BULLETIN OFFICIEL DES ARMEES
Edition Chronologique
PARTIE PERMANENTE
Armée de terre
INSTRUCTION N° 850/DEF/EMAT/EP/L
sur la correspondance militaire dans l'armée de terre.
Du 29 mai 1989
ÉTAT-MAJOR DE L'ARMÉE DE TERRE : Bureau effectifs-personnel.
INSTRUCTION N° 850/DEF/EMAT/EP/L sur la correspondance militaire dans l'armée de terre.
Du 29 mai 1989
NOR D E F T 8 9 6 1 0 6 6 J
Pièce(s) Jointe(s) :
Cinq annexes.
Texte abrogé :
Instruction n° 2925/EMAT/1/L du 14 août 1965 (BOC/G, p. 881).
Classement dans l'édition méthodique : BOEM [Link].
Référence de publication : BOC, p. 2824 ; erratum, 1989, p. 3205 NOR DEFT8961066Z.
SOMMAIRE
TITRE PREMIER. LES RÈGLES DE PRÉSENTATION ET DE RÉDACTION.
CHAPITRE PREMIER. LA PRÉSENTATION MATÉRIELLE DES DOCUMENTS.
CHAPITRE II. RÈGLES DE RÉDACTION.
CHAPITRE III. PRESCRIPITONS DIVERSES.
TITRE II. LES DIFFÉRENTS TYPES DE DOCUMENTS.
CHAPITRE PREMIER. LES DOCUMENTS D'USAGE GÉNÉRAL.
CHAPITRE II. LES DOCUMENTS D'INFORMATION DESTINÉS AUX AUTORITÉS SUPÉRIEURES.
CHAPITRE III. LES DOCUMENTS D'INFORMATION DESTINÉS AUX AUTORITÉS
SUBORDONNÉES.
ANNEXE(S)
ANNEXE I.
ANNEXE II.
ANNEXE III. FORMULES USUELLES DE RÉDACTION.
ANNEXE IV. EXEMPLE D'AIDE À L'ATTRIBUTION.
ANNEXE V. FORMULES USUELLES DE TRANSMISSION.
La présente instruction a pour objet de préciser les règles générales de présentation et de rédaction applicables
aux documents utilisés dans la correspondance des organismes relevant du chef d'état-major de l'armée de
terre.
Elle est applicable dès sa publication et abroge toutes dispositions antérieures contraires, notamment
l'instruction no 2925/EMAT/1/L du 14 août 1965 (BOC/G, p. 881).
TITRE PREMIER.
LES RÈGLES DE PRÉSENTATION ET DE RÉDACTION.
CHAPITRE PREMIER.
LA PRÉSENTATION MATÉRIELLE DES DOCUMENTS.
La présentation matérielle des documents obéit à des règles différentes selon qu'il s'agit d'un document
dactylographié ou d'un document manuscrit.
11. DOCUMENT DACTYLOGRAPHIÉ.
Dans ce cas, il convient de respecter la présentation des modèles de correspondance joints en annexe I dont les
dispositions sont définies dans la charte graphique [TTA 117 (n.i. BO)]. Les règles essentielles sont rappelées
ci-dessous :
- la date, les références, le nom et l'adresse du destinataire sont alignés à 54 mm du bord gauche du
document ;
- l'ensemble du texte dactylographié est aligné sur cette même marge ;
- un intervalle sera laissé entre chaque paragraphe sans faire d'alinéa ;
- la longueur du texte ne dépassera jamais 135 mm ;
- le nom du signataire sera porté en bas à droite, deux intervalles après la fin du texte.
12. DOCUMENT MANUSCRIT.
Les règles de présentation des documents manuscrits en vigueur avant la publication de la charte graphique,
dont deux modèles de présentation sont joints en annexe II, demeurent applicables.
Le document ne doit comporter aucune indication particulière d'enregistrement ni empreinte de timbre humide
sur la signature.
CHAPITRE II.
RÈGLES DE RÉDACTION.
Il convient de rappeler que dans une correspondance adressée à un supérieur, souligner des mots ou des
phrases constitue une incorrection.
21. SIGLES, ABRÉVIATIONS, FORMULES.
Les sigles et abréviations ne doivent être utilisés qu'après avoir été explicités en toutes lettres et mentionnés
une première fois entre parenthèses à la suite de l'expression.
L'emploi des formules usuelles normalement utilisées dans la correspondance militaire est rappelé en annexe
III.
22. ANNEXES.
Tout développement à caractère technique ou de détail, qui n'est pas nécessaire à la compréhension générale
du texte d'un document, doit figurer dans une annexe (appendice ou tableau), annoncée et repérée au cours du
texte.
Lorsque les annexes sont en grand nombre, la liste doit figurer dans une annexe récapitulative, ou dans le
sommaire du document.
23. EMPLOI DES CAPITALES ET DES MAJUSCULES.
Il est souhaitable de ne pas abuser des lettres capitales et des majuscules, principalement dans les textes
dactylographiés ; en effet, leur multiplication dans un texte imprimé rompt l'harmonie de la composition et
donne à celle-ci un aspect heurté peu agréable à la lecture.
De plus, en ce qui concerne les noms patronymiques, cet usage, en supprimant les accents, déforme les noms
et leur prononciation, et peut aboutir dans les documents officiels à des erreurs, voire à des changements de
nom, ce qui oblige à des rectifications.
Il convient donc de s'attacher à respecter, sur ce point, les règles de grammaire française relatives à l'emploi
des majuscules [ANNEXE II de l' instruction 12820 /DEF/DAG/CPBO du 24 mai 1988 (BOC, p. 2685)
modifiée] en usage pour les documents insérés au Journal officielou au Bulletin officiel des armées.
CHAPITRE III.
PRESCRIPITONS DIVERSES.
31. DESTINATAIRES.
311. Correspondance rédigée sous la forme personnelle (lettre, …).
Les échanges de correspondance officielle ne peuvent s'effectuer qu'entre des autorités ayant la responsabilité
personnelle du commandement. En conséquence, la correspondance officielle sous forme personnelle doit être
adressée au chef de l'échelon de commandement et non aux organismes constitutifs de ce commandement. La
désignation, dans l'adresse, d'un bureau particulier est interdite.
Cependant, l'autorité rédactrice peut faire figurer in fineune mention « d'aide à l'attribution » incluse dans la
liste des destinataires (et non dans l'adresse) ANNEXE IV.
Ce procédé est destiné à faciliter la tâche des secrétariats ; il ne doit pas faire oublier à l'autorité origine que la
correspondance est adressée au chef de l'organisme destinataire.
312. Correspondance rédigée sous la forme impersonnelle (note, rapport, …).
La désignation précise du bureau destinataire est une règle qu'il convient de respecter. Elle permet d'orienter
convenablement le document dès son arrivée à l'échelon de commandement du destinataire.
32. DÉLÉGATION DE SIGNATURE.
En règle générale, le chef d'un échelon de commandement, le directeur ou le chef de service signent
personnellement les écrits émis en leur nom.
Toutefois, dans la pratique, la nécessité apparaît de confier à des collaborateurs désignés la signature de
certaines pièces de correspondance. Ce procédé est celui de la délégation de signature.
La délégation de signature est une mesure d'organisation interne d'un échelon qui ne modifie en rien la
répartition des compétences. Ses modalités d'emploi sont rappelées ou précisées ci-dessous.
Elle n'est pas une délégation de pouvoir ; l'autorité délégante est censée exercer elle-même les fonctions
qu'elle a déléguées et rien ne s'oppose à ce qu'elle accomplisse concurremment avec le délégataire les actes
pour lesquels elle a donné une délégation de signature.
La délégation de signature nécessite un acte écrit qui doit recevoir une certaine publicité : ainsi, les
délégations de signature du ministre au sein de l'administration centrale font l'objet d'arrêtés publiés au
Journal officiel.
La délégation de signature a un caractère personnel. Elle doit être donnée (donc signée) personnellement par
le délégant et doit désigner nominativement le délégataire. Elle devient automatiquement caduque lorsque soit
le délégant, soit le délégataire cesse d'exercer ses fonctions.
TITRE II.
LES DIFFÉRENTS TYPES DE DOCUMENTS.
Les documents d'usage général.
Ils comprennent :
- la lettre ;
- la lettre d'envoi ;
- la demande personnelle ;
- la note ;
- le bulletin de correspondance ;
- la note-express ;
- le bordereau d'envoi ;
- le message.
Les documents d'information destinés aux autorités supérieures.
Ils comprennent :
- le compte rendu ;
- le rapport ;
- la fiche ;
- le procès-verbal ;
- les états et situations.
Les documents d'information destinés aux autorités subordonnées.
Ils comprennent :
- la décision ;
- la note de service ;
- l'instruction et la circulaire ;
- la directive ;
- la notification individuelle.
CHAPITRE PREMIER.
LES DOCUMENTS D'USAGE GÉNÉRAL.
La lettre.
La lettre est un écrit par lequel une autorité communique soit avec un échelon de commandement dont elle
relève, soit avec des autorités latérales, subordonnées ou des personnes étrangères.
Elle est rédigée sous la forme personnelle.
Elle implique d'employer un ton déférent ou courtois selon le cas, et doit comporter :
- un en-tête précisant les grade, nom et fonction de l'expéditeur, les grade et fonction du destinataire
(si les destinataires sont nombreux, ils sont indiqués in fine) ;
- la formule « j'ai l'honneur de », soit au début, soit dans le corps de la lettre.
Elle peut se terminer (sauf pour les lettres intérieures au ministère de la défense) par une formule de
courtoisie.
Dans les lettres dactylographiées à caractère personnel, il est d'usage que le signataire inscrive à la main la
formule d'appel et de courtoisie.
La lettre d'envoi.
La lettre d'envoi est un écrit destiné à présenter sous une forme synthétique un autre document plus
volumineux (rapport ou étude) qui lui est joint.
La demande personnelle.
C'est la lettre qu'un militaire adresse à titre individuel à une autorité supérieure par la voie hiérarchique.
Aucune formule de courtoisie n'est employée. Au verso et en haut du premier feuillet figure la mention
manuscrite : « Avis du… » (grade, nom et fonction du chef de service de l'intéressé).
Si nécessaire, les avis d'autorités plus élevées sont diposés successivement et dans l'ordre hiérarchique :
- au verso et au milieu du premier feuillet ;
- au recto et en haut du second feuillet ;
- au recto et au milieu du second feuillet.
Sa présentation matérielle est identique à celle de la lettre officielle sous réserve des prescriptions suivantes :
- elle est établie sur une feuille de papier blanc double ;
- elle est entièrement écrite de la main de l'auteur, à l'encre noire ou bleu-noir, et signée par lui ;
- elle ne comporte ni timbre, ni classement, ni indication de copie ou cachet.
La note.
La note constitue un moyen de correspondance entre les différents organismes de l'administration centrale ou
d'un commandement. Elle est adressée seulement à des organismes subordonnés ou des destinataires d'un rang
homologue à celui du signataire.
Elle est rédigée sous la forme impersonnelle.
Le bulletin de correspondance.
Le bulletin de correspondance a pour objet de simplifier dans la mesure du possible la correspondance
administrative effectuée à l'occasion d'une demande de renseignements brève et ne donnant pas lieu à des
développements particuliers. Il est rédigé sous la forme impersonnelle.
En vue de permettre à l'autorité destinataire de donner la réponse sur le même imprimé, il est généralement
adressé en double expédition.
Il n'est jamais utilisé pour la correspondance destinée à des services étrangers aux armées.
La note-express.
En dehors du message, la note-express (imprimé N° 120-0*/10) constitue la seule formule abrégée de
correspondance utilisée au sein des organismes dépendant de la défense nationale [cf. décision 52239 /CM/8
du 02 décembre 1971 portant institution de la note-express à l'intérieur des organismes dépendant de la
défense nationale (BOC/SC, p. 1137)].
Elle est utilisée toutes les fois que l'urgence de la question traitée :
- n'exige pas de façon impérative l'emploi d'un message ou lorsque l'envoi de celui-ci n'est pas
possible, aucun des destinataires n'étant desservi par voie électrique ;
- ne se satisfait pas des délais habituels de la correspondance normale (lettre, note, etc.).
Elle n'est pas utilisée pour traiter d'affaires protégées par la mention « secret défense ».
Le bordereau d'envoi.
Il constitue la formule type de transmission d'un ou plusieurs documents à un échelon supérieur, égal ou
subordonné.
Il comporte les indications suivantes :
- désignation des pièces transmises ;
- leur nombre ;
- des observations éventuelles, précisions ou commentaires ne modifiant pas la teneur du document
qu'il accompagne.
Des formules usuelles de transmission ANNEXE V sont employées.
Le message.
Le message a pour objet, en cas d'urgence, de rendre compte ou d'adresser les prescriptions nécessaires, en
utilisant des moyens de transmission rapides.
Ce mode de correspondance par message ne doit être utilisé que pour traiter des questions dont l'urgence ne
permettrait pas de recevoir une solution en temps opportun par la voie du courrier normal.
CHAPITRE II.
LES DOCUMENTS D'INFORMATION DESTINÉS AUX AUTORITÉS SUPÉRIEURES.
Le compte rendu.
Le compte rendu est la relation sommaire d'un fait ou d'une situation : il est établi à titre personnel au moment
même où celui qui rend compte en a connaissance. Le compte rendu peut revêtir la forme d'un message ou
d'une lettre ou toute autre forme, notamment pour les comptes rendus périodiques ou de réunion.
Le rapport.
Le rapport a pour objet la relation détaillée d'un fait ou d'une situation présentant un caractère suffisamment
important pour provoquer soit l'envoi d'instructions, soit l'approbation des mesures proposées.
Un rapport est à la fois un écrit d'information et un écrit d'action. Il peut comporter des propositions en vue de
provoquer une décision : de ce fait, la responsabilité propre du rédacteur est engagée à un plus haut niveau que
dans un procès-verbal ou un compte rendu.
Il est rédigé sous la forme impersonnelle.
La forme et le contenu des rapports sont souvent définis par des instructions ; notamment pour les rapports à
la suite d'un événement grave, il convient de se référer à l' instruction 754 /DEF/EMAT/EP/L du 12 mai 1989
(BOC, p. 2761).
La fiche.
La fiche de correspondance (à ne pas confondre avec la fiche de synthèse) est l'écrit à utiliser de façon
générale entre deux éléments appartenant à un même échelon de commandement (bureaux d'un état major, par
exemple).
Une fiche ne doit pas, en principe, sortir de l'état-major dont elle émane. Cependant, à titre de collaboration à
un effort de réflexion sur un problème qui n'est pas encore définitivement mûri, la communication de fiches
de travail ou d'étude est autorisée, à condition qu'elle soit couverte par une transmission d'autorité, signée par
un officier ayant la délégation réglementaire et qu'elle précise les positions qui ont l'approbation de l'autorité
signataire, et celles au contraire qui appellent des réserves.
Elle est rédigée sur le mode impersonnel.
Elle peut éventuellement comporter une conclusion ou des propositions.
Elle est toujours enregistrée et datée.
La présentation générale est semblable à celle de la note. Toutefois, le titre « Note » est remplacée par « Fiche
» et est suivie des mots « relative à… ».
Le procès-verbal.
Un procès-verbal est :
- soit le constat d'activité d'une commission, d'une réunion, etc. ;
- soit la narration en forme authentique dressée par une autorité, ou personne ayant qualité pour le
faire, de ce qu'elle a fait ou constaté dans l'exercice de ses fonctions.
Il est rédigé sous la forme impersonnelle. Le procès-verbal doit enregistrer fidèlement les différentes opinions
et être extrêmement précis sur les faits (date, heure, circonstances, etc.).
Le procès-verbal est signé personnellement par son auteur. Si plusieurs personnes participent à son
élaboration, elles apposent chacune leur signature en bas du document. L'une de ces personnes appelée «
rapporteur » est, en ce cas, responsable de la rédaction et de l'acheminement.
Les états et situations.
Ils constituent des pièces à but statistique. Il s'agit, en règle générale, d'une énumération faite sous la forme
globale ou détaillée :
- de personnels ;
- de matériels, d'indications techniques, etc.
De formes et de modèles variés, ils se présentent généralement sous l'aspect d'imprimés à compléter.
CHAPITRE III.
LES DOCUMENTS D'INFORMATION DESTINÉS AUX AUTORITÉS SUBORDONNÉES.
La décision.
La décision est l'expression écrite de la volonté d'une autorité dans un domaine précis relatif à l'organisation
ou à l'administration, ou concernant le personnel.
Elle se réfère normalement aux textes sur lesquels elle est fondée.
Elle peut être prise sous forme de lettre ou de note ; si elle porte le titre de décision, elle est présentée dans la
même forme générale que la note.
La note de service.
Elle a pour objet de permettre à une autorité de donner, sur une question déterminée, ses instructions à une ou
plusieurs autorités subordonnées.
C'est un document intérieur à une unité ou un service. La note de service est rédigée sous la forme
impersonnelle.
La présentation générale est celle de la note.
L'instruction et la circulaire.
Elles ont pour objet de fournir aux exécutants les prescriptions relatives à l'application des lois, ordonnances,
décrets, arrêtés.
L'instruction est un document de caractère général et permanent contenant des prescriptions d'orientation en
vue d'une action déterminée. Elle fixe le but à atteindre, expose la pensée générale ou les intentions du chef et
donne aux subordonnés les indications qui leur sont indispensables pour agir conformément à ces intentions.
La circulaire est un document de portée plus limitée que l'instruction et à caractère généralement temporaire.
Ces documents sont rédigés sous la forme impersonnelle.
Ces deux documents ont une présentation identique à celle de la note. Toutefois, le titre « Note » est remplacé
par « Instruction » ou « Circulaire » et est suivie de « relative à… ».
La directive.
La directive est utilisée par les échelons élevés du commandement pour exprimer aux subordonnés les buts à
atteindre et les idées fondamentales devant guider leur action.
La notification individuelle.
La notification est un document transmis, en principe par la voie hiérarchique, à un individu, pour l'informer
d'une décision qui l'intéresse à titre individuel.
Lorsque cette décision est susceptible de donner ouverture à un recours contentieux, la mention suivante
figure sur la notification individuelle :
« Prière de faire notifier cette décision à l'intéressé qui devra en délivrer, daté et signé, un récépissé qui sera
joint au dossier. »
Si l'intéressé ne veut ou ne peut signer, l'autorité chargée de la notification doit établir un compte rendu.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le général, sous-chef d'état-major organisation logistique,
BONTE.
APPENDICE 1.
Figure 1.
APPENDICE 2.
Figure 2.
APPENDICE 1.
Figure 3.
APPENDICE 2.
Figure 4.
ANNEXE III.
FORMULES USUELLES DE RÉDACTION.
1. Pour faire connaître un fait ou une idée :
Le supérieur (1) :
- informe ;
- fait connaître ;
- porte à la connaissance ;
- fait observer ;
- attire l'attention.
L'égal :
- informe ;
- fait connaître ;
- porte à la connaissance ;
- attire l'attention.
Le subordonné :
- rend compte ;
- porte à la connaissance ;
- appelle l'attention.
2. Pour appeler une décision, le subordonné :
- suggère, si l'objet de la proposition dépasse ses responsabilités propres ;
- propose, si cette proposition est de son ressort ;
- demande ;
- demande de bien vouloir ;
- sollicite (à réserver aux demandes à caractère personnel) ;
- appelle l'attention sur la gravité (ou l'urgence), pour indiquer le prix attaché à la décision.
3. Pour exprimer une décision, le supérieur :
- prie ;
- prie de vouloir bien.
4. Pour adresser un document :
Le supérieur :
- adresse ;
- envoie ;
- retourne ou renvoie ;
- transmet.
L'égal :
- adresse ;
- retourne ou renvoie ;
- transmet.
Le subordonné :
- adresse ;
- fait parvenir ;
- transmet.
Nota. — Pour transmettre un document, on utilise l'une des autres formules usuelles énumérées en
annexe V.
(1) Les formules proposées pour le supérieur le sont à titre indicatif et n'interdisent pas l'emploi de toute autre formule ; les
usages veulent, par contre, que les subordonnés utilisent uniquement les formules proposées.
ANNEXE IV.
EXEMPLE D'AIDE À L'ATTRIBUTION.
Le général de corps d'armée
directeur du personnel militaire de l'armée de terre
à Monsieur le général d'armée
chef d'état-major de l'armée de terre
J'ai l'honneur de porter à votre connaissance…
Destinataires :
EMAT (3 ex.) (BEP/BMO/BI).
Nota.
Le nombre d'exemplaires n'est pas forcément lié au nombre des bureaux intéressés de l'autorité destinataire.
Le bureau considéré comme devant être l'attributaire principal est placé en premier et souligné.
ANNEXE V.
FORMULES USUELLES DE TRANSMISSION.
« Pour avis »
Indique au destinataire qu'il doit se prononcer par un avis motivé sur l'affaire qui lui est soumise.
« Pour éléments de réponse »
Indique que les renseignements relatifs à l'affaire traitée doivent être transmis en retour.
« A titre d'information »
Indique au destinataire qu'il n'a pas à agir directement, mais doit être informé de la substance du
document qui lui est adressé.
« Pour attributions »
Précise au destinataire que l'affaire est de sa compétence.
« Pour suite à donner »
Le destinataire doit donner suite à l'affaire sans être tenu de rendre compte.
« A titre de compte rendu »
Permet de mettre au courant l'autorité supérieure.
« En retour »
Indique le renvoi d'un document à l'expéditeur. S'emploie de supérieur à subordonné ou d'égal à égal.
« Pour émargement »
Indique que l'échelon subalterne destinataire doit apposer sa signature, accusant ainsi connaissance
des dispositions du document.
« Pour mise à jour »
Indique que le document doit être renseigné en fonction de la situation du moment.
« En communication »
Indique que le document doit être retourné à l'expéditeur.
« En communication successive à »
Implique la transmission du premier destinataire au deuxième et ainsi de suite. Le document est
retourné par le dernier destinataire à l'autorité qui l'a mis en communication.
« Pour exécution »
Indique au destinataire qu'il a à intervenir et l'oblige à rendre compte à l'expéditeur.
« Pour décision »
Demande au supérieur de statuer sur l'affaire qui lui est soumise.
