ENAM 2009-2011 (Rédaction administrative)

Cours de M. TONYE Paul Emmanuel

REDACTION ADMINISTRATIVE

Introduction générale

L’action publique reste et demeure l’appareil de gestion des affaires

publiques d’un Etat et dont la bonne marche permet la réalisation des objectifs
d’intérêt général défini par le pouvoir politique.
Elle constitue ainsi l’organisation que se donne tout groupe social évolué
en d’autres termes l’instrument de cohésion et de coordination indispensable
sans lequel, la société s’effrite.
La fonction est comparable à celle d’un intermédiaire i.e. qu’elle assure
parallèlement au processus représentatif le contact entre les gouvernants et les
citoyens. A cette fin, elle informe, elle prépare, elle prévoit et elle exécute.
Elle apparait ainsi comme l’organe à travers lequel s’exerce la puissance
de l’Etat. En effet chargé d’organiser la vie collective des citoyens en
application de la loi, expression de la volonté du peuple qui la dote
d’importantes prérogatives, elle est comme le souligne ROBERT Catherine « un
être en soi qui domine les créatures éphémères dans le temps, même où elle a
pour mission de les servir mais un être en fait inséparable des homme et des
femmes qui le constituent, parlent et écrivent en son nom »
Or, bien qu’étant une entité pérenne, elle ne doit son existence que par les
Hommes et pour les Hommes comme le fait remarquer une fois de plus
ROBERT Catherine « sa prééminence sociologique explique assez
naturellement un certain particularisme opératoire, un certain goût de
l’intemporel qui ne saurait manquer de se refléter dans son style »
Quels que soient les efforts entrepris de nos jours pour tenter d’adapter ce
style au « grand public », il reste et demeure établi qu’il existe un style
administratif puisque l’administration depuis la fin du 19 èmeS, début de la
constitution progressive d’une fonction publique tendant à devenir une
corporation autonome au centre de diverses branche d’activités d’un pays, a
généralement eu une manière particulière d’écrire ou d’exprimer sa pensée , ne
serait ce d’ailleurs comme le souligne VOLTAIRE « la première loi est de se
conformer son style à son sujet ».
Cependant contrairement à ce que pensent les « profanes » et parfois
certains fonctionnaires et agents publics en quête de sensation, le style
administratif n’est pas un domaine réservé à quelques rares « initiés »qui
maitriseraient à la perfection un vocabulaire ou formule exotérique même si la
rédaction administrative obéit à quelques règles particulières liées à la spécificité
de l’Administration, elle n’en demeure pas moins avant toute chose un exercice
de langue. Il revient de ce fait à dire que le rédacteur doit avoir une parfaite
connaissance de la langue de rédaction avant de pouvoir s’exprimer clairement

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et surtout avec élégance ; tout simplement parce que la qualité du style

administratif relève de la qualité intellectuelle i.e. du degré de formation de ceux
qui la pratiquent, de la valeur et de la solidité des structures administrative et de
l’expérience de ceux qui ont la charge de les animer.
Le travail administratif qui est essentiellement écrit exige des commis de
l’Etat et ce à tout l’échelon un effort soutenu de rédaction car le rédacteur
administratif doit avoir présent à l’esprit que le destinataire de son texte qui peut
être une lettre, un rapport, un compte rendu, etc. n’aura d’autre moyens de
s’informer qu’à travers le message écrit que ce dernier reçoit. Tout ambiguïté,
toute omission volontaire ou non peut provoquer des réactions inattendues.
Sur le plan administratif, l’on rédige pour faire passer un message, transmettre
une information, poser un problème ou pour en résoudre un, la rédaction serait
donc gratuite ou désintéressée s’il restait un simple aeternam de tiroir.
Dans ce processus d’extériorisation de la pensée administrative, le
rédacteur administratif cherche à établir un lien avec le ou les destinataires de la
pensée administrative. Ce n’est qu’à ce moment de contact que l’on parle de
correspondance. La correspondance administrative se définit ainsi comme étant
le fait d’entrer en contact par écrit avec des personnes plus ou moins éloignées et
par des documents de correspondances administratives appropriées. Ceci revient
à dire que rédiger est une chose, correspondre en est une autre et les deux
concepts ne sauraient prêter à confusion. Cependant, dans le cadre du présent
cours, le couple rédaction-correspondance reste intimement lié. Il convient donc
d’examiner comment s’établissent leur relation et comment s’opère cette
interconnexion .Dans le cheminement intellectuel, il sera tout d’abord question
d’examiner d’une part le contenu de la rédaction administrative (titre 1) pour
ensuite voir ce que recouvre le concept correspondance administrative d’autre
part (titre 2)

TITRE 1 : LA REDACTION ADMINISTRATIVE

La rédaction administrative passe par la maitrise :

*de sa méthodologie (chapitre 1)
*de ses qualités (chapitre 2)
*de ses formules (chapitre 3)

CHAPITRE 1 : LA METHODOLOGIE DE LA REDACTION

ADMINISTRATIVE

D’une manière générale, l’Homme s’exprime soit par la parole, par

l’écriture et c’est par phrase qu’il pense, parle et écrit. Ces phrases qui sont
composées de mots qui sont représentés dans le langage écrit par des signes ou
des caractères .Ces signes consignés sur une feuille de papier constituent un

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écrit. Ecrire c’est donc s’exprimer au moyen de ces signes convenus. Rédiger
vient du mot latin redigere i.e. mettre en ordre. La rédaction est donc le fait de
mettre par écrit sa pensée selon une forme et un ordre appelé style.
D’une manière générale, le style est la façon ou la manière d’être ou de
faire et qui est propre à chaque individu. Le style reste alors le reflet de la
personnalité de chaque être i.e. un élément de son identité comme l’affirme
PAUL Claudel « le style est une qualité naturelle comme le son de la voix ». A
partir de ce postulat de base, se dégage un syllogisme pertinent : chaque
personne a son style, l’Administration est une personne donc l’Administration a
son style i.e. selon la façon dont la personne administrative exprime ou écrit sa
pensée pour ainsi paraphraser BOUFFON « selon l’ordre et le mouvement que
l’Administration met dans ses pensées »
Etant donc au service de cette personne administrative, les personnes
physiques qui parlent et écrivent en son nom au lieu de transposer au sein de
l’Administration leur propre style, ce qui aboutirait à une cacophonie, se doivent
de s’imprégner du style administratif. Cependant, l’imprégnation du style
administratif exige du rédacteur l’acquisition des préalables (section 1ère)
lesquelles conduisent à la maitrise de la méthodologie rédactionnelle proprement
dite (section 2ème)

SECTION 1ère : CONDITIONS NECESSAIRES A LA MAITRISE DU

STYLE ADMINISTRATIF
Elles sont au nombre de 3 :
- la maitrise de la langue(I)
- la maitrise des dossiers administratifs(II)
- la maitrise des textes législatifs et réglementaires(III)

I- MAITRISE DE LA LANGUE

Pour mieux s’exprimer, il est indispensable d’avoir une connaissance

suffisante de la langue qu’on emploi. Cette connaissance passe par la maitrise :
du vocabulaire, l’orthographe, analyse logique et grammaticale, de la
conjugaison et concordance des temps, de la ponctuation.
Solécisme : construction syntaxique incorrecte
Ces acquisitions passent par une bonne instruction au niveau des
enseignements primaires secondaires et si possible supérieur et devait être
poursuivi avec tact et méthode sur le terrain professionnel. Le conseil ici est de
lire beaucoup et surtout les bons auteurs.

II-LA MAITRISE DES DOSSIERS ADMINISTRATIFS

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Les dossiers administratifs constituent pour le rédacteur administratif le

sujet à traiter qu’il doit à tout prix maitriser .C’est cette maitrise du sujet qui
conduit le rédacteur à avoir quelque chose à dire et que l’on sache l’exprimer
clairement dans un ordre logique. Ceci suppose que le rédacteur ait au préalable
pénétré l’esprit de son sujet par un travail approfondi de problématisation et
surtout de conceptualisation. Comme le disait si bien BOILEAU « ce qui se
conçoit bien s’énonce clairement et les mots pour le dire arrivent aisément »

III-MAITRISE DES TEXTES LEGISLATIFS ET REGLEMENTAIRES

La possession de la langue et du sujet, si elle reste deux conditions

nécessaires à une bonne rédaction administrative, au niveau de l’administration
elles sont loin d’être suffisante car le rédacteur administratif doit avoir une
ample connaissance des textes législatifs et réglementaires qui régissent son
domaine d’activité étant bien entendu que l’action administrative ne peut et ne
saurait en aucun cas se déployer en marge des normes encore moins en
l’absence de celles-ci.

SECTION 2 : LA METHODOLOGIE REDACTIONNELLE PROPREMENT

DITE
Cette méthodologie se résume en deux étapes : le travail préparatoire à la
rédaction et la rédaction proprement dite

I-LE TRAVAIL PREPARATOIRE A LA REDACTION

Il passe par les phases suivantes : la connaissance du sujet ou dossier,
l’analyse du dossier, la synthèse des problèmes.

A-LA CONNAISSANCE DU DOSSIER

Il ne faut pas perdre de vue que le dossier à traiter pose par un ou des
problèmes qu’il importe tout d’abord de déceler avant d’y remédier. Il s’agit ici
au départ d’avoir une parfaite connaissance du dossier à traiter à travers une
lecture approfondie de celui-ci .C’est à travers cette lecture que le rédacteur
posera les hypothèses qui pourront être conforme ou non par l’analyse.

B-ANALYSE DU DOSSIER
Analyser une situation c’est en faire une étude systématique afin de ne
laisser aucun point dans l’ombre. Ce travail d’analyse permet de circonscrire le
ou les problèmes dans leurs causes ou dans leurs effets.

C-LA SYNTHESE DES PROBLEMES

Faire la synthèse d’un dossier, c’est le présenter de façon suscite i.e.
souligner en des éléments essentiels. Le rédacteur ne s’attèlera pas à résoudre les

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problèmes les uns après les autres, mais il cherchera plutôt à les regrouper par
centre d’intérêt croissant. Il est évident qu’en trouvant la solution au problème
principal, les secondaires sont par ricochet résolus.
Ayant ainsi accumulé les matériaux à travers ces opérations de prise de
connaissance du dossier, de son analyse, il faudra que se précise l’utilisation
qu’on veut en faire i.e. la solution à laquelle l’on veut aboutir. Tout ce travail
préparatoire étant élaboré, l’on pourra dire avec RACINE « ma pièce est faite, je
n’ai plus qu’à l’écrire »

II-LA REDACTION PROPREMENT DITE

Elle passe par l’établissement du plan, le choix du ton et enfin la relecture.

A- ETABLISSEMENT DU PLAN
C’est de lui que découle en grande partie la valeur et la portée de tout écrit.
En effet, votre pensée sera sans efficacité si vous ne présentez pas vos idée dans
l’ordre et selon la hiérarchie qu’il importe entre elles afin d’éviter le gaspillage
de temps et la fatigue de vos lecteurs et surtout leur agacement et leur mauvaise
humeur.
Le plan dans n’importe quel type de rédaction mettre en exergue une
introduction, le corps ou le développement et enfin une conclusion.
1°) Introduction
Elle est fonction du type de document à rédiger i.e. elle varie selon qu’il
s’agit d’une lettre, d’une note, un rapport, un compte rendu, procès verbal, etc.
Dans tout les cas, elle a pour but de préparer, de prévenir le lecteur, de le mettre
au fait de ce qui va suivre. De ce fait le rédacteur doit y apporter beaucoup de
soin car c’est elle qui aiguise l’intérêt du lecteur et lui donne l’envi de vous
suivre.
Enfin, il faudra veiller également à ce que la fin de l’introduction soit telle
que la liaison avec le corps ou le développement du document se fasse
naturellement sans donner l’impression d’une coupure.

2°) Le développement
Dans le souci de synthèse et de schématisation, le développement doit être
articulé afin que le plan s’impose facilement et clairement à l’esprit du lecteur.
Chaque partie devrait se rattacher l’idée secondaire du même centre d’intérêt. Le
passage d’une idée à une autre devrait se faire à l’aide d’une transition i.e. une
phrase permettant de passer sans heurt d’une idée dont on vient d’épuiser le
développement à celle qu’on observe ensuite.
Dans le développement, il est également conseillé de mettre en application
les principes suivants :
L’équilibre entre les différentes parties en leur donnant une longueur
équivalente ;la loi d’intérêt croissant i.e. que les faits et les arguments doivent
être exposés en commençant par les moins importants pour terminer par les plus

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importantes, ce qui frapperont davantage l’esprit et entraineront le plus souvent

la conviction et l’adhésion final du lecteur.
Comme il a été indiqué pour l’introduction, le rédacteur prendra soin à ce
que la fin de la dernière partie du document se relie naturellement à la
conclusion.

3°) La conclusion
Il n’existe pas de conclusion standard, c’est la nature du sujet ou du
dossier à traiter ou du document à rédiger qui suggère la conclusion convenable.
L’essentiel ici est qu’elle soit naturelle, qu’elle n’ait pas été plaquée ou imposée
par l’effort.
La rédaction de la conclusion tout comme celles des autres partie devra
faire l’objet des oins les plus attentifs en ce qui concerne le fond i.e. l’idée
exprimée et la forme i.e. la manière de l’exprimer .La justification de telle
précaution est que le lecteur devrait rester sous l’impression des dernières
phrases, celles qui souvent détermineront son jugement et emporteront sa
conviction et son adhésion.
Ayant établi le plan, il faudra encore avant de procéder à la rédaction
proprement dite trouver un ton à votre écrit.

B-LE CHOIX DU TON

Le ton de tout écrit dépendra de plusieurs paramètres .D’abord du sujet à
traiter, ensuite de la qualité de la personne à laquelle on s’adresse et enfin des
circonstances de temps et de lieu. Suivant donc ces paramètres le ton pourra être
solennel, comminatoire, courtois ou sérieux, quelque fois léger ou badin.
Pour obtenir le ton approprié, le rédacteur choisira le vocabulaire, le
rythme et le style qui conviendront. Il pourra également choisir le style direct ou
indirect, les deux pouvant être également mélangés. Le temps le mieux indiqué
est le présent de narration ou le passé composé, le passé simple est peut
recommander car il a l’inconvénient d’offrir les sonorités insolites.

C-LA RELECTURE ET LES CORRECTIONS

La rédaction étant achevée, le travail n’est pour n’autant pas terminer, il
est recommandé de relire lentement, souvent à haute voix sa mouture pour
relever les cacophonies qui ne peuvent relever qu’à nos rêves qui permet
d’éviter des répétitions et parfois des redondances comme le recommandait
BOILEAU « cent fois sur le métier remettez votre ouvrage, polissez le sans
cesse et repolissez. Ajoutez quelque fois, effacez, c’est là la règle d’or d’une
bonne rédaction »
Conclusion générale : la rédaction suppose qu’on ait non seulement la
maitrise de la langue, mais encore et surtout quelque chose à dire et qu’on sache
l’exprimer clairement dans un ordre logique. Cela suppose 5 opérations
fondamentales :

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- connaitre, reconnaitre et comprendre

- rassembler les faits, les éléments et les idées
- les mettre dans un ordre logique à travers un plan bien établi
- rédiger i.e. les exprimer selon une forme et un ordre voulu appelé style
- relire et corriger pour pouvoir déceler les sonorités insolites.

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CHAPITRE 2 : LES QUALITES DU STYLE ADMINISTRATIF

Il s’agit ici de dégager les qualités générales du style tout court (section1)
pour pouvoir préciser les caractères particuliers du style administratif (section 2)

SECTION 1ère : LES QUALITES GENERALES DU STYLE

ADMINISTRATIF
Qu’il soit littéraire, juridique, économique, scientifique ou administratif, le
style doit revêtir les qualités ci après : la clarté, la précision, la concision, la
rigueur, la simplicité et le bon usage des majuscules.
I-LA CLARTE
La forme d’un écrit véhiculant le fond, un style est dit clair lorsqu’il est aisé
de comprendre son fond sans grand effort et sans recherches inutiles i.e. dès la
première lecture la signification des phrases qui composent ce texte.
Pour obtenir la clarté, il reste et demeure évident comme il a été souligné
dans le premier chapitre que le rédacteur doit avoir une parfaite maitrise de la
langue ; celle-ci passe par la maitrise du vocabulaire, l’orthographe, l’analyse
grammaticale et logique, la conjugaison, etc. Pour y arriver, le rédacteur devrait
éviter des longues phrases parce qu’on oublie le début au fur et à mesure qu’on
s’en éloigne.

II-LA PRECISION
Elle consiste dans la syntaxe, à donner à chaque mot sa valeur exacte, la
place et la fonction qu’il lui faut. Il est donc recommandé d’utiliser le mot juste
pour une place juste. Pour obtenir la précision, il faut éviter des formules vagues
dans l’expression des idées et des faits. Comme le soulignait
LABRUYERE « parmi les expression qui peuvent rendre une seule de nos
pensée, il y a une seule qui soit la bonne. On ne la rencontre pas toujours en
parlant ou en écrivant, il est vrai néanmoins qu’elle existe »
Dans le cadre de la rédaction administrative, la précision s’obtient à
travers la mention permettant d’identifier un document ou de retrouver ses
antécédents. Il s’agit notamment : de la date, n° d’enregistrement du document,
de l’objet, de l’identité des signataires et ou des destinataires.
Exemple :
Faisant suite à votre lettre du 3 courant…….(vague)
Faisant suite à votre lettre n°…. du …. objet …. (précis)

II-LA CONCISION
Elle est recommandée évidemment dans le style administratif par soucis
de développer la litote qui est l’art de dire beaucoup en peu de mots. Elle
s’obtient en dépouillant le texte de toute sorte de superfluidité pour ne garder
que l’essentiel strictement indispensable à la compréhension correcte du texte.

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III-LA RIGUEUR
Elle est synonyme de la grande exactitude et exigence intellectuelle. Elle
s’applique donc au raisonnement qui doit rester dans tous les cas logique.

IV-LA SIMPLICITE
Elle n’est pas synonyme de vulgarité ou de familiarité. Un style est dit
simple lorsqu’il est naturel et de bon gout. Pour atteindre la simplicité le style
doit utiliser le vocabulaire, les expressions et les habitudes de la langue écrite.
En d’autres termes, le rédacteur recherchera non pas à écrire comme il parle
mais à traduire sa pensée le plus naturellement possible. La simplicité s’obtient
en évitant la recherche prétentieuse. De ce fait, il devra éviter
1°) l’emploi des images (il pleut des cordes) ;
2°) la périphrase : un procédé de style qui consiste à dire en plusieurs mots ce
qui peut s’exprimer en un seul
Exemple :
-la messagère du printemps : l’hirondelle
-le conseiller des grâces : le miroir
-la commodité des conversations : chaise, fauteuil
3°) l’emphase : une exagération pompeuse dans le ton ou termes employés
Exemples :
-un succulent plat de…..
-je me souffre de céphalalgie
4°) la gromologie /grandiloquence : usage des mots grossiers ou dépassés
5°) Hyperbole : procédé de style qui consiste à employer un mot plus fort que ce
qu’il recouvre réellement
Exemple
Jacques est un homme géant : grand de taille
6°) emploi des adjectifs qui expriment un excès de grandeur et l’abus des
superlatifs qui expriment la qualité portée au plus haut degré (il est très aimable,
il est extrêmement aimable)
7°) éviter les redondances qui consistent à exprimer en plusieurs mots une idée
ou un fait qui n’en nécessiterait qu’un seul.
8°) éviter les répétitions, utilisation des mêmes mots
10°) les barbarismes : utilisation des mots inexistants, forgés ou altérés
11°) Les néologismes : usage ou emploi de nouveaux mots
12°) les contresens : emploi d’un mot avec une signification qui n’est pas exacte
13°) Pléonasmes : un emploi consécutif de plusieurs mots exprimant la même
idée alors qu’un seul suffit et que l’autre soit superflue (ensemble avec lui,
monter en haut,….)
14°) les solécismes : fautes résultant de la construction de la phrase
En définitive, le style doit être varié et pittoresques souciant de l’analyse logique
et grammaticale, de la conjugaison et de la concordance des temps et enfin de la
ponctuation.

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VI-LE BON USAGE DES MAJUSCULES

La majuscule est un signe orthographique dont l’emploi obéit à des règles
précises qui le plus souvent sont soit oubliés soit délibérément transgressé.
En effet, certains rédacteurs ont tendance à abuser de la majuscule en les mettant
partout et l’on voit ainsi une série de noms communs promus sans raison à la
dignité des noms propres. A l’inverse, d’autres ont tendance à les supprimer
systématiquement. Au bon usage des majuscules, l’emprunt au décret du 10
Octobre 1975 du Président de la République sénégalaise Léopold Sédar
SENGHOR, homme de culture de grande envergure nous semble d’un apport
considérable pour un éclairage suffisant sur l’utilisation des majuscules.

SECTION 2 : LES CARACTERS PARTICULIERS DU STYLE

ADMINISTRATIF

La rédaction administrative doit non seulement posséder toutes les

qualités énoncées à la section première, du présent chapitre mais encore et
surtout elle doit être revêtue des caractères qu’impose la spécificité de l’action
administrative. Il s’agit notamment : du respect de la hiérarchie, du sens de
responsabilité, de l’objectivité, de la courtoisie, de la prudence, de
l’homogénéité, de la dignité.

I-LE RESPECT DE LA HIERARCHIE

« La discipline faisant la force des armée », on tient à le souligner chez les
militaires, au niveau de l’administration, le respect de la hiérarchie reste et
demeure la pierre angulaire sans laquelle l’édifice administratif serait voué à
l’anarchie et partant à la ruine.
En effet, l’administration est une vaste structure pyramidale organisée en
échelon au sein de laquelle se trouve une autorité hiérarchique qui s’exerce du
haut vers le bas et une subordination hiérarchique du bas vers le haut.
Ce respect des positions hiérarchiques dans l’échiquier administratif se
traduit fréquemment dans les écrits de l’administration par de nombreuses
nuances dans la formulation qui ont valeur de symbole même si la marque de
respect n’apparait pas de manière évidente aux non initiés. Les initiés quant à
eux, ils reconnaissent la marque du respect nécessaire au maintien de la
hiérarchie entre les agents de services publics.
Ainsi par exemple, nous avons l’utilisation des formules
-j’ai l’honneur constitue la marque de respect, assortie du verbe vouloir et de
l’adverbe bien
A l’aire de la démocratie, l’agent de l’Etat n’agit pas en son nom propre
mais plutôt au nom de l’Etat à travers le chef de l’exécutif qu’il a choisi parmi le
reste de la population pour agir en lieu et place, i.e. l’autorité en vertu de

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laquelle le fonctionnaire agit, il la détient du chef de l’exécutif, par ricochet du

peuple qui reste la source légitime du pouvoir.
En mentionnant chaque fois dans ses écrits la formule « j’ai l’honneur »,
le fonctionnaire se rappelle et rappelle qu’au dessus de lui, il y a quelqu’un de
plus puissant qui lui a fait confiance et à qui il rend compte de ses actes.
Le verbe vouloir précédés ou suivi de l’adverbe bien a donné lieu à des
locutions verbales d’insistances « bien vouloir » et « vouloir bien » qui
marquent soit la déférence, le respect, la soumission, l’obéissance, soit un ordre
à travers un ton comminatoire.
D’autres locutions et d’autres formules traduisent également le respect de
la hiérarchie dans les écrits administratifs. Ainsi par exemple le supérieur
informe, fait savoir, fait connaitre, fait observer, fait remarquer, demande,
engage, ordonne, convie, enjoint au subordonné.
Le subordonne porte à la connaissance, porte à la haute connaissance,
porte à la très haute connaissance, attire l’attention, attire la haute attention,
attire la très haute attention, soumet à la signature, à la haute signature, à la très
haute signature, rend compte, sollicite,….
Enfin de compte, le subordonné propose et le supérieur dispose d’où
l’emploi fréquent par le subordonné du conditionnel qui réserve la faculté des
décisions à l’autorité la plus élevée : il conviendrait, il serait souhaitable de, etc.

III-L’OBJECTIVITE
Etre objectif, c’est avancer des jugements sans faire intervenir des raisons
personnelles, c’est l’absence de partie pris .Etant au service de l’intérêt général,
l’administration se doit d’être impartial, sereine et objective. En d’autres termes,
elle n’est pas au service des intérêts particuliers ou des intérêts des particuliers.
Cette impartialité a pour conséquence de rejeter la rédaction administrative tous
les termes, toutes les expressions des sentiments personnels, il n’y aura donc pas
de manifestation émotionnelle, arbitraire ou sentimentale.
Pour rester objectif, le fonctionnaire devant n’importe quelle situation se
posera la question de savoir « que dise les textes ? ».En interrogeant ainsi les
lois et règlements, il scrute la volonté du peuple d’où se dégage l’intérêt général.
Il en résulte le plus souvent un style impersonnel assez froid mais qui donne
dans son ensemble une impression d’homogénéité et de pérennité.

IV-LA COURTOISIE
Dans l’administration la courtoisie est définie comme étant une politesse
raffinée qu’on ne retrouve que chez les hommes et femmes de bonne éducation
et de bon goût.
L’écrit administratif évitera donc les expressions désobligeantes
injurieuses ou péjoratives ainsi que les appréciations trop sévères. Lorsqu’on sait
que la courtoisie est la politesse des rois, des souverains et des personnes de
haute considération. Le fonctionnaire qui est au service de l’Etat devait

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inévitablement épouser ce mode de vie aussi bien dans l’exercice de ses

fonctions qu’en dehors de celle-ci .Cependant, cette courtoisie n’exclut pas la
fermeté. Elle se manifeste par le respect de la hiérarchie, de ses collaborateurs et
de ses collègues et du citoyen.
Comme le souligne Albert DAUZART « c’est l’art d’atténuer, de voiler
l’expression des choses, des idées blessantes ou désagréables »
Ainsi la rédaction administrative doit-elle être comme le fait remarquer
Robert CATHERINE « emprunte d’une certaine noblesse ». Et de ce sens, il
souligne « étant donné son rôle et sa place dans l’Etat, le caractère officiel de
ses actes, l’importance de ses décisions sur l’activité économique et sociale de
ses concitoyens, le délégataire de l’autorité publique se doit non seulement
d’écrire en français mais sous une forme telle que la différence du ton permette
à son lecteur de connaitre immédiatement qu’il est en présence d’un document
officiel qui participe de la dignité, qui doit accompagner les affaires de l’Etat »
Cependant cette noblesse ne doit pas comme le fait remarquer Albert
DAUZART « engendrer la prétention mais plutôt l’élégance et la pureté
auxquelles elle donnera naissance »

V-LA PRUDENCE
C’est la vertu qui fait prévoir et éviter les fautes et les dangers de
parcours. Elle découle de ce que l’imminente dignité de l’administration, le
principe de la responsabilité et l’obligation d’une extrême courtoisie interdisent
l’erreur.
L’écrit administratif doit toujours être imprégné de prudence parce que les
jugements énoncés, des appréhensions formulées par un fonctionnaire ne
devraient pas avoir sauf exception, un caractère absolu ou universel. C’est l’une
des raisons pour lesquelles le conditionnel est le mode préféré de
l’administration.

VI-L’HOMOGENEITE
Ce principe voudrait que le style administratif reste et demeure un et
indivisible quel que soit le type d’administration.

VII-LA DIGNITE
La nature de l’administration, la spécificité de ses missions de service
public qui la place au dessus des intérêts particuliers, des prérogatives de
puissance publique dont elle est revêtue lui impose de manifester à l’égard de
l’Etat .Ce souci de dignité se traduit par la courtoisie mais également par une
langue respectueuse des règles grammaticales et l’usage du vocabulaire consacré
par le dictionnaire. Il sera exclu du langage administratif toute vulgarité, les
expressions triviales et des formules reprises du langage familier ordinaire, des
tournures grammaticales douteuses, des à peu près, laissé aller, des négligences
sont totalement à proscrire.

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CHAPITRE 3 : LES FORMULES ADMINISTRATIVES

Le vocabulaire administratif n’est pas constitué de mots ou formules

ésotériques que maitriserait à perfection le rédacteur mais plutôt des
agencements et des tournures consacrées par l’usage. Comme dans toute activité
professionnelle, ces termes sont fréquemment employés soit parce qu’ils sont
particulièrement adaptés aux besoins, soit parce qu’ils marquent des nuances
que la nature de l’administration rends nécessaire. Il n’est donc pas inutile au
début d’une carrière de se familiariser avec des tournures et vocabulaires qu’on
rencontrera constamment. Il s’agit notamment des formules d’introduction
‘‘section 1’’ et des formules de conclusion ‘‘section 2’’

SECTION 1 : LES FORMULES D’INTRODUCTION

Ce sont des formules le plus souvent utilisées en début de pièces
administratives en vue d’introduire le sujet. En plus de la formule d’appel(I), il
existe la formule habituelle ‘‘j’ai l’honneur’’(II) ainsi que d’autres formules
(III).

I-LES FORMULES D’APPEL

A- DEFINITION
Il s’agit ici des formules qui introduisent un type particulier de document
à savoir la lettre administrative à forme personnelle’'
La formule d’appel est la manière dont on s’adresse à une personne soit
par écrit, soit oralement. C’est la manière dont on l’appelle.
Les formules d’appel sont nombreuses et traduisent le rapport qui existe
entre l’auteur de la lettre et le destinataire. Elles ont pour objet de marquer le
respect, la considération, l’amitié, l’affection, etc. Et par conséquent le rédacteur
doit éviter tout dégoût à son interlocuteur devra rechercher la formule juste i.e.
celle qui sied parfaitement au destinataire de la correspondance ou tout
simplement à la personne à qui l’on s’adresse.

B-LA TYPOLOGIE DES FORMULES D’APPEL

- à un inconnu : Monsieur, Madame, Mademoiselle
- pour un couple : Monsieur, Madame ; Monsieur et Madame (cas d’une femme
qui n’est pas en compagnie de son époux mais de son fils par exemple)
-un ami : cher ami, ma chère amie, bien cher ami
-une personne qu’on connait particulièrement : chère amie, cher monsieur
-Directeur ou Ministre qu’on connait particulièrement : monsieur le cher
Professeur, monsieur le cher ministre d’Etat…,
-les artistes, par exemple un musicien : maitre
-médecin : docteur
-le personnel de maison : mon boy, ma bonne, ma chère Elisabeth (son prénom)

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Cours de M. TONYE Paul Emmanuel

-autres formules d’appel :

Roi, empereur : Sire
Président de la République : Monsieur le Président de la République
Premier ministre, chef du gouvernement : Monsieur le Premier Ministre Chef du
gouvernement, etc.
- les autorités administratives : Monsieur le gouverneur, Monsieur le Préfet, le
Sous préfet ;
-les magistrats : monsieur le juge, monsieur le procureur de la République,
monsieur le premier président, etc.
- les autorités religieuses : pape –très saint père, monsieur le Nonce, monsieur le
Cardinal, monsieur l’Archevêque, monsieur le grand imam, monsieur Ayatollah
- les autorités diplomatiques : monsieur l’ambassadeur, monsieur le consul
-les autorités militaires : monsieur le maréchal, mon général, mon colonel
Le possessif ‘mon’ exclusivement employé par les rédacteurs de sexe
masculin et les dames qui sont dans l’armée. Mais en dehors du drapeau on dit
pour les dames -monsieur le Général-

Remarques :

1°) le féminin des titres et fonctions : ils donnent lieu à controverse. Le bon sens
consisterait à adopter le féminin du titre ou fonction lorsque ce titre existe et
faute de mieux le masculin lorsqu’un titre ou fonction ne comporte pas de
féminin.

2°) L’extension du titre ou de la fonction au conjoint : il est un vieux principe

selon lequel « les honneurs ne se délèguent pas » en d’autres termes le titre dû à
une fonction ne s’étend pas du mari à la femme et vice -versa.

NB : Seules les épouses des maréchaux ont le droit de bénéficier du titre de leur
mari car le maréchalat en France est un grade à la fois militaire et une dignité
dans l’Etat à laquelle participe la femme

3°)-usage du titre après la cessation de fonction : dans certains Etats africains,

l’usage est généralement de donner leur titre aux autorités même ci ceux-ci ont
cessé leur fonction.

4°)-emploi de l’adjectif « cher »

Il implique une certaine amitié, intimité et par suite ne doit pas être employé
pour la correspondance avec des personnes inconnues. Il peut s’employer pour
un mari, un fils, un camarade, etc.

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 ENAM 2009-2011 (Rédaction administrative)
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5°)-emploi de l’adjectif possessif ‘ma’ ou ‘mon’

Ils supposent bien des réserves. Il est possessif et de ce fait ne peut s’attribuer
qu’à la parenté, qu’à l’autorité qu’on exerce sur la personne : mon cher JEAN,
ma chère AGATHE
Mais l’on ne dira pas mon cher Monsieur ATANGANA qui est le
pléonasme désobligeant qui devient par la suite impertinent si l’on ajoute le nom
de famille.
En définitive, le choix de la formule d’appel exige parfois le sens aigu des
nuances si non le rédacteur risque de donner au destinataire une fâcheuse et
souvent une injuste opinion dès le commencement de la lettre. La bonne
éducation, le tact permettant de saisir ces nuances et de trouver facilement
l’appellation initiale qu’il convient de donner à chacun.

II-LA FORMULE ‘‘J’AI L’HONNEUR’’

Cette formule débute un type particulier de document administratif à

savoir la lettre administrative entre services.
NB : cette formule est utilisée une et une seule fois dans la correspondance et
peut se déplacer soit au début, soit au milieu, soit à la fin de la correspondance.
*Au début, elle entame tout simplement une correspondance
-exemple : j’ai l’honneur de vous transmettre ci-joint pour compétence, le
dossier relatif à …..
*Au milieu, elle est précédée d’une proposition incidente
-exemple : En vous transmettant ci-joint pour compétence le dossier relatif à…,
J’ai l’honneur de vous faire connaitre que l’intéressé a déjà été pris en charge
par vos service.

A la fin du document, la formule j’ai l’honneur est le moyen commode

d’annoncer une proposition, une décision, etc.
-Exemple : Suite à vos instructions du 17 mai 2010, relatives à la désignation
d’un représentant du MINFOPRA au conseil d’administration de l’ENAM, et
me référant au tableau récapitulatif des cadres techniques nommés au sein des
conseils et autres organes délibérants où notre organe ministériel doit être
représenté,
J’ai l’honneur de soumettre à votre haute appréciation les trois (3) noms ci
après :

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 ENAM 2009-2011 (Rédaction administrative)
Cours de M. TONYE Paul Emmanuel

II-LES FORMULES D’INTRODUCTION SE REFERANT A UN

ELEMENT PRECEDENT

Dans cette hypothèse le rédacteur se reportera initialement à un élément

précédent qui déclenche sa correspondance. Il peut ainsi s’agir d’une lettre,
d’une instruction, d’une audience, d’un appel téléphonique, etc.
En d’autres termes, le rédacteur s’appuiera sur un élément ayant été
antérieurement produit pour débuter sa correspondance.
*Le rédacteur répond à une correspondance antérieurement produit
1- En réponse à votre lettre n°….. en date du….. relative à…..,
J’ai l’honneur……
2°) Suite à votre lettre n° …..du ……relative à……
3°) Par correspondance n°… en date du ….vos m’avez saisi au sujet de …..
Y faisant suite, j’ai l’honneur de vous faire connaitre, de vous faire savoir, de
vous faire remarquer ……

IV- LES AUTRES FORMULES

Ce sont des formules qui généralement s’inscrive au début des lettres,

circulaires, notes, etc. et qui entame une question ;
Exemple : il a été porté à ma connaissance,
Mon attention a été attirée sur….,
Il m’a été donné de constater que….,
J’ai été informé de …..

SECTION 2 : LES FORMULES DE CONCLUSION

Parmi les formules de conclusion nous distinguons :

¤les formules de courtoisie
¤les locutions personnelles
¤les locutions impersonnelles
¤les autres formules

I-LES FORMULES DE COURTOISIE

A-DEFINITION

La formule de courtoisie est la traduction de l’affection, de l’amitié, de la

considération, du dévouement et de la déférence que le signataire d’une lettre
exprime à son destinataire. Ces formules se retrouvent dans un type particulier
de la correspondance administrative à savoir la lettre à forme personnelle .En
d’autres termes, les lettres administratives à forme personnelle commencent
toujours par une formule d’appel et se terminent toujours par une formule de

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 ENAM 2009-2011 (Rédaction administrative)
Cours de M. TONYE Paul Emmanuel

courtoisie qui reprend en son sein la formule d’appel. Les deux vont de pair dans
une lettre administrative et l’une ne saurait aller sans l’autre.
En définitive, la formule de courtoisie doit s’adapter naturellement au sens de la
lettrer i.e. affectueuse ou courtoise, amicale ou réservée mais toujours simple et
polie.

B-LA TYPOLOGIE

Les formules de courtoisie peuvent varier à l’infini .Cependant un certain

nombre de règles doivent être respectées quant à leur utilisation.
1°- à un ami :
-Recevez mon cher ami une bien courtoise poignée de main ou
-Recevez mon cher ami ……une nouvelle assurance de ma bien sincère amitié ;
- Trouvez ici mon très cher ami, l’expression de mes sentiments de vives
sympathie ;
NB : cette formulation peut être rendue brève
-amicalement à vous, amical souvenir, bien cordialement à vous, cordiale
poignée de main ou mes bonnes amitiés, sincèrement votre….
L’expression « tout à vous ou tout à toi » ne s’emploi qu’entre mari et femme et
vice versa
2°) à un fournisseur ou à un inconnu
-agréer Monsieur mes salutations les meilleurs
-je vous prie d’agréer, Monsieur…., l’expression de mes sincères salutations ;
En bref : considérations distinguées ou meilleurs compliments
3°) L’emploi de certains mots dans les formules de courtoisie
Assurance et expression, considération, dévouement, estime, gratitude,
hommage, respect, salutation, sentiment, souvenir et sympathie.

¤Assurance et expression
Le mot assurance ne s’emploie que lorsque l’on s’adresse à un
subordonné, il est précédé du verbe vouloir conjugué à l’impératif. Ce qui donne
la formulation suivante :
-veuillez agréer, Monsieur, l’assurance de ma considération distinguée
NB : lorsqu’il est question de s’adresser à la hiérarchie, il est toujours question
de d’expression et le verbe correspondant c’est « prier et bien vouloir »
-je vous prie d’agréer ou de bien vouloir agréer (selon la gradation de la
hiérarchie)…, l’expression de ma considération distinguée (et non l’expression
de mes sentiments….dans l’administration les sentiments ne doivent par
apparaitre)
-expression : est utilisée lorsque l’on s’adresse soit à la hiérarchie soit à son alter
égo
-assurance : utilisée uniquement par la hiérarchie

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¤La considération
C’est un terme officiel. De ce fait, il est employé selon le rang social ou la
situation officielle des particuliers ou des fonctionnaires à l’égard des ministres
ou de toute personnalité officielle. Le mot considération n’est jamais employé
seul, il est précédé ou suivi d’un qualificatif, ce qui permet d’obtenir la
gradation suivante :
-considération distinguée : lorsque vous écrivez à un supérieur ou un égal quel
que soit son niveau :
Je vous prie d’agréer, de bien vouloir agréer, Monsieur le Ministre, Monsieur le
Président de la République,…. L’expression de ma considération distinguée
-l’expression ma haute considération s’emploie pour un égal de rang élevé
-ma très haute considération : s’emploie entre hautes personnalités à l’exemple
des messages des Chefs d’Etat entre eux.

¤Dévouement
Il ne s’écrit qu’à un supérieur ou aux personnes à qui on est lié par
l’affection ou la gratitude, il est rarement employé seul et est généralement
précédé du mot respectueux.

¤Estime
Ce mot est réservé aux personnes de rang élevé écrivant à leur inférieur ou
à leurs subordonnés :
Exemple : vous savez mon cher, en toi que ma confiance vous est toujours
acquise ainsi que mon estime la plus affectueusement.

¤ Gratitude
Pour remercier quelqu’un pour un service rendu

¤Hommage
Il y a deux termes de courtoisie que tout homme doit à une femme mariée
de qualité (fonction) : il s’agit d’hommage et de respect.
A une demoiselle, jeune ou âgée une dame quelconque, il est question de
respect.
A une dame de qualité, il est toujours question d’hommage (dame ministre, DG,
…)

NB : on n’offre pas ses hommages à un homme si ce n’est par tradition de

courtoisie à un souverain ou Chef d’Etat .Tout simplement hommage signifiait
autrefois l’acte de vassalité par lequel on se reconnaissait homme de guerre. La
féodalité disparue, le mot a survécu comme un témoignage de déférence et
d’attachement à l’égard d’une femme de qualité et à celui du Chef de l’Etat.

¤Respect

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Cours de M. TONYE Paul Emmanuel

C’est le terme de courtoisie usuel du subordonné à un supérieur ,d’un

homme jeune à une personne âgée ,d’un homme à une femme ou une jeune fille
à une femme âgée ;d’un homme ou d’une femme à un prêtre ,imam ;rabbin ou
pasteur
Le terme respect que l’on remplace parfois par l’adjectif respectueux est
généralement suivi ou précédé des mots suivants : attachement, dévouement,
hommage, sentiment, reconnaissance et parfois de l’adverbe très. On peut ainsi
obtenir des formules ci après pour une dame de qualité : l’expression de mes
respectueux hommages ou l’hommage de mon profond respect
Pour une dame quelconque : l’assurance de mon respect
Il y a également l’expression de mon respectueux attachement ou
l’expression de mon très grand respect, l’expression des sentiments et respect
très attachés, l’expression de mes sentiments respectueux et dévoués,
l’expression de mon profond respect, l’expression de mon respectueux
dévouement.
NB : Le respect peut marquer une nuance très chaleureuse avec les formules ci
après :
Mon affectueux respect, mes sentiments très déférents, mes sentiments de
respectueuses affections ou respectueux attachement ou ma sympathie
affectueuse

¤Salutation
Le mot salutation est réservé aux lettres d’affaires ou de commande. Ces
lettres d’affaires se terminent généralement par les salutations distinguées, très
distinguées ou plus distinguées selon la personnalité du commerçant ou selon les
rapports plus ou moins anciens avec le commerçant à qui l’on s’adresse.

¤Sentiment
Le terme sentiment est très employé dans la correspondance militaire et
privée, il se trouve dans la plupart des formules de courtoisie, des lettres des
militaires à leurs supérieurs, leurs égaux, subordonnés et particuliers.
Au terme sentiment, on peut ajouter un qualificatif affectueux pour des
personnes connues depuis longtemps, cordiaux pour les égaux et subordonnés
selon l’âge et le degré d’intimité qui vous lie ;
Distingué : formule banale par conséquent employée dans les relations entre
hommes, femmes et hommes et d’une femme à un inconnu. On peut obtenir des
gradations suivantes : sentiments distingués, très distingués et les plus
distingués.
La formule « meilleur sentiment » est employé d’homme à homme en
sympathie sans amitié. Si l’on s’adresse à un supérieur, le qualificatif est
toujours respectueux et la gradation est ascendante, sentiment respectueux et très
dévoué, sentiments les plus respectueux ou les plus dévoués.

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Cours de M. TONYE Paul Emmanuel

D’un homme à une jeune femme, d’un jeune homme à un vieillard, les
sentiments sont toujours respectueux ou très respectueux ou les plus dévoués
NB : les sentiments s’expriment, on n’en donne pas l’assurance.

¤Souvenir
Il est admis dans la correspondance privé entre amis, camarades, hommes,
hommes et femmes et vice versa.
NB : le mot souvenir ne s’emploie pas dans la correspondance officielle ou
administrative

¤Sympathie
Elle s’emploie pour un subordonné, parfois pour un égal mais jamais vis-
à-vis d’un supérieur
Au supérieur, le rédacteur pourra exprimer son admiration ou sa déférence par
les formules de courtoisie suivante :
-à un homme : je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de ma vive
admiration ou l’expression de mon profond respect et de ma vive admiration ;
l’expression de ma déférente gratitude.
-à une dame de qualité : daignez agréer, je vous prie d’agréer
madame….l’hommage de mon admiration….

II-LES LOCUTIONS OU FORMULES PERSONNELLES

Elles seront employées lorsque le rédacteur voudra donner un ton direct et

impératif à ses décisions et à ses conclusions.
Exemple : j’ai décidé, je vous enjoins, je vous convie, je vous engage, etc.
NB : ces formules sont utilisées dans les documents d’injonction à savoir les
notes de service, les directives, les instructions, etc.

III-LES DOCUMENTS IMPERSONNELS DE CONCLUSION

Elles sont d’un usage constant en matière administrative, dans touts les
cas où le rédacteur ne désire pas de recourir à la 1 ère personne toujours
impérative. Elles se justifient toujours pour suggérer une marche ou une voie à
suivre. Le rédacteur recourant ainsi pour simplement proposer une manière de
voir, une solution avec plus ou moins d’insistance, d’assurance ou d’autorité.
Exemple : il serait souhaitable de….
Il conviendrait de ……
Il y aurait lieu de …..
Il importerait de…, etc.
NB :ces formules se retrouvent dans des documents de la correspondance
administrative destinée à la hiérarchie d’où l’emploie du conditionnel qui permet
au rédacteur de proposer et de laisser la latitude au destinataire généralement le

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 ENAM 2009-2011 (Rédaction administrative)
Cours de M. TONYE Paul Emmanuel

supérieur de disposer. Parmi ces documents destinés à la hiérarchie on peut

relever la note ordinaire et même le rapport.

IV-LES AUTRES LOCUTIONS DE CONCLUSION

1°-les unes ont pour objet de rappeler au destinataire du document l’intérêt

qu’apporte leur auteur à voir ses désirs, ses recommandations ou ses ordres
suivis d’une action efficace.
Exemples :-j’attache un intérêt particulier à voir la présente disposition entrer en
vigueur immédiatement
-j’attache du prix à être rapidement informé de l’évolution des évènements sur le
terrain.
-je tiens fermement la main à l’application scrupuleuse et sans faille des
dispositions de la présente note de service.
NB : au regard du ton qui se dégage de cette formulation, il est évident que
celle-ci n’est réservée qu’à la hiérarchie s’adressant à ses subordonnés.

2°-les autres locutions servent le plus souvent à exprimer une prière, une requête
sans être en mesure d’exiger son application.
Exemple : je vous serais obligé de me donner votre accord pour la suite de la
procédure ;
Je vous serais reconnaissant de bien vouloir ne réserver une suite favorable à la
présente demande d’audience.

NB : a) au futur, les locutions verbales de conclusion «être obligé et être

reconnaissant » expriment poliment un ordre et de ce fait sont exclusivement
réservées au supérieur.
Exemple : je vous serai obligé de bien vouloir me rendre compte des
dispositions que vous aurez prises quant au dossier soumis à votre compétence.
b) au conditionnel, les locutions « être obligé et être reconnaissant » marquent
un lien d’obligation, une promesse de reconnaissance qui ne peut être exprimé
que par un signataire qui demande quelconque chose sans pouvoir ou vouloir
l’exiger. En conséquence, elles sont indifféremment employées par le supérieur
légal ou le subordonné.

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 ENAM 2009-2011 (Rédaction administrative)
Cours de M. TONYE Paul Emmanuel

2ème PARTIE : LES DOCUMENTS DE LA CORRESPONDANCE

ADMINISTRATIVE

La correspondance administrative ou officielle ou de service est

l’ensemble des documents écrits qui sous-tendent l’action administrative et donc
qui intéressent exclusivement le service de l’Etat. Il s’agit ainsi des documents
reçus ou expédiés par un fonctionnaire dans l’exercice de ses fonctions.
Cependant ,par document administratif, nous dirons avec ROBERT
CATHERINE : « qu’on ne saurait entendre ici toutes les variétés de pièce en
usage dans l’administration dont chacune a un objet déterminé… »Il s’agit par
contre de passer en revue quelques cadres formels caractéristiques et
traditionnels auxquels recourent les administrations et spécialement les
administrations centrales non pour exécuter une opération spécialement les
administrations centrales non pour exécuter une opération spécialisée mais dans
l’exercice général de leurs activités, activités traduites dans leurs relations
internes réciproques ou avec les tiers.
Dans le souci de schématisation et de méthodologie en vue d’une
meilleure compréhension de la présente partie, nous classifions ces documents
en trois(3) grandes catégories :
*les documents à usage général (chapitre 1),
*les documents de la correspondance administrative destinés au supérieur
(chapitre 2),
*les documents de la correspondance destinés aux subordonnés ou documents
d’injonction (chapitre 3).

CHAPITRE 1 : LES DOCUMENTS DE LA CORRESPONDANCE

ADMINISTRATIVE A USAGE GENERAL

Les documents à usage général sont ceux qui sont utilisés aussi bien par
les subordonnés lorsqu’ils s’adressent à leur hiérarchie que par cette dernière
lorsqu’elle s’adresse aux subordonnés ainsi qu’entre fonctionnaires de même
niveau hiérarchique. Est donc le document à triple sens : ascendant, descendant
et horizontal.

SECTION 1 : LA LETTRE ADMINISTRATIVE

Généralement employé pour des sujets qui ne demandent pas un

développement trop important, la lettre administrative est un document au
moyen duquel le rédacteur adresse soit personnellement soit au nom de
l’administration une communication au destinataire. Son signataire s’exprime
toujours à la 1ère personne du singulier, je’’ et s’adressant directement au
destinataire, il désigne celui-ci à la 2ème personne du pluriel « vous ».
L’administration utilise deux types de lettre :

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 ENAM 2009-2011 (Rédaction administrative)
Cours de M. TONYE Paul Emmanuel

*la lettre administrative à forme personnelle(I)

*la lettre administrative entre services ou la lettre administrative proprement dite
(II).

I-LA LETTRE ADMINISTRATIVE A FORME PERSONNELLE

Nous examinerons tour à tour sa définition(A), ses conditions d’utilisation(B)
sa présentation(C) ses caractéristiques (D) et enfin sa typologie(E).

A-DEFINITION
Cette lettre est dite à forme personnelle parce que son objet est propre à
son auteur ou à un groupe d’individus mais lequel objet reste et demeure lié au
service administratif.
Il peut s’agir notamment d’une permission d’absence, d’une demande de
jouissance de votre congé annuel, autorisation de sortie du territoire national,
demande de stage ou de formation ,demande de participer à un concours ou à
une formation,…

B-LES HYPOTHESES D’UTILISATION DE LA LETTRE

ADMINISTRATIVE A FORME PERSONNELLE

Elle est utilisée :

1°) par un fonctionnaire pour poser un problème personnel à l’administration
mais ayant trait au service
2°) par l’administration soit pour répondre au fonctionnaire au sujet d’un
problème que ce dernier lui aura posé préalablement, soit à l’initiative de
l’administration (notification de retraite par exemple) ;
3°) par les représentants de l’administration lorsque ceux-ci s’adressent à une
personne privée ou à un représentant d’un organisme privé ;
4°) par les représentations de l’administration centrale ou déconcentrée pour
s’adresser aux représentants des établissements publics, des sociétés d’Etat et
des organismes parapublics (par exemple le MINFOPRA écrit au DG de
l’ENAM et vice versa).
5°) lorsque les représentants de l’administration centrale ou déconcentrée
écrivent à une administration étrangère ou à un organisme international
(ambassadeur, PNUD, UE, UA, UNESCO, etc.)

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 ENAM 2009-2011 (Rédaction administrative)
Cours de M. TONYE Paul Emmanuel

C-LA PRESENTATION DE LA LETTRE ADMINISTRATIVE A FORME

PERSONNELLE

1°) le fonctionnaire écrit à l’administration

Lieu et date ; pas de jour

(lundi le 07 juin 2010)
Éléments d’identification
du fonctionnaire (Nom et prénom,
grade, fonction, service, matricule)
la suscription ou réclame i.e.
la manière dont on traite la
personne à laquelle on
s’adresse ; toujours faire
mention du lieu où elle se
trouve.

Objet : c’est le condensé du sujet

à développer ; il ne doit comporter
plusieurs sujets ; i.e. autant de sujets
autant d’objets.

La formule d’appel

Développement de l’objet porté en marge.

Formule de courtoisie i.e. la reprise de la formule d’appel.

Signature (Nom et prénom)

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 ENAM 2009-2011 (Rédaction administrative)
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2°) Cas de lettre de l’administration au fonctionnaire et aux autres destinataires

Dénomination du Dénomination du pays

et sa devise
Pays et de sa devise Version anglaise
(version française)

Lieu et date (soit

en haut soit en bas
de la lettre)
Timbre du service
L’initiateur de la lettre
A
Le destinataire
Lieu

Les références
Formule d’appel
Développement

Formule de courtoisie

L’initiateur de la lettre
Signature
Nom

Note : C’est le secrétariat général du ministère qui est chargé de la

coordination des services centraux et déconcentrés.
Le ministre ne peut déléguer le pouvoir qu’il a lui-même reçu du Président de la
République. Il ne peut que déléguer la signature. C’est pourquoi, un délégataire
ne peut déléguer lui-même le pouvoir ou la signature qu’il a reçue du délégant.
Dans la délégation de pouvoir, le délégant ne peut intervenir dans le domaine
délégué qu’après avoir consulté le délégataire, ce qui n’est pas le cas dans la
délégation de signature où le délégant peut intervenir sans requérir l’avis du
délégataire.

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 ENAM 2009-2011 (Rédaction administrative)
Cours de M. TONYE Paul Emmanuel

D- LES CARACTERISTIQUES

La lettre administrative à forme personnelle se caractérise par une formule

d’appel à son début et une formule de courtoisie à sa fin .Les deux sont
inséparable, l’une ne saurait aller sans l’autre.

E- LA TYPOLOGIE

Il existe plusieurs types de lettre à forme personnelle ; mais nous n’en

dégagerons que les plus caractéristiques. Il s’agit notamment de la lettre
manuscrite d’un fonctionnaire à son chef hiérarchique, de la lettre
dactylographiée à son chef hiérarchique et la lettre de l’administration au
fonctionnaire.

1°) la lettre manuscrite

a)les raisons du choix de l’écriture manuscrite
La lettre manuscrite que le fonctionnaire peut être amené à écrire à son
chef hiérarchique a généralement un caractère sentimental. Elle est employée
chaque fois que le fonctionnaire voudrait marquer sa gratitude, sa compassion,
sa déférence à son chef hiérarchique .Il peut s’agir notamment d’une lettre de
remerciement, de condoléance ou d’une lettre de félicitation. Dans ce cas le
fonctionnaire prendra les précautions ci-après :
-une écriture parfaitement lisible pour éviter tout travail de déchiffrement au
supérieur
-éviter les ratures et les taches
-être le plus concis possible

b) le choix du papier
Si dans la correspondance privée le choix du papier dépend du gout de
chacun et surtout des rapports entretenus avec le destinataire, dans la
correspondance administrative, le rédacteur est contraint de respecter la couleur
et le poids de la feuille. Il s’agit ici du papier blanc suffisamment épais. Le
format est celui des normes internationales à savoir 210 mm x 297 mm. L’encre
est soit de couleur bleue ou noire.

2°) La lettre dactylographiée d’un fonctionnaire à une autorité

Contrairement à la lettre manuscrite qui a un caractère sentimental, la
lettre dactylographiée ,bien que traitant d’une question personnelle du
fonctionnaire a un caractère beaucoup plus administratif en ce sens que le
problème posé par le fonctionnaire à son chef hiérarchique ne peut trouver de
solution qu’au regard des normes qui régissent la solution à ce problème d’où le
caractère dactylographié de la lettre ,symbole de la froideur et de l’objectivité
qui régissent l’action administrative.

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 ENAM 2009-2011 (Rédaction administrative)
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Il peut s’agir aussi s’agir d’une autorisation ou d’une permission

d’absence ou de sortie du territoire national ou d’une demande de jouissance de
votre congé annuel, d’une demande de participation à un stage de formation, à
une sélection ou d’une demande d’avancement, etc.
NB : lorsqu’on écrit à une personne avec qui on a des liens profonds sur
un sujet n’ayant pas de lien direct avec le service, l’on peut l’appeler par son
nom suivi de sa fonction éventuellement. Pourtant lorsque le sujet est purement
administratif, la fonction seule suffit pour le désigner.

3°) La lettre de l’administration au fonctionnaire

Cette lettre a toute les mentions d’une lettre administrative entre services,
à la seule différence qu’elle comporte une formule d’appel au début et une
formule de courtoisie à la fin.

II- LA LETTRE ADMINISTRATIVE ENTRE SERVICES

A-DEFINITION

Elle est dite entre services parce qu’elle est échangée

-entre deux administrations centrales à l’exemple du MINJUSTICE qui écrit
au MINATD et vice versa.
-entre une administration centrale et une administration déconcentrée (le
MINJUSTICE qui écrit au procureur général ; le MINATD à un gouverneur,
à un préfet…)
-entre deux administrations déconcentrées(le gouverneur qui écrit au délégué
régional des domaines…)

B- LES CARACTERISTIQUES

La lettre administrative entre service se caractérise par le fait qu’elle n’a

ni formule d’appel au début, ni formule de courtoisie à la fin.

NB : cependant si le responsable écrit pour un problème personnel, c’est la

lettre administrative à forme personnelle qui convient.

C- LA PRESENTATION

Elle se présente de manière suivante :

1°) les mentions spécifiques et d’identification hiérarchique
-appellation officielle de l’Etat de la devise
-la suscription ou réclame composée de deux éléments reliés par la
préposition A : la 1ère indique la qualité de l’expéditeur toujours représenté
par la plus haute autorité de service ; la 2nde représente la qualité du

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destinataire toujours représenté par la plus haute autorité du service précédé

du mot Monsieur ou Madame en toutes lettres.
-les mentions sous couvert et voie hiérarchique
La mention sous couvert parfois abrégé en s/c viendra s’ajouter sur la
suscription lorsque le document doit suivre la voie hiérarchique intermédiaire
entre l’auteur et le destinataire et que cette voie est surtout descendante. Pour
la voie montante ou ascendante, il est préférable d’utiliser la voie
hiérarchique.
-la signature : c’est l’apposition du nom de la personne qui assure la
responsabilité de la lettre et qui de ce fait bénéficie d’une délégation de
signature de la part de la plus haute autorité. Elle est souvent précédée de la
qualité du signataire ou de l’autorité en vertu de laquelle le signataire signe,
suivi du nom et si possible du grade du signataire.
2°) Les mentions d’identification
Il s’agit notamment du n° d’enregistrement, du lieu d’expédition et de la
date, des initiales du rédacteur et du dactylographe de l’objet, de la référence.
Par exemple : n° 6/4/L/MINATD/CAB
-//- /SG/
-//- /D/
-//- /SD/
*l’objet
Il résume très succinctement la question traité dans le développement.
NB : pour chaque lettre, on n’aura qu’un seul objet. .Autant d’objet, autant
de lettre.
*La référence :
Elle permet de relier la lettre à ses antécédents et elle se place au dessus de
l’objet.
Exemple : votre lettre du…
Faisant suite à votre lettre citée en référence relative à l’objet repris
en marge,…

3°) Les mentions occasionnelles

Il s’agit ici des pièces jointes, des ampliations et les mentions à caractère
exceptionnelle.
*la mention pièces jointes :
Elle attire l’attention du destinataire sur les documents annexés, transmis
avec la lettre. On précisera soit leur nombre, soit leur nature. Elle se place
sous l’objet.
*Ampliation :
Elle est utilisée lorsque les copies de l’original sont adressées à d’autres
services que le destinataire principal du document.

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4°) Les mentions circonstancielles à caractère exceptionnel

Elles sont au nombre de trois (3) :
D’abord les mentions destinées à attirer l’attention du destinataire sur les
aspects particuliers du document. Il s’agit ici des mentions « URGENT » et
« RAPPEL » :

☻ « URGENT »
Dactylographié en lettre majuscule sous le timbre ou apposé en tampon à
encre humide, elle signale au destinataire que l’affaire doit être traitée sans
retard et peut être assortie de l’adverbe « très ».
☻ « RAPPEL »
Placé également en majuscule sous le timbre, cette mention rappelle au
destinataire que l’expéditeur attend encore la réponse à une lettre précédente.
Dans ce cas le corps de la lettre reprendra l’essentiel de la première lettre. On
peut ainsi avoir les combinaisons ci-après :
- « RAPPEL » lorsqu’on a eu la 1ère lettre non répondue,
- « 2ème RAPPEL » lorsqu’on a eu la 2ème lettre non répondue,
- « Dernier RAPPEL » lorsqu’on a eu la 3ème lettre non répondu.
☻La mention « VU ET TRANSMIS LE »
Cette mention répond aux mentions « SOUS COUVERT » et « VOIE
HIERARCHIQUE » et indique que l’autorité concernée par la transmission
hiérarchique a pris connaissance du dossier transmis par elle.
NB : Cette autorité peut y apposer la mention « avis favorable » ou non sur le
document mais ne peut en aucun cas le bloquer.
☻La mention « VISE LE ou VISA »
Elle est utilisée lorsque le document doit obtenir l’approbation de l’autorité
avant son expédition.

Les mentions relatives au caractère confidentiel de la correspondance :

♦La mention « PERSONNEL »
Elle concerne particulièrement les lettres administratives à forme personnel. Elle
est apposée sur l’enveloppe, éventuellement sur la 1ère page en dessous du timbre
dactylographiée ou au tampon.
Elle est utilisée chaque fois qu’on désire avertir le destinataire que l’on ne
souhaite pas que le contenu de la lettre soit communiqué à des tiers. Elle indique
également au secrétariat du récepteur d’avoir à remettre immédiatement la lettre
au destinataire sons ouvrir l’enveloppe.
♦ La mention « CONFIDENTIEL »
Elle est seulement utilisée pour les lettres administratives et s’applique sur tous
les documents administratifs dont le contenu pourrait causer un préjudice ou
provoquer des embarras administratif s’il était divulgué. Ce document doit faire
l’objet d’un classement particulier et être conservé sous clé.

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S’il s’agit des documents d’une importance exceptionnelle dont la divulgation

présenterait de graves inconvénients sur le plan de la sécurité de l’Etat, il est
recommandé d’ajouter d’autres mentions particulières qui ont été définies au
Cameroun par le circulaire présidentiel n° 2/CP/CAP/PRF du 23 janvier 1964. Il
s’agit des mentions ci après :
-SECRET, TRES SECRET,
-SECRET CONFIDENTIEL,
-DIFFUSION RESTREINTE
-SECRET DEFENSE ou CONFIDENTIEL DEFENSE
♦La mention « SECRET »
C’est pour les documents dont la divulgation mettrait en danger la sécurité
nationale et causerait les dommages sérieux aux intérêts et aux prestiges de la
Nation ou à l’autorité gouvernementale ou procurerait un avantage sérieux à une
Nation étrangère.
♦ La mention « TRES SECRET »
C’est pour les documents dont la sécurité est capitale et dont la divulgation
causerait un dommage exceptionnellement grave à la nation.
♦ « SECRET CONFIDENTIEL »
C’est pour les documents dont la divulgation, tout en ne mettant pas en danger la
sécurité nationale, causerait un préjudice aux intérêts et aux prestiges de la
nation, ou provoquerait des embarras administratifs ou des difficultés ou serait
avantageux à une nation étrangère.
♦ « DIFFUSION RESTREINTE »
C’est pour tout document qui sans avoir un caractère secret, ne doit être
communiqué qu’aux personnes qualifiées pour cela. Dans ce cas, la copie
classée en archive portera la liste des destinataires avec les numéros de leur
exemplaire respectif.
Les documents liés à la défense nationale sont frappés du cachet
« CONFIDENTIEL DEFENSE » ou « SECRET DEFENSE ».
NB : Ces mentions doivent figurer en diagonale dans la partie supérieures
gauche du document et appliqué au moyen d’un tampon humide et imprégné
d’un produit indélébile de couleur rouge.

Les mentions relatives à l’acheminement postal

Il s’agit de la mention « RECOMMANDE » qui est le moyen le plus simple de
prouver qu’une lettre a été réellement expédiée et reçue. Elle est utilisée lorsque
l’expéditeur voudrait que le document soit remis au destinataire à main propre
par les services postaux.
La mention « RECOMMANDE  AVEC ACCUSE DE RECEPTION » est
employée chaque fois que le destinataire voudrait que le service des postes
renvoie à l’expéditeur la carte d’accompagnement de la lettre signée et datée par
le destinataire à la réception.

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 ENAM 2009-2011 (Rédaction administrative)
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La mention « EXPRESSE » ou « PAR PORTEUR SPECIAL » est utilisée

lorsqu’il y a urgence particulière dans l’acheminement de la lettre et indique que
le service des postes du lieu d’arrivée doit porter le document au destinataire dès
réception en dehors des heures de distribution habituelles.

D- Les différents types de lettre administrative entre service

Selon l’objet i.e. le contenu de la lettre administrative entre services, on peut
distinguer :
- la lettre d’accusée de réception,
- la lettre de transmission des pièces,
- la lettre d’information,
- la lettre d’exposition ou de compte rendu,
- la lettre de demande d’avis ou d’instruction,
- la lettre de proposition,
- la lettre de rappel,
- la lettre réponse,
- la lettre d’attente, etc.

1°) La lettre d’accusé de réception

Pour des raisons d’économie et de temps,les lettres administrative entre
services ne font pas généralement l’objet d’un accusé de reception. Toutefois,
il peut se reveler utile ou nécessaire de le faire, lorsque le correspondant en
exprime le désir.
Exemple :
☺1- par lettre n°… du … vous m’avez fait parvenir/tenir/transmis….,
J’ai l’honneur d’accuser reception de ce document dont j’ai pris connaissance
avec intérêt.

☺2- j’ai l’honneur d’accuser reception de votre lettre du…et relative à…,
Elle a été enregistrée dans mes services sous le n°…. et fera l’objet d’un
examen dans les meilleurs délais.

Lettre d’accusé de reception constituant lettre d’attente.

☺3- par lettre n°…. en date du….vous avez bien voulu me demander de
vous faire tenir le dossier/document relatif à….
Y faisant suite, j’ai l’honneur de porter à votre attention/votre haute
attention/votre très haute attention, qu’en raison de la complexité de cette
affaire dont les investigations nécessitent un temps considérable, il ne
m’apparait pas possible d’y apporter une reponse immédiate.
Cependant, je ne manquerais pas de vous communiquer après
recherche/étude/conclusion,les dispositions qu’il y aura lieu de retenir.
☺4- L’accusé de reception précisant en même temps que les documents
demandés ont déjà été transmis

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Exemple :
Par lettre n°… en date du….vous avez bien voulu me demander de vous faire
parvenir le dossier relatif à….
Y faisant suite, j’ai l’honneur de porter à votre connaissance qu le dossier en
question vous a déjà été transmis sous plis fermé n°… du….
Il devra donc vous parvenir incessament.

*Accusé de reception pour répondre à une reclamation

J’ai pris bonne note de votre reclamation en date du…..relative à…..
Y faisant suite, j’ai l’honneur de vous faire connaitre que cette affaire a
retenu toute mon attention et recevra, après étude, la suite qu’elle mérite et
donc je ne manquerais pas de vous faire part dans les meilleurs délais.
*Lettre d’orientation vers un service compétent après reception d’un dossier
par erreur (accusé de reception poursignaler que le dossier parvenu par erreur
dans mon service a été transmis au service normalement competent.
Exemple :
Par lettre n°… en date du….vous avez fait parvenir dans mes services le
dossier relatif à….
J’ai l’honneur de vous faire connaitre que le dossier en question a été
transmis sous plis férmé n°…..du…..au service ou à la direction compétente
pour connaitre du problème.
Vous voudrez bien désormais prendre attache avec ce service pour
information nécessaire/suite de la procédure.
NB : Il est important de relever que les lettres ci-dessus indiquées peuvent
être transformées également en Lettre administrative à forme
[Link] ce cas, elles sont revêtues des formules d’appel au début et
des formules de courtoisie à la fin.

2°) La lettre de transmission des pièces

a) Définition : Elle a pour objet d’acheminer d’un service à un autre un
dossier ou des documents.
Lorsque cette transmission concerne la hiérarchie, elle est toujours assortie
des annotations explicatives pour éclairer cette dernière sur certains aspects
de ce dossier.

Il existe deux types de lettre de transmission :

*la lettre de transmission simple qui concerne la transmission des documents
entre services de même niveau hiérarchique .
Exemple :
J’ai l’honneur de vous transmettre ci-joint,le dossier relatif à …(l’objet).
*la lettre de transmission avec commentaire ou instruction (note de
synthèse).
Exemple :

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J’ai l’honneur de vous prier de bien vouloir trouver ci-joint, le rapport relatif
au contrôle ….(du parquet du TGI) de…..
De la lecture de ce document, il ressort en substance, un certain nombre de
malversations financières évaluées à …. et imputable pour l’essentiel à
M…..,greffier en chef dudit tribunal.
*Exemple de transmission du document avec instruction
En vous faisant tenir ci-joint le rapport relatif au contrôle du parquet du TGI
de….
J’ai l’honneur de vous demander de vouloir bien prendre dans les meilleurs
délais toutes les dispositions en vue de sanctionner conformément à la loi en
vigueur les auteurs desdites malversations financières.
NB : Ci-joint placé devant le nom du document désigné reste invariable
quelque soit le nombre ou le genre de celui-ci.
Par contre ci-joint placé après le document désigné s’accorde en genre et en
nombre avec le nom du document auquel il se rapporte.
Exemple :
J’ai l’honneur de vous transmettre en plus des copies ci-jointes l’original du
dossier relatif à….

b) Les formules usuelles de transmission

ce sont des formules concises mais précises qui permettent de simplifier les
relations épistolaires entre services. Il s’agit des formules ci-après :
-en communication
Cette formule indique que le document est adressé au destinataire pour qu’il
en prenne connaissance et que ce dernier a le devoir de le retourner à
l’expéditeur après usage.
Exemple :
J’ai l’honneur de vous transmettre ci-joint en communication le rapport
relatif au contrôle du parquet du TGI de….
NB : cette formule s’utilise entre alter égo et du haut en bas et non le
contraire(du bas vers le haut).

*aux fins d’enquete

Cette formule oblige le destinataire à procéder ou à faire procéder aux
enquête sur un problème précis et à rendre par conséquent compte en
retournant le document à l’expéditeur qui est généralement son supérieur.
Exemple :
J’ai l’honneur de vous demander de vouloir bien trouver ci-joint aux fins
d’enquête la lettre de dénonciation sur la gestion des fonds du parquet du
TPG de….
*pour suite à donner
Cette formule oblige le destinataire d’un dossier à demander à l’affaire à lui
soumise la suite qu’elle comporte. Par contre le destinataire est dispensé de

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rendre compte s’il est à un échelon subordonné ou de donner un

renseignement sur l’affaire s’il est à un échelon supérieur ; le dossier reste
entre ses mains.
Exemple :
J’ai l’honneur de vous transmettre pour suite à donner le dossier du rapport
relatif au contrôle du parquet du TPG de …
*à toutes fins utiles
Cette formule laisse le destinataire libre de donner ou de ne pas donner une
suite à l’affaire à lui soumise. Il le dispense de rendre compte. Le document
reste entre ses mains.
Exemple :
J’ai l’honneur de vous prier de bien vouloir trouver ci-joint le rapport relatif à
la tournée du sous préfet de DIBANG.

NB : Il existe une panoplie de formule qui serve de transmission qu’on ne

saurait énumérer de façon exhaustive. Il s’agit des formules suivantes parmi
tant d’autres : pour attribution, pour information, pour éléments de réponse,
pour exécution, pour décision, pour signature, pour émargement, pour mis à
jour, à titre de compte rendu, à titre de renseignement, etc.

3°) La lettre de présentation ou d’accompagnement

Cette lettre est exigée dans le cadre de transmission à une autorité

hiérarchique d’un document à l’exploitation complète ou volumineuse. Il est
recommandé au subordonné de présenter à la hiérarchie la quintessence/la
synthèse du dossier à la hiérarchie afin de faciliter à cette dernière sa
compréhension.
NB : Cette lettre de présentation ou d’accompagnement ne vaut que entre
services car à l’intérieur d’un même service cette présentation se fait à travers
une note de présentation. Et entre service on n’échange pas de note mais de
lettre.
Exemple :
Les services des contrôles de mon département ministériel viennent
d’effectuer auprès du parquet de TGI de…pour les exercices 2002-2010.
De la lecture du rapport qui en résulte, il se dégage les points saillants ci-
après :
4°) La lettre de rappel
Elle a pour objet d’inviter le destinataire à répondre à une lettre
précédemment envoyée lorsqu’il a omis de le faire dans un délai raisonnable.
Le ton de la lettre sera lui-même courtois pour le 1er rappel mais tout en
restant courtois, il deviendra pressant et impératif s’il s’agit d’un 2 ème voire
d’un dernier rappel.
Exemple :

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Par lettre n°…en date du….je vous ai demandé de me faire tenir dans les
meilleurs délais le rapport relatif au contrôle du parquet du TGI de …
N’ayant obtenu à ce jour aucune réaction de votre part,
J’ai l’honneur de vous inviter à me dire sous huitaine quelle suite vous avez
cru devoir réserver à ma correspondance.

5°) La lettre d’information

Elle a pour objet de porter un fait ou une information à la connaissance d’une
administration ou une personne intéressée par cette information.
Exemple :
Par lettre n°…en date du….mon attention a été attirée sur /j’ai été saisi de/il
m’a été rapporté /…,
J’ai l’honneur de porter à votre connaissance, cette information à toute fin
utile.

6°) La lettre de demande d’avis

C’est celle par laquelle le redacteur sollicite du destinataire un avis sur un
problème donné.
Exemple :
J’ai été saisi au sujet d’un dosier relatif à…
J’ai l’honneur de vous prier de bien vouloir me faire connaitre votre avis y
relatif.

7°) La lettre réponse

Elle constitue la suite donnée à une correspondance.
Exemple :
Par lettre n°….en date du….vous m’avez saisi au sujet de…..
Y faisant suite, j’ai l’honneur de vous faire connaitre que ….
Ou
En réponse à votre lettre n°….du ….relatif à….,
J’ai l’honneur de….

8°) La lettre d’attente

Elle est rédigée au cas où la réponse à une correspondance nécessite du
temps afin d’éviter une lettre rappel.
Exemple :
Par lettre n°….en date du….vous avez bien voulu me demander de….
Y faisant suite, j’ai l’honneur de porter à votre connaissance que votre
correspondance a retenu toute mon attention et que les éléments de réponse
demandés vous seront communiqués dès qu’il s seront à ma disposition.
9°) La lettre de proposition
Elle a pour objet de suggérer, de façon spontanée, une proposition au
destinataire.

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Exemple :
Mes services envisagent de….
En conséquence, j’ai l’honneur de vous demander de bien vouloir me donner
votre approbation sur cette démarche.

SECTION 2 : LA NOTE ADMINISTRATIVE

A-DEFINITION
Document de la correspondance administrative à usage général, la note
désigne un document de communication interne i.e. celui qui véhicule les
informations à l’intérieur d’une même administration. En d’autres termes, au
sein d’une même administration (ministère, service du gouverneur,…) on ne
change pas de lettre mais de note.

B-LES DIFFERENTS TYPES DE NOTES

Les notes relèvent de deux catégories nettement distinctes selon qu’elles
servent à un échange entre deux interlocuteurs (note succincte ou ordinaire )
ou selon qu’elle serve à la transmission d’informations ou d’instructions de
portée générale à des destinataires de forme multiple : il s’agit de note de
service (à usage du supérieur hiérarchique uniquement).

1-La note ordinaire

Elle s’emploie indifféremment entre collègues, entre supérieurs et
subordonnés et entre subordonnés et supérieurs mais avec des nuances de
forme. Ainsi par exemple
- du supérieur au subordonné on aura : note pour….
Elle peut être fonctionnelle (préciser la fonction du destinataire), ou personnelle
(préciser le nom personnel du destinataire)
- du subordonné au supérieur, on aura :
Note à l’attention de (DG, SG, DGA)
Note à la haute attention de (ministres et assimilés)
Note à la très haute attention de (PR,PAN, PM, PCES)

a)Présentation
s’agissant des notes adressées aux supéreiieurs, elle sont davantage tenues au
respect de certaines reègles de présentation qui les rapprochent de celles de la
lettre administrative entre services. On y trouve donc la dénomination officielle
du pays et de sa devise, du timbre de service, le n° , le lieu et la date
éventuellement ,le n° d’enregistrement, le titre et l’objet .
b)Caractèristique
la note n’a ni formule d’appel ni formule de courtoisie. L’emploi de formule
d’introduction y est également proscrtit.
C-LA STRUCTURATION DE LA NOTE

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Document utilitaire, la note doit être aussi concise et claire que possible. Sa
redaction sera structurée selon le schéma suivant : une introduction, un
developpement, et une conclusion.
Dans la démarche redactionnelle, son auteur devra suivre la méthodologie
indiquée au chapitre 1er du présent cours. Dans l’introduction, il faut rappeller
les instructions de la hiérarchie.
Exemple :
En date du….vous avez bien voulu me confier, me demander….
Sauf meilleure appréciation de votre part, il serait souhaitable de…(conclusion).
D-TYPOLOGIE
En fonction de leur but, on distingue plusieurs type de note :
-la note d’information,
-la note d’instruction,
-la note de synthèse,
-la note de présentation,
-la note d’étude.

*La note d’information

Elle sert à exposer au destinataire une question déterminée dont le rédacteur fera
l’analyse et pour laquelle il proposera des solutions possibles.

*La note d’instruction

Elle part d’un supérieur vers un subordonné et a pour objet de donner des
directives nécessaires au traitement d’une affaire.

*La note de synthèse

Elle sert à présenter à un supérieur et notamment à sa demande, sous une forme
condensée une affaire complexe. Il faut noter ici que ce travail met en jeu les
capacités d’analyse, de discernement et de synthèse d’un rédacteur.

*La note de présentation

Elle a pour but d’accompagner un projet de lettre, un rapport ou projet et vise à
donner au destinataire les précisions et justifications de la mesure proposée et
des dispositions envisagées. (d’où le projet de lettre soumis à votre signature –
comme conclusion)

*La note d’étude

Comme le nom l’indique de l’étude ou de l’exploitation d’un dossier dont on
dégage les problèmes pour lesquelles on suggère les solutions.

2°)La note de service (voir infra)

SECTION 3 : BORDEREAU D’ENVOI OU DE TRANSMISSION

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A-Définition
C’est un document somaire dans sa redaction généralement utilisée pour la
transmission de service à service d’une pièce chaque fois que cette transmision
n’implique pas de commentaires qui justifieraient la redaction d’une lettre de
transmission ou chaque fois qu’en raison du rang hiérarchique du destinataire, la
forme déférente de la lettre ne s’impose pas.

NB : On n’enverra jamais un bordereau de transmission au Chef de l’Etat, au

Premier Ministre ou à un membre de gouvernement ou à une personne étrangère
à l’administration. Pour ces actes, on enverra la lettre d’accompagnement ou de
présentation.

B-La présentation

Le borderau de transmission et la lettre de transmission jouent le même role,

seulement le borderau a l’avantatge de transmettre plusieurs dossiers à la fois.
Au niveau des observations, on aura des annotations suivantes : pour attribution,
aux fins d’enquête, pour étude, ….

SECTION 4 : LE TELEGRAMME OFFICIEL ET LE TELEX

I-LE TELEGRAMME OFFICIEL

A-Définition
Le télégramme officiel est le document qui permet la communication d’une
information lorsque celle-ci présente un caractère d’urgence tel que les moyens
de correspondance ordinaire ne suffisent plus. C’est donc un document
qu’expédie une autorité gouvernementale ou administrative, un service ou un
fonctionnaire en raison de son service, quelle que soit la qualité de son
destinataire.
NB : Seules les autorités politiques, administratives et militaires ie les Chefs
d’Etat et du Gouvernement, les ministres, les chefs de circonscription
administrative, les chefs d’établissement autonome sont habilités à utiliser le

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télégramme. Ceux des autres administrations non hablilitées passent par le canal
et le contrôle des autorités habilitées.

B-Présentation

C-La rédaction
Rédigé sur un formulaire spécial et soumis à des impératifs de coût et de
rapidité, le télégramme officiel fait appel à un style télégraphique ie à un style
qui élimine tous les éléments superflus de la phrase normale pour n’en garder
que les mot clés strictement indispensables à la compréhension correcte du texte.
La ponctuation est remplacée par STOP et marque le passage d’une idée à une
autre.
Exemple :
J’ai l’honneur de vous rendre compte que dans la nuit du 06 juillet 2010, un
incendie a ravagé le batiment abritant les services de finances de Bangos
provoquant ainsi de nombreux dégats matériels et humains. Un rapport détaillé
de la situation vous parviendra dans les meilleurs délais.
Télégramme officiel :

NB : 1°)Les mentions relatives à la diffusion sont portées à la partie gauche du

formulaire. Il s’agit des mentions ci-après : normal,urgent, extrême urgence,
priorité, priorité absolue, priorité sans délai. L’usage de ces mentions doit être
rigoureusement controlé pour éviter les abus.
2°)Pour les services recevant un grand nombre de télégramme officiel,
l’adresse est composée de sigle condenssant un seul mot abrégé :PRESICAM,
AMBACAM Paris, MINATD,… ces sigles sont répertoriés par l’administration
postale et strictement codifié.

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