Définition du conseil d'administration

Un conseil d'administration se définit comme un rassemblement de personnes morales ou de

personnes physiques qui doivent administrer une entreprise (société anonyme ou société par
actions simplifiées), une institution (collège, lycée…), un établissement public ou encore une
association. Attention, toutes les entreprises ne disposent pas toutes d'un conseil
d'administration. Elles peuvent également opter pour un directoire.

Quel est le rôle du conseil d'administration ?

De manière générale, le conseil d'administration a vocation à gérer les grandes orientations de
l'organisation. C'est généralement l'organe compétent pour déterminer les choix stratégiques.

Quelles sont les tâches et les responsabilités du conseil

d'administration ?
Au niveau de l'entreprise, il dispose de trois grands pouvoirs généraux prévus par l'article
L225-35 du Code de commerce :

 Il opère les choix stratégiques de l'entreprise

 Il gère toute question nécessaire au bon fonctionnement de l'entreprise
 Il contrôle et vérifie tous les points qu'il estime devoir surveiller.

Outre ces pouvoirs généraux, il dispose de pouvoirs particuliers. Voici quelques-unes de ses
prérogatives particulières :

 Il procède à la convocation des assemblées comme l'assemblée des actionnaires

 Il désigne le président du conseil d'administration, mais aussi le directeur général et les
directeurs généraux délégués. Il détermine alors le montant de leurs rémunérations
respectives
 De la même manière qu'il peut choisir de faire regrouper entre les mains d'une seule
personne les fonctions de président et de directeur général, il peut aussi les dissocier.

Qui sont les membres du conseil d'administration ?

Le conseil d'administration est composé de 3 à 18 administrateurs et d'un président du conseil
d'administration. Le nombre de membres varie en fonction de ce qui a été prévu à cet effet par
les statuts de l'entreprise. Un administrateur ne doit pas nécessairement être actionnaire de
l'entreprise si ce n'est pas prévu par les statuts. Même quand les statuts prévoient l'obligation
d'être actionnaire, cela ne concerne pas les administrateurs représentant les salariés. Cette
représentation salariale est obligatoire dans les entreprises de plus de 1 000 salariés.

Les administrateurs peuvent être nommés par les statuts de l'entreprise à sa création. Les
membres formant le conseil d'administration sont ensuite choisis par l'assemblée des
actionnaires. Le conseil d'administration doit rechercher la parité femme / hommes. Dans les
entreprises de plus de 250 salariés et 50 millions d'euros de chiffre d'affaires, il doit y avoir au
moins 40% de femmes et d'hommes.
Les administrateurs sont les personnes qui désignent le président du conseil d'administration,
ainsi que le directeur général de l'entreprise. S'ils choisissent de donner les deux rôles à la
même personne, celle-ci prend le titre de PDG, c'est-à-dire Président-directeur général. A côté
du président, le conseil d'administration comporte aussi un secrétaire. Enfin, le conseil
d'administration peut être composé de personnes physiques, mais aussi de personnes morales,
représentées par un mandataire.

Comment se passe un conseil d'administration ?

Le conseil d'administration doit être réuni au moins une fois par an pour examiner les comptes
annuels et convoquer l'assemblée générale ordinaire d'approbation des comptes par les
actionnaires. Il peut ensuite se réunir aussi souvent que nécessaire. Le déroulement du conseil
d'administration est généralement prévu dans les statuts de l'entreprise. Un ordre du jour est
défini en amont, et indiqué dans la convocation qui doit être envoyée à chaque administrateur
et qui comporte aussi l'horaire de la réunion, les documents importants en lien avec les sujets
à traiter, le PV du conseil précédent qui doit être approuvé en début de séance. Un conseil
d'administration peut se tenir lors d'une réunion physique de ses membres ou à distance à
travers un outil de visioconférence. Chaque point de l'ordre du jour est débattu entre les
membres présents et donne lieu à un vote s'il nécessite une prise de décision.

PV d'un conseil d'administration

A l'issue d'un conseil d'administration, il est nécessaire de rédiger un procès-verbal. Celui-ci
revient sur ce qui a été dit lors de la séance. Il n'est par obligatoire de retranscrire les
discussions de A à Z. C'est le rôle du secrétaire de séance. Il doit toutefois comporter certaines
informations telles que :

 Le nom de l'association
 Le lieu, le date et l'heure auxquels ont eu lieu la réunion
 L'ordre du jour
 Les présents (que ce soit de plein droit ou par procuration), les absents (excusés ou
non)
 Le nom du président et du secrétaire de séance
 L'heure d'ouverture
 L'ordre du jour
 Le résumé des débats, des interventions des participants, voire des incidents si cela est
pertinent.
 L'heure de clôture de la séance

Convocation du conseil d'administration

Les participants à un conseil d'administration doivent au préalable recevoir une convocation.
Celle-ci doit indiquer le lieu, la date, l'heure mais également l'ordre du jour. La convocation
doit également préciser que les membres ne pouvant être présents peuvent se faire représenter
en respectant les procédures propres à l'administration.

Conseil d'administration et conseil de surveillance

Au sein d'une société anonyme, le conseil de surveillance est l'organe mis en place pour
procéder au contrôle des décisions et des actes du directoire. L'entreprise est contrôlée soit par
un conseil d'administration au sein duquel les titres de directeur général et de président sont
détenus par une ou deux personnes, soit par un système dual composé d'un directoire et d'un
conseil de surveillance.

Conseil d'administration d'une association

Les associations possèdent également un conseil d'administration. Son organisation doit être
prévue au moment de la rédaction des statuts. Elle a pour but de gérer la gestion courante et
l'administration. Ainsi, elle peut traiter des questions suivantes : préparation et vote du budget,
exclusion d'un membre, création ou suppression de postes de permanents, élire les membres
du bureau et s'assurer de la qualité de leurs actions, engager une action de la justice au nom de
l'association.

Sommaire

 Définition
 Rôle
 Tâches et responsabilités
 Membres
 Déroulement
 Procès-verbal
 Convocation
 CA et conseil de surveillance
 Association
Administration du personnel : missions, fonctions et objectifs
L’administration du personnel est au cœur de la gestion du personnel. Elle comprend toutes
les tâches administratives et routinières des Ressources humaines. En outre, la gestion, la
planification et le développement du personnel font partie de ses missions centrales.

Sommaire

1. L’administration du personnel - définition

2. Objectifs de l’administration du personnel
3. Administration du personnel : missions
4. Administration du personnel : fonctions
5. Digitalisation au sein de l’administration du personnel

L’administration du personnel - définition

L’administration du personnel s’occupe activement de la relation entre les employés et
l’entreprise. Elle comprend toutes les tâches administratives et de routine relatives au
personnel, à son recrutement, aux éventuelles démissions et à la gestion des traitements et
salaires. Les dispositions légales et les conventions collectives, les accords d’entreprise et les
contrats de travail des employés doivent toujours être respectés.

Objectifs de l’administration du personnel

L’objectif central de l’administration du personnel est de s’occuper de toutes les données
relatives au personnel et notamment de les mettre à jour. Ceci permet une communication
optimale en interne. En outre, un travail administratif efficace est une condition préalable au
bon déroulement de la coopération interne. En général, il incombe à l’administration du
personnel d’organiser et de simplifier tous les processus qui s’articulent autour des
employés de l’entreprise.

En s’acquittant de ces tâches efficacement, l’administration du personnel contribue à

l’objectif final de son service : créer un bon cadre de travail et satisfaire les besoins des
employés. Un bon niveau de satisfaction des employés et un système de gestion du personnel
fonctionnel apportent des avantages déterminants pour une entreprise. Si les employés sont
heureux, ils travaillent de manière plus productive et créative, ils sont moins souvent malades
et véhiculent une meilleure image de leur employeur en externe.

Administration du personnel : missions

Les missions de l’administration du personnel peuvent être divisées en deux catégories : les
tâches de gestion du personnel d’un point de vue opérationnel ou légal d’une part, et les
tâches administratives pour la planification des décisions stratégiques de l’entreprise d’autre
part. Ces dernières peuvent comprendre la gestion du nombre de collaborateurs, des
comparaisons sur la productivité de chacun ou l’envoi de sondage et d’enquêtes auprès des
employés. Les tâches qui surviennent pour des raisons opérationnelles ou qui sont basées sur
des questions de législation, sont par exemple le traitement du temps de travail, l’assurance
sociale, les salaires, les jours de repos ou maladie de l’employé ou encore l’émission
d’attestations.

Tâches principales de l’administration du personnel :

 Ecouter quels sont les besoins des employés, traiter les informations et observer si les
thèmes sont récurrents chez la plupart des collaborateurs.
 Mettre en place des dossiers relatifs au personnel et les gérer.
 Enregistrer les arrivées, les départs de collaborateurs et notez les changements de postes,
promotions et autres.
 Dressez des contrats d’emploi et des documents pour les autres accords conclus tels que des
contrats de prêt ou de sous-location.
 Traiter les demandes des employés, par exemple pour un congé ou une formation continue.
 Assurer les échanges avec les autorités, les administrations publiques, les caisses d’assurance
maladie, les compagnies d’assurance et autres partenaires contractuels.
 Traiter des absences des salariés.
 Superviser le paiement des salaires et des traitements.
 Superviser les durées de travail.

Administration du personnel : fonctions

Les fonctions suivantes font partie du travail d’un administrateur du personnel.

 Entretenir les informations clés de l’entreprise : l’administrateur du personnel détient les

données actuelles de chaque employé, de services spécifiques ou de l’ensemble du
personnel.
 Développement des processus : les employés sont embauchés, mutés, promus ou quittent
l’entreprise ? L’administration du personnel est responsable du traitement de ces processus.
 Maintien des documents : outre l’enregistrement des salariés auprès de l’URSSAF, il incombe
à l’administration du personnel de gérer les documents qui permettent de prouver que les
salaires, l’assurance sociale, l’impôt et autres obligations légales sont bien effectuées.
  Contrôle : l’absentéisme, les heures de travail supplémentaires, le droit aux congés etc. sont
vérifiés par l’administration du personnel. Le contrôle du temps de travail est
particulièrement important lorsque les horaires sont flexibles, afin d’éviter tout abus.
 Protection du personnel : l’administration du personnel veille à ce que la sécurité des
employés au travail soit assurée et que les données personnelles soient traitées
conformément aux lois en vigueur sur la protection des données.

Sécurité juridique et protection des données

Les employés de l’administration du personnel doivent traiter quotidiennement des données

hautement sensibles et personnelles comme l’adresse d’un collaborateur, ses données
médicales, ses certificats ou même son curriculum vitae. Ces données font l’objet d’une
protection stricte en vertu de la loi. Il est nécessaire de respecter les dispositions de la loi en
vigueur dans toutes les procédures. Dans le cadre du renforcement de la protection des
données par le RGPD, les entreprises doivent notamment veiller à la conformité des
procédures internes.

Qu’est-ce que le RGPD implique pour l’administration du personnel ?

 Si les données personnelles d’un salarié ne sont plus nécessaires, elles doivent être
supprimées.
 Les employés doivent consentir explicitement à l’utilisation de leurs données.
 Les employés ont le droit de savoir quelles données ont été collectées et traitées par
l’entreprise.
 Les employés peuvent demander à leur employeur une copie de toutes les données
stockées.
 En cas de perte de données, les employeurs doivent se conformer à l’obligation de
déclaration officielle dans un délai de 72 heures.

Digitalisation au sein de l’administration du personnel

Dans un contexte de numérisation toujours plus important, de nombreuses tâches de
l’administration du personnel peuvent être simplifiées. Il est possible de recourir à de
nombreuses solutions logicielles, d’autant plus que la plupart prenant généralement en compte
les réglementations relatives à la protection des données, ce qui rend leurs produits encore
plus attractifs. Par exemple, une fonction au sein de ces logiciels va permettre de supprimer
automatiquement des données après une certaine période de temps. Le suivi est allégé grâce
aux programmes. Des solutions numériques sont désormais disponibles pour presque tous les
domaines de l’administration du personnel.

Fichier du personnel numérisé

Un dossier numérique permet de stocker toutes les données personnelles d’un employé. Le
dossier personnel numérique présente des avantages énormes par rapport au dossier classique.
Centralisez les données permet de décharger l’administration du personnel, puisque le fichier
numérique peut être traité simultanément par plusieurs utilisateurs. Les personnes autorisées
peuvent accéder au dossier numérique du personnel à tout moment. Avec l’aide d’un système
de gestion des droits, il est possible de donner différents accès suivant le rôle des employés
des ressources humaines.
Gestion du temps de travail et des absences

Certains processus peuvent être gérés numériquement, en particulier ceux qui concernent la
gestion du temps de travail et des absences :

 Calcul des absences ;

 Nombre d’heures supplémentaires ;
 Absences pour maladie, congé parental, etc. ;
 Droit aux congés ;
 Saisie des temps pour l’horaire flexible ;
 Temps dédié à la formation.

Conseil

L’une des missions de l'administration du personnel consiste à recruter de nouveaux

employés. Cependant, la première étape consiste à identifier le bon candidat pour un poste.
Nous vous expliquons comment trouver les bonnes personnes pour votre entreprise avec des
offres d’emploi adaptées dans notre article dédié.