Codification des documents
Noms
Auteur(s) : Johanne Lefebvre
Réviseur(s) : Marie-Lise Drouin
France Corbeil
Approbateur : Dr Anne-Marie Bourgault
Coordonnateur du document : France Corbeil
Gestion de la qualité PR-GQ-002
Numéro d’approbation : Erreur ! Nom de propriété de document inconnu. Version 03
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Gestion de la qualité PR-GQ-002
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Codification des documents Laboratoire de santé publique du Québec
I. PRÉAMBULE
Ce document remplace la version 01 de la procédure PR-GQ-002. Les principales
modifications apportées sont décrites au tableau suivant :
Section Modification Justification
Tout le texte Retrait des titres de documents. Pour alléger le texte.
VI, B, 2 Retrait de la LI-GQ-005. Document obsolète.
VI, D, d Retrait. Intégré au point VI, D, c.
VII Ajout du LI-GQ-002. Omis dans la version antérieure.
II. OBJET
Ce document vise à décrire comment établir la codification des documents du système de
documentation en vigueur au Laboratoire de santé publique du Québec (LSPQ).
III. OBJECTIFS
Décrire les composantes du code d’identification d’un document.
Indiquer comment déterminer chacune des trois composantes du code d’identification en
fonction de la catégorie du document et de son domaine d’application.
Décrire les règles à respecter pour établir un nouveau code pour la deuxième composante
du code d’identification d’un document.
Préciser comment identifier la version d’un document.
IV. CHAMP D’APPLICATION
Ce document est destiné à l’ensemble du personnel du LSPQ et plus particulièrement aux
personnes appelées à rédiger des documents et au personnel de secrétariat.
V. DÉFINITIONS DES TERMES
Codification : elle est composée du code d’identification du document et de la version et
est unique à chacun des documents du système de documentation.
Destination : activité analytique pour laquelle les échantillons reçus sont identifiés par un
code à deux lettres dans le système LAB. Le code peut être général pour toutes les
analyses effectuées par un secteur analytique (ex. : PA pour parasitologie) ou être
spécifique à certaines analyses ou activités (ex. : SV pour sérologie virale dans le secteur
Sérodiagnostic et virologie).
Domaine d’application : il permet d’identifier le secteur d’activités qui a rédigé le document
ou une subdivision de ce dernier.
Système LAB : application du système informatique central qui permet la gestion des
banques de données de laboratoire au LSPQ.
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VI. EXPOSÉ DE LA PROCÉDURE
A. Généralités
1. La codification d’un document est unique à ce dernier et est composée de deux
éléments : le code d’identification et la version.
2. Le code d’identification est formé de trois composantes séparées d’un trait d’union
(ex. : PR-GQ-001) :
a) la première composante est une séquence alphabétique de deux lettres qui
identifie la catégorie du document (ex. : PR pour procédure);
b) la deuxième composante est une séquence alphabétique ou alphanumérique
composée de deux à quatre caractères qui identifie le domaine d’application du
document (ex. : GQ pour Gestion de la qualité);
c) la troisième composante est une séquence numérique de trois chiffres qui
indique le numéro du document.
3. La version est représentée par une séquence numérique à deux chiffres débutant
au nombre 01.
Note : Les versions des documents approuvés et émis avant l’utilisation du logiciel de gestion de la
documentation Pilgrim sont identifiées soit par une lettre ou par un nombre à un seul chiffre.
B. Détermination du code d’identification
Pour déterminer le code d’identification d’un document, il faut :
1. Établir la première composante du code en utilisant les deux premières lettres du
nom de la catégorie du document sauf pour « Manuel qualité » et « Processus ».
Catégorie du document Code Catégorie du document Code
Aide-mémoire AI Liste LI
Avis de modification AV Manuel qualité MQ
Directive DI Politique PO
Formulaire FO Procédure PR
Guide GU Processus PS
Information IN Registre RE
2. Établir la seconde composante du code d’identification à l’aide de la liste LI-GQ-
002.
Note : S’il s’agit d’un domaine d’application non inscrit à la liste, vous référer à la section VI.D. du
présent document.
3. Déterminer le numéro du document. Il débute généralement au nombre 001 et suit
l’ordre numérique croissant pour les documents subséquents dont les deux
premières composantes du code d’identification sont identiques (ex. : PR-GQ-001,
PR-GQ-002, PR-GQ-003).
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Note : Le même numéro (ex. : 001) peut être utilisé pour identifier des documents dont les deux
premières composantes sont différentes (ex. : PR-GQ-001, DI-GQ-001, LI-GQ-001).
C. Code de la version
1. Lors de la création d’un document dans le logiciel de gestion de la documentation
Pilgrim, le coordonnateur du document doit identifier la première version par le
nombre 01.
2. Les numéros des versions subséquentes sont générés automatiquement et le
logiciel Pilgrim respecte un ordre numérique croissant pour les identifier.
Note : Un document qui n’est pas modifié lors de la date prévue pour sa révision est reconduit sous le
même numéro de version dans le logiciel Pilgrim.
D. Création d’un code pour un nouveau domaine d’application
1. Pour créer le code d’un domaine d’application non prévu à la liste LI-GQ-002, il faut
respecter les règles suivantes :
a) le code doit représenter un nouveau secteur, une nouvelle activité ou répondre à
un besoin de subdiviser un domaine d’application existant;
b) le code doit être alphabétique ou alphanumérique et composé de deux à quatre
caractères. Généralement le code correspond soit à :
la destination dans le système LAB pour les secteurs ou les activités
analytiques (ex. : BM pour le secteur Biologie moléculaire, HB pour le
sérodiagnostic de l’hépatite B effectué dans le secteur Sérodiagnostic et
virologie);
un acronyme ou une abréviation pour un secteur ou une activité non
analytique (ex. : CDOC pour centre de documentation);
c) s’il s’agit d’une subdivision d’un secteur dont le domaine est inscrit à la liste LI-
GQ-002, compléter le code à deux lettres prévu pour la destination (ex. : ID pour
le secteur Identification bactérienne) jusqu’à un maximum de quatre caractères
pour identifier la subdivision (ex. : IDCP pour l’identification des coques à Gram
positif effectuée en Identification bactérienne);
2. Informer le secteur qualité.
VII. DOCUMENTS ASSOCIÉS
La version courante des documents suivants est associée au présent document :
DI-GQ-001 Maîtrise des documents
PR-GQ-001 Rédaction de documents
LI-GQ-002 Codes des domaines d’application au LSPQ
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