Édition 2020

LA COM’ D’ENTREPRISE
LA COMMUNICATION
ÉVÉNEMENTIELLE
 SOMMAIRE

Introduction 3
La communication événementielle 4
Organiser son événement 7
Communiquer sur son événement 10
À retenir 14

2 Guide Communication n°3 : la communication événementielle - 2020

INTRODUCTION

ORSYS continue d’explorer les métiers et les spécificités des

techniques de communication en abordant cette fois-ci le thème de
la communication événementielle. Segment de communication à part
entière, l’organisation et la création d’événements sont un véritable
levier de communication pour les entreprises. L’événementiel est une
partie complexe du domaine de la communication qui nécessite à lui
seul autant de métiers et de compétences que les autres axes de
communication.
C’est pourquoi ORSYS a choisi d’élaborer son troisième guide de la
communication autour de la communication événementielle et de
ses facettes qui répondent à des codes et à des fonctionnalités bien
précises.

Pour qui ?
Tous les professionnels de la communication, les directions, les décideurs en
matière de stratégie d’image…

Guide Communication n°3 : la communication événementielle - 2020 3

 La communication événementielle

1. Parlons communication, parlons événement

La communication événementielle combine deux concepts différents : la communication et la création
d’événement. La particularité de la communication événementielle réside dans sa difficulté à mêler
marketing et communication. Car il va de soi que l’événement, s’il n’est pas organisé directement pour
vendre, est au moins créé dans un but de valorisation de l’image et/ou de valorisation de l’entreprise.
Toutefois, la valeur ajoutée de l’événement, c’est son caractère ponctuel et donc spécial. C’est aussi et
surtout l’occasion de transmettre un message spécifique d’une manière originale et marquante, voire
percutante en créant un véritable espace d’échange entre les individus.
L’événementiel peut être interne ou externe et avoir un caractère sportif, politique, culturel, festif…
L’éventail des possibilités et des domaines est large. C’est ce qui fait une partie de son intérêt : il se décline
pour tous et par tous. Il permet de jouer sur le pluri-sensoriel et sur les émotions : la convivialité, la surprise,
l’émerveillement, le goût, la vue... Autant de leviers qui, s’ils sont bien dosés, permettent la séduction des
invités.
Enfin, le dernier principe de base de la communication événementielle, c’est qu’elle se base sur une pluralité
de canaux médiatiques. Toute couverture médiatique ne sert qu’à sa promotion. L’événement en lui-même
devient donc un canal de communication qui lui est propre et s’il est bien construit, plus impactant.

2. L’événementiel : marketing ou communication

Qui dit événementiel sous-entend « événement ». Pourtant, l’événementiel ne comprend pas nécessairement
une énorme soirée avec des centaines d’invités. L’événementiel peut se créer pour un particulier comme
pour une entreprise, pour un comité restreint ou pour un panel plus large d’invités. Il faut seulement retenir
qu’il promeut quelque chose.
Mais alors, pourquoi ne sait-on jamais s’il s’agit d’une question de communication ou de marketing ? Avec
l’avènement du « tout digital », l’événement s’appuie essentiellement sur sa couverture médiatique et
sur la façon dont on communique dessus. Toutefois, le concept autour duquel se fait l’événement sera
davantage une question de marketing.
Un événement d’entreprise/de marque, c’est une représentation. Il répond aux mêmes principes qu’une
autre stratégie de communication :
• une cible
• un message
• un objectif à atteindre
Avec cette nécessité de combiner les forces du marketing et de la communication, l’événementiel est un
aspect complexe de la relation des entreprises avec leurs clients. Toutes n’ont pas les moyens humains
d’organiser ce type de communication avec leurs services internes. La plupart des grands événements
promotionnels sont donc organisés par des agences extérieures : des agences événementielles. Elles
concentrent les savoir-faire et les métiers qui font des événements des opportunités réussies pour les
entreprises : chef de projet, créatif, programmateur… mais aussi et surtout un carnet d’adresses de
prestataires, ce qui facilite grandement leur organisation.

4 Guide Communication n°3 : la communication événementielle - 2020

3. Pourquoi organiser un événement ?
L’événement est un canal de communication à lui tout seul, qui permet une approche différente, innovante
et qui cherche à marquer les esprits de manière plus profonde qu’une stratégie de communication sur le
web, par exemple.
La communication événementielle remplit plusieurs objectifs et répond à des attentes différentes selon
qu’elle est un événement interne ou un événement externe.
Événement interne :
• échanger sur une perspective de changement
• renforcer la cohésion d’équipe
• transmettre un message à ses collaborateurs
• motiver/remercier ses équipes
• informer
Événement externe :
• accroître la notoriété
• promouvoir des produits ou l’image de l’entreprise
• transmettre un message
• interagir avec ses partenaires/clients
• augmenter son réseau et son influence
• recruter
• échanger des connaissances

4. Pour qui organiser un événement

• ses prospects : susciter la curiosité du prospect et répondre à ses besoins peut amener à la création
de nouveaux contrats.
• s es clients : pour fidéliser, renouveler un contrat ou simplement faire savoir que vous ne les oubliez pas.
• ses partenaires : en invitant vos partenaires à un événement que vous organisez, vous vous positionnez
en leader du marché.
• ses équipes : rien de mieux pour souder les équipes.
Chacun de ces objectifs ou catégories d’invités demande une attention particulière. Leur organiser des
événements qui s’adressent spécifiquement à eux est un investissement et le témoignage de votre
reconnaissance (envers leur professionnalisme, leur fidélité, leur service, ...).
Bien sûr, la presse et les journalistes de votre secteur d’activité sont également indispensables : ils seront
les plus prompts et les plus à mêmes de relayer votre notoriété dans les médias spécialisés.

5. Quels types d’événements ?

Il existe autant de types de communication événementielle qu’il existe d’événements. Chaque entreprise
peut trouver la « formule » qui correspond à son secteur d’activité, à ses objectifs ou à sa clientèle. Parmi
celles-ci, on compte notamment :
• la conférence : échanger sur un but ou une thématique précise, faire circuler de l’information et même
débattre.
• le congrès : le principe y est souvent de réunir des experts du monde entier car le congrès a une
dimension internationale.
• le séminaire : c’est souvent le principe de l’enseignement qui prime pour ce type d’événement.

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 • le salon professionnel : il est coûteux d’en être l’organisateur mais comme il est réservé (en général)
à un métier/secteur d’activité, il est toujours intéressant d’y participer.
• le team building/challenge sportif : organisé pour renforcer la cohésion d’une équipe, c’est un
événement qui concerne plutôt les petits comités même s’il peut être organisé à grande échelle.
• le lancement de produit : il s’agit d’attirer l’attention du marché sur un nouveau produit.
• exposition : elle a l’avantage de présenter les produits d’une entreprise, que ce soit de l’art ou des
machines industrielles par exemple.
• un roadshow : une tournée promotionnelle qui a le mérite de décentraliser l’intérêt porté au marché.
• la soirée : on y pense plus spontanément mais elle demande davantage d’investissement afin que
l’entreprise se démarque réellement. Mais elle peut revêtir de nombreux aspects (gala, charité, fête...).
• le symposium : il s’agit d’une réunion d’expert, idéal pour asseoir une légitimité intellectuelle.
• l’inauguration/portes ouvertes : nouveaux locaux, exposition… c’est l’occasion d’une démonstration.

6. Les contraintes de la communication événementielle

La communication événementielle comporte plusieurs avantages parce qu’elle peut prendre de multiples
formes, de nombreux messages… mais elle a également des contraintes - qui ne sont pas à laisser de côté
et qui demandent anticipation, organisation et préparation.
• le budget : une communication événementielle doit être percutante et se démarquer (des autres
marques, des autres événements). Cela sous-entend que pour mettre toutes les chances de son côté,
une entreprise doit réellement investir financièrement dans l’événement qu’elle organise. La rareté,
la qualité, l’inhabituel sont autant de choses qui peuvent coûter cher. Sans parler de l’investissement
humain si c’est une organisation interne, ou du temps que cela nécessite.
• la logistique : la logistique étant l’ensemble des déplacements, transports et éléments matériels
gravitant autour d’un événement, seuls les professionnels concernés ont conscience des
problématiques qu’elle représente. De plus, la logistique reste souvent le point organisationnel le plus
compliqué parce qu’il est question d’une multitude d’éléments plus ou moins importants, mais tous
nécessaires au bon déroulement des opérations.
• le temps : il faudrait être inconscient ou peu au fait des contraintes qu’impose la communication
événementielle pour décider d’organiser un événement en quelques semaines. Pour les questions
logistiques et de communication que l’événementiel implique, celui-ci nécessite du travail sur le
moyen et le long terme. Ils ne demandent évidemment pas tous le même investissement en termes
de temps mais entre les disponibilités réduites et l’organisation à penser, le temps est un facteur clé
de la réussite de l’événementiel.

SUGGESTION DE FORMATIONS
• Chargé de communication, le métier
[Link]
• Les clés de la communication d’entreprise
[Link]

BÉNÉFICES :
• connaître les principes et objectifs de la communication événementielle
• identifier la stratégie de communication événementielle autour d’un produit
• déterminer le périmètre d’intervention de la fonction communication et/ou du marketing
• définir les cibles de la communication événementielle

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Organiser son événement

1. Définir les objectifs

Pourquoi est-ce la première étape de votre événement ? Parce que cet événement va répondre à ces
objectifs. Ce sont bien vos objectifs qui vont définir quel type d’événement est approprié, qui inviter,
comment l’animer...
Pour aider à l’identification d’objectifs clairs et précis, l’outil le plus pertinent est la méthode SMART. Votre/
vos objectifs(s) doi(ven)t répondre à ces critères :
• Spécifique : être aussi clair que possible dans ce que l’on souhaite pour l’entreprise et/ou ses collaborateurs.
• Mesurable : l’évaluation est la clé du succès sur le moyen ou le long terme. Les retours qu’il est possible
de mesurer suite aux événements permettent d’ajuster les suivants et donc de répondre aux attentes
de tous.
• Atteignable : il s’agit là de ne pas être trop gourmand. Une réputation se construit brique par brique, il en
va de même pour la réponse à des objectifs.
• Réaliste : autrement dit, réalisable dans le temps, pour le budget notamment…
• Temporellement défini : une date concrète ou un laps de temps défini. Cela veut dire éviter les « le plus
vite possible ».
De cette façon, la méthode SMART permet d’encadrer avec précision l’organisation d’un événement.
Enfin, dans une démarche de progression globale, l’organisation événementielle peut inclure la mise en
place d’objectifs plus personnels. Ils sont là pour créer une synergie qui fonctionne au sein de l’équipe en
charge de l’organisation :
• des objectifs comportementaux : relationnel, intégration, leadership…
• des objectifs « hard skills » : maîtrise de certains outils ou renforcement de certaines compétences.
Ainsi, les objectifs d’un événement peuvent être multiples et sur différents niveaux. S’ils sont indispensables
à la création de l’événement pour savoir ce que l’entreprise recherche, ils peuvent également s’accompagner
d’objectifs professionnels et, pourquoi pas, plus personnels (savoir-être, par exemple).

2. Définir une cible, un concept, une durée

La première étape pour trouver un concept qui « tienne la route », c’est de se poser la question de la cible
(et donc des invités). Cela dépend bien sûr des objectifs qui orienteront nécessairement le concept de
l’événement. On ne créé pas le même type d’événement selon que l’on s’adresse à des jeunes, des gens
connectés, des prospects, des journalistes ou des collaborateurs.
Le seul intérêt d’un événement réside dans l’impact qu’il aura sur les invités (impact optimisés selon la
communication que l’on fait dessus). Un bon titre, un bon sujet, un bon lieu… sont souvent la clé d’un
événement réussi.
Il est donc nécessaire de se poser la bonne question. L’événement est-il fait pour informer, stimuler, fidéliser,
enseigner, lancer un produit… ?
Le concept est très important à déterminer. Il répond aux objectifs mais il entraîne surtout le choix d’une
salle appropriée, la durée de l’événement, qui contacter, d’éventuels sponsors, quels invités...
Le concept/l’idée pour démarquer votre soirée de celles de vos concurrents peut aussi bien prendre la forme
d’une soirée à thème (Prohibition, cirque, etc.) qu’être le choix d’un lieu atypique (dîner en montgolfière,
réception dans un château…). Bien sûr, plus le concept sera lié au produit ou à l’objectif de la soirée,

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 plus l’événement sera intéressant pour tous. Dans une tonalité plus sérieuse, l’entreprise peut également
choisir d’asseoir sa légitimité professionnelle (ou intellectuelle) en immergeant ses invités dans un univers
lié à son produit (ex. : le digital).
Enfin, le troisième critère important avant la mise en place d’un événement, c’est de bien penser sa durée.
Il peut ne durer que quelques minutes (ex. : flashmob à vertu promotionnelle) comme plusieurs mois.
Bien décider de la durée de son événement permet de garder le contrôle sur lui. Car il ne faut pas sous-
estimer les risques, dont les principaux sont de :
• lasser les invités
• perdre le contrôle de l’événement

3. Penser aux activités/aux intervenants

À moins d’avoir à organiser une conférence (et encore), garder l’attention du public ou des invités, nécessite
de varier les activités et, pourquoi pas, de ponctuer l’événement d’animations. Une animation de qualité
mise en avant sur l’invitation peut même convaincre les plus réticents de venir.
Mais les activités doivent, dans la mesure du possible, être choisies en fonction des objectifs. C’est le
cas par exemple d’un team building dont l’activité est le point central de l’événement. Les animations
peuvent également appartenir au registre du thème mais on retrouve généralement une certaine typologie
d’animations .
Les animations photos et vidéos : elles permettent souvent de partager sur les réseaux sociaux, et
participent à la couverture communicationnelle de l’entreprise et de l’événement.
• selfie party
• light painting
• graffiti virtuel
• mur interactif
• photo miroir
• borne GIF
Les animations artistiques : populaires, elles permettent de captiver les invités et favorisent la réputation
de l’entreprise. Les artistes invités concourent à l’image que l’entreprise souhaite donner.
• DJ, musiciens, chanteurs
• magiciens, hypnotiseurs
• humoristes
• danse et ateliers de danse
• caricaturistes, graffeurs, peintres, dessinateurs…
• numéros de cirque
Les animations culinaires :
• traiteurs et barmen
• création de cocktails
• bars à bonbons, à fleurs, à smoothies…
• œnologie
• cuisines du monde
Les animations ludiques :
• chasse aux trésors, murder party…
• quiz
• bornes à défis
• décors penchés

8 Guide Communication n°3 : la communication événementielle - 2020

Ce ne sont évidemment pas des listes exhaustives, mais elles peuvent donner une idée du panel de
possibilités dont disposent les entreprises, à condition de bien penser le projet dès le départ.

4. Élaborer un cahier des charges (besoins, répartition des tâches…)

Une fois que ces premiers éléments sont définis, il est indispensable d’organiser le travail de préparation
et de planification via l’élaboration d’un cahier des charges. Il sera le document de référence pour tous les
acteurs de l’organisation événementielle, en présentant la ligne directrice. Chacun des intervenants doit y
trouver ses réponses à propos de l’événement.
Le cahier des charges doit répondre aux questions suivantes :
• dans quel(s) but(s) est organisé l’événement ?
• pour qui ?
• où ?
• quels délais ? Quel rétroplanning ?
• quelles activités ?
• quelle logistique ? Transport, restauration, hébergement
• quel déroulement ? Autrement dit, le programme de l’événement.
• quel budget ? Il doit bien sûr être cohérent avec les informations préalablement données dans le
cahier des charges.
• quelle répartition des tâches ?
• quelles contraintes ?

5. Le jour J
Enfin, l’organisation d’un événement n’est réussie que si tout est bien pensé et anticipé de A à Z. (On peut
très bien penser à tout en amont et se retrouver avec des manquements importants le jour J).
Cette organisation finale tient en quelques éléments qui relèvent du détail tant ils sont de l’ordre du
ponctuel ou de ce qui semble insignifiant :
• la signalétique, l’accueil, les badges, le respect de l’agenda, les goodies, la documentation
La réussite d’un événement n’est possible que par la cohésion de trois domaines de l’entreprise : la
communication, le marketing et la logistique. Et c’est particulièrement le cas pour les événements externes
qui nécessitent un véritable plan de communication à déployer autour d’eux.

SUGGESTION DE FORMATIONS
• Réussir sa communication événementielle
[Link]
• Relation presse : définir et mettre en œuvre une stratégie
[Link]

BÉNÉFICES :
• préparer l’événement et impliquer l’ensemble des acteurs
• définir les comportements à mettre en œuvre le jour de l’événement
• définir la communication sur l’événement
• être prêt le jour de l’événement

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 Communiquer sur son événement

Les enjeux de l’événementiel dépassent le cadre marketing. Il s’agit en grande partie d’apporter une image
positive, du prestige et de la confiance auprès du public. L’événement est un outil de communication
stratégique.
L’événementiel requiert donc de travailler le concept, puis l’organisation et enfin la communication à
proprement parler. Si tout le processus de création d’un événement demande de répondre au principe de
« communiquer par l’événement », la communication autour d’un événement est la partie qui s’étend le plus
dans la durée. Car oui, la communication autour d’un événement fait partie de l’événement en lui-même.

1. La communication pré-événement
• Créer une landing page sur le site Internet
Pourquoi ? Tout simplement parce qu’elle centralisera toutes les informations concernant l’événement
et sera un des premiers vecteurs de communication. Le site internet a l’avantage d’être fixe, dans le
sens où il ne se noie pas dans un flux d’informations (tel que sur les réseaux sociaux). Les informations
sont mises à jour par ceux qui en sont détenteurs. La page sera la méthode de centralisation la plus
sûre en termes de gestion et comme canalisateur de trafic.
Bien évidemment, le but étant de rendre toutes les informations disponibles sur ce qui serait le point
de repère de l’événement, il s’agit d’en faire une page/un site responsive et donc pratique depuis
n’importe quel support de communication.
• Réaliser une séquence d’e-mailings
C’est le meilleur moyen d’informer les clients et les prospects. L’entreprise a une base de données,
c’est le moment de l’utiliser intelligemment. L’e-mailing ciblé montrera que vous vous souciez de
vos prospects et clients et surtout que vous comprenez leurs attentes. Les e-mails doivent être
pertinents et efficaces.
Intégrez un visuel de votre événement et un call-to-action simple.
Bien sûr, inutile de bombarder votre base de données d’e-mails pour votre événement. Deux ou trois
suffisent, notamment le rappel de l’événement la veille du jour J.
• Créer une page « Événement » sur Facebook
À l’heure actuelle, les réseaux sociaux sont des incontournables de la communication. Et c’est bien
évidemment le cas aussi pour la communication événementielle. Facebook est peut-être, aujourd’hui,
le canal le plus indispensable. Ce réseau social offre en effet la possibilité de créer une page
« Événement » gratuite et dédiée. Si ces pages permettent d’inviter nombre de vos contacts, elle peut
surtout être un endroit facile où trouver les informations relatives à votre événement.
Public ou privé, votre événement sera visible par vos contacts mais vous avez également la possibilité
de sponsoriser « l’event » via le réseau social.
• Communiquer sur les réseaux sociaux
Pour le reste des réseaux sociaux, ceux-ci s’inscrivent également dans une démarche en amont de
l’événement. Si Facebook est davantage utilisé pour centraliser les informations et être un point de
contact facile (Facebook est le réseau social le plus fréquenté au monde), les autres réseaux sociaux
peuvent apporter de nouvelles cibles et/ou de nouvelles approches.

10 Guide Communication n°3 : la communication événementielle - 2020

 • Placer les Relations Publiques au cœur de votre événement
Dans le cadre d’un événement externe, valoriser l’image de son entreprise ou de ses produits est un
travail de titan. Une image n’a de valeur que si elle est relayée et communiquée (positivement). C’est,
bien sûr, le travail du département de la communication. Mais elle ne peut toutefois pas assumer
toute la charge à elle seule car le relais nécessaire demande de s’adresser aux bonnes personnes
(journalistes, relations presse...), donc à un carnet d’adresses… Car si le but est la notoriété, l’image
ou même la promotion d’un nouveau produit, il va de soi de s’entourer de ceux qui pourront médiatiser
l’événement : journalistes, blogueurs, personnes influentes dans son domaine...
L’originalité, la qualité de l’événement ainsi que l’envoi d’une invitation personnalisée les convaincront
de venir.

2. La communication pendant l’événement

• Avoir une social media room et/ou une équipe qui gère le social media
La « social media room », c’est l’espace que vous prévoirez à la communication pendant votre
événement. Mobile ou non, experte ou non.
Si vous organisez un gros événement : il n’est pas inutile de prévoir un espace dédié à la communication
« live » et au marketing social media en temps réel avec espace de travail et matériel. Cet espace
regroupera les spécialistes des médias sociaux qui auront le confort et les moyens nécessaires pour
partager l’événement en live, ses temps forts et surtout réagir en temps réel.
Si vous organisez un événement plus modeste (en petit comité ou interne) : la social media room
peut ne concerner qu’une personne ou deux, une petite équipe mobile qui sera en charge de relater en
direct les faits marquants de l’événement.
À l’heure actuelle, deux ou trois photos ne suffisent plus. Il est nécessaire de s’armer d’une stratégie
« live » avec des vidéos de qualité, des interviews, des portraits d’invités, des hashtags, des liens vers
les sites des partenaires ou des influenceurs présents. Ceci de façon à créer une sorte de « donnant-
donnant » mérité. Il convient donc, pour appliquer cette stratégie « live » de penser à la présence d’un
community manager, d’un social media manager et toute personne ayant les compétences pour créer
des vidéos ou des visuels de qualité.
La matière créée et non utilisée ne sera pas pour autant perdue dans la mesure où elle devient du
contenu utilisable ultérieurement pour valoriser l’image de l’entreprise, le produit ou même pour la
communication post-événement.
• Prévoir des vidéos live (Facebook, Instagram)
Faut-il absolument faire des vidéos ? La réponse est « absolument, non », mais c’est quand même
fortement conseillé. Pourquoi ? Parce que la vidéo est l’outil le plus puissant pour communiquer
sur Internet, et qu’elle a effectivement une portée bien plus importante que les autres types de
publications.
Les vidéos Facebook : elles sont programmables, « commentables », partageables. Facebook est
un outil indispensable au partage de vidéo dans la mesure où c’est un réseau social paramétré pour
faire des contenus viraux. Ainsi, outre la possibilité d’avoir des notifications, il existe un panel de
possibilités pour l’interaction comme les discussions, les partages, les files d’attente...
Les stories : très utilisées sur les réseaux Instagram et Snapchat, elles tendent à se développer
également sur Facebook. Elles demandent moins de considération qualitative et relèvent davantage
du partage « immédiat ». D’une durée de vie de 24h, elles sont parfaites pour partager un moment
précis, une ambiance, un fait, quelque chose de décalé. Mais elles ne peuvent être le format médiatique
sur lequel repose la stratégie social media de l’événement, justement parce qu’elles ne peuvent pas
être de longue durée. En effet, les filtres, autocollants et autres hashtags ne suffisent pas à en faire
du contenu intéressant pour l’e-réputation.

Guide Communication n°3 : la communication événementielle - 2020 11

 • Prévoir du Live Tweet (hashtag, photos…)
Twitter est le réseau social de l’instantanéité par excellence. Il permet la création d’un hashtag
spécifique à votre événement ou à votre produit et être partagé par tous ceux qui vous suivent. Plus
vous anticiperez la création de ce hashtag plus vous pourrez communiquer efficacement dessus et
faire que vos abonnés soient prêts à le partager. Ce hashtag est non seulement intéressant pour la
communication « live » mais aussi pour analyser les retombées de votre événement.

3. La communication post-événement
• Monter et publier une vidéo récapitulative de l’événement
Vos invités ont passé un bon moment ? Ceux qui ne sont pas venus ont raté quelque chose ? Que
ce soit vrai ou pas, l’idée est de leur témoigner que c’est le cas. Pour cela, le meilleur conseil est
de publier une vidéo récapitulative de l’événement. Cela nécessite bien entendu de faire appel à un
cadreur/monteur qui reprendra les meilleurs moments et les temps forts de l’événement dans une
vidéo de manière à en faire un résumé percutant et à l’image de votre entreprise.
La vidéo récapitulative est un bon moyen de capitaliser sur l’événement en termes de communication
et de clôturer l’événement avec panache ou, en tous les cas, avec savoir-faire.
• Publier des photos de l’événement
Un peu différent de la vidéo-résumé, les belles photos de l’événement peuvent être disséminées dans
un laps de temps plus ou moins long. Certains de vos invités pourraient avoir envie de s’identifier
(attention à ne pas le faire pour eux) et par conséquent de partager lesdites photos sur leurs propres
réseaux. Il n’y a pas mieux pour doper la notoriété.
• Mesurer les résultats et les retombées de l’événement
Les données analytiques sont la base de l’action de communication post-événement. Qui est venu ?
Qui est resté ? Qui a partagé ? Qui a commenté ? Qui a rédigé ? Qui en a parlé ? Mais pas seulement.
Vous pouvez également trouver des données intéressantes sur les différents canaux de
communications : site web, réseaux sociaux, etc.
Le hashtag de votre événement sera alors l’indicateur le plus facile à tracker et vous aurez forcément
des réponses qui vous aideront à parfaire votre prochain événement. Car oui, si vous pouvez trouver
les retombées positives, il n’est pas impossible de trouver également des retombées négatives. Mais
toute critique constructive est bonne à prendre pour progresser.
• Évaluer le retour sur investissement
Dans l’optique de progresser sur l’organisation et la viralité de votre prochain événement, il est
primordial de vous demander si vous avez « placé les billes dans les bons paniers ». C’est-à-dire que
vous avez attribué à chaque poste le budget et/ou les moyens humains adéquats.
• Entretenir la relation établie grâce à cet événement (remercier)
Un événement ne peut pas se clôturer sur la seule fin dudit événement. Il va de soi qu’il a normalement
été utile à la construction d’un réseau, au développement de nouvelles relations et à l’enrichissement
des existantes.
Par quoi commencer ? Eh bien par remercier. D’être venu, de s’être investi, d’avoir partagé ou de s’être
exprimé… Le remerciement est singulier et permet de rebondir sur chaque relation individuellement.
C’est un rapport personnel et personnalisable, le meilleur possible pour entretenir une bonne relation
avec vos clients et vos prospects.
Cela fonctionne également avec vos salariés. Les remercier, c’est témoigner de votre reconnaissance
et de votre considération pour leur travail. Remercier devient un gage de rapports apaisés et de
motivation.

12 Guide Communication n°3 : la communication événementielle - 2020

 Ensuite, concernant l’événement qui vous permet de construire ou de développer des relations, plus
profondes, il vous offre un nouveau champ de possibilités pour communiquer et répondre aux besoins
de vos clients en ayant appris à les connaître davantage et, réellement.
Enfin, il est tout à fait envisageable d’envoyer un questionnaire de satisfaction qui ne soit ni rébarbatif,
ni long. Il sera une bonne base pour améliorer vos performances en matière de communication
événementielle.

SUGGESTION DE FORMATIONS
• Réseaux sociaux, organiser le community management
[Link]
• Gérer sa visibilité et sa réputation numérique
[Link]
• Réaliser et diffuser une vidéo live avec son smartphone
[Link]
• Communiquer avec Facebook, utilisation avancée
[Link]

BÉNÉFICES :
• concevoir et déployer une stratégie de présence et d’influence sur les réseaux sociaux
• élaborer une stratégie de présence et de positionnement sur les réseaux sociaux
• comprendre l’importance de l’e-réputation
• accroître sa présence et sa notoriété
• évaluer les retombées de l’événement pour l’entreprise

Guide Communication n°3 : la communication événementielle - 2020 13

 À retenir

Au terme de ces trois volets sur la communication d’entreprise, vous l’aurez compris : la com’ est un métier
complexe. Il recouvre de nombreux domaines de compétences parfois aussi éloignés les uns des autres
que peuvent l’être un charpentier et d’un plombier.

La multitude de savoir-faire que la communication comprend ne la dispense pourtant pas d’être une force
qui ne fonctionne qu’avec une synergie avec d’autres services tels que le marketing et la logistique. Les
idées des uns, le pragmatisme des autres ne prend vie que si ces trois services collaborent.

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