Module : informatique médicale

TP

2021/2020
 TP Microsoft Access

1. Microsoft Access
Access est un système de gestion de base de données. C’est un logiciel qui assure les
fonctions de stockage, de mise à jour, de recherche et de présentation des informations
stockées dans une base de données.

2. Structure d’une base de données sous Access

Sous Access, on utilise souvent le terme « objet » pour désigner un type d’élément.
Une base de données est un objet, pouvant lui-même contenir d’autres types d’objets.
Les principaux objets d’une base de données Access sont :
• Les tables, qui enregistrent l’ensemble des données. En général, les données
sont mémorisées dans plusieurs tables portant à chaque fois sur un sujet unique.
Une table comprend une ou plusieurs colonnes (les champs) ayant chacune un
nom; la table contient une ou plusieurs lignes (les enregistrements), chacune
constituée d’une valeur pour chaque colonne.
• Les requêtes vont servir à rechercher, à analyser, à trier ou à afficher
uniquement certaines données contenues dans les tables selon certains critères.
• Les formulaires: servent à saisir, à consulter et à modifier le contenu d’une
table ou de plusieurs tables liées, enregistrement par enregistrement.
• Les états: On utilise un état pour imprimer une série d’enregistrements dans un
format et une mise en page personnalisée.

Les phases de la vie d’une BD Access

Phase de conception : création des tables, mise en œuvre des requêtes, conception des
formulaires et des états.
Phase de gestion (exploitation) : remplir les tables, mettre à jour des informations,
effectuer des recherches (en utilisant les outils conçus dans la première phase).

3. La création d’une nouvelle base de données

Pour créer une base de données:
1. Il faut d’abord créer le nom du document avant de pouvoir y insérer son
contenu, au contraire des logiciels Word ou Excel.
2. Donnez un nom à votre fichier (=base de données) et sauvegardez le dans votre
répertoire personnel.
L’extension d’un fichier Access 2007 est ACCDB

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a) Création des tables

Pour créer une table :

• Sélectionner l’onglet Créer puis dans le groupe Tables cliquer sur la

commande Création de table.

• Définir les propriétés : Saisir les champs et leurs types.

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Les types de champs

Nom Signification
Texte Pour un champ destiné à contenir des caractères
alphanumériques (lettres et/ou chiffres), la longueur est limitée à
255 caractères, on l’utilise pour un nom, une adresse, etc…
Mémo Texte de taille plus grande (jusqu’à 65536 caractères).
Convient pour les remarques, commentaires, …

Numérique Le champ ne pourra contenir que des nombres avec ou sans

décimales. Par exemple: un code postal, un n° d’identification
Date/Heure Le champ ne pourra contenir que des dates ou des heures
(Access vérifie la validité des dates ou des heures saisies)
Monétaire Nombre spécial pour les données monétaires. (avec l’indication
d’un symbole monétaire)
NuméroAuto Valeur numérique incrémentée automatiquement lors de la
saisie de chaque enregistrement. Une table ne peut pas contenir
plus d’un champ de type NuméroAuto.
Oui/Non Champ logique. Détermine si un cas s’applique ou pas.
Ex: fumeur, non-fumeur. Facture a été réglée ou non
Objet OLE OLE (Object Linked and Embbeded) est une technologie
utilisée par Windows, elle permet d’insérer dans une application
des objets provenant d’autres applications, on utilisera un
champ de ce type pour insérer dans la table une image, un
son,…
Lien hypertexte Un champ de ce type contiendra une adresse Internet sur
laquelle on pourra cliquer directement. Ex: Adresse site web,
email, etc
Pièce jointe Un ou plusieurs fichiers (contenu du fichier copié dans la base
de données). On peut joindre plusieurs pièces à un même
enregistrement.

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• Définir la clé : Sélectionner le champ (ou les champs) qui servira de clé
primaire; dans l’onglet Création, exactement le groupe Outils, cliquer sur la
commande Clé primaire.
Rappel : Une clé primaire est un champ, ou une série de champs, qui permet
d’identifier chaque enregistrement dans la table d’une manière unique.

Une petite clé apparaît pour indiquer le champ servant de clé primaire.
Une clé primaire ne peut contenir une valeur nulle ou deux fois la même
valeur.
• Enregistrer la table avec un nom.

La création d'une table à partir d'un modèle

1. Cliquez sur l'onglet Créer.

2. Dans le groupe Tables, cliquez sur le bouton Modèles de tables.
3. Dans la liste des propositions, cliquez sur Contacts.

L'onglet Table1 est ouvert avec une liste de champs prédéfinis.

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Si vous cliquez droit sur le nom d'un champ, vous ouvrez un menu contextuel qui
permet de procéder à plusieurs opérations différentes (supprimer le champ, insérer
une colonne, renommer le champ, etc.)

b) CRÉER DES RELATIONS

Les relations entre les tables permettront de dynamiser le système et d'éviter les
redondances d'information.

Une relation Access, de type (1, N), est un champ qui se répète dans les deux tables.

- Après la création des tables dans Access avec une clé primaire pour chaque
table, On doit Définir un champ commun.

Note : pour qu'un champ serve de base à la relation, il doit suivre les règles suivantes :

• Le champ de liaison doit figurer dans chacune des 2 tables.

• Dans la table "1", le champ doit être défini comme clé primaire.

• Dans la table "Plusieurs", le champ n'est pas clé primaire (clé étrangère).

• Dans chacune des 2 tables, le champ doit avoir le même type de données, et la
même taille, mais pas obligatoirement le même nom.

- Sélectionner l’onglet Outils de base de données puis Relations.

• Cliquer sur Afficher la table

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• Une première boîte apparaît (AFFICHER LA TABLE). Cliquez sur chaque

table listée, puis sur le bouton Ajouter (les tables se rangent dans la fenêtre, derrière la
boîte de dialogue).

- Lorsque toutes vos tables sont sélectionnées, cliquez sur le bouton Fermer.

- A la souris, trainez la clé primaire de la table "1" sur le champ correspondant

dans la table "Plusieurs".

Une nouvelle boîte apparaît :

- Dans cette boîte, cochez la case "Appliquer l'intégrité référentielle", et

éventuellement les cases "Mettre à jour en cascade" et "Supprimer en cascade".

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Modifier une relation

Pour modifier les caractéristiques d'une relation, double-cliquez sur le trait qui relie les
tables, et modifiez les réglages d'intégrité référentielle.

Supprimer une relation

1. Cliquez sur le trait qui relie les tables
2. Appuyez sur la touche [SUPPR] du clavier
3. Cliquez sur le bouton OK pour confirmer.

APPLICATION (1)

Appliquer toutes les notions précédentes sur un prototype d’une base de données pour
la gestion d’une clinique médicale :

1. Créer une base de données « BD_clinique» ;

2. Dans cette BD, créer un ensemble de tables : Patients, Visites, et Médecins;

3. Définir l’ensemble des champs pour chaque table ainsi leurs types :

• Patients ( Num-P, Nom, Prénom, Date-N)

• Visites (Num-V, Date-V, Prix, Symptômes, Diagnostic, Traitement)
• Médecins ( Num-M, Nom, Prénom, Date-N, Spécialité )

4. Définir la clé primaire pour chaque table ;

5. Relier ces tables par des relations.

6. Remplir les tables par un ensemble d’enregistrements.

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4. Exploiter Une Base De Données

4.1. Les formulaires
Un formulaire permet d’afficher et d’insérer et de modifier le contenu d’une table de
façon bien plus agréable que le mode «feuille de données» qui ne permet qu’un
affichage en lignes et colonnes.

Créer un formulaire
Pour créer un formulaire, plusieurs méthodes sont fournies dans le groupe des objets
Formulaires.

• Créer un formulaire à l'aide de l'outil Formulaire.

• Créer un formulaire double affichage à l'aide de l'outil Formulaire double
affichage
• Créer un formulaire affichant plusieurs enregistrements à l'aide de l'outil
Plusieurs éléments
• Créer un formulaire à l'aide de l'Assistant Formulaire

Les trois premières méthodes (formulaire, formulaire double affichage et Plusieurs

éléments) permettent de créer un formulaire à partir d’une seule table par contre l’outil
Assistant formulaire permet la création d’un formulaire à partir de plusieurs tables.

Pour être plus sélectif quant aux champs à faire figurer sur votre formulaire, vous
pouvez utiliser l'Assistant Formulaire à la place des divers outils de création de
formulaires mentionnés précédemment. Vous pouvez également définir la façon dont
les données sont regroupées et triées, et vous pouvez utiliser les champs de plusieurs
tables ou requêtes.

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Plus de formulaires,
puis sur Assistant Formulaire.
2. Suivez les instructions fournies dans les pages de l'Assistant Formulaire.

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REMARQUE : le formulaire composé de champs de plusieurs tables est un

formulaire complexe, composé de sous formulaires.

4.2. Les requêtes

Les requêtes interrogent les informations contenues dans d'une ou plusieurs tables
selon des critères.

Créer une requête Sélection

1. Sous l'onglet Créer, cliquez sur Création de requête. Le Concepteur de requêtes s'ouvre et la
boîte de dialogue Afficher la table s'affiche.

3. Sélectionnez toute combinaison de tables ou de requêtes contenant les enregistrements à

ajouter, cliquez sur Ajouter, puis cliquez sur Fermer.
• Les tables ou les requêtes apparaissent sous la forme d'une seule ou de plusieurs
fenêtres dans la section supérieure de la grille de création.

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Double-cliquez sur les champs à ajouter. Les champs sélectionnés apparaissent dans
la ligne Champ de la grille de création (section inférieure du Concepteur de requêtes).
• Cliquer sur une de ces commandes pour vérifier le résultat de votre requête.

4. Vous pouvez éventuellement entrer un ou plusieurs critères dans la ligne

Critères de la grille de création. Les tableaux suivant répertorie certains exemples et
explique leur effet sur une requête :

Note : On peut intégrer des fonctions dans les critères de sélection. Access
met à notre disposition un très grand nombre de fonctions (pour en avoir la liste
complète, consultez l'aide intégrée à Access).

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Par exemple, parmi ces fonctions, on trouve la fonction Mois ( ), à qui on passe une
date en paramètre, cette fonction renvoie le mois de cette date, par exemple Mois
(#10/2/98#) renvoie 2. Une autre fonction, Date ( ) renvoie la date du jour. On peut
utiliser ces deux fonctions dans des critères de sélection.

Par exemple, pour obtenir la liste des commandes du mois d'octobre.

4.3. Les états

Un état est une représentation des enregistrements de la base de données qui est mise
sur papier. Un état est constitué d'informations provenant de tables ou de requêtes.
Vous pouvez créer un grand nombre d'états différents dans Microsoft Office Access
2007, du plus simple au plus complexe. Pour commencer, vous devez d'abord définir
les champs qui contiendront les données à afficher dans l'état, ainsi que les tables ou
les requêtes dans lesquelles elles seront stockées.
Après avoir choisi votre source d'enregistrement, vous trouverez généralement plus
facile de créer votre état en utilisant l'Assistant État. L'Assistant État est une
fonctionnalité Access qui vous guide, via une série de questions, et génère ensuite un
état basé sur vos réponses.

L'outil État est le moyen de création d'état le plus rapide, car la génération d'état est
automatique, sans demande d'informations. L'état affiche tous les champs provenant de
la table ou de la requête sous-jacente. L'outil État est très pratique pour donner un
aperçu rapide des données sous-jacentes.

Si vous ne souhaitez pas utiliser l'outil État ou l'Assistant État, vous pouvez utiliser
l'outil État vide pour créer un état vide. Il s'agit d'un moyen très rapide de créer un état,
en particulier si vous envisagez de n'insérer que quelques champs dans votre état.

Un état vide s'affiche, en mode Page, et la Liste des champs s'affiche sur la partie
droite de la fenêtre Access. Faites glisser les champs un à un dans l'état ou, tout en
maintenant la touche CTRL enfoncée, sélectionnez plusieurs champs et faites-les
glisser simultanément dans l'état.

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Application (2)
− Utiliser les formulaires pour remplir les tables crées pendants l’application
précédent.
− Afficher la liste des patients qui ont visité la clinique hier.
− Changer le diagnostic de patient 1 indiqué durant la visite d'aujourd'hui.
− Trouver la liste des patients suivis par docteur X.
− Supprimer toutes les visites de l’année passée.
− Placer dans une nouvelle table tous les médecins de spécialité ORL.

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