Le PMO en

LISTE DE
CONTRÔLE

petit état
des lieux
 INTRODUCTION
Les années 2020 : voilà une nouvelle décennie qui aura démarré de manière
pour le moins compliquée ! Dans le contexte d’extrême incertitude et de forte
volatilité que nous traversons, il est plus important que jamais pour le PMO
de jouer à plein son rôle de pilier organisationnel.
Alors que diriez-vous de prendre quelques instants pour considérer la situation
de votre PMO ? Regardons comment votre bureau de gestion de projets se
positionne par rapport aux 10 facteurs clés qui fondent l’efficacité et la pertinence
d’un PMO dans les années 2020.
Vous prêter à cette rapide auto-évaluation devrait vous aider à mieux comprendre
la position de votre PMO, et à identifier des opportunités de progression afin
de renforcer sa capacité à aider l’entreprise à affronter ces temps troublés.

1 Un cadre clair et solide 6 Une vision stratégique

2 Des données éloquentes 7 Une approche réaliste de
l’évaluation de la valeur
3 Des équipes en ordre de marche
8 Le soutien de la hiérarchie
4 Des ressources bien positionnées
et coordonnées 9 Une ouverture à de nouvelles
5 Des outils professionnels méthodes
10 Un savoir-être très années 2020

LE PMO EN 2021 : PETIT ÉTAT DES LIEUX 2

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UN CADRE CLAIR ET SOLIDE
1 UN CADRE CLAIR ET SOLIDE
Alors, où en
Un PMO a avant tout pour fonction de fournir une structure. La première mission de êtes-vous ?
tout dirigeant de PMO est de définir, mettre en place, et raffiner au cours du temps un
ensemble de procédures uniformisées, conçues pour maximiser l’efficacité et la fiabilité
du travail sur les projets. Auto-évaluez
Ce cadre doit non seulement être adapté aux besoins et contraintes de l’organisation, l’efficacité et
mais aussi prendre en compte ses capacités et ressources en termes de budget, l’efficience de votre
d’effectifs, d’outils, et de maturité des utilisateurs. Tout ceci étant amené à évoluer - gestion de projets
surtout en période de turbulences économiques - un cadre méthodologique donné peut
parfaitement fonctionner pour votre PMO pendant un temps, puis devoir être réajusté,
voire remplacé, pour refléter des changements dans l’organisation.

Pour garantir une collaboration efficace, vos méthodes et procédés doivent être
uniformément partagés par l’ensemble des structures et équipes intervenant sur la
gestion de projets. Les utilisateurs doivent donc pouvoir se référer à une gouvernance,
à des orientations et à des directives claires et sensées.

Enfin, tout cadre méthodologique pour la gestion de projets doit impérativement inclure
des indicateurs appropriés pour évaluer la performance et les progrès, et pour identifier
des opportunités d’amélioration.
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DES DONNÉES ÉLOQUENTES
2 DES DONNÉES ÉLOQUENTES

L’on entend souvent dire “Garbage in, garbage out“. Ce que l’on pourrait traduire par
“À mauvaise farine, mauvais pain“ signifie simplement que la pertinence de vos
analyses et décisions dépend fondamentalement de la qualité des données sur lesquelles Avez-vous les
vous les fondez.
bons outils pour
Il vous faut des données fiables, à jour, et consolidées, centralisées dans un système votre PMO ?
unique et facilement accessibles par quiconque en a besoin. L’automatisation vous aidera
à garantir la sécurité et l’intégrité des données dans la durée.

Ces données de qualité représentent la base de tout. Base que vous pouvez ensuite
agrémenter de fonctionnalités vous permettant de jouer avec ces données pour les
faire parler. La capacité à les tordre pour les examiner sous tous les angles, à les filtrer,
à établir des parallèles entre elles et à identifier des tendances pourra faire émerger de
nouvelles idées.

Des fonctionnalités de modélisation prédictive pour projeter votre portefeuille dans

divers univers parallèles et des visualisations de données éloquentes vous permettront
de tirer encore meilleur profit de vos données.

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DES ÉQUIPES EN ORDRE DE MARCHE
3 DES ÉQUIPES EN ORDRE
DE MARCHE Aidez vos équipes à
se mettre en ordre de
marche !
PMO pourrait tout aussi bien signifier “People Management Office” (Bureau de gestion
des personnes). Gérer le facteur humain est un volet fondamental de la fonction, les
utilisateurs étant le cœur et l’âme de votre PMO. Il n’y a tout simplement rien que
Découvrez comment
vous puissiez faire s’ils ne sont pas préparés et disposés à tirer le meilleur parti de vos accroître la
procédés et données. productivité au sein
En conséquence, ils doivent recevoir les formations qui les aideront à prendre en main de votre PMO
les outils et méthodes. Cependant, la montée en compétences des utilisateurs reste
essentiellement affaire de culture et de maturité, ce qui requiert de soigneux efforts de
conduite du changement et de communication.

Autre pilier de l’adhésion des utilisateurs, une ligne directrice claire : pour prendre leurs
responsabilités, ils doivent avoir une bonne compréhension de leur place et du rôle qu’ils
sont supposés tenir dans la structure et la méthodologie globales de gestion de projets.
Être à l’écoute des idées des utilisateurs et de leurs retours d’expérience, et prêter
attention à leurs pratiques et usages vous aidera à identifier et à aplanir les blocages.

Bien que l’objectif soit de développer la maturité de l’ensemble des équipes pour les
amener au même niveau, vous pouvez envisager d’offrir une expérience simplifiée, avec TÉLÉCHARGEZ
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des exigences et un volume de données réduits, aux utilisateurs qui ne gèrent que des
activités projets simples et élémentaires.

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4 DES RESSOURCES BIEN
POSITIONNÉES ET COORDONNÉES
4 DES RESSOURCES BIEN
POSITIONNÉES ET COORDONNÉES Optimisez l’allocation
de vos ressources

À moins que vous n’évoluiez dans un environnement particulièrement faste, vous

êtes probablement confronté au casse-tête quotidien que représente la répartition
Réduisez ainsi la durée
de ressources humaines, financières, productives et informatiques limitées entre des de vos projets
demandes concurrentes. L’objectif étant de réaliser les arbitrages qui permettront
d’allouer et d’utiliser l’ensemble des ressources de manière à maximiser la valeur créée.

Vous devez pour ce faire consolider la disponibilité des ressources et les besoins des
projets en un unique système, éventuellement connecté à votre logiciel de gestion des
ressources humaines, de manière à bien orchestrer l’allocation des profils clés. Cela
permettra également de fiabiliser la gestion de la capacité ainsi que les projections, en
y intégrant les interdépendances entre ressources.

Vous devez également être en mesure de gérer les budgets et les coûts à l’échelle du
portefeuille. Il vous faut pouvoir estimer les coûts dès le stade de l’étude préliminaire, et
suivre les changements et évolutions tout au long du cycle de vie du projet de manière
à être capable d’ajuster au fil de l’eau pour garantir l’équilibre budgétaire.

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5
DES OUTILS PROFESSIONNELS
5 DES OUTILS PROFESSIONNELS Explorez le champ des
possibles en matière
de solutions de
Cet état des lieux fait mention d’un certain nombre de fonctionnalités et de capacités
gestion de projets
techniques essentielles pour votre PMO. La manière la plus simple et la plus efficace
de vous les procurer passe par l’acquisition d’un outil professionnel de gestion de
portefeuilles de projets centralisée. Comparez 4 types
Non seulement un bon logiciel de gestion de projets soulagera vos collaborateurs des
de solutions et
tâches répétitives et pénibles, mais il va également recueillir et préserver des données déterminez celle qui
de qualité, et vous donner visibilité et contrôle sur vos ressources. Il vous permettra vous convient
également de mener analyses, comparaisons, projections et simulations afin de vous
le mieux
aiguiller et de renforcer votre capacité à prendre les bonnes décisions.

Les solutions dans le cloud s’imposent comme la nouvelle norme de marché, car les
coûts et contraintes tendent à y être moindres, mais il est important de s’assurer de
choisir un partenaire certifié conforme à des normes de sécurité de l’information telles
que la norme ISO 27001.

Les organisations qui ne sont pas encore parvenues au bout de leur trajectoire de
croissance ont tout intérêt à se tourner vers une solution mettant l’accent sur la simplicité
de l’expérience utilisateur et la modularité.

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6
UNE VISION STRATÉGIQUE
6 UNE VISION STRATÉGIQUE
Optimisez la portée
La valeur que revêt un service d’entreprise du point de vue de l’organisation dans son stratégique de vos projets
ensemble peut schématiquement être définie comme la mesure dans laquelle il sert la
stratégie. C’est d’autant plus vrai pour le PMO. Dotez-vous du cadre
Chargé de décider de l’allocation de ressources clés, le PMO doit s’assurer qu’il les approprié pour
canalise vers les projets et programmes qui servent le mieux les objectifs et initiatives maximiser la cohérence
stratégiques de l’entreprise. Le même attachement à la stratégie doit également guider
la construction de portefeuilles cohérents, conçus et optimisés pour créer de la valeur
avec la stratégie de
sur le long terme. l’entreprise
Pour bien servir la stratégie, il est essentiel de se concentrer sur la gestion des idées et
la sélection des projets. S’il est évidemment important de bien mener les projets, il l’est
plus encore de mener les bons projets. Recourir à l’analyse de données peut permettre
d’évaluer la cohérence des idées et projets avec la stratégie très en amont. De même,
la priorité doit aller aux projets qui maximisent la valeur stratégique à l’échelle du
portefeuille voire de l’entreprise.

Lorsque les perturbations de marché bouleversent drastiquement le contexte dans lequel

elle évolue, votre organisation doit être en mesure de reconsidérer voire d’infléchir sa
stratégie et de répercuter les nouvelles orientations sur ses portefeuilles de projets.
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7 UNE APPROCHE RÉALISTE
DE L’ÉVALUATION DE LA VALEUR
7 UNE APPROCHE RÉALISTE DE Utilisez les bons
indicateurs !
L’ÉVALUATION DE LA VALEUR
Retrouvez l’ensemble
Tout cela est donc affaire de création de valeur. Ce qui amène à se demander : comment des critères de
au juste évaluer la valeur ? Vous êtes peut-être plus ou moins familier avec la pléthore mesure de la valeur
d’indicateurs financiers utilisés pour mesurer le rendement d’un projet : ROI, NPV, ECV, etc.
dans ce guide sur les
L’un, ou une combinaison de plusieurs d’entre eux peut mieux convenir à votre situation fondamentaux de la
et à vos besoins, mais, quel que soit l’indicateur que vous choisissez, assurez-vous de
gestion de portefeuilles
bien prendre en compte tous les paramètres applicables.
de projets
En particulier, ne négligez pas les risques. Le risque est souvent le parent pauvre de
l’évaluation de la valeur, bien qu’il puisse considérablement amputer le rendement de
vos projets. L’actualité nous a démontré que le risque existe bel et bien, et qu’il doit
impérativement être pris en compte dans les projections. Une approche réaliste et
structurée de la gestion des risques peut vous aider à améliorer les décisions, mais
aussi à atténuer ces risques.

Enfin, ne vous reposez pas uniquement sur les indicateurs financiers. Bien que maximiser le
ROI soit un objectif éminemment logique, les projets peuvent produire d’autres bénéfices,
eux non-quantifiables, que vous devez essayer de prendre en compte.
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8
LE SOUTIEN DE LA HIÉRARCHIE
8 LE SOUTIEN DE LA HIÉRARCHIE Améliorez la gestion
de vos ressources et
Quels que soient vos plans et votre programme pour votre PMO, il est plus que probable réduisez le cycle de
que vous vous heurtiez à des obstacles à un point ou à un autre. C’est pourquoi il est vie de vos projets
essentiel de ne pas être seul.

Il vous faudra le soutien et la confiance de la haute direction, qui doit cautionner votre
feuille de route et soutenir publiquement les changements que vous souhaitez impulser,
tout particulièrement s’ils impliquent des bouleversements organisationnels.

La bonne nouvelle étant que, en tant que PMO, vous avez de solides arguments pour
attirer l’attention de la direction et la convaincre de soutenir votre programme : vous
avez des choses à leur apporter. Avec sa visibilité sur l’ensemble des portefeuilles et
activités de l’entreprise, votre PMO est en position idéale pour fournir des informations
précieuses aux décideurs et pour faciliter leur travail. C’est particulièrement vrai en
période d’incertitude. Faites usage de cette influence, faites-leur comprendre le sens et
l’importance de votre travail !

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LE PMO EN 2021 : PETIT ÉTAT DES LIEUX 18

9 UNE OUVERTURE
À DE NOUVELLES MÉTHODES
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9 UNE OUVERTURE
À DE NOUVELLES MÉTHODES Découvrez comment
l’École Nationale de
Police du Québec
En réponse à l’accélération et à la complexification de l’activité économique, beaucoup
a optimisé les
de PMO et de structures de gestion de projets optent pour des approches bi-modales
mêlant différents types de pratiques de gestion de projets.
processus du PMO
avec une approche
Au nombre de ces hybrides ayant le vent en poupe figurent les modes cascade-agile
(particulièrement adapté au secteur manufacturier) et cascade-chaîne critique, mais
mixte Cascade/Agile
certaines organisations s’aventurent hors des sentiers battus pour inventer leur propre
méthode.

Changer de méthode, a fortiori en inventer une nouvelle, n’est probablement pas la

meilleure solution pour toutes les organisations, mais il peut être intéressant de l’envisager.
Remettre en cause les modèles hérités peut produire des bénéfices insoupçonnés.

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10
UN SAVOIR-ÊTRE TRÈS 2020
 Tenez-vous informé
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10 UN SAVOIR-ÊTRE TRÈS centre de ressources
ANNÉES 2020
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LE CORPUS DE
Bienvenue dans les années 2020 ! Nous n’avons pas besoin de boule de cristal pour
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avancer en toute confiance une prédiction : il va y avoir du mouvement.

L’accélération du progrès technologique, les changements sociétaux, des bouleversements

Ou découvrez « La gestion
systémiques majeurs, les mutations rapides des attentes des marchés, tout va concourir de portefeuilles et de projets
à changer la donne pour le PMO. en période de turbulences
Nous voici donc dans les années 2020. Même avant que la crise liée à la COVID-19 ne
économiques » par notre
nous frappe, nous savions bien que la décennie serait mouvementée ! expert Harvey Levine
L’accélération du progrès technologique, les changements sociétaux, les mutations
rapides des attentes des marchés, tout va concourir à changer la donne pour le PMO.
Sans même mentionner les catastrophes d’ampleur mondiale.

Aujourd’hui plus que jamais, le PMO doit savoir se montrer flexible et prêt à accueillir le
changement. Soyez ouvert aux idées nouvelles, aux usages émergents, aux modes de
travail des nouvelles générations ; montrez-vous proactif et ne soyez pas réfractaire aux
changements, au contraire, encouragez-les !

Pour ce faire, prendre le temps de rester informé peut être extrêmement utile. Lisez,
participez à des événements professionnels et échangez avec vos homologues TÉLÉCHARGEZ
pour vous tenir au courant de l’évolution des pratiques, tendances, modèles
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et outils. Le soutien et l’éclairage de consultants spécialisés peut aussi vous
aider à cet égard.

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 ALORS, QUE DONNE CET ÉTAT DES LIEUX
DE VOTRE PMO ?

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Contact À PROPOS DE SCIFORMA

www.sciforma.com Sciforma est l’un des principaux développeurs de logiciels de gestion de portefeuilles de projets et offre ses solutions depuis 1982 à plus de 250
Tél. : +33 1 56 54 83 00 000 utilisateurs à travers le monde. Multiplateforme, son logiciel flexible et facile à utiliser est dédié à la gestion de projets et de portefeuilles
[email protected] de projets. Les entreprises devant réaliser de multiples projets pour de nombreux clients différents (incluant des clients en interne) ont besoin
de définir leurs priorités afin de se consacrer à ce qui leur apportera les meilleurs résultats. La solution de gestion de portefeuilles de projets
proposée par Sciforma permet aux chefs de projets et aux dirigeants de mieux analyser les investissements, planifier la capacité à faire, gérer
les risques et contrôler les dépenses.

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