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De la théorie à la pratique : l’exemple des stages de la Division

de la gestion de documents et des archives de l’Université de
Montréal
ISABELLE DION

50e anniversaire de la DGDA Résumé de l'article

Volume 46, numéro 2, 2017 Le stage est une composante majeure de la formation pratique dans un
programme d’études qui permet à l’étudiant d’acquérir, entre autres, de
URI : [Link] nouvelles connaissances, de développer ses compétences et de réfléchir sur son
DOI : [Link] comportement en situation réelle. Depuis leur création, les programmes
d’enseignement en archivistique offrent des stages pratiques dans des services
Aller au sommaire du numéro de gestion de documents et des archives. L’auteure met en lumière l’expérience
des stages à la Division de la gestion de documents et des archives de
l’Université de Montréal qui reçoit depuis ses débuts des stagiaires en
archivistique de tous les niveaux d’enseignement, d’ici et d’ailleurs. L’article
Éditeur(s) reflète le point de vue de la coordonnatrice de stages et explique les nombreux
Association des archivistes du Québec (AAQ) apports de ces stages pour les étudiants en archivistique.

ISSN
0044-9423 (imprimé)
2369-9256 (numérique)

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Citer cet article

Dion, I. (2017). De la théorie à la pratique : l’exemple des stages de la Division
de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal.
Archives, 46(2), 91–112. [Link]

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 DOSSIER
SPÉCIAL

50E ANNIVERSAIRE DE LA DGDA

De la théorie à la pratique :
l’exemple des stages de la
Division de la gestion de
documents et des archives de
l’Université de Montréal

ISABELLE DION
Coordonnatrice de stages, École de bibliothéconomie et des
sciences de l’information, Université de Montréal

INTRODUCTION
Qu’est un stage ? Selon Villeneuve, le stage est une

période de formation pratique qui s’insère dans le cours d’un

programme d’études et qui s’effectue dans un milieu de travail
préalablement choisi. C’est une expérience d’apprentissage
supervisé visant l’acquisition des connaissances, habiletés et
attitudes nécessaires à l’exercice d’une profession. (Villeneuve,
1994, p. 19)

Cette expérience permet de confronter et vérifier la théorie, et

d’intégrer celle-ci à la pratique. L’étudiant en profite pour accroître ses
connaissances, faire des liens entre les éléments théoriques et constater

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 les ressemblances et différences entre la théorie et la pratique. Depuis
leur création, les programmes d’enseignement en archivistique offrent
des stages pratiques dans des services de gestion de documents et des
archives. Ces services accueillent avec enthousiasme des étudiants curieux
et passionnés par leur future profession.
Dans le cadre des cours, les travaux pratiques, les études de cas, les
activités dirigées, les visites dans les milieux, les exercices en laboratoire,
les interventions dans certains milieux et les bilans d’expérience par des
conférenciers préparent l’étudiant à une certaine pratique des fonctions
archivistiques. Le stage, contrairement aux cours, se déroule dans un
milieu de travail où les priorités, les tâches et les méthodes changent
au fil des situations et innovations, et ne peut être organisé comme
dans les cours. L’étudiant a la responsabilité de saisir cette différence
et de s’impliquer dans son milieu de stage tant par ses compétences
professionnelles que relationnelles.
Le stage marque généralement la fin des études. Dans le cas des pro­
grammes en archivistique de l’École de bibliothéconomie et des sciences
de l’information (EBSI), il constitue la dernière étape du parcours
des étudiants. Il représente le passage du statut d’étudiant au statut
d’archiviste professionnel. Ce passage où l’étudiant devient stagiaire lui
procure une expérience en situation de travail et joue un grand rôle dans
sa professionnalisation.
Dans le cadre de ce texte, nous souhaitons mettre en lumière l’expérience
des stages à la Division de la gestion de documents et des archives
(DGDA). Depuis ses débuts, la DGDA reçoit régulièrement des stagiaires
en archivistique de tous les niveaux d’enseignement, d’ici et d’ailleurs.
Nos réflexions s’attarderont principalement aux stages du certificat en
archivistique et de la maîtrise en sciences de l’information de l’EBSI de
l’Université de Montréal. Nous présenterons également les stages de la
DGDA du point de vue de la coordonnatrice de stages et mettrons de l’avant
les nombreux apports de ces stages pour les étudiants en archivistique1.

1. L’ÉCOLE DE BIBLIOTHÉCONOMIE ET DES SCIENCES DE

L’INFORMATION
L’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information est
une école professionnelle qui forme des spécialistes en sciences de
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l’information dans quatre programmes distincts : certificat en archivistique,
certificat en gestion de l’information numérique, maîtrise en sciences de
l’information et doctorat en sciences de l’information.
Un stage de fin d’études non rémunéré est offert aux étudiants inscrits
aux programmes du certificat en archivistique et de la maîtrise en sciences
de l’information – orientation professionnelle. Le stage au certificat en
archivistique est une activité optionnelle du programme. Les étudiants
doivent avoir maintenu une moyenne de B et complété la majorité de leurs
cours avant d’obtenir l’autorisation de s’y inscrire. Le stage est de 25 jours
ouvrables et se réalise au rythme minimum de trois jours par semaine.
L’orientation professionnelle de la maîtrise en sciences de l’information
comprend un stage obligatoire de 36 jours qui a pour but de permettre
l’approfondissement des connaissances acquises lors du parcours
académique (EBSI, 2015, p. 5). Pour s’y inscrire, l’étudiant doit avoir
terminé et réussi ses six cours de base obligatoires ainsi que sept des
neuf cours à option.
Les évaluations de stage du certificat et de la maîtrise comprennent
un journal de bord, une rencontre de groupe de stagiaires qui a lieu à
l’EBSI, un rapport de stage et un formulaire d’évaluation des compétences
professionnelles et des qualités personnelles du stagiaire, complété par
le superviseur du milieu de stage.
Le milieu de stage doit remplir quelques conditions pour recevoir
un stagiaire du certificat ou de la maîtrise. À noter qu’il n’y a pas de
restriction concernant la taille ou le domaine d’activité des organismes
qui peuvent recevoir des stagiaires en archivistique. Tout d’abord,
le stagiaire doit être supervisé par un professionnel de la gestion de
l’information (archiviste, gestionnaire de documents, etc.) qui sera en
mesure d’évaluer la qualité de son travail et de le guider au besoin. Le
stagiaire est en période d’apprentissage et ne doit pas jouer le rôle d’un
consultant qui apporterait une expertise dont le milieu ne dispose pas.
Ensuite, les tâches du stagiaire doivent être de nature professionnelle2.
L’étudiant peut exécuter des tâches reliées à une ou plusieurs fonctions
archivistiques courantes ou travailler à la réalisation d’un projet ponctuel,
ou encore combiner les deux types d’activités. Pour finir, le milieu
de stage doit offrir des conditions de travail adéquates et fournir les
outils de travail nécessaires à la réalisation des activités de stage (par
exemple : logiciels, sources d’information) (EBSI, 2015, p. 8).
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 Tout comme les cours, les stages ont des objectifs généraux qui doivent
être atteints par l’étudiant. Le stage doit permettre à l’étudiant de :

• relier ses connaissances théoriques à une expérience pratique ;

• développer des habiletés professionnelles ;
• développer des qualités personnelles ;
• se situer professionnellement ;
• avoir un aperçu de différents milieux de travail.
Ces objectifs s’appliquent autant aux étudiants du certificat en
archivistique qu’à tous les étudiants de la maîtrise, peu importe le domaine
du stage (archivistique, bibliothéconomie, architecture de l’information,
etc.). Les stagiaires réfléchissent à ces objectifs par le biais de leur journal
de bord (certificat) ou de leur rapport de stage (maîtrise). Le savoir,
le savoir-faire et le savoir-être sont représentés par les trois premiers
objectifs. Se situer professionnellement invite l’étudiant à se demander s’il
a fait le bon choix professionnel, s’il préfère certaines tâches ou certains
milieux de travail. La rencontre de groupe de stagiaires où les stagiaires
présentent leur milieu de stage et écoutent leurs collègues faire de même,
répond au dernier objectif du stage. À cette occasion, le stagiaire apprend
sur d’autres milieux, qui seront éventuellement des milieux de travail, et
sur des activités similaires ou différentes des siennes.

1.1. Quelques réflexions sur les stages3

Avant leur arrivée en stage, les coordonnatrices de stages présentent
aux étudiants ce que nous appelons de façon pragmatique la philosophie
des stages. Une partie de cet exposé est consacré aux savoirs, savoir-faire
et savoir-être appliqués en classe, mais tout aussi importants en stage.
En stage, l’étudiant apprend encore. Il poursuit ses lectures (politiques et
procédures, rapport annuel, site Web, etc.) afin de connaître son milieu
de stage et surtout il observe ce qui se passe autour de lui. Il remarque
les tâches effectuées par son superviseur et ses interactions avec ses
collègues de travail. L’étudiant observe aussi le travail du personnel du
service d’archives et la clientèle (usagers internes et externes). Il apprend
comment agir lors de certaines situations (ex. : comment demander
des précisions à un usager, comment demander de l’aide à un membre
du personnel pour réaliser une tâche, etc.).
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 L’étudiant développe également son savoir-faire en stage. Ses activités
de stage lui permettent d’améliorer ses compétences et habiletés.
Il connaît la théorie, maintenant c’est le moment de faire des tâches :
traiter un fonds d’archives, concevoir et appliquer un plan de classification
ou des règles de conservation, sélectionner des documents d’archives
pour une exposition, appliquer une politique de nommage, etc. Il utilise
les outils archivistiques de son milieu de stage et découvre des méthodes
de travail, par exemple comment s’organiser physiquement pour traiter
un fonds d’archives ou comment réaliser efficacement et rapidement un
inventaire de documents numériques.

Enfin, l’étudiant aura à mettre de l’avant son savoir-être. Cela

est particulièrement important en stage, car tous les stagiaires ont
reçu la formation pour exercer la profession d’archiviste, toutefois
le comportement et l’attitude en stage d’un stagiaire sont uniques.
Le stagiaire doit en prendre conscience, mesurer ses forces et trouver
des moyens pour améliorer ses points faibles. Dans un contexte de
travail, le stagiaire ne doit pas uniquement se concentrer sur les tâches
archivistiques à accomplir, il doit s’intégrer et participer à la vie du service
d’archives. Cela signifie, outre de faire preuve de professionnalisme dans
ses activités, de participer aux discussions lors des pauses et des repas,
de développer ses opinions et de savoir les présenter, de comprendre le
code vestimentaire de l’organisme, de faire preuve de civisme (ex. : cogner
avant d’entrer dans un bureau, saluer les personnes rencontrées) et de
souplesse dans le travail (ex. : changement à l’horaire ou aux activités).
Le stage est un bon moment pour réfléchir sur son comportement.
Avant son entrée sur le marché du travail, le stagiaire reconnaîtra ses
compétences, ses forces et ses faiblesses. Il sera d’autant mieux préparé
aux entrevues qui suivront la fin de ses études.

Le stagiaire est aussi responsable de sa formation lors du stage. Il est

de sa responsabilité d’acquérir de nouveaux apprentissages. En classe,
l’enseignant peut insister sur certains éléments théoriques et demander à
l’étudiant de réaliser des travaux pratiques ou de recherche. En stage, c’est
à lui de transformer ses observations, ses activités, son comportement
en occasion d’apprentissage.

Il applique les connaissances acquises, en découvre d’autres,

s’implique, s’intègre, pose des gestes, réalise des activités,
résout des problèmes. Il doit s’assurer de mener à bien son
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 projet de stage. Son rôle est aussi de prendre en main sa
formation, de développer les mécanismes pour apprendre
par lui-même, pour se questionner sur ce qu’il sait, sur ce
qu’il voit et sur ce qu’il pense.

Ainsi, si l’étudiant exploite son expérience de stage et qu’il

réfléchit quotidiennement sur les activités et sur l’ensemble
de son expérience, il bonifie son apprentissage théorique,
acquiert de nouvelles connaissances et atteint véritablement
les objectifs de stage (Arès, 1989, p. 59).

Pour créer des situations d’apprentissage, l’étudiant doit se montrer

intéressé. Intéressé par ses tâches, celles des autres, se renseigner sur son
milieu de stage avant et pendant le stage. Poser des questions facilite
l’appropriation de nouveaux apprentissages. Évidemment, le stagiaire doit
réfléchir avant de poser des questions. Il doit formuler des hypothèses
de réponses qui peuvent alimenter la discussion avec son superviseur ou
les membres de l’équipe du service d’archives. Il doit être préparé, car
son superviseur ou toute autre personne pourrait bien lui retourner la
question en lui demandant ce qu’il en pense ! Enfin, se montrer ouvert
à des aspects différents de la profession amène de nouveaux apprentissages
pour le stagiaire. Que ce soit une méthode utilisée différente de celle
apprise en classe, un conseil pour accélérer ou organiser une activité ou
une décision qui semble surprenante, le stagiaire profitera du fait d’être
ouvert à la nouveauté sous toutes ses formes. La pratique dans un milieu
archivistique est inévitablement différente de la théorie enseignée. Les
questions (ex. : pourquoi faites-vous les choses de cette façon ?) et les
réflexions (retour à la théorie, compréhension du contexte) du stagiaire
viendront alimenter ses apprentissages.

2. LES STAGES À LA DIVISION DE LA

GESTION DE DOCUMENTS ET DES ARCHIVES
L’EBSI et la DGDA entretiennent des liens archivistiques depuis fort
longtemps. En plus d’être un milieu de stage, la DGDA participe activement
à des travaux pratiques pour certains cours (exercice d’application de
règles de conservation, activités de diffusion). Plusieurs membres de son
équipe ont enseigné comme chargés de cours au certificat et à la maîtrise,
et bon nombre d’entre eux viennent présenter un aspect particulier de la
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Division ou de la profession à titre de conférencier dans le cadre des cours.
Michel Champagne a déjà bien documenté les stages à la DGDA dans
son article Le rôle stratégique du stage dans la formation en archivistique :
réflexions d’un superviseur de stage (2010-2011). Aujourd’hui, ce sont
plutôt les étapes des stages de la DGDA qui seront abordées du point
de vue d’une coordonnatrice de stages.

2.1 Processus de placement

Le processus de placement des stagiaires débute avec une rencontre
individuelle entre la coordonnatrice de stages et chaque étudiant désirant
réaliser son stage au trimestre suivant. Le but de cette rencontre est de
connaître le parcours de l’étudiant, de discuter du choix de l’archivistique
comme domaine d’études et de profession ainsi que de ses préférences
en matière d’activités de stage. Généralement, les stages comprennent
des activités en lien avec les archives historiques ou en lien avec la gestion
des documents actifs et semi-actifs. Parfois, un étudiant propose une
activité particulière qui lui tient à cœur, car elle est en lien avec ses études
ou expériences antérieures (par exemple, travailler avec des documents
audiovisuels en raison d’un baccalauréat en cinéma). Une discussion a lieu
également avec le milieu de stage pour connaître ses besoins et ses priorités.
Dans le cas de la DGDA, les projets de stage tiennent compte de
l’intérêt de l’étudiant pour la gestion documentaire ou les archives
historiques, mais également d’autres intérêts qui pourraient se présenter
(intérêt pour les sciences de la nature ou la musique, intérêt à concevoir
un texte pour les réseaux sociaux, etc.). Par la suite, la coordonnatrice
de stages suggère un étudiant à l’un des archivistes de la Division
selon le profil et les intérêts de celui-ci et envoie son curriculum vitæ.
Pour les étudiants du certificat en archivistique, l’archiviste-superviseur
peut demander à rencontrer l’étudiant pour discuter d’activités précises.
De leur côté, les étudiants de la maîtrise doivent prendre rendez-vous
avec l’archiviste-superviseur pour discuter des activités de stage et les
inscrire sur le formulaire d’entente de stage.
Michel Champagne énumère ses attentes envers les stagiaires qu’il
accueille (2010-2011, p. 112). La première est que l‘étudiant doit avoir une
bonne formation de base. Le stage amène l’application des connaissances
et non l’acquisition de celles-ci. Ensuite, « […] les stagiaires doivent être
curieux et intéressés par leur milieu de stage et par le travail d’archiviste »
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 (Champagne, 2010-2011, p. 112). La motivation d’un stagiaire se voit
rapidement par les discussions, les questions posées, son ouverture
d’esprit, son désir de réaliser un travail bien fait en le validant auprès de
son superviseur. Enfin, les stagiaires doivent être autonomes. Au début
de la période de stage, il y a davantage de questions, de validations. Ces
dernières diminuent avec le temps, car le stagiaire sait ce qu’il a à faire
et comment le faire. L’autonomie, c’est aussi de se questionner avant
de poser une question à son superviseur, de rassembler les questions
ou problèmes non résolus pour ensuite rencontrer son superviseur à un
moment opportun.

2.2 Le profil des stagiaires

Un mot définit très bien le profil des stagiaires de la DGDA : diversifié.
Faisant preuve d’une grande ouverture, la Division accueille des stagiaires
de tous les âges, qui arrivent directement du collégial, qui ont un
baccalauréat et parfois même une maîtrise, qui font un retour aux études
après quelques années ou une longue période ou encore qui amorcent
un changement de carrière. Ainsi, de très jeunes étudiants d’à peine
vingt ans jusqu’à ceux d’une cinquantaine d’années se sont succédé à la
Division. Beaucoup d’étudiants d’origine québécoise y ont fait leur stage,
mais aussi des étudiants provenant de tous les continents. Quelques
étudiants en situation de handicap ont également bénéficié d’un stage
adapté à leurs besoins.

La très grande majorité des stagiaires n’avait aucune expérience

préalable en archivistique avant de réaliser leur stage. Quelques étudiants
avaient un peu d’expérience à la suite d’un travail d’été étudiant.
Certains étudiants de la maîtrise ont suivi antérieurement le certificat
en archivistique incluant un stage. Quelques étudiants en programme
d’échange en provenance de l’Université de Mulhouse et de l’École des
Chartes en France ont accompli un stage dans le programme de leur
université d’attache avant de procéder à leur stage à la DGDA dans le
cadre de la maîtrise en sciences de l’information.

2.3 Les projets de stage

Le plan de stage type de la DGDA comporte un certain nombre d’activités
récurrentes, peu importe s’il s’agit d’un stage au certificat ou à la maîtrise.
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Tout d’abord, la première journée est consacrée à l’intégration du stagiaire
à la Division par la présentation des membres de l’équipe, la culture
organisationnelle (dîner, pauses, code vestimentaire, etc.) et la visite des
bureaux. La visite des dépôts de documents semi-actifs et inactifs se déroule
au cours du stage selon l’avancement des activités. La connaissance de la
DGDA se poursuit avec la lecture du rapport annuel et des procédures en
vigueur. L’étudiant visionne par la suite des vidéos présentant les activités
de la DGDA. L’étudiant peut aussi naviguer sur le site Web de la Division
et parcourir toutes ses sections. Ces informations lui seront utiles non
seulement comme apprentissage du milieu, mais également lorsqu’il aura
à présenter son milieu de stage à ses collègues et lors de la rédaction de
son rapport de stage. Enfin, l’archiviste-superviseur discute avec le stagiaire
des activités qu’il aura à accomplir au cours des prochains jours.
La DGDA a mis en place une formule de stage qui permet à l’étudiant
de comprendre l’ensemble des tâches archivistiques effectuées dans
son service même si ce dernier ne réalisera pas toutes ces tâches. Ainsi,
si l’étudiant a un stage misant davantage sur la gestion des archives
historiques, il aura quand même accès à des informations importantes
sur la gestion des documents actifs et semi-actifs par l’entremise de
rencontres avec le personnel de la Division. Le stage comprend des
rencontres avec les techniciens et les professionnels qui s’échelonnent
tout au long du stage. Chaque rencontre s’étend sur quelques heures
ou une demi-journée. Toutes les fonctions de l’archivistique sont mises
en pratique à la DGDA. Par conséquent, l’étudiant a une vision globale
et intégrée de l’archivistique.
Les rencontres avec le personnel portent sur l’acquisition des archives
privées, le traitement préliminaire et définitif des archives4, la présentation
de la base de données (SyGED), le calendrier de conservation et son
application, la gestion des semi-actifs, le traitement dans les unités
administratives, le système de classification, les transferts des documents,
la formation des usagers, la gestion et l’analyse des procès-verbaux,
l’analyse des contrats, la numérisation, la référence, la présentation du
site Web et la gestion d’un service d’archives. Cela exige une importante
logistique puisque plusieurs employés sont impliqués et doivent dégager
de leur temps pour en consacrer au stagiaire. Ce choix a cependant un
impact très positif sur le stagiaire. En plus d’accélérer son intégration dans
le milieu en rencontrant le personnel de la Division, cette addition aux
activités de stage permet à l’étudiant de comprendre toutes les tâches
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 archivistiques, de faire des liens entre elles, de poser des questions en
lien avec la théorie, de combler ses « trous » dans la chaîne archivistique.

Les stages de la DGDA des étudiants du certificat en archivistique

comprennent plusieurs activités. Le stagiaire qui souhaite un stage en
gestion des documents actifs et semi-actifs participera à la réception
des transferts des documents en provenance des unités administratives,
l’application de règles de conservation, l’élimination de documents,
le transfert de documents numériques dans le logiciel de gestion
documentaire, l’indexation de procès-verbaux ou de contrats, aux rappels,
retours et ajouts de documents. Il pourra aussi numériser des documents
pendant quelques heures ou quelques jours afin de se familiariser avec
ce processus. Du côté de la gestion des archives historiques, le stagiaire
prend part au traitement préliminaire de fonds d’archives, au traitement
des archives imprimées, à l’indexation de pièces ou de dossiers, à la mise
à jour de l’état général des fonds, à la numérisation de documents et
au traitement des images, au versement de documents, à la description
de documents iconographiques, au traitement et au transfert d’archives
numériques. Si l’occasion se présente, il collabore à des activités de
diffusion telles que des expositions virtuelles ou la création de contenus
pour les médias sociaux. Il peut également faire le traitement définitif
d’un fonds d’archives (inventaire, classification, classement, description,
indexation, préservation)5.

Au cours des dernières années, des stagiaires du certificat ont contribué

à des projets particuliers : l’analyse en vue de la numérisation des données
des règles de conservation (2009), la classification des documents
numériques en vue de leur dépôt dans un système de GID (2008),
l’implantation de la gestion documentaire au Bureau des communications
et des relations publiques et à la Faculté des sciences infirmières (2012),
la participation à la normalisation et le paramétrage de SyGED (2012), la
rédaction d’un rapport sur la transposition de différentes classifications
personnalisées au système officiel de classification (2012).

Du côté de la maîtrise en sciences de l’information, les projets de stage

peuvent inclure des activités régulières de la Division. Il peut s’agir de
participer à des projets d’implantation en cours, d’appliquer le système
de classification, de s’initier à la numérisation, de normaliser l’indexation,
de contribuer au contenu des dossiers de personnalités ou des médias
sociaux, de collaborer à un projet de diffusion, de mettre à jour l’état
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général des fonds et le site Web, de faire le versement de documents,
de décrire et indexer des documents à la pièce. Certains étudiants
de la maîtrise font le traitement définitif de fonds d’archives6. En plus
de certaines de ces activités, le stagiaire a son propre projet à mener.
Ce projet est la plupart du temps la combinaison entre les souhaits
des stagiaires et les priorités de la Division. Voici une liste non exhaustive
de ces projets :

• étude sur les documents informatiques (1992) ;

• méthode d’inventaire des équipements de rangement (1992) ;
• étude et tests de classification (1994) ;
• aide à la conception du site Web (1999) ;
• analyse des procès-verbaux et des avis de nomination ou de création
ou modification d’un organisme ; élaboration de méthodes d’analyse
(1999) ;
• réalisation de l’exposition virtuelle Sciences & modernité, la petite
faculté de luxe de 1920 à 1945 (2000) ;
• révision des procédures d’indexation et la mise à jour des descripteurs
(2000 et 2001) ;
• participation à la section Documents numérisés du Service de la
gestion de documents et des archives (2002) ;
• révision du calendrier spécifique des règles de conservation de la
Faculté de l’éducation permanente (2005) ;
• étude sur les documents audiovisuels (2005) ;
• participation à la rédaction du Guide de classification (2006) ;
• étude de faisabilité du transfert de bandes vidéo conservées par le
Service de la gestion de documents et des archives (2009) ;
• réalisation de l’exposition virtuelle Hans Selye (2010) ;
• révision et rédaction de procédures relatives à la gestion des
documents semi-actifs (2011) ;
• rédaction d’un cahier des charge pour la numérisation sérielle des
documents au sein des universités du Québec en collaboration
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 avec le Service de gestion de documents et des archives de HEC
Montréal (2011) ;
• conception de capsules de formation en ligne à l’attention du
personnel de l’Université (2013) ;
• guide de procédures pour la numérisation des factures liées à des
bons de commande de la Direction des finances (2013) ;
• rédaction d’un projet de politique sur les courriels (2014) ;
• projet de catégorisation des actifs informationnels des dossiers des
membres du personnel (2014) ;
• réalisation d’une formation en ligne sur les documents essentiels
(2015).
Ces exemples de projets de stage amènent les étudiants à contribuer
aux préoccupations actuelles de la Division, à analyser une situation et à
proposer des recommandations. Dans plusieurs cas, les étudiants doivent
contacter d’autres membres du personnel de l’Université et même des
professionnels à l’extérieur de celle-ci. Ils font de la gestion de projet à
petite échelle, toutefois cela leur donne une bonne idée de la réalité et
des difficultés qui peuvent survenir en cours de route. Ils deviennent des
professionnels en action.

2.4 L’encadrement
Le milieu de stage, tout en bénéficiant du travail du stagiaire, participe
à la formation de futurs professionnels de l’information. Il doit offrir une
supervision régulière afin de s’assurer que le stagiaire comprend bien
les activités à faire. Selon le projet de stage, un ou deux superviseurs
sont désignés pour accompagner le stagiaire. Le superviseur répond aux
questions de l’étudiant, vérifie la qualité de son travail et discute des
problèmes rencontrés.

Le superviseur planifie les activités de stage. Il accueille le

stagiaire et l’initie à la réalité de son milieu. Lors de l’accueil,
le superviseur clarifie le mandat du stagiaire en précisant
les attentes. Il fournit au stagiaire toute l’information
nécessaire au bon déroulement du stage. Il l’accompagne
dans ses démarches d’apprentissage. Son rôle est de bien
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102 | 2017 | VOLUME 46, NO 2

 expliquer ce qu’il faut faire et comment le faire si besoin
est ; mais il devient pédagogue surtout lorsqu’il prend le
temps de préciser pourquoi il faut le faire de cette façon.
(Arès, 1989, p. 58)

Les superviseurs de stage de la DGDA établissent à l’avance les activités

de stage de l’étudiant. Ces activités sont diversifiées et permettent le
développement des compétences professionnelles des étudiants. Comme
le mentionne Michel Champagne, « [i]l faut établir un bon dosage
d’activités pour que le stage soit varié sans être superficiel » (2010-2011,
p. 110). Au formulaire d’entente de stage dans lequel sont énumérées
les activités de stage s’ajoute parfois un horaire détaillé du travail qui
sera fait chaque jour.

Le superviseur de stage de la Division est toujours disponible pour

répondre aux questions du stagiaire. Si ce n’est pas immédiatement,
il pourra répondre au stagiaire au cours de la journée. Cette disponibilité
établit rapidement un lien de confiance entre le superviseur et le stagiaire.
Villeneuve mentionne qu’au début de son stage, « […] la vulnérabilité du
stagiaire est très grande. Son inexpérience et son incapacité temporaire
le mettent en position d’insécurité et de dépendance » (1995, p. 2). Ces
moments de rencontre entre le superviseur et l’étudiant permettent
de faire le point régulièrement sur le déroulement du stage et de
procéder à des modifications au besoin. À la Division, il a au moins une
rencontre hebdomadaire pour faire le point sur l’avancement des activités
et répondre aux interrogations du stagiaire. Ces questions peuvent se
transformer aussi en discussions, très importantes dans l’apprentissage
du milieu et des façons de faire pour l’étudiant.

Plus le stage avance, plus le superviseur connaît le stagiaire et est

conscient de ses limites ou de ses progrès. Le superviseur de la DGDA
est à l’écoute de son stagiaire. Il n’est pas avare de conseils et partage
fréquemment ses expériences avec le stagiaire. Il est là pour expliquer et
dédramatiser les erreurs que le stagiaire peut faire. Ce dernier est encore
en période d’apprentissage, alors des erreurs lors de l’accomplissement
des tâches peuvent survenir. L’objectif pour le superviseur est de bien
démontrer au stagiaire l’origine de l’erreur et les conséquences de celle-ci
afin que le stagiaire ne la répète pas et reste motivé. Le commentaire
d’une stagiaire de la maîtrise résume bien le suivi effectué par
sa superviseure : « [elle] m’a aidée à effectuer un travail professionnel
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 grâce à sa disponibilité, ses critiques constructives, son encadrement et
son expertise dans le domaine archivistique7. »

La productivité est un élément qui inquiète souvent les stagiaires.

Ils souhaitent performer comme des professionnels dès leur première
expérience en archivistique. Michel Champagne mentionne qu’il « insiste
plus sur la qualité du travail à réaliser que sur la quantité de travail »
(2010-2011, p. 111). Il faut rappeler à l’étudiant qu’il perdra du temps
et donc de la productivité s’il doit recommencer une tâche réalisée avec
des erreurs ou omissions.

Le superviseur prend le temps d’évaluer oralement le stagiaire en

cours de stage. Cette évaluation permet au stagiaire de se réajuster au
besoin. Comme il joue le rôle de conseiller auprès du stagiaire, son but
est de participer à l’amélioration des compétences professionnelles et
personnelles de l’étudiant. Si l’étudiant connaît ses points à améliorer,
il pourra corriger le tir d’ici la fin de son stage. Ce n’est pas seulement
le moment de parler des points négatifs, mais aussi de dire au stagiaire
les points positifs lors de l’exécution de ses tâches et au sujet de son
attitude en stage. À la fin du stage, le superviseur remplit le formulaire
d’évaluation de l’étudiant et le lui remet avec ses commentaires.

Les membres du personnel de la DGDA qui acceptent de superviser

un étudiant lors de son stage ne minimisent pas l’investissement que
demande l’encadrement de ce dernier. Préparer l’arrivée du stagiaire,
prévoir pour lui des activités intéressantes, offrir un encadrement adapté
à la personnalité ou aux capacités de l’étudiant, allouer du temps
pour échanger avec le stagiaire et l’évaluer objectivement, toutes ces
responsabilités sont acceptées avec sérieux et enthousiasme par les
techniciens et archivistes de la Division.

3. APPORTS DU STAGE DE LA DGDA POUR L’ÉTUDIANT

Pour l’étudiant, les apports de son stage réalisé, particulièrement
à la DGDA, rejoignent les objectifs généraux des stages dans tous les
programmes d’études. Nous développerons ici les apports les plus
importants pour les étudiants. Nous avons également écrit aux stagiaires
des dernières années afin d’obtenir leurs commentaires sur leur stage à
la DGDA.
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3.1 S’intégrer à un milieu de travail
Dès les premiers jours de son stage, le stagiaire apprend à s’installer
dans un nouveau milieu. Il doit se présenter et aller au-devant des gens
afin de s’intégrer au personnel du service. Évidemment, l’accueil préparé
par le milieu est important. Une stagiaire a souligné qu’elle a « […] eu un
accueil chaleureux de la part d’une équipe dynamique8 ». L’intégration
passe aussi par la compréhension de la culture organisationnelle de
l’organisme, non seulement les habitudes du milieu (dîner, pauses, code
vestimentaire, etc.), mais également des liens hiérarchiques entre les
employés de l’équipe et le travail de chacun. Les présentations faites par
chacun des employés de la DGDA aux stagiaires amènent les étudiants
à comprendre la nature du travail de chacun ainsi que leur rôle au sein
de l’équipe. Pour plusieurs stagiaires, il s’agit de la première expérience
en archivistique. Ils découvrent un mode différent de l’environnement
scolaire. « Le domaine des archives était nouveau pour moi, alors il
s’agissait d’un premier contact avec la vie de chaque jour du monde
archivistique9. »

3.2 Faire l’inventaire de ses connaissances

et de ses compétences
Les cours en classe demeurent sensiblement théoriques pour les
étudiants. À la DGDA,

[l]e stage contenait également un volet « théorique » très

intéressant. Effectivement, nous avions des rencontres
planifiées, entre autres, avec la responsable du développement
du logiciel de GED et l’archiviste responsable de la gestion
des documents dans les différentes unités de l’Université qui
nous ont parlé de leurs tâches au quotidien10.

Ces rencontres confirment la compréhension de la théorie enseignée et

laissent la chance aux stagiaires de poser des questions qu’ils n’auraient
pas osé poser en classe ou d’aller plus loin sur certains aspects du travail.

Le stage est aussi « une mise en pratique de connaissances restées

jusque-là purement théoriques11 ». Les cours sont généralement présentés
selon les fonctions archivistiques et le stage permet aux étudiants de
remettre les notions en place dans leur tête, de constater que plusieurs
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 fonctions archivistiques s’effectuent en même temps. À ce moment, tout
ce qu’ils ont appris pendant leurs études prend une forme concrète. Ils ont
quitté le côté obscur pour la lumière ! Un stagiaire mentionne à juste titre :
Le stage a été également l’occasion d’assister à de
courtes séances d’information pour parfaire dans la
réalité quotidienne des notions inculquées sur les bancs
d’école. Car de la théorie à la pratique, il se tisse parfois
des mondes antagoniques où les écrits peinent à trouver
des assises dans le monde concret et la pratique courante
de la discipline. J’ai senti au contraire que mes collègues,
et une autre stagiaire qui était là en même temps que moi,
avaient le souci d’arrimer les dimensions multiples du travail
archivistique12.
La DGDA est l’un des milieux où la théorie est la plus proche de la
pratique. Il y est facile de comprendre et d’accepter les écarts entre la
théorie et la pratique. Les étudiants s’aperçoivent aussi que le terrain est
une réalité autrement plus complexe qu’il n’y paraît au premier coup d’œil.
Le simple fait d’observer en stage est une riche source de confirmation
théorique et d’apprentissages variés.
En plus d’actualiser ses savoirs, car le milieu de stage évolue
constamment, le stagiaire apprend les aspects techniques de la profession.
Remplir un bordereau, modifier l’état général des fonds sur le site Web,
inscrire les données dans le logiciel sont des exemples de tâches qui n’ont
pas nécessairement été vues en détail dans les cours, mais qu’il faut
maîtriser en tant que technicien ou archiviste. Le stagiaire doit s’entraîner
à la tâche, en assimiler les détails et devenir de plus en plus rapide avec
le temps. Il devient opérationnel.
Avec une diversité d’activités lors de son stage, l’étudiant peut aller
chercher un maximum de connaissances et de compétences archivistiques.
En plus des activités qu’il a déjà accomplies lors des cours, il apprend de
nouvelles façons de travailler, l’utilisation de nouveaux outils et découvre
les tâches dans lesquelles il excelle et celles qu’il doit améliorer. Lors de
son stage à la Division, une étudiante mentionne : « […] j’ai confirmé
l’importance d’être méthodique dans la prise d’information : cela peut
parfois prendre plus de temps au départ, mais permet d’en gagner bien
plus par la suite !13 » À la fin de son stage, le stagiaire peut faire l’inventaire
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106 | 2017 | VOLUME 46, NO 2

des connaissances acquises et des compétences développées. Il constate
aussi son évolution depuis le premier jour de stage.

3.3 Se développer sur le plan personnel

En stage, les qualités personnelles sont tout aussi importantes que les
compétences professionnelles. Elles font partie intégrante de la réflexion
que les stagiaires doivent développer dans leur journal de bord et dans leur
rapport de stage, et constituent des critères d’évaluation pour le milieu
de stage. Tenue de se questionner sur son comportement, une stagiaire
a mentionné que « […] ce stage m’avait permis de constater certaines
forces et faiblesses […]14. » Connaître ses forces et ses points à améliorer,
c’est parfaire les premières et trouver des moyens de contrebalancer
les deuxièmes. Le stage est l’occasion de se connaître davantage et de
prendre conscience de son attitude en milieu de travail.
L’amélioration de certaines qualités est très présente en stage dont
l’autonomie. À la DGDA, le fait d’avoir un horaire au jour le jour rassure
l’étudiant puisqu’il voit davantage le travail à accomplir. Au fil des jours,
il prend de l’assurance dans la réalisation de ses activités. Une fois qu’il
a compris la tâche à accomplir et qu’il l’exécute bien, il devient efficace
et performant. Il peut refaire l’activité quelques jours plus tard sans aide
et il gagne en autonomie. La confiance en soi est également citée à
plusieurs reprises dans les travaux de stage des étudiants. Au début de
leur stage, tous les stagiaires remettent en question leurs compétences
et même leurs connaissances. Ils ont peur de faire des erreurs. Toutefois,
la confiance en soi implique d’agir et de demander, s’il y a lieu, l’aide
de son superviseur de stage. Les superviseurs de stage de la DGDA ne
surveillent pas les stagiaires, ils leur font confiance et créent un climat
propice à la discussion. Ils savent que les erreurs sont possibles en
situation d’apprentissage. Pour améliorer sa confiance, le stagiaire doit
les comprendre, les corriger et éviter qu’elles ne se reproduisent.
Pendant leur stage, les étudiants développent plusieurs autres qualités
telles que la maturité, le sens des responsabilités, la capacité d’analyse,
l’adaptation aux changements, l’efficacité, la curiosité, l’initiative et le
développement de bonnes relations interpersonnelles. D’autres qualités
sont directement liées aux activités de stage, par exemple hiérarchiser ses
priorités, l’esprit d’équipe, l’ouverture face à la rétroaction, communiquer
de façon professionnelle, oralement et par écrit.
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 3.4 Confirmer son choix professionnel
Si les cours en archivistique donnent un aperçu de ce qu’est la profession,
rien ne vaut une situation réelle pour nous aider à nous rendre compte
de ce qui nous attend. En plus de confirmer notre domaine d’études,
le stage permet de vérifier le choix et son aptitude à la profession.
Le stagiaire connaît davantage ses préférences face aux tâches archivistiques,
par exemple l’application de règles de conservation ou le traitement d’un
fonds d’archives. Il comprend aussi la dimension humaine de la profession,
car elle est de plus en plus présente en archivistique. Cette dimension a un
impact sur le choix des activités qu’il aimerait faire comme professionnel.
Que ce soit de donner une formation à un groupe, rencontrer une unité
administrative pour l’implantation d’une GED, animer une réunion ou
gérer un conflit, le stagiaire se questionnera certainement sur ses capacités
interpersonnelles et son intérêt pour ces activités.

Parmi les stagiaires de la DGDA, la très grande majorité d’entre eux

sont demeurés dans le domaine archivistique après leur stage et ont
obtenu des postes de techniciens en archivistique ou d’archivistes.
Ils sont présents dans tous les secteurs (éducation, santé, entreprise
privée, municipal, gouvernement). Suite à leur stage, certains finissants
du certificat en archivistique ont poursuivi leurs études à la maîtrise en
sciences de l’information. D’autres ont été engagés par la DGDA pour
des contrats. Enfin, quelques-uns ont obtenu un poste à la Division et
y travaillent encore aujourd’hui.

3.5 Développer un réseau de contacts

Mon stage à la Division de la gestion de documents et
des archives a été déterminant dans mon court parcours
archivistique, puisqu’il m’a permis d’apprendre sur plusieurs
aspects de la profession, en plus de me bâtir un réseau de
contacts. En effet, les stagiaires de la DGDA ont l’opportunité
de recevoir une présentation de chacun des employés, qui
expliquent la nature de leur travail ainsi que leur rôle au
sein de l’équipe. J’ai beaucoup apprécié ces rencontres et
la disponibilité du personnel à répondre à mes questions15.

Ces premiers échanges constituent le premier réseau de contacts du

stagiaire. Une fois le stage terminé, le stagiaire peut recontacter ses
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108 | 2017 | VOLUME 46, NO 2

anciens collègues s’il a un questionnement archivistique lors d’un emploi.
Il peut aussi joindre son superviseur de stage s’il souhaite obtenir une
référence pour un emploi.

3.6 Devenir un professionnel

Le stage est un outil de professionnalisation qui commence avant même
le début de celui-ci. L’étudiant met à jour son curriculum vitæ, contacte
son superviseur pour le rencontrer avant le stage afin de se présenter et
de discuter des activités de stage. Par la suite, tout au long de son stage,
l’étudiant apprend à devenir un professionnel par le développement et
l’acquisition de compétences archivistiques et de qualités personnelles. Il
a une meilleure connaissance de soi, connaît ses ressources et ses limites,
et améliore constamment sa manière de travailler. Le stagiaire a avantage
à tirer profit des évaluations qu’il recevra de la part de son superviseur de
stage. Les différentes rétroactions qu’il obtiendra l’aideront à progresser
dans ses apprentissages tant personnels que professionnels. À la fin
de son stage, l’étudiant a compris toutes les tâches liées à son stage.
Il sait aussi comment agir dans un milieu professionnel. Ces quelques
semaines de stage lui permettent de s’identifier à la profession et
de devenir un archiviste.

La fin du stage marque généralement la fin des études pour les

étudiants et les prépare au marché du travail. L’expérience pratique du
stage, particulièrement de la DGDA, est facilement redéployable dans
d’autres milieux archivistiques. Cette première expérience en archivistique
apporte une plus-value lors des entrevues d’embauche, car l’étudiant
peut plus aisément « se vendre » auprès d’un employeur.

Les activités réalisées au moment du stage deviennent très utiles lors

des emplois subséquents :

Le stage a finalement débouché sur plusieurs contrats dans

ce même service et j’ai été appelé à participer à la mise
en place de projets d’importance, incluant la numérisation
sérielle et la gestion intégrée de documents. Ces expériences
se sont avérées cruciales dans mon emploi actuel, alors
qu’elles m’ont aidée à mener à bien les mandats de gestion
et de diffusion numérique qui m’étaient confiés […]16.
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 J’ai maintenant un sens critique poussé quant aux procédures.
J’ai créé plusieurs procédures ici sans que cela me soit
demandé parce que je voyais le besoin. Mes procédures sont
complètes et « idiot’s proof » !17

CONCLUSION
Pour reprendre l’idée du philosophe Emmanuel Kant, la théorie sans la
pratique est inutile, la pratique sans la théorie est aveugle (1905, p. 91).
Le stage façonne le passage de la vie d’étudiant en archivistique (donc
théorique) à la vie d’archiviste (plus pratique).

L’influence archivistique de la DGDA se transmet à ses stagiaires par

les compétences acquises lors des activités professionnelles réalisées,
par le fait d’être mieux outillés pour le marché du travail et par la passion
qui anime les membres du personnel de la DGDA.

Ce qui a été le plus apprécié au-delà de l’acquis de

connaissances et de contacts professionnels, ce fut le respect
de l’individu dans un cadre académique. Les questions
demeuraient toujours les bienvenues sans crainte de
jugement de la part de mes évaluateurs. En somme, l’être
humain s’est inscrit au cœur du travail archivistique, et la
Division a réalisé beaucoup de ces objectifs avec discipline
et un soupçon de convivialité.18

Pour terminer, je me sens privilégiée d’avoir réalisé mon

stage au sein d’une équipe dynamique et soucieuse de la
formation des archivistes de demain. Il faut dire que ce fut
un peu intimidant au début de se retrouver parmi les grands
noms comme Mme Baillargeon et M. Champagne, mais
ceux-ci (ainsi que tous les autres membres de l’équipe) ont
été très ouverts et m’ont accueillie comme une des leurs,
ce qui fut apprécié et motivant !19

Pour les étudiants, la DGDA est un modèle à suivre. Pour l’EBSI, elle
représente aussi un modèle que nous donnons en exemple en classe et
qui nous inspire lors de l’adaptation de nos programmes à l’évolution
des pratiques archivistiques. Et pour le milieu professionnel, c’est aussi
un modèle pour l’accueil et l’encadrement des étudiants, car elle sait
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mettre à profit la variété des profils des stagiaires et offre à ceux-ci des
projets stimulants.

NOTES
 1. Nous remercions vivement les anciens stagiaires de la DGDA qui ont fourni des
commentaires sur leur stage.

  2. Selon les descriptifs de l’Association des archivistes du Québec.

  3. Cette partie s’inspire des réflexions des différentes coordonnatrices de stage qui se
sont succédé à l’EBSI, particulièrement de Florence Arès.

 4. Note de la rédaction : Michel Champagne a écrit un article intitulé Les archives
définitives à la DGDA : accroissement, traitement, diffusion publié dans ce numéro.

  5. Entre autres, le Fonds de l’Association des femmes diplômées des universités, le Fonds
Auguste Descarries, le fonds de l’Association des diplômés et diplômées en théologie
de l’Université de Montréal ont été traités par des stagiaires.

  6. Par exemple, le Fonds Léo Lortie, le Fonds Paul Loyonnet, le Fonds Guillaume Couture,
le Fonds Peter Jacobs ont été traités par des stagiaires.

  7. Siham Belghaitar

  8. Ana-Maria Drobota

  9. Ana-Maria Drobota

10. Caroline Duclos

11. Sandie Gilbert

12. Olivier Dumas

13. Marie-France Vaillancourt

14. Caroline Gadoury

15. Noura Elmobayeb-Langevin

16. Nicolas Bednarz

17. Sylvie Aubin

18. Olivier Dumas

19. Noura Elmobayed-Langevin

I. DION

| 2017 | VOLUME 46, NO 2 111

 BIBLIOGRAPHIE
ARÈS, F. (1989). Le stage et la formation universitaire. Archives, 20(3),
53-60.

CHAMPAGNE, M. (2010-2011). Le rôle stratégique du stage dans la

formation en archivistique : réflexions d’un superviseur de stages.
Archives, 42(2), 107-116.

ÉCOLE DE BIBLIOTHÉCONOMIE ET DES SCIENCES DE L’INFORMATION

(EBSI). (2015). Guide de stage. Maîtrise en sciences de l’information,
orientation professionnelle. Montréal, Québec : Université de Montréal.

KANT, E. (1905). Critique de la raison pure. Paris : Félix Alcan éditeur.

VILLENEUVE, L. (1995). Cahier d’encadrement du stage supervisé.

Montréal, Québec : Éditions Saint-Martin.

VILLENEUVE, L. (1994). L’encadrement du stage supervisé. Montréal,

Québec : Éditions Saint-Martin.
I. DION

112 | 2017 | VOLUME 46, NO 2