CN D
ÉLABORATION
D’UN BUDGET
PRÉVISIONNEL
DE PRODUCTION
Fiche Droit Janvier 2017
Centre national de la danse
Ressources professionnelles
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[email protected]cnd.fr
La rédaction de cette fiche s’inspire des interventions de Véronique Bernex,
administratrice de production (Les Productions de la Seine) et Rostan
Chentouf, administrateur/chargé de production (Compagnie Illico/Thomas
Lebrun), lors de la « Session compagnie » organisée le 12 novembre 2009
au Centre national de la danse, ainsi que de la présentation d’Olivier
Vergnac, responsable administration et production au Centre national
de la danse, lors du « Point de repère » du 4 juin 2013.
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Élaboration d’un budget
prévisionnel de production
Un outil au service de la production d’un spectacle
La réalisation d’un projet artistique comporte deux parties :
– La phase de production/création démarre avec l’idée du projet et suit les premières étapes de
réalisation puis les phases de répétition et de montage, jusqu’à la date de la première
représentation ;
– La phase de diffusion/exploitation commence avec la première représentation devant
un public. Le budget prévisionnel est rédigé pendant la période de production. Il est divisé
en grandes catégories spécifiques de dépenses et de recettes, dénommées « postes ».
Il n’y a pas de budget-type car chaque budget correspond à un projet précis. Sans
encadrement normatif, les parties sont libres d’en fixer le contenu, qui doit être compréhensible
par le porteur du projet et les partenaires. Sa lecture permet de saisir les enjeux artistiques,
économiques et juridiques du projet : le nombre d’artistes, l’envergure des aspects techniques,
des décors ou des costumes, les partenaires, la portée géographique, la présence d’enfants ou
de travailleurs étrangers… Il faut donc concevoir le budget de façon à ce que les partenaires
puissent, en le lisant et grâce à une mise à jour régulière, comprendre le projet artistique.
Le budget de production est aussi, pour l’administrateur de la compagnie, un outil qui permet
de suivre l’évolution du projet.
Les autres outils
Il ne faut pas confondre le budget prévisionnel de production avec d’autres outils qui peuvent
être établis par la compagnie :
– Le budget de la structure : il traduit financièrement les besoins (en termes de dépenses
et de recettes) de la compagnie sur un temps donné (une année civile) ;
– Le devis de cession de spectacle : il est conçu au moment de l’exploitation du spectacle
pour déterminer le prix de vente de ce dernier ;
– Le bilan comptable (aussi appelé compte de résultat) : il est le résultat d’une opération
économique.
En bref, le budget prévisionnel de production consiste à estimer les coûts (aussi appelés
dépenses ou charges) et les produits (aussi appelés recettes) nécessaires à la réalisation du
projet. Ce document peut suivre le plan comptable général, qui correspond à une nomenclature
harmonisée sur le territoire français, mais ce n’est pas obligatoire. Cela présente des
avantages (le parallèle entre le budget prévisionnel et la trésorerie se fait rapidement) et des
inconvénients (peut être austère et ne pas correspondre aux spécificités du spectacle vivant).
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Présentation générale et pratique
Les caractéristiques d’un budget de production
L’illustration chiffrée du projet
Le budget comptabilise :
– Les charges (toutes les dépenses nécessaires à la réalisation du projet) ;
– Les produits, constitués :
- des apports en numéraire (toute somme d’argent : fonds propres,
subventions, coproductions, dons) ;
- des apports en nature (tout bien meuble ou immeuble, corporel ou
incorporel : prêt d’un studio, de matériel…) ;
- des apports en industrie ou en compétences (mise à disposition de
connaissances ou d’un savoir-faire : personnel technique ou toute autre
compétence spécifique).
Il ne faut pas oublier de valoriser les apports en nature ou en industrie : ces
derniers doivent être chiffrés et traduits en numéraire. La valorisation est un
point essentiel : cela démontre l’engagement des partenaires et les moyens
obtenus par la compagnie pour produire son spectacle.
Un budget équilibré
Le budget doit être équilibré entre les charges et les produits : la valorisation
des charges et des produits aboutit à deux sommes qui doivent être égales.
On parle alors d’équilibre. C’est une exigence pour les partenaires publics,
un argument pour les partenaires privés et surtout un impératif pour la
faisabilité du projet et la santé économique de la structure qui le porte.
Un budget détaillé
Le détail des charges et des dépenses, sans être exagéré, conduit à une
meilleure compréhension. Par exemple, l’indication de la formule de calcul
de certains postes ou la mention des noms des différentes personnes
impliquées dans le projet permet d’informer les partenaires et de faire
évoluer rapidement le budget en cas de modification.
Un budget transparent
Le budget doit être transparent. En effet, sa communication engage la
structure porteuse du projet. Annexé au contrat de coproduction, le budget
se voit doté d’une force contractuelle.
Un budget prévisionnel
La première version du budget est une projection chiffrée du spectacle
intervenant bien en amont de sa concrétisation. Au départ estimation
approximative, le budget va s’affiner au fur et à mesure de l’avancement
du projet.
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Un budget évolutif
Il doit constamment s’adapter à chacune des phases du projet. Un budget
bien conçu permet à la compagnie de faire figurer rapidement et fidèlement
les évolutions du projet ainsi que d’en tirer les conséquences économiques
(intégration d’un nouveau partenaire, ajout ou retrait d’un artiste…).
Un budget daté
Il faut dater le budget. Cela permet aux partenaires d’avoir une information
actualisée quant à l’avancement du projet.
Un budget adapté aux structures auxquelles il est adressé
Le budget est un outil de communication à destination des partenaires,
il peut donc être adapté à la structure à laquelle la compagnie s’adresse.
En général, les tutelles proposent des budgets-type, avec un formalisme à
respecter, mais ce n‘est pas le cas de tous les autres partenaires.
Dans tous les cas, il est nécessaire de faire ressortir dans les charges tous
les besoins de la compagnie. Cela peut permettre à un coproducteur de
proposer à la compagnie une aide spécifique. À titre d’exemple, certains
coproducteurs ont des studios de répétition ou des logements à disposition
et peuvent être amenés à proposer à la compagnie un apport en nature de ce
type. Il faut pour cela que ce besoin soit indiqué dans les charges du budget
de production.
Par ailleurs, des partenaires peuvent être particulièrement vigilants à
certains éléments de la production : il convient donc de mettre en avant les
arguments qui les intéressent. Par exemple, si la compagnie sollicite l’aide
d’une société de gestion collective de droits voisins, elle doit mentionner
clairement la rémunération des artistes.
Un budget réaliste
Le budget doit correspondre à la réalité du projet. Il ne faut donc ni le
sous-évaluer ni le surévaluer, ce qui n’exclut pas la possibilité de prévoir
une marge d’imprévus pouvant aller de 3 à 10%. Cela permet une gestion
réaliste, raisonnable et prudente. L’objectif est de conduire à la réalisation
du projet sans mettre à mal l’équilibre financier de la structure qui le porte.
Il est nécessaire de s’informer sur la fourchette de subventions généralement
accordées. En résumé, il est dans l’intérêt de tous (compagnie et partenaires)
d’être au plus près de cette réalité pour voir se concrétiser le projet.
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Rôles du budget de production
Un outil de gestion financière
Le budget est un outil qui permet à la compagnie de s’organiser et de
mener au mieux les projets qu’elle souhaite mettre en place. Il raconte,
en chiffres, l’histoire du projet artistique. Il permet à la personne en charge
de l’élaboration et du suivi du budget de procéder aux arbitrages financiers
qui ont un impact sur la faisabilité et la mise en œuvre du projet. La lecture
du budget doit permettre d’en appréhender toutes les grandes étapes,
de la phase de production à la phase d’exploitation.
Un outil de travail collaboratif
La mise en place du budget ne doit pas être le travail du seul administrateur.
C’est un outil responsabilisant et engageant. L’administrateur ne peut pas
avoir les réponses à toutes les questions suscitées par la réalisation d’un
tel document. Il est alors nécessaire d’organiser des réunions de travail
régulières avec les différents protagonistes du projet.
Un outil de communication
Une fois le budget réalisé, il sera adressé aux partenaires publics et privés.
Il est alors l’outil qui permet de communiquer aux financeurs les besoins
de la structure, le montant et le mode de soutien souhaités, la réalité et la
faisabilité du projet. Présenter un budget cohérent est gage de sérieux et de
crédibilité. Cela montre que la compagnie est capable de penser en amont
un projet et de le traduire en termes financiers. Le budget peut être amené
à circuler entre les différents partenaires sollicités. Il ne faut donc pas
annoncer un coproducteur ou une subvention qui n’aurait pas été sollicité(e).
En revanche, il est possible d’annoncer un partenaire en précisant
« confirmé » ou « confirmation non obtenue, en cours d’obtention ».
À travers un budget, la structure communique de manière très transparente
avec ses partenaires.
Un outil de responsabilisation
Le budget est engageant pour le porteur de projet et pour les partenaires.
Il faut essayer de gérer le budget de manière raisonnable et prudente. Une
fois le budget mis en place et validé par des partenaires, il est souvent
demandé à la compagnie, à l’issue de la création, de rendre un budget
réalisé, pour justifier des sommes réellement dépensées. Les tutelles
publiques, notamment, mettent en place des contrôles budgétaires très
précis. De manière concomitante à l’élaboration du budget, il est alors
nécessaire d’établir un outil de contrôle budgétaire (suivi de production
ou tableur) qui permet de suivre, jour après jour, les dépenses réellement
engagées. Il devient alors possible d’évaluer si l’on s’éloigne du budget
initial et donc, a posteriori, de justifier les écarts si les tutelles le réclament.
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Aspects formels
Éléments généraux
Un budget libre dans la forme
– L’élaboration du budget n’a pas de forme imposée ;
– Toutefois, la présentation sur une seule page permet une plus grande
lisibilité ;
– La liste des charges et produits proposée ci-dessous est non exhaustive,
le choix des intitulés est à l’appréciation du porteur de projet. Il existe autant
de versions possibles de budgets que de projets ;
– Le budget se présente en deux parties, à savoir les charges/dépenses et les
produits/recettes.
Un budget clair
– Si la mise en forme du budget est libre, la présentation doit être claire.
– La devise monétaire utilisée doit être indiquée (les taux de change sont
généralement appliqués par le partenaire) ;
– Le choix d’une couleur ou d’une mise en forme particulière de certaines
informations doit faire l’objet d’une légende ;
– Pour éviter toute inexactitude qui pourrait engager la structure, il ne faut
pas hésiter à préciser les recettes qui ont été confirmées et celles qui sont en
attente de confirmation ;
– On commence généralement par compléter la partie « charges » au plus
près de la réalité du projet, plus évidente à réaliser, avant d’étudier les
éventuels partenaires et les recettes possibles (la partie « produits »).
Les différentes parties
Préambule
Il est pertinent d’introduire le budget par quelques lignes présentant le
projet, la compagnie et les artistes concernés. Cela permet de communiquer
des éléments utiles à une bonne lecture du budget.
La carte d’identité du projet
– Nom de la pièce ;
– Date de création ;
– Durée des répétitions ;
– Nombre d’interprètes ;
– Éventuellement les premières dates de représentation confirmées.
Les coordonnées de l’interlocuteur à contacter (administrateur, porteur
du projet …)
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Charges / dépenses
Charges de personnel (artistique, technique, administratif)
– Elles constituent souvent le poste de dépenses le plus important et sont
donc indiquées en premier. Bien penser à distinguer les 3 types de personnels
;
– Identifier le nombre de salariés et estimer le plus précisément possible
pour combien de temps ils seront sollicités ;
– Préciser le nom de chacun permet de se repérer rapidement et de savoir
quelle rémunération correspond à quel collaborateur ;
– Indiquer les salaires bruts pour plusieurs raisons :
- c’est sous cette forme que les minima sont établis dans les conventions
collectives, les partenaires peuvent donc vérifier sans calcul s’ils sont
respectés ;
- les cotisations patronales à appliquer sont différentes en fonction du type
de salariés (artistes, techniciens, administrateurs) ;
- certains artistes peuvent se voir appliquer sur la base de calcul de
certaines cotisations sociales une déduction forfaitaire spécifique de 20%
ou 25% ;
- indiquer les cotisations patronales qui sont appliquées aux différents
salaires sur une ligne à part.
Dans les charges de personnel, nous trouvons donc :
L’équipe artistique
– Les artistes bénéficient d’une présomption de salariat cependant certains
ont un double statut (interprète et auteur) ;
– Les artistes interprètes sont rémunérés en salaire (et non en facture) pour
les répétitions et les représentations ;
– Les paiements endroits d’auteur figurent dans une autre catégorie
de dépenses.
L’équipe technique
– Les techniciens sont le plus souvent salariés ;
– Ils sont parfois prestataires et payés sur facture mais figurent alors dans
une autre catégorie de dépenses (« services extérieurs », par exemple).
L’équipe administrative
Il est intéressant de proratiser et d’inclure dans le budget prévisionnel de
production les salaires des personnels permanents tels que l’administrateur,
le chargé de production ou de communication… Il faut alors estimer ce que
leur travail, réalisé spécifiquement sur le projet, représente en termes de
coûts.
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Frais administratifs et frais de communication
De la même manière que pour les charges permanentes de personnel
administratif, la structure doit pouvoir ventiler dans son budget prévisionnel
de production les frais administratifs qui sont spécifiquement dédiés à la
réalisation du projet. Les coûts fixes de la structure (ou charges permanentes
présentes dans le budget de fonctionnement) sont par exemple : quote-part
d’un comptable, frais bancaires, frais d’assurance, frais de gestion du site
internet…
En fonction des contrats conclus avec les partenaires financiers, la structure
peut être amenée à prendre en charge les frais de réalisation et d’impression
des différents supports de communication : affiches, flyers, dossiers,
invitations, photos…
Frais spécifiques de production
Ils rassemblent l’achat de costumes, de décors, aussi bien que les frais
de transports, les déplacements ou les locations de studio de répétition.
Concernant les frais de location, il est courant de trouver un partenaire qui
assure un apport en nature par la mise à disposition d’espaces de travail.
Cet apport peut apparaître dans les recettes et le coût de la location dans
les dépenses (valorisation en numéraire de l’apport en nature).
Droits d’auteur
En cas de commande d’une œuvre (à un compositeur ou un plasticien par
exemple), l’auteur doit être rémunéré en droit d’auteur et les cotisations
versées à l’Agessa ou à la Maison des artistes.
Autres charges : tels que les déplacements, la restauration ou l’hébergement
des artistes.
Imprévus : ils représentent environ 3 à 10% du montant total des charges.
Impôts et taxes
Si la compagnie est soumise aux impôts commerciaux (donc à la TVA),
elle doit collecter la TVA et peut, en contrepartie la récupérer. Les montants
figurant sur le budget doivent alors apparaître hors taxe (HT). Si la
compagnie n’est pas soumise aux impôts commerciaux, les montants qu’elle
doit faire figurer sur le budget sont toutes taxes comprises (TTC) puisqu’elle
ne peut pas récupérer la TVA.
En outre, il est important de savoir que lorsque la structure n’est pas
assujettie à la TVA, elle est redevable de la taxe sur les salaires et doit donc
prévoir une ligne budgétaire pour celle-ci.
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Produits – Recettes
En fonction de l’ancienneté ou de la notoriété de la structure, du montage
du projet et des différents partenaires, les produits (apports en numéraire,
en nature ou en industrie ) peuvent être obtenus :
– Des partenaires publics (subventions de l’État, d’une collectivité territoriale
ou autres aides publiques) ;
– Des partenaires privés (coproduction, don, mécénat…) ;
– De la structure porteuse du projet (fonds propres ou préachats).
– Différencier les recettes qui ont été confirmées de celles qui sont en attente
de confirmation (le budget de production est engageant)
– Mentionner les partenaires (peut être un argument pour convaincre
d’autres partenaires de soutenir à leur tour le projet).
– Les partenaires sont vigilants quant à la proportion de l’aide qui leur est
demandée au regard de celle des autres partenaires sollicités mais aussi des
ressources propres investies par la compagnie dans la production.
Budgets et temporalité
Le budget de production et celui de la structure porteuse du projet sont
interdépendants. Ils accompagnent les évolutions économiques de la
structure et s’inscrivent donc dans la durée. Les budgets s’inscrivent donc
dans une frise chronologique avec un « avant », un « pendant » et un
« après ».
Budget de la structure porteuse du projet
Ce budget traduit financièrement les besoins de la structure sur un temps
donné (les coûts des salariés permanents, les charges fixes, etc). Il est exigé
par les tutelles publiques lors des demandes de subventions. Ce budget
s’inscrit sur une année civile, à cheval sur deux saisons culturelles. Certains
postes peuvent être proratisés et intégrés dans le budget de production
quand des charges structurelles sont en partie dues à la production d’un
projet.
Avant
– Il est nécessaire de réaliser le bilan d’activité de l’année qui vient de
s’écouler. Ce bilan financier permet de tirer des leçons pour l’année à venir
(identifier les postes sur ou sous-évalués). Ce contrôle budgétaire permet
de mieux jauger les besoins pour la nouvelle année et de connaître la santé
financière de la structure ;
– Ensuite, il faut réunir toutes les personnes susceptibles de communiquer
les informations nécessaires à la mise en place du nouveau budget.
Le budget de la structure intègre tous les budgets (donc, notamment, les
budgets prévisionnels de production).
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Pendant
– Pour toute demande de subventions publiques, il sera demandé de
compléter un dossier type. Ce dossier regroupe un budget de structure
et un budget de projet. Si des subventions de fonctionnement sont accordées,
celles-ci doivent être intégrées dans le budget de structure. Une quote-part
peut être attribuée dans le budget de production ;
– Parallèlement, il est judicieux d’établir un plan de trésorerie, ce qui permet
de suivre de manière précise et réaliste les financements à venir, leur
montant et leur date de perception ainsi que les dépenses à venir.
Après
C’est le temps de l’analyse. La structure doit pouvoir rendre des comptes aux
partenaires publics et privés.
Le budget prévisionnel de production
Ce budget intervient au moment du montage du projet. Le budget de
production doit être mis en perspective avec le budget de la structure, les
deux étant interdépendants.
Avant
Après avoir fait un bilan des compétences en interne et évalué ses besoins
(recrutement, partenariats…), la structure établit le budget prévisionnel de
production pour un projet défini. C’est pendant cette période qu’elle peut être
amenée à rencontrer ses partenaires.
Pendant
– C’est l’étape de l’élaboration concrète du budget. Il est important de
communiquer régulièrement avec les partenaires sur l’avancée du projet.
Plus ils sont tenus informés et plus ils seront en mesure de soutenir la
structure lors d’imprévus ou de nouvelles orientations ;
– Parallèlement à la mise en place de ce budget, il est nécessaire d’établir
un plan de trésorerie. Ce document ne renseigne pas uniquement sur l’état
des finances de la structure à l’instant T, mais permet surtout de comparer
le « réalisé » et l’« estimé », de savoir où l’on en est dans le déroulement
du projet.
Après
C’est le temps de l’analyse. La structure doit pouvoir rendre des comptes aux
partenaires publics et privés.
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Exemple d’un budget previsionnel de production
Compagnie du Feu – Armand Soutine
Nouvelle création : L'océan galope
Date de création prévue : 15 mars 2014
Voici le budget prévisionnel de production d'une création chorégraphique
qui suit le plan comptable général. Il ne s'agit que d'un exemple (non d'un
modèle) qui n'est en rien exhaustif : à chaque compagnie d'élaborer un outil
adapté à son projet de création. Ces éléments sont en vigueur à la date du
15 juillet 2013, la législation relative aux salaires, charges et taxes évolue
régulièrement et nous vous invitons à effectuer les mises à jour nécessaires.
Dans le présent exemple, la structure porteuse du projet est une association
exonérée à la TVA. Elle applique la convention collective nationale des
entreprises artistiques et culturelles. Cette création chorégraphique est
pensée pour quatre danseurs. La durée de la période de production est de
8 mois, dont 2 mois de répétitions. La compagnie fait appel à un compositeur
pour la musique de cette création.
C'est la troisième création de la compagnie : elle a pu réinvestir une part
de ses ressources propres dans le projet et obtenir des subventions publiques
et des partenariats privés. Le nombre de danseurs, les costumes et les
décors sont adaptés à la capacité financière de la structure.
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BUDGET PRÉVISIONNEL DE PRODUCTION
L’océan galope
Compagnie du Feu – Armand Soutine Mis à jour le 15/07/13
4 interprètes Date de création prévue : 15/03/14 En euros TTC
2 mois de répétitions Association exonérée de TVA
CHARGES Montant PRODUITS Montant Statut
Personnel artistique Recettes propres
1 chorégraphe (2 mois) Apport compagnie 9500 Acquis
Salaire brut 4500 Sous-total 9500
Charges : 60% 2700
Coproductions
3 danseurs (2 mois) (J.Daudet, H.Lee, I.Baudoin) Apport théâtre A 3500 Acquis
Salaire brut (4000 x3) 12000 Apport théâtre B 4200 Acquis
Charges : 46% (abattement de 25%) 5520 Apport théâtre C 2900 En cours
Apport théâtre D 3300 En cours
1 danseur (2 mois) (C.Harrison) Sous-total 13900
Salaire brut 4000
Charges : 60% 2400
Sous-total 31120 Subventions / aides publiques / soc. civiles
DRAC (aide à la création) 6200 Acquis
Personnel administratif Ville de Paris 4500 Acquis
1 chargé de production (1 mois) Mise à disposition de studios CND Acquis
(72hx30€) 2160
Salaire brut 2000 Aide à la création Adami 3700 En cours
Charges : 64% 1280 Sous-total 16560
Sous-total 3280
Mécénat / Dons
Personnel technique Entreprise A 2000 Acquis
1 créateur lumière (1 mois) Particuliers (M. Dupont) 1900 Acquis
Salaire brut 2050 Entreprises autres 2188 En cours
Charges : 64% 1312 Particuliers autres 1350 En cours
Sous-total 7438
1 costumier (1 semaine)
Salaire brut 500
Charges : 64% 320
Sous-total 4182
Achats (TTC)
Costumes 1200
Décors 850
Sous-total 2050
Services extérieurs
Commande compositeur + agessa 1500
Location salle de répétition 2200
Location matériel lumière et son 850
Frais administratifs (assurance, téléphone, poste)
350
Communication, promotion (dossiers, photos,
affiches…) 350
Comptabilité 200
Sous-total 5450
Impôts et taxes
Taxe sur les salaires 1065
Divers, imprévus (3%)
Sous-total 1316
TOTAL DES CHARGES 47398 TOTAL DES PRODUITS 47398
Contact administrateur : 06 12 12 12 12 / [email protected]
Département Ressources professionnelles – Elaboration d’un budget prévisionnel de production – janvier 2017 9
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