La logistique évènementielle, c’est la pratique de la logistique dans le
domaine de l’évènementiel. Elle se distingue de la logistique traditionnelle par le
fait que la réalisation de l’évènement correspond à un processus très particulier.
D’après une étude séparée sur « l’Organisation des processus de production », la
logistique évènementielle entre dans le cadre de l’organisation de la production
dans un emplacement fixe.
C’est une forme d’organisation spécifique à une production généralement unitaire
(on réalise l’évènement une fois). Il s’agit d’un projet, avec les dates de début
et de fin souvent connues. Toutes les ressources doivent être acheminées vers le
lieu de réalisation de l’évènement. Et c’est précisément la gestion de ces flux
physiques (acheminements) et l’organisation de l’évènement proprement dit
(ordonnancement des opérations/tâches) qui constituent le cahier des charges de la
logistique évènementielle.
A- Les caractéristiques de la logistique évènementielle.
La logistique évènementielle se traduit par la gestion et la mise à disposition des
ressources (préparation des infrastructures, véhicules, matériels), l’organisation
de l’acheminement des produits (moyens matériels, équipements, outillages…) et des
personnes vers le lieu où se produira l’évènement et enfin l’organisation du
déroulement de l’évènement proprement dit.
Contrairement à la logistique humanitaire qui présente des contraintes d’ordre
sécuritaire, de nombreux imprévus et d’énormes facultés d’adaptation, la logistique
évènementielle s’opère dans un contexte moins contraignant. Les imprévus, les
risques et les dangers sont moindres et influencent que très peu les opérations de
logistique.
B- Types d’activités évènementielles
De nombreux types d’évènements, d’envergures différentes interpellent le
logisticien. Nous proposons ci-après une liste non exhaustive :
l’organisation d’évènements culturels (concerts, spectacles, festivals,
commémorations, défilés…) ;
l’organisation de tournées artistiques internationales (musique, théâtre, danse,
expositions...) ;
l’organisation des productions cinématographiques et audiovisuelles (documentaires,
reportages, films, publicités...) ;
l’organisation d’évènements sportifs (championnat national ou international,
compétitions de vacances, jeux olympiques...) ;
l’organisation d’évènements institutionnels (sommets, congrès, séminaires,
forums) ;
l’organisation d’évènements privés (soirées, mariages, excursions, réceptions...) ;
l’organisation des rencontres d’entreprises (salons, foires et expositions…).
C- Les missions du logisticien évènementiel
Le logisticien évènementiel, professionnel qualifié de logistique et transport, est
en charge de l’organisation du transport des produits (moyens matériels,
équipements, outillages…) et des personnes vers le lieu où se déroulera
l’évènement, de l’implantation et la mise à disposition des moyens fixes et meubles
et enfin de l’organisation du déroulement de l’évènement proprement dit. A la tête
d’un service ou d’une équipe logistique, Il :
opère en support au travail des intervenants (artistes, séminaristes, compétiteurs,
invités, exposants, sportifs…) qu’il décharge des soucis matériels ou
administratifs ;
il prépare le cahier des charges de l’évènement, récence l’ensemble des ressources
nécessaires pour sa réalisation et élabore le plan d’action ;
organise, planifie et suit la réalisation des opérations d’acheminement des
produits, des matériels, des équipements et des intervenants vers le lieu de
l’évènement ;
accomplit les formalités administratives (achat des titres de transport ;
formalités de voyages des personnes ; formalités d’escales, réservations d’hôtels,
formalités de passages dans les points frontières ; formalités de transport avec le
suivi des documents divers qui accompagnent les marchandises…) ;
organise la gestion des infrastructures logistiques et leurs équipements
(acquisition, exploitation et surveillance), la gestion des véhicules de transport
(affrètements, entretien, planning d’exploitation), la gestion des stocks de
matériels et consommables et organise les approvisionnements (collecte/groupage,
réception, inventaire, rangement, préparation des commandes et expédition) ;
organise la sécurité des installations et des infrastructures logistiques réservées
pour l’évènement ;
organise l’ordonnancement (ordre dans lequel les intervenants vont se succéder et
les activités se réaliser) pendant le déroulement de l’évènement ;
gère les priorités et les objets critiques (tâches ou opérations critiques, besoins
critiques, affaires critiques…) dont les natures et seuils de criticité sont
prédéfinis par lui-même ou par le donneur d’ordre ;
veille sur le respect des délais (temps logistiques, délais de passage, délais des
locations et affrètement, délais de réalisation) ;
suit et valide les coûts logistiques liés à l’organisation et au déroulement de
l’évènement ;
supervise la gestion du système d'information, permettant aussi de vérifier que les
tâches et opérations se réalisent bien comme prévu ;
consolide et transmet les rapports d’activité formels (suivant un modèle et un
canal prédéfinis par le donneur d’ordre).
Sur place, au lieu où se produit l’évènement, le logisticien est souvent le premier
à arriver (pour organiser les installations fixes et les implantations) et le
dernier à partir (après la réexpédition du matériel et le retour des intervenants).
