PROCEDURE DE GESTION DES

DEPLACEMENTS

Destinataires : Collaborateurs AEDGE PARTNERS

Copie  : Direction Générale

Rédaction
Date Nom Fonction Signature

19/05/2022

Validation
Date Nom Fonction Signature

Date Version A01: 19/05/2022

La présente note a pour vocation d’informer les collaborateurs de AEDGE PARTNERS des dispositions en
matière de remboursement des FRAIS DE DEPLACEMENT/NOTE DE FRAIS.
L'importance des frais dépend du lieu où s'effectuent les déplacements, ils ne sauraient être fixés d'une façon
uniforme. Ils seront remboursés de manière à couvrir les frais professionnels du salarié. Ils pourront faire
l'objet d'un forfait préalablement au départ,
 Soit par accord particulier,
 Soit par règlement spécifique approprié.
Toute révision inhérente à la présente note sur les frais de déplacement, de séjour et notes de frais relève de
la responsabilité exclusive de la Direction Générale de AEDGE PARTNERS, qui veillera alors à déterminer
notamment la nouvelle tarification voire les modifications nécessaires à apporter à cette note et le moment où
elle entrera en vigueur.

I- Notes de Frais :
La note de frais permet de justifier les frais engagés par le salarié dans le cadre d’une activité
professionnelle. Cette note permet le remboursement du salarié et la justification de la dépense par
l’entreprise.
Sont donc exclus de la définition les frais engagés par le salarié sans rapport avec son activité
professionnelle.

II- Les dépenses pouvant faire l’objet d’une note de frais

Les dépenses effectuées pour l’entreprise par un salarié et pouvant faire l’objet d’un remboursement sont
strictement encadrées.
La dépense doit impérativement avoir été effectuée pour les besoins de l’activité de l’entreprise. Dès lors que
la dépense engagée répond à cette condition, plusieurs types de dépenses courantes peuvent être distinguées.

 Les frais de repas : Petits déjeuners, déjeuners et diners au cours d'un déplacement professionnel.

 Frais de transport : Pour missions professionnelles, remboursés sous forme d’indemnités

kilométriques lorsque le salarié utilise son véhicule personnel, ou sous forme de remboursement des
de péage, frais de carburant, billets de transport, etc...

 Hébergement : Correspondant aux nuitées (d’hôtel/Appartement de location) lors des déplacements

professionnels du salarié à plus de 50 km de son domicile et à plus de 01h30 des transports en
commun.

 Autres frais professionnels : Liés directement à l’exercice de la mission pour le compte de

l’entreprise (Péage, Parking, Copies, Achat divers, etc.…).
III- Procédure & conditions de remboursement :
Deux moyens de remboursement sont possibles :

Remboursement au forfait Mensuel Remboursement à la mission

Le remboursement des notes de frais au forfait consiste à On appelle remboursement aux frais à la mission, le
verser mensuellement au salarié un montant forfaitaire remboursement des frais professionnels réellement
déterminé au préalable en fonction du poste et de la engagés par le salarié ou dirigeant au cours d’une
fréquence des déplacements. mission professionnelle et respectant les plafonds
autorisés.
L’avantage de cette solution est qu’elle dispense
l’employé de recourir à des justificatifs systématiques. Le collaborateur concerné doit impérativement conserver
tous les justificatifs témoignant les dépenses effectuées
Dans ce cas, AEDGE PARTNERS verse un forfait pour son déplacement, ses repas, son hébergement.
mensuel au salarié, le salarié doit préparer
mensuellement sa note de frais avec un montant Le salarié doit cependant, remplir sa fiche de note de
forfaitaire accordé. frais en y joignant tous les justificatifs numérotés.
Plafond mensuel autorisé est de 5 000 Dhs voir
(Article 57-01 du CGI)

A noter :
Sauf situation particulière (séminaire, réunion de département), tous les frais d'hôtel et de restaurant doivent
se faire par note de frais et en aucun cas par réception et validation d'une facture du fournisseur.
Les justificatifs relatifs aux invitations externes, doivent impérativement comporter le nom complet des
clients et celui de leur société ainsi que le nom complet du ou des participants AEDGE PARTNERS.
Les invitations internes, qui doivent avoir un caractère exceptionnel, doivent être réglées par la personne
ayant le niveau hiérarchique le plus élevé. Le justificatif doit comporter le nom complet des salariés présents
(y compris le manager).
Les notes de frais doivent être soumises dans les trois mois suivant la dépense engagée.
Elles doivent être obligatoirement déclarées sur le formulaire "note de frais" et doivent être transmises,
remplies et signées, au service comptable pour remboursement par chèque/Virement/sur bulletin de
paie
Les dépenses engagées sans justificatif ne sont pas remboursables.

Remplir et signer la Transmettre au

Transmettre à
fiche manager pour Remboursement
l'office manager
validation et par chéque/OV
"Note de frais" pour traitement
signature
IV- Tarifs & Plafonds de remboursement :

 Déplacement à Casa :
 Si < 25 Km : Forfait journalier de 150.00Dhs incluant (Frais de transport & repas)
 Si > 25 Km :

Type de dépense Plafond Autorisé

Frais de transport
 Transport en commun  Sur présentation de justificatif
 Indemnités kilométriques :  3.00dhs/km « barème fiscal » 
Toute utilisation du véhicule personnel devra faire l’objet d’un
accord préalable

Frais de repas
 Déjeuner  100 MAD sur présentation de justificatif

Autres Frais : ( Exp. Ticket de parking)  Sur présentation de justificatif

 Déplacement Hors Casa : Si >150 km

Type de dépense Plafond Autorisé

Frais de transport
 Transport en commun  Sur présentation de justificatif

 Indemnités kilométriques :  3.00dhs/km « barème fiscal » 

Toute utilisation du véhicule personnel devra faire
l’objet d’un accord préalable de la direction
Frais de repas
 Petit-Déjeuner  50 MAD sur présentation de justificatif
 Déjeuner  100 MAD sur présentation de justificatif
 Diner  100 MAD sur présentation de justificatif

Frais d’Hébergement Les frais d'hôtel (y compris petit déjeuner) sont

remboursés sur présentation des justificatifs et sont
plafonnés à XXX MAD (sauf accord préalable)

Autres Frais : (Péages, Ticket de parking, fournitures Sur présentation de justificatif

diverses …. etc.)

N.B : la perte de justificatifs ne donne pas droit au remboursement

Annexe 1
Formulaire NDF (voir Fichier Excel)
 Note de frais - (Mois )(Annéée)

Prénom et Nom : Responsable hiérarchique :

Poste : Responsable des ventes Objet du déplacement : Démarcharge commercial
Service : Commercial Véhicule :

Déplacement
Date Description Repas Hébergement Autres Sous-total
Kilomètres parcourus Indemnités kilométriques
Déplacement à xxxxxx 0,00 MAD
Nuit à l'hôtel (indiquer nom de l'hotel) 0,00 MAD
Dîner client (indiquer nom du client) 0,00 MAD
0,00 MAD
0,00 MAD
0,00 MAD
0,00 MAD
0,00 MAD
0,00 MAD
0,00 MAD
0,00 MAD
TOTAUX 0 0,00 MAD 0,00 MAD 0,00 MAD 0,00 MAD 0,00 MAD

Signature Collaborateur Validation Manager Validation Comptable

 Annexe 2
Conditions déductions fiscales
Notes de frais

I- Déduction en matière d’IR salarial

* L’article 57-1 du CGI
Dans le cadre des frais de déplacement, sont exonérés de l’impôt :
Les indemnités destinées à couvrir des frais engagés dans l’exercice de la fonction ou de
l’emploi, dans la mesure où elles sont justifiées, qu’elles soient remboursées sur états ou
attribuées forfaitairement.
Toutefois, cette exonération n’est pas applicable en ce qui concerne les titulaires de revenus
salariaux bénéficiant de la déduction des frais inhérents à la fonction ou à l’emploi.
La circulaire 717 précise que lesdites indemnités doivent avoir comme contrepartie des frais
directement engendrés par l’exercice de la profession du salarié. De ce fait, leur octroi doit
prendre en considération le fait qu’elles se rattachent directement à l’exercice des fonctions qui
sont dévolues à l’intéressé.
L’administration demeure, en cas de contrôle fiscal, en droit de rejeter les indemnités qui ne sont
pas employées conformément à l’objet pour lequel elles sont attribuées. Les motifs de rejet
peuvent concerner :
- Le montant de ces indemnités qui doit, en principe, correspondre à celui des frais déboursés
par le salarié ;
- La justification par la nature du travail effectué par le salarié.
Qu’elles soient forfaitaires ou sur justification, les indemnités doivent correspondre à l’existence
de frais réels.

Attribuées sur justification

Quand la société attribue ces indemnités sur justification, la note de frais doit comporter les
éléments suivants :
- L’état de décompte lui-même (mandat, bulletin, pièce de caisse…) ;
- La nature des frais ;
- Les montant et les pièces de débours (factures, notes, bons …) ;
- La période à laquelle ils se rapportent ;
- L’ordre de mission

Forfaitaires
Quand l’entreprise accorde ces indemnités forfaitairement, l’entreprise doit assurer que :
- Elles présentent un caractère régulier et normal en rapport direct avec les obligations
professionnelles de l’employé,
 - Et la justification concerne :
 La nature des frais ;
 Leur fréquence,
 La durée des situations motivant les frais spéciaux ;
 Les critères retenus pour leur attribution
 Enfin, le mode de calcul de ces indemnités

II- Déduction en matière d’I.S.

* Circulaire 717 du code général des impôts
A l’instar des autres charges, pour bénéficier de la déductibilité fiscale, les notes de frais doivent
obéir à certaines conditions :
- Les frais doivent correspondre à des dépenses engagées dans l’intérêt de l’activité ;
- La dépense doit correspondre à un montant proportionné et non abusif en liaison.
Par ailleurs, la circulaire 717 du code général des impôts cite parmi les dépenses déductibles :
o D’une part, les dépenses de transport du personnel, des administrateurs, gérants
associés ;
o D’autres part, les frais de voyage et de déplacement et les frais de missions et
réceptions.
Par ailleurs, elle ajoute que la déduction s’accorde sous réserve de justifier :
 La nature ou l’importance de l’exploitation
 L’engagement dans l’intérêt de la société
En règles général, les notes de frais payées par l’entreprise sont déductibles en termes d’I.S.
En effet :
 Soit, elles correspondent aux conditions d’exonération d’I.R. et elles sont déductibles à l’I.S.
et non taxables à l’I.R.
 Ou alors, elles sont passibles à l’I.R. dans ce cas, la rectification en cas de contrôle fiscal ne
porte que sur l’I.R.