AUDIT des systèmes de management
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Les objectifs de la formation
Acquérir la méthodologie de l’audit sur la
base de la norme ISO 19011.
Identifier les différentes phases de l’audit et
les outils associés dans le cadre de l’examen
du système.
Acquérir la pratique de l’audit.
Replacer l’audit dans le cadre de la
démarche de certification.
1 – Rappels
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Exercice 1: QCM
Objectif:
Déterminer la définition normalisée
Boucle de la qualité selon
ISO 9001-v2015
2 – Audit
Définitions, objectifs
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Audit : définition
Processus méthodique, indépendant et documenté
permettant d’obtenir des preuves objectives et de
les évaluer de manière objective pour déterminer
dans quelle mesure les critères d’audit sont
satisfaits.
Exercice 2: Exigences
ou Recommandations?
Objectif:
Connaître les exigences de la norme ISO 9001 et
les recommandations de la norme ISO 9004
concernant l’audit qualité interne.
Audit interne :
recommandations ISO 9004
Actions d’amélioration après les résultats d’audit
interne
Action de benchmarking en sortie d’audit
Mener des audits comme analyse des risques
Opinion indépendante du processus d’audit
Établir des comptes rendus d’audit interne
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Audit interne :
Exigences ISO 9001
Objectifs
Déterminer si le SMQ est conforme aux dispositions
planifiées, aux exigences de la norme et aux exigences
du SMQ établi par l’organisme ;
Déterminer si le SMQ est mis en œuvre et entretenu de
manière efficace.
Audit interne :
Exigences ISO 9001
Mener des audits internes à intervalles planifiés
Programme d’audit planifié
Méthodes d’audit définies
Objectivité du processus d’audit
Les auditeurs n’auditent pas leur propre travail
Établir des comptes rendus d’audit interne
Les 3 objectifs de l’audit
Conformité
Aptitude à
atteindre les
objectifs
Efficacité
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Typologie des audits
Types Objectifs
d’audit
Audit S’assurer que les dispositions préétablies sont mises en œuvre et
efficaces.
système
Vérifier la conformité du système.
Audit S’assurer que les audités disposent des procédures à jour.
procédure Vérifier l’application, la pertinence et l’efficacité des procédures.
Audit S’assurer que les moyens nécessaires à la maîtrise du processus
sont prédéfinis.
processus
Vérifier l’application des dispositions.
Audit S’assurer de la conformité du service, produit, etc. aux exigences
spécifiées.
produit
Typologie des audits
Types Référentiels
d’audit
Audit Manuel, procédures, enregistrements .
système Référentiel ISO.
Audit Procédures.
procédure documents opérationnels.
Audit Documents opérationnels décrivant le processus (Procédures,
instructions, synoptique…)
processus
Audit Normes.
produit Spécification de service, produit, etc.
Typologie des audits
Facteurs de segmentation des audits
Les objectifs
Le champ d’investigation
Le référentiel
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3 – Le processus d’audit
Les 3 phases de l’audit
Avant
Pendant
Après
Exercice 3: Les étapes de l’audit
Objectif:
Faire découvrir les étapes de l’audit en
comparant le processus d’audit à
l’organisation, la réalisation d’une
croisière par un groupe d’amis.
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Les 3 phases de l’audit
Avant : la préparation
Pendant : la réalisation
Après : la formalisation
Les 3 phases de l’audit
Avant
Déclenchement de l’audit.
Constitution d’une équipe d’auditeurs.
(responsable d’audit – auditeurs)
Définition du référentiel et collecte des
documents.
Elaboration du plan d’audit.
Elaboration du guide d’entretien.
Les 3 phases de l’audit
Pendant
Réunion d’ouverture.
Renseignement du guide d’entretien.
Réunion de synthèse
Réunion de clôture.
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Les 3 phases de l’audit
Après
Elaboration du rapport d’audit.
Elaboration d’un plan d’actions.
Suivi des actions correctives.
Les 3 phases de l’audit selon
ISO 19011
Avant Pendant Après
Déclenchement de Réunion Elaboration du
l’audit. d’ouverture. rapport d’audit.
Constitution d’une
équipe d’auditeurs. Renseignement Elaboration
(responsable d’audit – du guide d’un plan
auditeurs) d’entretien. d’actions.
Définition du référentiel
et collecte des documents. Réunion de Suivi des
Elaboration du plan synthèse actions
d’audit. correctives.
Elaboration du guide Réunion de
d’entretien. clôture.
Règles de construction d’un
logigramme
1- Commencer et finir le logigramme
par un ovale. Mentionner dans
chaque ovale, l’activité de début et
l’activité de fin.
2 - Utiliser un rectangle pour définir
une activité.
3 - Utiliser un losange pour marquer
une action à plusieurs issues.
4 – Utiliser des rectangles en
parallèles pour mentionner
plusieurs actions à réaliser dans le
même temps.
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Exercice 4: Etablir le logigramme
du processus d’audit
Objectif:
Ecrire la succession des étapes de l’audit pour
comprendre la logique du processus.
4 – Les outils de l’auditeur
Les outils de l’auditeur
Plan d’audit
Guide Rapport
d’entretien d’audit
Suivi des actions
correctives
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Exercice 5: Analyse des
documents
Objectif:
Savoir analyser les documents.
Le guide d’entretien
Objectifs
- Obliger l’auditeur à réfléchir et se poser des questions
sur :
° l’activité,
° l’organisation,
° le système de l’audité.
Fonctions
- Aide à l’évaluation méthodique
- Outil de report des résultats et d’aide à la synthèse
Contenu du guide d’entretien
Comprendre Pour chaque activité
l’organisation de à auditer :
l’entité audité : - Objectifs
- Qui fait - Liste des points à
examiner
- Quoi
- Grille
- Et comment. d’appréciation
(conforme/écarts/sa
ns objet)
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Exercice 6: Guide d’entretien
Objectif:
Etablir un guide d’entretien.
Le plan d’audit
Objectifs
- Document prévisionnel visant à favoriser le
déroulement de l’audit.
Fonctions
° clarifier et démystifier l’audit,
° améliorer la gestion du temps,
° communiquer.
Contenu du plan d’audit
L’objectif de l’audit.
Le champ d’audit.
Les documents de référence.
La date et le lieu de l’audit.
L’identité de l’équipe d’audit.
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Contenu du plan d’audit
Les secteurs à auditer.
La durée prévisionnelle d’audit par secteur.
Le calendrier des réunions avec la direction.
Les exigences de confidentialité.
La diffusion du rapport.
Exercice 7 : Plan d’audit
Objectif:
Etablir un plan d’audit.
Le rapport d’audit
Objectifs
- Décrire l’état du système audité :
° se prononcer sur la conformité, l’efficacité, l’aptitude.
- Rédiger et qualifier les constatations d’audit.
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Contenu du rapport d’audit
Le contexte
- Objectif et champ de l’audit.
- Identification de l’organisme audité, des auditeurs et
des audités.
- Référentiels de l’audit.
- Liste de diffusion des documents.
- Clause de confidentialité.
Contenu du rapport d’audit
Les conclusions :
- Les constatations d’audit.
- L’ appréciation par le responsable d’audit du système.
- Eventuellement le plan des actions correctives
élaboré avec les audités.
Le suivi des actions correctives
Objectifs
- Suivre et enregistrer la mise en œuvre des actions
correctives.
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Contenu du suivi des actions
correctives
La référence de l’action corrective.
Description de l’action corrective.
Responsable de l’action.
La date cible.
Vérification de la réalisation de l’action
corrective
(date et nature de la vérification)
5 – techniques et recettes
Le questionnement
Poser des questions c’est aussi savoir être à l’écoute
La boite à outils des questions
- S’avoir poser les questions judicieuses
Objectifs - Savoir reformuler
- Rester attentif et concentré
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Le questionnement
Choisir le type de question adéquate à l’objectif
recherché
La boite à outils des questions
• Questions ouvertes
• Questions investigatrices
• Questions d’inversions
• Questions alternatives
• Questions ciblées
• Questions fermées
Le questionnement
Anticiper sur les conséquences du mode de
questionnement
La boite à outils des questions
• Questions d’inversion
Quelles seraient les conséquences de l’absence de cette
étape ?
• Questions ouvertes
Comment êtes vous organisés pour traiter les
commandes clients ?
Le questionnement
Anticiper sur les conséquences du mode de
questionnement
La boite à outils des questions
• Questions investigatrices
Qui réalise l’enregistrement des commandes ?
Comment sont réalisés les contrôles ?
• Questions alternatives
De ces deux formulaires lequel utilisez vous?
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La réunion d’ouverture
Points traités :
- Présentation des participants. (audités, auditeurs)
- Rappel de l’objet et méthodologie de l’audit.
- Confirmation et ajustement du plan d’audit.
- Confirmation des dates et heures de réunion de
synthèse et clôture.
- Rappel de la clause de confidentialité.
La réunion de clôture
Points traités :
- Rappel du contexte et de l’objet de l’audit.
- Synthèse des points forts et à améliorer du système.
- Constatation d’audit.
- Conclusion de l’équipe d’audit sur la conformité,
l’efficacité et l’aptitude du système.
Rédiger une constatation d’audit
- Un constat, c’est une phrase courte.
- Un constat s’exprime au présent ou au passé simple.
- Un constat s’exprime par une phrase affirmative ou
négative.
- Un constat est objectif et étayé de preuves tangibles
permettant de caractériser :
la nature, l’étendue et la criticité de
celui-ci.
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Exemple de remarques
- Une non conformité relevée au cours d’un
audit interne n’a pas été traitée dans le délai
prévu.
- Le formulaire de commande client est différent
de celui défini dans la procédure.
- La période d’étalonnage d’un appareil a été
dépassée de 3 jours.
Exemple de non conformités
- Le prestataire ne possède pas de procédure de
revue de direction.
- Les audits internes ne sont pas mis en oeuvre.
- Les services non conformes ne sont pas
identifiés.
- Les commandes client ne font pas l’objet de
revue de commande.
Exercice 8 : non conformité ou
remarque?
Objectif:
Qualifier les constatations d’audit qualité.
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Exercice 9 : Rédaction d’une
constatation d’audit
Objectif:
Faire prendre conscience aux participants de
l’importance de la précision, de la concision et
de la qualité rédactionnelle des constats
Exercice 10 : Simulation d’audit
Objectif:
S’entraîner à auditer et à être audité.
Exercice 11 : Rapport d’audit
Objectif:
Rédiger un rapport d’audit.
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