Techniques de classement et d’archivage des dossiers
GENERALITES SUR LE CLASSEMENT
Le classement est une activité fondamentale dans la gestion de différents
documents, fichiers, de dossiers etc…
Dans le travail de bureau, le classement porte sur des dossiers qui peuvent être
très différents :
- Feuilles volantes,
- Brochures,
- Echantillon,
- Plan etc.
Ces documents doivent être recherches, manipules et remplaces rapidement et
sans erreur.
La rapidité de l’accès à l’information est une condition nécessaire à l’efficacité.
De ce fait, le rangement des supports doit être organise de façon à réduire le plus
possible le temps d’accès surtout lorsqu’il s’agit des supports papiers (support
les plus encombrants) et notamment des imprimés, du courrier, de la
documentation. Le rangement se fait en 2 phases :
- Les documents concernant un même sujet sont regroupés dans un dossier,
- Les dossiers sont rangés en tenant compte de la fréquence.
I. LE RANGEMENT DES DOCUMENTS
Il existe différents types de dossiers :
- Chemise cartonnée et sous-chemise,
- Dossier à rabat,
- Classeur à tirette, à anneau,
- Dossier à pince,
- Biblorhapte (appelé communément chrono).
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II. LE RANGEMENT DES DOSSIERS
Il faut tenir compte de la fréquence d’utilisation et du contenu des dossiers.
En effet, les dossiers à classer peuvent être :
- Les dossiers de travail,
- Les dossiers en cours,
- Les dossiers en entente,
- Les dossiers à classer de façon permanente,
- Les dossiers à archiver.
Le classement peut donc être :
Actif : il concerne tous les documents « vivants » c’est-à-dire vieux, en
principe de moins d’une année qui se trouvent dans les meubles de votre
bureau.
Les dossiers sont donc consultés et mis à jour fréquemment.
Semi-actif : les dossiers sont consultés de temps en temps et rarement mis
à jour.
D’archive (ou mort) : les dossiers sont rarement consultés.
Ce classement se fait périodiquement à date fixe pour laisser la place aux
nouveaux documents tout en permettant la consultation de documents
anciens.
II.1. Qu’est-ce que classer ?
Classer c’est ranger méthodiquement des supports sur lesquels sont
consignés des informations afin d’y accéder rapidement lorsqu’on en a
besoin.
Le classement consiste à ranger méthodiquement des objets ou des
documents en vue d’une recherche aisée, facilitée et d’une utilisation
ultérieure.
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II.2. Pourquoi classer ?
On classe pour :
Retrouver le plus rapidement possible à l’endroit prévu, en bon état, un
support permettant au responsable d’un travail d’obtenir l’information
voulue et de satisfaire aux besoins propres à une activité ;
Répondre aux contraintes de la légalisation (fiscale, sociale, commerciale)
qui impose aux entreprises de conserver certains documents pendant 10
ans.
II.3. Quelles sont les qualités d’un bon classement ?
Un bon classement doit être :
- Complet : recenser tous les documents utiles,
- Simple : être compris par tous pour une recherche rapide,
- Fiable : constater qu’aucun support ne manque ou n’est déplacé,
- Peu encombrant : occuper un minimum de place au regard du volume
des supports,
- Extensible : pouvoir ajouter autant de nouveaux supports que nécessaire,
- Rationnel : trouver et replacer un support facilement.
II.4. Qu’est-ce qu’archiver ?
Les archives sont des documents « dormants » qui constituent la mémoire de
l’entreprise. Les entreprises doivent conserver et stocker certains documents.
En outre, les documents devenus trop volumineux, inactifs (plus en service)
doivent être retirés des classements actifs pour décongestionner.
Ils sont alors détruits immédiatement soit conservés en archive.
Le terme « archive » désigne à la fois l’ensemble des documents conservés et
l’endroit réservé à la conservation.
(Ex : se rendre au service archive).
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L’archivage a 2 formes :
- L’archivage manuel : le classement des documents se dans les boites
d’archives,
- L’archivage électronique : les entreprises ont de plus en plus recours
aux stockages, des données sur poste informatique. Elles utilisent pour
cela le scanner, le graveur de CD rom etc.
II.5. Comment archiver ?
La mise aux archives peut se faire au fur et mesure que les dossiers du
classement actif sont vidés des documents périmés.
Ces dossiers sont reconstitués avec ces documents placés dans des chemises
cartonnées.
Ces chemises sont rangées dans les classeurs ou boites d’archives.
II.6. Quoi archiver ?
Ce sont tous les documents qui restent indispensables en vue d’éventuels
besoins ou contrôle (pour répondre à des obligations légales).
Ces documents qui ne doivent donc pas être détruits sont de nature :
- Fiscale, comptable, douanière, juridique (à conserver en cas de litiges)
- Commerciale et économique (pour permettre de suivre l’évolution de
l’entreprise).
Le classement revêt 2 aspects :
- L’ordre de classement,
- Les modes ou procédé de classement,
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III. LES ORDRES DE CLASSEMENTS
On appel ordre de classement la façon dont ordonne les supports à
l’intérieur d’un matériel ou d’un meuble de classement.
Il existe plusieurs ordres de classement regroupés en 2 grandes catégories :
- Les ordres principaux à savoir ;
Le classement alphabétique,
Le classement numérique,
Le classement thématique ou idéologique ou analytique.
- Les ordres dérivés (combinaisons, la plupart du temps de 2 ordres
principaux) à savoir :
Le classement alphanumérique (combinaison du classement
alphabétique et numérique)
Le classement chronologique : qui se fait par ordre d’arrivée (qui
est dérivé du classement numérique)
Le classement géographique : il se fait en fonction des villes, des
pays, des départements etc. (combinaison du classement
alphabétique et idéologique)
Le classement décimal (combinaison du classement numérique et
idéologique)
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IV. PRESENTATION DE VOTRE PLAN DE
CLASSEMENT
Votre plan de classement comportera trois parties:
Une introduction: C'est le mode d'emploi et le sommaire du plan;
Un listing alphabétique des titres de dossier avec leurs adresses de rangement
(c'est la partie du plan la plus utilisée);
Un listing par thème pour ceux qui veulent savoir quelle sont tous les
dossiers existant sur un thème donné.
Et puis "patience dans l'azur". Demain, vous n'aurez même pas besoin de
passer par une édition papier de votre plan de classement dès que vous serrez
en réseau, il sera stocké sur un serveur d'archivage à disposition des
utilisateurs qui pourront le consulter à partir de leur poste de travail.
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ACTIVITE 1
Afin de vérifier vos connaissance en matière de classement,votre maître de
stage vous fournie une liste désordonnée d’un extrait de plan de
classement.
Travail à faire :
Réorganisez le nom de ces dossiers afin d’obtenir un plan de classement
(décimal) cohérent
20 Équipe de football
00 Clinique Sainte Rita
111 Fréquence 2
1 MEDIAS
210 Fédération ivoirienne de football
110 Radio Espoir
2 SPORTS
10 Centres émtteurs
01 Pharmacie Santé Plus
201 Asec Mimosas
11 Chaînes de radio
21 Organisations sportives
200 Africa Sport National
100 Centre émetteur d’Abobo
211 FIFA
0 CENTRES DE SANTE
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