Cours accéléré

sur Office 365
Conseils rapides pour faire gagner du temps
à votre entreprise en pleine croissance
Introduction
Votre équipe et vous comptez probablement parmi
les 1,2 milliard de personnes au monde qui ont utilisé
Office 365. Vous connaissez les applications standard
telles que Word, Excel, Outlook et PowerPoint. Mais,
quand il s’agit de répondre aux besoins et aux défis
en constante évolution de votre entreprise, Office 365
offre davantage de ressources qu’il n’apparaît au
premier coup d’œil. Des programmes d’aide à la
décision aux solutions de communication et de travail
d’équipe, les avancées dans ces outils de productivité
changent notre façon de vivre et de travailler. Et si
les préoccupations de votre équipe tournent autour
de sujets tels que la sécurité, la gestion des appareils
mobiles ou le travail à distance, un passage au
cloud peut faire plus pour votre entreprise en pleine
croissance que jamais auparavant.

Cet e-book vous apprendra à utiliser au mieux des

applications Office 365 spécifiques dans six domaines
critiques de votre activité : la mobilité, le travail
d’équipe, la communication, la sécurité, la productivité
et l’information.

2
Table des matières

Chapitre 1
La mobilité permet l’activité hors du bureau............................................................. 4

Chapitre 2
La collaboration fonctionne...........................................................................................13

Chapitre 3
La communication est reine.......................................................................................... 23

Chapitre 4
La technologie renforce l’efficacité............................................................................. 32

Chapitre 5
Protégez vos données.................................................................................................... 37

Chapitre 6
Exploitez la puissance des données............................................................................ 43

3
Chapitre 1

La mobilité
permet l’activité
hors du bureau
Avec les versions Premium de Word, d’Excel et de PowerPoint, ainsi qu’une
interface utilisateur optimisée pour les téléphones ou tablettes Android ou iOS,
Office 365 permet à votre équipe de donner le meilleur d’elle-même, tant au
bureau qu’en dehors de celui-ci.

4
« Les représentants de la génération
du millénaire nous disent que le
travail flexible est une priorité. Et nous
sommes convaincus que, lorsque vous
respectez les personnes et leur mode
de fonctionnement, cela contribue
à augmenter considérablement
la productivité. En permettant
aux employés d’accéder à des
composants Office 365 dans le cloud,
nous sommes en mesure de créer une
approche plus fluide et flexible de
l’espace de travail physique. »

Carl Dawson
Directeur informatique, Marks & Spencer
 La mobilité permet l’activité hors du bureau

Word

Ajoutez des
commentaires dans
Word via votre
téléphone
Vous devez formuler des commentaires à l’adresse
d’un collègue pendant que vous faites la navette ?
Vous pouvez modifier des documents sur votre
Android ou iPhone avec l’application mobile Word.

Pour ajouter des commentaires.

Appuyez n’importe où dans un document, puis cliquez
sur Modifier.

Tapez vos commentaires. S’il s’agit de la première

fois que vous ajoutez un commentaire, vous êtes
invité à entrer un nom d’utilisateur afin que d’autres
personnes sachent qui a modifié le document.

6
 La mobilité permet l’activité hors du bureau

Excel

Quatre raccourcis
Excel conviviaux
Vous pensez qu’Excel n’est qu’un programme de
bureau ? Réfléchissez-y à deux fois. Vous pouvez faire
pratiquement tout ce que vous voulez dans Excel sur
votre smartphone ou votre tablette.

1. Formules
Calculez des formules sur l’application mobile en
appuyant sur l’onglet Formules.

2. Accès aisé à vos fichiers

Enregistrez les fichiers Excel sur OneDrive et accédez-y
rapidement sur tout appareil.

3. Clavier intégré
Ajoutez des formules en toute facilité avec le clavier
à l’écran de votre tablette.

4. Graphiques suggérés
Visualisez rapidement des données en quelques
étapes avec la fonctionnalité Graphiques suggérés,
parfaite pour les écrans de petite taille.

7
La mobilité permet l’activité hors du bureau

PowerPoint

PowerPoint Mobile
a ses avantages
Préparez et présentez en déplacement
Vous avez besoin de corriger une présentation tandis
que vous êtes en déplacement ? Utilisez l’application
PowerPoint pour apporter des modifications à partir
de votre smartphone ou de votre tablette.

Gardez vos notes à portée de main

Lisez les notes d’une présentation directement sur
votre téléphone.

Coupez les cordes

Pas besoin de fils et câbles encombrants. Le mode
Présentateur vous permet de contrôler totalement ce
que voit votre public en affichant les commentaires
du présentateur uniquement sur votre tablette. Les
nouvelles fonctionnalités d’écriture manuscrite,
de pointeur laser et de surlignage vous aident
à mettre en évidence des concepts clés en cours de
présentation.

Connaissez vos points de discussion

Écrivez vos notes à la main pour souligner les points
clés.

8
 La mobilité permet l’activité hors du bureau

OneDrive

Le partage facilité
OneDrive permet d’accéder aux fichiers sans effort,
de sorte que vous pouvez travailler en tout lieu et
partager votre travail avec votre équipe, où qu’elle soit.
Prévisualisez plus de 270 types de fichiers courants,
dont des fichiers aux formats PDF, PSD Photoshop,
Adobe Illustrator et Visio, des images médicales
DICOM, etc. Vous pouvez même diffuser de la vidéo
à la demande sans attendre le téléchargement
complet.

Partagez vos fichiers en toute confiance, sachant que

les autres utilisateurs pourront y accéder de manière
transparente et sécurisée. Partagez un fichier ou un
dossier avec des personnes spécifiques, ou envoyez
un lien permettant à toute personne qui en a besoin
d’y accéder, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de votre
organisation. Par ailleurs, vous pouvez contrôler la
durée pendant laquelle le lien fonctionnera, ainsi que
visualiser et modifier facilement les autorisations que
vous avez accordées.

9
 La mobilité permet l’activité hors du bureau

Microsoft Teams

Communiquez en
temps réel
Pour le nombre croissant d’organisations qui ne
peuvent pas toujours rassembler tout le monde dans
une même pièce, Teams offre une expérience de
réunion riche et immersive permettant aux utilisateurs
d’ajouter des fichiers Office, tels que des documents
PowerPoint contenant des animations, via un
ordinateur de bureau ou un appareil mobile pour les
appels ou la conversation.

10
 La mobilité permet l’activité hors du bureau

Sway

Créez des documents

créatifs en
déplacement
Sway accélère et facilite la création et le partage de
rapports interactifs, présentations et autres récits
personnels soignés sur votre appareil mobile. Ajoutez
votre contenu. Sway se charge du reste.

Créez rapidement
• Démarrez un Sway à partir de photos sur votre
appareil mobile.
• Commencez un Sway en choisissant un modèle.
• Accédez à votre contenu en tout lieu, puis
continuez à modifier vos Sways précédents en
déplacement.

Collaborez sur des Sways avec un minimum d’effort

• Co-éditez avec d’autres personnes proches de vous
en utilisant votre iPhone.
• Partagez un lien d’édition avec toute personne
pour lui permettre d’accéder au Sway sur son
appareil mobile ou de bureau.

Ajoutez aisément du contenu

Utilisez toute photo ou vidéo enregistrée sur votre
appareil mobile.

Partagez en toute facilité

Chaque Sway est intégré avec des options de partage
mobile. Il suffit d’envoyer un lien à quelqu’un pour que
cette personne puisse voir votre création sans devoir
s’inscrire ou télécharger des logiciels supplémentaires.

11
La mobilité permet l’activité hors du bureau

Yammer

Connectez de haut en
bas
Yammer vous permet de rassembler l’ensemble de
votre personnel, du PDG employés de terrain, afin de
mobiliser, de partager et de favoriser la transparence,
en tout lieu au sein de l’organisation ou dans le
monde.

Avec Office 365, votre équipe et vous êtes prêts à vous rendre partout où votre travail vous mène.
12
Chapitre 2

La collaboration
fonctionne
Microsoft Teams permet aux employés de collaborer de bout en bout. Ils
peuvent ainsi partager des notes de réunion, collaborer avec le partage de
proximité, co-éditer des documents en temps réel, obtenir des mises à jour
et accéder aux fichiers, afin que personne ne passe à côté de rien.

13
La co-édition en toute confiance
Le travail d’équipe est une composante clé d’Office 365, et la fonctionnalité de co-édition en temps
réel permet aux membres de l’équipe de partager des idées et d’ajouter des commentaires en
toute facilité directement à un document. L’historique des versions amélioré vous permet de voir,
d’accepter ou de rejeter des modifications, ainsi que de revenir à des versions précédentes, en veillant
à ce que rien ne soit perdu. Et de nouvelles fonctionnalités améliorent l’expérience de travail sur une
présentation en temps réel avec plusieurs membres d’une équipe.

La collaboration fonctionne 14
 La collaboration fonctionne

Word

La co-édition en toute confiance

Devenez opérationnel
Pour commencer à utiliser la co-édition en temps réel, enregistrez votre document Word sur
OneDrive. Cliquez ensuite sur le bouton Partager situé dans l’angle supérieur droit de la fenêtre.
L’expérience de partage est identique, que vous partagiez sur le web, dans Explorer sur Windows 10
ou Windows 7, ou dans Finder sur Mac.

Invitez des collègues

Vous pouvez partager des fichiers et collaborer dessus avec des personnes internes et externes
à votre organisation, même si elles ne sont pas abonnées à Office 365.

15
 La collaboration fonctionne

Activez la co-édition en temps réel

Lorsque vos coéquipiers se connectent et travaillent
sur le document dans Word ou Word Online, vous
voyez leurs modifications en temps réel.

Collaborez harmonieusement
Votre équipe et vous pouvez rédiger, commenter
et modifier un travail en temps réel. Ajoutez des
commentaires ou répondez-y en regard du texte dont
vous parlez afin que vos collègues puissent suivre la
conversation.

16
Excel

La co-édition en toute
confiance
Regardez l’historique d’un document à un niveau
élevé
Ouvrez le volet Historique en cliquant sur
Fichier>Historique. Voyez en un coup d’œil quand
le fichier a été créé et quand il a été modifié pour la
dernière fois.

Voyez qui a contribué à un fichier

Toutes les révisions sont répertoriées par date, et
incluent les noms de leurs auteurs, afin que vous
puissiez suivre les modifications de chacun.

Voyez comment les fichiers évoluent au fil du

temps
Cliquez sur une version d’un fichier pour l’ouvrir et voir
en quoi elle diffère des versions ultérieures.

Restaurez des versions antérieures

Si vous voulez revenir à une ancienne version d’un
fichier, appuyez simplement sur Restaurer de façon
à ce que le document revienne à l’affichage tel qu’il
était à ce moment-là.

La collaboration fonctionne 17
PowerPoint

La co-édition en toute
confiance
Bénéficiez d’une visibilité de l’équipe
L’angle supérieur droit de l’écran vous indique qui
travaille sur le fichier et à quel emplacement. Un
simple clic permet d’accéder aux diapositives en cours
d’édition.

Démarrez des conversations vidéo

En cliquant sur l’image miniature d’une personne et le
logo Skype, vous pouvez démarrer une conversation
de groupe pour discuter de ce sur quoi vous
collaborez.

Affichez les activités effectuées sur un document

Le flux d’activités présente un historique complet
des modifications apportées au document, ce qui
vous permet de revenir à une version antérieure si
nécessaire.

Communiquez via des commentaires

Les fils de conversation et les boutons d’accès rapide
vous permettent de répondre à des commentaires
rapidement.

La collaboration fonctionne 18
Outlook Microsoft Teams

Conseils pour Deux façons de

partager des mieux collaborer
pièces jointes avec Microsoft
Outlook 2016 facilite le partage de fichiers
Teams
avec une expérience de pièce jointe améliorée.
Microsoft Teams simplifie la communication
Chargez des pièces jointes pour faciliter le en réunissant les appels, les réunions et les
partage discussions en un seul endroit.
Vous pouvez envoyer des fichiers en tant que
pièces jointes traditionnelles, ou les charger 1. Conversez simultanément avec tous les
directement à partir d’Outlook sur OneDrive collaborateurs d’un projet
ou un site d’équipe SharePoint, ce qui permet Vous pouvez lancer un appel ou une vidéo
à chacun de consulter, d’afficher et de modifier à partir de Microsoft Teams.
la même version.
2. Ne manquez aucune occasion de discuter
Choisissez parmi les fichiers récemment avec un invité
consultés Désormais, vous pouvez convier des invités en
Lorsque vous joignez un fichier à un e-mail, toute sécurité dans Microsoft Teams, en leur
vous voyez s’afficher la liste de tous les proposant de participer à une conversation,
documents auxquels vous avez accédé à une réunion ou à un appel.
récemment, ce qui vous permet de passer
moins de temps à rechercher les pièces
à joindre appropriées.

La collaboration fonctionne 19
SharePoint

Deux choses pour vous intéresser

à SharePoint
Que vous travailliez en équipe sur une stratégie de produit, une présentation commerciale ou
une initiative clé de votre entreprise, SharePoint place le contenu au centre du travail d’équipe.
Les fichiers, les sites et le contenu sont facilement partageables et accessibles aux équipes et
organisations.

1. Connectez votre lieu de travail Comment ajouter SharePoint

SharePoint propose des expériences
avec Teams
connectées qui permettent aux utilisateurs de
partager leur expertise et de collaborer sur des
1. Dans votre chaîne Microsoft Teams, cliquez
fichiers, données, conversations et notes dont
sur + pour ajouter un onglet.
ils ont besoin.
2. Sélectionnez SharePoint.
Commencez votre journée sur la page 3. Sélectionnez le site approprié ou utilisez
d’accueil de SharePoint, où vous pouvez un lien SharePoint.
voir en un coup d’œil l’activité récente de 4. Si vous utilisez un lien SharePoint, donnez-
vos équipes. Travaillez rapidement avec une lui un nom convivial pour l’onglet OneNote
navigation facile vers vos sites, et visualisez ce de Teams.
qui est important à cet instant précis.

2. Partagez et collaborez
Lorsque vous ajoutez des pages SharePoint
en tant qu’onglets dans Microsoft Teams,
vous pouvez lier des articles de presse ou la
page d’accueil de votre site d’équipe. Plus
d’intégration entre SharePoint et Teams
signifie plus d’options d’accessibilité pour
votre main-d’œuvre.

La collaboration fonctionne 20
La co-édition est du brainstorming 2.0
Pendant une réunion, les intervenants peuvent taper simultanément des idées dans un document
OneNote partagé. Vous avez besoin de suivre une personne à propos d’une idée ? Les modifications
sont toujours attribuées à un auteur, ce qui facilite l’identification de celui-ci.

Sway

Co-éditez avec un partage de proximité

Avec la fonctionnalité Sways Near Me, deux personnes physiquement proches peuvent
instantanément commencer à co-éditer le même Sway. Il suffit d’inviter un collaborateur à partir
d’une liste d’utilisateurs de Sway proches et d’envoyer une invitation de partage. Un membre de
votre équipe peut alors modifier ce Sway avec vous, le tout depuis l’application Sway. Ensemble,
vous pouvez facilement incorporer des captures mobiles (telles que des photos et des vidéos de
votre appareil mobile) pour co-éditer en déplacement lors de tournées de conférences, de visites de
sites de clients, et bien plus encore. Sways Near Me nécessitant uniquement une connexion Wi-Fi ou
Bluetooth, l’application fonctionne partout dans le monde.

Avec les capacités de partage iOS, vous pouvez également partager votre Sway directement à partir
d’un iPhone ou d’un iPad via un e-mail, un SMS, une publication sur un réseau social ou un bloc-
notes OneNote, ce qui vous permet de partager vos magnifiques présentations interactives.

La collaboration fonctionne 21
 La collaboration fonctionne

Yammer

Comment Yammer
unifie votre activité
Yammer est le meilleur outil de connexion au sein
de votre organisation, qui permet de solliciter des
idées et de partager les meilleures pratiques pour des
initiatives plus larges.

Voulez-vous réunir votre équipe dans un

emplacement virtuel ?
Créez des groupes permettant de rassembler des idées
diverses, quels que soient les fuseaux horaires, les
zones géographiques ou les hiérarchies.

Vous voulez collaborer et innover ?

Yammer fournit une plateforme permettant de
collaborer, de faire appel aux connaissances de tous
pour résoudre des problèmes, et de prendre de
meilleures décisions plus rapidement.

Voulez-vous mesurer les progrès ?

Suivez et évaluez les progrès de votre équipe pour
dynamiser de nouveaux membres et obtenir un
soutien supplémentaire de l’encadrement.

Avec Office 365, tous ceux qui ont besoin de savoir sont informés.
22
Chapitre 3

La
communication
est reine
Une stratégie de communication efficace est au cœur de toute équipe
performante. De l’ouverture d’un dialogue individuel à la conduite d’une
réunion d’équipe, Office 365 donne à vos employés le contrôle de leurs
conversations, afin qu’ils se sentent connectés en tout lieu.

23
« Avec les nouveaux services
de réunion et de téléphonie,
Office 365 devient plus riche
et plus complet. Il offre un
environnement de collaboration
très simple pour interagir avec
d’autres au sein d’une entreprise
dispersée dans le monde entier.
Plus nous communiquons, plus
nous sommes performants en tant
qu’entreprise ».

Jason Sele
Directeur informatique, Zetec
 La communication est reine

Microsoft Teams

Microsoft Teams vous

met dans le siège du
conducteur
Avant une réunion
Avant une réunion, vous pouvez partager des fichiers
sur le canal. La réunion proprement dite peut être
tenue dans un canal de sorte que le contexte complet
fasse partie de l’expérience.

En cours de réunion
Pendant une réunion, les participants peuvent entrer et
sortir de la discussion. Ils peuvent converser, partager
des écrans et partager des fichiers. L’expérience des
réunions est riche et immersive, et les membres de
l’équipe peuvent ajouter des fichiers PowerPoint avec
des animations, qu’ils rejoignent la réunion via un
ordinateur de bureau ou un appareil mobile. Microsoft
Teams prend également en charge les images haute
fidélité des participants à la réunion.

Après une réunion

Après une réunion, l’équipe peut partager une
récapitulation et des actions de suivi dans le canal, soit
dans le fil de conversation, soit dans le Wiki, soit dans
OneNote.

25
 La communication est reine

Yammer

Quatre façons
d’utiliser le réseau
social interne
d’Office 365
INFO-BULLE PRO
1. Annoncez au groupe
La fonctionnalité Annonce est un moyen parfait
Les administrateurs réseau
pour partager des informations avec plusieurs
peuvent envoyer un courrier
collaborateurs à la fois. Les membres du groupe
à l’ensemble de l’organisation
peuvent la voir à deux emplacements : dans leurs flux
à partir du groupe Toute
d’accueil et dans leurs boîtes de réception.
l’entreprise, une agrégation
par défaut qui inclut
automatiquement tout le monde.

26
 La communication est reine

2. Partagez des fichiers au sein de votre

organisation
INFO-BULLE PRO
À partir de Yammer, vous pouvez facilement charger
ou partager des fichiers à l’intérieur de la suite,
Lorsque vous partagez une vidéo
notamment via SharePoint, OneDrive, Outlook et
directement à partir de Stream
Stream.
vers Yammer, elle est diffusée
directement dans votre flux de
groupe Yammer.

27
 La communication est reine

3. Partagez une conversation

Lorsque vous souhaitez intégrer une conversation
INFO-BULLE PRO
Yammer dans votre diffusion en direct ou votre site de
communication SharePoint, vous pouvez l’enregistrer
En haut du fil, Yammer affiche
dans un groupe ou l’envoyer en tant que message
le nombre de fois que la
privé et ignorer complètement la page du groupe.
conversation a été partagée.

28
 La communication est reine

4. Créez un sondage
Utilisez Yammer pour recueillir des commentaires ou
INFO-BULLE PRO
rester à jour sur les activités de votre entreprise.

Yammer recalcule le pourcentage

de réponses, de sorte que
les nombres sont mis à jour
à chaque actualisation de la
page du groupe.

29
 La communication est reine

Outlook

Connectez-vous et partagez à partir

d’Outlook
La fonctionnalité Groupes élève la communication d’équipe en plaçant tous les éléments d’un projet
dans un seul endroit. À partir d’Outlook, des ensembles d’utilisateurs peuvent se connecter, planifier
des réunions, partager des calendriers et fichiers communs, et prendre des notes.

Six conseils et astuces pour l’utilisation

de groupes

1. Réunissez votre équipe autour d’un projet avec

une boîte de réception, un calendrier, une bibliothèque
de documents, un bloc-notes OneNote et un outil de
planification partagés, en quelques clics dans Outlook.

2. Facilitez le référencement rapide et la

communication en accédant aux messages organisés
en fil.

3. Marquez des collègues avec la fonction @mention

lorsque leur contribution est nécessaire.

4. Poursuivez vos conversations en déplacement via

des groupes sur l’application mobile.

5. Établissez des appels vocaux et vidéo via le plug-

in Teams.

6. Accédez aux conversations en ligne pour les

groupes marqués comme « favoris ».

30
Sway

Communiquez avec style

Transformez vos présentations pour communiquer magnifiquement. Avec le moteur de conception
intégré de Sway, vous n’avez pas à vous soucier d’avoir un diplôme en conception pour créer et
partager rapidement des présentations et des rapports interactifs qui suscitent l’intérêt et renforcent
les résultats.

Créez rapidement Conceptions

• Commencez par un fichier Word, Sway conçoit automatiquement de belles
PowerPoint ou PDF. sorties et vous permet de leur donner un style
• Commencez par choisir un modèle. en fonction des couleurs de votre entreprise.
• Commencez par taper un sujet.
Facilité de partage
Ajoutez un contenu varié provenant de Tout ce dont vous avez besoin est d’envoyer
plusieurs sources un lien. Les Sways présentent parfaitement sur
• Contenu : photos, vidéos, audio, des appareils de toutes tailles (mobiles ou de
incorporations bureau), sans intervention de votre part.
• Sources : suggérées, OneDrive, Flickr, Bing,
Pickit, YouTube, votre appareil, et bien plus
encore

Office 365 vous permet de contrôler la conversation au sein de votre organisation.

31
Chapitre 4

La technologie
renforce
l’efficacité
La productivité se fait jour lorsque vos applications et équipes
peuvent opérer ensemble de façon harmonieuse et sans effort. De
l’édition dans Word au partage avec vos collègues, vous serez en
mesure de gérer des documents partagés et de collaborer sur ceux-
ci en toute sécurité et sans interruption. Lorsque tous vos outils
communiquent, il devient facile de collaborer sur des projets en
temps réel en équipe, en tout lieu.

32
Principales fonctionnalités
permettant de gagner du temps
dans Word et Excel
Word Excel

Fonctionnalité Prévision en un clic

Rechercher La fonction de prévision permet désormais
d’effectuer des prévisions sur la base d’un
Dans Word 2016, utilisez le champ Dites- lissage exponentiel (tel que FORECAST.ETS).
nous ce que vous voulez faire du ruban pour
entrer des mots et expressions concernant ce Sous l’onglet Données, cliquez sur le
que vous voulez faire ensuite, puis accédez bouton Feuille de prévision pour créer une
rapidement aux fonctionnalités que vous visualisation prévisionnelle de votre série de
voulez utiliser ou aux actions que vous données.
souhaitez accomplir.
À partir de l’Assistant, vous pouvez également
Vous pouvez également utiliser la trouver des options permettant d’ajuster des
fonctionnalité Rechercher pour trouver ce que paramètres de prévision courants, tels que le
vous cherchez, ou la fonctionnalité Recherche Caractère saisonnier qui est automatiquement
intelligente pour rechercher ou définir le terme détecté par défaut, et les intervalles de
que vous avez entré. confiance.

La technologie renforce l’efficacité 33

 La technologie renforce l’efficacité

SharePoint

Simplifiez vos
processus
Libérez-vous, ainsi que votre équipe, du temps
consacré à des processus manuels récurrents. Vous
pouvez désormais créer et lancer Flow directement
à partir de OneDrive pour automatiser les processus
relatifs à vos fichiers, ou directement à partir de
SharePoint pour alimenter tout ce qui va des simples
alertes et approbations à la gestion d’opérations
complexes et stratégiques. Cliquez simplement sur
Ajouter un flux, puis sélectionnez un modèle de flux
dans un panneau.

Commencez avec des fonctionnalités

telles que les suivantes :

1. Rassemblez et gérez les données et les fichiers

Les listes SharePoint collectent des données, comme
vous le feriez dans Excel, et sont faciles à partager et
à gérer sur un intranet. Plus de 10 millions de listes
personnalisées sont utilisées dans Office 365 : des
listes simples de contacts ou de tâches, aux listes qui
alimentent des opérations stratégiques des grandes
entreprises. Utilisez PowerApps pour créer des
formulaires personnalisés afin d’afficher, de créer et de
modifier des données et des fichiers.

34
 La technologie renforce l’efficacité

2. Automatisez les tâches répétitives

Utilisez le concepteur visuel simple de Flow pour
définir les étapes à suivre pour les processus manuels
et organisationnels récurrents. Vous pouvez tout
faire dans Flow : de la configuration d’alertes et
d’approbations à la modélisation de processus
complexes en plusieurs étapes.

3. Connectez-vous à des sources de données et

services et intégrez-les
Lorsque votre processus a besoin de données
provenant d’autres sources et services, Flow vous
permet d’automatiser l’échange de données, de
synchroniser des fichiers, et bien plus encore. Par
exemple, utilisez Flow pour copier les informations
entrées par une équipe commerciale dans Microsoft
Dynamics vers une liste SharePoint utilisée par les
opérations. Flow s’intègre également à des services
locaux et tiers.

4. Créez des applications qui transforment votre

activité
Avec PowerApps, sans écrire de code, vous pouvez
créer des applications qui interagissent avec des
données dans des listes et bibliothèques SharePoint,
ainsi que d’autres sources cloud et locales. Utilisez
PowerApps pour créer des expériences numériques qui
tirent parti de la technologie, telles que les caméras
des téléphones mobiles, pour travailler de façon
innovante.

35
 La technologie renforce l’efficacité

OneNote

Ne passez jamais
à côté d’une note
La prise de notes sur chaque partie importante
d’une réunion peut être une tâche fastidieuse.
Avec OneNote 2016, vous pouvez inviter d’autres
personnes à collaborer sur un bloc-notes partagé
en sélectionnant Fichier > Partager > Inviter des
personnes. Pour partager un bloc-notes pendant une
réunion, choisissez Fichier > Partager > Partager
avec la réunion.

Une fois que des membres de votre équipe ouvrent

le bloc-notes, tous les utilisateurs autorisés peuvent
ajouter des notes simultanément, puis les synchroniser
automatiquement.

Avec Office 365, collaborez harmonieusement et sans effort avec une meilleure technologie.
36
Chapitre 5

Protégez
vos données
Que signifie le fait qu’Office 365 soit plus sécurisé que
jamais ? Que vous soyez une équipe de cinq personnes ou
une entreprise figurant au classement Fortune 500, vous
bénéficiez d’une sécurité de qualité professionnelle tenant
à l’écart les pirates et les virus, et garantissant la
confidentialité de vos données.

37
« Nous faisons un énorme bond
en avant dans notre capacité
à soutenir le travail d’équipe
mondial sans sacrifier la sécurité
et la confidentialité des données,
en adoptant la suite de services
de productivité dans le cloud
Microsoft Office 365. Office 365
répond tant à nos besoins de
mobilité et qu’à nos normes de
sécurité. »

Bryan Ackermann
Vice-président et directeur informatique, Korn Ferry
Protégez vos données
Conformité du secteur vos e-mails ne sont jamais analysés à des fins
Le courrier Office 365 respecte de diffusion d’annonces, et que les données que
automatiquement 10 normes de conformité vous stockez chez nous ne sont en aucun cas
en matière de confidentialité applicables dans lues ou partagées avec des tiers sans que vous
divers secteurs. Par défaut, Microsoft prend en soyez informé. Vous bénéficiez également
également des engagements contractuels de contrôles entièrement personnalisables, qui
solides en matière de confidentialité et de vous permettent d’adapter le service de sécurité
sécurité des données pour aider les clients de qualité professionnelle afin de répondre au
à se conformer aux réglementations locales. mieux aux besoins de votre entreprise.
Le document contractuel sur les conditions de
service en ligne inclut les clauses contractuelles Protection contre les pirates et les virus
types de l’Union européenne, la Loi sur la Même si votre entreprise dispose d’une équipe
protection des données (DPA) du Royaume- de sécurité, il est pratiquement impossible
Uni, et de nombreuses autres dispositions. de constituer une équipe suffisamment
Il s’applique dès que les clients acceptent le grande pour détecter et protéger contre les
contrat de licence Microsoft. centaines d’alertes possibles déclenchées
quotidiennement. Avec Office 365, une
Confidentialité des données et visibilité de extension de niveau professionnel de votre
l’accès équipe de sécurité se concentre sur la sécurité
Les services commerciaux en ligne de Microsoft physique de vos centres de données, le niveau
ne capturent pas, ne conservent pas, n’analysent de sécurité logique appliqué aux machines
pas, n’indexent pas, ne partagent pas et hébergées, et le niveau de sécurité de vos
n’explorent pas vos données. Cela signifie que données au repos et en cours de transmission.

Protégez vos données 39

Exchange

Pas besoin de logiciel d’analyse antivirus

Le courrier est la passerelle d’entrée et de sortie de votre organisation. Accordez la priorité à la
sécurité de façon systématique avec une protection contre les menaces extérieures, et une défense
renforcée par des contrôles d’accès internes.

• Pour faire face à des menaces extérieures et à des risques inconnus, la solution Exchange
Online Advanced Threat Protection incluse dans Office 365 contribue à sécuriser les boîtes aux
lettres contre des attaques sophistiquées en temps réel, éliminant ainsi la nécessité d’installer
d’autres logiciels antivirus. Chaque pièce jointe ou lien transitant par votre serveur Exchange est
automatiquement évalué afin de détecter toute activité suspecte, et tout contenu malveillant est
neutralisé avant qu’une attaque puisse se produire.

• Pour protéger les informations internes, Exchange permet à vos administrateurs de contrôler les
autorisations d’accès au courrier à l’aide de la Gestion des droits relatifs à l’information (IRM) en
empêchant toute personne non autorisée d’imprimer, de transférer ou de copier des informations
sensibles. La protection contre la perte de données (DLP) offerte par Office 365 permet aux
administrateurs de contrôler les règles de transport, les actions et les exceptions sans que cela
affecte les flux de courrier.

40
 Protégez vos données

SharePoint

Plateforme sécurisée pour le travail

d’équipe
SharePoint est conçu pour créer une expérience de travail d’équipe fluide, qui transcende les limites,
tout en protégeant votre organisation, vos données et vos employés grâce à la sécurité de niveau
professionnel d’Office 365 et des appareils.

Trois aspects de SharePoint Security

1. Protection de pointe de vos informations

SharePoint et OneDrive vous rendent confiant en la sécurité de vos données en fournissant l’espace le
plus sûr dans le cloud. Pour garantir la sécurité de vos données et la sécurisation de l’environnement
de travail de votre équipe, ces services permettent d’authentifier et d’autoriser des utilisateurs, de
protéger du contenu et de sécuriser l’infrastructure.

2. Gérez la sécurité plus facilement avec des commandes intuitives et avancées

SharePoint et OneDrive incluent un ensemble de contrôles pour assurer la sécurité de vos données,
quel que soit l’endroit où les utilisateurs mobiles y accèdent ou les partagent, l’appareil qu’ils utilisent
ou la mesure dans laquelle leur connexion réseau est sécurisée.

3. Restez informé avec des informations et de l’intelligence

SharePoint et OneDrive offrent des capacités d’audit avancées pour vous aider à découvrir des
informations légales sur des activités spécifiques d’un utilisateur ou d’un administrateur.

41
Gestion des périphériques mobiles
Que se passe-t-il en cas de perte ou de vol d’un appareil chargé de données de l’entreprise ? C’est
là qu’intervient la fonctionnalité de gestion des périphériques mobiles d’Office 365. Elle permet aux
administrateurs d’empêcher tout accès non autorisé aux données en définissant des stratégies qui
garantissent que l’accès aux e-mails et documents de l'entreprise est possible uniquement à partir de
téléphones et de tablettes de votre service Office 365. En cas de perte ou de vol d’un appareil chargé
avec Office 365, les administrateurs peuvent effacer le contenu de l’appareil.

Utilisez la fonctionnalité de gestion des La fonctionnalité de gestion des

périphériques mobiles pour Office 365 périphériques mobiles protège les produits
pour sécuriser et gérer les types d’appareils Office 365 suivants :
suivants :
• Exchange
• Android 4 ou versions ultérieures • Excel
• iOS 7.1 ou versions ultérieures • OneDrive
• Window 8.1 • Outlook
• Windows Phone 8.1 • PowerPoint
• Windows 8.1 RT • Sway (uniquement iOS)
• Windows 10 • Word
• Windows 10 Mobile

Office 365 réponds aux menaces pesant sur vos données. Vous n’avez donc pas à le faire.
42
Chapitre 6

Exploitez la
puissance
des
données
Des données générées par les clients aux données
relatives au fonctionnement de votre équipe, votre
entreprise baigne dans les informations. Dans ce
contexte, des informations attendent d’être
découvertes et exploitées pour transformer votre
activité et vos résultats.

Les applications centrées sur les informations de

Microsoft Office 365 vous permettent d’analyser, puis
de visualiser des données dans de magnifiques
présentations et des visuels créatifs pouvant être
partagés au sein de votre équipe.

43
 Exploitez la puissance des données

Power BI

Le potentiel d’une base de données

unique

Recueillez des résultats en maximum 15 secondes

Un seul jeu de données est tout ce dont vous avez besoin pour commencer à utiliser Power BI. Dans
la section Jeux de données du volet de gauche, sélectionnez les points de suspension correspondant
à ce que vous souhaitez analyser. Dans le menu d’options, sélectionnez Informations rapides. Après
seulement 15 secondes, vos idées sont prêtes. Cliquez sur Afficher les informations. À partir de là,
deux options s’offrent à vous :

• Épingler des visuels à un tableau de bord.

• Filtrer pour obtenir des informations supplémentaires.

44
 Exploitez la puissance des données

Posez des questions pour obtenir des informations

Power BI est équipé d’un puissant moteur de reconnaissance linguistique qui génère des rapports et
des visualisations à partir de questions spécifiques que vous posez.

• Commencez par le tableau de bord pour le jeu de données que vous souhaitez analyser.
• Saisissez une question en utilisant un langage naturel et conversationnel (par exemple, « Quel
était notre chiffre d’affaires en 2016 ? »). Une liste de termes suggérés s’affiche en fonction de
votre question.
• Cliquez sur un terme pour voir les résultats et un visuel correspondant.
• Enregistrez le visuel sur le tableau de bord en sélectionnant l’icône en forme d’épingle en regard
de la zone d’entrée de la question.

Recueillez vos idées dans un tableau de bord

Il suffit d’un visuel épinglé pour créer un tableau de bord. Une fois que vous avez commencé
à créer un tableau de bord rempli d’informations sur un jeu de données particulier, vous pouvez en
réorganiser la disposition.

• Redimensionnez une vignette en faisant glisser ses poignées vers l’intérieur ou l’extérieur.
• Déplacez une vignette en cliquant dessus et en la faisant glisser vers l’emplacement de votre
choix sur le tableau de bord.
• Modifiez le titre ou le sous-titre d’une vignette en positionnant le curseur sur celle-ci, en cliquant
sur l’icône en forme de crayon, puis en ouvrant les détails de la vignette.

45
 Exploitez la puissance des données

Delve

Des informations intelligentes vous aident

à travailler efficacement. 
Delve Analytics vous montre, ainsi qu’à votre équipe, comment travailler plus efficacement.

Réseau
• Avec quelles personnes interagissez-vous le plus ?
• À quelle vitesse répondez-vous à leurs e-mails ?

E-mail
• À quelle vitesse lisez-vous vos e-mails et y répondez-vous ?
• Quels sont vos taux moyens de lecture des e-mails et vos temps de réponse ?

Heures de concentration
• À quelle fréquence avez-vous eu au moins deux heures pour vous concentrer ?
• Comment pouvez-vous trouver plus de temps pour vous concentrer ?

Réunions
• Combien d’heures avez-vous consacré aux réunions cette semaine ?
• Quelle a été leur efficacité ?

Avec Office 365, les informations sur les données vous aident à travailler plus efficacement pour améliorer vos résultats.
46
Ligne de fin du cours accéléré
La mise à l’échelle pour le succès commence
avec l’utilisation d’applications métier appropriée
pour accomplir le travail. Un meilleur travail
est possible si vous équipez votre entreprise
d’applications qui favorisent la mobilité, le
travail d’équipe, la communication, la sécurité, la
productivité et l’obtention d’informations.

À présent que vous avez terminé le cours

accéléré sur Office 365, il est temps de regarder
précisément de plus près ce qu’Office 365 peut
faire pour votre organisation.

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