Aide à la rédaction d'un Cahier des charges Gestion électronique de documents
Questions auxquelles répondre pour rédiger votre cahier des charges Vos attentes
Renseignements société
Quel est votre secteur d'activité ?
Quel est l'effectif de votre société ?
Où se situe le siège social de votre société ? (France, Etranger ?)
Combien de sites sont concernés par votre projet ? (certains sont-ils à l'international?)
Qui est en charge du projet dans l'entreprise ?
Comment est structurée votre entreprise ? Avez-vous une présentation des différents services ?
Qui sont vos clients ?
A quelle échelle travaillez-vous ? (régionale, nationale, internationale - précisez les pays)
Gestion actuelle des documents
Avez-vous déjà un logiciel de gestion électronique de documents en place dans votre entreprise ?
Si oui, lequel ? Pourquoi voulez-vous en changer ?
Combien de documents avez-vous à gérer ? Soyez le plus précis possible
1 Document offert par
Ces documents sont-ils des documents entrants, sortants, les deux ? Donner une idée de la
répartition s’ils sont entrants et sortants
Quelle est la nature des documents? (commandes, devis, factures, courriers, mails, contrats,
documents du personnel, etc.)
Donner pour chaque nature la proportion associée par rapport au nombre de documents global.
Sous quel format sont ces documents ? Format papier, électronique, les deux ?
Pour le format électronique, précisez l’extension des documents (jpeg, xls ,etc.)
Si vous avez des documents sous format électronique, par quels logiciels arrivent-ils ? (messagerie,
CRM, Suite Office, etc.)
Quels services/personnes reçoivent/envoient des documents ? (Pensez aux personnes internes à
l’entreprise, mais aussi aux prestataires externes)
2 Document offert par
Y-a-il des processus de validation dans votre entreprise ?
Si oui, précisez le cheminement actuel d’un document qui doit être validé dans l’entreprise.
Précisez le rôle de chacun des utilisateurs dans cette validation et en quoi consiste chaque action
qu'ils déploient
N'oubliez pas de mentionner les différents outils que vous utilisez actuellement (logiciels, moyens
humains, etc.)
Précisez le cheminement actuel d’un échange de document classique, de la réception du
document, jusqu’à l’envoi ou la classification du document en passant par les actions possibles
menées dessus.
Précisez le rôle de chacun des utilisateurs dans cette affaire et en quoi consiste chaque action
qu'ils déploient
N'oubliez pas de mentionner les différents outils que vous utilisez actuellement (logiciels, moyens
humains, etc.)
Quel(s) objectif(s) souhaitez-vous atteindre en implémentant cet outil de gestion commerciale ?
(Donner des objectifs chiffrés vous permettra de mieux analyser votre ROI une fois l'outil
implémenté)
Caractéristiques globales attendues du logiciel de gestion électronique de documents
Souhaitez-vous une solution adaptée à votre secteur d'activité ? (ex : votre entreprise est dans le
secteur de l’agroalimentaire)
Si oui, êtes-vous prêt à avoir recours au développement spécifique si une solution métier n'existe
pas sur le marché ?
3 Document offert par
Souhaitez-vous avoir recours à un éditeur ayant des références dans votre domaine ?
Souhaitez-vous que cet outil soit interfacable avec une ou plusieurs autres solutions de gestion
implémentées dans votre entreprise ? Si oui, précisez lesquelles
Avez-vous besoin que votre logiciel soit disponible en plusieurs langues ? Si oui, précisez lesquelles
Fonctionnalités attendues (précisez pour chacune vos attentes spécifiques)
Visualisation de tous types de documents (images, tableurs, etc.)
Importation automatique des documents du système
Reconnaissance optique des caractères (OCR)
Classement de plusieurs fichiers en même temps
Classement automatique par identification de mots clés dans le document (LAD)
Classement par mots-clés manuels
Système de multi-classement des documents
Regroupement de pages dans un même document
Gestion des états des documents
Archivage documents papiers
Archivage documents électroniques
Archivage e-mail
4 Document offert par
Prise en charge des pièces jointes
Possibilité d’archivage à valeur probante
Historique des modifications effectuées sur le document (versioning)
Ajout de mots clés sur les documents
Recherche full-text
Recherche par mots clés dans le document
Recherche par méta donnée
Recherche multicritères
Ajout d’annotations ou de surlignage
Gestion du cycle de vie des documents
Alerte automatique de la mise en ligne de documents (en fonction de critères)
Alerte en cas de retard de lecture d’un document
Alerte en cas de retard de validation d’un document
Espace commentaires
Création de circuits de validation
Gestion des circuits de validation
Possibilité d’export de documents
Signature électronique
Restauration possible des documents détruits
5 Document offert par
Création de listes de diffusion
Diffusion via Internet
Diffusion via une application (messagerie, etc.)
Gestion des droits manuelle
Gestion des droits automatique
Personnalisation de l’interface en fonction de l’utilisateur
Portail clients / fournisseurs pour diffusion
Autres(s) fonctionnalités attendues
Utilisateur(s)
Qui seront les utilisateurs de cet outil ?
Combien de licences lourdes souhaitez-vous (combien d'utilisateurs auront à entrer et modifier
des données dans l'outil)
Combien y-aura-t-il d'employés en consultation (ne modifient rien mais peuvent visualiser les
données)
Avez-vous besoin de plusieurs niveaux d'accès ?
Si oui, précisez les différents niveaux que vous souhaitez mettre en place avec le détail de chaque
action qu’ils peuvent mener.
6 Document offert par
Si oui, souhaitez-vous des niveaux d'affichages différents en fonction de chaque accès ? Précisez
bien si vous souhaitez des niveaux différents au niveau des fonctionnalités, de l’écran d’accueil,
des modifications possibles, etc.
Plateforme
Etes-vous sous Windows, AS400, OS X, etc. ?
Souhaitez-vous un logiciel en Saas (abonnement) ou On Premise (achat de licence) ?
Mise en fonction
Avez-vous besoin d'un prestataire pour faire un audit de l'existant ?
Avez-vous besoin d'un prestataire pour vous accompagner lors de la migration ? Avez-vous les
ressources internes pour gérer cette migration ?
Avez-vous des données qui devront être transférées sur votre nouveau logiciel ? Si oui, d’où
proviennent ces données ?
Disposez-vous de matériels techniques pour accueillir ce nouveau logiciel de GED ? (Serveurs pour
un logiciel On Premise par exemple)
Quel est le délai de mise en fonction de votre nouvelle GED ?
Quel est votre délai de décision ? (quand votre choix sera-t-il arrêté sur un acteur du marché?)
7 Document offert par
Avez-vous défini un budget pour l'implémentation de cette gestion de documents ? Si oui, précisez
lequel
Donner les évolutions prévues de l'outil (nombre d'utilisateurs, ajout d'accès, déploiement de
nouvelles fonctionnalités, etc.) sur le moyen et long terme
8 Document offert par
