ROYAUME DU MAROC

OFPPT
Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail
DIRECTION RECHERCHE ET INGENIERIE DE FORMATION

RESUME THEORIQUE
&
GUIDE DE TRAVAUX PRATIQUES

MODULE N°: PREPARATION D’ACTIVITES

SECTEUR : TERTIAIRE
SPECIALITE : SECRETARIAT DE DIRECTION

NIVEAU : TECHNICIEN SPECIALISE

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Notre Mission

Diffusion du savoir & capitalisation des expériences.

Notre Devise

Partageons notre savoir

Notre Ambition

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Notre Défi

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Résumé de Théorie et
Préparation d’Activités
Guide de travaux pratique

Document élaboré par :

Nom et prénom EFP DR

ZAHER KHADIJA ISTA SALA AL DRNO 1
JADIDA

Révision linguistique
-
-
-

Validation
-
-
-

OFPPT/DRIF 1
Résumé de Théorie et
Préparation d’Activités
Guide de travaux pratique

SOMMAIRE

Titres

I. Prendre connaissances des directives

A.Introducton……………………………………………………..9
B. Interprétation des directives…………………………………..10
C. Types de rencontres…………………………………………...11

II. Vérifier la disponibilité des ressources

A. Disponibilité des ressources humaines……………………12
B. Disponibilité des ressources physiques et matérielles…….13

III. Produire un avis de convocation

A. Avis de convocation……………………………………….14
B. L’ordre du jour…………………………………………….15
C. Etablir un programme………………………………………16

IV. Organiser le travail…………………………………………….16

V. Produire le compte rendu et le procès verbal

A. le compte rendu…………………………………………….17
B. Le procès verbal…………………………………………….18

VI. Acheminer les documents nécessaires à la tenue de la réunion…19

VII. Organiser les déplacements……………………………………..21

OFPPT/DRIF 2
Résumé de Théorie et
Préparation d’Activités
Guide de travaux pratique

MODULE :

Durée :30 H
40% : théorique
60% : pratique
OBJECTIF OPERATIONNEL DE PREMIER NIVEAU
DE COMPORTEMENT
COMPORTEMENT ATTENDU
Pour démontrer sa compétence, la stagiaire doit
Organiser et préparer des réunions et des missions d’affaires
Selon les conditions, les critères et les précisions qui suivent

CONDITIONS D’EVALUATION

• A l’aide d’ Un micro-ordinateur et d’une imprimante

• A l’aide de La messagerie électronique
• Avec Les outils de planification et d’organisation du temps
• Avec Le téléphone et les annuaires

CRITERES GENERAUX DE PERFORMANCE

• Utilisation judicieuse de moyens de communication

• Gestion efficace du temps
• Respect des règles d’utilisation de l’équipement et du matériel
informatique
• Respect de l’organisation du travail au sein du groupe

OFPPT/DRIF 3
Résumé de Théorie et
Préparation d’Activités
Guide de travaux pratique

OBJECTIF OPERATIONNEL DE PREMIER NIVEAU

DE COMPORTEMENT

PRECISIONS SUR LE CRITERES PARTICULIERS DE

COMPORTEMENT ATTENDU PERFORMANCE

A. . Prendre connaissance des - Interprétation juste des demandes

directives - Détermination juste des besoins

B. Vérifier la disponibilité des - Vérification des agendas des personnes

ressources participantes
- Vérification de la disponibilité de la salle de
réunion
- Vérification de la disponibilité du matériel
nécessaire à la réunion
- Détermination des besoins en
consommation (boissons ou autres) en
fonction du nombre de participants

C. Organiser son travail Détermination correcte des étapes de

préparation des réunions
Détermination de calendriers réalistes
pour :
L’ensemble des travaux à effectuer
L’application de la procédure de convocation
D. Produire les avis de convocation Production et disposition correcte de tous
et les documents les documents nécessaires :
d’accompagnement Avis de convocation
Les points inscrits à l’ordre du jour
Procès verbaux
Comptes rendus
Rapports, tableaux, résumés
Sans faute de frappe
Respect des règles d’orthographe d’usage
et grammaticale
Classification appropriée des documents
Maîtrise de l’utilisation d’applications
bureautiques (fonctions avancées du
traitement de texte et fonctions de
PowerPoint)

OFPPT/DRIF 4
Résumé de Théorie et
Préparation d’Activités
Guide de travaux pratique

E. Acheminer les documents Choix des moyens d’expédition appropriés

nécessaires à la tenue des Acheminement des documents appropriés
réunions Expédition des documents au moment
approprié
F. Organiser les déplacements Choix judicieux des moyens de transport
Application correcte des procédures de
réservation
Préparation correcte des itinéraires
Préparation correcte des demandes de
remboursement de frais

Disposition correcte de tout le matériel

G. Aménager les salles de réunion
nécessaire
Documents
moyens techniques
Organisation appropriée :
De l’accueil des participants
Des pauses
Des repas

OFPPT/DRIF 5
Résumé de Théorie et
Préparation d’Activités
Guide de travaux pratique

OBJECTIFS OPERATIONNELS DE SECOND NIVEAU

LE STAGIAIRE DOIT MAITRISER LES SAVOIRS, SAVOIR-FAIRE, SAVOIR-PERCEVOIR OU

SAVOIR-ETRE JUGES PREALABLES AUX APPRENTISSAGES DIRECTEMENT REQUIS POUR
L’ATTEINTE DE L’OBJECTIF DE PREMIER NIVEAU, TELS QUE :

Avant d’apprendre à vérifier la disponibilité des

ressources (B) :
1. Distinguer les moyens électroniques de gestion de temps
2. Distinguer les supports techniques pouvant servir pendant une réunion

Avant d’apprendre à organiser son travail (C) :

1. Classifier des activités en fonction de leur niveau de rendement et de leur échéance

Avant d’apprendre à produire les avis de

convocation et les documents d’accompagnement
(D) :

1. Distinguer les règles de disposition de documents d’affaires

2. Distinguer un avis de convocation d’un ordre du jour
3. Décrire l’effet des procédures d’assemblées délibérantes sur la disposition
des procès verbaux et des comptes rendus

Avant d’apprendre à acheminer les documents

nécessaires à la tenue des réunions (E) :

1. Se soucier de l’importance du respect des délais de convocation

OFPPT/DRIF 6
Résumé de Théorie et
Préparation d’Activités
Guide de travaux pratique

PRESENTATION DU MODULE

Les réunions et les assemblées se sont multipliées avec les

impératifs de la vie moderne. Que ce soit les grandes,
moyennes ou petites entreprises, personnes n’y échappe.

Outre les attributions de la secrétaire de direction, elle est

tenue d’organiser ou de participer à l’organisation de ces
événements.

Ce module s’articule autour de 7 axes :

- le chapitre 1 permettra de savoir comment interpréter les

directives ;

- le chapitre 2 permettra de vérifier la disponibilité des

ressources ;

- le chapitre 3 déterminera les étapes de préparation des

réunions ;

- le chapitre 4 permettra de produire les avis de convocation

et les documents d’accompagnement ;

- le chapitre 5 permettra de choisir les moyens d’expédition

appropriés pour les documents nécessaires à la tenue des
réunions ;

- le chapitre 6 traitera l’organisation des déplacements ;

OFPPT/DRIF 7
Résumé de Théorie et
Préparation d’Activités
Guide de travaux pratique

Module : Préparation d’Activités

RESUME THEORIQUE

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Résumé de Théorie et
Préparation d’Activités
Guide de travaux pratique

I- PRENDRE CONNAISSANCE DES DIRECTIVES

A- INTRODUCTION

Améliorer la qualité de la communication est une priorité pour les

entreprises et les occasions sont de plus en plus nombreuses. Elles
peuvent prendre des formes très différentes : réunion de service, de
direction, petit déjeuner ou déjeuner de travail, formation, séminaire,
congrès, salon, réception, dîner au restaurant, etc…

Le succès d’une réunion dépend évidemment de la qualité des

intervenants et des animateurs, mais également de la bonne
préparation qui doit pouvoir permettre de faire face aux imprévus et aux
éventuels contre-temps.

La secrétaire est souvent chargée du deuxième volet, à savoir de

l’organisation de la réunion avec tous les aspects pratiques et matériels.

Quel que soit le type de réunion que vous devez organiser, il faut
s’attaquer aux impératifs suivants :

• Trouver la salle de réunion ;

• Convoquer les participants ;
• Assurer un suivi matériel et pratique.

L’organisation d’une réunion est plus ou moins délicate et regroupe un

certain nombre d’aspects selon l’envergure de la réunion et le nombre
des participants. On n’organise pas de la même façon une réception de
100 personnes et une réunion périodique de service.

B- INTERPRETATION DES DIRECTIVES

Pour qu’une réunion soit réussie, il faut impérativement suivre certaines

règles et organiser la préparation en suivant certaines étapes.

Avant de vous lancer dans la tâche qui vous est confiée, il faut
absolument prévoir une réunion avec le responsable de l’opération de
façon à pouvoir déterminer le type de réunion ainsi que le budget prévu.

OFPPT/DRIF 9
Résumé de Théorie et
Préparation d’Activités
Guide de travaux pratique

Il faut également être en mesure, à la fin de cette entrevue, ou après

lecture et interprétation correcte des directives reçues, de pouvoir
répondre à certaines questions :

• De quoi s’agit-il ? (avis de convocation)

• Qui est concerné par cette convocation ?
• Quand la rencontre aura-t-elle lieu ?
• Où se déroule-t-elle ?
• Pourquoi ? (pour quel genre de réunion ?)

C- TYPES DE RENCONTRES

Assemblée Se définit comme un rassemblement d’un plus

générale grand nombre de personne dans un même lieu, qui
ne partagent pas nécessairement les mêmes idées

Comité Est un regroupement de personnes habituellement

désignées par une assemblée. Son rôle est de
procéder à l’étude de certaines questions, à leur
consacrer une attention spéciale pour ensuite
présenter des recommandations. Il existe deux
sortes de comités : le comité spécial et le comité
permanent.

Comité spécial Est crée pour l’étude d’un sujet particulier , d’une
question spéciale. Il cesse d’exister une fois son
mandat accompli, lors de la remise de son rapport.

Comité Est formé d’un groupe de personnes qui se

permanent réunissent selon les besoins. Il a pour mandat
d’étudier les différentes questions qui lui sont
confiées et d’en faire rapport. Il est nommé pour
toute la durée d’une session ou pour aussi
longtemps que se maintiennent les pouvoirs de
l’assemblée

Réunion Se définit comme un rassemblement dans un

même lieu de plusieurs personnes qui ont des
objectifs communs, un but déterminé.

Réunion du C’est la réunion de travail type pour communiquer,

OFPPT/DRIF 10
Résumé de Théorie et
Préparation d’Activités
Guide de travaux pratique

conseil prévoir, prendre des décisions. Elles peuvent être

d’administration classées en genres plus ou moins définis, en
fonction de l’objectif recherché.

Réunion Ce type de réunion a habituellement lieu à une date

ordinaire fixe, une fois par semaine ou une fois par mois. On
traite des sujets courants et des décisions sont
prises dans le cadre du fonctionnement de
l’entreprise. Il y a généralement un suivi entre ces
réunions.

Réunion Ce type de rencontre a lieu lorsqu’une question est

extraordinaire jugée trop urgente ou importante pour attendre la
tenue d’une réunion régulière. Habituellement, un
seul sujet est inscrit à l’ordre du jour. Puisqu’il s’agit
d’une réunion extraordinaire, aucun point ne peut
être ajouté ni enlevé après l’envoi de l’ordre du jour.

Le séminaire Se définit comme un petit nombre de personnes

réunies pour étudier une ou certaines questions
précises sous la direction d’un animateur.

La journée Est un temps consacré à l’étude de un ou de

d’étude plusieurs sujets pendant la journée.

Le colloque Est une réunion organisée entre spécialistes de

questions religieuses, scientifiques, politiques ou
autres.

Le symposium Est une réunion ou un congrès de spécialistes sur

un thème particulier.

Le congrès Est une réunion de personnes qui délibèrent sur

des recherches, des études communies ou des
intérêts communs en différents domaines.

Conférences Ayant pour outil le téléphone, la télévision et les

électronique technologies informatiques, elle s’appuie sur de
nouvelles techniques de réunion.

Téléconférence Permet de tenir une réunion sur le champ, il suffit

d’avoir un téléphone sous la main. Elle se définit
comme une réunion téléphonique d’au moins 3
personnes situées dans des endroits différents.

OFPPT/DRIF 11
Résumé de Théorie et
Préparation d’Activités
Guide de travaux pratique

Vidéoconférence Est une nouvelle dimension des

télécommunications. C’est la présence visuelle qui
s’ajoute à la présence sonore. Cette formule vous
permet de voir et d’entendre tous les
correspondants où qu’ils se trouvent, comme s’ils
vous faisaient face. De plus, les équipements de
vidéoconférence vous permettent d’utiliser une
vaste gamme d’outils de présentation visuelle tels
que graphiques, tableaux et diapositives. Le service
de vidéoconférence automatique est disponible
dans des salles réservées à cette fin.

Quorum Est le nombre de membres requis pour que la

réunion ou l’assemblée puisse valablement
délibérer. Si les statuts ou règlements ne
définissent pas le quorum requis, il est
habituellement reconnu que la majorité suffit. Faute
de quorum, l’assemblée ne peut se réunir. La
secrétaire est ordinairement chargée d’en faire le
constat.

Décorum Se définit comme l’ensemble des bienséances, des

convenances en usage dans une bonne société. Le
mot décorum est synonyme de protocole.

II- VERIFIER LA DISPONIBILITES DES RESSOURCES

Le choix d’une date de réunion se fait en tenant compte de plusieurs

éléments. Il faudra prendre le temps nécessaire à la préparation de la
réunion et de la disponibilité :

- de l’organisateur ;
- des personnes participantes ;
- de la salle de réunions ;
- des équipements.

A- DISPONIBILITE DES RESSOURCES HUMAINES

Certaines réunions sont programmées de manière périodique, par

exemple chaque dernier jeudi du mois, ou le lundi à 8 heures. Les

OFPPT/DRIF 12
Résumé de Théorie et
Préparation d’Activités
Guide de travaux pratique

différents participants sont présents lors de l’organisation où s’adaptent

à cet horaire précis.

Pour les réunions occasionnelles, la plupart du temps la date est fixée

par l’organisateur de la réunion, suffisamment à l’avance de façon à
satisfaire le plus possible de participants. Mais parfois, lorsque la
présence de certaines personnes est indispensable, les choses se
corsent et il y a un va-et-vient de coups de fil innombrables pour
parvenir à fixer une date et une heure qui conviennent à tous. C’est le
travail qui incombe à la secrétaire. Il faut établir une ou deux plages
horaire où les participants sont tous disponibles, de façon à pouvoir
proposer une ou deux solutions à l’organisateur. C’est lui qui tranchera.

B- DISPONIBILITE DES RESSOURCES PHYSQUES ET

MATERIELLES

Salle de réunion :

Lorsque la réunion a lieu dans les locaux de l’entreprise, il faut s’assurer

de la disponibilité d’une salle, sinon, en fonction de l’envergure de la
réunion et du niveau des participants, il faudra chercher une salle à
l’extérieur ou reporter la date de la réunion. Parfois, il peut être plus
simple de louer une salle à l’extérieur. Pour vous aider dans ce choix, il
est nécessaire de prendre en compte plusieurs éléments :

- votre budget ;
- le nombre de participants ;
- le lieu : distance par rapport au siège, à l’aéroport ;
- le ton donné à la réunion et le prestige ;
- le matériel fourni : vidéo, projecteur, etc…

Si vos recherches vous oriente vers une salle que vous n’avez pas
l’habitude de louer, n’hésitez pas à visiter les locaux, de façon à vous
assurer que la salle convient au type de réunion ; vérifiez la taille : n’est-
elle pas trop petite par rapport au nombre de sièges, le matériel fourni
en fonction de vos besoins, l’éclairage, le confort…

Pensez à la disponibilité de votre salle, comment vous allez installer les

tables, les sièges, en U, en demi-cercle, par petites tables, par rangs
face à la tribune, etc. Pensez aux plantes vertes (celles-ci pouvant

OFPPT/DRIF 13
Résumé de Théorie et
Préparation d’Activités
Guide de travaux pratique

servir à masquer le matériel, à diviser la pièce si elle est trop grande).

Pensez au bouteilles d’eau sur les tables, etc.

Équipements :

Précisez les appareils qui seront utilisés lors de la réunion, ainsi que la
préparation d’une chemise contenant les documents pour chaque
participant, copie de l’ordre du jour et des feuilles blanches etc.

Restauration :

Si un repas est prévu, visitez la salle du restaurant, et décidez d’un

commun accord avec le restaurateur de la formule de déjeuner, en
privilégiant, si le programme est chargé, une formule rapide.

Établissez un menu qui tiendra compte du budget, des goût de votre

patron et de la personnalité des personnes importantes de la
manifestation (si vous les connaissez). Dans le cas contraire, efforcez-
vous de restez classique, sans tomber dans le commun.

L’hôtel :

Il peut être nécessaire de réserver des chambres s’il s’agit d’un stage
résidentiel ou si vous devez héberger des personnes qui résident loin.
Prenez-vous-y à l’avance, n’oubliez pas de prévenir les personnes
concernées des dispositions qui ont été prises et surtout confirmer les
réservations prises. Faites-vous préciser aux participants qui devront
prendre en charge le coût de l’hébergement.

III- PRODUIRE LES AVIS DE CONVOCATIONS ET LES

DOCUMENTS D’ACCOMPAGNEMENT

A- L’AVIS DE CONVOCATION

Il fait partie de l’organisation d’une réunion. Il peut prendre la forme

d’une lettre, ou d’une note. Il exige la même qualité de rédaction que la
correspondance externe.

Établissez la liste des participants et soumettez-la à l’organisateur.

Faites imprimer les avis de convocations ou les cartes d’invitation, de

OFPPT/DRIF 14
Résumé de Théorie et
Préparation d’Activités
Guide de travaux pratique

façon à les envoyer suffisamment à l’avance, pour s’assurer de la

présence des invités et recevoir leur réponse assez tôt.

N’omettez aucun détail important : le but de la réunion, le lieu et la date,

les noms des participants, les intervenants. Joignez-y le programme de
la manifestation, un plan d’accès, les possibilités de parking ainsi que
tout détail pratique.

Si vous envoyez des invitations en grand nombre, prévoyez une partie

détachable pour inciter les personnes invitées à vous répondre : vous
pourrez plus facilement comptabiliser les personnes qui seront
présentes à la réunion.

Notons que les manifestations de grande envergure sont la plupart du

temps organisées par le service communication ou par le service des
relations publiques. Toutefois la secrétaire aura à toucher, si ce n’est à
toutes les facettes de cette organisation, du moins à quelques-unes
d’entre elles.

B- L’ORDRE DU JOUR

C’est le deuxième document transmis aux personnes convoquées. Il

s’agit du programme ou de la marche à suivre de la réunion suivant un
ordre donné.

L’ordre du jour garantit que toute les questions seront examinées et la

réunion progressera de point en point pour éviter les pertes de temps et
obtenir finalement un résultat.

Selon sa longueur, l’ordre du jour peut faire partie de l’avis de

convocation s’il se présente sous forme de note de service, mais non
sous forme de lettre.

Selon le code Morin, l’ordre du jour comprend les sujets suivants et

dans l’ordre indique :

1- L’ouverture de la séance ;
2- Élection d’un président et d’un secrétaire de séance ;
3- Lecture et adoption de l’ordre du jour ;
4- Lecture et approbation du procès-verbal de la réunion précédente;
5- Débats ;
6- Questions ouvertes ;

OFPPT/DRIF 15
Résumé de Théorie et
Préparation d’Activités
Guide de travaux pratique

7- Clôture de la séance.

C- ETABLIR LE PROGRAMME

Réunissez-vous avec l’organisateur de façon à établir le programme

précis de la manifestation et à ne pas créer des interférences entre les
différents intervenants. Ce programme sera à envoyer en même temps
que les invitations lors de manifestations importantes, sinon, il pourra
être remis aux participants le jour même de la réunion.

Exemple d’une journée de séminaire :

HORAIRE SALLE 1 SALLE 2

8 H 30 Petit déjeuner
Mot du Président

10 H 30 « présentation de la nouvelle
gamme » M. RAFIA

12 H 30 Déjeuner

14 H Intervention de Mme ALAOUI « Débat et table ronde »

« Ateliers et simulation, face MM. AZIZ et TOUFIKI
à la concurrence »

16 H 30 Intervention de Mme FARAJ « De quoi sera fait

« Nos produits et l’écologie » demain? » M. TOUZI

19 H Clôture de la journée par M.

REDOUANE

IV- ORGANISER LE TRAVAIL

Quelques jours avant :

A l’aide de votre précieuse liste, vérifiez qu’aucun point n’a été omis,
préparez les badges et les dossiers des participants.

Vérifiez que les tâches des différents responsables ont bien été
exécutées.

OFPPT/DRIF 16
Résumé de Théorie et
Préparation d’Activités
Guide de travaux pratique

La veille ou le jour même :

Selon l’ampleur de la réunion, jetez un dernier coup d’œil à la salle de

réunion et disposez les dossiers des participants à leur place.

Le jour même :

Arrivez avant les autres de façon à tout vérifier et à être là pour régler
les derniers détails ou à accueillir les participants (si aucune hôtesse
n’est prévue). Si besoin, faites les présentations et distribuez les
badges à l’accueil.

Faites signer une feuille d’émargement qui facilitera la tâche pour la

rédaction du compte rendu.

Si vous êtes chargée de rédiger le compte rendu, installez-vous

confortablement, sinon, veillez à la bonne marche de la réunion, en
faisant par exemple respecter le timing à chaque intervenant ; occupez-
vous de la distribution du café, etc.

V- PRODUCTION DU COMPTE RENDU ET DU PROCES

VERBAL

A- LE COMPTE RENDU DE REUNION

A L’issue d’une réunion, la rédaction d’un compte rendu, qui sera

adressé à chacun des participants, est très fréquente en situation
professionnelle. Rédigé par un secrétaire de séance, le compte rendu
rappelle aux participants le déroulement des échanges et les
éventuelles décisions prises.

1- Le secrétaire de séance :

Il est choisi en début de réunion. Ce peut être une personne ne prenant

pas part aux débats, invitée pour assurer le secrétariat. Ce peut être un
des participants qui se désigne pour assurer cette tâche. Ce ne peut
être l’animateur, qui a déjà la charge de réguler les débats.

Le secrétaire de séance prend des notes, qui lui permettront de rédiger

le compte rendu. Il note le contenu des débats et les réactions des

OFPPT/DRIF 17
Résumé de Théorie et
Préparation d’Activités
Guide de travaux pratique

participants. Dès la fin de la réunion, il rédige le compte rendu qu’il

adressera ensuite à chacun des participants.

Il doit avoir une grande capacité d’écoute, un bon esprit de synthèse et

être capable de dissocier rapidement l’essentiel de l’accessoire,
l’opinion du fait. Et surtout, il doit être objectif, et ne pas imposer sa
propre vision des faits.

2- Le compte rendu

Le compte rendu est un exposé sommaire reprenant le contenu et le

déroulement d’une réunion, établi immédiatement après celle-ci. Il
n’interprète pas les faits, ne propose aucune autre solution que celle
évoquées lors de la réunion.

Il présente les points abordés dans l’ordre chronologique du

déroulement de la réunion.

Le compte rendu est établi à partir de la prise de notes, des documents

distribués lors de la réunion, de la mémoire de secrétaire. Il arrive
quelquefois que les débats soient enregistrés à l’aide d’un
magnétophone ou d’une caméra vidéo.

Le compte rendu doit :

- reprendre l’objectif de la réunion ;

- préciser le jour, l’heure, l’identité des personnes
présentes ;
- indiquer les problèmes abordés lors de la réunion ;
- reprendre pour chacun des problèmes abordés : les
éléments de la discussion, les propositions faites, les
décisions prises, les problèmes laissés en suspens.

B- LE PROCES-VERBAL

Lorsque des échanges s’effectuent entre les membres d’un comité, d’un
conseil ou d’une association, les délibérations qui ont lieu au cours de la
rencontre doivent être consignées. Le Procès-verbal devient le
document écrit et formel des débats. Document authentique, il relate
avec précision et fidélité les discussions qui ont eu lieu lors de la
rencontre.

OFPPT/DRIF 18
Résumé de Théorie et
Préparation d’Activités
Guide de travaux pratique

Trois éléments du discours attestent de l’authenticité de P.V :

- le titre précise le genre de rencontre, identifie

l’association, indique le lieu, la date et l’heure de la
rencontre ;
- les propositions font état des débats qui ont lieu au
cours de la réunion ou de l’assemblée ;
- les signatures du Président et du Secrétaire de
séance.

Le PV suivra le nouvel ordre adopté par l’assemblée, s’il y a eu des

modifications apportées lors de l’adoption de l’ordre du jour.

Une résolution, c’est-à-dire une proposition adoptée, doit être écrite

intégralement et signaler le nom de la personne qui propose et celle qui
appuie.

VI- ACHEMINER LES DOCUMENTS NECESSAIRES A

LA TENUE DES REUNIONS

Pour permettre aux participants de se préparer à la tenue d’une

réunion, vous devez faire parvenir les documents de convocation au
moment opportun.

Pièces devront être transmises dans cet ordre :

• L’avis de convocation
• L’ordre du jour
• Le procès verbal de la réunion précédente
• Les documents relatifs aux points à l’ordre du jour

Choix des moyens d’expédition

Planification de la transmission des documents

Permet de vérifier si tous les documents ont été expédier et à quelle

date.

Formulaire de planification

Vous pouvez inscrire l’avis de convocation et le projet de l’ordre du jour.

OFPPT/DRIF 19
Résumé de Théorie et
Préparation d’Activités
Guide de travaux pratique

Titre du document Sujet à l’ordre du jour Date de transmission

1. Le courrier interne

Le courrier interne vous parvient d’un bureau régional ou d’un service

de votre entreprise. L’acheminement du courrier au sein de l’entreprise
s’effectue le plus fréquemment de façon traditionnelle. Dans de cas,
selon la taille de l’entreprise, différents moyens peuvent être utilisés.

Mode d’acheminement traditionnel

1. L’expéditeur et l’expéditrice peut remettre le courrier au

destinataire ou le faire transmettre par une autre personne

2. Le messager peut cueillir et distribuer le courrier dans les différents

services, départements ou bureaux.

3. Le courrier peut également être acheminé à l’aide de moyens

techniques tels que le tapis roulant, le tube dirigé dans des
réseaux au moyen d’air comprimé, le monte-charge…

Mode d’acheminement électronique

• Télex
• Messagerie électronique
• Télécopieur
• Modem

2. Le courrier externe

Mode d’acheminement traditionnel

- par voie postale ;

- services privés de messagerie ;

Mode d’acheminement électronique

• Télex
• Messagerie électronique
• Télécopieur

OFPPT/DRIF 20
Résumé de Théorie et
Préparation d’Activités
Guide de travaux pratique

VII- ORGANISER LES DEPLACEMENTS

Nombreux sont les cadres qui sont obligés de se déplacer pour affaires.
Que cela soit à l’étranger ou au même pays. La secrétaire a alors pour
rôle d’organiser le voyage dans ses moindre détails de façon à
décharger son patron des aspects pratiques.

Si votre patron se déplace fréquemment, vous avez alors peut-être

intérêt à passer un accord avec une agence de voyage proche de
l’entreprise, en lui expliquant ce que vous attendez d’elle et quelles sont
les préférences et les habitudes de votre patron.

Vous pouvez demander à ladite agence un relevé de compte mensuel et

même négocier les prix.

Pour savoir exactement quelles sont les attentes de votre patron, il est
nécessaire d’avoir une petite réunion avec lui pour savoir dans quelles
catégories d’hôtel il faut réserver, en quelle classe son voyage se fera,
etc.

Pour organiser le déplacement, plusieurs actions sont

nécessaires :

 Prendre les rendez-vous : contactez les personnes qu’il doit

rencontrer et prévoyez les plages horaires de façon à tout regrouper
pour que le voyage ne s’allonge pas plus que nécessaire. Toutefois,
soyez relativement souple et tenez compte de retards éventuels et de
décalages horaires de façon que tout se passe sans énervement.
 Ensuite, il faut faire les réservations en choisissant les moyens de
transport (train, avion ou voiture de service) et les étapes éventuelles
et en proposant plus de possibilités d’horaires. Attachez-vous non
seulement à vérifier les catégories d’hôtel, mais leur proximité par
rapport aux lieux de rendez-vous.
 Vous soumettez votre proposition à votre patron et ne réserver
qu’après son accord.
 Si le voyage est relativement long et comporte plusieurs rendez-vous
et de nombreux jours, il est très important de remettre à votre
supérieur un planning qui reprend les différents éléments du
déplacement avec les horaires, les noms des personnes à rencontrer,
les adresses, les références des hôtels, etc. Gardez-en un double, de
façon à pouvoir le joindre en cas de besoin ou d’urgence.

OFPPT/DRIF 21
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Préparation d’Activités
Guide de travaux pratique

 Si votre patron se déplace pour la première fois dans un pays

étranger, il appréciera le fait que vous joigniez quelques détails
touristiques, vestimentaires, météorologiques, les durées des
voyages, etc.
 Vous devez également préparer les dossiers et les documents (le
plan de voyage, une copie de la fiche de voyage, billets classés,
télex de confirmation des réservations d’hôtel, papiers officiels,
quelques monnaies locales ou chèques de voyage et
documentation sur le pays) dont votre patron aura besoin au cours
de son déplacement et les lui remettre en même temps que ses titres
de voyage.
 Il peut avoir besoin de renseignements économiques sur le pays
visité, adressez-vous pour cela aux Chambres de commerce.
 Pensez aux moyens de paiement et aux cartes de crédit les plus
utilisées dans le pays, travellers, chèques, monnaies étrangères.
 Renseignez-vous pour savoir si votre entreprise pratique la formule
de la carte crédit société ou s’il devra faire lui-même l’avance des
fonds et présenter des notes de frais.
 Certains pays exigent des formalités particulières pour se rendre chez
eux : vous devrez vous en occuper. Pour connaître quelles sont les
exigences de chacun, adressez-vous aux consulats, aux chambres de
commerces, aux ambassades et maisons de tourisme…
 Vérifiez entre autres la carte d’identité, le passeport et sa validité, la
nécessité d’un visa, les vaccinations, le permis international, la carte
verte…

Avant le départ du patron :

Avant de le laisser partir, vous demandez ce qu’il souhaite qu’elle fasse

particulièrement pendant son absence, ce qu’il faudra lui communiquer
et s’il désire qu’elle lui téléphone et à quelle heure. Vous préparez les
différents moyens que vous avez pour le joindre, réglez ensemble les
questions urgentes qui ne peuvent attendre son retour, définissez vos
pouvoirs et ses éventuels remplaçants.

Apprenez à être autonome et à gérer par vous même certains dossiers

de façon à ne pas l’attendre de pied ferme à son retour et à ne pas le
submerger de dossiers et de rendez-vous. Laissez-lui, dans la mesure
du possible, une journée de répit et pensez au décalage horaire.

Si vous devez voyager :

OFPPT/DRIF 22
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Préparation d’Activités
Guide de travaux pratique

Certains patrons ont l’habitude de demander à leur secrétaire d’effectuer

des voyages pour régler quelques affaires, lorsque cela est de leur
ressort. Il peut arriver également que la secrétaire soit obligée de se
déplacer pour suivre une formation, ou assister à un séminaire dans le
but de faire un compte rendu à son patron. Quel que soit le cas de
figure, vous devez organiser votre voyage de façon cohérente et logique
pour ne pas perdre de temps (et de l’argent).

Si vous devez vous déplacer dans le cadre de votre vie professionnelle,

dites-vous bien que cela pose certes quelques contraintes, mais que
l’enrichissement personnel et professionnel qui en résulte n’est pas
négligeable.

Si vous accompagnez votre patron :

Vous pouvez, à la demande de votre patron, être amenée à le suivre
dans ses déplacements professionnels. Sachez alors faire preuve de
discrétion et de professionnalisme et ne vous attendez pas à passer tous
vos moments libres avec lui. Prévoyez de prendre vos repas de votre
côté, sauf s’il vous invite à partager son déjeuner ou son dîner. Et
sachez vous retirer lorsque les horaires de travail sont terminés. Vous
êtes là pour des raisons professionnelles et chacun doit rester à « sa
place ».

Au retour de votre patron :

 Reclasser les pièces du dossier qu’il a emporté,
 Classer la documentation qu’il apporte,
 Etablir, sur demande, toute la correspondance résultant du voyage,
 Lui soumettre tout ce qu’elle a fait en son absence, sous la forme de
comptes rendus,
 Lui demander les noms des hôtels qui l’ont satisfait et, en particulier,
les numéros des chambres, Noter ces renseignements en vue d’un
voyage ultérieur.
 Présenter les pièces justificatives au service comptabilité (factures,
billet, etc.).

OFPPT/DRIF 23
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Préparation d’Activités
Guide de travaux pratique

Module : PREPARATION D’ACTIVITES

GUIDE DES TRAVAUX PRATIQUES

OFPPT/DRIF 24
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Préparation d’Activités
Guide de travaux pratique

I. TP 1 : Interprétation des directives manuscrites

I.1. Objectif(s) visé(s) :

- Etre capable d’interpréter des directives
- Trouver les éléments importants dans une directive manuscrite

I.2. Durée du TP : 20 mn

I.3. Description du TP :

Vous travaillez au Service des Ressources humains de l’entreprise La

Québécoise, compagnie d’assurances. A partir de la note de service
suivante, vous devez répondre aux questions qui vous permettront
d’interpréter les directives.

NOTE DE SERVICE

Destinataire : La secrétaire
Expéditeur : M. TALBI, Directeur
Date : le 02 Janvier 2007
Objet : Avis de convocation

Veillez rédiger l’avis de convocation pour la prochaine réunion

mensuelle du conseil d’administration, qui aura lieu le 22 Janvier 2007,
à 16 heures, dans la salle des conférences.

La présence de tous les membres est obligatoire. Il y sera question de

la préparation du prochain colloque.

Les points suivants seront discutés :

Date et lieu du colloque ;

Choix du thème ;
Budget alloué ;
Partage des tâches.

Veuillez joindre le procès-verbal de la dernière réunion.

OFPPT/DRIF 25
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Préparation d’Activités
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I.4. Déroulement du TP

Faites d’abord la lecture complète des diverses étapes de cet exercice.

Répondez aux question suivantes.

1. Qui est concerné par cet avis ?

2. Où se déroule cette réunion ?
3. Quand cette rencontre aura-t-elle lieu ?
4. Pour quel genre de réunion cette convocation est-elle envoyée ?
5. Nommez les points qui seront discutés lors de cette rencontre.
6. Quel document devra être joint à l’avis de convocation ?

OFPPT/DRIF 26
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II. TP 2 : Interprétation des directives verbales

II.1. Objectif(s) visé(s) :
- Etre capable d’interpréter des directives verbales
-

II.2. Durée du TP: 20 mn

II.3. Description du TP :

Vous êtes secrétaire de Mme AOUATIF, directrice des ressources

humaines chez FIL D’ART. Nous sommes le 19 Janvier 2007. Avant de
s’absenter, elle vous laisse quelques directives verbales.

Directives verbales :

Veuillez convoquer les membres du conseil d’administration à une

réunion extraordinaire qui se tiendra le 23 janvier 2007, à 9 h 30. La salle
des conférences.

Le motif de cette réunion sera l’élection d’un nouveau président. La

présence de tous les membres est obligatoire.

II.4. Déroulement du TP

1. Faites d’abord la lecture complète des diverses étapes de cet

exercice.
2. Ecoutez attentivement le message.
3. Répondez aux questions qui vous permettront d’interpréter les
directives.

a) Qui ?
b) Quoi ?
c) Quand ?
d) Où ?
e) Pourquoi ?
f) Quel sera le sujet à l’ordre du jour ?

OFPPT/DRIF 27
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III. TP 3 : L’organisation d’une réunion

III.1. Objectif(s) visé(s) :
- Etre capable de préparer et d’organiser une réunion d’ordre
professionnelle

III.2. Durée du TP:

2H

III.3. Description du TP :

Votre supérieur, M. REDOUANE LATIFI, Directeur Général de la

compagnie Fournitures LATIFI vous avise, le 5 janvier, qu’une réunion
du conseil d’administration de l’association des Marchands de Toubkal,
dont il est le Président, aura lieu le 15 Janvier de 14h à 16h.

Il vous demande de réserver une salle de réunion située à l’édifice de

l’association des marchands de Toubkal, 14 rue Al Mouahidine Rabat.
Mme ROTIBI est responsable de la réservation des locaux. Cette salle
doit contenir environ 14 personnes et doit pouvoir mettre à leur
disposition tout l’équipement nécessaire pour la tenue de cette réunion.

Il vous cite les sujets à l’ordre du jour :

- Rapport du trésorier ;
- Rapport du secrétaire de l’association ;
- Publicité des fêtes de Achoura ;
- Questions diverses ;
- Prochaine réunion.

Il vous remet la liste de tous les membres qui devront assister à cette
réunion.

III.4. Déroulement du TP

- Faites d’abord la lecture complète des diverses étapes de cet

exercice.
- Répondez aux questions qui vous permettront d’interpréter les
directives.

OFPPT/DRIF 28
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Préparation d’Activités
Guide de travaux pratique

Qui ?
Quoi ?
Quand ?
Où ?
Pourquoi ?
Quel sera le sujet à l’ordre du jour ?

- Constituez un dossier nommé « organisation de réunion » où vous

mettrez les documents suivants :

o Un formulaire convocation qui précise la date, l’heure, le lieu,

l’objet de la réunion et le nom des participants ;

o Un formulaire organisation de réunion récapitulant les

circonstances de la réunion, l’équipement nécessaire à la tenue de
cette réunion, restauration, etc…

o Un formulaire de planification des tâches à exécuter avec

échéance.

OFPPT/DRIF 29
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IV. TP 4 : Rédaction de l’avis de convocation et de l’ordre du jour

III.1. Objectif(s) visé(s) :
- Etre capable de rédiger et de présenter l’avis de convocation et
l’ordre du jour

III.2. Durée du TP:

1H

III.3. Description du TP :

Votre supérieur, M. REDOUANE LATIFI, Directeur Général de la

compagnie Fournitures LATIFI vous avise, le 5 janvier, qu’une réunion
du conseil d’administration de l’association des Marchands de Toubkal,
dont il est le Président, aura lieu le 15 Janvier de 14h à 16h.

Il vous demande de réserver une salle de réunion située à l’édifice de

l’association des marchands de Toubkal, 14 rue Al Mouahidine Rabat.
Mme ROTIBI est responsable de la réservation des locaux. Cette salle
doit contenir environ 14 personnes et doit pouvoir mettre à leur
disposition tout l’équipement nécessaire pour la tenue de cette réunion.

Il vous cite les sujets à l’ordre du jour :

- Rapport du trésorier ;
- Rapport du secrétaire de l’association ;
- Publicité des fêtes de Achoura ;
- Questions diverses ;
- Prochaine réunion.

Il vous remet la liste de tous les membres qui devront assister à cette
réunion.

III.4. Déroulement du TP

- Rédiger l’avis de convocation ;

- Rédiger l’ordre du jour qui sera joint à cet avis.

OFPPT/DRIF 30
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V. TP 5: Rédaction du compte rendu de réunion

III.1. Objectif(s) visé(s) :
- Etre capable de rédiger et de présenter le compte rendu de la réunion

III.2. Durée du TP:

1H

III.3. Description du TP :

Vous passez un stage de pré-embauche dans le comptoir Métallurgique

marocain en tant que secrétaire de Direction.

Monsieur Rais, Directeur Général de cette entreprise, s’est réuni le 19

janvier 2007 à 14h à la salle de réunion de la Direction Générale, avec
les responsables des différents départements :

- BRAHIM HAMSA, Département Administratif ;

- Mouna YACCOUBI, Département Comptabilité ;
- Ahmed IDRISSI, Département Commercial ;
- Keltoum CHAHRAOUI, cellule de Gestion ;
- Karim RAMI, Délégué Syndical.

L’ordre du jour était sur les congés annuels de l’année 2007.

Monsieur HAMZA était ce jour là « rapporteur » mais il est actuellement

débordé. Il vous communique les notes prises lors de cette réunion et
vous demande de rédiger le compte rendu de cette réunion.

Notes prises lors de la réunion :

Ordre du jour : dates congés annuel 2007

Présents : tout le monde sauf Mme YACCOBI + M. IDRISSI (excusés)

Début de la réunion : 14h sous présidence M. RAIS qui présente

excuses de Mme YACCOBI + M. IDRISSI puis parole à Mme
CHAHRAOUI.

OFPPT/DRIF 31
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Préparation d’Activités
Guide de travaux pratique

Mme CHAHRAOUI : invite tt le personnel à relire textes concernant

congés affichés s/tableaux d’info. des divers départements.

M. HAMZA : a vérifié date d’embauche dernières recrues ts les

salariés st ds l’Ese depuis + d’1 an droit à 4 semaines.

M. RAMI : tt le personnel satisfait dates de l’an passé et aucune dde

particulière.

M. HAMZA : règles prises de congé l’an passé

Congé principal 21 jours en 1 seule fois

4ème semaine en hiver/printemps mis juillet – mis août

M. RAMI avez-vous reçu des ddes particulières pr 4ème semaine ?

M. RAMI : personnel propose 4ème semaine accordée au choix

janvier ou avril en fonction des vacances scolaires.

- tout le monde est d’accord.

- M. RAIS : merci pr coopération efficace + affichage du C R de la
réunion diffusion décision prise
- Fin de la séance : 15 h.

OFPPT/DRIF 32
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Guide de travaux pratique

VI. TP 6: Organisation des déplacements

III.1. Objectif(s) visé(s) :
- Etre capable d’organiser les déplacements

III.2. Durée du TP:

2H

III.3. Description du TP :

M. HAKAM a décidé de se rendre la semaine prochaine en France en

vue d’une prospection de la clientèle française. Il compte aller à Paris,
afin de rencontrer M. LE MERSIER dont il a eu les coordonnées par un
ami.

Il vous a chargé d’organiser son voyage.

- Contactez différentes agences de voyage pour faire la

réservation ;

- Faites une réservation par fax auprès d’un hôtel de Paris, ainsi
qu’auprès d’une agence de location de voiture à l’aéroport
Charles de Gaule pour qu’il ait une voiture à sa disposition à
son arrivée ;

- Etablissez une feuille de route (l’itinéraire de voyage) qui

regroupera tous les éléments concernant le voyage : horaire de
départ et d’arrivée, hébergement, restauration…

OFPPT/DRIF 33
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Préparation d’Activités
Guide de travaux pratique

Liste des références bibliographiques.

Ouvrage Auteur Edition

NB : Outre les ouvrages, la liste peut comporter toutes autres ressources

jugées utiles (Sites Internet, Catalogues constructeurs, Cassettes, CD,…)

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