Questionnaire du contrôle interne
Processus achat Oui Non
Organisation
Existe-t-il un formulaire spécifique d’autorisation d’engagement de
dépenses au sein de la société ?
Le principe de séparation des tâches est-il respecter ?
La Direction Générale donne-t-elle son appui au Service Achats ou
aux personnes responsables des achats pour sensibiliser et orienter les
employés vers des bonnes pratiques d’achats ?
Des nouveaux fournisseurs sont-ils régulièrement inclus dans les
appels d’offre ?
Planification
La société a-t-elle défini des objectifs quantifiables pour le service
achats ou les employés chargés des achats ? et ces objectifs sont-ils
réalistes ?
La définition des besoins est-elle effectuée avec la participation du
Département Planning ou du service effectuant le planning ?
Des actions sont-elles prises immédiatement vis-à-vis des fournisseurs
défaillants ou mauvaises prestations ?
En cas d’écart entre le bon de commande d’achat et la livraison existe-
il une procédure spécifique pour gérer une telle situation ?
Ressources
En cas d’achats récurrents, des négociations annuelles sont-elles
réalisées ?
Des mises en concurrence sont-elles effectuées régulièrement pour des
achats significatifs
La quantité minimum à commander a-t-elle été prise en compte lors
de la définition des besoins ?
Le temps de transport ou lead-time va-t-il été pris en compte lors de la
définition des besoins ?
Evaluation de la performance
Les dépenses sont-elles bien suivies ?
Le Département Achats ou les employés chargés des achats ont-ils des
outils de suivi performants pour quantifier la réalisation des objectifs ?
La sélection d’un fournisseur prend-elle en compte sa santé
financière ?
La sélection d’un fournisseur prend-elle en considération les prix et
les conditions commerciales (conditions de paiement) et délai de
livraison ?
Les avances payées aux fournisseurs, le cas échéant, sont-elles suivies
et prises en compte par le Service Comptable (Service Comptabilité
Fournisseurs) lors du traitement administratif du paiement de la
facture ?
Lorsqu’il s’agit de contrats très importants, une clause d’audit aux
frais du fournisseur est-elle prévue ?
Leadership
Les responsables achats ou les employés chargés des achats sont-ils
motivés avec des bonus sur des objectifs à atteindre ?
Améliorations
Les biens reçus sont-ils systématiquement rapprochés du bon de
commande ?
Une facture originale est-elle identifiée comme telle avec la mention «
facture originale ou similaire » dès sa réception ?
Les factures sont-elles transmises au Service Comptable dès leur
réception ?
Cartographie des risques liés au processus achat :
Risques liés au processus achat :
R1 Mauvaise communication avec vos fournisseurs sur leurs livrables et
leurs échéances.
R2 Non-respect des délais de livraison
R3 Absence de paiement en temps voulu des fournisseurs
R4 Réception de marchandises endommagées ou non conformes
R5 Articles incorrects ou manquants
R6 Mauvais contrôle de l’évaluation des quantités et de l’enregistrement des
stocks (qui entraîne un excès de stock et un gaspillage de ressources)
R7 Litige et contentieux
R8 Paiement trop tôt/trop tard
R7
R8
R2
R6
R3
R4
R5
