Chapitre 2

Organiser et suivre les dossiers

du personnel

Positionnement du chapitre dans le référentiel

Compétence Assurer le suivi administratif du personnel

Activité 3.1. Gestion administrative du personnel de la PME

Tâches 3.1.2. Organisation et suivi des dossiers du personnel

3.1.7. Communication avec la direction, les salariés, les instances
représentatives du personnel de la PME, les spécialistes de gestion du
personnel et l’administration

Pistes pédagogiques
Ce chapitre permet d’appréhender les enjeux de la gestion administrative des dossiers du personnel et
les intérêts à recourir à des solutions numériques, notamment l’usage d’un PGI. Il traite également des
relations de la PME avec les organismes sociaux et la médecine du travail.
L’étudiant(e) est amené(e) à mettre en œuvre les méthodes de classement et de nommage des dossiers
ainsi qu’à effectuer leur mise à jour.
Les différents travaux proposés sont l’occasion de concevoir des supports de communication à
l’attention des salariés ou des organismes sociaux afin d’assurer le suivi administratif des dossiers du
personnel. Ils permettent de découvrir les différentes formalités à remplir auprès des organismes
sociaux et de la médecine du travail ainsi que les moyens existants pour effectuer ces démarches
(formulaires papier ou en ligne, recours à un PGI).
La gestion des dossiers du personnel permet d’intégrer les notions juridiques en lien avec
l’enseignement de CEJM. Un travail de recherche d’informations est à réaliser pour assurer un suivi
administratif du personnel tenant compte des dernières évolutions en matière de protection des
données à caractère personnel et de droit social notamment (veille juridique et sociale).
Le recours à l’outil informatique et notamment aux fonctionnalités d’un PGI peut être réalisé tout au
long du chapitre (classement numérique, indexation et nommage de fichiers, formalités
administratives et gestion des visites médicales…).

Corrigé de Comprendre le contexte (p. 25)

1. Selon vous, quelles informations le dossier d’un salarié doit-il contenir ?
Pas de corrigé type.
2. Quelles sont les limites de la tenue de dossiers « papier » ?
Dans le cas de la société Esthétique et Santé, l’augmentation des effectifs entraîne un accroissement du
volume de documents papier. Cela implique plusieurs limites à la tenue de dossiers « papier » :
– des coûts de stockage (prévoir de nouveaux supports de rangements, voire un local spécifique) ;
– des temps de traitement plus longs (classement et recherche de documents) ;
– des risques en matière de sécurité (dégradation en cas d’inondation ou d’incendie, perte de
documents papier).

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© Nathan Chapitre 2 – Organiser et suivre les dossiers du personnel
3. Quel est l’intérêt de digitaliser la gestion administrative du personnel ?
Le recours à une gestion numérique des dossiers du personnel améliore la productivité des entreprises.
En effet, l’accès ou la diffusion des documents sont plus faciles et rapides, les processus peuvent être
automatisés, les risques d’erreurs sont moins élevés et les coûts sont moindres (économies de papier,
d’encre, de stockage).

Corrigé du travail à faire (p. 26-27)

I. Constituer et organiser les dossiers du personnel

1. Créez une liste de contrôle pour recenser les documents que les dossiers du personnel
doivent contenir.

LISTE DE CONTRÔLE DES DOSSIERS DU PERSONNEL

Date :
IDENTITÉ
Fiche salarié
Photocopie de la carte d’identité
Photocopie du titre autorisant l’exercice d’une activité salariée (le cas échéant)
Photocopie de l’attestation de Sécurité sociale
Photocopie du permis de conduire (facultatif)
Extrait de casier judiciaire (facultatif)
EMBAUCHE
CV
Lettre de motivation
Photocopies des diplômes, certifications, attestations de formation
Certificat de travail des anciens employeurs (le cas échéant)
Lettres de recommandation (le cas échéant)
RIB
DPAE
Certificat d’adhésion à une caisse de retraite
Bulletins d’adhésion aux régimes de prévoyance et de mutuelle
CONTRAT DE TRAVAIL
Lettre d’embauche
Contrat de travail
Avenant (le cas échéant)
Correspondances liées
MÉDECINE DU TRAVAIL
Avis d’aptitude
RÉMUNÉRATION
Feuilles d’heures
Bulletins de paie
CONGÉS / ABSENCES
Demandes de congés
Avis ou certificats d’arrêt de travail
Déclarations d’accident du travail / maladie professionnelle / arrêt maladie
CARRIÈRE
Comptes rendus d’évaluation
Changements de situation (mariage, naissance…)
FORMATION
Demandes de formation

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Chapitre 2 – Organiser et suivre les dossiers du personnel © Nathan
Attestations de formation
DISCIPLINAIRE
Lettres d’avertissement ou de sanction
Correspondances liées
DÉPART
Lettre de démission
Lettre de licenciement / de rupture conventionnelle
Attestation Pôle emploi
Reçu pour solde de tout compte
Certificat de travail
2. À partir de vos connaissances et de vos recherches sur le site de la CNIL :
a. Identifiez les obligations légales à respecter pour la tenue des dossiers du personnel
en matière de contenu, d’accès et de confidentialité.
=> Question en lien avec l’enseignement de CEJM.
Il est important de préciser qu’aucun texte de droit n’impose la tenue d’un dossier du personnel, ni
même son contenu. Néanmoins, au regard des données personnelles et sensibles qu’il comporte,
l’employeur doit respecter certaines obligations.
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD), entré en vigueur depuis le 25 mai 2018,
vise à renforcer la protection des données personnelles des salariés (jusqu’alors garanti par la loi
Informatique et libertés du 6 janvier 1978 et la loi de 2004 relative à la protection des personnes
physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel).
En matière de contenu : l’employeur ne peut collecter que des informations nécessaires à la gestion
administrative du personnel (principes de pertinence et de proportionnalité des données par rapport à
la finalité recherchée), et ce dans le respect des obligations relatives au respect de la vie privée, de la
non-discrimination et de la protection des données personnelles.
En matière d’accès : l’employeur a une obligation d’information des salariés sur le traitement effectué
sur les données collectées ainsi que sur la personne responsable de ces traitements. Chaque salarié peut
exercer un droit d’accès, de rectification, d’opposition et d’oubli sur ses propres données.
En matière de confidentialité : l’employeur doit garantir un stockage sécurisé des données et en
assurer la confidentialité par des mesures techniques et organisationnelles.
b. Observez l’extrait du classement numérique des fichiers du personnel et repérez les
points à améliorer.
Il s’agit ici de repérer le non-respect relatif au contenu et aux obligations légales liés à la tenue des
dossiers du personnel. Le repérage des erreurs au niveau du classement et du nommage des fichiers
ne sera traité qu’en question 5.
En matière d’obligations légales, il existe tout d’abord un problème de sécurisation des données. Le
stockage papier actuel n’est pas protégé, d’où le risque que des personnes non habilitées y aient accès
et que la confidentialité des données ne soit pas respectée. Nous ne disposons pas d’informations sur
l’accès aux dossiers numériques, qui se doit d’être sécurisé par une authentification des personnes
habilitées et la gestion de droits d’accès.
Par ailleurs, le dossier de Kenza Kerboub contient un compte rendu d’examen médical alors qu’il est
interdit pour un employeur de disposer d’informations médicales sur ses salariés. De même, la
question peut se poser sur le fichier « doc0994712181 » qui ne permet pas d’en identifier le contenu.
Enfin, la plupart des fichiers ne comportent pas de date. Il est donc difficile de s’assurer que la durée
de conservation est respectée. Il faudra notamment porter attention aux fichiers relatifs au départ de
Mme Kerboub qui devront être supprimés 5 ans après le départ de la salariée.
En matière de contenu, même si aucune obligation légale n’impose de tenir un dossier du personnel ni
ne fixe les documents qui doivent y figurer, des documents semblent manquer, notamment la DPAE et
la fiche salarié de Kenza Kerboub ainsi que les bulletins de paie des deux salariées.
3. Recherchez sur le site de la CNIL un modèle de message d’information adapté à la situation.
La page correspondante sur le site de la CNIL est la suivante : https://www.cnil.fr/fr/conformite-rgpd-
information-des-personnes-et-transparence.

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© Nathan Chapitre 2 – Organiser et suivre les dossiers du personnel
Elle s’appuie notamment sur les articles 13, 15, 16 et 17 du RGPD qui précise les informations à
fournir lorsque des données à caractère personnel sont collectées directement ainsi que les droits des
salariés sur ces données.
Des exemples de modèles d’information sont donnés, qui devraient s’enrichir progressivement à la
page suivante : https://www.cnil.fr/fr/rgpd-exemples-de-mentions-dinformation
4. Créez une note d’information à l’attention des salariés concernant la protection de leurs
données personnelles.
L’intérêt de cette question est que les étudiants fassent figurer dans leur note d’information les
mentions obligatoires repérées dans la question précédente. Sur la forme, ils doivent respecter
l’obligation de transparence prônée par l’article 12 du RGPD, à savoir une communication « concise,
transparente, compréhensible et aisément accessible ».
Des modèles existent en ligne, notamment ceux proposés par :
– le syndicat immobilier Unis : https://bit.ly/2Pn47pn ;
– la Confédération de l’artisanat et des petites entreprises du bâtiment (CAPEB)  :
https://bit.ly/2DgfIS8 ;
– le Syndicat des entreprises de génie climatique et de couverture plomberie (GCCP) :
https://bit.ly/2EakgL7.
Il n’est bien sûr pas exigé des étudiants de créer une note d’information aussi formelle que les modèles
précédents.
Proposition de note simplifiée, adaptée à l’organisation Esthétique et Santé :

Service administratif jj/mm/N

NOTE D’INFORMATION N° 4
Objet : La protection de vos données à caractère personnel
De : Jeanne Karine À : l’ensemble du personnel
Responsable administrative  Pour action
 Pour information
La société Esthétique et Santé s’engage à garantir la protection de vos données personnelles dans le
respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD).
Dans le cadre de la gestion administrative du personnel, des données à caractère personnel sont
collectées dès votre embauche et font l’objet de traitements dont le responsable est le service des
Ressources humaines représenté par Jeanne Karine, responsable administrative.
Les données collectées ont pour finalités d’assurer l’exécution du contrat de travail et le respect de
certaines obligations sociales et fiscales. Elles ne seront traitées et utilisées que dans ce cadre.
Seules les personnes habilitées ont accès à vos données, à savoir les personnes en charge de la
gestion des ressources humaines et de la paie.
La conservation des données personnelles est limitée à une durée n’excédant pas celle nécessaire
au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Chaque salarié bénéficie d’un droit d’accès, de rectification ou d’effacement de ses données ainsi
qu’un droit de limitation ou d’opposition à certains traitements pour des motifs légitimes. Il peut
exercer ses droits auprès du responsable des traitements par (mail/courrier) à l’adresse suivante : …
Toute réclamation en lien avec la gestion de vos données personnelles pourra être adressée auprès
de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL – www.cnil.fr).

Signature du salarié
Lieu, date

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Chapitre 2 – Organiser et suivre les dossiers du personnel © Nathan
5. a. Établissez un plan de nommage des fichiers du personnel et appliquez-le au dossier
d’Alexia Gomes.
L’extrait du classement numérique proposé présente plusieurs anomalies :
- les noms de fichiers ne sont pas harmonisés (Contrat_Gomes vs CDD 02-04-201N ; Fiche
médecine travail_Gomes vs Aptitude médecin du travail…) ;
- le nom du fichier « doc0994712181 » ne permet pas d’identifier son contenu (il doit
correspondre à un dossier numérisé) ;
- les fichiers ne sont pas datés, ce qui rend difficile le suivi des obligations légales en matière de
durée de conservation.
Un plan de nommage doit permettre de nommer les documents de manière claire, précise et homogène
pour faciliter la recherche d’information. Il comprend généralement :
- un nom abrégé pour le type de document ;
- la date du document (généralement au format Année-Mois-Jour : AAAAMMJJ), même si elle
n’est pas toujours nécessaire ;
- dans ce cas précis, le nom du salarié concerné ;
- un objet pour préciser le contenu du document, le cas échéant ;
- le numéro de version, le cas échéant.
Il est à noter que les noms de dossiers sont également à revoir. Il est en effet inutile de nommer un
dossier « Dossier ».
Type Type abrégé Ancien nom de fichier Nouveau nom de fichier
CV CV CV A_Gomes CV_Gomes_AAAAMMJJ
Lettre de LM Lettre de motivation LM_Gomes_AAAAMMJJ
motivation A_Gomes
DPAE DPAE DPAE_Gomes DPAE_Gomes_AAAAMMJJ
Contrat de travail CDT Contrat_Gomes CDT_Gomes_AAAAMMJJ
Sécurité sociale SECU Scan carte sécu SECU_Gomes_Carte
Carte d’identité ID Scan carte id ID_Gomes_Carte
RIB RIB RIB_Gomes RIB_Gomes
Médecine du MDT Fiche médecine MDT_Gomes_Fiche_AAAAMMJJ
travail travail_Gomes
Fiche du salarié FSAL Fiche salarié Gomes FSAL_Gomes_AAAAMMJJ_V1
Fiche salarié Gomes FSAL_Gomes_AAAAMMJJ_Vdef
VDef
Congés CGE Dde congé exceptionnel CGE_Gomes_Dde_exceptionnelle_
20-09-201N AAAAMMJJ
Évaluation EVAL CR bilan semaine 1 EVAL_Gomes_CR1_AAAAMMJJ
Toute proposition cohérente d’abréviations ou de nommage peut être acceptée. Il faut veiller à bannir
l’utilisation des espaces et des caractères spéciaux (à l’exception du tiret du bas ou underscore «  _ »).
La date peut être mise en premier pour permettre par la suite un classement chronologique. La mise en
application sur informatique, pour montrer comment renommer des fichiers, est à envisager.
Il est possible de prolonger cette question, après la correction, en faisant appliquer, et compléter les
nouvelles règles de nommage, au dossier de Kenza Kerboub.
b. Proposez un plan de classement et appliquez-le au dossier d’Alexia Gomes.
L’extrait du classement numérique proposé présente plusieurs anomalies :
- les dossiers sont classés par ordre alphabétique en fonction du prénom du salarié alors qu’il est
d’usage de les classer par nom ;
- les sous-dossiers ne sont pas harmonisés (absence de dossier candidature pour Kenza
Kerboub ; certains dossiers nommés « Dossiers ») ;
- le sous-dossier « Dossier embauche » regroupe des documents très divers, liés aux formalités
d’embauche (DPAE, contrats de travail), mais aussi à l’identité du salarié (carte d’identité,
Sécurité sociale), à sa formation (diplôme), à la médecine du travail (aptitude)… Il en est de
même pour le sous-dossier « Divers » qui regroupe des documents relatifs à l’embauche (fiche
salarié), aux congés ou absences, à l’évaluation ou au départ du salarié.

24
© Nathan Chapitre 2 – Organiser et suivre les dossiers du personnel
Pour un dossier de salarié, un classement alphabétique, par ordre des noms (et non des prénoms
comme dans le classement actuel) semble logique. Les sous-dossiers peuvent être classés par ordre
alphabétique ou numérique. Ils doivent être regroupés par thème afin de gagner en précision, comme
souhaité par Jeanne Karine, mais également pour rendre le classement plus lisible et efficace.
Proposition de classement pour le dossier d’Alexia Gomes, à faire réaliser sur informatique (en
prenant en compte certains fichiers visibles dans le dossier de Kenza Kerboub comme l’arrêt maladie
ou le certificat de travail).
 GOMES_Alexia
01_INFORMATIONS PERSONNELLES
 FSAL_Gomes_AAAAMMJJ_VF
 SECU_Gomes_Carte  RIB_Gomes  ID_Gomes_Carte
02_RECRUTEMENT
02.1_CANDIDATURE
 CV_Gomes_AAAAMMJJ  LM_Gomes_AAAAMMJJ
 Diplômes
02.2_EMBAUCHE
 DPAE_Gomes_AAAAMMJJ
03_CONTRAT DE TRAVAIL
 CDT_Gomes_AAAAMMJJ
04_REMUNERATION
05_FORMATION
06_ENTRETIEN
 EVAL_Gomes_CR1_AAAAMMJJ
07_MEDECINE DU TRAVAIL
 MDT_Gomes_Fiche_AAAAMMJJ
08_CONGES ET ABSENCES
 CGE_Gomes_Dde-exceptionnelle_AAAAMMJJ
09_DISCIPLINE
09_DEPART
6. Présentez à Mme Karine les solutions à mettre en place pour numériser les anciens dossiers
« physiques » du personnel et en automatiser le classement.
La numérisation se fait à l’aide d’un scanner ou d’une imprimante multifonctions. Elle permet
d’obtenir des fichiers au format PDF.
Grâce aux fonctionnalités d’un logiciel de gestion électronique des documents (GED) et des systèmes
de lecture ou reconnaissance automatique des documents (LAD/RAD), les documents peuvent être
indexés et classés automatiquement.
Il est possible de prolonger la question de deux manières :
- faire rechercher des logiciels de GED, les comparer et présenter une proposition à J. Karine ;
- proposer un mode opératoire pour numériser et automatiser les dossiers « papier ».

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Chapitre 2 – Organiser et suivre les dossiers du personnel © Nathan
II. Optimiser la gestion des dossiers du personnel
7. Présentez les intérêts du recours au PGI pour gérer les dossiers du personnel.
Le recours au PGI permet un accès et un partage facilités aux données du personnel, tout en assurant
leur confidentialité grâce au paramétrage des droits d’accès. La centralisation des données sur une
base de données unique limite le risque de doublons et d’erreurs comme lors des saisies multiples. La
traçabilité des documents est également assurée.
Enfin, les traitements peuvent être automatisés (formalités administratives, alertes, planning…), ce qui
permet un gain de temps et de productivité.
8. Mettez à jour les dossiers d’Adrien Darman et de Sonia Brémond à l’aide du PGI.
Retrouvez les bases PGI de la PME sur le site compagnon de l’ouvrage.
9. Recherchez les démarches à effectuer pour répondre à la demande de M. Gastin. Le recours
au PGI est-il possible ?
Les démarches doivent être effectuées par voie électronique pour les établissements de 10 salariés et
plus, ce qui est le cas d’Esthétique et Santé. L’attestation Pôle emploi peut être saisie en ligne
directement sur le site pole-emploi.fr ou à partir d’un logiciel de paie ou PGI.
Le recours au PGI est possible si ce dernier est agréé et conforme aux normes en vigueur. Il permet de
générer un fichier à déposer sur le site net-entreprises.fr (portail officiel des déclarations sociales en
ligne) ou directement transmissible par échange de données informatisé (EDI).

III. Communiquer avec les organismes sociaux et la

médecine du travail et mettre à jour les dossiers du
personnel
10. Précisez dans quels délais, sous quelle(s) forme(s) et auprès de quel organisme la déclaration
d’accident du travail doit être effectuée.
Cette question permet de retravailler les informations de la fiche ressource 5. Elle peut également être
l’occasion de faire découvrir aux étudiants les informations du site ameli.fr.
La déclaration d’accident du travail doit être effectuée sous 48 heures auprès de la caisse primaire
d’assurance maladie (CPAM). Les démarches sont à effectuer en ligne sur le site ne-entreprise.fr ou
par lettre recommandée avec avis de réception adressée à la CPAM.
11. À l’aide des formulaires Cerfa correspondants (fournis en PDF) ou directement en ligne :
a. Déclarez l’accident du travail de Mme Tran.
Voir le fichier disponible sur le site compagnon de l’ouvrage : CH02_question11a_corr.pdf.
b. Complétez la feuille d’accident du travail à transmettre à Mme Tran pour le
remboursement de ses soins.
Voir le fichier disponible sur le site compagnon de l’ouvrage : CH02_question11b_corr.pdf.
12. Mettez à jour les informations relatives à la visite médicale d’Alexia Gomes sur le PGI.
Retrouvez les bases PGI de la PME sur le site compagnon de l’ouvrage.
13. Déterminez les dates au plus tard des prochaines visites médicales des salariés.
Dans le cadre d’un suivi individuel simple, les salariés bénéficient d’une visite médicale au moins tous
les 5 ans. En ce qui concerne Ameline Malois, qui dispose d’un suivi individuel adapté, le délai est
fixé à 3 ans.

Nom Prénom Date Type de Date dernière Motif Date au plus tard

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© Nathan Chapitre 2 – Organiser et suivre les dossiers du personnel
 d’entrée suivi* visite médicale visite prochaine visite
CHEVALIER Kevin 02/11/N-4 SIS 10/12/N-4 I 10/12/N+1
GRIVAULT Yann 25/10/N-2 SIS 12/11/N-2 I 12/11/N+3
HENRI Valérie 23/02/N-7 SIS 05/01/N-3 P 05/01/N+2
JULARD Pierre 15/01/N-10 SIS 01/03/N-2 P 01/03/N+3
MALOIS Ameline 08/04/N-1 SIA 01/05/N-1 I 01/05/N+2
TRAN Émilie 24/09/N-6 SIS 24/10/N-2 P 24/10/N+3
VARECH Sylvain 07/07/N-4 SIS 01/09/N-4 I 01/09/N+1
ZAOUARI Mohamed 06/06/N-9 SIS 13/07/N-3 P 13/07/N+2
*SIS = Suivi individuel simple ; SIA = Suivi individuel adapté
14. Contactez le Service de santé au travail par mail afin de réserver des dates pour les visites
médicales périodiques à planifier sur l’année N+1.
Il faut attirer l’attention des étudiants sur la notion de dates au plus tard fixées précédemment. Cela
implique de programmer les visites médicales en amont pour respecter les délais obligatoires. Il faut
notamment veiller à prendre en compte les salariés dont la date butoir tombe en janvier N+2 pour ne
pas prendre le risque de dépasser les délais à respecter.
Proposition de mail :
De : [email protected]
A : [email protected]
Objet : Visites médicales Société Esthétique et Santé
Bonjour,
Pourriez-vous me communiquer vos disponibilités pour l’année N+1 afin de convoquer à la visite médicale
périodique les salariés suivants :
- Kevin CHEVALIER, embauché le 02/11/N-4, dernière visite le 10/12/N-4
- Sylvain VARECH, embauché le 07/07/N-4, dernière visite le 01/09/N-4
- Valérie HENRI, embauchée le 23/02/N-7, dernière visite le 05/01/N-3
J’attends vos propositions dans les meilleurs délais.
Cordialement,
Jeanne Karine
15. Préparez les convocations des salariés concernés par la prochaine visite périodique.
Les convocations peuvent être réalisées par mail ou courrier classique, en créant un modèle type.

« Civilité » « Nom »
« Adresse_1 »
« Adresse_2 »
« CP » « Ville »

Objet : Convocation à la visite médicale périodique

« Civilité »,

Nous vous prions de bien vouloir vous présenter à la visite médicale périodique qui aura lieu :
le « date » à « heure »
au centre médical de Bordeaux, « adresse »

Nous vous rappelons que cette visite médicale est obligatoire et que tout refus peut justifier une sanction
disciplinaire.

27
Chapitre 2 – Organiser et suivre les dossiers du personnel © Nathan
En cas d’empêchement de votre part, merci de contacter directement le centre médical afin de convenir d’une
nouvelle date.

Nous vous prions d’agréer, « Civilité », nos sincères salutations.

Jeanne Karine

Corrigé des applications

Application 1 – Contribuer au classement des documents

RH, p. 37
1. Identifiez les ordres de classement choisis pour les deux dossiers RH ainsi que les règles de
nommage appliquées aux contrats de travail.
L’ordre de classement choisi pour les dossiers RH est dans un premier temps numérique :
la numérotation 1.1 et 1.2 permet de créer un ordre logique entre les deux dossiers présentés.
À l’intérieur du dossier « 1.1 DOSSIERS DU PERSONNEL », le classement est alphabétique, en
fonction des noms des salariés pour chaque sous-dossier puis en fonction des noms des fichiers, sauf
pour les salariés Gervais (le premier) et Makoko pour lesquels l’ordre semble chronologique.
Pour le dossier « 1.2. CANDIDATURES SPONTANÉES », le classement est chronologique par année
puis alphabétique en fonction des noms des candidats. Les fichiers ne semblent quant à eux pas suivre
un ordre alphabétique, donc ils suivent certainement un ordre chronologique en fonction de la date
d’enregistrement.

Concernant les règles de nommage appliquées aux contrats de travail, nous pouvons distinguer :
- le type de contrat abrégé : CDD ou CDI selon la durée du contrat. À noter le complément
« _AVT » pour un avenant ;
- le nom du salarié suit après un « underscore » ;
- la date apparaît en dernier, au format AAAAMMJJ.
2. Procédez au classement des documents transmis par Mme Cousin et repérez les limites aux
règles existantes.
Les limites à repérer sont :
- le problème des homonymes : deux « Gervais », donc difficile de savoir lequel est Jules et où
classer l’avenant au contrat de travail ;
- l’existence de doublons : il existe déjà un « Savernier » dans le dossier « 1.2
CANDIDATURES SPONTANÉES ». Il y a de fortes chances que ce soit le même salarié qui
a été embauché. Or, le classement des nouveaux documents entraîne des fichiers en double ;
- l’absence de précision du métier du salarié : cette indication dans le nommage ou le
classement des dossiers permettrait une exploitation plus efficace du dossier des candidatures
spontanées ;
- la non-distinction entre les contrats en cours et ceux arrivés à terme (notamment pour les
CDD).

Proposition de classement des documents en fonction des règles actuelles :

28
© Nathan Chapitre 2 – Organiser et suivre les dossiers du personnel
 01. RESSOURCES HUMAINES
 1.1. DOSSIERS DU PERSONNEL  1.2. CANDIDATURES SPONTANÉES
[…]  2019
 Gervais  Azmir
 CDI_Gervais_20160330  mail motivation  CV
 CDI_AVT_Gervais_201N0421  Duval
 Candidature offre réf24  Curriculum Vitae  Recommandations
 Gervais  Zira
 CDD_Gervais_20190915  CV  lettre motivation
 CDD_AVT_Gervais_201N0421 […]
 Makoko
 CDI_Makoko_20130205
 CDI_AVT_Makoko_20150105
 Certificat de travail
 Solde tout compte
 Savernier
 CDI_Savernier_201N0412
 CV
 lettre motivation

3. Proposez des pistes d’améliorations au plan de classement actuel par rapport aux limites
observées (modifications de l’arborescence et des règles de nommage).
Règles de nommage
Pour le problème d’homonymie, il semble judicieux d’ajouter le prénom à la suite du nom, autant pour
les dossiers du personnel que pour celui des candidatures spontanées (exemple : Gervais_Jules). Il est
également possible d’indiquer la date d’entrée dans l’organisation ou celle de candidature, à la suite,
pour les distinguer par ordre d’arrivée (exemple : Gervais_Jules_AAAAMMJJ).
Une harmonisation du nom des fichiers peut s’avérer utile mais n’est pas forcément nécessaire pour la
partie candidature (documents uniques et perte de temps liée au renommage).
Règles de classement
Pour les dossiers du personnel, une distinction peut être faite entre les salariés en CDI et en CDD à
l’aide de deux sous-dossiers. Un sous-dossier complémentaire pour les contrats arrivés à leur terme est
envisageable (exemple : Contrats archivés).
À l’intérieur de chaque dossier du personnel, des sous-dossiers par thème seraient judicieux
(embauche, contrats, départ…).
Pour les candidatures spontanées, des sous-dossiers par métier pourront être ajoutés à chaque dossier
« année » (exemples : plombier, menuisier, maçon…). Un sous-dossier complémentaire pour les
candidats polyvalents peut être utile.
Enfin, certains dossiers ou fichiers peuvent être supprimés à partir du moment où un candidat est
embauché, pour éviter les doublons.
4. Déterminez les documents qui peuvent être archivés ou détruits (à justifier).
Les durées légales de conservation des documents doivent être respectées. En conséquence, les
dossiers de candidature datant de plus de 2 ans doivent être supprimés, sauf accord du candidat (sous-
dossiers 2016 et 2017 à supprimer si on considère qu’on est en 2019, par exemple).
Les dossiers des salariés ayant quitté l’organisation peuvent être archivés pour une durée minimale de
5 ans (cas du salarié Makoko).

29
Chapitre 2 – Organiser et suivre les dossiers du personnel © Nathan
Application 2 – Assurer la gestion administrative des
dossiers du personnel, p. 38
1. Procédez aux formalités administratives liées à l’arrêt maladie de Mme Karine :
a. Préparez l’attestation de salaire à l’aide du formulaire approprié (PDF fourni
CH02_Cerfa_1135_04.pdf), puis directement sur le PGI.
Retrouvez les bases PGI de la PME sur le site compagnon de l’ouvrage.
Voir le fichier disponible sur le site compagnon de l’ouvrage : CH02_appli2_question1a_corr.pdf.
b. Précisez les documents à classer dans le dossier personnel de Jeanne Karine.
Pour mettre à jour le dossier de Jeanne Karine, il faudra y classer :
– son avis d’arrêt de travail ;
– l’attestation de salaire.
16. Mettez à jour le dossier numérique de Mme Dubreuil.
c. Actualisez les données de la salariée sur le PGI.
Retrouvez les bases PGI de la PME sur le site compagnon de l’ouvrage.
d. Indiquez les différentes étapes à suivre pour intégrer la copie papier du certificat de
formation de Mme Dubreuil à son dossier numérique.
Il faudra dans un premier temps numériser le document à l’aide d’un scanner ou d’une imprimante
multifonctions.
Ensuite, il faudra indexer le document en lui attribuant des mots clés (formation, certificat, esthétique,
extension cils, par exemple).
Enfin, il faudra intégrer le document au classement existant en lui attribuant un nom correspondant
aux règles de nommage (exemple : FOR_Certificat_extension_cils_20NN1004 dans le dossier
formation de la salariée).
e. Précisez les autres documents à modifier et/ou à ajouter dans le dossier numérique
de la salariée.
Il faudra prévoir un avenant au contrat de Mme Dubreuil afin d’acter le changement de statut et de
salaire.

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© Nathan Chapitre 2 – Organiser et suivre les dossiers du personnel
Application 3 – Assurer la gestion administrative
d’intérimaires et de stagiaires, p. 40
Rédigez un rapport à l’attention de M. Koroma afin de répondre à ses interrogations. Vous
vous appuierez sur vos connaissances et des recherches complémentaires. Vous veillerez à
disposer de données actuelles fiables.
Proposition de rapport
Gamix Le jj/mm/201N

De : M. / Mme Nom À : M. Koroma

Gestionnaire Dirigeant

RAPPORT

Objet : Gestion des futurs collaborateurs

Sources : wk-rh.fr ; www2.editions-tissot.fr ; travail-emploi.gouv.fr ; inrs.fr ; ameli.fr

Introduction rappelant la demande du dirigeant et la nécessité de mettre en place une gestion adaptée
aux profils des futurs collaborateurs : intérimaire et stagiaire

I. Le recours à un intérimaire
A/ Motifs de recours légaux
Rappel des cas de recours légaux à des intérimaires en précisant que l’accroissement d’activité en fait partie.
Vigilance sur le remplacement du départ à la retraite par un intérimaire, car le recours dans l’attente de l’entrée
en service effectif d’un nouveau salarié n’est possible que si le salarié qui va lui succéder a déjà été recruté, ce
qui n’est pas le cas ici.
B/ Gestion administrative
Rappel sur la relation tripartite entre :
- l’entreprise de travail temporaire (ETT), qui correspond à l’employeur ;
- l’entreprise utilisatrice, soit notre entreprise, considérée comme client de l’ETT ;
- le salarié.
Formalités administratives prises en charge par l’agence d’intérim :
- avec le salarié : recrutement, DPAE, contrat de mission, visite médicale, mutuelle, prévoyance, bulletin
de salaire, congés, attestation Pôle emploi ;
- avec l’entreprise utilisatrice : contrat de mise à disposition, facture.
Obligations à notre charge en tant qu’entreprise utilisatrice :
- envers l’ETT : fournir toutes les informations nécessaires à la rédaction des contrats, transmettre le
relevé d’heures mensuel de l’intérimaire, régler la facture ;
- envers le salarié : conditions d’exécution du travail, de la santé et de la sécurité, formation renforcée à
la sécurité.
C/ Démarches en cas d’accident de travail
Nous (entreprise utilisatrice) devons informer dans les 24 heures par lettre recommandée :
- le service de prévention de la Caisse d’assurance retraite et de la santé au travail (Carsat) ;
- l’inspection du travail ;
- l’entreprise de travail temporaire chargée d’établir la déclaration d’accident du travail.

II. L’accueil d’un étudiant stagiaire

A/ Formalités administratives

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Chapitre 2 – Organiser et suivre les dossiers du personnel © Nathan
– La convention de stage est obligatoire entre l’établissement de formation, l’entreprise et le stagiaire.
– Une liste des conventions de stage conclues doit être tenue à jour.
– Les stagiaires doivent être inscrits dans le registre unique de personnel (RUP), dans une partie qui leur est
spécifiquement réservée.
– La durée de stage totale d’un stagiaire dans la même entreprise ne doit pas dépasser 6 mois par année
d’enseignement.
– Une gratification peut être accordée au stagiaire (obligatoire pour les stages de plus de 2 mois, consécutifs ou
non).
– Une attestation de stage est à compléter (durée de stage et éventuelle gratification) puis à remettre au
stagiaire en fin de stage.
B/ Démarches en cas d’accident du travail
En l’absence de gratification ou dans le cas d’une gratification inférieure à 577,50 € :
- le stagiaire nous informe dans les 24 heures et consulte au plus vite un médecin ;
- nous effectuons la déclaration d’accident du travail et la transmettons pour signature à l’établissement
d’enseignement auquel le stagiaire appartient sous 24 heures (l’établissement est considéré comme
employeur dans ce cas) ;
- l’établissement signe et adresse la déclaration à la CPAM dans les 48 heures. Il transmet au stagiaire
la feuille d’accident du travail pour la dispense d’avance de frais médicaux.
Dans le cas d’une gratification supérieure à 577,50 € : c’est l’entreprise qui est considérée comme employeur.
Elle est tenue d’effectuer la déclaration à la CPAM sous 48 heures et d’en faire parvenir une copie à
l’établissement d’enseignement du stagiaire.

J’espère avoir répondu à votre demande et je me tiens naturellement à votre disposition pour toute
précision que vous jugeriez utile.

Signature

Prénom Nom
Gestionnaire

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