CHAPITRE

Généralités sur le classement

01
&

Direction de la Recherche et de l’Ingénierie de la Formation

Secteur : Gestion & commerce

Tronc commun
Technicien Spécialisé en Gestion des entreprises
Module : La gestion électronique des
données
Manuel du stagiaire

Septembre 2021
 Partie 1: Les activités de la gestion des dossiers papier

Introduction

Les entreprises ont besoin de collecter des informations sur les marchés, les concurrents, les
lois… Elles-mêmes génèrent de l’information. Cette masse de données doit être organisée,
gérée. Il s’avère donc nécessaire de mettre à la disposition des gestionnaires les informations
dont ils ont besoin au moment opportun. Ces informations sont enregistrées sur des supports
« papier » ou « électroniques ».

En effet, la gestion de l'information est aujourd'hui un gage essentiel d'efficacité. Or, face à
l'abondance croissante des informations, la maîtrise technique des outils, bien que nécessaire,
ne permet pas d'emblée une gestion efficace. Ils ne permettent pas de disposer d'une
information hiérarchisée, mobilisable rapidement et qui diminue les tâches à faible valeur
ajoutée.

Au-delà des compétences à développer dans le domaine de la gestion électronique de

l'information, il est nécessaire de maîtriser les techniques de classement et d’archivage et
d'acquérir les "bons réflexes" dans la gestion de l'information car malgré le développement
des Technologies de l’Information et de la Communication », le support papier reste encore
d’actualité.

Afin de pouvoir utiliser à bon escient cette information, l’entreprise doit être en mesure de la
gérer: pouvoir la consulter aisément et rapidement.

Une méthode donc de classement, de rangement et d’archivage efficace s’impose.

1
CHAPITRE

Généralités sur le classement

01
&
Compétences visées

• Identifier les techniques de classement des dossiers papiers.

• Identifier le enjeux du classement.
• Distinguer les différents niveaux de classement

1- QU’EST-CE QUE LE CLASSEMENT ?

Le classement est le rangement des dossiers et leur mise en ordre selon des normes
prédéfinies. C’est aussi le rangement méthodique en vue d’une recherche ultérieure.

L’évolution des supports a fait évoluer la notion de classement, mais quel que soit le support utilisé, sa
finalité demeure : Classer c’est-à-dire stocker temporairement des informations en vue d’une
utilisation ultérieure.

Le classement consiste à ranger les informations logiquement, dans le matériel et le mobilier

approprié.

Le classement doit permettre de retrouver un document, de reclasser un document utilisé et de retirer

les documents anciens.
CHAPITRE

Généralités sur le classement

01
&
le classement des documents est la mise en ordre intellectuelle

le rangement est l’opération matérielle consistant à placer des

documents d’une manière ordonnée dans du matériel

préalablement en place un système de classement !

Le classement des documents d’une entreprise répond à des règles de bases à bien respecter pour
classer utilement, efficacement et durablement l’ensemble des documents d’une entreprise. Un
moment ou un autre, une entreprise se trouve confrontée à la problématique de l’archivage et du
classement qu’elle doit gérer, après les avoir produites ou reçues. Laisser s’entasser les documents
n’est guère la solution.

Pour retrouver une situation saine, il existe des procédures de classement désignées par l’expression
générique de Records Management. C’est un outil de gestion des archives qui préconise de les traiter
dès leur création :

• Il a pour fonction d’organiser et de gérer l’ensemble des documents indispensables à la conduite

pérenne de l’activité de l’entreprise
• Il a pour finalité de permettre à l’entreprise de disposer à tout moment de ses fichiers
Son champ d’action se limite donc aux archives courantes et intermédiaires, tout en prenant en compte
:

• Les durées légales de conservation à respecter

• La traçabilité et le classement
• La conservation et la communication des documents archivés
• La conduite efficace des systèmes et procédures d’archivage

Du point de vue des normes et de la réglementation, le Records Management est un procédé

d’archivage également encadré.

Le Records Management vise donc à l’enregistrement et à la prise en compte du document, dès sa

création et donc en amont du processus documentaire.

3
CHAPITRE

Généralités sur le classement

01
&

2- LES PHASES DU CLASSEMENT

Généralement, le classement s’opère en 2 phases bien distinctes :

1. la mise en place d’un cadre de classement, créant ainsi des catégories à distinguer, structurer,
hiérarchiser ; le but étant d’identifier chaque document et lui attribuer la place qui lui convient le
mieux
2. le classement proprement dit ; c’est-à-dire placer les documents dans chacune des catégories ainsi
créées.

Cadre de Classement
4
classement
CHAPITRE

Généralités sur le classement

01
& 3- LES OBJECTIFS DU CLASSEMENT
Les raisons du classement sont de 2 ordres :
o C’est une obligation légale ; la loi prescrit de les conserver durant toute leur durée légale de
conservation, mais aussi de manière à ce qu’ils soient maintenus en bon état, ordonnés, classés et
accessibles
Tous les documents concernant l’activité d’une entreprise, doivent être conservés pendant un
certain temps :

Nature des documents Durée de conservation

Toutes les pièces justificatives : les bons de commande, de livraison ou de 10 ans à partir de la clôture
réception, factures clients et fournisseurs… de l’exercice

Les livres et registres comptables : livre journal, grand livre, livre 10 ans à partir de la clôture
d’inventaire… de l’exercice

Bulletin de paie et tout autre document lié à la sécurité

sociale CNSS 5 ans

au regard de l’inspection du travail (registre du personnel) 4 ans

o Nécessité vitale

Le classement des archives est une obligation légale, mais c’est d’abord et avant tout une nécessité
vitale pour toute organisation qu’elle soit publique ou privée. On ne classe pas un document
uniquement à la clôture d’un dossier mais aussi – et surtout – pour le retrouver ultérieurement et
donc le rendre accessible.

la loi sur la publicité des actes administratifs).

et des connaissances (gain de temps, qualité du travail,

partage de l’information, continuité du service, archivage)

risque) 5
CHAPITRE

Généralités sur le classement

01
& 4- LES FACTEURS DU CHOIX D’UN BON CLASSEMENT :
Pour pouvoir stocker des informations en vue d’une utilisation ultérieure, il convient de mettre en
place un plan de classement (organisation préalable) qui permettra d’accéder à l’information dans les
meilleures conditions à savoir : le temps, la sécurité et le coût.

Le temps d’accès :
Il doit être le plus réduit possible, pour cela il faut que :

- Les documents soient classés régulièrement

- Leur recherche doit être faite dans un minimum de temps.
La sécurité :
Le système de classement adopté doit donner l’assurance que :

- Tous les documents sont présents.

- Ils ne risquent pas une détérioration.

Le coût :
Le classement coûte cher, mais la perte d’un document ou la perte de temps et l’événement
provoqué par la recherche d’un document mal classé, coûtent plus chers encore et peuvent dans
certains cas porter préjudice à l’entreprise.

Le coût de classement se décompose alors en :

-Coût de classement (temps et matériel utilisé).

-Coût de recherche.

Donc, il faudra rechercher un nécessaire équilibre entre les qualités du système de classement mis
en place et son coût. Pour cela, le choix de classement doit être pris en fonction de :

- La nature des documents,

- Leur volume,
- Leurs fréquences et consultations.
- La durée de la conservation

5- QUAND CLASSER ?
Il importe tout d’abord de préciser que le classement des archives peut intervenir à tout instant, dèsla
phase de production d’un document jusqu’à sa phase de conservation définitive. Il est évident que plus
le classement est assuré tôt, mieux les documents seront gérés et conservés efficacement.

En principe, une administration ne classe pas ses documents / ses archives afin de faciliter la
consultation ultérieure des chercheurs mais davantage pour elle-même, en vue de l’exécution de
ses tâches.

6
CHAPITRE

Généralités sur le classement

01
Le classement des documents courants (archives dynamiques et semi-dynamiques) par le
&
Chaque document doit avoir sa place au sein d’un dossier de travail. Tous les
documents sont concernés, aussi bien les documents sur
magnétiques
notamment).

producteur d’archives est fondamental. On parle de classement originel. Ce classement originel –

pour autant qu’il existe et qu’il soit cohérent – doit être conservé tout au long du cycle de vie car il
est le reflet des activités (processus de travail) du producteur d’archives.

Le cycle de vie d’un document

Dynamique Semi-dynamique Statique

Service / Bureau /
Service / Bureau Service d’archives
Local d’archivage

Dossiers ayant encore Fin de l’utilité administrative :

Archives produites et rangées
Mettre à disposition
une valeur administrative Conserver ?
dans un système de classementou
mais consultés/utilisés peu Éliminer ? pour la recherche
une structure de répertoires
fréquemment

Les documents dynamiques et semi-dynamiques

Ces documents sont ceux qui se trouvent dans leur phase d’utilité administrative Ils sont classés au
moment même de leur production en vue d’une utilisation immédiate ou à moyen terme ; le
classement est « actif », de nouveaux documents viennent en effet sans cesse s’ajouter.

Les documents statiques

Les documents ayant perdu leur utilité administrative sont définitivement classés. C’est à cette
étape qu’ils seront triés sur base des recommandations de tri des Archives de l’État ; une partie

7
CHAPITRE

Généralités sur le classement

01
d’entre eux pourra être éliminée ou transférée vers un centre ou un service d’archives.
&
Classer rapidement

Attendre que les documents et les dossiers s’accumulent

dans les bureaux …

... OU
les classer dès la phase de production

6- COMMENT CLASSER ?

Le classement doit être méthodique et rigoureux. Cela ne s’improvise pas.

Les principes et méthodes de classement sont valables tant pour les archives courantes que pour les
archives intermédiaires et définitives. Les présentes recommandations concernent le classement des
archives dynamiques et semi-dynamiques, parce que c’est à ce niveau que la responsabilité
incombe au producteur d’archives

8
CHAPITRE

Généralités sur le classement

01
Les niveaux de classement
&
Les documents isolés (ou pièces)
Les documents sont en général regroupés en dossier :
chaque dossier concerne une affaire, une procédure administrative ou un thème (ex. dossier
inividuel de personnel, dossier d’un procès judiciaire, etc.).
On parle de série quand :
des documents individuels qui présentent les mêmes caractéristiques formelles ou qui sont de
même nature (ex. des notes de service, des procès-verbaux de réunions de staff, des registres, etc.)
des dossiers ont été constitués, ils sont eux-mêmes regroupés en séries sur la base de leur nature ou
des affaires/procédures/thèmes qu’ils traitent (ex. séries des dossiers individuels du personnel, série
des dossiers de procédures du tribunal correctionnel, etc.)
L’ensemble des séries formées par une institution, un organisme s’appelle un fonds d’archives.

Type de support
Support papier Support électronique

Document isolé

Dossier

Série

Fonds d’archives L’ensemble des séries d’archives

(tant sur support papier qu’électronique)

9
CHAPITRE

Généralités sur le classement

01
&
Pour synthétiser

Dans cette vidéo, vous allez découvrir comment trier, classer et ordonner les documents.

QUIZ :
Lien du stagiaire : https://quizizz.com/admin/quiz/6151b959751206001d5952ee/startV4

Lien du formateur : https://quizizz.com/admin/quiz/6151b6e1d3e4d3001e8c79fc/la-gestion-

%C3%A9lectronique-des-donn%C3%A9es-classement

10
 CHAPITRE

Les ordres de classement

02 Les ordres de classement

Compétences visées

• Distinguer entre les différents types de classement

• Appliquer les normes de classement
• Classer les données selon les critères de chaque type de classement.

SITUATION DE DÉMARRAGE
A partir de l’analyse de chacun des documents ci-dessous, demander aux stagiaires de
définir les critères permettant de les classer méthodiquement.

11
CHAPITRE

Les ordres de classement

02 Les ordres de classement

Il existe trois principaux modes (ou ordres) de classement et 4 dérivés :

Modes de classement principal (fondamental) Mode de classement dérivé (mixte)

Classement alphabétique Classement alphanumérique

Classement numérique Classement chronologique

Classement idéologique ou thématique Classement géographique

Classement décimal

SCHEMA DES DIFFERENTS ORDRES DE CLASSEMENT :

12
 CHAPITRE

Les ordres de classement

02 Les ordres de classement
1- ETUDE DE LA NORME ET DES ORDRES DE CLASSEMENT

Avant de commencer l’étude des différents ordres ou modes de classement, il est utile de

connaître le sens de certains termes :

Norme : ensemble des règles alphabétiques qui ont été normalisées selon une norme (Z 44 001) définie par
(Association Française de Normalisation)

Rubrique : ensemble de mots agencés et ayant un sens. C’est également un ensemble de mots qui ne peuvent être
dissociés sous peine de ne plus avoir de sens.

Exemple : Lycée d’Enseignement Technique et Professionnel.

Mot directeur : mot d’une rubrique, retenu comme mot principal pour le classement.

Exemple : Cabinet médical Bono Wafae

Bono = mot directeur
Indexage : façon de présenter une rubrique pour faciliter son classement : On écrit d’abord le mot directeur en
majuscule, puis les mots qui le suivent, puis entre parenthèse, les mots qui le précèdent

Exemple : Parc de jeux Sindibad SINDIBAD (parc de jeux)

Café du centre CENTRE (café du)

Renvoi : lorsqu’il peut y avoir une hésitation dans la recherche du mot directeur, il est conseillé d’avoir recours à
une inscription supplémentaire ;

Exemple :« Groupement des producteurs d’agrumes » renvoi à PRODUCTEURS

d’agrumes (Groupement des) ou à agrumes (Groupement des producteurs d’)

ETUDE DE LA NORME

Pour donner plus de précision et de sûreté au classement alphabétique, il faut appliquer des règles
bien définies.

Ainsi l’association, française de normalisation a normalisé les règles du classement alphabétique afin
de faciliter le choix du mot directeur.

Le mot directeur est le mot le plus important dans une rubrique, raison sociale ou dénomination, sur
lequel est basé le classement alphabétique.

13
CHAPITRE

Les ordres de classement

02 Les ordres de classement

5 cas sont offerts par AFNOR et à respecter :

1er cas : “Noms propres de personnes”

➢ On classe au nom patronymique.
➢ On classe au premier nom propre simple ou composé.
➢ On classe au prénom s’il est employé seul ;

Exemple :
- Etablissement MEKOUAR Omar
- Atelier de décoration Ahmed-Amine
- Café Paul

Remarque :

1- Les articles « le, la, les, l’, du, des, au et aux » ainsi que les particules « Ibn, Abou,
Ben, Aït, Abd, Oulad, Oum… » sont considérés comme faisant partie du nom à classer
sauf : « de et d’ » (prépositions)

Exemple :

- Magasin Ben ZAKOUR

- Entreprise d’Ali et compagnie
- Société BENCHEKROUN et associés
- Ecole LA FONTAINE primaire

2- Les titres nobiliaires tels que « Moulay, Lalla, Sidi, Chrif, Maître, Conte,
comtesse… » ne sont considérés comme faisant partie du mot directeur que s’ils sont
liés par un trait d’union »

Exemple :

- Jardin Lalla-Meriem
- Mosquée Lalla Soukaina

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CHAPITRE

Les ordres de classement

02 Les ordres de classement
2ème cas :” Noms propres géographiques”
On classe au premier nom géographique simple ou composé sans tenir compte de l’article simple ou
élidé qui le précède.

Exemple :
- Société de coton de Fès
- Entreprise de confiserie d’Oujda, Tanger et Casablanca

On classe au point cardinal simple ou composé s’il est employé sans complément.

Exemple :
- Société de l’Est
- Compagnie d’assurance de l’Ouest du Sahara
- Imprimerie de l’Est du Maroc

On classe au mot Centre dans sa signification géographique s’il est employé sans complément.

Exemple :
- Librairie du Centre
- Hôtel du Centre de Fès

3ème cas :“Noms propres publicitaires”

On classe au premier nom publicitaire à l’exception des articles et prépositions.

Exemple :

- Vêtements « Du Pareil au même » pour enfants

Remarque :

Sont considérés comme noms publicitaires :

1- Les mots inventés pour le besoin de la publicité.

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CHAPITRE

Les ordres de classement

02 Les ordres de classement
Exemple :

- Machine à laver Candy

2- Les mots étrangers dans une dénomination française.

Exemple :
- Hôtel Barcélo

3- Les noms historiques ou légendaires.

Exemple :
- Riad Almohades

4- Les noms « …. »
Exemple :
- Yahourt « les petits musclés»

4ème cas :”Noms communs et adjectifs”

Le mot directeur est le premier nom commun

Exemple :
- Etablissement de fils et cotons
- Comptoir des mines

Les mots « société ou compagnie » ne sont considérés comme mot directeur que s’ils ne sont
suivis que d’adjectifs.
Exemple :

- Société des assurances

- Compagnies de lustres et d’appliques
- Société industrielle marocaine

Le mot directeur est l’adjectif qualificatif s’il est placé avant le nom commun et si ce dernier
est unique, mais si l’adjectif est suivi de plusieurs noms communs le mot directeur est le
premier nom commun.
Exemple :

- Jeunes filles
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CHAPITRE

Les ordres de classement

02 Les ordres de classement
- Grand jardin
- Petit laboratoire de la compagnie

Si le nom commun est précédé d’un adjectif numéral, le mot directeur est l’adjectif.

Exemple :
- Aux mille voitures
- Maison d’hôte des cinq étoiles

Le mot directeur est l’adjectif substantif.

Exemple :

- Le beau des hôtels

- Grande salle des fêtes
- La grande salle des fêtes

5ème cas : “les sigles”

Le mot directeur est le sigle lui-même.

Exemple :
- ISTA, Fès

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CHAPITRE

Les ordres de classement

02 Les ordres de classement

Schéma récapitulatif du choix du mot directeur

18
CHAPITRE

Les ordres de classement

02 Les ordres de classement

19
CHAPITRE

Les ordres de classement

02

LE CLASSEMENT ALPHABETIQUE
Le classement alphabétique s’effectue en appliquant la suite logique des lettres de l’alphabet.

Principe

• La liste alphabétique de rubriques (le plus souvent les raisons sociales) est obtenue
après avoir procédé à leur indexage.

Indexer une rubrique, c’est :

1. Déterminer le mot directeur de la rubrique (le nom par exemple) et le placer au

début ;
2. Placer ce qui suit le mot directeur ;

3. Reporter à la fin, entre parenthèses, ce qui précède le mot directeur.

Les règles d’indexage

LE CLASSEMENT NUMERIQUE
Le classement numérique consiste à attribuer un numéro à chaque dossier dans l’ordre
croissant des nombres, à leur arrivée.

Un numéro est attribué à chaque dossier (ou document) en fonction de l’ordre chronologique
d’arrivée.

Pour retrouver rapidement un dossier, il est nécessaire d’établir un répertoire alphabétique.

CHAPITRE

Les ordres de classement

02 Les ordres de classement

Exemple des deux répertoires :

Liste numérique ou répertoire numérique Répertoire

alphabétique

(Les dossiers sont numérotés selon leur arrivée)

1 Etablissements Bouarfa AL MASSIRA (Parfumerie) 5

2 Ecole de « l’Avenir »
AVENIR » (Ecole de « l’) 2
3 Café Bachiri
4 Ecole Bichri BACHIR (Café) 3
5 Parfumerie Al Massira
. BICHRI (Ecole) 4
. BOUARFA (Etablissements) 1
. .

.
1.1.1
.
1.1.2
EXERCICES PRATIQUES : voir manuel des TP

LE CLASSEMENT IDEOLOGIQUE
Le classement idéologique consiste à ranger les documents par sujet ou par thème. On
distingue les classements géographique, chronologique, alphanumérique et décimal.

Exemple : Sujet .
SCIENCES APPLIQUEES

Sous-sujet Agriculture-élevage

Art de l’industrie

Industrie diverse

Sciences commerciales

Sciences médicales Pédiatrie

Neurologie

EXERCICES PRATIQUES : voir manuel des TP .

21
CHAPITRE

Les ordres de classement

02 Les ordres de classement
LE CLASSEMENT GEOGRAPHIQUE

Le classement géographique est un classement par zones géographiques (pays, régions, -

départements, villes) ; au sein de chaque zone, les éléments sont classés alphabétiquement.

EXERCICES PRATIQUES : voir manuel des TP .

LE CLASSEMENT CHRONOLOGIQUE
Le classement chronologique est un classement numérique par date.

Le classement est effectué à partir de la date de réception d’un document reçu et à partir de la
date d’émission d’un document envoyé.

Exemple : les revues sont classées de janvier à décembre.

EXERCICES PRATIQUES : voir manuel des TP.

LE CLASSEMENT ALPHANUMERIQUE
Le classement alphanumérique est une combinaison du classement alphabétique et du
classement numérique. Après le classement à la lettre, on attribue un numéro en fonction de la
date d’arrivée pour effectuer le classement numérique par date.

22
CHAPITRE

Les ordres de classement

02 Les ordres de classement

EXERCICES PRATIQUES : voir manuel des TP .

1. Le classement décimal

Le classement décimal combine le classement par sujet et le classement numérique.

L’ensemble du fichier est réparti en classes numérotées de 0 à 9.

Exemple « voir plan comptable »

EXERCICES PRATIQUES : voir manuel des TP

23
CHAPITRE

Généralités sur l’archivage

03

Compétences visées

• Identifier les techniques d’archivage des dossiers papiers.

• Identifier le enjeux de l’archivage..
• Identifier les caractéristiques du système d’archivage électronique.

SITUATION DE DÉMARRAGE

Regardez cette vidéo jusqu’à la minute 0 :28

2. C’EST QUOI L’ARCHIVAGE ?

CHAPITRE

Généralités sur l’archivage

03 Les ordres de classement

L’archivage est l’action d’archiver. C’est l’ensemble des techniques et moyens

employés pour recueillir, classer, conserver et exploiter des documents jusqu’à leur
destruction éventuelle.

Il s’agit de « l'ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour conserver à moyen
ou long terme des informations, dans le but de les exploiter éventuellement ultérieurement

Les archives concernent l’ensemble des documents produits ou reçus par une entreprise
durant tout l’exercice de son activité.
Elles doivent par conséquent être conservées : elles retracent toute l’activité économique et
sociale de l’entreprise. Quant à leurs supports, ils sont variés :
• Documents papiers
• Documents photographiques
• Données électroniques

La théorie archivistique du cycle de vie du document organise le cycle de vie du document à travers
trois périodes :

Les archives courantes :

Les archives courantes ou actives correspondent aux documents actifs c'est-à-dire à
l'ensemble des documents nécessaires à l'activité de l'entreprise. Elles sont utiles pour les
affaires courantes de l'entreprise.

Les archives intermédiaires :

Les archives intermédiaires ou semi-actives représentent quant à elles les documents co

nservés pour des besoins d'ordre administratif ou juridique.

Les archives définitives :

Les archives définitives sont les documents conservés définitivement considérés comme
ayant une valeur historique.

En tant que tel, l’archivage des documents papiers correspond à une procédure qui peut s’avérer vite
complexe si les règles et les bonnes pratiques si elles ne sont pas respectées, tant sur le plan
du classement que du stockage. Quelle que soit la forme ou l’activité de l’entreprise la gestion des
archives est une nécessité. Elle ne s’entreprend donc pas à la légère, bien qu’elle repose sur des actions
a priori simples :

• Ranger
• Classer
• Conserver

25
CHAPITRE

Généralités sur l’archivage

03 Les ordres de classement

3. L’OBJECTIF DE L’ARCHIVAGE

L’objectif de l’archivage étant:

- de conserver et de garder les documents de l’entreprise en bon état,

- de les retrouver ou les restituer à tout moment.

C’est pourquoi, il ne se réduit pas à un simple stockage en vue de respecter la durée de conservation
des papiers, mais repose bien sur une gestion globale de l’archivage papier qui s’inscrit dans
une politique d’archivage efficace et pérenne, depuis la création jusqu’à la destruction des archives.

4. MÉTHODES ET NORMES D’ARCHIVAGE

26
CHAPITRE

Généralités sur l’archivage

03 Les ordres de classement

La gestion des archives courantes et intermédiaires à des fins administratives nécessite tout
particulièrement des outils et méthodes spécifiques prenant en compte l’ensemble des contraintes liées
à la gestion des documents. Cette procédure d’archivage demande davantage de rigueur et de logique,
car elle comprend :

• Le traitement des documents : de leur création à leur destruction

• Leur conservation dans de bonnes conditions : éviter toute dégradation ou perte accidentelle
• Leur accessibilité : rendre les archives courantes et intermédiaires disponibles pour les consulter
ou les restituer
Une méthode efficace peut prendre la forme d’un système d’archivage physique nécessitant :

• Une politique d’archivage incluant une politique de conservation à base de fiches comme dans la
plupart des bibliothèques, mais pas seulement.

• Un plan de classement

Ce système garantit la prise en charge du document de sa création à son archivage. Il offre de

nombreuses possibilités comme la mise en place de procédures et de droits d’accès.

Quant à la réglementation à respecter, il existe des normes ISO spécifiques à l’archivage et en

particulier la norme ISO 15489 qui permet de garantir :

• Le choix d’un plan de classement et sa mise en œuvre en respectant la réglementation

• La conservation des documents avec la mise en sécurité des documents afin de les préserver de tout
risque de perte et de dégradation
• L’organisation et la gestion des documents par le service des archives documentaires

5. COMMENT ARCHIVER ?

L’archivage papier :

Il faut veiller à ce que les documents archivés le soient dans de bonnes conditions de conservation et surtout
puissent être retrouvés facilement en cas de besoin.

a- Préparation matérielle :

Il s’agit d’éliminer tout ce qui peut empêcher la bonne conservation des documents :

✓ Les pièces métalliques : trombones, agrafes, épingles,

Trombones

27
 CHAPITRE

Généralités sur l’archivage

03 Les ordres de classement

Agrafes
Epingles

✓ Les pochettes plastiques : elles « mangent » l’encre des documents,

✓ Les classeurs à anneaux : ils prennent beaucoup trop de place.

Il est donc préférable de mettre ces documents dans des chemisettes, elles-mêmes regroupées dans des
chemises cartonnées, puis dans des boîtes d’archive qu’il faut étiqueter :

Clients

Année :2018

N° 201 à N° 300
b- Préparation intellectuelle :

Il faut suivre une procédure maison. Il sera certainement demandé de remplir un bordereau de
versement indiquant :

-L’objet du dossier,

-Le type de document (facture, étude,…),

-Les dates de début et de fin du dossier.

L’archivage électronique :
Cette forme de conservation des documents nécessite les supports suivants :

✓ Disques durs classiques

✓ Bandes magnétiques
✓ Cartouches magnétiques
✓ Disques optiques
28
CHAPITRE

Généralités sur l’archivage

03 Les ordres de classement
✓ Disques worm…
Ce type de classement présente plusieurs avantages :

✓ Outil économique, facile, simple

✓ Forte sécurité
✓ Utilisation réduite du papier
✓ Rapidité de fournir l’information demandée

6. QUAND ARCHIVER ?

L’archivage doit se faire régulièrement, en fonction de la façon dont les dossiers s’accroissent.

Il est primordial à certaines occasions :

-Le changement de personnel,

-Les locaux devenus insalubres,

-La réorganisation d’un service,

-Le déménagement ou le réaménagement des bureaux

6- LES ETAPES DE L’ARCHIVAGE :

1. Le dépoussiérage
2. Le classement
3. Le conditionnement

4. Le catalogage
5. La numérisation (qui permet de pouvoir visionner certaines archives
sur ordinateur)

29
CHAPITRE

Généralités sur l’archivage

03 Les ordres de classement
7. L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE :

Grâce à cette vidéo, vous allez pouvoir identifier les caractéristiques de l’archivage électronique.

Système d’Archivage Electronique

La vocation d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) est de permettre la

conservation des documents numériques sur le long terme et de les préserver de toute
modification, afin de pouvoir les fournir au titre de la preuve devant un tribunal en cas de
besoin.

Le Système d’Archivage Electronique prend en charge des archives, c’est-à-dire des

documents dans leur version finalisée qui doivent être conservés selon les durées de
conservation légales.

30
 CHAPITRE

Généralités sur l’archivage

03 Les ordres de classement

L’objectif est de préserver la vocation probatoire des documents numériques archivés selon 5
axes :
• Pérennité : préserver le document et ses métadonnées pendant une durée définie, et mettre en
œuvre tous les moyens permettant d’assurer sa lisibilité au fil des ans. Cela implique d’utiliser un
format de fichier pérenne, et de réaliser des conversions régulières de formats ainsi que des
migrations des supports de stockage.
• Intégrité : être en mesure de prouver qu’un document n’a pas été modifié depuis son versement
dans le SAE. Pour cela sont mis en place le calcul d’empreinte, l’horodatage et la journalisation de
l’ensemble des opérations réalisées. Les journaux sont eux-mêmes archivés et conservés aussi
longtemps que les documents.
• Confidentialité : 2 dispositifs permettent de répondre à ce besoin :le cloisonnement logique et
physique des documents
1/ le cloisonnement logique et physique des documents
2/ la gestion des habilitations, qui consiste à définir des droits d’accès personnalisés aux
documents en fonction de leur sensibilité. Par exemple seul le service Ressources Humaines
accède aux dossiers du personnel, et l’accès aux dossiers des dirigeants est restreint à certains
collaborateurs RH.
• Disponibilité : les documents archivés doivent être accessibles et exploitables par les utilisateurs du
dispositif. L’indexation des documents et leur classement dans une arborescence structurée facilite
les recherches par les utilisateurs, soit à partir de leur logiciel métier.
• Réversibilité : l’entreprise doit pouvoir récupérer l’ensemble de ses documents, données et journaux
de preuve en cas de changement de dispositif

31
CHAPITRE

Généralités sur l’archivage

03 Les ordres de classement
L’archivage Cloud

L’archivage cloud constitue la meilleure solution pour stocker dans un environnement

sécurisé vos fichiers. Il présente l’avantage d’être facilement accessible à partir de
n’importe quel appareil. L’accès est sécurisé pour éviter les piratages.

E-signature

La signature numérique ou digitale - digital signature en anglais - (à ne pas confondre avec

un certificat numérique) est une technique de validation mathématique de l’authenticité
et de l’intégrité d’un message, d’un logiciel ou d’un document électronique.
Une e-signature (signature électronique) est une version numérique d'une signature
manuscrite classique.

Équivalent électronique, par essence plus sécurisé, d’une signature manuscrite ou de

l’apposition d’un sceau, la signature numérique est une solution à la falsification et
l’usurpation d’identité dans les communications électroniques. Elle constitue un élément
supplémentaire prouvant l’origine, l’identité et l’état d’un document électronique, d’une
transaction ou d’un message et démontre le consentement éclairé du signataire

32
CHAPITRE

Généralités sur l’archivage

03 Les ordres de classement

QUIZ :
Lien du stagiaire : https://quizizz.com/admin/quiz/6151bee876e710001dee895c/startV4

Lien du formateur : https://quizizz.com/admin/quiz/6151ba3267c2b3001df9927d/la-gestion-

%C3%A9lectronique-des-donn%C3%A9es-l-archivage

33
 Généralités sur l’archivage

Partie 2 : La gestion électronique des données

Introduction :
Une entreprise acquiert et produit tout au long de son activité un grand nombre de documents.
Certains sont vitaux (les titres de propriété ou les contrats), et doivent être conservés pour
répondre à l’environnement réglementaire. D’autres encore, les documents dits « de travail »
tels que les comptes rendus, les rapports, les documents bureautiques, peuvent être consultés
dans le but de prendre une décision. Par conséquent, la gestion et la conservation des
documents au sein de l’entreprise sont des activités essentielles. Elles répondent à des
objectifs d’ordre juridique et légal, à des enjeux patrimoniaux (constituer une mémoire
d’entreprise et conserver les documents relatifs à l’histoire et à l’activité de l’entreprise) et à
des enjeux stratégiques.

De nos jours, nous constatons une croissance exponentielle de la masse de documents et la

quantité d’informations partagées, au sein des entreprises. La gestion de ces documents, leur
classement fastidieux et pénible, la dépense d’énergie qui en découle, tout ceci demeure un
problème persistant au quotidien. De même, la recherche d’information, devient une tâche
indispensable à la performance et au développement des organisations quelles que soient leurs
tailles, leurs missions, et leurs secteurs d’activité

L'arrivée et la généralisation du document numérique a bouleversé les manières d'échanger et

de communiquer. Le passage du document papier au document numérique a permis de
repenser de nouvelles organisations. En effet, le document numérique comporte des
spécificités que le document papier ne possède pas : la structuration des contenus, les
solutions techniques pérennes et la traçabilité.

Les solutions de GED (Gestion Electronique de Documents) se sont répandues dans les
entreprises à partir des années 1990. Le qualificatif « électronique » rend compte de
l’évolution des systèmes de gestion de l’information, désormais capables de reproduire le
document sous forme numérique et de proposer un accès direct à celle-ci. Ces solutions n’ont
pu voir le jour qu’en raison des évolutions technologiques qui ont rendu possible l’acquisition
de documents sous forme numérique ; les plates-formes offrent des espaces de stockage plus
importants, l’architecture réseau type Intranet favorise l’accès aux document.
CHAPITRE

La gestion électronique des données

01 Les ordres de classement

Compétences visées

• Identifier les caractéristiques de la GED.

• Distinguer entre les différents types de la GED.
• Identifier les avantages de la GED.

SITUATION DE DÉMARRAGE

Suite à la vidéo ci-dessus, répondez à ce questionnaire ci-dessous.

1- Qu'est-ce que la GED (Gestion électronique des documents)?

Un système informatisé de gestion des documents.

Des documents qui se classent et se traitent de façon automatisée.

Imprimer en double tous les documents stratégiques.

2- Classer par ordre chronologique les étapes de la GED 1 ;2 ;3 ;4

 Le stockage
 Numérisation des documents
 Le classement
 La diffusion des documents
CHAPITRE

La gestion électronique des données

01 Les ordres de classement
3- Quels sont les avantages de la GED ?
Baisse de la consommation de papier

Un partage des documents efficaces

Un gain de temps

Des économies d'énergie

Une optimisation de l'espace dans l'entreprise

4- Qu'est ce que la dématérialisation de l’archivage ?

Détruire l’ensemble de ses archives, car cela ne sert a rien.

Transformer l'archivage papier en archivage numérique.

Confier l'archivage à une machine.

5- Quelle est le moyen de stockage le plus adapté à une entreprise?

Disque dur.

Clés USB.

Serveur.

6- Compléter par les mots adaptés :

La mise en place d'un projet d'archivage se décompose en trois phases : établissement d'une

, choix du

, processus d'

Sécurisé.

7- Les logiciels de GED permettent aux entreprises :

Améliorer la gestion de leurs documents

Améliorer la productivité

36
CHAPITRE

La gestion électronique des données

01 Les ordres de classement
Centraliser les différentes fonctions de l'entreprise

Accéder rapidement et facilement à l'information

2- QU’EST-CE QUE LA GED ?

La Gestion Electronique de Documents (GED) est définie comme un « ensemble de logiciels
concourant à réaliser les diverses étapes de la chaîne de traitement d’un document : acquisition,
restitution, diffusion ».

Un système de GED est donc une application logicielle qui vise à gérer et organiser l’ensemble de la
documentation produite par l’entreprise.

informations
numériques obéit aux mêmes règles et aux mêmes principes

que le traitement des documents sur support papier. La grande

n’est
donc pas une panacée. La mise en place d’un système de

3- AVANTAGES DE LA GED
La mise en place d’une GED dans une entreprise présente notamment les avantages suivants :

• Accès rapide et à distance aux documents : le réseau (l’Intranet le plus souvent) permet
l’accès à la base de GED et rend possible une consultation immédiate des documents
• Base unique pour l’ensemble des documents de l’entreprise : les documents produits dans
l’entreprise sont tous stockés dans une même base, prévenant ainsi le risque d’une dispersion
des documents

37
CHAPITRE

La gestion électronique des données

01 Les ordres de classement
• Conservation des documents : le système de GED garantit la conservation des documents
produits dans l’entreprise, et assure la pérennité dans l’accès aux documents.
• Accès ubiquiste aux documents : le système GED est accessible de partout dans l’entreprise,
plusieurs personnes peuvent accéder simultanément aux mêmes documents.
• Réduction des coûts liés au papier : l’existence d’un document papier induit des coûts
(consommables, recherche, archivage..). La GED réduit au moins en partie ces coûts.
• Démarche qualité : Tout document produit ou transitant par votre entreprise est enregistré
dans la GED. Ce côté systématique s’inscrit naturellement dans le cadre la démarche qualité

38
CHAPITRE

La gestion électronique des données

01 Les ordres de classement
4- LES TYPES DE GED

On distingue trois types de GED

La GED administrative

Elle consiste à numériser puis à classer les divers documents administratifs (factures, fiches
techniques, bons de commande, formulaires, devis, etc.). Ces fichiers numérisés pourront être
classés et conservés sur différents supports numériques. Ils pourront être éventuellement diffusés
via le réseau interne de l’entreprise.

La GED bureautique

39
CHAPITRE

La gestion électronique des données

01 Les ordres de classement
Elle permet d’échanger des documents et de les lire dans leur format d’origine (notamment à partir
des logiciels des suites bureautiques). Ces documents sont centralisés et consultables, voire
modifiables, par tout le personnel depuis n’importe quel poste de travail.

La GED documentaire

Elle consiste à indexer un grand nombre de fichiers de tous types (texte, image, son, etc.) selon des
critères définis pour et par l’entreprise. Ce mode de gestion propose généralement de puissants
moteurs de recherche (plein texte, multicritère, index, thèmes, etc.).

Plus développée dans les grandes organisations, la GED documentaire permet un accès efficace à
l’information et aux fichiers pour tous les salariés (modèles de lettres, factures clients, formulaires,
etc.).

5- ENJEUX RELATIFS À LA GED

Enjeux organisationnels et stratégiques

D’un point de vue stratégique, la mise en place d’une solution de GED rend possible une
rationalisation des flux d’informations et donc un gain de temps. Elle permet notamment de :

• Localiser plus rapidement l’information

40
CHAPITRE

La gestion électronique des données

01 Les ordres de classement
• Eviter la perte de documents
• Eviter le redoublement des processus
La GED présente également de nombreux avantages pour la production de documents de manière
collaborative. Couplée avec une fonctionnalité de Workflow, une solution de GED permet d’optimiser
le processus d’édition des documents.

Enjeux techniques

D’un point de vue plus opérationnel et technique, la GED garantit :

• L’interopérabilité : les documents peuvent être accessibles sur différentes plates-formes et

pour des usages divers
• La pérennité des documents et de leur support
• La sécurité des données grâce à une fonctionnalité de gestion des accès
• La traçabilité : « retrouver l’historique, l’utilisation, la localisation d’une entité au moyen
d’identifications enregistrées »

a- L’interopérabilité des formats

Dans l’environnement de l’entreprise, il est important que le document soit réutilisable et

interchangeable. Lors de l’enregistrement d’un document dans un format donné, il faut qu’il puisse
être accessible pour différents acteurs de l’entreprise et pour des usages divers (lecture à l’écran,
impression, stockage, insertion d’objets, modification). L’interopérabilité des formats caractérise
notamment la faculté pour ces formats d’être reconnus et lus sur des plates-formes, des logiciels et des
médias différents.

Les enjeux actuels consistent en la création de standards favorisant l’interopérabilité et la portabilité

des fichiers. L’élaboration du standard XML est sensée répondre à ces objectifs. XML favorise

41
CHAPITRE

La gestion électronique des données

01 Les ordres de classement
notamment la diffusion et la consultation des documents sur des applications et des médias divers, tout
en conservant le document dans son intégrité et en garantissant sa pérennité.

Avantages XML :

• Il est extensible : un auteur peut définir de nouvelles balises

• Il décrit la structure du document : l’intérêt est de pouvoir conserver la structure du document
indépendamment de la plate-forme utilisée et donc de garantir l’interopérabilité du fichier
• Il dissocie la structure et la présentation du document

b- La pérennité des formats et des supports de stockage

La mise en place d’une solution de GED vise également à garantir la conservation des documents dans
leur intégrité et la pérennité dans l’accès à ceux-ci.

Plusieurs éléments doivent être pris en compte : la durée de vie des supports de stockage et celle des
systèmes de lecture utilisés.

Format d’enregistrement et systèmes de lecture

Outre les problèmes d’interopérabilité présentés plus haut, le choix d’un format de document soulève
la question de la pérennité dans l’accès au document. En effet, la lecture de documents numériques
nécessite de recourir à un appareillage spécifique à la fois matériel (micro-ordinateur, lecteur) et
logiciel (système d’exploitation, logiciel d’application). Or, le matériel et les logiciels d’application
évoluent. Certaines versions de logiciels ne sont plus capables de lire les documents produits dans les
versions précédentes. Il s’agit donc de permettre l’adaptation du document aux évolutions techniques
grâce à :

• La migration (changement de support, de version du logiciel)

• La recodification (changement du format de présentation et de structuration)

En outre, il importe de veiller à conserver le document dans son intégrité, sans modification de mise
en forme et avec les enrichissements typographiques d’origine. Le choix du format est alors très
important.

Le support de stockage

En voici les principaux, les plus performants.

• Support de stockage : disque dur réseaux, la valeur sûre. ...

• Les serveurs, la nouvelle génération de supports de stockage. ...
• La clé USB, un support de stockage mobile. ...
• CD et DVD, deux formats de support de stockage classiques mais sûrs. ...
• Les cartes mémoires, pour des besoins assez restreints.

42
CHAPITRE

La gestion électronique des données

01 Les ordres de classement

c- La sécurité des données

Les enjeux relatifs à la sécurité des données conservées dans une base de GED sont identifiés comme
suit :

• Garantie de l’authenticité des documents : la sécurisation du système de GED permet

d’attester que le document n’a pas subi de modification
• Préservation de la confidentialité des informations présentes dans la base
• Protection contre l’altération volontaire des documents : modification, brouillage des
données
• Protection contre l’altération involontaire des documents : erreurs de saisie par exemple
• Protection contre les dommages physiques (panne de matériel, incendie, etc.)

Et nous pouvons relever deux différents types de protections :

d- Les aspects juridiques du document numérique

Les projets d’archivages numériques de toutes sortes sont de plus en plus nombreux (que ce soit la
réorganisation d’une GED ou la mise à plat des process). Ils répondent à la prise de conscience par le
management des enjeux liés à la dématérialisation massive de l’information. Or, la numérisation des
documents est sujet à débat dans le domaine juridique.

La valeur légale du document numérique

Le document écrit original est (à de rares exceptions près) la seule preuve valable pour la loi. Les
documents ont en général une durée de prescription légale de 10 ans. Ces faits sont des freins au
développement du document électronique qui ne remplit pas la condition d’irréversibilité, de non
reproductibilité et de localisation caractérisant le document original.

La valeur légale du document numérique dépend d’une part du type de document numérique produit et
d’autre part de l’ensemble des textes qui s’appliquent à l’activité de l’entreprise.

Deux cas se posent :

43
CHAPITRE

La gestion électronique des données

01 Les ordres de classement
• Le document électronique est créé à partir d’un document matériel en utilisant un procédé de
numérisation. Le document numérique créé est alors une copie.
• Le document est créé directement sous forme numérique par l’emploi de procédés
informatiques. Le document numérique produit est ici le document d’origine, qui peut être
considéré comme un original sous réserve de respect des dispositions légales.

Pour synthétiser

La GED expliquée simplement !

44
CHAPITRE

La chaîne des documents numériques

02 Les ordres de classement

Compétences visées

• Identifier le cycle de vie des documents numérique.

• Identifier la démarche d’installation d’une GED, les composants matériels
et logiciels.

1- QU’EST-CE QU’UN DOCUMENT NUMÉRIQUE ?

Le document numérique représente un ensemble composé d'un contenu, d'une structure logique,
d'attributs de présentation qui permettent sa représentation et qui est pourvu d'une signification
intelligible par l'homme ou lisible par une machine. Le document numérique peut être créé à l'état natif
ou obtenu par un processus de transformation d'un document physique, on parle dans ce cas de
document numérisé.

On distingue trois modes principaux de représentation de l'information de ces documents

électroniques: mode caractère, mode image, mode vectoriel.

2- QU’EST-CE QUE LE CYCLE DE VIE DU DOCUMENT NUMÉRIQUE ?

Le cycle de vie d’un document (Records life-cycle en anglais), est un concept qui permet de définir les
différentes étapes de la vie du document de sa création jusqu’à sa destruction finale.

Concernant les différentes étapes du cycle de vie du document, deux principaux points de vue
s’affrontent.

Le premier relève du domaine du Records Management, le second du domaine de l’archivage.

Ainsi du point de vue du records management, les étapes du cycle de vie du document, s’organisent
de la façon suivante :

LA CREATION

• La création du document numérique. Il peut être le résultat d’un traitement automatisé

(création directement sous forme numérique), ou le résultat d’une numérisation de documents
papiers. Dans ce cas, il est nécessaire d’avoir des consignes pour la création et la mise en
forme du document pour pouvoir en garantir l’exploitation ultérieure.
• L’enregistrement. On parle également de copie numérique. Cette phase correspond à la «
mémorisation du document pour des utilisations ultérieures (conservation, diffusion,
archivage)» ; on peut également inclure un système de workflow lors de l’enregistrement.
CHAPITRE

La chaîne des documents numériques

02
Les ordres de classement
• Le classement. Il est nécessaire de ranger le document dans un espace informatique (serveur,
…) accessible aux utilisateurs. L’organisation du classement doit être compatible avec le plan
de classement.
• L’indexation. On détermine alors les termes et les expressions clés pour pouvoir retrouver le
document dans le système de classement par la suite.

LA GESTION

La gestion concerne les opérations qui interviennent sur le document après sa création. On parle
souvent de sécurité et de droits d’accès (cela peut passer par des opérations de cryptage, de restriction
d’actions sur le contenu ou d’occultation de champs). Il s’agit de rendre le document accessible aux
personnes autorisées. Le document numérique étant facilement reproductible et modifiable, il est
également nécessaire de pouvoir gérer les différentes versions de ce document.

LA DIFFUSION

On distingue deux techniques de restitution du document :

• Le mode push : c’est la mise à disposition des documents que l’utilisateur va chercher dans la
base. Il doit alors se connecter au système de GED. Il lui est possible de visualiser les
documents après une recherche et une sélection (si celui-ci est autorisé à accéder au
document).
• Le mode pull : c’est la distribution du document. Le système transfère automatiquement les
documents (souvent par la messagerie électronique) à des destinataires qui sont désignés
préalablement. Il faut alors bien gérer les listes de diffusion (changement d’adresses
électroniques, départ de l’entreprise, …) pour que les bonnes personnes puissent avoir les bons
documents.

LA CONSERVATION

L’objectif de la conservation des documents est de prouver, de mémoriser, de comprendre et de

communiquer. Il faut donc conserver dans le temps la lisibilité des documents numériques et de ses
composants. Cela implique un choix de formats judicieux.

46
CHAPITRE

La chaîne des documents numériques

02
Les ordres de classement

3- L’ACQUISITION DES DOCUMENTS

La numérisation des documents, premier pas vers la transformation digitale

L’acquisition numérique
Pour que l’information puisse être gérée par un ordinateur, elle doit être disponible sous forme
numérique. Il existe trois modes d’acquisition :

47
CHAPITRE

La chaîne des documents numériques

02
Les ordres de classement
• L’acquisition directe sous forme numérique, que ce soit un texte saisi sur un logiciel de
traitement de texte ou une photo créée avec un appareil numérique.
• La collecte et l’assemblage de documents déjà numériques. Dans ce cas, les documents sont
situés sur différents postes ou serveurs. Il suffit alors de les rassembler, les indexer et les
convertir en un format unique.
• La conservation numérique de documents analogiques. Il existe plusieurs technologies pour
numériser les documents (les scanners, les cartes de numérisation, …)

La numérisation des documents

« La numérisation permet de passer d’une représentation analogique de la réalité à une représentation

numérique par échantillonnage. » La numérisation (ou digitalisation en anglais) est la conversion d’un
objet réel (image, texte, …) en une suite de nombres permettant de représenter cet objet en
informatique ou en électronique numérique.

Le poids du fichier va dépendre de la fréquence d’échantillonnage et de l’amplitude de la

quantification. C’est pourquoi il est important de bien connaître ses besoins et de choisir la technologie
adaptée aux types de documents (différents selon qu’on ait des documents textes, images ou vidéos,
etc.).

48
CHAPITRE

La chaîne des documents numériques

02
Les ordres de classement
Lors de la mise en place d’une solution de GED, le choix du format d’enregistrement des fichiers doit
se faire en fonction des besoins et des usages répertoriés au sein de l’entreprise :

• Modification/réutilisation des documents

• Nécessité d’une gestion des versions de documents
• Modalités de création ou d’acquisition
• Pérennité dans l’accès aux documents
• Interopérabilité entre les plates-formes
• Assemblage de fragments divers au sein d’un même document
• Intégration de documents multimédia : comprennent des textes, des images fixes
ou animées

On remarque une coexistence de nombreux formats incompatibles. On peut distinguer des formats
propriétaires, des normes et des standards.

Les documents sont scannés et traités avec des outils de capture :

LAD : Lecture Automatique des Documents

RAD : Reconnaissance Automatique des Documents

OCR : Reconnaissance Optique des Caractères (Optical Character Recognition)

Qui permettent de transformer l’image d’un texte (qu’il soit scanné ou photographié) en un texte
ASCII. Ce dernier peut être modifié, réutilisé et indexé.

Les OCR permettent de retraiter l’information dans un logiciel de traitement de texte, de l’intégrer
dans une base de donnée, etc. Ils permettent également d’indexer automatiquement les documents
(grâce à l’indexation en texte intégral). De plus, on remarque une nette diminution de la taille du
fichier. En effet, un fichier image (texte scanné) est bien plus gros qu’un fichier de texte ASCII.

Les OCR se sont beaucoup développés ces dernières années. « Ils sont désormais disponibles sur des
plateformes micro (avec scanner et logiciel OCR) pour des coûts très abordables. »

Cependant, cette technologie n’est pas encore fiable à 100%. Les logiciels peuvent reconnaître du
texte, mais si le document contient un tableau, un graphique ou une image, ils ne seront pas inclus
dans le document final.

Les logiciels sont également très dépendants de la qualité du document soumis. Les taux de
reconnaissances varient selon les polices d’écriture, les annotations manuscrites ne sont pas toujours
prises en compte, la présence d’un fonds coloré peut gêner le logiciel, etc.

49
CHAPITRE

La chaîne des documents numériques

02
Les ordres de classement
L’indexation des documents numériques

a- Qu’est-ce que l’indexation ?

L’indexation d’un document consiste à décrire celui-ci pour permettre son exploitation. C’est une des
étapes cruciales de la GED. Elle doit être « la représentation la plus fidèle et la plus exhaustive du
contenu, du sens du document afin de faciliter les recherches et d’en garantir la pertinence ». Il est
important de concevoir une politique d’indexation (construction des index et leur maintenance dans de
grandes bases documentaires). Cela va conditionner le bon fonctionnement de la GED

L'indexation des documents numériques est soumise au même principe que celle des documents
traditionnels qui consiste à extraire les concepts les plus représentatifs du document et de les
représenter sous forme d'un index ou d'un modèle appelé métadonnées dans les bibliothèques
numériques.

Pour les documents numériques, cette opération consiste donc à «fournir des informations utiles sur
chaque document et ce dans le but d'en faciliter l'accès par les moteurs de recherche».

Ces informations s'appellent des métadonnées qui ont pour rôle de décrire formellement le document,
et à partir desquelles, les moteurs de recherche vont effectuer leurs requêtes.

Ces métadonnées comportent en général le titre de document, le nom de l'auteur, le type de document
(revue, livre…), Raison sociale, une liste de mots clés et le résumé du document.

Ce qui fait la différence par rapport aux documents classiques est que le document électronique
contient lui-même tous les éléments d'information pour l'indexer.

En d'autres termes, le document électronique est la source directe d'information et non plus une source
externe qu'on l'analyse pour extraire les informations nécessaires à l'indexation.

50
CHAPITRE

La chaîne des documents numériques

02
Les ordres de classement
Il existe deux grandes catégories d’indexation :

• L’indexation classificatoire : consiste à donner une description externe et synthétique du

document, « cette approche classificatoire « universelle » est idéaliste et naïve ». Elle n’est
pas adaptée pour l’indexation de documents numériques destinés à un système de GED.
• L’indexation par concepts ou par langages combinatoires : consiste à donner une description
du contenu du document. Elle se veut « riche, exhaustive et dépassant la rationalité parfois
trop univoque de la classification ».

Le stockage
Plusieurs enjeux liés à cette étape : la notion de conservation visant à maintenir dans le temps la
disponibilité d’un document. Cela induit une notion de durée indissociable du sort final du document :
archivage prolongé, révision ou destruction. Les problématiques sont donc les suivantes :

• Le support de stockage doit être adapté le mieux possible avec le volume des documents. Il
doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de l’importance des données, offrir
un temps d’accès fiable. Si besoin est, il devra prendre en compte les besoins d’intangibilité
mais de disponibilité permanente de certains documents à portée légale (contrat, facture,
élément admis comme preuve).
• L’organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents
(texte, vidéo, image, etc.) de leurs provenances, états, types, etc.
• La durée de conservation doit permettre une épuration régulière du système afin de faciliter
le stockage et d’alimenter les archives.
• La possibilité de réviser ou de détruire le document. Un stockage en mode
lecture/écriture/suppression doit être considéré.

51
CHAPITRE

La chaîne des documents numériques

02
Les ordres de classement
Le WorkFlow

Le terme « WorkFIow » représente «le processus industriel ou administratif au cours duquel des
tâches, des documents et des informations sont traités successivement, selon des règles prédéfinies,
en vue de réaliser un produit ou de fournir un service.

Le « WorkFIow » est donc associé à un processus métier dans l'organisation, les personnes sont
davantage concentrées sur l'objectif que sur les seules activités de production. L'objectif essentiel est
la satisfaction du client final.

Le but du « WorkFIow » est d'acheminer des documents donc il est primordial de savoir identifier les
acteurs, leurs rôles et leurs tâches à chaque étape du processus. Cette identification se fait par la
modélisation qui permet de représenter une situation afin de mieux la comprendre. Un
« WorkFIow » est donc la modélisation et la gestion informatique des tâches et des acteurs qui
sont impliqués dans la réalisation d'un processus métier.

Ainsi, le WorkFIow permet de décrire le circuit de validation, les tâches, les délais à respecter et les
modes de validation. Le WorkFIow est avant-tout un projet organisationnel avant d'être un projet
informatique.

WorkFIow repose sur 3 concepts, aussi appelés les « 3R » : Rôles, Règles et Routes.

• Les Rôles : ce sont les compétences indispensables pour assumer la responsabilité d'activités
à accomplir et de résultats à obtenir.
• Les Règles : elles regroupent les informations concernant les tâches à réaliser pour accomplir
une activité.
• Les Routes : elles définissent les itinéraires du WorkFIow, c'est-à-dire les chemins des flux
informationnels

52
CHAPITRE

La chaîne des documents numériques

02
Les ordres de classement

4- LA DÉMARCHE D’INSTALLATION D’UNE GED, LES COMPOSANTS

MATÉRIELS ET LOGICIELS

La mise en place d’un outil de gestion documentaire doit respecter certaines étapes
indispensables à une démarche structurée et maîtrisée.

Définition du périmètre, des objectifs et des enjeux

Au préalable, une réflexion doit être menée pour définir précisément :

• Le périmètre du projet : Quels sont les départements, services ou activités impactés

? Quels sont les documents (papiers ou informatiques) concernés ? Leur volumétrie
actuelle et prévisionnelle,…,
• Les objectifs du projet : Pourquoi mène-t-on ce projet ? Quelles sont les échéances
à court, moyen et long terme ? Que faut-il formaliser ? A qui ces informations
seront- elles diffusées ? Quelles sont les priorités de diffusion ?…
• Les enjeux du projet : d’un point de vue technique, organisationnel, financier,
humain,…

5- LES COMPOSANTS MATÉRIELS ET LOGICIELS

Pour qu’une G.E.D soit opérationnelle, différents composants hardware et logiciels sont
requis. Cette infrastructure est constituée des éléments suivants :

• Un réseau informatique et des moyens de communication. De plus en plus

fréquemment, il s'agit du réseau général d'entreprise avec des outils banalisés de

53
CHAPITRE

La chaîne des documents numériques

02
Les ordres de classement
communication, d'une part, internes (accès aux applications informatiques et
émulation de terminaux, transferts de fichiers, messagerie interne, etc.,) et,
d'autre part, externes (passerelles fax, télex, accès à des messageries publiques,
accès à des banques de données externes, etc.)
• Un ou des serveur(s) physique(s) où résideront les informations de l'entreprise
(factures, devis, infos fournisseurs, produits, commandes,…) ; contenant les
applications qui traitent les données (méthode de calcul de la facturation,
gestion des stocks,…); où résidera le contenu des écrans (pages) qui seront
présentés aux utilisateurs (texte, graphiques, tableaux à remplir, …).
• Des postes client, banalisés ou spécialisés selon la fonction de l'utilisateur. De
plus en plus fréquemment, les postes de travail seront ceux dont l'entreprise est
équipée : PC sous MS-Windows, PC sous OS/2, stations UNIX, etc; cette
infrastructure est construite et organisée selon des choix et des règles
d'architecture, par exemple une architecture de type «client-serveur».
• Des logiciels applicatifs spécifiques : pour le traitement numérique des
documents à partir d’un copieur, scanneur, spool d’impression, l’application de
couches OCR, l’indexation, la recherche, la diffusion et la modification de
l’information, …
• Des logiciels dans les stations utilisateurs (PC) : les browsers (navigateur Web)
qui permettent d'accéder aux informations et services sont universels et
disponibles gratuitement.

QUIZZ

54
CHAPITRE

La chaîne des documents numériques

02
Les ordres de classement

1- Le cycle de vie d’un document permet

 Le traitement automatisé des documents

 de définir les différentes étapes de la vie du document de sa création jusqu’à sa
destruction finale.
 De ranger le document dans un espace informatique

2- Classez les étapes du cycle de vie d’un document numérique

 La conservation
 La création
 La gestion
 La diffusion
 Le stockage

3- Le but du workflow est de :

 Décrire le circuit de validation, les tâches, les délais à respecter et les modes de
validation.
 Acheminer des documents donc il est primordial de savoir identifier les acteurs, leurs
rôles et leurs tâches à chaque étape du processus.
 Créer la modélisation et la gestion informatique des tâches et des acteurs qui sont
impliqués dans la réalisation d'un processus métier.

4- La mise en place d’un outil de gestion documentaire doit respecter certaines étapes
indispensables à une démarche structurée et maîtrisée.
 Le périmètre du projet
 Le plan du projet
 Les objectifs du projet
 Les enjeux du projet

55
Vidéo synthèse des différentes étapes de mise en place d’un système d’archivage électronique

Webinaire : Comment réussir son projet GED

 RÉSUMÉ

Un système de Gestion Electronique de Documents ou GED est une application logicielle

capable de gérer les différentes étapes du cycle de vie du document (création, traitement,
diffusion, élimination). La mise en place d’une telle solution répond au besoin de maîtriser et
d’organiser la masse de documents qui circulent dans l’entreprise. Pour réussir un tel projet, il
importe cependant de bien identifier les besoins de l’entreprise et de ses acteurs et de prendre
en considération tous les aspects : le coût, le facteur humain et l’environnement technique du
projet. L’étude des fonctionnalités des solutions de GED et l’analyse comparative de plusieurs
solutions proposées par les éditeurs de logiciels constituent ensuite une étape indispensable à
la réussite du projet. Cette synthèse présente les enjeux de la mise en place d’une telle
solution dans l’entreprise et propose une démarche de mise en œuvre d’un système de GED
ainsi qu’une analyse de certains logiciels du marché.

LEXIQUE

AFNOR (Association Française de Normalisation) qui a édité la norme Z 44-001 portant sur
le classement alphabétique des noms et raisons sociales. Il s’agit d’une règle permettant de
déterminer de manière indiscutable le mot directeur, c’est-à-dire le mot sur lequel on va
classer. L’intérêt de cette règle réside dans son caractère indiscutable : elle met tout le monde
d’accord.

RUBRIQUE OU DÉNOMINATION : mot ou ensemble de mots désignant une personne,

une entreprise, une administration, un lieu, un document, un objet et servant à l’identifier.

Exemple : société BADAOUI et Cie

MOT DIRECTEUR : C’est le mot choisi parmi les mots qui constitue une rubrique et qui va
diriger « le classement alphabétique » et ensuite les recherches. Exemple : le mot
« BADAOUI » de la rubrique « société BADAOUI et Cie ».
 Les ordres de classement
INDEXAGE : c’est la manière d’écrire une rubrique pour mettre en évidence le mot
directeur. On écrit le mot directeur en majuscule, puis les mots qui le suivent, puis entre
parenthèses les mots qui le précèdent.

Exemple : BADAOUI et Cie (Société)

Archivage : organisation des sauvegardes de manière à ce que les données numériques soient
classées, facilement identifiées, facilement réutilisables.
Dématérialisation : transformation de supports d'informations matériels (documents papier) en
fichiers informatiques.
XML : (Extensible Markup Language) est une famille de langages
Document numérique : objet informatique immatériel et manipulable avec un ordinateur ; ce
peut être une image, un fichier…
GED (gestion électronique des documents) : procédé informatisé visant à organiser et gérer
des informations et des documents électroniques au sein d’une organisation. Il met
principalement en œuvre des systèmes d’acquisition, de classement, de stockage et de
diffusion des documents.
GED administrative : procédé permettant de classer les documents administratifs sous forme
de fichiers numérisés qui pourront être éventuellement diffusés via le réseau interne de
l'entreprise.
GED bureautique : procédé permettant la production et le partage de documents de travail
collaboratif. Ces documents sont centralisés et consultables par tout le personnel de
l'entreprise via intranet ou extranet.
Indexation : processus destiné à présenter le contenu d’un document au moyen de termes
issus d’un langage documentaire ou de mots-clés libres.
Mot-clé : terme caractéristique d'un thème traité par un document.
Numérisation des documents : technique qui consiste à scanner un document papier pour qu’il
puisse être enregistré sur un support informatique.
Scanneur : périphérique qui permet de convertir une image ou un document sous une forme
numérique.
Serveur : ordinateur qui contient des ressources (fournisseur de données) et les met à la
disposition des postes clients qui en font la demande.
Travail collaboratif : travail qui fait interagir plusieurs acteurs pour la réalisation de tâches qui
visent à atteindre un but commun.
Workflow : circuit documentaire permettant de router un ou plusieurs document(s) vers des
utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs pour relecture/modification/validation soit en mode
simultané (envoi à tous les destinataires en même temps), soit en mode consécutif (envoi aux
destinataires l’un après l’autre).

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