Rapport de stage présenté pour l’obtention
du diplôme de technicien spécialisé
La gestion administrative et
financière des opérations de ventes
Mémoire de stage réalisé Sous l’encadrement de :
par :
M. Khlaila Redouane
Mlle. Balaous
Oumaima
Février – 2018 1
Rapport de stage présenté pour l’obtention
du diplôme de technicien spécialisé
La gestion administrative et
financière des opérations de ventes
Rapport de stage réalisé Sous l’encadrement de :
par :
M. Khlaila Redouane
Mlle. Balaous
Oumaima
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Février – 2018
DÉDICACES
A mes chers parents
A toute ma famille
A mes chers amis
Je dédie cet humble travail
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REMERCIEMENTS
J’adresse tout d’abord mes profonds remerciements à mon directeur de mémoire
Monsieur le professeur Khlaila Redouane pour tout le temps qu’il a consacré à
diriger mon travail. Je lui suis reconnaissante pour ses conseils et ses réflexions
pertinentes, son soutien, sa confiance et son encouragement.
Mes remerciements s’adressent aussi aux membres du jury qui ont aimablement
accepté de consacrer leur temps à la lecture de mon rapport.
Je remercie aussi tous les professeurs qui m’ont enseigné durant ma formation
pour leurs aide et conseils.
Je remercie Monsieur Karim Baazet, directeur de la société Nevo technologies
de m’avoir accueillie dans sa structure.
J’adresse toute ma gratitude à mes parents, pour tout ce qu’ils ont fait pour moi.
Ma reconnaissance envers eux est inexprimable.
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LISTE DES ABRÉVIATIONS
ADV : Administration des ventes
CNSS : Caisse nationale de sécurité sociale
HT : Hors taxe
ICE : Identifiant commun des entreprises
IF : Identifiant fiscal
RC : Registre de commerce
RIB : Relevé d’identité bancaire
SARL : Société à Responsabilité Limitée
TTC : Toutes taxes comprises
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SOMMAIRE
INTRODUCTION
Première partie : Présentation de la Société Nevo Technologies
Section I : Présentation générale de la société « Nevo Technologies »
I. Historique
II. Fiche descriptive de la société
III. Organisation de la société
1. Organigramme de la société Nevo Technologies
2. Présentation des services de la société
Section II : Présentation des activités de la société Nevo Technologies
Deuxième partie : La gestion administrative et financière des
opérations de vente
Section I : Le fonctionnement du service « Administration des ventes »
I. La prise de la commande
II. La livraison
III. La facturation
IV. Le règlement des factures de vente
Section II : Les travaux effectués et les apports du stage
I. Les travaux effectués
1. Les outils mis à ma disposition
2. Les Missions du poste occupé
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II. Les apports du stage
1. Les compétences acquises
2. Les difficultés rencontrées et solutions proposées
CONCLUSION
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INTRODUCTION
J’ai effectué mon stage de fin d’études au sein de la société Nevo Technologies
pendant la période allant du 1er Novembre 2017 au 31 Novembre 2017 au
département de l’administration des ventes. Il s’agit d’une première expérience
professionnelle où j’ai été initialisée à la gestion du processus des commandes
clients.
Plus largement, ce stage a été l’opportunité pour moi d’appréhender des
connaissances sur les opérations de ventes spécifiques à mon établissement
d’accueil, de prendre conscience des difficultés liées à chaque mission effectuée
et d’envisager les solutions adéquates à chaque problème rencontré.
De plus, ce stage m’a permis de comprendre dans quelle mesure l’organisation
du travail et la synchronisation entre les tâches à effectuer sont primordiales
d’où l’importance de la communication entre les collaborateurs des différents
services de l’entreprise.
Ce stage constitue donc un exercice professionnel qui m’a donné une approche
réelle et pratique de ma formation théorique. Il s’agit d’une transition importante
pour moi en tant qu’étudiante sur le point d’intégrer le marché de l’emploi.
L’élaboration de ce rapport a pour principale source les différents enseignements
tirés de la pratique journalière des tâches auxquelles j’étais affectée. Les
nombreux entretiens que j’ai pu avoir avec les employés des différents services
de la société m’ont permis de donner une cohérence à ce rapport.
En vue de rendre compte de la manière la plus fidèle et analytique de ma période
de stage, il apparaît logique de présenter à titre préalable la société Nevo
Technologies ainsi que son activité principale avant de mettre l’accent sur les
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différentes missions et tâches que j’ai pu effectuer au sein du service
administration des ventes, et les nombreux apports que j’ai pu en tirer.
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Première partie : Présentation de la Société Nevo
Technologies
Dans cette première partie je vais m’intéresser à la présentation générale de la
société Nevo Technologies. Je commencerais donc par exposer l’historique de la
société, avec de mettre en exergue son organisation et ses principales missions et
activités.
Section I : Présentation générale de la société « Nevo
Technologies »
I. Historique
Nevo Technologies est une société à responsabilité limitée dont le siège social se
trouve à Rabat.
Fondée en 2008 par Monsieur Karim BAAZET, la société Nevo technologies est
spécialisée dans la commercialisation de solutions de cyber sécurité 1 et de
gestion de réseaux informatiques.
Dès sa création l'entreprise se donne comme objectif d'accompagner ses clients
dans l'optimisation de leurs opérations en proposant des technologies innovantes
et à forte valeur ajoutée.
En 2011, la société Nevo Technologies remporte le prix du « Meilleur
importateur de produits innovants » de la chambre de commerce américaine au
1
La cyber sécurité consiste à protéger les ordinateurs, les serveurs, les appareils mobiles, les
systèmes électroniques, les réseaux et les données contre les attaques malveillantes.
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Maroc. Ce même prix a été remporté pour la deuxième fois par la société en
Décembre 2016 et ce, en récompense de son succès dans la commercialisation
de plus de 20 grandes marques technologiques américaines sur le marché
marocain.
Au cours des deux dernières années, la société Nevo Technologies a totalisé
près de 55.000.000 Dirhams d'importations de produits en provenance des Etats-
Unis et prévoit de les porter à 100.000.000 de Dirhams d’ici fin 2017.
Au début de l’année 2017, la société a procédé à une augmentation de son
capital social. Ce dernier a été porté de 100.000 Dirhams à 1.000.000 de
Dirhams.
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II. Fiche descriptive de la société
• Raison sociale : Nevo Technologies
• Siège Social : 1, Av. Al Arz, Secteur 8, Bloc O1, Hay Riad, Rabat, Maroc
• Année de création : 2008
• Capital social : 100000000 de Dirhams
• Registre de commerce : 85719
• CNSS : 8748189
• Patente : 25564043
• Forme juridique : Société à responsabilité limitée
• Téléphone : + 212 5 37 77 97 82
• Fax : +212 5 37 77 38 50
• Fondateur : Monsieur Karim BAAZET
• Effectif : 20
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III. Organisation de la société
1. Organigramme de la société Nevo Technologies
Direction Générale
Direction de la Planification Direction des ressources
et du Développement humaines
Administration Production Finance et Approvisionnement
des Ventes Comptabilité
3 Commerciaux Directeur de Responsable 2 Responsables
Financier des Achats
l’équipe
technique
2 Assistantes 6 Ingénieurs Comptable
administratives
et commerciales
Chargé du
Marketing et de
la
Communication
14
14
2. Présentation des services de la société
2.1. La Direction Générale
La Direction de l’ensemble des activités de la société Nevo Technologies est placée
sous la responsabilité du Directeur Général qui définit la stratégie globale de la société
et supervise son exécution.
2.2. Le service planification et développement
Il a pour mission de :
- Élaborer des objectifs de modernisation et de développement de l’entreprise ;
- Définir les grandes lignes de la politique commerciale, de distribution et de
conquête de nouveaux marchés ;
- Mettre en place des programmes d’investissements et des plans de
développement ;
- Assurer le suivi des relations avec les partenaires spécialisées dans le
domaine de cyber sécurité.
2.3. Le service des ressources humaines
Ce service a pour mission de :
- Préparer tous les documents réglementaires liés à la gestion du personnel
(cotisations sociales, rédaction des contrats de travail, etc.) ;
- Elaborer l'ensemble des tableaux de bord sociaux permettant de suivre
l'activité du personnel (absentéisme, rémunération, congés...) ;
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- Superviser l'organisation de la paie (la tenue des fiches de paie et les
versements de salaire) ;
- Garantir l'application de la réglementation sociale et des obligations légales
au sein de l'entreprise ;
- Gestion des dossiers d’assurance maladie.
2.4. Le service administration des ventes
Le service administration des ventes assure le bon déroulement du processus de
gestion des commandes allant de la proposition commerciale jusqu’au service
après vente. Les principales missions de cette fonction consistent à :
- Traiter les commandes reçues des clients ;
- Gérer le processus de la facturation ;
- Gérer le recouvrement et les retards de paiements.
2.5. La Direction Financière et Comptable
Elle est chargée de :
- Veiller à l’application de la législation financière, comptable et fiscale ;
- Garantir la disponibilité d’une information financière et comptable fiable et
régulière ;
- Veiller au strict respect de l’obligation d’établir les états financiers de
l’entreprise dans les délais prescrits par la législation en vigueur ;
- Veiller à une gestion optimale de la trésorerie ;
16
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- Gérer les relations avec l’administration fiscale ;
- Assurer un reporting fiable et régulier pour les besoins légaux et les besoins
de gestion.
2.6. Le service production
Ce service est piloté par des experts en cyber sécurité qui mettent en place au
profit des clients, des contrôles de prévention en amont, de détection en
simultané, d'explication et de consolidation en aval, pour contrer des intrusions
ou des dysfonctionnements de leurs systèmes informatiques.
En outre, ce service participe à :
- La conception, le déploiement et la mise en oeuvre des architectures
matérielles et logicielles ;
- La rédaction des politiques et des standards de sécurité ;
- La mise en oeuvre et le respect de la sécurité ;
- La conformité du réseau par rapport aux attentes des métiers.
2.7. Le service approvisionnement
Ce service a pour mission de :
- Conseiller et accompagner la direction dans la mise en place de la politique
d’achats et la fixation d'objectifs d'optimisation de coûts, qualité et délais ;
- Définir des programmes et procédures d’achats de prestations et de
produits ;
- Elaborer des cahiers des charges techniques exprimant les besoins de
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l'entreprise ;
- Prospecter, rédiger les appels d’offres et sélectionner les fournisseurs
capables de répondre aux besoins stratégiques de l'entreprise ;
- Négocier avec les fournisseurs les conditions d'approvisionnement en
termes de coût, qualité, délai, conditions de paiement... ;
- Assurer le bon acheminement des marchandises jusqu'à la livraison aux
services concernés.
Section II : Présentation des activités de la société Nevo
Technologies au niveau national
Depuis sa création en 2008, Nevo Technologies a développé une position de
leader sur le marché marocain grâce à son activité principale de
commercialisation de solutions de cyber sécurité.
Nevo Technologies propose également un panel complet de prestations de
service présentant différents domaines d'expertise en cyber sécurité lié à la
protection des systèmes d'information. Ces prestations comprennent :
- L’ingénierie informatique ;
- La gestion et intégration de réseaux informatiques ;
- La mise en place de solutions d'administration et de supervision
des systèmes de communication ;
- La mise en place de politiques de sécurité ;
- L’élaboration d’architectures sécurisées.
En outre, Nevo Technologies fournit des services de soutien à ses clients à
travers :
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18
- la réalisation de séminaires de formations animés par des experts certifiés,
et qui peuvent être personnalisées pour répondre à des besoins
spécifiques ;
- le support technique afin de garantir une réactivité aux problèmes
rencontrés par les utilisateurs des solutions grâce à un système de tickets
en ligne.
19
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Deuxième partie : La gestion administrative et
financière des opérations de vente
Pendant le stage les principales activités auxquelles j’ai assisté et les missions
qui m’ont été confiées se sont déroulées au sein du service « Administration des
ventes ».
J’ai donc eu l’opportunité de découvrir le processus de gestion administrative et
financière des opérations de ventes et de comprendre de manière globale les
difficultés liées à ce processus.
Section I : Le fonctionnement du service « Administration des
ventes »
La société Nevo Technologies effectue de manières quotidienne des opérations de
ventes qui donnent naissance à des pièces administratives à savoir les bons de
livraison et les factures.
L’administration des ventes représente donc une importante source de valeur
ajoutée pour la société Nevo technologies. Elle correspond à l’ensemble du
processus allant de la prise de la commande jusqu’à son paiement par le client.
Ainsi, au cours de mon stage j’ai pu distinguer cinq principales étapes permettant
de décrire ce processus :
• La prise de la commande ;
• La livraison ;
• La facturation ;
• Le règlement des factures de vente.
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I. La prise de la commande
Les commandes parviennent à l’entreprise par trois moyens :
• Par téléphone ;
• Par courrier électronique ;
• Par remise du bon de commande aux représentants commerciaux.
Dans la plupart des cas, les commandes sont reçues par courrier électronique.
Une fois que l’entreprise reçoit la commande, une assistante commerciale
étudie les conditions de prix, le mode de règlement et de livraison. Elle doit
aussi s’assurer que chaque commande contient les informations suivantes :
• Nom et adresse du client ;
• Désignation exacte des produits commandés ;
• Quantité commandée ;
• Date et adresse de livraison ;
• Conditions de paiement.
II. La livraison
Chaque livraison donne lieu à l’établissement d’un bon de livraison daté,
numéroté et établi par une assistante commerciale. Généralement, le bon de
livraison est émis en deux exemplaires : un pour le client et un pour le service
commercial.
Le bon de livraison comporte les renseignements suivants :
• Nom et adresse du client ;
• Adresse de livraison ;
• Produits livrés ;
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• Quantités livrées.
Avant chaque expédition, l’assistante commerciale doit rapprocher le bon de
livraison au contenu de l’envoi. Une fois que le client envoie l’accusé de
réception de la commande, le bon de livraison est classé dans le dossier des
commandes livrées.
III. La facturation
Généralement les factures sont établies par le service « Administration des
ventes » à partir du bon de commande et du bon de livraison.
Les factures doivent porter les mentions obligatoires suivantes :
• L’entête de l’entreprise à savoir : raison sociale, adresse, téléphone, fax ;
• Nom et adresse du client ;
• Date de la vente et mode de règlement ;
• Dénomination, quantités et prix unitaires HT des produits vendus ;
• Montant total HT ;
• Montant et pourcentage de la TVA ;
• Montant total TTC en chiffres et en lettres ;
• Les informations juridiques de la société : RC 2 , patente, ICE 3 , RIB 4 ,
CNSS5, IF6.
2
Registre de commerce
3
Identifiant commun d’entreprise
4
Relevé d’identité bancaire
5
Caisse nationale de sécurité sociale
6
Identifiant fiscale
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Toutefois, chaque facture doit faire l’objet d’un contrôle arithmétique avant sa
remise au client. En effet les factures doivent être numérotées selon un ordre
chronologique conformément aux dispositions du code général des impôts.
De même, pour chaque retour de marchandises, un avoir client doit être établi
par l’assistante commerciale en indiquant les articles et les quantités retournées.
IV. Le règlement des factures de vente
Afin de s’assurer que le règlement de chaque commande est effectué, les
comptes client doivent être suivis d’une manière très rigoureuse.
A chaque fois qu’une facture arrive à échéance, son règlement doit être effectué
par le client.
En cas de retard de paiement, le service ADV procède au recouvrement de la
créance soit par téléphone soit en envoyant un e-mail.
Ainsi, chaque encaissement ou avis d’encaissement reçus par la banque doit être
mentionné dans le dossier client.
Section II : Les travaux effectués et les apports du stage
I. Les travaux effectués
Au cours de ce stage, j’ai eu l’opportunité de découvrir le métier d’assistante
commerciale sous toutes ses formes et de comprendre de manière globale les
difficultés que les opérationnels pouvaient rencontrer dans l’exercice de leurs
tâches. Pour une meilleure compréhension des tâches que j’ai pu effectuer, il
23
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convient de parler en premier lieu, des outils qui étaient mis à ma disposition,
puis de traiter de manière détaillée les missions qui m’ont été confiées.
1. Les outils mis à ma disposition
Tout au long de ce stage, j’ai été supervisée par une assistante commerciale qui
m’a initié à l’utilisation du logiciel gestion « Quick books ». Il s’agit d’un
logiciel très simple d’utilisation, qui permet de manipuler une grande quantité
d’informations pour les besoins de gestion quotidienne de la société.
Ce logiciel permet d’enregistrer en stock les entrées et sorties de marchandises
et offre ainsi la possibilité d’avoir une visibilité sur la quantité d’articles
disponibles en stock.
De plus, ce logiciel est d’une grande utilité en ce qui concerne l’édition des
documents utilisés par le service ADV. En effet, « Quick Books » permet de
générer les bons de commande, bons de livraison et factures en un court laps de
temps. Il suffit juste de sélectionner le nom du client dont les coordonnées ont
été enregistrées au préalable, de choisir les articles souhaités pour éditer ces
documents.
Les numéros de documents sont générés automatiquement selon une
numérotation arithmétique et alphanumérique permettant d’avoir des séries
différentes selon la nature du document à éditer. Par exemple :
• la numérotation alphanumérique des bons de commande commence par
BC-0001, BC-0002, BC-003,… ;
• la numérotation alphanumérique des bons de livraison commence par BL-
0001, BL-0002, BL-003,… ;
• la numérotation alphanumérique des factures commence par FA-0001,
FA-0002, FA-003,…
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Ce logiciel de gestion permet aussi de suivre la situation financière de chaque
client et d’avoir les informations nécessaires relatives à la date d’échéance des
créances et le mode de règlement de chaque facture.
2. Les Missions du poste occupé
Au début de mon stage, j’ai été chargée de vérifier la concordance des bons de
commande reçus de la part des clients par courrier électronique avec les devis
qu’on leur a envoyé. Les éléments auxquels je devais faire attention
concernaient essentiellement les prix accordés. Ceux-ci doivent correspondre
exactement au prix mentionnés sur le devis.
Apres avoir maîtrisé cette opération, j’ai été chargée d’une mission d’une plus
grande importance. J’ai commencé à éditer les bons de livraison sur
l’application « Quick Books » en reproduisant les informations mentionnées sur
le bon de commande envoyé par le client.
Ce travail m’a été confié par l’assistante commerciale, après vérification de sa
part de la disponibilité des articles en stock. Il convient de noter que cette
opération ne concerne que les ventes de matériaux informatiques auxquels on
attribue le nom de Hardware.
En ce qui concerne les logiciels et licences informatique, désignés sous
l’appellation hardware, c’est le concept du juste à temps qui est appliqué. Cela
implique donc l’achat de ces articles après la confirmation de la commande du
client. En effet, il s’agit de Pass d’une durée déterminée et qui risquent d’expirer
s’ils ne sont pas consommés durant une période précise.
Pour éditer le bon de livraison, je commençais par sélectionner le nom du client
parmi ceux répertoriés dans le logiciel de gestion « Quickbooks », ensuite je
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devais choisir la référence du produit à livrer avant de renseigner le prix et la
quantité commandée pour chaque référence.
Ce travail nécessitait beaucoup d’attention et une grande concentration afin
d’éviter de reproduire des erreurs sur le bon de livraison sur la base duquel la
facture finale est établie.
Ma tâche suivante consistait à remettre à l’assistante commerciale le bon de
livraison et facture en deux exemplaires pour vérification avant qu’ils soient
signés et cachetés.
Parmi les autres missions auxquelles j’ai pu participer lors de mon stage, je peux
citer le suivi des créances clients. J’ai eu donc l’occasion d’assister le service
ADV au recouvrement en appelant les clients ayant eu un retard de paiement
pour leur rappeler que la facture est arrivée à échéance.
II. Les apports du stage
1. Les compétences acquises
Lors de ce stage que j’ai passé chez la société Nevo Technologies, j’ai pu
explorer l’aspect pratique des connaissances que j’ai acquises théoriquement
durant ma formation.
J’ai pris connaissance des flux informationnel et du processus suivi dans la
gestion administrative et financière des commandes clients à savoir :
• Le rapprochement des devis accordés aux clients avec les bons de
commandes reçus de leur part ;
• L’utilisation de l’outil de gestion « Quick Books » ;
• L’édition des bons de livraison et des factures de ventes ;
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• La prise de connaissance des mentions légales devant figurer sur les bons
de livraison et factures ;
• La prise de contact avec les clients notamment lors de la mission de
recouvrement des créances.
2. Les difficultés rencontrées et solutions proposées
Durant cette expérience professionnelle, je peux dire que j’ai eu peu de
difficultés car j’étais supervisée dans la plupart du temps par une assistante
commerciale jusqu’à maitrise des tâches.
Toutefois, il importe de citer les quelques difficultés auxquelles j’ai été
confrontée :
• Le problème de familiarisation avec la terminologie des articles, surtout
lors de la saisie des bons de livraison sur l’application « Quick Books » ;
• Des difficultés à déchiffrer l’écriture des clients sur les bons de
commande sachant que certains d’entre eux envoyaient des bons
commande manuscrits ;
• Des difficultés à décoder le processus de gestion des commandes et les
relations existantes entre chaque service ;
• Des difficultés à manipuler le logiciel de gestion « Quick Books » ;
• La gestion du temps en cas de hausse d’activité sachant que certaines
périodes étaient marquées par la gestion d’un flux importants de
commandes dont il fallait assurer un traitement rapide.
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Dans ces cas les solutions proposées consistait à demander de l’assistante et à
avoir les informations requises pour l’accomplissement de la tâche à réaliser et
minimiser ainsi tout risque d’erreur.
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CONCLUSION
Mon stage chez Nevo Technologies a été très instructif dans la mesure où j’ai pu
observer le fonctionnement d’une société. Au-delà, de l’activité de chacun des
services, j’ai pu apprendre comment s’articulent les différents départements
d’une même entreprise.
En outre, l’atmosphère au sein de la société était très favorable au travail et à
l’apprentissage. D’ailleurs, ce qui m’a le plus marqué c’est que la hiérarchie
était invisible dans les rapports entre les employés.
Par ailleurs, j’ai eu l’occasion de découvrir plusieurs pratiques de la gestion dans
l’entreprise. Bien, plus j’ai eu le plaisir de travailler dans un domaine qui me
passionne, celui de la gestion. En effet, ce stage m’a permis non seulement
d’approfondir mes connaissances dans ce domaine mais aussi d’acquérir une
expérience extrêmement valorisante d’un point de vue personnel. Dans la
mesure où il reflète parfaitement le domaine dans lequel j’aimerais poursuivre
ma carrière professionnelle, j’estime être heureuse d’avoir pu effectuer ce stage
entouré de personnes compétentes qui ont su me guider dans mes démarches
tout en me laissant une certaine autonomie.
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BIBLIOGRAPHIE
• Meryem SAMSAME, Meryem SLAOUI, Meryem HAMMOUCH, Sahar
TOLAIMATE Salma ZAHRAOUI, Hamza ELFASSI, 2011,“ Le cycle ventes
clients”, ENCG SETTAT.
• Alain HENRY & Ignace MONKAM-DAVERAT, 2010 “ Rédiger les
procédures de l’entreprise ”, Editions d’organisation.
• Ginger CASTILLO, 2014, mémoire de stage « Assistance commerciale ».
• Code Générale des impôts, 2017.
• Manuel des procédures internes de la société Nevo Technologies
WEBOGRAPHIE
• www. [Link]
• [Link]
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