendables sera identique à celle relative à la diminution
du stock d’en cours et des produits finis (annulation de
recettes sur le compte racine 713.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

364
objets
confectionnés

 Un EPLE dispose de deux ruches dans le

cadre d'un atelier SVT. L'établissement
souhaite vendre le miel récolté aux élèves
et aux membres de l'EPLE. Comment fixer le
prix de vente ?

La production envisagée peut à notre sens être assimilée à des

objets confectionnés dans la mesure où elle est réalisée par les
élèves dans le cadre d'un projet pédagogique (atelier SVT).

Ainsi, conformément aux dispositions du § 253 de l'instruction

M9-6, le prix de vente du miel devra être fixé par délibération du
conseil d'administration.

Il conviendra toutefois, de veiller à ce tarif ne soit pas

exagérément en dessous des prix habituellement pratiqués dans
le commerce et que les quantités mises en vente soient
raisonnables afin d'éviter tout risque de concurrence déloyale
sanctionnée par le code civil (art 1240- responsabilité
délictuelle).

Par ailleurs, le produit de la vente devra faire l'objet d'un ordre

de recettes.

Enfin, il conviendra de respecter toutes les règles d'hygiène en

vigueur en matière de production et de conditionnement afin
d'éviter d'éventuels problèmes d'intoxication susceptible de
mettre en jeu la responsabilité de l'EPLE.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

365
objets
confectionnés

 L’EPLE peut-il solliciter un acompte pour

l’achat de matière d’œuvre d’objets
confectionnés ?

Il convient de s'interroger sur les modalités de suivi des

objets confectionnés : s'il s'agit d'objets confectionnés suivis
en stocks, on se reportera aux dispositions du § 2.5.3.3 de
l'IC M9-6 qui précisent que :

« Cette procédure s'applique dans les établissements pour

les commandes spécifiques (métiers du bâtiment, de
l'automobile...) ne faisant pas l'objet de fabrications en
séries destinées à être stockées.

Le client étant connu à l'avance, le montant de l'objet

confectionné doit être recouvré avant la sortie de l'atelier
ou dès la fin des travaux pour les chantiers extérieurs.

Il convient de noter que des acomptes peuvent être

demandés pour les gros travaux, selon l'état des
approvisionnements du chantier ou l'état d'avancement
des travaux. »

Direction des Affaires Financières • DAF A3

366
paiement avant
service fait

 Un EPLE peut-il payer un bien immobilisable

à un fournisseur étranger avant service fait ?

L'Instruction 10-003-M9 du 29 janvier 2010 relative à la

modernisation des procédures de dépenses autorise, au
paragraphe 2.3, le paiement de certaines dépenses avant
service fait et notamment les fournitures auprès de certains
prestataires étrangers.

Il s'agit ici d’une dérogation au principe du paiement après

service fait prévu à l'article 32 du décret n°2012-1246 du 7
novembre relatif à la gestion budgétaire et comptable
publique pour permettre l'achat de fournitures non
disponibles auprès de fournisseurs locaux.

Ainsi afin de préserver les intérêts de l'EPLE, cette procédure

doit être utilisée avec précaution notamment aux regards
des difficultés de mise en œuvre de procédures
contentieuses relatives à des engagements non tenus de la
part du cocontractant (livraison non effectuée ou partielle,
problèmes liés à la garantie par exemple).

Direction des Affaires Financières • DAF A3

367
paiement avant
service fait

 Dans le cadre de l'organisation d'une sortie

scolaire, un théâtre « exige » un paiement
préalable à l'envoi des billets. Est-il possible,
dans ce cas de déroger au paiement après
service fait ?

Conformément aux dispositions de l'article 31 du décret n°

2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion
budgétaire et comptable publique, l'ordonnateur doit
certifier le service fait à l'agent comptable.

'Instruction codificatrice M9-6 prévoit dans son § 23312 La

possibilité de régler intégralement avant service fait les
prestations de spectacle.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

368
pièces
justificatives

 La réglementation impose-telle de
mentionner sur les PJ et notamment les
factures le numéro des mandats de
dépense avec service et compte
d'imputation ?

On rappellera quel es pièces justificatives produites à

l'appui des mandats et notamment les factures « doivent
être conformes à la liste figurant à l'annexe I du CGCT qui a
fait l'objet d'une instruction codificatrice n° 16-0008 du 15
avril 2016 relative aux pièces justificatives des dépenses du
secteur public local qui abroge l'instruction n° 07-024-M0
du 30 mars 2007 , Hormis cette nécessité de conformité il n'y
a aucune obligation d'y faire figurer des mentions
supplémentaires.

Toutefois, l'ordonnateur dispose d'une liberté totale quant à

l'organisation interne du circuit de la dépense puisqu'il
conserve la faculté de maintenir la signature du mandat
et/ou l'attestation du service fait sur la pièce justificative. De
même il pourra décider d'y faire figurer les services et
comptes d'imputation, domaines et activités s'il estime que
ces procédures sont de nature à faciliter son contrôle.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

369
pièces
justificatives

 Si l'ordonnateur n'a plus à signer les pièces

jointes que devient la signature du
comptable et donc à partir de quel moment
le comptable endosse-t-il la responsabilité ?

Le décret n° 2003-301 du 2 avril 2003 a supprimé la

signature obligatoire de l'ordonnateur sur l'ensemble des
pièces justificatives des mandats, conservant les autres
mentions (annexe C du décret) où ne figure pas la
signature du comptable. En effet, il n'existe pas de texte qui
rende obligatoire la signature de l'agent comptable sur les
factures ou les mémoires, la certification du service fait
relevant de l'ordonnateur. Par ailleurs, ce n'est pas la
signature du comptable apposée sur les factures qui
atteste qu'il a procédé aux contrôles qu'il doit exercer en
matière de dépenses et qui sont énoncés aux articles 19 et
20 du décret 2012-1246 du 7 novembre 2012 (qualité de
l'ordonnateur, disponibilité des crédits, exacte imputation,
validité de la créance, caractère libératoire du règlement),
mais c'est le fait de prendre en charge dans ses écritures les
ordres de dépenses. Contrairement à la pratique qui
s'observe dans de nombreux EPLE, les agents comptables
ne sont pas tenus de signer les factures.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

370
prélèvement
automatique

 Quels sont les risques de mise en jeu de la

responsabilité personnelle et pécuniaire du
comptable en matière de prélèvement
automatique ?

Le paiement par prélèvement automatique sur le compte

de dépôt de fonds empêche effectivement le comptable
de procéder à certains contrôles, en tant que payeur
(disponibilité des crédits) et en tant que caissier
(disponibilité des fonds). Cependant, cette procédure est
autorisée par l'instruction M9-6 (paragraphe 23632), en
particulier pour le paiement des factures d'eau, de gaz,
d'électricité et de téléphone. Le prélèvement automatique
ne doit donc être accepté par le comptable qu'à la
condition d'une parfaite information entre les services de
l'ordonnateur et ceux de l'agent comptable. En particulier,
les montants et les échéances des prélèvements doivent
être communiqués dès que l'ordonnateur en a
connaissance afin que l'agent comptable puisse, si
nécessaire, s'opposer à un prélèvement.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

371
prélèvement
automatique

 Un agent comptable peut-il s'opposer à

la mise en place du prélèvement
automatique ?

Dans le cas d'espèce, il convient de se reporter à l'article

11-a de l'arrêté du 24 décembre 2012 pris en application du
décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion
budgétaire et comptable publique qui précise que :

"Sans préjudice des dispositions du code général des

impôts, du livre des procédures fiscales et des autres lois et
règlements en vigueur spécifiques à certaines catégories
de créances publiques, les recettes publiques sont
encaissées :

a) Par prélèvement bancaire ou moyen de paiement

assimilé (titre interbancaire de paiement et télérèglement)
lorsque l'ordonnateur ou le comptable accepte ce moyen
de paiement selon les modalités définies par le directeur
général des finances publiques ;

Il ressort de ces dispositions qu’un agent comptable ne

peut pas s’opposer au prélèvement automatique si
l’ordonnateur y est favorable et vice versa .

Direction des Affaires Financières • DAF A3

372
prescription
quadriennale

 En cas de reliquat à l'issue d'un voyage

scolaire, financé entre autre par un don
du FSE, les familles doivent-elles être
remboursées au “prorata” de leur
participation ou comme si elles avaient
financé la totalité du voyage ?

La contribution financière des familles à un voyage

pédagogique doit être résiduelle. Dès lors qu'un apport
extérieur est enregistré après l'encaissement des versements
des familles, il convient effectivement de leur reverser le
reliquat constaté. Deux cas de figure sont prévus par
l'article 21 de la loi de finances n° 66-948 du 22 décembre
1966, modifiée par la loi de finances n° 2001-1276 du 28
décembre 2001 :
 les reliquats sont supérieurs à 8 euros par participant ; ils
doivent obligatoirement être reversés aux familles,
 les reliquats sont inférieurs à 8 euros par participant ; ils
ne sont pas obligatoirement reversés aux familles et font
l'objet d'une notification à chaque famille concernée
qui a un délai de trois mois pour en demander le
remboursement. Si la famille ne répond pas dans le délai
requis, les sommes sont définitivement acquises par
l'EPLE et le CA peut, dès lors, valablement décider de
leur affectation.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

373
prescription
quadriennale

 Un lycée dispose dans ses comptes de tiers

(classe 4), de sommes non réclamées par
les familles depuis plus de 4 ans. Le délai de
prescription étant atteint comment cet EPLE
peut-il disposer de ces fonds en toute
légalité ?

Dès lors que les recherches des créanciers n'ont pas abouti,
le fait que le délai de la prescription quadriennale soit
atteint (sans qu'un fait soit venu l'interrompre ou la
suspendre (articles 2219 et suivants du code civil) justifie
l'émission d'un titre de recette exceptionnelle par
l'ordonnateur, par analogie avec les excédents de
versement à rembourser : l'instruction M9-6 précise au
paragraphe 327844 que le compte 4664 est « crédité par le
débit des comptes intéressés des sommes à rembourser
aux tiers
 débité (ordre de paiement du comptable) par le crédit
des comptes de tiers ou de trésorerie des sommes
remboursées ou compensées avec d'autres créances
de l'établissement ;
 débité par le crédit du compte 771 pour les dettes
atteintes par la prescription quadriennale. »

Direction des Affaires Financières • DAF A3

374
prescription
quadriennale

 Comment s'applique la prescription

quadriennale pour les reliquats concernant
les voyages scolaires ?

Les reliquats provenant de trop-perçus peuvent être apurés

selon les dispositions de l'instruction M9-6 qui prévoit au
paragraphe 234331 qu'aux termes de l'article premier de la
loi n°68-1250 du 31 décembre 1968 « est prescrite au profit
de l'établissement, toute créance qui n'a pas été payée
dans un délai de quatre ans à partir du premier janvier de
l'année suivant celle au cours de laquelle les créanciers ont
acquis leurs droits.

Il convient donc de vérifier la date exacte de la naissance

des droits au cas par cas, en calculant le délai à partir du
1er janvier de l'année suivant le versement de la somme en
cause et vérifier également que rien n'est venu interrompre
la prescription suivant les dispositions de la circulaire
susvisée, notamment une réclamation des familles. Le CA
peut ensuite décider librement de l'affectation de cette
recette exceptionnelle.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

375
prescription
quadriennale

 Les sommes enregistrées en comptabilité

générale au compte 4664 (excédents de
versements à rembourser) relèvent elles de
la déchéance quadriennale ?

L'instruction M9-6 précise au paragraphe 327844 que le

compte 4664 est débité par le crédit du compte 771 pour
les dettes atteintes par la prescription quadriennale. Si tel
est bien le cas, la prescription justifie l'ordre de recette émis
par l'ordonnateur (NB : contrairement aux dépenses, il
n'existe pas de liste des pièces justificatives en matière de
recettes). Il est conseillé, dans un premier temps, de notifier
ce reliquat à la collectivité concernée en lui demandant si
l'EPLE doit rembourser le trop perçu ou le conserver en vue
d'une affectation différente. Dans l'hypothèse où la
collectivité ne se manifesterait pas après un délai suffisant
qui doit être mentionné dans le courrier qui lui est transmis,
un ordre de recette exceptionnelle pourrait être émis, en
application du principe de la déchéance quadriennale
(cf. article 1er de la loi n° 68-1250 modifiée du 31 décembre
1968, relative à la prescription des créances sur État, les
départements et les établissements publics). Le point de
départ de ce délai de quatre ans est « fixé au premier jour
de l'année suivant celle au cours de laquelle les droits ont
été acquis ». Il s'ensuit que le délai de prescription varie de
cinq ans ou de quatre ans, selon que le droit à créance est
acquis en début ou en fin d'année.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

376
prescription
quadriennale

 Le délai de prescription s'applique t il aux

subventions, affectées ou globalisées,
versées par le rectorat aux EPLE ?

Les reliquats provenant de trop-perçus peuvent être apurés

selon les dispositions de l'instruction M9-6 qui prévoit au §
234331 qu'aux termes de l'article premier de la loi n°68-1250
du 31 décembre 1968 « est prescrite au profit de
l'établissement, toute créance qui n'a pas été payée dans
un délai de quatre ans à partir du premier janvier de
l'année suivant celle au cour de laquelle les créanciers ont
acquis leurs droits. »

Dans le cas d'espèce, il convient donc de vérifier la date

exacte de la naissance des droits au cas par cas, en
calculant le délai à partir du 1er janvier de l'année suivant
le versement de la somme en cause et vérifier également
que rien n'est venu interrompre la prescription suivant les
dispositions de la circulaire susvisée, notamment une
réclamation des familles. Le CA peut ensuite décider
librement de l'affectation de cette recette exceptionnelle.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

377
régularisation
de recettes

 L'obligation d'arrondir à l'euro le plus proche

concerne-t-il tous les OR ?

On rappellera que cette procédure n'est pas une

nouveauté introduite par l'IC M9.6 mais fixée par les
dispositions de l'article 28 de la loi de finances rectificative
pour 1984 qui dispose que « Les créances de l'Etat et des
organismes publics constatées au moyen d'un ordre de
recettes sont arrondies à l'euro le plus proche, la fraction
d'euro égale à 0,50 est comptée pour 1. »

Concernant les EPLE on précisera que :

 c'est le montant total de la facture qui est arrondi, l'ordre
de recette et la créance étant conformes au montant
de la facture.
 cette disposition concerne les droits constatés (pension
...) mais ne s'applique ni aux recettes perçues au
comptant (ticket de cantine, ...) ni à celles « portées sur
un titre après leur encaissement » ce qui exclu les OR
relatifs aux diverses subventions.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

378
régularisation
de recettes

 Quelle est la procédure comptable

permettant d'annuler un ordre de recette
passé lors d'un exercice antérieur ?

La régularisation d'excédents de recettes constatées sur un

exercice antérieur donne lieu à l'émission d'un mandat dont
le montant est inscrit en dépenses au budget de l'exercice
courant au compte de charge relatif à la nature de la
dépense. Dans le cas d'espèce il est conseillé d'utiliser le
compte 671 - Charges exceptionnelles sur opérations de
gestion conformément aux dispositions du paragraphe
32992 de l'IC M9-6. Ce mandat est émis et pris en charge
suivant les mêmes procédures que les autres mandats. On
rappellera qu'il devra comporter la référence au titre de
recette initial et le motif de son annulation.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

379
remboursement
d'un vol

 Selon quelles modalités un EPLE peut-il

rembourser à une famille un Ipod volé dans
le sac d'un élève dans un vestiaire d'un
gymnase non fermé à clé par le professeur ?

Le vol peut être pris en charge par l'assurance de la famille, dans le

cas contraire ce n'est que si l'établissement reconnaît sa
responsabilité en la matière qu'il pourra, s'il dispose d'une assurance
(MAIF par exemple), demander le remboursement du vol au vu de la
déclaration faite par le chef d'établissement auprès du commissariat
compétent et de la facture fournie par la famille.

Si l'assurance prend en charge le sinistre partiellement ou en totalité,

le montant du dédommagement sera versé directement sur le
compte de l'établissement. Si l'EPLE ne dispose pas d'une assurance
ou si le contrat souscrit ne prend pas en charge ce type de sinistre, il
devra financer le remplacement du matériel concerné sur ses
ressources propres.

Toutefois, il semble préférable que le dédommagement ne fasse pas

l'objet d'un remboursement direct à la famille mais de l'achat par
l'établissement d'un portable identique ou à défaut disposant de
caractéristiques similaires.

Cet achat étant une décision de l'ordonnateur, le comptable ne

peut juger de son opportunité, il devra donc procéder au paiement
au regard de la facture jointe au mandat sous réserves des
vérifications qui lui incombent. Rien ne s'oppose toutefois à ce que lui
soit également transmis à titre d'information, la déclaration de vol
ainsi qu'un certificat administratif émanant de l'ordonnateur.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

380
service fait

 Une simple prestation de transport peut-elle

donner lieu au versement d'un acompte ?

L'instruction codificatrice M9-6 § 23312 donne une liste

exhaustive des prestations pouvant être payées avant
service fait. Il s'agit notamment, de l'achat de « prestations
de voyage », A notre sens, une simple prestation de
transport bien qu'effectuée par un organisme titulaire d'un
agrément tourisme, mais qui ne serait pas effectuée dans le
cadre d'un voyage n'ouvre pas droit au versement d'un
acompte dans la mesure ou elle n'entre pas dans la liste
des dépenses permettant de déroger au principe de
paiement après service fait.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

381
taxe
d'apprentissage

 Un EPLE peut-il financer des conférenciers

intervenants en classe de BTS sur les fonds
provenant de la TA ?

La circulaire n°2007-031 du 5 février 2007 relative à la

campagne de collecte 2007 (BOEN du 15/02/2007) précise
que la nature des dépenses susceptibles d'être financées
par les fonds reçus en provenance des versements
exonératoires de la taxe d'apprentissage doit être en
rapport avec les besoins spécifiques des formations
technologiques et professionnelles pour lesquelles la taxe
d'apprentissage est perçue, soit pour les établissements
d'enseignement technologique et professionnel publics.

Ces dépenses peuvent ainsi être des :

« - rémunérations de conférenciers ou d'intervenants
apportant aux auditeurs un complément de formation ou
d'information sur la vie professionnelle ;]…[
- prestations de services par les entreprises ou leurs
organisations professionnelles telles que locations d'ateliers,
de machines, indemnisation de formateurs, prise en charge
de frais divers à caractère pédagogique incontestable
concernant les élèves. »

Dans le cas d'espèce, à notre sens, il est donc possible

d'utiliser la TA pour le financement de ces recrutements.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

382
taxe
d'apprentissage

 Le développement de photos numériques

constitue-t-il une prestation de service, une
dépense pouvant être financée par un EPLE
grâce à la taxe d'apprentissage ?

La circulaire n°2007-031 du 5 février 2007 relative à la

campagne de collecte 2007 (BOEN du 15/02/2007)
rappelle la nature des dépenses susceptibles d'être
financées à l'aide de la taxe d'apprentissage. Parmi ces
dépenses figurent les prestations de service offertes par les
entreprises ou leurs organisations professionnelles, telles que
les locations d'ateliers (...) ou prise en charge de frais divers
à caractéristique pédagogique incontestable concernant
les élèves. Par conséquent, on peut considérer que le
développement de photos numériques fait bien partie des
prestations de service offertes par les entreprises à
destination de la formation des élèves qui sont scolarisés
dans des classes pouvant bénéficier du versement de la TA.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

383
taxe
d'apprentissage

 Un EPLE peut-il céder à titre onéreux à une

entreprise privée un matériel acquis grâce
au financement exclusif de la taxe
d'apprentissage ?

En premier lieu il faut rappeler que, bien qu'il ait été acquis
sur ressources propres (la taxe d'apprentissage), ce matériel
fait partie du domaine public dans la mesure où d'une part
il appartient à une personne publique (l'EPLE) et où, d'autre
part, il est affecté au service public d'enseignement. Toute
cession nécessite en conséquence de respecter la
procédure de désaffectation (circulaire du 9 mai 1989). Ce
n'est qu'à l'issue de cette procédure que le propriétaire (ici
l'EPLE) recouvre le libre usage du bien et peut l'aliéner.
D'autre part, le produit de la vente devra être réutilisé au
bénéfice des premières formations technologiques et
professionnelles, conformément à la destination des
ressources provenant de versements exonératoires de la
taxe d'apprentissage.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

384
taxe
d'apprentissage

 Un EPLE peut-il céder à titre onéreux à une

entreprise privée un matériel acquis grâce
au financement exclusif de la taxe
d'apprentissage ?

En premier lieu il faut rappeler que, bien qu'il ait été acquis
sur ressources propres (la taxe d'apprentissage), ce matériel
fait partie du domaine public dans la mesure où d'une part
il appartient à une personne publique (l'EPLE) et où, d'autre
part, il est affecté au service public d'enseignement. Toute
cession nécessite en conséquence de respecter la
procédure de désaffectation (circulaire du 9 mai 1989). Ce
n'est qu'à l'issue de cette procédure que le propriétaire (ici
l'EPLE) recouvre le libre usage du bien et peut l'aliéner.
D'autre part, le produit de la vente devra être réutilisé au
bénéfice des premières formations technologiques et
professionnelles, conformément à la destination des
ressources provenant de versements exonératoires de la
taxe d'apprentissage.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

385
taxe
d'apprentissage

 Est-il possible d'utiliser la taxe

d'apprentissage pour financer l'achat
d'équipement pour une salle plurimédia et
pluridisciplinaire ?

La taxe d'apprentissage ne peut être utilisée que pour des

dépenses favorisant les premières formations technologiques et
professionnelles (LOI n°2014-288 du 5 mars 2014 - art.19 (V)).
Ces dépenses sont énumérées par le décret n° 72-283 du 12
avril 1972 modifié et leur nature a été précisée par la circulaire
n°2007-031 du 5 février 2007 parue au BO n°7 du 15 février 2007
devenue le texte de référence, avec ses dispositions précisant
la nature des dépenses susceptibles d'être financées par les
fonds ainsi reçus qui remplacent toutes les dispositions
antérieures la circulaire du 14/12/1998 autorisant par exemple
l'achat, location et entretien de matériels et de biens
d'équipement pédagogiques et professionnels, y compris des
photocopieurs, à l'exclusion de tout mobilier à usage
administratif. Le financement par la taxe d'apprentissage d'une
salle multimédia et pluridisciplinaire à vocation exclusivement
pédagogique est donc possible dans la mesure où il s'agit d'un
lycée professionnel et qu'en conséquence l'équipement
envisagé ne peut être utilisé que par des élèves inscrits dans des
sections ouvrant droit au versement exonératoire de la taxe
d'apprentissage. Il en irait différemment dans un lycée
polyvalent, dès lors que ladite salle pourrait être ouverte à des
élèves relevant de l'enseignement général. Il conviendra
toutefois que le conseil d'administration approuve expressément
cette opération et il est également conseillé de solliciter l’avis
des services académiques.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

386
TVA

 Si un budget annexe pour une plate-forme

technologique TP était ouvert dans un
établissement, pourrait-il être assujetti à la
TVA sans que les autres structures de
l'établissement ne le soient ?

Selon l'article 256-B du code général des impôts, ce n'est

pas la structure qui détermine le régime fiscal mais la
personne qui exerce l'activité ainsi que la nature de
l'activité : les personnes morales de droit public ne sont pas
assujetties à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) pour
l'activité de leurs services administratifs, sociaux, éducatifs,
culturels et sportifs lorsque leur non assujettissement
n'entraîne pas de distorsions dans les conditions de la
concurrence. Par ailleurs, la formation professionnelle
continue est exonérée de TVA en vertu de l'article 261-4-4°
du CGI. En conséquence, le nouveau SACD pour une
plate-forme technologique TP pourrait tout à fait relever du
secteur TVA sans affecter les autres structures de
l'établissement.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

387
TVA

 Dans une perspective d'achat auprès d'un

fournisseur de la communauté européenne,
quel est le taux de TVA à payer et dans quel
pays doit-on payer la TVA ?

Conformément à l'article 261 alinéa 4° a du code général

des impôts, les prestations de services et livraisons de biens
sont exonérées de la TVA lorsqu'elles sont effectuées dans
le cadre de l'enseignement primaire, secondaire et
supérieur dispensé dans les établissements publics. Ainsi les
EPLE ne sont pas assujettis à la TVA et ne la font donc pas
payer à leurs clients. En revanche, les EPLE paient la TVA sur
les achats qu'ils effectuent auprès de leurs fournisseurs aussi
bien en France que dans un des pays de l'Union
européenne et ils sont soumis à la fiscalité en vigueur dans
le pays d'achat, les taux de TVA étant différents selon les
pays.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

388
valeurs
inactives

 Comment régulariser la valeur de tickets

repas revue à la baisse par le CA ?

Cette régularisation pourra être réalisée par les opérations

comptables suivantes :
 reprise du bilan de sortie du compte concerné en bilan
d'entrée
 sortie des tickets pour leur valeur d'origine
(dévalorisation). Cette opération sera justifiée par un
procès verbal signé par l'ordonnateur,
 réintroduction des tickets conformément au nouveau
tarif voté en CA.

Les différents schémas d'écritures relatifs à ces opérations

sont détaillés à l'annexe 7 - Planche 14 - Valeurs inactives
de l'IC-M9-6

Direction des Affaires Financières • DAF A3

389
 Voyages
19 et sorties
scolaires
Tout ce qui a trait à la gestion d'un appariement, d'une
sortie ou d'un voyage scolaire : modes de financement,
prise en charge des accompagnateurs, vote des tarifs,
gestion des reliquats.

 Aides sociales page 391

 Associations page 392
 Caractère facultatif ou obligatoire page 393
 Caution page 394
 Financement page 395
 Modulation de tarif page 401
 Mutualisation page 402
 Prise en charge des
accompagnateurs page 403
 Régie page 405
 Remises d'ordre page 408

Direction des Affaires Financières • DAF A3

390
aides
sociales

 Quelles sont les aides qui peuvent être

octroyées aux participants d'un voyage
scolaire ?

Il existe deux types d'aides :

 celle relative au financement du voyage, qui s'applique
à l'ensemble des participants ;
 l'aide à caractère social, qui s'applique à certains
participants en fonction de leur situation sociale.

Par ailleurs, un tiers (comités d'entreprise, communes) peut

se substituer totalement aux créanciers pour le paiement
de la dette. Ainsi, dans le cas d'espèce, les aides de la
commune viendront en déduction de la créance des
familles concernées.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

391
associations

 Le FSE organise une sortie dans un parc

d'attraction pour une trentaine d'élèves.
Peut-on y faire participer d'anciens élèves ?

La circulaire n° 96-249 du 25 octobre 1996 définit le cadre

juridique dans lequel s'inscrivent les activités résultant de la
combinaison, du droit commun des associations (loi 1901),
du respect des principes qui régissent le service public de
l'Education nationale (laïcité et neutralité) et des règles de
fonctionnement des EPLE.

Ce sont par ailleurs les statuts de l'association qui à notre

sens permettent de savoir si l'activité prévue est autorisée et
surtout si elle est ouverte aux anciens élèves. Les activités
doivent être conformes à l'objet statutaire de l'association.
Le FSE et l'AS ne sauraient, en conséquence, gérer des
activités étrangères à l'intérêt des élèves de l'établissement.
Le FSE s'inscrivant dans le prolongement de l'action de
l'EPLE, ne nous parait pas devoir, sauf si cela est
explicitement prévu dans ces statuts, accueillir des anciens
élèves.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

392
caractère
facultatif ou
obligatoire

 Un voyage qui se déroule sur une journée et

qui inclut la pause méridienne doit il être
considéré comme facultatif ou comme
obligatoire ?

La circulaire no 2011-116 (modifiée par la circulaire no 2013-

106 du 16 juillet 2013 précise que " les sorties scolaires
obligatoires sont celles qui s'inscrivent dans le cadre des
programmes officiels d'enseignement ou des dispositifs
d'accompagnement obligatoires et qui ont lieu pendant les
horaires prévus à l'emploi du temps des élèves. Les sorties
scolaires facultatives sont celles qui s'inscrivent plus
largement dans le cadre de l'action éducative de
l'établissement. Organisées par le chef d'établissement,
elles ont lieu en totalité ou en partie pendant le temps
scolaire. Elles incluent notamment les voyages scolaires, qui
sont des sorties scolaires facultatives comprenant une ou
plusieurs nuitées. Les voyages scolaires se déroulant en
totalité pendant la période des vacances mais qui sont
organisés dans les mêmes conditions par le chef
d'établissement sont également considérés comme des
sorties scolaires »,

Direction des Affaires Financières • DAF A3

393
caution

 Le contrat passé entre un voyagiste et un

EPLE dans le cadre d'un voyage facultatif
précise qu'une caution de 10 à 15 euros par
élève sera demandée à l'arrivée à l'hôtel.
Cette clause est-elle légale ?

Le principe de gratuité ne s'appliquant pas aux activités

facultatives rien ne s'oppose au versement d'une caution si
le contrat le prévoit et si le conseil d'administration
l'autorise, il devra néanmoins s'agir d'un tarif fixe et non
flottant.

Par ailleurs, dans le cas d'espèce le contrat étant passé

entre le voyagiste ou l'organisme hébergeur et l'EPLE, c'est
à celui-ci de payer la caution qui sera retracée dans les
écritures comptables conformément aux règles de la
comptabilité publique.

On rappellera enfin, que le principe du paiement d'une

caution par les familles ne peut être admis que pour
s'assurer de la restitution du matériel mis à disposition (clé
de chambre par exemple) et non dans le but de couvrir
d'éventuelles dégradations qui seraient commises par
certains élèves. Celles-ci doivent en effet faire l'objet d'une
procédure disciplinaire prévue par le règlement intérieur de
l'établissement et le cas échéant celui des sorties et
voyages scolaires concernés.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

394
financement

 Un voyage scolaire peut-il être est pris en

charge intégralement par un prestataire
extérieur ?

Au regard des éléments communiqués, et de la

réglementation en matière de sorties et voyages scolaires,
qui précise que les voyages et sorties scolaires participent
par nature à la mission de l'EPLE, ce qui suppose par
conséquent que la gestion financière de ces activités soit
assurée par l'établissement.
Le non respect de ce principe équivaut à une gestion de
fait, pouvant engager la RPP du comptable patent (en
charge de comptabilité de l'EPLE), et ce, au sens des
termes de Selon les termes de l'article 60-XI de la loi n° 63-
156 du 23 février 1963.
Si le voyage est gratuit, dans le cadre d'un échange par
exemple, il n'y a pas lieu d'inscrire les opérations dans la
comptabilité des EPLE.
Cependant, si les familles ou l'EPLE participent au
financement de cette activité, le financement doit être
retracé dans la comptabilité de l'EPLE, conformément à la
réglementation en vigueur.
Par ailleurs, le choix des prestataires éventuels doit
s'effectuer, selon les règles définies dans le Code des
Marchés publics.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

395
financement

 Une participation peut-elle être demandée

aux familles pour une sortie pédagogique
programmée pendant le temps scolaire ?

Dès lors que la sortie pédagogique est programmée

pendant le temps scolaire, elle acquiert un caractère
obligatoire. Le principe de gratuité, énoncé par l'article
L.132-2 du code de l'éducation, trouve alors pleinement à
s'appliquer.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

396
financement

 Dans le cadre d'un voyage facultatif,

l'établissement scolaire peut-il, avec accord
du CA, pratiquer la gratuité pour les familles ?
N'y a-t-il pas contradiction entre gratuité et
caractère facultatif ?

Le principe de la gratuité doit être impérativement

respecté dans le cadre des voyages scolaires obligatoires.
Mais rien n'empêche d'appliquer ce principe aux voyages
et sorties facultatifs, du moment que le CA donne son
accord et prévoit que le voyage sera financé sur le budget
de l'EPLE, sans participation des familles. D'ailleurs, dans le
cadre d'un voyage scolaire facultatif, la contribution qui
peut être demandée aux familles ne doit pas revêtir de
caractère discriminatoire (article L 551-1 du Code de
l'éducation) et doit rester raisonnable, aucun élève ne
devant être écarté pour des raisons financières.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

397
financement

 Est-il possible de financer un voyage pour la

formation des délégués d'élèves sur les
crédits de fonds de vie lycéenne ?

La circulaire n° 2001-184 du 26 septembre 2001 relative au

fonds de vie lycéenne (FVL), précise que ces crédits d'État
ont pour but notamment de favoriser l'initiative des lycéens
en tant que porteurs et/ou acteurs d'initiatives concrètes, et
qu'ils sont destinés à financer des actions que les lycéens
auront souhaité mettre en œuvre en matière de : formation
des élus lycéens, information, communication, prévention
des conditions à risques, animations culturelles ou
éducatives. Les dépenses envisagées pour financer un
voyage qui s'effectue dans le cadre de la formation des
représentants lycéens, sont susceptibles d'être prises en
charge sur ce fonds.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

398
financement

 Un EPLE peut-il organiser des ventes de

cartes, de friandises, l'empaquetage dans
les supermarchés ou une tombola afin de
financer un voyage scolaire facultatif ?

Les activités décrites ne peuvent pas être organisées par

l'EPLE, en raison du principe de spécialité; en revanche,
elles peuvent être organisées par le FSE si elles respectent
les buts fixés par le statut de cette association. Toutefois, il
convient d'attirer l'attention sur le nécessaire respect de la
réglementation en vigueur en ce qui concerne la
participation des élèves à des activités rémunérées. Par
exemple, l'empaquetage dans un magasin, indemnisé par
un commerçant peut constituer une infraction à la
législation du travail. Par ailleurs dans le cadre d'un voyage
facultatif, il n'y a pas d'obstacle à ce qu'un EPLE reçoive un
don du FSE pour l'aider à financer un voyage, dès lors que
l'établissement garde la maîtrise de la gestion et de
l'organisation du voyage en question et que le don du FSE
ne participe qu'au seul financement des frais engagés par
les élèves et non des accompagnateurs.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

399
financement

 La participation financière des familles au

financement d'une sortie pédagogique
facultative est-elle proscrite ?

Selon les termes de la circulaire n° 2001-256 du 30-03-2001

sur la mise en œuvre du principe de gratuité de
l'enseignement scolaire public, les dépenses afférentes aux
activités facultatives, en particulier les voyages scolaires, ne
relèvent pas du principe de gratuité . En conséquence, une
contribution financière peut être demandée aux familles
dés lors qu'elle est approuvée par le conseil d'administration
et validée pédagogiquement par les autorités
académiques ; cette participation doit conserver un
caractère raisonnable et ne doit constituer qu'une source
résiduelle de financement d'un voyage scolaire .

Direction des Affaires Financières • DAF A3

400
modulation
de tarif

 Le tarif d'un voyage scolaire facultatif peut-il

être modulé en fonction du quotient familial ?

Le montant total de la participation des familles aux

voyages scolaires peut être diminué soit par des
subventions et notamment celles attribuées par les
collectivités territoriales soit par divers dons et legs, dans ce
cas le principe d'égalité est respecté dès lors que le
montant de l'aide attribué est identique pour chaque
participant. Toutefois, il est effectivement possible de
pratiquer un tarif différencié en prenant en compte la
situation de certaines familles ( revenus des usagers,
nombre de personnes vivant au foyer...) conformément aux
dispositions de l'article 147 de la loi n° 98-657 du 29 juillet
1998 d'orientation relative à la lutte contre les exclusions,
qui prévoit que l'administration peut tenir compte du
niveau du revenu des usagers et du nombre de personnes
vivant au foyer pour fixer les tarifs des services publics à
caractère facultatif.

Ainsi la différenciation de la charge supportée par les

familles peut s'opérer de deux manières différentes soit par
une aide individualisée qui vient diminuer la créance par
compensation du comptable soit par le vote d'un tarif
différencié qui nécessitera une source de financement
(subvention Etat ou CTR) précisée dans le budget du
voyage.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

401
mutualisation

 Comment organiser un voyage scolaire

avec la participation de deux établissements
distincts afin de diminuer les coûts ?

Le groupement de services tel qu'il est envisagé à l'article

421.10 du code de l'éducation, permet l'organisation
conjointe par deux établissements d'un voyage scolaire, Il
s'agit bien ici de développer les missions de formations des
2 EPLE en mettant en commun leurs compétences, leurs
ressources humaines et matérielles. Les sommes reçues par
l'établissement support du groupement seront créditées sur
le compte 756 Transferts d'établissement ou de collectivités
publics et les versements de l'EPLE membre seront débités
au compte 6561 Transfert aux EPLE (paragraphes 321063 et
32973 de l'C M9-6). De manière générale, la convention qui
lie les deux partenaires doit prévoir tous les détails
concernant cette association : programme, budget
prévisionnel, calendrier, financement, adéquation au projet
d'établissement, encaissement des divers financements...Le
vote du CA de chacun de ces établissements sur la
convention permettra d'entériner l'association.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

402
 prise en charge
des
accompagnateurs

 Lors d'un voyage constitué de 54 élèves et

5 accompagnateurs, un voyagiste consent 3
hébergements gratuits pour 5 accom-
pagnateurs.

On précisera que les éventuels rabais ou remises consentis

viennent en diminution de la facture du voyagiste et ne
peuvent s'analyser comme des ressources destinées au
financement d'une catégorie de participants comme par
exemple les accompagnateurs.
Par ailleurs, conformément aux dispositions de la circulaire
DGESCO n° 2011-117 du 3 août 2011 relative aux sorties et
voyages au collège et au lycée, le financement des frais
liés aux accompagnateurs doit être prévu au budget de
l'établissement. On notera que les dépenses totales du
projet constituent un tout qu'il convient de diviser par le
nombre de participants pour atteindre le coût individuel.
L'ensemble de ces dépenses doit être financé par
l'ensemble des ressources, issus de la participation des
différents financeurs.
Le coût lié aux accompagnateurs ainsi déterminé sera
financé par l'EPLE.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

403
prise en charge
des
accompagnateurs

 Dans le cadre d'un voyage scolaire peut-on

laisser aux familles le soin d'acquérir eux-
mêmes leur titre de transport ?

Dans le cas d'espèce, l'achat du billet de transport est un

élément déterminant à la réalisation du voyage et son
acquisition par une autre personne que l'EPLE pourra être
assimilé à une gestion de fait. Ce raisonnement vaut
également pour l'achat des billets de RATP pour une sortie
parisienne qui est également du strict ressort de l'EPLE. En
revanche, l'EPLE peut tenir compte des abonnements
personnels dont bénéficient déjà les élèves pour se
dispenser d'une dépense qui ne sera pas nécessaire.

A ce titre, il revient à l'EPLE de négocier d'éventuelles

conditions avantageuses en matière de tarification avec
les sociétés qui organisent des voyages, bénéficiant à
l'ensemble des participants.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

404
régie

 Lors d'un voyage en chine quelles sont les

pièces justificatives de la dépense que
devra fournir le régisseur à l'agent
comptable et comment respecter leur
formalisme ?

Dans le cas que vous citez le mandat régularisera les dépenses

du régisseur. Il sera justifié par le bordereau des dépenses du
régisseur signé par l'ordonnateur. Les pièces jointes (factures,
facturettes) seront traduites dans les conditions fixées ci dessous

L'Annexe 1 du CGCT, que vous mentionnez et relative aux

pièces justificatives, dans sa rubrique 0 point 05 "paiement des
sommes dûes à des créanciers étrangers" précise dans le cas
des paiements à l'étranger les pièces à fournir au comptable :

"1.Version française des pièces ou, le cas échéant, traduction

des pièces rédigées en langue étrangère par la collectivité ou
l'établissement public local ;

2. Dans l'hypothèse d'une facture émise par le représentant

fiscal ou le mandataire d'un créancier étranger, copie de la
convention, traduite en français le cas échéant, passée entre
l'entreprise étrangère et le représentant fiscal (ou le
mandataire) précisant l'étendue de la délégation accordée".

Dans le cas d'espèce, il conviendrait donc, que l'agent

comptable demande à ce que les pièces justificatives (factures,
facturettes etc..) soient traduites par un enseignant par
exemple, ou un traducteur professionnel.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

405
régie

 Un principal adjoint peut-il être nommé

régisseur de recettes d'un voyage scolaire ?

Les régisseurs de recettes et / ou d'avances sont nommés

par le chef d'établissement parmi le personnel de l'EPLE
avec l'agrément de l'agent comptable (article 9 de l'arrêté
modifié du 11 octobre 1993).

Ainsi, rien ne s'oppose à ce que l'adjoint au chef

d'établissement soit nommé régisseur sauf s'il a reçu
délégation pour exercer des fonctions d'ordonnateur
conformément à la "règle exigeant que les fonctions
comptables soient distinctes des fonctions de liquidation et
de contrôle" (Instruction codificatrice n° 05-042-M9-R du 30
septembre 2005 / Chapitre 2 - Choix des régisseurs)

Direction des Affaires Financières • DAF A3

406
régie

 Dans le cadre d'un voyage scolaire un

professeur peut-il régler des menues
dépenses au moyen d'une carte pré-payée
fournie par le prestataire ?

On rappellera que l'EPLE doit clairement faire apparaître la

totalité des recettes et des dépenses relatives aux sorties et
voyages qu'il organise. Cela suppose que la gestion de ces
activités soit assurée par l'ordonnateur et prise en charge
par l'agent comptable.

Ainsi, dans le cas d'espèce afin d'éviter qu'il y ait gestion de

fait, il est recommandé de mettre en place une régie
temporaire d'avances. La prise en charge des dépenses
concernées interviendra selon les modalités fixées par l'acte
constitutif de la régie d'avance, en espèces, par chèque
ou par carte bancaire. Ces deux derniers modes de
paiement supposent l'ouverture d'un compte DFT au profit
du régisseur afin d'effectuer des dépenses avant
ordonnancement dans les limites autorisées par la
réglementation en vigueur. Ainsi, dans le cadre d'une
activité gérée par l'EPLE, une carte bancaire sous quelque
forme que ce soit ne peut en aucun cas être délivrée par
un voyagiste.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

407
remises
d'ordre

 Des parents d'élèves sollicitent du chef

d'établissement que leur soit accordée une
remise d'ordre pour voyages scolaires et
absentéisme temporaire dès le début de
l'année scolaire...

A titre liminaire, Il est utile de rappeler qu'il appartient

dorénavant à la collectivité de rattachement,
conformément aux dispositions de la loi n° 2004-809 du 13
août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales, soit
de fixer elle-même les règles de fonctionnement du service
annexe d'hébergement et notamment les conditions
d'octroi des remises d'ordre, en se fondant si elle le souhaite
sur une proposition du conseil d'administration, soit de
confier à l'établissement le soin de les déterminer, en
fonction des objectifs qu'elle aura fixés.

Toutefois, faute d'indication de la collectivité et en

l'absence de texte réglementaire applicable en la matière.
Il est fortement recommandé aux EPLE de rédiger un
règlement intérieur du service de restauration et
d’hébergement qui fixe les modalités de fonctionnement
de ce service.

Direction des Affaires Financières • DAF A3

408