Codification : PR-MG-04 MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES – Moyens Généraux
Date : Mai 2013
Version : 1
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Procédure : Gestion du courrier et des ordres de service
Processus : Moyens Généraux
Sommaire :
1. Objet
2. Domaine d’application
3. Responsabilités
4. Déroulement
5. Intervention du Chargé de mission
Evolution de la procédure :
Date
Rédigé par : Vérifié par : Approuvé par : Edition Evolutions de la procédure :
d’application
Refonte du Manuel des Procédures KPMG : Version : 01 - Date d’édition : 02/11
Mise à jour et fusion des procédures :
2
PCO 01
PCO 02
Refonte des procédures réalisée par Alternance Consulting International
x Document destiné pour Application x Document destiné pour Information
Fonctions : Fonctions :
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Date : Mai 2013
Version : 1
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Procédure : Gestion du courrier et des ordres de service
Processus : Moyens Généraux
1. Objet :
Le bureau d’ordre est la structure par laquelle transite tout le courrier entrant et sortant des agences urbaines. La gestion du bureau d’ordre implique 2 procédures :
Procédure « Courrier à l’Arrivé »
Procédure « Courrier au Départ »
2. Domaine d’application :
Les différents types de courrier traités, au niveau du bureau d’ordre, dans une agence urbaine peuvent concerner soit :
des courriers émanant des administrations,
des courriers émanant des communes,
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des courriers émanant des délégations préfectorales et régionales,
des courriers émanant des pétitionnaires ou autres,
des courriers sortant à destination des partenaires externes ou clients.
3. Responsabilité :
Cette Procédure couvre l`ensemble des activités de gestion du courrier entrant et sortant et est sous la responsabilité du pilote du processus Moyens généraux.
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e C A I D Document
4. Déroulement : Exécute / Contrôle / Informe / en de Gestion
Autorise Décide (s’il y a lieu)
Réalise Vérifie être Informé
Courrier à l’arrivée
Réception de tout le courrier arrivé puis ouverture et lecture rapide. BO Courrier
Attribution d’un numéro puis apposition du cachet de l’Agence Urbaine et du cachet « Date de
réception du courrier ». BO
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Registre
Renseignement par le chargé du Bureau d’Ordre sur le registre du courrier arrivé ou sur une
base de données conçue à cet effet des informations suivantes :
- la date d’arrivée de chaque courrier, BO
- le numéro séquentiel,
- la provenance du courrier,
- l’objet et la référence du courrier.
Transmission du courrier au Secrétariat de Direction pour le soumettre au Directeur pour
instruction. BO DAU courrier
Au niveau de la Direction:
Réception et enregistrement sur le registre ‘’arrivée‘’ de la Direction, avec attribution d’un numéro
SD
de référence et ajout d’une fiche de circulation sur chaque courrier.
Remise du courrier numéroté et enregistré au Directeur de l`agence urbaine. SD DAU
Lecture, tri, instructions sur la fiche de circulation et attribution, sur certains courriers, de la
DAU
mention ‘’Ordre de service’’ par le Directeur.
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Processus : Moyens Généraux
Retour du courrier au secrétariat de Direction qui exécute les opérations suivantes :
Pour le courrier non OS, ventilation vers le destinataire principal au sein de l’Agence
Urbaine Guelmim Es Smara ou archivage direct au niveau du secrétariat de Direction. Fichier de
DAU SD
Pour le courrier répertorié ‘’OS’’, enregistrement informatique dans un fichier Excel sauvegarde
‘’Gestion des OS’’ placé sur le réseau informatique de l’Agence Urbaine Guelmim Es
Smara, avec notamment une date limite d’exécution.
Retour du courrier pour diffusion auprès des destinataires concernés. SD BO Courrier
Au niveau du service destinataire (départements, divisions, services etc.)
Réception et enregistrement sur le registre ‘’arrivée’’ du service, avec attribution d’un numéro
d’ordre au niveau du département concerné . Cet enregistrement doit obligatoirement indiquer
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SEC
dans une colonne le numéro de référence du dossier (celui attribué par le secrétariat de
Direction).
Remise du courrier numéroté et enregistré au Chef de l`entité concernée. SEC Courrier
Lecture, tri, instructions complémentaires éventuelles portées sur la fiche de circulation par le Fiche
RC
chef de département/division ou service pour le destinataire final. circulation
Retour du courrier au secrétariat de l`entité concernée qui exécute les opérations suivantes :
Pour le courrier non OS, ventilation vers le destinataire au sein du département ou
archivage direct au niveau du secrétariat du département (si ventilation inutile). SEC Courrier
Pour le courrier répertorié ‘’OS’’, enregistrement informatique (date de remise et nom du
destinataire final) dans le fichier Excel ‘’Gestion des OS’’ .
Courrier au départ
Au niveau des Departement / Divisions / services
Propositions de courrier soumises obligatoirement à la lecture du chef de Département ou
RC Courrier
Division. Après corrections éventuelles et finalisation, transmission à la secrétaire de Division.
Enregistrement, par la secrétaire de Division, des courriers au départ dans le registre ‘’Départ’’ au
SEC Courrier
niveau de la Division.
Pour les courriers classés « OS », enregistrement informatique des informations dans le fichier Fichier
SEC
Excel « Gestion des OS ». sauvegarde
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Remise (avec émargement) au secrétariat de Direction des courriers finalisés pour signature de
Directeur (ou de son adjoint). Aucun courrier ne peut quitter l’Agence Urbaine Guelmim Es Smara
BO DAU Courrier
sous une signature autre que celle de l’Agence Urbaine Guelmim Es Smara (sauf exceptions ou
délégations clairement précisées par écrit).
Au niveau du secrétariat de Direction
Enregistrement et archivage (chronos) de tous les courriers au départ. Une copie des courriers
émanant des Divisions est cependant retournée au secrétariat de Division pour archivage SD Chronos
(chronos).
Expédition des courriers au départ exclusivement sous la responsabilité du secrétariat de
Courrier
Direction. Le courrier ne doit pas retourner dans les services pour envoi aux destinataires.
Abréviations:
DAU : Directeur de l`agence Urbaine ; BO : Bureau d`ordre ; SD : secretariat de direction ; RC : responsable concerne ; SEC : secretariat entité concernée
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5. Intervention du Chargé de mission :
Le Chargé de mission doit à tout moment vérifier que les dispositions prises dans le cadre de cette procédure soient convenablement respectées et réalisées avec rigueur
et efficacité.
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