Français, En français dans le texte En guise de conclusion : la magie du
spectacle
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TP DE COMMUNICATION
THEME : LA COMMUNICATION ECRITE EN ENTREPRISE
NOMS DES MEMBRES
BAKOA JOSEPH (chef)
TSOBENG DANIELLA
OMGBA EVRAD
GWOLONG NDEL BORIS
NGUEUSSEU PAUL-ARTHUR
JEMEA MAHEND ROMANE
ONDOA BILOA PATRICK
DJIDDA ACH CHEIKH HESSANA
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PLAN DETAILLE
A. INTRODUCTION
B. TYPES DE DOCUMENTS ECRITS DANS UNE
ENTREPRISE
NOTES D’INSTRUCTIONS
NOTES DE CONSIGNNES
NOTES D’INFORMATIONS
NOTES DE SERVICES
NOTES DE SYNTHESE
COMPTE RENDU
RAPPORT
C. PROBLEMES LIES A LA GESTION DES
DOCUMENTS DANS L’ENTREPRISE
STOCKAGE DES DOCUMENTS
RECHERCHE D’INFORMATION SUR
L’ENTREPRISE
PROCESSUS INEFFICACES
D’OBTENTION DE SIGNATURES ET
D’APPROBATION
CONFIDENTIALITE DES
DOCUMENTS
AUTHENTIFICATON DES
DOCUMENTS
DISPONIBILITE DES DOCUMENTS
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INTRODUCTION
Une entreprise est une unité institutionnelle, dont le but est de produire et de fournir
des biens ou des services à destination d’un ensemble de clients, en réalisant un
équilibre de ses comptes de charges et de produits. Pour son bon fonctionnement,
celle-ci nécessite un bon nombre de ressources, parmi lesquelles les documents. Un
document peut se définir comme étant un ensemble formé par un support et une
information.
LES INSTRUCTIONS
Message interne à l'entreprise dont l'objet est d'expliquer la marche à suivre pour la
conduite d'une affaire ou la réalisation d'un travail. Elles ont pour but de donner des
conseils, sans que ceux-ci aient un caractère obligatoire.
Les instructions peuvent être écrites ou orales (une présentation écrite est plus sûre).
Elles doivent être :
Détaillées,
Ordonnées (ordre
chronologique), Formulées
sur un ton impersonnel.
La mise en forme doit être claire et permettre une consultation rapide et efficace.
Elles ne sont généralement pas signées
Elles sont datées
Elles sont souvent affichées près de l'endroit où elles doivent être appliquées.
LES CONSIGNES
Destinées à donner des ordres précis et absolus, qui ont pour but la bonne marche de
l'entreprise ou le fonctionnement d'une activité, elles ont un caractère impératif.
Ce document, toujours écrit, émane du supérieur hiérarchique qui assume la
responsabilité du service ou de l'entreprise. Il circule dans un sens descendant.
Les consignes doivent être :
Présentées dans l'ordre chronologique des opérations à exécuter,
Précises et suffisamment détaillées,
Brèves,
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Rédigées dans un style extrêmement
clair, Edictées sur un ton impératif.
La présentation n'est pas normalisée, cependant :
Les consignes sont toujours signées par le responsable,
Elles comportent un titre et parfois des sous-titres très apparents,
Elles sont le plus souvent affichées à un endroit choisi pour qu'elles puissent être
aisément et rapidement lues.
LES NOTES D'INFORMATION
Elles transmettent au personnel une information concernant le fonctionnement de
l'entreprise. Emises par un responsable, elles circulent souvent dans un sens
descendant mais peuvent aussi concerner des organes de même niveau hiérarchique ou
l'ensemble du personnel.
L'information à diffuser doit être présentée de façon :
Brève (une seule page),
Précise,
Neutre et objective.
La note peut être présentée sur papier libre ou sur un imprimé.
MENTIONS INDISPENSABLES : EN REVANCHE, LA NOTE NE COMPORTE PAS
Le nom de l’entreprise D’interpellation
Le service émetteur De formule de politesse
La nature de la note
L’objet
La date d’émission
Les destinataires
La signature
LES NOTES DE SERVICE
Destinée à transmettre un ordre, la note de service circule toujours dans le sens
hiérarchique descendant. Elle a pour but de faire accepter l'ordre donné et d'en obtenir
une exécution correcte, dans le délai fixé.
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La note de service doit être précise et concise.
La date d'exécution doit être mise en évidence pour éviter toute contestation.
Du fait qu'elle donne un ordre, le ton doit être impératif, ferme, tout en étant dénué
d'autoritarisme, d'où l'emploi fréquent d'une forme impersonnelle (Il est demandé à
chacun …, Il a été décidé de …).
Il est également souhaitable de justifier l'ordre donné.
La note de service comporte toutes les mentions de présentation indispensables comme
vues dans la note d'information.
Les notes de service sont numérotées. Elles sont classées dans l'ordre numérique afin
de pouvoir facilement s'y reporter en cas de difficulté.
La présentation sur un imprimé spécifique, avec une disposition uniformisée, facilite la
réalisation de la note et sa consultation.
LES NOTES DE SYNTHESE
La note de synthèse est destinée à un supérieur hiérarchique. Dans un exposé bref et
facile à consulter, elle fait le point sur un sujet donné et évite au responsable d'étudier
toute la documentation de base.
Les sources (titre, auteur…) sont citées au début après le titre général,
L'introduction, brève, indique le thème et annonce le plan suivi,
Le développement est clair et limité aux données essentielles,
Les titres et sous-titres sont mis en évidence,
Le style est clair et précis ; concis, neutre et objectif,
Des tableaux et graphiques sont présentés s'ils facilitent la consultation.
Comme toute note interne, la note de synthèse porte les mentions de présentation :
Nom de l'entreprise, service émetteur, date,nature de la note et titre , destinataire
et la signature
LES COMPTE-RENDUS
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Nous traiterons ici du compte-rendu de réunion.
Toute réunion donne lieu à la rédaction d'un compte-rendu pour garder trace de ce qui
a été dit ou décidé. Le compte-rendu est diffusé aux participants pour leur rappeler les
informations données, les points étudiés et les décisions à appliquer.
Tout compte-rendu doit préciser :
Le service concerné, la nature du document, la date,
Les personnes présentes, absentes excusées, absentes non excusées,
L’ordre du jour et les décisions prises pour chaque point.
Le plan est toujours bien mis en évidence,
Le style doit être simple, clair ; le vocabulaire précis,
Les faits et décisions doivent être relatés d'une façon objective et impartiale.
Pour les réunions périodiques tenues au niveau d'un service, d'un bureau… la date de
la réunion suivante est fixée.
Pour les réunions classiques consistant à examiner un problème, le compte-rendu
insiste sur les décisions prises.
LES PROCES VERBAUX
Pour les réunions obligatoires, quand le compte-rendu a un caractère officiel, il prend
le nom de procès-verbal et constate que les obligations légales ont bien été remplies.
Un procès-verbal établi dans une entreprise est toujours destiné à servir de preuve.
Il est exact et objectif.
Très synthétique, il comporte souvent des termes juridiques et spécifiques.
Il reprend les interventions de chaque participant. Il indique la date et
lieu. Il est signé par le Président et le Secrétaire de séance.
L'en-tête comporte :
Le nom de la société, du syndicat ou de l'association,
Le titre,
L'énumération des personnes présentes et
absentes, L’ordre du jour.
La conclusion précise :
La date et l'ordre du jour de la prochaine réunion.
LES RAPPORTS
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Le rapport est un écrit orienté vers l'avenir et vers l'action. Il doit donc être
circonstancié et argumenté.
En général sur la demande d'un responsable, le collaborateur étudie une question, un
problème et propose des solutions. Le rapport débouche sur un choix personnel. Il
engage donc la responsabilité de son auteur. Il a pour objectif d'aider le destinataire à
prendre les décisions. Il doit être objectif, clair et son vocabulaire précis.
Le plan comprend en général trois parties :
L’introduction
Le développement
La conclusion
