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 INTRODUCTION GENERALE

La Direction des Ressources Humaines d’ECI Maroc est heureuse

de présenter à ses Collaborateurs ce manuel devant leur servir de guide
quant à leur comportement vis-à-vis d’eux-mêmes, de l’institution, de leurs
collègues et de la clientèle.

Ce guide constitue une base de données relative aux responsabilités,

droits et obligations de chacun. Il tente de définir les principes de gestion
des ressources humaines de base à ECI Maroc, et permet de fixer un cadre
permettant d’harmoniser nos pratiques afin d’être le plus juste et
transparent possible.

Les objectifs de ECI Maroc et ceux de ses Collaborateurs ne seront

atteints qu’avec de l’honnêteté, de l’intégrité, du caractère, du respect
mutuel, du dévouement, de l’esprit d’équipe et de responsabilité, de
compétence et d’excellence. Ces qualités devront se retrouver à tous les
niveaux de la société.

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 OBJECTIFS DU MANUEL

Ce manuel de procédures constitue le reflet du savoir-faire RH de ECI

Maroc et permet aux professionnelles RH d’avoir un référentiel à usage
commun. Il constitue :

Un mémoire de l’organisation :
Le manuel des procédures est un moyen permettant de capitaliser le savoir-
faire individuel et collectif et d’en faciliter le stockage ; il s’agit d’une
véritable mémoire de l’organisation.
Grace à la mise en place d’un manuel de procédure RH, chaque acteur peut
prendre connaissance instantanément des modalités d’exécution de ses
missions, mais aussi de situer en quoi son propre travail est lié à celui des
autres. Ce qui facilite la coordination et la synchronisation des activités
entre les différents services RH et entre les différents niveaux
hiérarchiques.

Un support pédagogique :
Le manuel peut servir de point de départ pour la formation des
collaborateurs, en facilitant l’assimilation rapide des pratiques RH au
profit des nouvelles recrues, des intérimaires, ou des remplaçants. Il
permet ainsi de simplifier la tâche pour les supérieurs hiérarchiques qui
sont généralement chargés de formation et qui se trouvent souvent sous
pression de temps, ou qui n’ont pas forcément les qualités requises ni le
gout de la pédagogie. Un manuel peut donc débloquer les collaborateurs
qui se trouvent obligés de se débrouiller malgré tout, et n’osent pas
toujours à interroger leur supérieurs.
Le manuel représente également un référentiel de base pour les
responsables RH, en leur permettant d’avoir une vue globale sur les
responsabilités assignées à chaque membre de l’équipe. Ils y gagnent une

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idée plus claire sur le fonctionnement des différents services RH et évitent
par-là certaines improvisations.

Un aide au dialogue :
Les professionnelles de la fonction RH peuvent être des individus avec des
cultures et des visions diverses, et chacun essaie à sa propre manière d’être
performant, chose qui est susceptible de générer des problèmes en termes
de dialogue social. De ce fait, la mise en place des procédures applicables à
tous permet d’instaurer un cadre documentaire commun et de bien clarifier
la répartition des rôles au sein des services RH. Cela contribue à éviter
certains malentendus, à réduire les actions d’arbitrage du management et à
créer un groupe de travail solide et performant.

Un instrument de gestion des risques :

La formalisation des procédures répond à des impératifs de fiabilité et de
sécurité. En effet, l’erreur et l’oubli étant des faiblesses humaines, les
procédures écrites fournissent d’une manière simple et rapide les règles et
les méthodes mises en œuvre, ce qui permet de s’autocontrôler et d’éviter
les fautes graves.

Un outil de contrôle :
La formalisation des procédures par un document écrit facilite le contrôle
interne, et constitue la base même d’un contrôle transparent et acceptable,
car on ne peut pas reprocher à un agent d’avoir failli à sa mission s’il
présume de bonne foi en évoquant son ignorance. En plus, le manuel défini
clairement la répartition des responsabilités, personne ne peut donc nier sa
défaillance dans l’exécution d’une tache qui lui est assignée.

Ce manuel de procédures RH sert donc de boussole à l’assimilation et

l’accomplissement des pratiques RH. Il garantit la continuité de la bonne
marche du département RH et constitue un outil de diffusion du savoir-
faire parce qu’il fait connaître les règles, les méthodes et les séquences de
mise en œuvre des tâches et activités.
5|Page
6|Page
 Sommaire

Table des matières

INTRODUCTION GENERALE............................................................................................................................................
OBJECTIFS DU MANUEL..................................................................................................................................................
Sommaire.......................................................................................................................................................................
PROCEDURE DE RECRUTEMENT.....................................................................................................................................
PROCEDURE D’INTEGRATION DES STAGIAIRES............................................................................................................
PROCEDURE DE FORMATION.......................................................................................................................................
PROCEDURE DE PAIE ...................................................................................................................................................
PROCEDURE DES MESURES DISCIPLINAIRES................................................................................................................
PROCEDURE GESTION DES ABSENCES, DES SORTIES, DES RETARDSET DES CONGES...................................................
PROCEDURE D’EVALUATION........................................................................................................................................

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 Electrical Components International Edition 01
Date : / /
Procédures Recrutement Page :

PROCEDURE DE RECRUTEMENT

ATTENTION
Toute impression de ce document
peut-être périmée. Vous êtes
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validité, la version en vigueur est
consultable sur l'Intranet.

GESTION DES EVOLUTIONS :

Date Indice Modification
/ / 00 Création

APPROBATION :
Date Indice Rédigé par Vérifié par Approuvé par
/ / 00

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 Electrical Components International Edition 01
Date : / /
Procédures Recrutement Page :

I. Objet :

L’application de cette procédure a pour but de s’assurer le choix des meilleurs

candidats ayant les compétences les plus adéquates aux exigences des postes à
pourvoir. La présente procédure décrit les différentes étapes à suivre afin de
recruter la bonne personne est au bon endroit.

II. Domaine d’application :

Cette procédure s’applique à l’ensemble des recrutements du personnel de la société

ECI Maroc.

III. Destinataires :

Les managers des départements concernés.

IV. Responsabilités :

Cette procédure relève de la responsabilité de la Directrice des Ressources Humaines.

V. Description :

Durant le dernier trimestre de l’année N, la Direction générale fixe les objectifs pour
l’année N+1 et le budget alloué pour les atteindre. Ainsi qu’un planning de
recrutement est élaboré et fait l’objet d’une mise à jour régulière au cours de l’année.

1. Expression de besoin de recrutement :

9|Page
Les Managers sont amenés à définir leurs besoins en recrutement tout en se référant
aux évolutions des métiers de ECI Maroc, à l’augmentation de l’activité de
l’entreprise, aux départs programmés et à la création d’un nouveau poste.

Le Manager du département demandeur établit sa demande en complétant la fiche

d’expression de besoin en recrutement. Cette fiche est établie conjointement par le
Manager du département et le Manager ressources humaines et soumise à
l’approbation de la direction.

Toute fiche d’expression de besoin en recrutement inclut l’ensemble des renseignements sur
le poste :
La description de poste/profil, le nom du service/département et toute autre information
pertinente Justifiant le recrutement.

À partir de ces éléments, le responsable recrutement, vérifie la disponibilité des

compétences requises et décide d’opter pour le meilleur canal de recrutement (externe
les sites web, L’ANAPEC ou cabinet de recrutement), et informe le directeur de site
qui donne l’accord de déclenchement de recrutement.

Si la demande n’est pas acceptée par le service RH, elle recourt à d'autres possibilités,
de la réorganisation du travail, ou d’une nouvelle répartition des tâches.

2. Recherche des candidats :

Pour les opérateurs, la recherche des candidats se fait en soit en partenariat avec
l’ANAPEC, ou par Recueil d’offre au niveau des associations CFA
Pour les autres personnels administratifs, la direction RH rédige une annonce
d’offre d’emploi à partir de la fiche de demande de recrutement et la définition du
profil du candidat et la diffuse sur les sites web ou elle recourt ou agences de
recrutement.

3. Présélection des candidats :

Les candidats souhaitant postuler envoient leurs CV à une boite mail

commune de la société.

Pour les opérateurs :

Après avoir évalué les candidatures reçues, l’assistante RH présente au responsable du
service de production les candidatures adéquates aux exigences du poste.

10 | P a g e
Pour les cadres administratifs :
La directrice de ressources humaines ou le responsable du service demandeur
choisit le bon candidat e en fonction de :
- Expérience et parcours professionnels
- Savoir-faire et compétences
- Diplômes et qualifications
- Personnalité

Les candidats retenus sont convoqués à passer un entretien au sein de ECI Maroc.

4. Entretien individuel :

Lors de la sélection finale, la directrice de ressources humaines convoque les candidats

choisis en concertation avec les responsables des services demandeurs, pour un entretien
avec le candidat.
À l’issue de cet entretien, une réunion de synthèse, entre le comité du jury décidera
le candidat retenu qui devrait se présenter à la direction, pour l’approbation, et la
signature de la décision d’embauche.

5. Validation d’embauche :

Cette étape a pour objectif de contractualiser la relation entre l’entreprise et le

candidat retenu : négociation des modalités de l’embauche, signatures des
documents. La responsable ressources humaines convoque les candidats choisis
pour finaliser l’opération d’embauche, il les renseigne en particulier sur :
• Le salaire
• Le transport avec des trajets et stations définis
• Les horaires, l’organisation de travail
• La date de prise de fonction.
• Visite médicale

Une visite médicale est demandée par la suite au candidat afin de s’assurer de son
aptitude à occuper le poste. Dans le cas où le candidat se montre inapte en termes
de médecine de travail, le processus de recrutement est arrêté.
Avant la finalisation de l’embauche, les candidats remplissent la fiche de
renseignement et complètent leur dossier individuel qui comporte les éléments

11 | P a g e
suivants :
• Curriculum Vitae.
• Lettre de motivation.
• Photocopie légalisée de tous les diplômes mentionnés sur le CV.
• Photocopie légalisée de la CIN.
• Photocopie de la carte CNSS.
• Certificat de travail du dernier employeur avec mention libre de tout engagement
• Photocopie légalisée des attestations de travail justifiant les différentes
expériences professionnelles mentionnées sur le CV
• Fiche anthropométrique de la police
• cinq (05) photos d’identité.
• N° Compte bancaire.
• Photocopie légalisée de l’acte de mariage
• Extrait d’acte de naissance.
• Contrat légalisé.

*Les candidats non retenus ne sont pas informés jusqu’à l’engagement définitif des
candidats retenus.

6. Communication interne :

Le responsable Recrutement communique à l’ensemble de l’équipe de travail les

salariés du département l’arrivée du nouveau salarié.

7. Accueil et intégration :

Le nouveau recruté est accueilli par le directeur ressources humaines qui lui
explique les principaux points du règlement intérieur mentionné dans le livret
d’accueil de ECI Maroc, et informe le service de fournitures de son arrivée et ce
pour la préparation et l’attribution des tenues de travail.
Le tuteur prépare une visite guidée de l’usine pour intégrer le nouveau salarié, et une
formation HSE pour la sensibiliser.

VI. Annexes :
 Demande d'Expression du Besoin en Recrutement
12 | P a g e
  Annonce
 Bon de Mutation
 Fiche de poste
 Confirmation de la période d'essai
 Plan d'intégration

VII. Logigramme

13 | P a g e
Responsable Déroulement des Activités Annexes

Tous les Demande

départements d'Expression du
1 Besoin en
Recrutement

Responsable
Recrutement

2 ANNONCE

Département
demandeur

Bon de
Mutation
3
Fiche de poste

Direction RH

Service
médical

Administratio
n du personnel
Confirmation de
la période d'essai

Plan
d'intégration

14 | P a g e
  Description du logigramme  :

Etapes Détails

 Réception de la demande d'embauche (email du Manager du département concerné), au

1 moment où le recrutement doit être concrétisé
 si la demande est prévue dans le budget, elle doit être signée par
le manager du département, si non la demande doit impérativement
être approuver par la direction générale et soumise à la DRH et la DAF

 Concours interne
2  Affichage de l'annonce et envoi par e-mail à l'ensemble du personnel
 Réception demande pour Sélection des CV selon profil demandé
 Entretien avec le chef du département demandeur
 Entretien avec le département RH (Si Ok) Mutation et demande de transfert

 Mutation
 Remplir le bon de mutation
3  Formation sur le nouveau poste
Si période d'essai réussie
 Confirmation de période d'essai

 Prospection externe :
 Lancement de la recherche de candidature (Annonce, candidatures spontanées)
 Sélection des CV selon profil demandé
4
 Chaque candidat passe un 1er un entretien avec le département demandeur puis avec
le département Ressources Humaines
 Sélection finale et approbation des éléments de salaire avec
Le plant Manager.
 Exécution d’un plan d’intégration

 Visite Service Médical

1. Entretien paramédical
1.1 Test visuel
5 1.2 Test vision du couleur
2. Examen Paraclinique
2.1 : Radio pulmonaire.
2.2 : Examen demandé selon l'état de santé du nouveau recrue
3. Visite d'embauche
4. Aptitude ou inaptitude

15 | P a g e
  Evaluation de la période d’essai (Si ok) Titularisation
 Actualisation du dossier administratif.
6

Electrical Components International Edition

Date : / /
Procédures intégration des stagiaires Page :

PROCEDURE D’INTEGRATION DES

STAGIAIRES

Date Indice Modification

/ / 00 Création
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consultable sur l'Intranet.

GESTION DES EVOLUTIONS :

APPROBATION :
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16 | P a g e
/ / 00

17 | P a g e
 Electrical Components International Edition
Date : / /
Procédures intégration des stagiaires Page :

I. Objet

Cette procédure définit toutes les étapes d’accueil et l‘encadrement des stagiaires dans la
Société ECI Maroc.

II. Domaine d’application

Cette procédure est destinée à tous les stagiaires de la Société ECI Maroc. .

III. Documents et Références

 Le Dahir portant loi n°1-93-16 du 29 ramadan 1413 (23 mars 1993) fixant les mesures
d’encouragement aux entreprises organisant des stages de formation -insertion
professionnelle.

 Circulaire cnss Maroc.

IV. Mots clés :

Convention de stage C’est un contrat tripartite signé entre l’établissement d’enseignement

supérieur, l’entreprise d’accueil et l’étudiant. La convention de stage est obligatoire et les
établissements d’enseignement supérieur s’engagent à rédiger et à fournir ce document.

V. Responsabilités

La Direction des Ressources Humaines est responsable de la démarche administrative de

l’accueil des stagiaires ainsi que de la signature de leurs conventions.
En cas d'accident au sein de la Société ou au cours du trajet, le Stagiaire s'engage à prévenir
dans les 24 heures l’entreprise ECI Maroc.

18 | P a g e
 VI. Description

1. Accueil et encadrement des stagiaires

Le Responsable Recrutement prend contact avec le stagiaire afin de prendre un RDV pour
l’entretien. Après il décide ‘en fonction du temps de la personne qui va l’encadrer, la durée
de stage, le niveau et les compétences de stagiaire, le sujet de stage…etc. d’accepter ou de
refuser la demande de stage.
En cas d’acceptation de la demande, le responsable recrutement transmet l’information à la
Direction des Ressources Humaines (DRH) qui se charge des démarches administratives :
signature de la convention de stage, et l’attestation de stage/
L’accueil, la prise en charge et la formation des stagiaires font l’objet de ce protocole, avec un
personnel d’encadrement (maître de stage) clairement identifié qui assure un suivi quantitatif
et qualitatif du recours aux stages ainsi que les fonctions qui sont confiées au stagiaire, en
revanche le stagiaire n’est pas autorisé à effectuer seul des interventions, que lorsqu’il y est
habilité par son encadrant professionnel.
En cas de manquement à la discipline l’entreprise ECI Maroc a le droit de mettre fin au stage
de l’étudiant.
A la fin du stage, le stagiaire convient de réclamer, à l’entreprise, une attestation de stage dans
laquelle seront précisément décrits la durée, les missions effectuées et les domaines d'activités
qui pourra accompagner le futur curriculum vital de l’étudiant stagiaire.

2. Engagement de l'étudiant
L’étudiant stagiaire s'engage à :
• Réaliser sa mission et être disponible pour les tâches qui lui sont confiées,
• Respecter les exigences de confidentialité fixées par son département,
• Etre soumis au règlement hygiène et de sécurité,
• Respecter le règlement intérieur de l’entreprise : les horaires de travail, accès à ECI
Maroc, utilisation du matériel et des moyens de communication...etc.

3. Engagement de la société ECI Maroc

L’Entreprise s'engage à :
• Proposer un stage s’inscrivant dans le projet pédagogique défini par l’établissement
d’enseignement,
• Accueillir l’étudiant et lui donner les moyens de réussir sa mission,
19 | P a g e
• Désigner un responsable de stage (maître de stage) dont la tâche sera de :
- Guider et conseiller l’étudiant,
- L’informer sur les règles, les codes et la culture de l’entreprise,
- Favoriser son intégration au sein de la direction des équipements et l'accès aux
informations nécessaires,
- L’aider dans l’acquisition des compétences nécessaires,
- Assurer un suivi régulier de ses travaux,
- Evaluer la qualité du travail effectué,
- Le conseiller sur son projet professionnel.

4. Vérification :
- Nombre des stagiaires accueillis pendant une année.

VII. Annexes

 Fiche d'expression de besoin en Stagiaire

 Annonce interne
 Fichier suivi des stagiaires

VIII. Logigramme

20 | P a g e
 Responsable Déroulement des Activités Annexes

Les
Départements
En besoin

Fiche d'expression
de besoin en
Stagiaire
Direction RH

ANNONCE TL APU
Jan 22.docx
Responsable
Recrutement

Département
Concerné

Responsable
Recrutement
Fichier des
Stagiaires ECI
Stagiaire 2022.xlsx

21 | P a g e
  Description du logigramme  :

Etapes Détails

1  Réception de la demande du besoin de stagiaires

2  Approbation de la demande par la DRH

 Concours interne

3  Affichage de l'annonce
 Réception des candidatures
 Sélection des CV selon profil demandé
 Entretien avec le département demandeur

 Prospection externe :

 Lancement de la recherche de candidature (Annonce, candidatures spontanées)

 Sélection des CV selon profil demandé
 Chaque candidat passe un 1er un entretien avec le département demandeur puis avec
4 le département Ressources Humaines
 Sélection finale et approbation du dossier administratif du candidat : (convention
de stage, assurance pour la période de stage, demande de stage, photocopie CIN et
des diplômes)…

 Suivi du responsable recrutement le stagiaire durant sa période de stage au sein de la

société :
5
 Discipline
 Présence

 Dépôt du rapport du stage ou du projet de fin d'études rédigé par le stagiaire au

département RH, mais avant il doit être vu approuvé par son encadrant au sein du
6 département auquel il est affecté.
 Réception du candidat d'une attestation de stage dans laquelle on mentionne la période
du stage & le département.

22 | P a g e
 Electrical Components International
Date : / /
Procédure de Formation Page :

PROCEDURE DE FORMATION

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GESTION DES EVOLUTIONS :

Date Indice Modification

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APPROBATION :
Date Indice Rédigé par Vérifié par Approuvé par
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23 | P a g e
 Electrical Components International
Date : / /
Procédure de Formation Page :

I. Objet :

L’application de cette procédure a pour but d’établir la méthode par laquelle ECI
Maroc gère les besoins de formation de son personnel qui accomplit des tâches qui
affectent la qualité et comment y répondre.

II. Domaine d’application :

Applicable aux personnes de tous les départements qui, directement, participent aux
processus du système qualité établis.

III. Destinataires :

L’ensemble des personnels de la société ECI Maroc.

IV. Responsabilités :

Cette procédure relève de la responsabilité de la Directrice des Ressources Humaines.

V. Description :

 Les responsables hiérarchiques expriment leurs besoins en formation en

fonction des ressources humaines nécessaires pour répondre au besoin du
client et également, sous réserve des contraintes organisationnelles à
l’appréciation de la hiérarchie, en fonction des besoins exprimés par le
collaborateur lors de son entretien individuel de progrès. (Fiche

24 | P a g e
 d’identification des besoins en formation)
Si une personne de l'organisation demande à être intégrée dans une action de
formation, elle doit informer sa hiérarchie qui en évalue la pertinence en fonction de
ses besoins, elle renseigne le document de demande de formation individuelle à
remettre au service des ressources humaines. (Demande de formation individuelle)

 Les formations obligatoires sont dispensées aux nouveaux embauchés.

Pour la formation au poste de travail : Le responsable hiérarchique du nouveau

embauché ou son délégué prend en charge la nouvelle recrue et procède avec lui à la
réalisation du programme de formation comprenant en général les éléments suivants :

- Les missions du poste de travail.

- Les consignes importantes d’hygiène adoptées au poste de travail
- Les principales consignes de qualité à respecter au niveau du poste de travail.

 La DRH coordonne les activités de formation à développer en relation avec

l'apprentissage, la formation globale et la motivation, à différents niveaux de
responsabilité. (Plan annuel de formation). Une fois le plan de formation
annuel révisé, il est approuvé par la direction.

 Les actions de formation et d'information se déroulent dans ECI Maroc ou à

l'étranger, et seront dispensées par du personnel interne ou externe, de
notoriété reconnue et/ou avec des compétences accréditées.

Une fois que le personnel a terminé la formation validée, il remet une copie des
certificats d'assistance ou d'utilisation au service RH afin qu'ils puissent être intégrés à
son dossier. Après chaque action de formation, les participants répondent à un
questionnaire d’évaluation pour évaluer le déroulement de la formation « évaluation à
chaud » et puis après une « évaluation à froid »

 Dans la qualification des procédés spéciaux, la norme est appliquée dans son
intégralité, le service qualité étant chargé de l'archivage d'une copie de la
qualification et de la notification au service RH. L'original est détenu par le
25 | P a g e
 service Qualité.

VI. Annexes :

 Fiche d’identification des besoins en formation

 Plan annuel de formation
 Rapport d’ingénierie de formation
 Fiche d’évaluation à chaud
 Fiche d’évaluation à Froid
 Fiche individuelle

VII. Logigramme

26 | P a g e
Responsable Déroulement des Activités Annexes

27 | P a g e
 Tous les
départements Fiche
d’identification
des besoins en
RH formation
Direction
Générale

Paycom
Responsable
Formation

Responsable
Formation

Plan de Formation
Tous les
départements Rapport
d’ingénierie de
formation
Tous les
départements

Fiche d’évaluation
à chaud

Les Managers

Fiche d’évaluation
à Froid

Responsable Fiche individuelle

Formation

28 | P a g e
 Description Logigramme

Etapes Détails

 Formation Planifiée

 la formulation des besoins en formation prend comme appuie la stratégie de

l'entreprise, les lois et règlementations, les besoins clients, les nouveaux projets et les
nouvelles technologies.

 l'identification des besoins découlera dés lors de l'analyse du plan de formation n-1,
les besoins en formation dégagé lors des
entretiens individuels,

 le Responsable formation continue, procédera à une analyse des besoins par rapport
aux axes stratégiques, Budget de formation. le récapitulatif des besoins en formation
doit faire objet de validation de la part du Plant Manager et du DRH.
 Communiquer aux staffs de management dans une réunion de clôture

NB : En cas d'ingénierie de formation faite en externe le cabinet

mandaté gère tout le processus de détection et de validation des
besoins en formation en assistance du DRH et du responsable Formation.

 Elaboration de cahier de charge se fera en collaboration avec les "chefs de dépt, en

précisant les objectif spécifiques à atteindre les modalités d'évaluation…etc."

1 En général, le choix du prestataire de la formation est en fonction du budget alloué,

l'éligibilité du cabinet, les CV des formateurs, l'offre pédagogique ….

 Plan de formation annuelle c'est le récapitulatif de toutes les actions en formation

accordées,(coût ,organisme de formation ,nature de la formation , statuts nombre des
participants par catégorie)

 l'exécution du plan de formation, doit faire l'objet d'un enregistrement qui est
matérialisé par le remplissage de la fiche de présence, l'évaluation de la formation
continue sera faite par l'employé participant à la formation

 Après 3 mois de la date de formation, le responsable hiérarchique invitera son

collaborateur pour un entretien de validation des acquis durant lequel il sera
renseigné la fiche de suivi des actions de formation

 Evaluation de la formation faite par le chef :

dans le cas où l'évaluation est positive, le Responsable Formation procédera à l'actualisation
de la fiche individuelle de la personne en formation.
Dans le cas contraire une action corrective doit être décidée (recyclage, perfectionnement,
accompagnement…etc.)

 Formation Non Planifiée

la formation non planifiée pourra être à l'occasion, d'un nouveau poste, remplacement,
obligations et réglementation, nouveaux projets, Nouvelle technologie à acquérir..etc.

 Le département demandeur doit remplir le formulaire de demande de formation en

mode non planifiée en argumentant les objectifs de la formation, le motif de la non
intégration préalable au plan de formation, les participants..etc.
 une fois rempli, le département demandeur consulte le responsable Développent qui
complète sur le même formulaire

29 | P a g e
 "une aide à la décision, en précisant toute modalité de formation, budget existant,
taux de remboursement …etc., à l'instar des éléments du formulaire, et si le budget
restant est insuffisant, le DRH intervient au niveau "du département demandeur. la
DAF et la DG, aussi pour établir un budget supplémentaire, ou redéfinir l'ordre des
priorités des actions de formation du département demandeur définit dans le plan de
formation"

 une fois signée par la Direction Générale, le Direction RH, Direction Financière, le
Responsable Formation procédera à la commande de l'action

30 | P a g e
 Formation Métier

I.Objet

Définition claire d'un processus de formation qui a pour objectif principal la

préparation des employés directs afin d'acquérir les connaissances théoriques et
pratiques, nécessaires pour travailler dans un site de production.

II. Objectifs

 Reconnaître les informations théoriques spécifiques et générales / les pratiques

de cas concernant la formation processus
 Développer des habiletés pratiques générales concernant les procédures de travail
 Reconnaître l'importance du processus de formation à travers toutes ses étapes :
formation théorique, formation pratique, préparation de tous les documents
nécessaires pour conclure la formation et son but.
 Identifier, reconnaître et utiliser les compétences : communication, intelligence
émotionnelle, adaptabilité, flexibilité, résilience.
 Développer une approche intellectuelle pour un mode de réaction efficace.

III. Responsabilités

 Elaboration et mise en œuvre : Direction des Ressources Humaines –

Responsable Formation
 Mise en œuvre / diffusion : Entraîneur
 Agrément : Responsable Formation
 Exécution : Entraîneur

31 | P a g e
 IV.Annexes 

 Evaluation - QF021-41

 Evaluation -QF021-39

 Documentation Workstation
Works system

 Evaluation - QF021-38

 Fiche de Transfert QF021-43

32 | P a g e
 Responsable Déroulement des Activités Annexes

Responsable
Formation, Evaluation - QF021-
Responsable 41
HSE,
Responsable
Qualité.

Evaluation -QF021-
39

Documentation
Workstation
Works system
Formateurs,
Responsable
HSE, Evaluation - QF021-
Inspecteur 38
Qualité.
Responsable
Formation,

Formateurs

Evaluation - QF021-
Formateurs 38

Evaluation - QF021-
38

Evaluation - QF021-
38

Fiche de Transfert
QF021-43

33 | P a g e
 Description Logigramme

Etapes Détails

I - Formation Théorique (6 Jours)

1 - Groupe d'accueil / Présence
2 - Présentation théorique morale
3 - Formation HSE.
4 - Présentation ECI Générale
5 - Formation Théorique (Tiping, Insertion…)
6 - 5 S, la discipline propreté, organisation & responsabilité
7 - Normes ECI,
8- Normes Qualité,

Évaluation écrite Théorique

2 * Pour chaque test le nouvel opérateur doit Atteindre un score >= 75% * Si le score
est < 75% ==> reconversion

II - Formation pratique (6 Jours)

3
Formation pratique générale sur le processus de câblage (Insertion, Tiping,)
Expliquer la méthode de travail et montrer comment faire
Former l'opérateur sur la documentation du poste de travail
Évaluation pratique
* Pour chaque test le nouvel opérateur doit obtenir un score >= 75% * Si le score
est < 75% ==>reconversion

III - Formation pratique spécifique & OJT (3 jours)

Le nouvel opérateur doit être en parallèle avec un opérateur précédent (opérateur

4 expérimenté) au poste de travail.

1-Le formateur doit accompagner le nouvel opérateur,

2-Expliquer la méthode de travail et montrer comment faire.
3-L'opérateur commence à pratiquer la méthode de travail ; Former l'opérateur sur
la documentation du poste de travail
4-Contrôle de la méthode de travail de l'opérateur

IV - Recyclage périodique et évaluation

Prise de poste de l'évaluation pour confirmer que la méthode de travail est correcte
5 elle est en cours de certification.
* Pour chaque test le nouvel opérateur doit obtenir un score >= 75% * Si le score
est < 75% ==>reconversion
Après 30 jours, l'évaluation est effectuée pour confirmer que l'opérateur travaille
avec 0 défaut.
34 | P a g e
Après 90 jours, l'évaluation est effectuée pour confirmer que
l'opérateur peut se former et donner des idées d'amélioration

Après 12 mois, l'évaluation est effectuée pour confirmer que

l'opérateur est expert dans son poste (fréquemment)

35 | P a g e
 PROCEDURE DE PAIE

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Electrical Components International

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Procédure de Paie Page :

36 | P a g e
 Electrical Components International
Date : / /
Procédure de Paie Page :

I. Objet :

L’application de cette procédure a pour but de décrire les modalités de traitement des
opérations liées à la paie du personnel et aux déclarations sociales au sein de la société ECI
Maroc.
Elle fournit l’ensemble des éléments nécessaires à l’établissement de la paie, depuis le
renseignement des feuilles de pointage jusqu’à versement des salaires et la distribution des
fiches de la paie.

II. Domaine d’application :

Cette procédure s’applique mensuellement pour le paiement des salariés en contrepartie de

leurs prestations. Elle se compose du traitement de base et de toutes autres indemnités et
primes instituées par les textes législatifs ou réglementaires

III. Responsabilités.
Cette procédure relève de la responsabilité du Direction RH.

IV. Description :

1. Préparation de la paie :
L’assistance RH rassemble les fiches de pointages mensuels du personnel par chaque
manager, établit les rapports de suivi de pointages et les transmettre au responsable Paie.
Les rapports de suivi de pointages contiennent tous les éléments variables de la paie :
 Heures normales
 Heures supplémentaires
 Indemnités

37 | P a g e
  Nombre de jours de congés payés
 Nombre de jours d’absence

2. Saisir les informations et établissement de bulletin de paie :

Le responsable Paie reçoit les informations et saisit les éléments de la paie dans le logiciel
sage paie, en indiquant :
 Le numéro de matricule
 Le nom et le prénom
 La fonction
 Le salaire de base
 Les différentes primes et indemnités
 Le salaire brut
 Les différentes retenues sur salaires

Il édite l’état de salaire du mois et les bulletins de paie en deux exemplaires un pour le salarié
et l’autre pour le dossier.
3. Enregistrement comptable et déclaration des charges sociales :
Sur la base des éléments précédents le département financier passe les écritures de
comptabilisation de la paie (la comptabilisation de salaire net, la comptabilisation des charges
salariales et la comptabilisation des charges patronales) et met à jour la comptabilité
analytique, il passe aussi les déclarations sociales et fiscales (CNSS, IR) et assure leurs
paiements dans les délais précisés.
4. Contrôle et préparation des chèques et ordres de virement :
Le responsable Paie vérifie les informations enregistrées dans le journal de paie et signe les
bulletins de paie.
Il prépare les chèques et les ordres de virement puis les transmet à la banque.
5. Paiement des salaires :
Les virements des salaires s’effectuent à la fin du mois.

V. Annexes :
 Rapport de pointage
 Heure supplémentaires
 Bulletin de paie

38 | P a g e
 VI. Logigramme

Responsable Déroulement des Activités Annexes

Agent RH
Rapport de
1
Responsable pointage
Paie

Responsable Heure
Paie supplémentaires

Responsable
Paie

Responsable
Paie

Responsable
Paie

Département 3 Bulletin de paie

Finance

Responsable
Paie

39 | P a g e
  Description de Logigramme

Etapes Détails

1  Centralisation des éléments de la paie dans un état préparatoire à

partir de la fin du mois N.
 L'état préparatoire contient :

 "les heures Normales collectées depuis le logiciel de pointage

après correction des anomalies de pointage"
 Les congés annuels et spéciaux
 les évènements familiaux
 "Les heures Supplémentaires après comparaison du pointage
et des demandes des heures supplémentaires"
 Les avances exceptionnelles
 Jour chômés payés
 Crédits
 Les Soldes de tout compte
 Les mutations
 Les révisions salariales

2  La vérification de l'intégration se faite pour assurer un contrôle en

amont (Etat préparatoire général)

 Vers la fin du mois, communiquer au département Finance le montant

des virements à effectuer pour la préparation de l’ordre de virement,
3 les décomptes de solde de tout compte ainsi que toutes les cotisations
sociales.

 Tirage des états ; Bulletin de paie, CNSS, IGR, Etat des virements,
journal de paie …etc.

4  Préparer les analyses des coûts & solde de congé & journal de contrôle
et les communiquer à la finance

 Distribution des bulletins de paie

40 | P a g e
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Procédures des Mesures Disciplinaires Page :

PROCEDURE DES MESURES

DISCIPLINAIRES

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41 | P a g e
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Date : / /
Procédures des Mesures Disciplinaires Page :

I. Objet

Cette procédure a pour objet de décrire le mode de suivi des mesures

disciplinaires en cas de fautes non graves et de fautes graves.

II. Champs d’application

La présente procédure est applicable à tout le personnel de la société

ECI Maroc.

III. Responsabilités

Tous les salariés de ECI Maroc doivent veiller au respect des règles
élémentaires de savoir- vivre, à l’application des instructions de travail
et du règlement intérieur ;

 Les Managers : responsables de maintenir la discipline au sein de

leur département, et faire régner un climat d'équité ;
 Service d’administration du personnel : chargé d’assurer
l’application de cette procédure, d’entreprendre des actions
correctives et de rappeler à l'ordre les personnes ayant failli à leurs
obligations.

IV. Mots Clés

 Sanction disciplinaire : Mesure prise par l’employeur à la suite

d’un agissement du salarié qu’il considère comme fautif.
 Licenciement : Cessation définitive des activités et de
l’appartenance d’un collaborateur a ECI Maroc, motivée par une
faute grave commise par le salarié, ou cumul des sanctions
disciplinaires suite à la commission des fautes simples.
 Certificat de travail : un document remis par l'employeur à la fin
du contrat de travail du salarié. Il récapitule notamment les date
d'entrée et de sortie du salarié ainsi que la nature du ou des

42 | P a g e
 emploi(s) occupé(s) par lui.
 Reçu pour solde de tout compte : C’est un document par lequel le
salarié reconnaît, à son départ de l’entreprise, qu’il a été rempli de
ses droits, l’employeur se trouvant ainsi libéré à cet égard.

V. Description

 Cas de fautes non graves

- Les sanctions disciplinaires peuvent être prises à l’encontre des

salariés qui commettent des fautes et ne respectent pas les règles et
les procédures qui régissent la vie dans l’entreprise ou met en
danger la sécurité des personnes ou des biens, ces fautes peuvent
être :
 Absences non justifiée ;
 Retard récidive ;
 Non-respect des instructions de travail ;
 Non-respect des règles de sécurité ;
 Abandon de poste de travail ;
 Manque de respect envers les autres ;
 Non-respect de règlement intérieur ;
 Refus d’exécution des taches ;
 …
- L'employeur peut prendre l'une des sanctions disciplinaires
suivantes à l'encontre du salarié pour faute non grave :
 1° l'avertissement ;
 2° le blâme ;
 3° un deuxième blâme ou la mise à pied pour une
durée n'excédant pas huit jours ;
 4°un troisième blâme ou le transfert à un autre service
ou, le cas échéant, à un autre établissement, le lieu de
résidence du salarié étant pris en considération.

N.B : Les sanctions citées ci-dessus sont appliquées d’une façon graduelle.
Lorsque les sanctions disciplinaires sont épuisées dans l'année,
l'employeur peut procéder au licenciement du salarié. Dans ce cas, le
licenciement est considéré comme justifié.

- Avant la prise de la décision de Blâme , le salarié doit pouvoir se

défendre et être entendu par l'employeur ou le représentant de celui-
ci en présence du délégué des salariés ou le représentant syndical
dans l'entreprise qu'il choisit lui-même dans un délai ne dépassant
pas huit jours à compter de la date de constatation de la faute.
- Le responsable d’administration RH doit dresser un procès-verbal,

43 | P a g e
 signé par les deux parties, dont copie est délivrée au salarié.
- La décision des sanctions disciplinaires est remise au salarié
intéressé en mains propres contre reçu ou par lettre recommandée
avec accusé de réception, dans un délai de 48 heures suivant la
date à laquelle la décision précitée a été prise.
- Une copie de la sanction est classée dans le dossier de l’intéressé et
une autre pour l’inspecteur de travail.

Schéma des mesures disciplinaires

 Cas de faute grave

La constatation d’une faute grave, ou le cumul des sanctions pour fautes

non graves donne droit à l’employeur de déclencher la procédure de
licenciement. Selon les dispositions du code de travail (Article 39), on
entend par faute grave, les actes suivants :

 Le vol ;
 L’abus de Confiance ;
 L’ivresse publique ;
 La consommation de stupéfiants ;
 L’agression corporelle ;
 L’insulte grave ;
 Le refus délibéré et injustifié du salarié d’exécuter un
travail de sa compétence ;
 L’absence non justifiée du salarié pendant plus de quatre

44 | P a g e
 jours ou de Huit demi-journées pendant une 12 Mois ;
 La détérioration grave des équipements, des machines ou de
matières premières causées délibérément par le salarié ou
suite à une négligence grave de sa part ;
 La faute du salarié occasionnant un dommage matériel
considérable à l’employeur ;
 L’inobservation par le salarié des instructions à suivre pour
garantir la sécurité du travail ou de l’établissement ayant
causé un dommage considérable ;
 Toute forme de violence ou d’agression dirigée contre un
autre salarié, l’employeur ou son représentant portant
atteinte au fonctionnement de l’entreprise.

Dans les cas cités ci-haut, le salarié peut être licencié sans préavis, ni
indemnité, ni versement de dommages et intérêts.

- Après constatation de la faute grave, le responsable direct du salarié

fautif doit remplir la demande de sanction où il doit préciser la
faute commise, son heure et sa date, et la faire signer par l’intéressé
et le chef hiérarchique avant de la remettre à la direction des
ressources humaines.
- Cette demande sera étudiée et jugé par l’administration du
personnel en concertation avec le Manager du département
concerné pour discussion et validation du type de sanction à
infliger au salarié en question.
La convocation est remise au salarié par lettre recommandée,
remise en mains propres avec accusé de réception ou via un
huissier de justice, afin de pouvoir prouver sa réception.
- Le salarié fautif est convoqué pour un entretien préalable. Ce
dernier doit pouvoir se défendre et être entendu par l’employeur en
présence du délégué des salariés ou le représentant syndical qu’il
a choisi lui-même.
- Pour cela, il faut d’abord lui remettre une convocation à l’entretien
préalable, dans un délai ne dépassant pas 8 jours à compter de la
date de constatation de l’acte qui lui est imputé.
- Lors de l’entretien, le responsable d’administration RH indique les
motifs de la sanction envisagée et recueille les explications du
salarié.
- Un procès-verbal d’audition doit être dressé par l’administration et
signé par les deux parties, dont une copie est délivrée au salarié,
dans les 48 heures qui suivent.
- Si l’une des parties refuse d’entreprendre ou de poursuivre la
procédure, il faut alors recourir à l’inspecteur du travail.
- Une fois la décision de licenciement prises, l’employeur dispose de
48h pour remettre la lettre de licenciement au salarié en mains

45 | P a g e
 propres contre reçu ou par lettre recommandée La décision de
licenciement doit comporter les motifs justifiant le licenciement du
salarié, la date à laquelle il a été entendu et être assortie du procès-
verbal visé ci-dessus.
- Une copie de la décision de licenciement est adressée à l'agent
chargé de l'inspection du travail.
- L'employeur doit délivrer au salarié à son départ, un certificat de
travail et le « reçu pour solde de tout compte », et ce dans un délai
maximum de huit jours.

VI. Annexes

 Demande de sanction
 Convocation à l’audience
 Procès-verbal d’audience
 Décision de licenciement
 Certificat de travail

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 Electrical Components International Edition
Procédure : Gestion des Absences, des Date : / /
Page :
Sorties, des Retards et des Congés

PROCEDURE GESTION DES ABSENCES, DES

SORTIES, DES RETARDSET DES CONGES

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 Electrical Components International Edition
Procédure : Gestion des Absences, des Date : / /
Page :
Sorties, des Retards et des Congés

I. Objet

Cette procédure a pour objectif de décrire les règles en matière de gestion

des absences, des autorisations de sortie, des retards et des congés.

II. Champ d’Application

La présente procédure est applicable à tout le personnel de la société ECI Maroc.

III. Responsabilité

La mise en place et le suivi de cette procédure relève de la responsabilité

du Service Administration du personnel.

IV. Mots clés

 L’absence : Quand le salarié ne s’est pas présenté à son lieu de travail.

 La sortie : Quand le salarié est amené à quitter son travail avant l’heure
prévue de fin de travail.
 Le retard : Quand le salarié se présente à son poste de travail en
dépassement les horaires d’entrée fixée comme suite :
- Pour les personnes travaillant en shift
du lundi au samedi :
- Shift 1 de 7h00 à 15h00
- Shift 2 de 15h00 à 23h00
- Shift 3 de 23h00 à 7h00
- Pour les personnes travaillant en horaire normal :
De 08h00 à 17h30 min
 Reprise de travail : Mettre fin à la sortie ou à l’absence.

48 | P a g e
  « Justifiée » : Se dit pour absence ou sortie pour lesquelles le salarié
apporte un justificatif écrit.
 « Autorisée » : se dit pour absence ou sortie permise par écrit

 Congé de récupération : Absence accordée au salarié afin de récupérer

des jours de présence non payés.

V. ETAPES DE GESTION DE LA PROCEDURES

1. LES ABSENCES PREVUE

 Autorisation d´absence ou de sortie :
Les collaborateurs désireux de s’absenter pour diverses raisons (événement
familial, rendez- vous médical …) ou de sortir avant l’heure prévue de fin de
travail, doivent formuler leur demande en remplissant une fiche d’autorisation
d’absence ou de sortie au moins 24h avant l’exécution sauf dans des cas d
´urgence.
 Etapes à respecter :
 Remplir la fiche «Autorisation d’Absence /sortie »
 Faire signer la fiche par le responsable hiérarchique pour s’assurer
de son accord.
 Déposer la fiche d’autorisation à l´administration RH avant son départ
 Déposer une copie de la fiche d’autorisation à l’entrée chez l’agent de
sécurité
 enregistrer sa sortie dans le terminal de pointage.

N.B : Toute sortie pour raison de santé doit être autorisée par écrit
par le service infirmerie de l’entreprise «Autorisation service médical»

 Demande de congé :
Le collaborateur qui souhaite prendre un congé doit respecter les étapes suivantes :

Pour les Direct et les Indirects

 Remplir la fiche «Demande de congé » en mentionnant le type de

congé sur la Fiche 48 h à l´avance, (si l’absence est supérieure à 5
49 | P a g e
 jours, l’accord doit être donné une semaine à l’avance).
 Faire signer la fiche par le chef hiérarchique et le
responsable du département ou service.
 Déposer la fiche à l´administration RH avant son départ
 Joindre au formulaire en question les pièces justificatives s’il y a
lieu avant son départ, si non ; il doit les remettre après son retour
(acte de mariage, acte de naissance, certificat de décès…).

Pour les Salaried

 Remplir le Formulaire de congé sur l’application des congés.

2. ABSENCES NON PREVUES

Dans le cas d’une indisponibilité consécutive à une maladie, à une prolongation
de maladie, à un accident de travail ou de trajet, le concerné doit :
 Fournir au service Administration RH un certificat médical justifiant
l’absence en indiquant la durée prévisible de l’indisponibilité au plus tard
dans les 48 heures.
 Procéder à une contre-visite chez notre médecin agrée si la durée
d’absence dépasse les deux jours.
 Présenter au service Administration RH, dès son retour au travail, le
certificat médical (validé par notre médecin de travail si le certificat
dépasse deux jours), l’ordonnance et les médicaments prescrits par son
médecin consulté.

Le certificat médical est rejeté si :

 Le concerné refuse de procéder à une contre visite en cas

d’absence par certificat médical d’une durée de plus de deux jours.
 Ledit certificat n’est pas justifié par l’ordonnance et l’achat des
médicaments.
 La durée du certificat médical est infirmée par le médecin lors de
la contre visite.

N.B :

Le Chef hiérarchique doit s´assurer après toute absence, sortie ou retard

que la personne concerné dispose d´autorisation de reprise de travail signée

50 | P a g e
 par le service administration RH « Autorisation de reprise de travail »

3. ABSENCES NON AUTORISEES

Est considérée comme Absence non Autorisée toute indisponibilité d’un
salarié non justifiée par le formulaire Autorisation d’Absence /sortie ou
Demande de congé ou par un certificat médical (validé par le médecin de
travail en cas d’absence de plus de deux jours).
Toute absence ou retard non justifiée et/ou non autorisée constitue un
manquement au règlement intérieur, et justifie l’application des mesures
disciplinaires.

Conformément à la législation du travail marocaine ; la cumulation de quatre jours

ou de huit demi-journées d’absence par an non autorisée et/ou non justifiée, donne
automatiquement à l’entreprise le droit de procéder au licenciement de la personne
concernée.
Tableau des absences légales

Libellé Durée Durée

autorisable prise en charge
 congé Maternité 14 semaines Totalité par CNSS

 Mariage du salarié € 04 j 04 j

 Mariage d’un enfant du salarié € 02 j 02 j

 Naissance d’un enfant du salarié 03 j 03 j

 Décès du conjoint, enfant, ascendant 03 j 03 j

 Décès d´un frère ou sœur, de son conjoint, ascendant du 02 j 02 j

conjoint
 Circoncision d’un enfant 02 j 02 j

 Opération chirurgicale grave du conjoint ou d’un enfant 02 j 02 j

- Sauf cas précis prévus par le code du travail, et le règlement intérieur, toute
absence ou sortie doit donner lieu à une retenue sur salaire et éventuellement à
une mesure disciplinaire s´elle n´est pas autorisée.

51 | P a g e
- Pour certaines fonctions de management les jours de travail non payés peuvent
être récupérés sous forme de congé de récupération.

VI. ANNEXES

 Autorisation d’Absence/sortie
 Autorisation service médical
 Demande de congé
 Autorisation de reprise de travail


52 | P a g e
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Date : / /
Procédure d’évaluation Page :

PROCEDURE D’EVALUATION

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Date Indice Modification

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53 | P a g e
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Date : / /
Procédure d’évaluation Page :

I. Objet :

L’application de cette procédure a pour but d’avoir une :

 Améliorer la motivation des employés et mieux les intégrer dans l'Organisation.
 Modélisation de l'approche appropriée pour les employés
 Analyse des besoins – formations et développement des employés
 Identifier les hauts potentiels et planifier leur programme de développement
 Système de rémunération lié aux résultats du travail
 Système d'évaluation en lien avec les autres domaines de la gestion RH
(motivation, engagement...)

II. Domaine d’application :

Cette procédure s’applique une fois par année à tous les personnels de la société ECI
Maroc.

III. Destinataires :

Les évaluateurs et les évalués au sein la société ECI Maroc.

IV. Responsabilités :

Cette procédure relève de la responsabilité de la Directrice des Ressources Humaines.

V. Les Documents de références :

• Matrice des compétences pour chaque département

• Exigences IATF 16949

• Exigences ISO 14001

• Les exigences des clients

54 | P a g e
 VI. Mots Clés :

Le système d'évaluation périodique des employés (PEAS) est un processus qui se répète
régulièrement (une fois par an ou plus si nécessaire) afin de faire une évaluation objective des
résultats du travail par rapport aux normes appliquées, d'identifier et de développer les
employés.
L'évaluation périodique est faite pour analyser les résultats du travail dans une perspective à
plus long terme. Il s'agit d'une vision globale de l'employé (ses résultats au travail, son
approche et son comportement dans l'exercice de ses fonctions) au cours d'une période
couverte par l'évaluation.

VII. Informations générales sur le PEAS :

1. Le système d'évaluation périodique des employés remplit trois fonctions de base :

a. Liés à l'évaluation : objectifs de travail orientés vs attentes respectives (niveau et qualité
du travail, réalisation des objectifs, réalisation des responsabilités acquises.
b. Liée au développement : orientée vers l'identification et le développement du potentiel des
employés (compétences et capacités potentielles des employés)
c. Liés à la motivation : Définissez le levier de motivation pour chaque employé.
2. Tous les employés (sur la base du contrat de travail) ayant une expérience d'au moins 6
mois sont soumis au processus d'évaluation
Aux fins du processus d'évaluation, les employés sont divisés en trois groupes :
a. Poste de direction,
b. postes salariés,
c. Postes indirects.
3. L'évaluation des employés couvre :
a. les résultats du travail,
b. Achèvement des objectifs,
c. Les compétences des employés sont définies comme les connaissances, les compétences et
l'approche démontrées dans l'exercice de leurs responsabilités professionnelles.
4. Critères d'appréciation

55 | P a g e
Tous les employés sont évalués avec 6 critères clés généraux de l'entreprise et des critères
supplémentaires, dits spécifiques, ajustés au type de travail effectué sur un poste donné et aux
attentes de performance
Compétences clés générales de l'entreprise (6) :
• Identification avec l'entreprise
• Innovation et créativité ;
• Communication
• Responsabilité ;
• Faire face aux changements ;
• Orientation vers les résultats et la qualité supérieure ;

Compétences managériales (9) :

• Délégation et contrôle ;
• Pensée analytique ;
• Evaluation, coaching et développement des collaborateurs ;
• Planification et organisation du travail ;
• Esprit de décision ;
• Travail en équipe ;
• La gestion du stress ;
• Développement personnel ;
• Orientation commerciale et stratégique ;
Compétences salariées (7) :
• Le partage des connaissances ;
• Pensée analytique ;
• Planification et organisation du travail ;
• Esprit de décision ;
• Travail en équipe ;
• La gestion du stress ;
• Développement personnel ;
Compétences indirectes (3) :
• Travail en équipe ;

56 | P a g e
• Orientation vers les résultats et la qualité supérieure ;
• Organisation Propre Travail.
5. Calendrier et fréquence du PEAS
Le PEAS est réalisé régulièrement chaque année du 1er décembre à fin février de l'année
suivante pour faire le bilan de l'année écoulée et se fixer des objectifs pour l'année à venir.
Le rapport résumant les résultats de l'évaluation préparé par le service des ressources
humaines doit être achevé d'ici la fin du premier trimestre de l'année.
Le calendrier du PEAS est défini et notifié chaque année par le service RH par e-mail,
panneaux d'information, etc.
6. Méthodes et outils utilisés dans le PEAS
PEAS est fait avec une feuille d'évaluation avec l'utilisation d'un système de notation. Il existe
trois types de questionnaires :
QF019-02-Fiche d'évaluation-Indirects

VIII. Description :

1) Evaluation Salaried « Paycom System »

A. Processus d'évaluation des performances :

 Les évaluations de performance sont un élément de la gestion de la performance

 Un dossier formel de l'évaluation par un gestionnaire de la performance au travail

d'un employé

 Prend en charge les attentes de performance en fournissant des commentaires

spécifiques et significatifs

 Engage le gestionnaire et l'employé dans l'élaboration d'objectifs et d'un plan de

carrière

 Crée un environnement de collaboration et de communication ouverte

57 | P a g e
B. Processus d'évaluation des performances / Compétences

• Comportements nécessaires à la réussite

• Comportements observables

• Le "comment" du travail

• Fournir un « langage » et des conseils pour encadrer les employés

• Minimise les conflits qui peuvent survenir lorsqu'il y a un besoin de conversations

difficiles
Collaboration:
 Renforce la collaboration en fournissant une direction claire et en définissant
les priorités de l'équipe.
 Fait preuve de considération envers les autres et est ouvert aux idées des
autres.
 Favorise un environnement de confiance et une bonne communication.
 Offre des opinions de manière constructive, tient compte des forces uniques
des individus et des divers points de vue et opinions.
 Valorise les contributions de tous les membres de l'équipe.
 Traite toutes les personnes avec respect, montre de l'empathie pour les autres,
valorise et apprécie les différences.
Gérer les conflits :
 Encourage l'équipe à aborder et à résoudre les problèmes.
 Aborde et résout les conflits directement et de manière constructive, en se
concentrant sur les problèmes plutôt que sur les personnes.
 Exprime ses désaccords avec tact et sensibilité.
 Négocie des résultats "gagnant-gagnant" qui répondent aux intérêts de toutes
les parties.
 Minimise les conflits récurrents.
Gérer l'exécution :
 Passionné de produire des résultats de haute qualité.
 Démontre une capacité à gérer plusieurs responsabilités simultanément.
 Élimine les obstacles pour faire avancer le travail.
 Effectue le travail de manière productive et en temps opportun.
 Transmet des attentes claires pour les affectations.
 Effectue une vérification des processus, surveille les progrès des autres et
redirige les efforts lorsque les objectifs ne sont pas atteints .
La prise de décision:
 Capable de résoudre des problèmes en identifiant et en collectant des données
pertinentes et en utilisant des techniques analytiques.
 Poursuivre les actions appropriées afin que les obstacles n'empêchent pas
d'obtenir des résultats et savoir quand un problème peut être résolu sans autre
implication et quand trouver une solution nécessitera la contribution des
autres.
 Fait preuve de leadership et sait quand escalader une situation pour résoudre
un problème.

58 | P a g e
C. Échelle d'évaluation

D. Rédaction de l'évaluation des performances

• Utilisez des exemples précis et pertinents, concentrez-vous sur les résultats

• Soyez factuel et objectif

• Transmettre clairement l'intention du message

• Mettre l'accent sur les domaines dans lesquels l'employé réussit et valoriser les réalisations

• Identifier les domaines de compétences clés qui, avec un développement ultérieur, pourraient
entraîner des gains significatifs

• Mettre l'employé au défi d'identifier des affectations différentes ou de niveau supérieur

• N'utilisez pas de mots absolus tels que "toujours", "jamais", etc.

• Traiter les domaines spécifiques à améliorer

E. Objectif de l'évaluation

• L'employé doit entrer tous les objectifs et / ou réalisations de l'année précédente

• Le gestionnaire évalue les objectifs et/ou les réalisations de l'année précédente et ajoute toute
information pertinente supplémentaire

Réunion de rétroaction efficace

• Planifiez à l'avance. La réunion doit être ininterrompue, en tête-à-tête et ne contenir aucune

surprise. Il doit se dérouler dans un endroit neutre et calme qui invite à l'interaction.

• Écoutez activement et attentivement, restez concentré sur le sujet.

• Intégrez des commentaires efficaces, positifs et critiques.

59 | P a g e
 • Créez une mentalité de « nous » et encouragez les commentaires dans les deux sens.

• Assurez-vous que l'employé comprend les normes de performance, les lacunes, les résultats et
les notes reçues.

• Établir un dialogue avec l'employé pour l'aider à comprendre et à accepter la responsabilité

de prendre des mesures d'amélioration et de développement.

• Avant la fin de la réunion, assurez-vous que l'employé comprend les objectifs et les attentes
pour le prochain cycle d'examen.

Rétroaction difficile

• Faites preuve de tact et d'objectivité pour approcher l'employé de ses performances, soyez
direct.

• Cherchez à comprendre pourquoi l'employé a reçu la note qu'il a reçue. Demandez-leur s'ils
comprennent :

– Priorités

– Attentes

– Normes de performances

– Processus pour atteindre efficacement les résultats souhaités

• Restez calme et concentré sur le sujet. S'en tenir à des mesures objectives de la performance.

• Donnez à l'employé le temps d'expliquer sa position.

• Donnez des exemples de comportements ou d'actions spécifiques.

• Confirmez que l'employé est prêt à participer à la mise en œuvre de solutions pour combler
les écarts de performance.

Navigation Paycom

1. Accédez à Paycom.com

2. Accédez à Connexion client et entrez les

informations d'identification du client

60 | P a g e
3. Accédez à Gestion des talents → Gestion des
performances

4. Cliquez sur Tableau de bord d'évaluation des

performances

5. Cliquez sur l'onglet "Avis nécessitant une action"

6. Cliquez sur le nom de l'employé (lien bleu) pour

ouvrir l'avis

7. Pour revoir l'échelle d'évaluation, développez en

haut de l'évaluation

8. Pour chaque compétence répertoriée, effectuez les

actions suivantes.

- Passez en revue l'auto-évaluation des employés

(flèche jaune)
- Passez en revue le "Commentaire sur l'élément de
l'employé" (flèche jaune)
- Entrez la cote du gestionnaire (flèche bleue)
- Entrez le commentaire de l'élément du gestionnaire
(flèche bleue)

9. Si vous souhaitez enregistrer votre progression et

revenir à la fin, cliquez sur Enregistrer les modifications

10. Si vous êtes prêt à finaliser ; Entrez votre signature

(telle qu'elle apparaît entre parenthèses) et la date

11. Cliquez ensuite sur le bouton vert Finaliser

61 | P a g e
Processus de chronométrage

• La fenêtre d'auto-évaluation des employés se termine le 12 avril

• Avril – 30 avril Fenêtre d'évaluation du responsable
• Mai – 14 mai Les responsables des ressources humaines et du niveau supérieur
effectueront un examen des évaluations et répondront à toute préoccupation.
• 28 mai Les avis sont définitifs dans Paycom et le système sera fermé, ne
permettant plus de modifications après
• 1er juin – 18 juin Les gestionnaires organisent des discussions individuelles avec
l'employé pour examiner l'évaluation

2) Evaluation Indirect

62 | P a g e
 Annonce du début du processus d’évaluation :

Après la validation du programme d’évaluation par le directeur du site, la DRH

envoie un mail et la procédure d’évaluation au personnel pour annoncer le début
des entretiens d’évaluation, en donnant des informations sur le déroulement de
l’évaluation et les dates des entretiens et la durée moyenne pour chaque entretien
par services et par catégories.
La méthode d’évaluation utilisée au sein d’ECI Maroc.

Pour les Salaried et les managers  :

L’évaluation se fait sur la plateforme PAYCOM.
Pour les indirects  :
C’est les fiches d’évaluation et l’entretien d’évaluation périodique individuelle
entre le personnel et son supérieur hiérarchique direct (N+ 1), elle peut aussi
s’étendre au N+2.

L’auto-évaluation :

Une fois la fiche d’évaluation reçue chaque employé indirect doit s’autoévaluer
avec toute sincérité et honnêteté
L’évaluation du Supérieur Hiérarchique :

Les deux parties doivent respecter la date, l’heure et les conditions matérielles
d’écoute et d’attention. L’entretien prend la forme d’un dialogue, constructif,
objectif et ouvert. L’évaluateur remplira la Fiche d’évaluation en observant en
direct les évalués.
Les appréciés décrivent ses principales réalisations (les réalisations clés, inclure des
éléments de mesure, décrire les éléments de contexte et les efforts effectués pour y
parvenir).
Les appréciateurs évaluent les taux de réalisation des objectifs fixés, la manière
dont les résultats ont été obtenus, les comportements et attitudes attestant les
capacités et le potentiel de l’évaluer.
Pour aider les personnels à concentrer ses efforts, des objectifs personnels doivent
être fixés à la fin de l’entretien (ces objectifs doivent être SMART).

63 | P a g e
 Points Critère d'évaluation

rarement une attitude positive envers les nouvelles idées et suggestions

1
d'amélioration du travail et les nouvelles affectations de travail.

2 parfois une attitude positive face aux nouvelles idées et suggestions

d'amélioration du travail et aux nouvelles affectations de travail.

3 occasionnellement une attitude positive à l'égard des nouvelles idées et

suggestions d'amélioration du travail et des nouvelles affectations de travail.

4 souvent une attitude positive à l'égard des nouvelles idées et suggestions

d'amélioration du travail et des nouvelles affectations de travail

5 toujours une attitude positive à l'égard des nouvelles idées et suggestions

d'amélioration du travail et des nouvelles affectations de travail.

Score

(37 à 40 points) (31 à 36 points) (24 à 30 points) (23 points ou moins)

En dessous des
Dépasse les attentes Au-dessus des attentes Répond aux attentes
attentes

Récupération des fiches d’évaluation par La DRH :

Chaque supérieur hiérarchique remet les fiches d’évaluation à la Drh afin de
pouvoir les exploiter et prendre de bonnes décisions

IX. Annexes

 Procédure d’évaluation
 Fiche d’évaluation

X. Logigramme
Responsable Déroulement des Activités Annexes

64 | P a g e
 RH Email + Procédure
Evaluation

Employé Fiche d’évaluation

Fiche d’évaluation
Supérieur 3
Hiérarchique

Supérieur
Hiérarchique

Supérieur
Hiérarchique

Supérieur
Hiérarchique

Supérieur
Hiérarchique
Employé
Manager Dép.
RH

Supérieur 4 Fiche d’évaluation

Hiérarchique (scannée en email)

65 | P a g e
  Description de Logigramme

Etapes Détails

 Communication de l’Evaluation Annuelle

à réaliser en 1 semaine.
1 Le service RH transmet à tous les managers (responsables fonctionnels inclus) les
documents par e-mail :
 Une liste d'employés à évaluer par un gestionnaire donné
 Calendrier d'évaluation avec le calendrier donné des étapes respectives du
PEAS,
 Outils d'évaluation
Le service RH transfère à tous les employés, par e-mail ou sous une autre forme si
l'employé n'a pas accès à la boîte e-mail, des informations sur le calendrier du
processus d'évaluation au cours d’une année donnée et où trouver des informations
sur la méthodologie et les PEA outils.
 L’auto-Evaluation
Une fois la fiche d’évaluation reçue chaque employé indirect doit
2
s’autoévaluer avec toute sincérité et honnêteté et remettre la fiche tout en
respectant les délais.

 L’évaluation du supérieur hiérarchique

Le supérieur immédiat prépare une évaluation préliminaire de chaque employé lui
3 rendre compte en remplissant le questionnaire - analyse la qualité du travail et les
résultats, vise l'achèvement dans une période donnée (sur la base de faits, de
situations, d'événements servant d'exemples illustratifs / de preuves) et détermine
les objectifs pour l'année à venir et convient du plan de formation, le champ
d’Opportunité ; plan de développement pour l'année suivante.
Remarque : Vous devez remplir toutes les parties de la feuille d’évaluation.
Les managers déterminent les dates des entretiens individuels avec les employés
respectifs. Les dates sont convenues au plus tard 1 semaine à l’avance.

 Remettre la fiche d’Evaluation

L'évaluation doit être confirmée par le cadre supérieur.
Le supérieur immédiat remet les résultats de ses évaluations au cadre supérieur
(Fiches d'évaluation remplies) à confirmer au plus tard à la date limite fixée par le
4 service RH... Le supérieur immédiat est également tenu de transmettre au service
RH les rapports d’évaluation dans les délais convenus dans le calendrier
d'évaluation.
Le responsable de rang supérieur confirme la note d'évaluation ou apporte une
correction. La correction peut s'appliquer à :
 Achèvement des objectifs l'année précédente,
 Niveau de compétence - niveaux de composants
 Note totale finale sans correction des notes des composantes
 Objectifs professionnels,
 Plans de formation et de développement.

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