Audit de la Formation
Préoccupation croissante dans l'entreprise, la formation se complexifie et doit
répondre à de nouvelles exigences de qualité. Dans ce contexte, l'audit de
formation, démarche spécifique d'évaluation incluant un diagnostic et
conduisant à des recommandations, occupe une part importante de l'activité
des consultants et formateurs conseils.
L’audit de la formation est un audit contractuel externe et d’efficacité, il
examine la qualité des règles et procédures de formation appliquées et leur
conformité à des normes ou référentiels prédéfinis.
Les référentiels existants
Dans un audit, on peut mobiliser trois types de référentiels différents. Il peut
s'agir :
• D'un référentiel dit « qualité », soutenu par une norme qualité : ISO
(9001 ou 29990), NF (NF Service) et qui donne lieu à une certification. On
y assimile ici les référentiels qui donnent lieu à une qualification
nationale (FFP/ qualification OPQF).
• D'un référentiel partenarial, qui donne lieu à un label. Certains labels
sont locaux (régionaux), d’autres sont nationaux, mais ne concernent
qu’un secteur.
• D'un référentiel interne, possibilité souvent mobilisée dans les groupes
qui ont plusieurs sites.
Bref, il existe plusieurs types de référentiels qui peuvent constituer le point de
départ d’un audit. Quel qu’il soit, dans la mesure où un référentiel est utilisé,
un des buts de l’audit sera forcément de mettre en conformité l’organisation
par rapport au référentiel.
Les principaux critères de référence pour un audit de formation
1- Le critère de pertinence : Estimation des objectifs visés par rapport aux
problèmes à résoudre.
2- Le critère de cohérence : il faut que l’action de formation soit cohérente
avec d’autres pratiques dans l’entreprise, d’autres projets d’unités et
notamment en gestion du personnel .
3- Le critère de conformité : respect des procédures. C’est par l’audit que
les blocages traditionnels peuvent être dépassés.
4- Le critère d’efficience : l’efficacité est la resultante de trois types
d’efficiences :
- L’efficience économique : comparaison des dépenses et des résultats
qui en découlent.
- L’efficience technique : capacité de produire des services en quantité
et qualité acceptable dans le temps requis.
5- Le critère d’efficacité
Chaque type d’audit présente des objectifs spécifiques, mais les audits de
formation, dans leur globalité, présentent des objectifs communs :
• Vérifier que les règles (processus, procédures, etc) sont établies, connues
et comprises.
• Identifier si les pratiques sont conformes et cohérentes avec les règles.
• Identifier si les objectifs fixés à la fonction sont atteints ou non.
• Comprendre les dysfonctionnements.
• Conforter les bonnes pratiques.
Il existe plusieurs critères de différenciation des audits de formation. Le
croisement de ces critères va donner lieu à des formes d’audit consacrées.
- La distance commanditaire-auditeur-audité
Le premier critère mobilisé est celui de la distance commanditaire-auditeur-
audité. Deux types d’audits sont en général possibles : les audits internes et les
audits externes. Dans les premiers, l’auditeur appartient à l’organisation
auditée ; dans les deuxièmes, non.. En effet, certains audits sont mixtes :
l’équipe d’audit regroupe des personnes internes et externes à l’organisation.
Cette modalité est encore relativement rare. L’audit interne représente
aujourd’hui une part majeure de l’audit. Les auditeurs internes sont d’ailleurs
regroupés en association professionnelle pour faire reconnaître leurs
compétences et leurs méthodologies.
- Le niveau de l’audit
Un deuxième critère est celui du niveau de l’audit de [Link] peut opérer
trois niveaux d’audit : opérationnels, organisationnels ou politiques.
- Le fait générateur de l’audit
Un troisième critère est le fait générateur de l’audit. Vous pourrez être
confronté au minimum à quatre types de faits générateurs :
• le risque (lorsqu’il y a un incident ou lorsqu’une politique de mitigation
des risques est mise en place ou révisée) ;
• la norme ou le référentiel, qui peut exiger un audit d’une fonction, d’un
processus ou d’un cycle dans l’organisation. C’est le cas pour les audits
“qualité”.
• la règle, fixée par l’organisation. Par exemple, réaliser un audit tous les 3
ans.
• la recherche d’efficience, issue d’une concurrence sectorielle, d’une
politique de maîtrise des coûts ou d’une volonté d’augmentation du
résultat.
En fonction des positions sur les critères indiqués , on peut retrouver des
formes types d’audit :
• Audit de conformité: Ce type d’audit vise à confronter “les pratiques”
par rapport “aux procédures, documents et affirmations”.
• Audit d’efficacité: vise à déterminer la contribution de la formation
aux résultats opérationnels des stagiaires.
• Audit d’efficience: vise à comparer l’efficacité de la formation à ses
coûts ; en un mot, cet audit sert à évaluer la rentabilité de la
formation.
• Audit de pertinence (externe) : vise à comparer les contenus,
méthodes, critères d’évaluation de ces formations aux secteurs
d’activités et aux emplois auxquels ces formations préparent.
• Audit de pertinence (interne) : vise à évaluer les moyens
pédagogiques par rapport aux objectifs opérationnels et aux
objectifs de formation.
Les différentes étapes de l'audit de formation
• Le cadrage de l’audit : objectifs, périmètre, profondeur de champ, délai,
acteurs concernés
• La préparation technique (grilles d’analyse et questionnaires) et
matérielle de l’audit
• L’analyse macro (structure, organisation, chiffres-clés)
• L’analyse détaillée (sur le plan pédagogique, organisationnel et
économique)
• La synthèse dynamique des travaux et les plans d’action
Les étapes de préparation d’une mission d’audit de la formation
- Définir la réalité du besoin
- Jouer le bon rôle : Ce rôle requiert pour l’auditeur de mener de
manière organisée le recueil des données (pour éviter que cela parte
dans tous les sens) et de diriger son action vers un changement positif
dans l’organisation.
- Connaître l’organisation
- Analyser la lettre de mission : la lettre de mission c’est la commande
formelle passée par le commanditaire à l’auditeur
- Analyser les objectifs et risques
- Déterminer le périmètre de la mission
- Déterminer la méthode de collecte d’informations
- Déterminer les sources de collecte
- Préparer l’audit avec les parties prenantes
- Analyser les procéssus de travail
- Mener des entretiens productifs avec les interlocuteurs
- Mener son analyse
- Struturer et restructurer les informations
