Guide Frais
Ce guide est d’application pour les contrats en dehors de l’Activité.
Ce guide n’est donc pas d’application pour les prestations gérées par l’Activité Smart. (voir
« Règlement de Productions »).
LES FRAIS PROFESSIONNELS ..................................................................................................... 2
DÉCLARER VOTRE CONTRAT AVEC DES FRAIS PROFESSIONNELS .................................... 3
1. Le principe ................................................................................................................................ 3
2. Encoder vos frais ..................................................................................................................... 3
3. Imprimer votre contrat ............................................................................................................ 4
LES DIFFERENTS TYPES DE FRAIS ............................................................................................. 5
1. Frais en Belgique ..................................................................................................................... 5
1.1 Déplacements ...................................................................................................................... 5
1.2 Logement ............................................................................................................................. 5
1.3 Nourriture ............................................................................................................................. 6
1.4 Frais de bureau .................................................................................................................... 7
1.5 Frais d’internet...................................................................................................................... 7
1.6 Téléphone, gsm ................................................................................................................... 8
1.7 Absence de commodités sanitaires ..................................................................................... 8
1.8 Parking ................................................................................................................................. 9
1.9 Frais de péage ..................................................................................................................... 9
1.10 Autres ................................................................................................................................. 9
2. Frais à l’étranger .................................................................................................................... 11
2.1 Déplacement vers l’étranger .............................................................................................. 11
2.2 Repas et déplacement à l’étranger .................................................................................... 11
2.3 Logement à l’étranger ........................................................................................................ 12
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LES FRAIS PROFESSIONNELS
Si vous avez des frais durant votre prestation, vous pouvez demander à votre donneur d’ordre un
remboursement. Uniquement des frais, strictement liés à vos dates de prestation peuvent être
acceptés. Il s’agit notamment des frais de déplacement, de logement et de nourriture, ainsi que
d’autres frais occasionnés lors de l’exécution du contrat.
Les frais ne sont pas considérés comme des rémunérations, Ils sont logiquement exonérés
d’impôts et de cotisations sociales. Toutefois, ils se retrouvent sur votre fiche fiscale et peuvent
faire l’objet d’un contrôle. La justification des frais est crédible lorsque vous pouvez démontrer la
réalité des dépenses, qu’elles sont effectuées dans le cadre d’un contrat et que vous remplissez
les conditions d’utilisation. Si ce n’est pas le cas, les frais sont requalifiés comme rémunération
déguisée et donc imposés. Le montant des frais fixés engage votre responsabilité. Il est important
de pouvoir justifier le montant des frais.
Tous les frais mentionnés sur les contrats sont repris dans la fiche fiscale 281.10 disponible sur le
site dans votre compte sociétaire (rubrique ‘ Vos documents ’).
Vous ne devez pas mentionner ces frais dans votre déclaration fiscale. Il s’agit de remboursement
de frais propres à l’employeur non imposables dans le chef du travailleur : « Les indemnités
reçues par le travailleur en remboursement de dépenses normalement à la charge de l'employeur
sont exonérées d'impôt ou non imposables. ’ (article 31, al. 2, 1er in fine du CIR/92 et [Link]
31/30-43) ».
Remarque générale : le fait d’indiquer que le montant à facturer comprend des défraiements a un
impact direct sur la rémunération brute relative au contrat et sur le montant des cotisations
sociales versées à l’ONSS. En effet, les défraiements viennent baisser les sommes brutes
disponibles. Cela a donc un impact sur la protection sociale globale du prestataire (notamment au
niveau de l’accès au chômage, de la pension, etc.).
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DÉCLARER VOTRE CONTRAT AVEC DES FRAIS PROFESSIONNELS
1. Le principe
Vous devez déclarer vos frais pendant l’encodage de votre contrat en ligne. Il faut déclarer les
frais par type. Il faut donc prendre en compte séparément les frais de déplacement, de logement,
de nourriture et les autres frais occasionnés lors de l’exécution de votre contrat. Vous avez deux
manières de déclarer chaque type de frais. Soit vous les prouvez avec des pièces justificatives,
soit vous déclarez un forfait proposé par Smart (autorisé par l’ONSS). Dans les deux cas, vous
devez pouvoir démontrer la réalité des dépenses.
2. Encoder vos frais
1) Vous encodez les frais en ligne : après avoir encodé le montant à facturer, vous pouvez
cliquer sur ‘encodage et calcul de vos frais’. Le montant final de vos frais encodés est
compris dans le montant à facturer.
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2) Cliquez sur ‘ajouter’ pour ouvrir la page pour encoder vos frais :
3) Remplissez chaque rubrique. Des informations en ligne vous aideront à compléter les
informations nécessaires.
− Il est indispensable de remplir le champ ‘descriptif’. Expliquez-y pourquoi la dépense était
nécessaire pour effectuer votre prestation. Sans descriptif, il nous sera impossible
d’accepter votre frais.
Exemple : vous avez introduit des frais de déplacement en Belgique, écrivez dans le cadre
‘descriptif’ pourquoi ce déplacement était nécessaire.
− Si vous choisissez ‘frais justifiés’, vous pouvez nous envoyer la copie de la pièce
justificative en même temps que votre contrat, ou la /les télécharger depuis votre
ordinateur. Veuillez garder en votre possession le justificatif original.
Pour plus d’efficacité, nous vous recommandons de télécharger vos justificatifs depuis
votre ordinateur. Il vous suffit de cliquer sur ‘sélectionner’ qui apparaît lors de l’encodage
des frais. S’il vous est impossible d’uploader les justificatifs, envoyez-nous une copie de la
pièce justificative, sur laquelle vous notez la référence du contrat : le numéro NET que
vous trouverez en haut à droite sur le contrat (exemple : [Link].162585).
− Dans le cadre ‘Remboursement souhaité’ mentionnez le montant que vous voulez
introduire pour ce type de frais. Dans aucun cas vous ne pouvez dépasser le montant réel
de votre frais justifié, ni le forfait autorisé. Par contre, il est possible d’introduire un
montant inférieur au montant du frais justifié ou du forfait autorisé.
3. Imprimer votre contrat
Si vous avez introduit des frais, vous pouvez imprimer le contrat et l’annexe frais qui fait partie
intégrante du contrat signé. Il est en plus indispensable que vous, en tant que prestataire, signiez
l’annexe. Votre signature atteste de la réalité de vos frais et confirme que vous remplissez les
conditions d’utilisation des frais.
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LES DIFFERENTS TYPES DE FRAIS
1. Frais en Belgique
1.1 Déplacements
De quoi s’agit-il ?
Les déplacements que vous effectuez pour vous rendre de votre domicile à votre lieu de
travail ou pour vous rendre d'un lieu de travail vers un autre lieu de travail.
Forfait ou justificatif ?
Soit vous déclarez un forfait, soit vous prouvez vos frais avec des pièces justificatives.
Exemples :
− Voiture personnelle: forfait maximum de 0.3653 €/km. Ce montant couvre tous les frais
relatifs à votre véhicule: entretien, assurances, carburant,...
− Vélo personnel : forfait maximum de 0,23 EUR/kilomètre. Ce montant couvre tous les frais
relatifs à votre vélo.
− Transport en commun : pièce justificative: si vous avez un abonnement, vous devez
calculer le montant du défraiement au prorata du nombre de jours de prestation, veuillez
indiquer au maximum un montant égal au coût total du titre de transport divisé par le
nombre de jours de validité, multiplié par le nombre de jours de prestation cochés sur le
calendrier.
Exemple: vous avez un abonnement STIB valable pour une année et vous vous déplacez
au cours de 4 jours de prestation
Coût total = 478 EUR
Nombre de jours de validité = 365 jours
Nombre de jours de prestations cochés = 4
Montant maximum pour les 4 jours de prestation = (478/365x4=) 5,24 EUR
− Autre : par exemple location voiture : pièce justificative du coût de la location + ticket
essence si pas compris dans le coût de location.
Quand est-ce accepté ?
Les frais de déplacement sont acceptés pendant les jours de travail encodés, pour autant
que le déplacement était nécessaire pour effectuer votre prestation.
Exemples :
− Déplacement de chez vous vers le siège social de votre employeur
− Prises de vue à l'extérieur.
1.2 Logement
De quoi s’agit-il ?
Des frais de logement que vous avez supportés parce qu'il vous était difficile de rentrer
chez vous pour la nuit, en raison d'un lieu de travail trop éloigné de votre domicile.
Forfait ou justificatif ?
Soit vous déclarez un forfait, soit vous prouvez vos frais avec des pièces justificatives.
− Le forfait maximum est de 35 EUR par nuit.
Attention: ce montant comprend également le repas du soir et le petit déjeuner. Vous ne
pouvez donc plus vous faire rembourser, en sus, ces deux repas ou l’un d’eux.
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− Si pièce justificative, on vous rembourse le montant que vous avez réellement dépensé
pour votre logement à l'extérieur.
Quand est-ce accepté ?
Les frais de logement sont acceptés s’il vous était difficile de rentrer chez vous pour la
nuit, en raison d'un lieu de travail trop éloigné de votre domicile.
1.3 Nourriture
De quoi s’agit-il ?
Les frais de repas liés à vos prestations dans des circonstances qui ne vous donnent pas
d'autre possibilité que de prendre un repas à l'extérieur.
Forfait ou justificatif ?
Soit vous déclarez un forfait de 7 EUR par repas, soit vous prouvez vos frais avec des
pièces justificatives et vous vous faites rembourser le montant exact de votre dépense.
Quand est-ce accepté ?
Le forfait est uniquement accepté dans des circonstances spécifiques. Les deux
conditions suivantes doivent simultanément être remplies :
1) Vous êtes travailleur itinérant en déplacement pendant au moins 4 heures. Un travailleur
itinérant est un travailler qui effectue sa prestation dans plusieurs endroits pendant la
même journée.
2) Vous n’avez pas d’autre possibilité que de manger à l’extérieur.
Exemples acceptés :
− Un photographe qui fait une série des portraits de 5 personnes qui habitent dans 5 villes
différentes. Le temps de route plus le temps de visite chez les modèles prend plus que 4
heures.
> Frais de repas acceptés parce que les deux conditions sont remplies : le photographe
est un travailleur itinérant, en déplacement pendant au moins 4 heures, ET il est
nécessaire qu’il mange à l’extérieur, pas d’autre possibilité.
Exemples refusés :
− Un photographe va faire un reportage industriel dans une usine définie, et passe toute sa
journée sur place. A midi, il mange en externe.
> Frais de repas forfaitaires refusés parce que : pas de travailleur itinérant.
Le justificatif repas est accepté si le repas était nécessaire pour effectuer la prestation
demandée par votre donneur d’ordre. Pour accepter le justificatif, il faut que vous n’ayez
pas d’autre choix que de manger à l’extérieur.
Exemples acceptés :
− Un caméraman travaille sur un tournage à l’extérieur.
> Frais acceptés parce qu’il est impossible de manger ailleurs qu’à l’extérieur.
− Un musée demande à un scénographe d’aller manger pendant le midi avec l’artiste qui va
faire l’objet de l’exposition sur laquelle le scénographe travaille à ce moment. Le
scénographe paie l’addition.
> Frais acceptés parce que le repas fait partie de la prestation demandée par le donneur
d’ordre).
Exemples refusés :
− Un acteur va manger avec ses collèges pendant le midi, parce qu’il n’a pas envie d’utiliser
la salle à manger du théâtre.
> Frais de repas refusés parce que : pas indispensable d’aller à l’extérieur. Le fait d’aller
manger à l’extérieur ne suffit pas, il faut que le prestataire n’ait pas d’autre choix.
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− Un journaliste engagé pour un journal va, pendant sa prestation (conférence de presse),
manger avec le chef culture d’un autre journal, présent ce jour-là pour maintenir ses
relations, en vue de ses futures commandes.
> Frais de repas refusés parce que : le repas ne fait pas partie de la prestation demandée
par le donneur d’ordre : présence à la conférence de presse = demandée par donneur
d’ordre, le fait de manger avec un futur client du sociétaire Smart ne fait plus partie de
cette prestation demandée.
1.4 Frais de bureau
De quoi s’agit-il ?
Les frais de chauffage, électricité, petit matériel de bureau,... pour vos prestations à
domicile ou dans un local dont les frais ne sont pas directement pris en charge par votre
employeur.
Forfait ou justificatif ?
Vous pouvez vous faire rembourser un forfait maximum de 5.71 EUR/jour de prestation à
la maison.
Quand est-ce accepté ?
Le montant forfaitaire est uniquement accepté si, pour effectuer la prestation demandée
par votre donneur d’ordre, vous travaillez régulièrement à domicile.
Exemples acceptés :
− Un journaliste écrit son article à la maison et passe la plupart de la journée de travail
déclarée à domicile.
− Un graphiste effectue son travail à la maison.
Exemples refusés :
− Un acteur travaille dans les locaux du donneur d’ordre toute la journée, pour répéter et
jouer. Avant de partir à cet endroit de travail, il encode et imprime le contrat Smart chez lui
à la maison.
> Frais refusés parce que le travailleur n’effectue pas la prestation demandée par son
donneur d’ordre (répéter et jouer) à sa propre maison : l’encodage et impression du
contrat Smart ne font pas partie de la prestation demandée par le donneur d’ordre.
1.5 Frais d’internet
De quoi s’agit-il?
Les frais de connexion et abonnement internet pour chaque jour de prestation au cours
desquels vous devez avoir accès à internet pour exécuter vos prestations.
Forfait ou justificatif ?
Vous pouvez vous faire rembourser des frais internet sur base d’un justificatif : on vous
rembourse le montant que vous avez réellement dépensé pour votre connexion et/ou
abonnement à internet, au cours des jours de prestation.
Exemples :
− Ticket cybercafé le jour de la prestation
− Abonnement mensuel : un prorata de la facture du mois est remboursé en fonction du
nombre de jours de prestation avec accès internet nécessaire, au cours du mois.
Exemple: votre facture mois de juin est de 40 EUR en juin et vous avez travaillé 13 jours
Coût total = 40 EUR
Nombre de jours du mois = 30 jours
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Nombre de jours de prestations cochés = 13
Montant maximum pour les 13 jours de prestation = (40/30x13=) 17,33 EUR.
Quand est-ce accepté ?
Les frais internet sont uniquement acceptés si vous avez besoin de l’internet pour
effectuer votre prestation.
Exemples acceptés :
− Un journaliste écrit son article à la maison et a besoin d’internet pour faire des recherches.
Exemples refusés :
− Un acteur travaille dans les locaux du donneur d’ordre toute la journée, pour répéter et
jouer. Avant de partir à son lieu de travail, il encode le contrat Smart depuis son domicile.
> Frais refusés parce que le travailleur n’a pas besoin de sa connexion internet pour
effectuer la prestation demandée par son donneur d’ordre (répéter et jouer.) L’encodage
du contrat Smart ne fait pas partie de la prestation demandée par le donneur d’ordre.
1.6 Téléphone, GSM
De quoi s’agit-il ?
Les frais de téléphone nécessaires pour exécuter vos prestations.
Forfait ou justificatif ?
Vous pouvez vous faire rembourser des frais de téléphone sur base d’un justificatif.
Exemples :
− Facture mensuel abonnement: vous pouvez vous faire rembourser le montant que vous
avez réellement dépensé pour vos communications téléphoniques. Si votre facture
mensuel comprend tant des communications privées que des communications
professionnelles nécessaires à l’exécution de votre prestation, vous devez estimer le
montant qui correspond aux communications nécessaires à l’exécution de votre
prestation.
− Carte prépayée : idem
Quand est-ce accepté ?
Les frais de téléphone sont acceptés si le montant des frais correspond aux appels
nécessaires pour exécuter vos prestations encodés.
1.7 Absence de commodités sanitaires
De quoi s’agit-il ?
Des frais durant la prestation, dans des circonstances qui ne vous permettent pas d'avoir
accès aux commodités sanitaires qui sont habituellement présentes dans les entreprises
ou sur certains chantiers.
Forfait ou justificatif ?
Vous pouvez vous faire rembourser soit le montant exact du coût de l'accès à des
commodités sanitaires à l'extérieur sur base d’un justificatif, soit un montant forfaitaire par
journée en déplacement.
Quand est-ce accepté ?
Le forfait est accepté si les deux conditions suivantes sont cumulativement remplies:
1) Vous effectuez un déplacement de plus de 4h pour le compte de votre employeur
2) Vous n'avez pas accès aux commodités sanitaires telles que présentes dans l'entreprise
de votre employeur, l'une de ses succursales ou certains chantiers.
Exemples:
-Reportages de journalisme à l'extérieur avec déplacements de plus de 4 heures sans
arrêt aux bureau du journal qui commande les reportages.
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La pièce justificative est acceptée dans des circonstances qui ne vous permettent pas
d'avoir accès aux commodités sanitaires qui sont habituellement présentes dans les
entreprises ou sur certains chantiers.
Exemples acceptés :
-Tournage d'un film à l'extérieur pendant plusieurs heures sans que le donneur d'ordre
n'ait prévu l'infrastructure suffisante.
1.8 Parking
De quoi s’agit-il ?
Les frais de parking encourus dans le cadre de vos prestations professionnelles. Les frais
de parking lors du déplacement domicile-employeur ne font pas partie des frais
remboursés.
Forfait ou justificatif ?
Vous devez prouver le montant du frais de parking avec une pièce justificative.
Quand est-ce accepté ?
Généralement, il s'agira du cas où vous devez vous déplacer avec votre véhicule pour
exécuter une prestation (en dehors du déplacement domicile - travail) et devez également
payer le parking de votre voiture.
1.9 Frais de péage :
De quoi s’agit-il ?
Tous vos frais de péages liés à un déplacement professionnel pour l’exécution de votre
prestation.
Forfait ou justificatif ?
Vous devez prouver le montant du frais de péage avec une pièce justificative.
Quand est-ce accepté ?
Généralement, il s'agira du cas où vous devez vous déplacer avec votre véhicule pour
exécuter une prestation et devez également payer le péage de ce déplacement.
1.10 Autres :
De quoi s’agit-il ?
Tous les autres frais nécessaires à l’exécution de votre prestation pendant le jour de la
prestation.
Attention, toute dépense pour un bien ou un service qui conserve une valeur après le jour
de prestation sera refusée.
Forfait ou justificatif ?
Vous devez prouver le montant du frais de parking avec une pièce justificative.
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Quand est-ce accepté ?
Exemples acceptés:
− Frais de copies destinées à être distribuées à vos élèves, documents nécessaires pour le
cours donné le jour de la prestation.
− Location, le jour de prestation, d’un costume de travail.
Exemples refusés :
− Achat d’un livre/dvd pour vous former ou destiné à être utilisé comme matériel didactique
− Achat d’un costume de travail
− Achat de biens qui peuvent être réutilisés après la prestation : peinture, maquillage, encre
à imprimer.
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2. Frais à l’étranger
2.1 Déplacement vers l’étranger
De quoi s’agit-il ?
Les déplacements que vous effectuez pour vous rendre de votre domicile ou d'un lieu de
travail en Belgique vers un lieu de travail à l'étranger. Ces frais visent aussi les
déplacements d’un lieu de travail à l’étranger (la France par exemple) vers un autre lieu de
travail dans un autre pays à l’étranger (l’Allemagne par exemple).
Forfait ou justificatif ?
Soit vous déclarez un forfait, soit vous prouvez vos frais réels avec des pièces
justificatives.
Exemples :
− Voiture personnelle: forfait maximum de 0,3653 EUR/kilomètre. Ce montant couvre tous
les frais relatifs à votre véhicule: entretien, assurances, carburant,...
− Vélo personnel : forfait maximum de 0,23 EUR/kilomètre. Ce montant couvre tous les frais
relatifs à votre vélo.
− Transport en commun : pièce justificative: si vous avez un abonnement, vous devez
calculer le montant du défraiement au prorata du nombre de jours de prestation. Veuillez
indiquer au maximum un montant égal au coût total du titre de transport divisé par le
nombre de jours de validité, multiplié par le nombre de jours de prestation cochés sur le
calendrier.
Exemple: vous avez un abonnement STIB valable pour une année et vous déplacez au
cours de 4 jours de prestation
Coût total = 478 EUR
Nombre de jours de validité = 365 jours
Nombre de jours de prestations cochés = 4
Montant maximum pour les 4 jours de prestation = (478/365x4=) 5,24 EUR
− Autre : exemple, location voiture : pièce justificative du coût de la location + ticket
essence.
Quand est-ce accepté ?
Les frais de déplacement sont acceptés pendant les jours de travail encodés, tant que le
déplacement vers l’étranger était nécessaire pour effectuer votre prestation.
Exemples :
− Déplacement de chez vous vers le lieu de travail à l’étranger
− Prises de vue à l’étranger.
2.2 Repas et déplacement à l’étranger
De quoi s’agit-il ?
Les frais autres que les frais de logement ou de déplacement vers l’étranger au cours
d'une prestation à l'étranger.
Forfait ou justificatif ?
Vous pouvez soit vous faire rembourser le montant exact du coût de ces frais, sur base
de justificatifs, soit vous faire rembourser un montant forfaitaire qui varie en fonction du
pays où vous effectuez votre prestation1.
1
Le montant exact du pays de travail sera proposé lors de l’encodage en ligne, selon les données introduites par vous.
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Attention: si vous vous faites rembourser un montant forfaitaire, ce montant comprend
tous les frais autres que les frais de logement ou de déplacement vers le pays de
prestation, à savoir notamment:
− les frais de repas
− les frais de transport sur place
− les boissons et en-cas
− les communications téléphoniques locales
− les pourboires.
Quand est-ce accepté ?
Les frais de repas et logement à l’étranger sont acceptés si vous effectuez votre prestation
à l’étranger.
En cas de forfait : le montant total de l'indemnité journalière est accordé dans les cas
suivants:
− Pour une journée entre deux nuits en voyage à l'étranger.
− Pour les voyages à l'étranger dont l'aller et le retour s'effectuent au cours de la
même journée, si l'absence du lieu fixe de travail est d'au moins 10 heures.
La moitié de l'indemnité est accordée pour les jours de départ et de retour.
Lorsque vous voyagez à travers différents pays au cours d'un même voyage, l'indemnité
journalière du lieu où s'est déroulé la dernière nuit déterminera celle des prochaines 24h.
Exemples acceptés :
− Un musicien fait un concert en France (forfait de 95 EUR/jour), il part le lundi, reste à
l’étranger le mardi, le mercredi et retourne le jeudi (4 jours de contrat :
On accepte un demi-forfait pour le jour d’arrivée + le jour de retour. Pour les jours à
l’étranger qui tombent entre deux nuits à l’étranger, l’indemnité totale est accordée.
Conclusion :
Lundi = 47.5 EUR
Mardi + mercredi = 2X 95EUR
Jeudi = 47.5 EUR.
− Un musicien fait un concert en France, il part le lundi et rentre le mardi : 95 EUR (2x 47,5
EUR)
− Un sociétaire fait un concert en France, il part le lundi et rentre le lundi. En totalité son
absence de son lieu de travail fixe ou son habitat est de plus que 10 heures frais acceptés
de 95 EUR.
Exemples refusés :
− Un chargé de communication habite à Tournai, proche de la frontière française, travaille
régulièrement et systématiquement en France pour sa prestation pour une entreprise en
France.
> Le forfait sera refusé parce que le déplacement vers l’étranger fait partie de l’activité
professionnelle journalière normale du travailleur.
2.3 Logement à l’étranger
De quoi s’agit-il ?
Les frais de logement liés à vos prestations à l'étranger.
Forfait ou justificatif ?
Seul le montant exact figurant sur un ticket, un reçu, une facture ou toute autre pièce
justificative peut vous être remboursé.
Quand accepté ?
Les frais de logement à l’étranger seront acceptés si le logement est lié à votre prestation
à l’étranger.
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