Optimiser sa flotte automobile

Optimiser
Deux responsables de parc automobile partagent leur expérience avec le lecteur, dans cet ouvrage
qui apporte les connaissances de base permettant à un directeur des services techniques ou à
un jeune responsable de service d'appréhender la gestion d'un parc auto dans les meilleures
conditions. Il fournit une grille de lecture complète du métier et les leviers qui permettront au ges-
tionnaire averti de confirmer ses choix, d'optimiser le fonctionnement de son atelier ou de réduire

sa flotte
les coûts de fonctionnement de ses véhicules. Le sujet est traité par thématiques, sur l'ensemble
du domaine d'activité, de l'achat des véhicules à leur aliénation, en passant par l'élaboration
du budget, le véritable coût des véhicules propres, le fonctionnement d'un atelier, la gestion des
carburants, la sinistralité ou le plan de déplacement d'entreprise des agents. Le lecteur trouvera
dans cet ouvrage un éclairage et des éléments de réponse à toutes ces questions importantes. Il y

automobile
trouvera également les fondamentaux permettant de bien intégrer et d'anticiper les exigences de
la loi de transition énergétique dans la politique environnementale d'une collectivité territoriale.

D'abord responsable d'équipe dans un garage des PTT, Philippe Denis a exercé
successivement les fonctions de moniteur technique dans un centre de formation
professionnelle de La Poste, de gestionnaire de flotte/expert auto à la direction de La
Poste de Guadeloupe et de responsable d'atelier au Service national des ateliers garages
(mutualisé entre La Poste et France Telecom). Il est aujourd'hui responsable du parc auto
à Rennes Métropole.

Optimiser sa flotte automobile

Ingénieur en mécanique automobile et mécanique des transports, Manuel Vassallo
a commencé sa carrière comme ingénieur motoriste dans le centre de recherche d'une
grande entreprise, avec pour mission de tester l'adéquation entre nouveaux carburants
et nouvelles motorisations. Il occupe, depuis 2004, le poste de responsable du parc auto
à Montpellier.

LES ESSENTIELS LES ESSENTIELS

P. Denis, M. Vassallo

Philippe Denis
Manuel Vassallo

[Link]
ISSN : 2553-5803 – ISBN : 978-2-8186-1403-7
 Optimiser
sa flotte
automobile

LES ESSENTIELS

Philippe Denis
Responsable du service Parc Auto, ville de Rennes
Manuel Vassallo
Responsable du service Parc Auto, ville de Montpellier

CS 40215 - 38516 Voiron Cedex

Tél.: 04 76 65 87 17 - Fax : 04 76 05 01 63 Référence BK 321
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tion sans autorisation du
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tion du droit de Copie.
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20, rue des Grands-Augustins
75006 Paris.
Tél. : 01 44 07 47 70

© Territorial, Voiron
ISBN : 978-2-8186-1403-7
ISBN version numérique : 978-2-8186-1404-4
Imprimé par Reprotechnic, à Bourgoin Jallieu (38) - Avril 2018
Dépôt légal à parution
Sommaire

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.7

Partie 1
Les fondamentaux pour la bonne gestion d’un parc
Chapitre I
Bien connaître son parc automobile et ses besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.11
A - Le choix de l’application métier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.11

1. La fiche véhicule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.12

2. La gestion des interventions atelier et l’ordre de réparation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.12

3. La planification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.13
4. Le prêt de véhicules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.13
5. Assurances et sinistralité. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.14
6. Les contraventions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.14
7. Les carburants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.14
8. La gestion des stocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.15
9. Les statistiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.15
10. Les autres fonctionnalités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.15

B - La détermination des catégories de véhicules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.15

C - Le choix des énergies et véhicules « propres » . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.16
D - L’offre des constructeurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.18
1. Les véhicules diesel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.18
2. Les véhicules essence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.18
3. Les véhicules GPL (gaz de pétrole liquéfié) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.19
4. Les véhicules GNV (gaz naturel pour véhicules) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.19
5. Les véhicules fonctionnant au diester 30 % . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.20
6. Les véhicules électriques de dernière génération (batterie lithium) . . . . . . . . . . . . . . . p.20
Optimiser sa flotte automobile

7. Les véhicules hybrides et semi-hybrides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.21

8. Les véhicules fonctionnant à l’éthanol E85 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.21
9. L’hydrogène et les carburants de synthèse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.22

E - Le coût total d’usage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.23

1. Les coûts fixes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.23
2. Les coûts variables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.23
3. Les coûts de structure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.24

Sommaire 3
 Chapitre II
La maintenance d’un parc automobile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.25
A - La maintenance en atelier intégré . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.25
1. La responsabilisation des utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.26

2. Le statut : reconnaître l’expertise du mécanicien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.27

3. Une étape clé dans l’activité d’un atelier : le recrutement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.28

4. La formation des agents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.28
5. Le magasin de pièces détachées. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.29
B - La maintenance externalisée dans le secteur privé . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.29
C - La maintenance partagée avec une autre collectivité. . . . . . . . . . . . . p.30

Chapitre III
La gestion du carburant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.31
A - Les stations privatives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.31
B - Les cartes accréditives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.33

Chapitre IV
Le renouvellement du parc automobile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.34
A - Le dimensionnement du parc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.34
B - Le plan de réforme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.34

Chapitre V
Le budget et les indicateurs de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.36
A - La préparation budgétaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.36
B - Le budget de fonctionnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.36
1. Les dépenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.36
2. Les recettes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.37

C - Le budget d’investissement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.38

D - L’exploitation du bilan dans la vie du parc automobile . . . . . . . . . . . . p.39

1. L’organisation générale du service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.39
2. Les effectifs et la productivité des ateliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.39
Optimiser sa flotte automobile

3. Le taux horaire de main d’œuvre atelier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.40

4. Le taux d’activité interne comparé à l’activité sous-traitée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.40

5. Les délais de prise en charge et d’intervention . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.40

6. La gestion du magasin et des stocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.41
7. La gestion du parc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.41

4 Sommaire
 8. L’évolution de la sinistralité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.41
9. L’évolution des dépenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.42
E - Les indicateurs à suivre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.42

Partie 2
Comment optimiser sa flotte
Chapitre I
L’achat des véhicules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.47
A - Les marchés d’acquisition de véhicules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.47
1. La concertation entre le parc automobile et le service utilisateur. . . . . . . . . . . . . . . . . . p.47
2. Les pièces constitutives des marchés – valeurs technique et financière . . . . . . . . . . p.48

3. Les marchés courants à bons de commande . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.49

B - Les marchés Ugap . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.50

Chapitre II
Zoom sur la location longue durée (LLD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.51
A - Les services associés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.51

1. L’entretien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.51
2. L’assurance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.51
B - Les conditions du contrat location longue durée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.52
C - La fin de contrat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.52
D - Les raisons qui peuvent justifier la location longue durée . . . . . . . . . p.52
E - Les raisons qui vont à l’encontre de la location longue durée. . . . p.53

Chapitre III
L’aliénation des véhicules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.54
A - Les différents modes d’aliénation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.54
B - Le choix du mode d’aliénation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.55
Optimiser sa flotte automobile

Chapitre IV
Responsabilités et assurances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.56
A - La responsabilisation des utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.56
1. La sensibilisation des conducteurs et le suivi réglementaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.56
2. Le comportement au volant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.57
3. L’usage du véhicule. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.57

Sommaire 5
 4. En cas d’accident. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.58
5. La promotion des déplacements alternatifs et le principe de covoiturage. . . . . . . . . . p.58
B - La gestion des contraventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.59
C - Le contrat d’assurance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.59
1. Les différents types de garanties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.60
2. Le meilleur choix . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.61
D - La sinistralité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.61
1. Le constat amiable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.62
2. Les statistiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.63
3. Les actions correctives et de prévention . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.63
E - La fonction pédagogique du parc automobile. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.64

Chapitre V
Le parc automobile et le plan de déplacement d’entreprise . . . . . . p.65
A - Éléments complémentaires d’optimisation d’un parc automobile
existant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.65
1. La mutualisation et l’optimisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.65
2. L’écoconduite. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.66
B - Le plan de déplacement d’entreprise (PDE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.66
1. Le PDE comme un projet d’administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.67
2. Le parc automobile parmi d’autres solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.68

3. Les alternatives à la voiture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.69

Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.71

Bibliographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.73

Annexes

Annexe I
Comparatif des coûts thermiques et électriques d’un parc
automobile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.77
Optimiser sa flotte automobile

Annexe II
Comparatif des coûts location/achat propre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.79

Annexe III
Calcul des émissions de CO2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.80

6 Sommaire
Introduction
 
Plus de 35 000 communes, 101 départements et 18 régions utilisent quotidienne-
ment un parc évalué à 125 000 véhicules légers (- 3,5 tonnes).
 
Le nombre de véhicules utilisés dans les communes et EPCI peut varier sensiblement
en fonction des compétences gérées en régie ou externalisées (assainissement,
ordures ménagères, transports…). La moyenne se situe autour de 2 véhicules pour
1 000 habitants.
 
Les kilométrages moyens sont généralement très faibles, avec, également, de fortes
disparités selon le type de collectivité et les missions assurées. Ainsi, la distance
moyenne parcourue annuellement pour un véhicule utilisé par une ville ou un EPCI
est souvent inférieure à 7 000 kilomètres, compte tenu de déplacements réalisés dans
un périmètre restreint, tandis qu’elle peut dépasser 50 000 kilomètres pour un véhi-
cule d’un conseil départemental utilisé pour les interventions sur son réseau routier.
 
La durée de possession des véhicules est, de même, très variable et doit être adaptée
à l’utilisation. Elle ne doit pas être trop longue pour éviter les surcoûts liés à la répa-
ration d’organes coûteux, mais elle doit être suffisamment importante pour optimiser
l’amortissement. Pour exemple, la durée moyenne d’usage d’un véhicule utilisé par
une commune peut facilement être portée à douze ans, voire quatorze ans, compte
tenu des faibles kilométrages réalisés, mais elle ne peut dépasser six à sept ans pour
des véhicules d’astreinte utilisés intensivement et parcourant plusieurs dizaines de
milliers de kilomètres par an. Il faut souligner que l’amortissement constitue le coût
principal d’un véhicule et, donc, une source d’économie importante pour la collectivité.
 
Dans un contexte économique contraint (réduction de la pression fiscale, baisse des
dotations de l’État, transferts de compétences…), les collectivités territoriales doivent,
de plus, respecter les nouvelles réglementations visant à réduire la pollution atmos-
phérique. Notamment, la loi de transition énergétique fixe un taux de renouvellement
minimum de 20 % en véhicules propres (électriques ou faibles émissions de CO2 et
polluants atmosphériques) et de 50 % pour les flottes dédiées au transport urbain. Or,
les véhicules propres sont, malgré les aides de l’État, beaucoup plus coûteux à l’achat.
 
Par ailleurs, la mécanisation des services est souvent la réponse apportée pour maî-
triser une augmentation de l’activité à effectif constant ou faire face à la charge de
Optimiser sa flotte automobile

travail malgré une compression de personnel.

 
On comprend bien, dans ce contexte, les enjeux liés à une bonne gestion du parc
automobile et l’intérêt de disposer de tous les leviers permettant d’optimiser la flotte,
dont les coûts représentent un poids de l’ordre de 0,5 % à 2 % dans le budget de
nos collectivités (en fonction des missions réalisées en régie ou externalisées).
 

Introduction 7
 Bien gérer son parc, quelle qu’en soit la taille, s’impose d’un point de vue écono-
mique et est essentiel pour garantir l’efficacité des équipes amenées à utiliser les
matériels. Une bonne gestion s’impose également du point de vue politique compte
tenu de l’image que porte la collectivité au travers sa flotte automobile et du devoir
d’exemplarité qu’elle doit avoir en matière de respect de la réglementation. C’est
particulièrement vrai lorsque la collectivité s’engage activement dans une démarche
environnementale ; par exemple, lors de la mise en place d’une restriction de circu-
lation dans le cadre de la loi de transition énergétique.
 
Aussi, la gestion d’un parc automobile peut facilement être réalisée sans moyens spé-
cifiques lorsqu’il s’agit d’une petite commune, dotée d’un parc limité à quelques véhi-
cules et engins techniques. Elle demande rapidement une expertise et des moyens
adaptés, particulièrement pour l’entretien des matériels techniques, dès que la taille
du parc dépasse quelques dizaines de véhicules.
 
Optimiser sa flotte automobile

8 Introduction
  

Partie 1
Les fondamentaux
pour la bonne
gestion d’un parc
 

Optimiser sa flotte automobile

Partie 1 9
Chapitre I
Bien connaître son parc automobile
et ses besoins
 
La gestion du parc automobile passe avant tout par une bonne connaissance des
matériels utilisés dans la collectivité. Selon la taille du parc, il devient rapidement
nécessaire de disposer d’un outil informatique performant ou d’un logiciel spécifique
permettant d’inventorier les véhicules et matériels et d’enregistrer précisément les
coûts de fonctionnement.
 
C’est notamment le suivi des coûts de fonctionnement et l’analyse de leur évolution
qui permettront au gestionnaire de définir une politique de renouvellement adaptée
ou de détecter et corriger d’éventuelles dérives en étudiant, finement, les coûts de
maintenance et les consommations de carburant.
 
Idéalement, toute l’activité du parc automobile sera tracée dans une application métier,
qui prendra aussi une dimension réglementaire dans le cadre des contrôles techniques
et des obligations fiscales (ex. : taxe à l’essieu pour les véhicules poids lourds de plus
de 12 tonnes). Cette application métier permettra également un suivi précis de l’activité
du parc automobile, entre autres, concernant l’affectation des véhicules, les consom-
mations de carburant, la gestion de stock ou la gestion des sinistres…
 

A - Le choix de l’application métier

 
À partir d’une taille et d’une complexité critique du parc, que l’on peut évaluer à
une centaine de véhicules à gérer, une application métier est incontournable. De
façon synthétique, on peut dire que l’application métier permet de consigner par
écrit l’activité du parc automobile dans toutes ses dimensions et ainsi d’en assurer
la traçabilité, ceci à des fins de gestion, suivi, contrôle et analyse.
 
On trouve sur le marché différents logiciels de gestion de patrimoine, dont le parc
automobile est une composante, ou encore des logiciels purement dédiés aux métiers
du parc automobile. Les solutions proposées sont plus ou moins complexes et il existe
Optimiser sa flotte automobile

bien souvent au sein d’une application spécifique une série de modules complé-
mentaires proposés par l’éditeur. À ce stade, il appartient au gestionnaire de définir
quelles fonctionnalités lui seront utiles pour définir le cahier des charges constituant
un dossier d’appel d’offres.
 
Concernant les aspects financiers, les éditeurs proposent généralement un coût
d’acquisition, suivi d’une licence annuelle.
 

Partie 1 11
 Un tel logiciel sera généralement exploité par divers intervenants, chacun dans sa
spécialité. La capacité de l’outil à fonctionner correctement en réseau pourra de fait
être prise en compte dans les critères d’évaluation.
 
Dans ce chapitre, il est proposé au lecteur une description des fonctionnalités cou-
rantes et utiles qui sont généralement proposées, ou qui devraient l’être dans un
logiciel de gestion digne de ce nom.
 
1. La fiche véhicule
 
Tout acte de gestion commence bien évidemment par la création d’une fiche véhi-
cule. Bien souvent, les gestionnaires créent un numéro de parc, qui peut être codé
pour identifier une catégorie de véhicule. Renseigné dans cette fiche, ce code parc
est l’élément de liaison qui facilitera l’identification du véhicule au cours de son
exploitation.
 
On trouve sur cette fiche des renseignements techniques et administratifs, issus du
certificat d’immatriculation, et autres données (consommations, capacités de réser-
voir, caractéristiques des consommables, numéros de clés, codes autoradio…), ainsi
que les coûts d’acquisition et d’exploitation (assurance, péages, taxes…). L’affectation
des véhicules, aux services et agents, peut également y être paramétrée, avec une
conservation de l’historique.
 
Enfin, les contrôles périodiques pourront être associés au véhicule, afin d’identifier les
échéances de maintenance préventive et de contrôles réglementaires obligatoires.
Le gestionnaire pourra, à la fréquence appropriée, éditer la liste des contrôles tech-
niques à venir sur une période donnée, et organiser en conséquence les rendez-vous
correspondants. À l’issue de chaque contrôle, le gestionnaire remet à jour la date
de celui-ci, et le logiciel recalcule la date du prochain contrôle, garantissant ainsi la
conformité réglementaire des véhicules.
 
2. La gestion des interventions atelier
et l’ordre de réparation
 
L’ordre de réparation (OR) est le document qui permet de déclencher et de faire vivre
une intervention sur un véhicule. À sa création, le gestionnaire y renseigne les réfé-
rences du véhicule et son kilométrage, ainsi que toutes informations utiles à la gestion
Optimiser sa flotte automobile

de l’intervention, comme la nature des travaux à réaliser, le détail de la réparation,

les coordonnées de l’utilisateur, le(s) mécanicien(s) à qui les travaux sont affectés.
 
La création d’un ordre de réparation génère un numéro qui est l’élément de liaison
entre tous les intervenants. Toutes les données relatives à l’intervention y seront

12 Partie 1
 renseignées, notamment la description des travaux réalisés et le temps passé, les
pièces détachées et leur coût ainsi que les prestations extérieures.
 
À des fins de responsabilisation dans la prise en charge des véhicules et de suivi du
taux de charge des mécaniciens, les dates et heures de début et de fin de travaux
pourront être renseignées. Certains éditeurs proposent un suivi de fin d’activité en
offrant la possibilité aux opérateurs de « badger » sur un ordre de réparation.
 
Une fois l’intervention terminée, le logiciel devra offrir à l’utilisateur la possibilité
de transformer l’ordre de réparation en facture, sur laquelle on retrouvera le détail
de l’intervention – il aura pour cela fallu établir au préalable un coût horaire. Cette
facture pourra être exploitée dans la comptabilité de la collectivité, et a minima être
utilisée comme retour d’information aux utilisateurs à des fins de sensibilisation.
 
Le logiciel doit également proposer un moteur de recherche efficace pour retrouver
les ordres de réparations et toutes les informations liées, en fonction de paramètres
tels que le véhicule, le service, l’utilisateur, la période considérée, etc.
 
Dans le cas d’une collectivité qui entretient tout ou partie de la flotte d’une autre
collectivité, une procédure de refacturation périodique, reprenant l’ensemble des
opérations de maintenance sur la période considérée, sera mise en œuvre sur la
base des éléments financiers recueillis dans le logiciel.
 
3. La planification
 
Le module de planification devra permettre une gestion simple et pratique de l’activité
de l’atelier. En la matière, il conviendra d’évaluer la performance de l’outil dans son
équilibre entre précision de l’information, facilité d’utilisation et flexibilité. Par exemple,
une présentation graphique permettant d’observer la planification d’un atelier, en
fonction des véhicules, ou des agents, sur une période donnée, avec des codes gra-
phiques permettant d’identifier le statut du véhicule, pourra être appréciable, tout
comme la possibilité d’effectuer simplement des modifications par rapport à la pro-
grammation initiale, le logiciel se chargeant d’impacter le planning en conséquence.
 
4. Le prêt de véhicules
 
La constitution d’un pool de véhicules de courtoisie est parfois nécessaire pour
Optimiser sa flotte automobile

assurer la continuité du service selon les secteurs d’intervention. La fonctionnalité

« prêt de véhicules » d’un logiciel, en lien avec la planification, permet d’anticiper
les besoins et surtout d’assurer la traçabilité de l’usage des véhicules, toujours pour
des questions de responsabilité.
 

Partie 1 13
 5. Assurances et sinistralité
 
L’application « métier » peut également constituer un outil d’aide à l’exploitation
pour la gestion des sinistres avec les assurances. Le gestionnaire pourra renseigner
les caractéristiques du contrat d’assurance, les échéances de renouvellement, et les
paramètres financiers que l’on pourra retrouver dans les bilans d’activité, agrégés
à l’ensemble des coûts.
 
6. Les contraventions
 
Une contravention correspond, la plupart du temps, au non-respect du Code de la
route par un agent. Si la faute est individuelle, la collectivité, en tant que gestionnaire
des véhicules, est tenue de s’assurer que la contravention sera bien assumée par
l’agent concerné. Si l’on ajoute qu’au gré des circonstances, les agents ne sont pas
toujours conciliants pour endosser la responsabilité d’une contravention, on com-
prend que le sujet est sensible. Là encore, l’application « métier » est, comme pour
la gestion de la sinistralité, un outil appréciable pour répondre aux exigences de la
réglementation.
 
7. Les carburants
 
Autre sujet sensible : la gestion des carburants. Que l’approvisionnement des véhi-
cules en carburant soit assuré par des stations privatives propriétés de la collectivité,
ou par des opérateurs externes, les enjeux restent les mêmes : maîtriser les consom-
mations de carburant et se prémunir de toute dérive malveillante comme le vol de
carburant ; deux sujets liés à des considérations comportementales. Les applications
« métier » permettent d’associer à chaque véhicule ou engin, muni d’un badge dédié,
les consommations de carburant qui lui sont propres et de tracer ces consomma-
tions tout au long de sa période d’exploitation. Par ailleurs, chaque agent autorisé
est identifié à l’aide d’un code personnalisé et confidentiel.
 
Nota
Les principaux fournisseurs de logiciels proposent un interfaçage
avec les pétroliers permettant de collecter les données relatives aux
prises de carburant externes (date et heure, lieu, agent, quantité de carburant
et kilométrage du véhicule). À partir de ces données, le logiciel peut calculer
la consommation des véhicules, sur la base de paramétrages fixés par le ges-
tionnaire, et peut émettre des alertes sur les consommations anormales. Ces
Optimiser sa flotte automobile

données peuvent évidemment être exploitées à des fins de sensibilisation.

 

14 Partie 1
 8. La gestion des stocks
 
Tout achat de pièces détachées, qu’elles soient stockées ou commandées pour un
usage direct, sera renseigné, à l’aide de références, désignations, prix d’achat, et
toutes informations utiles. On y associera généralement une référence interne, issue
d’une nomenclature structurée en familles et sous-familles de produits, qui facilitera
par la suite les recherches quand le besoin se présentera.
 
9. Les statistiques
 
Les statistiques liées à l’usage des véhicules, notamment, concernant les kilométrages
ou les consommations de carburant (déjà évoquées ci-avant), permettront d’analy-
ser l’utilisation et les coûts d’un véhicule ou de la flotte affectée à une direction, un
service ou à l’ensemble de la collectivité. L’activité de l’atelier peut également être
suivie à l’aide d’indicateurs tels que le taux de charge des agents, les délais de répa-
ration (en fonction de la nature de l’intervention) ou l’historique de maintenance des
véhicules. Enfin, l’ensemble des données, brutes ou mises en forme par le logiciel,
pourra être exploité dans le bilan d’activité pour suivre l’activité du parc automobile
dans toutes ses dimensions.
 
10. Les autres fonctionnalités
 
Les principales fonctionnalités des logiciels de gestion de parc ayant été passées en
revue, chaque fournisseur de progiciel proposera des fonctionnalités plus spécifiques,
qu’il appartient à chacun d’évaluer en fonction de ses besoins et de ses attentes en
la matière. On peut évoquer entre autres l’habillement, l’outillage, la gestion budgé-
taire propre au logiciel, les réformes de véhicules…
 

B - La détermination des catégories de véhicules

 
Compte tenu de l’étendue des missions assurées, les collectivités territoriales utilisent
des véhicules et des matériels très divers. Il peut s’agir de véhicules particuliers (VP),
mais aussi de camions (+ 3,5 tonnes) ou de véhicules de transport de personnes
(+ 9 places).
 
Optimiser sa flotte automobile

Cette diversité est encore plus marquée pour les matériels techniques qui concernent
aussi bien des engins agricoles ou espaces verts que des engins de travaux publics
(TP) ou des matériels spécifiques tels que des balayeuses, des bennes à ordures
ménagères ou des hydrocureurs. L’analyse des coûts ne peut, dans ces conditions,
être pertinente sans la création de catégories et sous-catégories.
 

Partie 1 15
 De même, la comparaison des coûts entre services ou collectivités ne pourra être
pertinente qu’entre catégories de matériels homogènes, la diversité des compé-
tences et des situations (missions assurées en régie ou externalisées) rendant les
comparaisons très difficiles.
 
Ainsi, une collectivité qui gère, en régie, l’enlèvement des déchets utilise des bennes
à ordures ménagères (BOM), dont les coûts d’acquisition et de fonctionnement sont
très supérieurs aux coûts moyens d’un camion-benne classique.
 
Les catégories de véhicules les plus couramment utilisés sont :
- berlines ;
- fourgons ;
- fourgonnettes ;
- camions (+ 3,5 tonnes) ;
- engins (agricoles, espaces verts, TP…) ;
- deux-roues (motos et cyclomoteurs) ;
- vélos et vélos à assistance électrique.
 
Les sous-catégories de véhicules sont, quant à elles, établies en fonction du gabarit
des véhicules (monospaces, citadines, fourgons grand volume, camions + 7,5 tonnes,
13 tonnes, 19 tonnes…), des équipements (bennes, grues, citernes…) ou de la
fonction des engins (tondeuses, chargeuses, pelleteuses…).
 
Le choix des catégories et sous-catégories doit toujours être réalisé en fonction de
la constitution du parc et du volume de matériels gérés, de manière à permettre les
requêtes et analyses les plus pertinentes.
 

C - Le choix des énergies et véhicules « propres »

 
Le choix de l’énergie, lors de l’acquisition d’un véhicule, est une décision importante
qui permet la mise en œuvre, au niveau de la flotte, des politiques environnementales
décidées par les collectivités territoriales, a minima, dans le respect de la réglemen-
tation en vigueur.
 
Pour mémoire, la loi sur l’air prévoit, depuis 1996, le renouvellement des flottes des
collectivités territoriales en véhicules propres, à hauteur de 20 % pour les véhicules
de moins de 3,5 tonnes. Ces véhicules, dans le cadre de la loi, sont définis « propres »
Optimiser sa flotte automobile

lorsqu’ils fonctionnent à l’énergie électrique, au gaz de pétrole liquéfié (GPL), au gaz

naturel pour véhicules (GNV), ou tout autre carburant permettant à ces véhicules
d’émettre des émissions de polluants en dessous de seuils fixés par le législateur.
 

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