Le guide de la planification et de
l'animation d'événements virtuels
Le guide de la planification et de l’animation d’événements virtuels 1
L'avenir des
événements est virtuel
L'année 2020 a montré que les remises de diplômes sont tout aussi
émouvantes en ligne, que l'apprentissage peut se faire depuis un salon
avec un ordinateur portable et quelques outils, et que les événements
intégrant développement de réseau en face à face, discours et sessions
en petits groupes s'avèrent également passionnants en visioconférence.
Ce guide passe en revue différents types d'événements virtuels
et explique comment les animer, y compris du point de vue de
l'équipement et des fonctionnalités audiovisuelles, du budget et de
la promotion. Il fournit également une check-list visant à assurer le bon
déroulement d'un événement en ligne.
PAGE 3 Types d'événements virtuels
PAGE 4 Différences entre événements diffusés en direct et
événements pré-enregistrés
PAGE 5 Différences entre diffusion en direct et visioconférence
PAGE 6 Animer des événements virtuels
PAGE 6 Équipement et fonctionnalités audiovisuelles
PAGE 7 Planifier le budget d'un événement virtuel
PAGE 9 Meilleures pratiques en matière d'événements virtuels
PAGE 11 Promouvoir un événement virtuel
PAGE 12 Check-list relative aux événements virtuels
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Types d'événements virtuels
Le terme d'événement virtuel est associé à une LES CONFÉRENCES VIRTUELLES PEUVENT INCLURE LES ÉLÉMENTS SUIVANTS :
catégorie générique englobant des événements
comme les conférences en ligne, les interventions Panels Sommets ou congrès sectoriels
diffusées en direct, les sessions pré-enregistrées Microsites avec intervenants Sessions de formation
ou les formations. Ce format peut remplacer ou sessions pré-enregistrées
un événement en face à face ou être conçu Opportunités de
spécifiquement pour une participation en ligne. Conférences en direct avec développement de réseau
séances en petit groupe
Conférences virtuelles
Les conférences virtuelles permettent d'informer
une audience, d'attirer de nouveaux leads et de
convertir ces derniers en clients. L'organisateur
a également la possibilité de fournir du contenu
complémentaire, comme des mises à jour ou des
annonces relatives aux produits et aux services
offerts. Ces événements virtuels sectoriels offrent
de nombreuses opportunités de partenariat et
permettent de collaborer avec des influenceurs ou
d'autres intervenants de renom. Les conférences
étant des événements sectoriels, elles sont aussi
l'opportunité pour les participants de développer
leur réseau et de rencontrer leurs pairs, ces activités
étant compatibles avec un format en ligne.
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Différences entre événements
diffusés en direct et événements ÉVÉNEMENTS DIFFUSÉS EN DIRECT
pré-enregistrés Les événements diffusés en direct comprennent les panels, les discours
Un événement virtuel peut-être accessible uniquement d'invités et d'autres expériences en direct, comme des performances.
en direct, enregistré pour visionnage ultérieur ou En planifiant un événement diffusé en temps réel, il est important de
encore mis à disposition en tant qu'événement recréer sous forme virtuelle certaines expériences, comme les rencontres
pré-enregistré, consultable sur une plateforme informelles ou les opportunités de développement de réseau. Il est
à accès protégé par un identifiant ou soumis à nécessaire de tester l'équipement pour s'assurer que les participants ont
paiement. Les événements en direct permettent une accès au programme et aux opportunités de développement de réseau
forme d'exclusivité ou de confidentialité pour des en amont de l'événement. Il faut également incorporer les réseaux sociaux
occasions comme la sortie d'un album, un concert à la stratégie et toujours prévoir un plan B. Les événements en direct ne
ou tout autre contenu révélé uniquement en temps sont pas nécessairement destinés aux clients ou au public, il est également
réel. Les événements pré-enregistrés, qui restent possible d'organiser des temps forts de l'entreprise, comme une
disponibles plus longtemps, offrent plus de flexibilité assemblée générale virtuelle à l'aide de ces technologies.
et sont adaptés aux audiences très sollicitées,
susceptibles de préférer étaler leurs apprentissages
dans le temps et selon leur convenance. ÉVÉNEMENTS PRÉ-ENREGISTRÉS
Avant d'organiser un événement virtuel en En fonction des ressources disponibles et de l'audience visée,
direct, il faut répondre aux questions suivantes : un événement en direct peut ne pas représenter la meilleure option.
Par exemple, un marketeur travaillant seul ne sera pas en mesure de
Où cet événement sera-t-il organisé ?
produire ou de présenter un tel événement. Les formats pré-enregistrés
Restera-t-il accessible après la session en direct ? comprennent les discours, les séminaires, et toute forme de contenu
interactif susceptible d'être visionné par les participants dans leur temps
Quand et comment est-il possible de tester la
libre. Il est même possible de proposer du contenu pré-enregistré, incluant
plateforme qui l'hébergera ?
des sessions en petit groupe sur Slack ou sur d'autres plateformes en ligne,
Comment les participants pourront-ils développer afin que les participants puissent collaborer et se rencontrer au moment
leur réseau et collaborer ? qui leur convient. Ce type d'événement en ligne est inclusif et ouvert à tous,
quel que soit le fuseau horaire ou la localisation des participants.
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Différences entre la diffusion en direct
et la visioconférence
Après avoir abordé la différence entre événements en direct et contenu pré-enregistré,
il faut comprendre en quoi la diffusion en temps réel diffère de la visioconférence
(autrement dit, du contenu vidéo en direct).
La diffusion en temps réel offre : La visioconférence est quant à elle :
Une expérience intuitive pour une Optimisée pour les interactions
audience nombreuse individuelles ou en petit groupe
Des visuels enrichis Moins facile d'accès et moins sécurisée
Des fonctionnalités avancées de Limitée au regard de la qualité
stockage, de partage et de gestion audiovisuelle
des fichiers et des audiences
Dépourvue de capacités de stockage
Plus de stabilité et d'adaptabilité et de partage à long terme
pour les audiences nombreuses
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Animer des Équipement et fonctionnalités audiovisuelles
événements virtuels Un événement virtuel peut être organisé dans différents locaux, qu'il s'agisse d'une
L'organisateur d'un événement virtuel scène professionnelle, d'un studio d'enregistrement ou encore du domicile des
a pour mission de s'assurer que chacun puisse animateurs. Lors de la planification des aspects audiovisuels, les facteurs les plus
accéder au contenu, collaborer, développer importants sont la qualité du son et de la vidéo. Il faut veiller à ce que les présentateurs
son réseau et participer à l'ensemble des disposent d'une bonne connexion Wi-Fi, d'une webcam haute qualité et d'un plan de
activités proposées. Les conseils ci-dessous secours en cas de défaillance matérielle ou logicielle.
s'appliquent à l'animation d'événements Pour animer un événement depuis le domicile d'un présentateur, certains équipements
virtuels en direct et pré-enregistrés. peuvent s'avérer utiles. Selon la taille de l'audience et les ressources disponibles,
une webcam personnelle, un ordinateur portable et un éclairage grand public
Assurez-vous de disposer d'une connexion
peuvent suffire, ou il faudra au contraire privilégier une configuration à plusieurs écrans
Wi-Fi suffisante.
comprenant télécommande et autres accessoires professionnels. Quels que soient les
Déterminez comment vous traiterez les impératifs techniques, une planification et une configuration adéquates assureront la
questions, en temps réel ou a posteriori. qualité de la diffusion.
Identifiez la plateforme qui accueillera Équipements pour la diffusion d'événements en direct depuis le domicile
l'événement, les modalités d'accès d'un intervenant :
au contenu, les éventuels frais de
Studio portatif comme le HD550 Télécommande
participation et les conditions d'inscription.
Un ou plusieurs moniteurs Enregistreur de type AJA Ki Pro
Découvrez six éléments à prendre en compte
en matière de planification et d'animation Webcam USB externe Connexion internet sécurisée
d'événements en ligne.
Ordinateurs portables
Si vous débutez avec les événements virtuels, consultez la formation en cinq modules
de Vimeo intitulée Les fondamentaux du direct : des tactiques éprouvées pour
vous lancer dans le streaming vidéo. Vous découvrirez l'équipement nécessaire,
la configuration optimale en matière de son et d'éclairage, ainsi que les meilleures
pratiques de prise de vue.
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Planifier le budget d'un événement virtuel
En planifiant le budget d'un événement virtuel diffusé en direct ou d'une conférence pré-enregistrée, il faut s'attacher
à assurer une bonne qualité de connexion et de réception à l'ensemble des participants. C'est pourquoi ce budget doit
englober des éléments comme une connexion Wi-Fi de secours ou la réalisation de tests.
Matériel
Si la plateforme de diffusion en ligne employée n'en inclut pas, un encodeur
est nécessaire. Il faut également disposer d'une caméra ou d'un ordinateur en
intégrant une, ainsi que d'un kit d'éclairage ou d'un anneau LED, le cas échéant.
ÉCLAIRAGE AUDIO
Les possibilités vont des basiques Il est possible de commencer avec
comme un anneau LED, la lumière un microphone USB Yeti Nano,
naturelle ou un simple réflecteur, avant d'opter pour un Shure SM7B.
aux équipements professionnels
ENCODEUR
comme le projecteur 300D II
Pour les événements diffusés en
d'Aputure avec boîte à lumière
temps réel, certaines plateformes
Dome Mini.
comme Facebook Live
CAMÉRA proposent l'encodage intégré.
Les débutants peuvent se contenter Une régie compacte comme le
de l'appareil photo d'un téléphone, Livestream Studio HD550 peut
cependant, pour les événements également être utilisée. Les encodeurs
de grande ampleur, un caméscope permettent de convertir un
plus robuste, comme le enregistrement vidéo en un flux
Sony PXW-Z90, est nécessaire. pris en charge par les téléphones
Découvrez des conseils pour et les ordinateurs.
diffuser un événement en direct
via votre téléphone.
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Logiciel
Beaucoup de plateformes de diffusion en direct sont aujourd'hui Si vous diffusez des événements virtuels via des
connues du grand public. Si les solutions gratuites comme réseaux sociaux comme LinkedIn Live, Facebook Live,
Facebook Live se sont considérablement améliorées, les services de YouTube Live ou Twitter, pensez à consulter le guide de
niveau professionnel offrent une fiabilité et une portée renforcées. Vimeo du streaming social.
Les plateformes professionnelles comme Vimeo permettent,
entre autres, de diffuser un flux sur plusieurs réseaux sociaux, d'insérer Support
des effets graphiques sophistiqués, de configurer un flux de secours,
Pour garantir le bon déroulement d'un événement virtuel,
ou encore d'intégrer la vidéo à un site web.
le support peut être assuré en interne ou confié
à un consultant. Quelle que soit la taille de l'événement,
POUR CHOISIR UNE PLATEFORME DE STREAMING, IL CONVIENT DE les questions et les problèmes surgissant avant, pendant
CONSIDÉRER LES PARAMÈTRES SUIVANTS : et après la diffusion doivent être adressés à un point de
contact dédié, chargé de les traiter.
Qualité de la diffusion
Confidentialité
Possibilités d'interaction avec l'audience visée
Accessibilité (sous-titrage en direct à la demande)
Fonctionnalités de gestion de contenu et de
visionnage différé
Personnalisation et branding
Analytics
Distribution
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Meilleures pratiques en matière
d'événements virtuels
L'organisation d'un événement virtuel impose un certain nombre
de considérations relatives à l'expérience des participants. Il ne faut
jamais oublier que ceux-ci prennent sur leur temps personnel ou
professionnel pour découvrir le contenu proposé. Ils s'attendent
donc à pouvoir interagir, échanger et s'informer.
Chaque session doit offrir des opportunités d'interaction.
Les sondages et les questionnaires en direct sont un
excellent moyen d'interagir avec l'audience.
Pendant les événements en temps réel, il est recommandé
de proposer une séance de questions-réponses.
Des sessions en petits groupes et des opportunités de
développement de réseau doivent être facilitées, les logiciels
de visioconférence comptant des fonctionnalités dédiées.
Les participants doivent disposer d'une interface où
échanger avant, pendant et après l'événement.
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Exemples d'entreprises organisant des événements virtuels remarquables
De nombreuses entreprises, parmi lesquelles HubSpot, ont organisé des événements virtuels par le passé. Les équipes ont
ainsi pu s'appuyer sur leur expertise pour transformer des événements traditionnellement organisés en présentiel, comme la
conférence INBOUND, en une expérience en ligne pleinement immersive.
INBOUND Conférence annuelle SaaStr Streameo
La conférence INBOUND 2020 de Avec 50 000 participants, la conférence En juin 2020, des milliers de créateurs
HubSpot a inclus des sessions en direct annuelle SaaStr est le plus grand et d'entrepreneurs ont consacré neuf
adaptées à différents fuseaux horaires, congrès du secteur à l’échelle mondiale. heures de leur journée à Streameo,
du contenu à la demande consultable L’édition virtuelle comprenait des rencontres le premier événement virtuel de Vimeo,
en autonomie, et du contenu audio individuelles consacrées au développement dédié à la croissance de l'ensemble
permettant aux participants de de réseau, des séances de questions- des canaux vidéo. Ce marathon
s'éloigner de leurs écrans. réponses exclusives et des sessions de d'apprentissage, de développement de
mentoring. Les enregistrements issus de réseau et d'interventions d'experts était
MozCon l’événement ont tous été mis à disposition agrémenté de propositions ludiques :
Pour la première fois, MozCon a eu du public. courts-métrages ou encore cours de
lieu en ligne, avec des opportunités de préparation de cocktails.
développement de réseau réparties
sur différents créneaux horaires pour
permettre au plus grand nombre
d’en profiter. Cet événement virtuel
a notamment réuni des experts
en optimisation pour les moteurs
de recherche, des agences et
des marketeurs.
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Promouvoir un événement virtuel
Pour promouvoir une conférence ou un événement virtuel, il faut fournir à l'audience visée une
idée claire de ce qu'elle peut attendre. À l'inscription, les participants doivent savoir ce qu'ils vont
obtenir en échange de leur temps et de leur argent.
Définissez les attentes des participants quant Encouragez et aidez les intervenants et vos
à leur expérience. salariés à promouvoir l'événement.
Indiquez si l'événement sera diffusé en direct ou s'il sera Fournissez des modèles et des messages conformes
pré-enregistré, combien de temps le contenu restera à l'identité de la marque pour faciliter autant que
disponible, s'il sera possible de poser des questions, possible le partage et la promotion de l'événement.
si des séances en petit groupe ou des opportunités de
développement de réseau sont prévues, et si les participants
Utilisez les réseaux sociaux pour la promotion
auront accès à des informations et à du contenu exclusifs.
de l'événement et le développement de réseau
entre participants.
Favorisez le co-branding, les offres de partenariat et
de prestation, et collaborez avec des influenceurs de Introduisez un hashtag en lien avec l'événement pour
votre secteur. permettre aux participants de rejoindre facilement la
conversation et de se rencontrer. Vous pouvez aussi
Contactez d'autres organisations de votre secteur d'activité créer un groupe Slack ou Facebook pour favoriser le
pour nouer des partenariats et coopter leur audience. développement de réseau et permettre aux participants
Précisez clairement aux inscrits lesquelles des marques d'échanger en comité réduit.
interviendront directement dans l'événement.
Les marketeurs événementiels recommandent de favoriser la plus grande interactivité possible dans l'espace virtuel,
en mettant des stratégies en place dès la planification de l'événement.
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Check-list relative aux événements virtuels
AVANT L'ÉVÉNEMENT APRÈS L'ÉVÉNEMENT
Décidez si celui-ci sera diffusé en direct ou pré-enregistré. Mettez les enregistrements
à disposition des inscrits pour
Identifiez les intervenants et le contenu, y compris les partenaires de co-marketing. une durée limitée ou indéfinie.
Établissez l'ordre du jour. Passez les performances de la diffusion
en revue.
Définissez un budget incluant le matériel, les logiciels et le support.
Poursuivez la conversation sur Slack,
Sélectionnez l'équipement, les outils et l'équipe organisatrice. Facebook, Twitter, et sur d'autres
réseaux en ligne.
Entraînez-vous. L'événementiel est toujours stressant, mais la pratique fait le maître.
Recueillez le feedback des participants.
PENDANT L'ÉVÉNEMENT
Incitez les intervenants et vos salariés
Offrez un service de support et de résolution des problèmes aux participants. à partager l'événement même une fois
qu'il est terminé.
Suivez les réseaux sociaux et interagissez en ligne avec les participants.
Diffusez l'événement en veillant à la qualité de l'éclairage et du flux vidéo.
Monitorez les performances du flux pour pouvoir réagir en cas de problème.
En savoir plus
Interagissez avec les participants et proposez des échanges en petit groupe
et des opportunités de développement de réseau.
Mobilisez le chat, les sondages et les opportunités de mise en relation pour
interagir avec les participants.
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INBOUND
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Alicia Garza, Fondatrice de Black Futures Lab, Sandy Carter, Vice-présidente
d'Amazon Web Services, ou encore Sasan Goordarzi, PDG d'Intuit.
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