 Bienvenue dans le cours sur le processus d'approvisionnement.

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 Dans ce cours, nous allons présenter le processus d'approvisionnement de manière générale. À la
fin de ce module, vous serez en mesure d'énumérer les étapes du processus d'approvisionnement
et d'acheter un article à l'aide d'un processus d'approvisionnement rationalisé.

At the end of this topic, you will be able to:

List the basic process steps for procurement
Use a streamlined procurement process
 Imaginez que votre entreprise achète des articles à des fournisseurs externes. Normalement, vous
utilisez le processus d'approvisionnement complet.
 Toutefois, vous avez parfois besoin d'articles immédiatement. Vous passez des commandes par
téléphone, et votre fournisseur vous livre les articles immédiatement. Pour le processus express,
vous n'utilisez pas le processus d'achat complet. Vous utilisez simplement un document d'achat
pour que le processus soit le plus simple et rapide possible.

Imagine that your company purchases items from external vendors. Normally you use the
full procurement process.
However, sometimes, you need items right away. You submit your order by phone and the
vendor the delivers the items immediately. For the expedited process you do not use the full
purchasing process, instead you use just one purchasing document to keep the process as
simple and quick as possible.

60
 La fonction d'achat ne se résume pas à commander et à payer des crayons ou des trombones. Il
s'agit plutôt d'un processus permettant d'assurer que les articles requis sont correctement
acheminés vers votre entreprise au moment et à l'endroit où vous en avez besoin. En tant
qu'application de gestion d'entreprise transversale et entièrement intégrée, SAP Business One
vous aide à exécuter le processus d'achat – depuis la création d'une commande fournisseur à celle
de tous les autres documents d'achat. SAP Business One collecte automatiquement les
informations à chaque étape pour que vous soyez toujours au courant de la situation dans
l'inventaire et du dernier état financier de votre entreprise. La visualisation en temps réel vous
permet d'identifier les ruptures de stock potentielles avant qu'elles ne se produisent. Des
informations historiques précises conservent la trace des fournisseurs qui sont intervenus pour
vous de façon régulière.
 Le graphique illustre le processus de base en quatre étapes de la commande, de la réception et du
paiement des marchandises ou des services.

Purchasing is not just about ordering and paying for pencils and paper clips.
Rather, purchasing is the process of ensuring that a steady stream of required materials is on
the way to your company when and where you need them.
As a fully integrated, end-to-end business management application, SAP Business One
helps you run the purchasing process, starting with the purchase order and continuing with the
rest of the purchasing documents.
SAP Business One automatically captures information at each step so you always know what is
on hand in inventory as well as the up-to-the-minute financial state of your business.
The real-time view helps you identify potential shortages before they happen. Precise historical
information keeps track of which vendors come through for you consistently.
The graphic shows the basic four-part process of ordering, receiving, and paying for goods or
services.
 La commande fournisseur est le document que vous donnez au fournisseur et qui indique les
articles ou les services que vous souhaitez acheter, y compris les quantités et les prix convenus. Il
représente votre engagement vis-à-vis du fournisseur à acheter les articles.
 La réception de marchandises est le document qui atteste de la livraison de marchandises d'un
fournisseur à une entreprise. Elle est utilisée pour mettre à jour les quantités et les valeurs en
stock.
 La facture fournisseur est le document utilisé par le comptable pour saisir les informations
mentionnées par le fournisseur pour demander l'exécution d'un règlement.
 Le décaissement est le document qui initie un paiement sur le compte fournisseur. En général, il
existe quatre modes de règlement pour les décaissements : en espèces, par chèque, par carte de
crédit et par virement bancaire. Il existe également d'autres modes de paiement supplémentaires
spécifiques aux pays. Dans SAP Business One, les fonctionnalités et le reporting associés au
traitement des paiements sont disponibles dans le module « Opérations bancaires ».
 Examinons les informations de données de base clés nécessaires à la commande fournisseur. La
première donnée de base requise est le fournisseur.
 Le fournisseur est un des trois types de données de base partenaire gérés dans SAP Business
One. Les données fournisseur permettent d'identifier le fournisseur de marchandises et de
services.
 Vous utilisez des fiches fournisseur dans toutes les transactions d'achat. Le fournisseur est
également utilisé dans les transactions financières d'approvisionnement automatiques et
manuelles.
 La fiche fournisseur contient : les détails du contact, les adresses, les moyens de paiement ainsi
que d'autres informations comptables.
 Vous pouvez rechercher le fournisseur approprié dans un document d'achat. Si vous y êtes
autorisé, vous pouvez également saisir de nouvelles informations sur le fournisseur lors de la
création d'un document d'achat.
 La fiche article est une autre donnée de base importante dans le processus d'achat. La fiche article
identifie les éléments achetés.
 Très souvent, les mêmes articles sont achetés, stockés et vendus. Les informations sont
identiques. Elles sont simplement utilisées différemment. L'avantage d'utiliser une fiche article est
qu'elle peut être copiée dans n'importe quel document dans les modules d'achat, de vente, de
production, de planification des besoins, d'inventaire et de service.
 L'en-tête de la fiche article contient des informations générales sur l'article, telles qu'un numéro
d'identification unique affecté par l'utilisateur, une description (y compris une description en langue
étrangère) et des options pour déterminer le type de l'article, le groupe auquel il appartient, le prix
dans la liste de prix sélectionnée. Les cases à cocher sur la droite indiquent si l'article est géré en
stock et s'il est vendu ou acheté (dans de nombreux cas, les deux s'appliquent).
 L'onglet Généralités de la fenêtre Données de base article présente un ensemble d'informations
sur le fabricant de l'article, les identifiants supplémentaires, les méthodes d'expédition et la
méthode de sortie.
 L'onglet Données d'achat indique les fournisseurs habituels qui vendent l'article, la façon
d'identifier l'article dans un catalogue, les unités de mesure utilisées pour l'article à des fins d'achat
et la taille réelle de l'article. Des informations sur les taxes et sur les groupes de droits de douane
pour les articles importés sont également disponibles. Pour les articles avec un historique des
achats, vous pouvez cliquer sur l'icône du tableau à gauche de l'onglet pour afficher une analyse
graphique des achats.
 Examinons maintenant en détail le processus d'approvisionnement et son incidence sur le stock et
la comptabilité.
 Lorsqu'une commande fournisseur est créée, il n'existe aucune écriture dans le stock et la
comptabilité.
 La première écriture est créée lors de la saisie d'une réception de marchandises. La réception de
marchandises crée une écriture au journal qui impute la valeur des marchandises reçues au débit
du compte de stock et au crédit du compte Factures non parvenues.
 Ces deux comptes sont déterminés d'après les zones Compte de stock et Factures non parvenues
dans l'onglet Stock de la fiche article.
 Le compte Factures non parvenues est un compte d'attente utilisé pour vérifier si les réceptions de
marchandises et les factures fournisseur correspondent.
 Le solde de clôture du compte Factures non parvenues représente la valeur de toutes les
réceptions de marchandises en cours qui ne sont pas encore copiées vers une facture fournisseur.
 Une fois la facture fournisseur enregistrée, la réception de marchandises est clôturée.
 À ce stade, la facture fournisseur crée une écriture au journal qui impute le montant facturé au
débit du compte Factures non parvenues et au crédit du compte fournisseur.
 Ainsi, le montant dans le Factures non parvenues de la réception de marchandises est soldé et le
système enregistre le montant dû au fournisseur.
 Vous serez parfois amené à rationaliser, ou simplifier, le processus d'achat pour l'optimiser. Vous
aurez peut-être besoin d'un article immédiatement. Vous appelez donc le fournisseur et lui
demandez de vous livrer l'article aujourd'hui. Pour cette raison, vous ignorez la commande
fournisseur.
 Une fois l'article livré, la facture fournisseur est également fournie.
 Plutôt que de créer une réception de marchandises, saisissez une facture fournisseur pour traiter
l'entrée en stock des articles et enregistrer l'obligation de régler le fournisseur.
 Dans ce cas, si vous enregistrez directement la facture fournisseur sans créer au préalable une
réception de marchandises, le compte Factures non parvenues n'est pas imputé. L'enregistrement
débite le compte de stock pour augmenter l'inventaire et crédite le compte fournisseur pour afficher
la nécessité de régler le fournisseur.
 Comme une facture fournisseur qui ne fait pas référence à une réception de marchandises
augmente le stock, il est important de veiller à ce qu'il n'existe aucune entrée de marchandises
précédente si vous créez une facture fournisseur sans référence.
 Bienvenue dans le cours sur l'achat d'articles.

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 Dans ce cours, vous effectuerez les étapes de base pour l'achat d'articles. Au fil de notre
progression, nous expliquerons les incidences de chaque étape du processus sur les stocks et la
comptabilité.
 Dans notre scénario de gestion, votre société achète des articles à des fins de revente. Vous
gérez un stock minimum pour certains articles, comme les imprimantes. Lorsque le niveau de
stock de ces articles est bas, vous recommandez les articles à l'aide d'un processus
d'approvisionnement en 4 étapes : commande fournisseur, réception de marchandises, factures
fournisseur et décaissements au profit du fournisseur.

72
 Examinons de façon détaillée les étapes de traitement de notre scénario de gestion avec un
exemple concret. Un stock minimum de 15 imprimantes est nécessaire pour exécuter les
commandes client habituelles rapidement. Lorsque le niveau de stock est trop bas, des
commandes fournisseur sont utilisées pour démarrer le processus d'achat. Lorsque le fournisseur
livre les imprimantes, une réception de marchandises est créée. Une fois les articles contrôlés,
une facture fournisseur peut être créée. La facture fournisseur déclenche un décaissement au
profit du fournisseur.
 Examinons de façon détaillée la première étape du processus d'achat. La commande fournisseur.
 Une commande fournisseur est un document commercial émis par un acheteur pour un vendeur
indiquant les articles ou services que le vendeur fournira à l'acheteur. La commande fournisseur
inclut les quantités et prix convenus des produits répertoriés.
 Comment sont utilisées les informations figurant dans la commande fournisseur ? En général, à la
réception des marchandises, les commandes fournisseur sont comparées avec les listes de
colisage et les factures fournisseur avant le paiement des factures. Dans SAP Business One, ce
processus est automatisé : la commande fournisseur peut être liée à la réception de marchandises
(qui affiche les informations de la liste de colisage) qui peut ensuite être liée à la facture
fournisseur (qui contient les informations de la facture fournisseur). Cette automatisation permet
de conserver les informations et qu'elles restent cohérentes tout au long du processus. Vous
n'avez jamais à saisir les données deux fois.
 Lorsqu'une commande fournisseur est ajoutée dans SAP Business One, aucune écriture
comptable n'est effectuée. En revanche, les quantités commandées sont répertoriées dans la
gestion des stocks. Vous pouvez afficher les articles et les quantités commandées dans plusieurs
analyses et fenêtres, notamment dans l'état Situation des quantités par article et la fenêtre
Données de base article. Évidemment, l'accès en temps réel à ces informations peut jouer un rôle
clé dans l'optimisation des processus de gestion des achats et des inventaires d'une entreprise.
 Revenons à l'exemple pour notre processus d'achat :
 10 imprimantes sont actuellement en stock.
 Nous créons une commande fournisseur pour en acheter 5 de plus à notre fournisseur.
 Une fois la commande fournisseur enregistrée, la quantité 5 est indiquée comme commandé
dans la liste des stocks
 Comme nous disposons de 10 imprimantes en stock et que 5 sont commandées, 15 imprimantes
seront disponibles pour nos clients, même si seulement 10 imprimantes sont physiquement en
stock.
 Deux adresses importantes sont saisies dans la commande fournisseur : l'adresse de livraison et
l'adresse de facturation. Il est donc important de comprendre comment elles sont utilisées dans le
processus d'achat.
 L'adresse de livraison indique l'adresse à laquelle vous souhaitez que le fournisseur expédie vos
articles achetés. L'adresse de livraison peut être indiquée par défaut pour les deux adresses,
selon vos options.
 Pour les documents d'achat de type article, vous pouvez définir par défaut soit l'adresse de
l'entreprise, soit l'adresse du magasin dans la première ligne du document.
 Pour définir l'adresse du magasin par défaut, vous devez cocher la case Utiliser adresse du
magasin dans les options du document. Si vous ne la cochez pas, l'adresse par défaut sera
l'adresse de l'entreprise.
 Pour les lignes de service, aucun magasin n'est sélectionné. Par conséquent, l'adresse de
l'entreprise sera toujours sélectionnée par défaut comme adresse de livraison dans les documents
d'achat de type service.
 L'autre adresse importante dans la commande fournisseur est l'adresse de facturation. L'adresse
de facturation est affichée sous l'onglet Logistique et définie par défaut à partir de la fiche
partenaire du fournisseur. Assurez-vous toujours que l'adresse de facturation est celle que vous
souhaitez pour un achat donné, car cette information sera imprimée sur le chèque au moment du
règlement.
 Les adresses peuvent être écrasées dans un document d'achat, le cas échéant.
 Créez une réception de marchandises lors de la réception de marchandises d'un fournisseur. Dans
la plupart des sociétés, la réception de marchandises est effectuée par la personne travaillant dans
le magasin ou le bureau responsable de la réception des livraisons. Si une réception de
marchandises est utilisée lors de l'achat de services, le document est généralement émis par le
bénéficiaire des services.
 Vous pouvez créer une réception de marchandises directement en sélectionnant le nom du
document dans le menu du module ou à partir d'une commande fournisseur existante. Si vous
créez votre réception de marchandises à partir d'une commande fournisseur existante, vous
pouvez copier toutes les données figurant dans la commande fournisseur ou utiliser l'assistant de
création de document lié pour sélectionner les données à copier à partir d'une ou de plusieurs
commandes fournisseur existantes. Même si vous copiez toutes les données à partir d'une
commande fournisseur existante, vous pouvez toujours ajuster les quantités et les prix (ainsi que
les dates, le fournisseur et les informations sur l'article) avant d'enregistrer (ajouter) le document.
 Quelle que soit la manière utilisée pour créer votre réception de marchandises, il ne doit y avoir
aucune différence entre les données dans la réception de marchandises et le document
d'expédition du fournisseur (liste de colisage) envoyé avec les articles, car les détails figurant dans
le document fournisseur font juridiquement foi. S'il existe des différences entre les données de la
commande fournisseur de base et le document de colisage du fournisseur, vous devez y remédier
avec le fournisseur avant d'enregistrer votre réception de marchandises.
 Il est essentiel que les quantités et les prix de votre réception de marchandises correspondent à
ceux du document de colisage du fournisseur. Contrairement à une commande fournisseur, une
réception de marchandises ne peut pas être modifiée après avoir été ajoutée dans SAP Business
One, car elle déclenche des transactions de stock et de comptabilité (en cas d'inventaire
permanent). La seule possibilité pour modifier une réception de marchandises erronée consiste à
annuler le document et à créer une nouvelle réception de marchandises.
 Examinons les incidences de la réception de marchandises dans un scénario :
 10 imprimantes sont actuellement en stock.
 Nous en avons commandé 5 de plus à notre fournisseur.
 Notre fournisseur en a livré 5.
 Après avoir saisi la réception de marchandises, il y a 15 imprimantes en stock.
 Après la création de la commande fournisseur, 5 imprimantes sont affichées comme
commandées. La quantité commandée est maintenant de 0.
 Les documents d'achat sont définis les uns par rapport aux autres. Souvent, une commande
fournisseur donne lieu à une réception de marchandises qui enregistre la livraison du fournisseur,
puis sert de base à l'établissement de la facture fournisseur.
 Le bouton Copier vers permet de copier rapidement un document dans le document suivant du
workflow. Le document d'origine est appelé document de base. Le document que vous créez à
partir de ce document de base est appelé document cible. L'utilisation d'un document de base
permet d'économiser du temps et des efforts. Cela réduit également les risques d'erreur.
 Lorsque vous utilisez la fonction Copier vers, tous les articles sont copiés dans le nouveau
document.
 Aucune option ne permet de filtrer les informations des articles à copier.
 Toutefois, vous pouvez supprimer des articles et ajuster les quantités après copie.
 La fonction Copier de est l'autre méthode permettant de copier un document. Le bouton Copier de
vous permet de sélectionner un ou plusieurs documents de base à partir desquels vous créez un
nouveau document. Lorsque vous cliquez sur le bouton Copier de, l'assistant de création de
document lié démarre.
 Pour utiliser la fonction Copier de, ouvrez un nouveau document et saisissez un partenaire.
 Après avoir cliqué sur le bouton Copier de, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs documents
dans une liste.
 L'assistant de création de document lié vous permet de personnaliser les lignes et quantités
copiées dans le document cible, ainsi que de sélectionner le cours de change à utiliser.
 Quelle que soit la méthode utilisée (bouton Copier vers ou Copier de), lorsque vous sauvegardez
un document cible qui contient tous les articles et quantités des documents de base, le document
de base sera clôturé et vous ne pourrez pas le copier de nouveau vers un autre document.
 La liste des documents en cours est un excellent état pour surveiller et gérer les documents
commerciaux ouverts tels que les commandes fournisseur ouvertes, les réceptions de
marchandises ouvertes, etc.
 Il vous suffit de sélectionner le type de document que vous souhaitez visualiser. Vous pouvez
non seulement sélectionner les documents de vente et d'achat ouverts, mais aussi les ordres de
production, demandes de transfert de stock et documents d'inventaire en cours.
 Cet état peut être très utile pour rechercher des documents à des fins de traitement. Souvent, la
première étape dans la création d'un document à partir d'un autre document consiste à localiser le
document de base que vous souhaitez utiliser. Par exemple, les marchandises peuvent être livrées
à un magasin et une réception de marchandises doit être saisie. Comment trouverez-vous la
commande fournisseur pertinente ? Vous pouvez utiliser la liste des documents en cours pour
rechercher rapidement des documents.
 Vous pouvez ensuite sélectionner la commande fournisseur appropriée, par exemple, et créer une
réception de marchandises en cliquant simplement sur le bouton Copier vers. Lorsqu'un document
est créé selon cette méthode, toutes les informations pertinentes sont copiées du document de
base dans un nouveau document, ce qui permet de réduire le temps de saisie des données et les
erreurs.
 La création de la réception de marchandises dans le système a les incidences suivantes :
 1) La commande fournisseur (document de base) ne peut plus être modifiée dès lors que le document a été
copié dans son intégralité.
 2) Si un inventaire permanent est activé, la réception de marchandises génère une écriture comptable pour
mettre à jour la valeur du stock.
 3) Le système met à jour la quantité en stock, et le coût unitaire est mis à jour en fonction du prix d'achat
utilisé dans le document pour les articles gérés à l'aide de la méthode de valorisation Moyenne mobile ou
FIFO.
 4) Les articles livrés en partie ou en totalité apparaissent en gris clair dans la commande fournisseur. Lorsque
tous les articles ont été reçus, la commande fournisseur prend le statut Clôturé.
 L'état Situation des quantités par articles vous permet d'analyser l'état des stocks pour un ou
plusieurs articles sélectionnés.
 Vous pouvez également consulter l'état des stocks de la fiche article dans la page à onglet Stock.
 La colonne Quantité en magasin affiche le niveau de stock actuel de l'article.
 La colonne Confirmé affiche le stock d'article réservé pour les clients et à usage interne
(transfert, ordre de production). Le stock réservé à usage interne correspond à la quantité de
l'article qui doit entrer dans la fabrication d'un produit fini, d'après les nomenclatures associées
aux ordres de production existants.
 La colonne Commandé affiche la quantité commandée auprès des fournisseurs externes et la
quantité à produire qui va entrer dans le magasin à une date donnée.
 La quantité disponible d'un article représente la quantité en magasin - Confirmé + Commandé.
 Comme vous pouvez le constater dans le graphique, une commande fournisseur augmente la
quantité commandée et donc la quantité disponible pour le client.
 Lorsqu'une réception de marchandises est créée en référence à la commande fournisseur, elle
augmente la quantité en stock et réduit la quantité commandée.
 Une facture fournisseur, en référence à une réception de marchandises, n'influe pas sur le niveau
de stock.
 Une facture fournisseur est saisie dans SAP Business One lorsque vous recevez une facture du
fournisseur. Elle sera utilisée pour déclencher le paiement au fournisseur.
 Vous pouvez créer une facture fournisseur en sélectionnant le nom du document dans le menu du
module, ou à partir d'une ou de plusieurs commandes fournisseur ou réceptions de marchandises.
Si vous basez votre facture fournisseur sur un ou plusieurs documents d'achat existants, vous
pouvez copier toutes les données figurant dans le document de base ou utiliser l'assistant de
création de document lié pour sélectionner les données à copier à partir d'une ou de plusieurs
commandes fournisseur ou réceptions de marchandises. Même si vous copiez toutes les données
à partir de documents d'achat existants, vous pouvez toujours ajuster les quantités et les prix (ainsi
que les dates, le fournisseur et les informations sur les articles) avant d'enregistrer le document.
 La facture fournisseur enregistrée génère des entrées dans le grand livre et met à jour le compte
fournisseur avec le montant dû au fournisseur.
 Reprenons notre exemple :
 Vous avez commandé et reçu 5 imprimantes de la part de notre fournisseur.
 Vous recevez une facture du fournisseur pour les 5 imprimantes.
 Vous saisissez une facture fournisseur qui reflète la facture émise par le fournisseur.
 La facture fournisseur dans SAP Business One devient la référence pour le règlement du
fournisseur.
 La création de la facture fournisseur dans le système a les incidences suivantes :
 1) La réception de marchandises a augmenté la valeur du stock plus tôt. Les valeurs du stock sont mises à
jour uniquement s'il n'y a aucune réception de marchandises lorsqu'une facture fournisseur est saisie.
 2) La facture fournisseur crée une écriture au journal pour mettre à jour le solde du fournisseur afin d'indiquer
le montant dû.
 3) Vous ne pouvez rien modifier dans la facture fournisseur qui affecterait l'écriture au journal une fois que la
facture est ajoutée au système.
 4) Dans la réception de marchandises, les articles déjà partiellement ou entièrement facturés apparaissent en
gris clair. Si la facture concerne l'intégralité de la quantité dans la réception de marchandises, celle-ci prend
alors le statut Clôturé.

 Après avoir saisi une facture fournisseur, l'étape finale dans le processus d'achats - Fournisseurs
consiste à déclencher le paiement au fournisseur.
 Le document de décaissement peut être créé pour les modes de paiement suivants : espèces,
chèque, carte de crédit, virement ou (dans certaines localisations) effet de commerce.
 Une fois que le décaissement est ajouté, une écriture au journal est créée. L'écriture au journal
réduit le solde du fournisseur.
 Lorsqu'un décaissement est créé pour solder (entièrement ou partiellement) un document
spécifique ou une transaction, un lettrage est automatiquement exécuté.
 Plusieurs décaissements peuvent être créés conjointement par l'assistant de paiement. Les
exécutions de l'assistant de paiement traitent les documents et les transactions des fournisseurs et
des clients non entièrement payés, crédités ou rapprochés ainsi que les paiements comptant
affectés/non lettrés.
 Lorsque vous créez des décaissements (individuellement ou avec l'assistant de paiement), vous
pouvez également effectuer un paiement partiel des factures.
 Le traitement des paiements fait partie du module Opérations bancaires dans SAP Business One.
 Reprenons notre exemple :
 Nous devons régler au fournisseur les 5 imprimantes commandées et reçues.
 Une fois la facture du fournisseur reçue, nous avons saisi une facture fournisseur pour le montant
dû.
 Il est temps de créer un décaissement en fonction des conditions de paiement du fournisseur.
 Après la saisie du paiement, le système déclenche le paiement au fournisseur et crée une écriture
au journal pour enregistrer le paiement.
 L'écriture au journal crédite le compte de liquidité et débite le compte fournisseur.
 Maintenant que nous avons terminé les trois premières étapes du processus d'approvisionnement
des articles, étudions ce qui se passe lorsque chaque document est ajouté.
 1) Commande fournisseur : Lorsque vous saisissez une commande fournisseur, le système ne
crée aucune écriture comptable. En revanche, les quantités commandées sont répertoriées dans
la gestion des stocks. Vous pouvez consulter les quantités commandées dans plusieurs analyses
et fenêtres, notamment dans l'état Situation des quantités par article et la fenêtre Données de base
article.
 2) Réception de marchandises : Lorsque vous saisissez une réception de marchandises, les
marchandises sont acceptées dans le magasin et les quantités sont mises à jour. Si votre société
gère un système d'inventaire permanent, SAP Business One crée les écritures appropriées pour
mettre également à jour les valeurs de stock.
 3) Facture fournisseur : Lorsqu'une facture fournisseur est enregistrée, le compte fournisseur est
mis à jour dans la comptabilité. Si aucune réception de marchandises n'est référencée par la
facture fournisseur, les stocks augmentent également lorsque la facture est enregistrée.
 La commande fournisseur indique au fournisseur les articles ou les services que vous souhaitez
acheter, ainsi que les quantités et les prix convenus. Il représente votre engagement vis-à-vis du
fournisseur à acheter les articles.
 Aucune écriture comptable n'est effectuée pour une commande fournisseur. En revanche, les
quantités commandées sont répertoriées dans la gestion des stocks. Vous pouvez afficher les
quantités commandées dans les états et les données de base article.
 La réception de marchandises indique la livraison de marchandises d'un fournisseur à une
entreprise. Elle est utilisée pour mettre à jour les quantités et les valeurs en stock.
 Lorsque vous saisissez une réception de marchandises, les marchandises sont acceptées dans le
magasin et les quantités sont mises à jour. Si votre société gère un système d'inventaire
permanent, SAP Business One crée les écritures sur les comptes de stock.
 La facture fournisseur contient les informations de facturation du fournisseur et définit le paiement.
Lorsqu'une facture fournisseur est enregistrée, le compte fournisseur est mis à jour dans la
comptabilité.
 La dernière étape du processus d'achat est le décaissement. Cette fonction est effectuée dans le
module de comptabilité.

94
 Bienvenue dans le cours sur les retours et les avoirs fournisseurs dans le module Achats.

95
 Dans ce cours, nous allons examiner comment et quand créer un retour ou un avoir fournisseur
pour des achats.
 Il peut arriver que les marchandises livrées ne correspondent pas à vos standards de qualité. Vous
retournez alors ces articles au fournisseur pour obtenir un avoir avant ou après réception de la
facture.
 Si vous devez corriger un problème lors du processus d'achat, vous pouvez facilement rechercher
le statut de la facture du fournisseur et résoudre le problème.

97
 Même si les produits reçus sont conformes à votre commande fournisseur, vous pouvez découvrir
qu'ils ont été endommagés pendant le transport.
 Nous allons examiner les options disponibles dans SAP Business One pour retourner des articles
endommagés ou de mauvaise qualité.
 Nous découvrirons aussi comment obtenir un avoir pour des articles déjà réglés.
 Un document de retour est utilisé pour retourner des articles reçus, mais pas encore facturés.
 Un avoir fournisseur est utilisé pour retourner des marchandises et obtenir un avoir pour des
articles ou des services déjà facturés.
 Imaginez que vous avez commandé 20 scanners. Le fournisseur a livré l'ensemble des
20 scanners, et vous les avez entrés sur une réception de marchandises. Vous vous apercevez
par la suite que 2 scanners ont été endommagés pendant le transport. Vous pouvez utiliser le
retour pour matérialiser le retour des scanners au fournisseur en vue d'obtenir un avoir.
 Vous pouvez utiliser un document « Retour » tant qu'aucune facture fournisseur n'a été saisie pour
la réception de marchandises.
 Si vous avez déjà saisi une facture fournisseur pour la transaction, vous devez utiliser la transaction
Avoir fournisseur pour enregistrer les corrections en quantité et en valeur dans la comptabilité.
 Le retour représente la pièce qui solde une réception de marchandises.
 La saisie de ce document permet la sortie des marchandises du magasin et la réduction des
quantités.
 Si votre entreprise gère un inventaire permanent, SAP Business One crée les écritures comptables
appropriées pour mettre à jour les valeurs de stock.
 Si vous retournez des marchandises à un fournisseur pour effectuer et recevoir ultérieurement une
livraison, vous pouvez soit saisir une réception de marchandises sans référence à une commande
fournisseur dans le système, soit dupliquer des documents existants. À partir de la version 8.81, il
est possible de réouvrir la commande fournisseur en cas de retour. Cela vous permet de baser la
nouvelle livraison sur la commande fournisseur d'origine.
 Notez que, lorsqu'un retour n'est pas créé en référence à une réception de marchandises, la valeur
d'un article géré par moyenne mobile correspond au coût actuel de l'article dans le magasin et non
au prix unitaire saisi dans le document de retour.
 Imaginons maintenant un autre scénario. Nous avons commandé 50 boîtes de CD. Le fournisseur
a livré les articles et joint la facture.
 Après avoir saisi la facture fournisseur dans SAP Business One, mais avant d'avoir réglé le
fournisseur, vous vous rendez compte que 5 boîtes sont défectueuses.
 Comme la facture a déjà été créée, nous ne pouvons pas créer un retour avec référence à la
réception de marchandises ou à la facture fournisseur.
 Nous demandons donc un avoir au fournisseur pour nos articles retournés. Nous créons un avoir
pour indiquer que nous avons renvoyé les articles au fournisseur afin d'obtenir un avoir.
 L'avoir a les mêmes incidences que le retour.
 L'avoir met à jour les quantités en stock et corrige les valeurs dans la comptabilité.
 Dans ce cas, comme nous avons pu créer l'avoir en copiant les articles à partir de la facture
fournisseur, le système identifie les comptes utilisés pour enregistrer la facture et enregistre une
valeur négative sur ces comptes.
 Toutefois, dans certains cas, il n'est pas judicieux de copier les articles pour un avoir à partir d'une
facture. Par exemple, si l'avoir concernait un écart de prix plutôt qu'un retour de marchandises ou
si l'avoir faisait référence à une facture fournisseur déjà réglée.
 Il existe aussi une option permettant de créer un avoir sans diminuer les comptes de stock.
 Imaginons que le fournisseur vous consente un avoir pour l'oubli d'une remise sur un article ou
vous rembourse le prix d'achat.
 Dans ces cas, vous pouvez cocher la case « Sans enregistrement des quantités ». Cet indicateur
vous permet de créer un avoir de type article qui affecte seulement le prix.
 Dans l'exemple donné dans le graphique, une remise de 10 % n'avait pas été appliquée sur la
facture fournisseur pour la commande de 100 unités. Une facture fournisseur a donc été créée
pour 100 unités, et un règlement correspondant au montant total a été effectué.
 Lorsque le problème a été détecté, le fournisseur a envoyé un avoir pour le montant de la remise
de 10 %.
 La case à cocher Sans enregistrement des quantités permet de créer un avoir dans
SAP Business One qui ne diminue pas la quantité en stock, mais enregistre la modification de
l'écriture monétaire au grand livre.
 La méthode que vous utilisez pour créer un avoir dépend du statut de la facture fournisseur, (En
cours ou Clôturé) ou si l'avoir n'est pas lié à une facture spécifique.
 Lorsque vous pouvez identifier la facture associée et si la facture est en cours, vous pouvez créer
un avoir en le copiant à partir de la facture d'origine.
 L'avoir doit être lié à une facture individuelle spécifique.
 Le statut de la facture doit être en cours.
 Vous pouvez créer un avoir soit pour le montant total, soit pour un montant partiel.
 Un avoir pour le montant total de la facture annulera la facture d'origine. La facture n'apparaîtra
plus pour les paiements.
 Un avoir pour un montant inférieur à celui de la facture d'origine réduira le montant total dû de la
facture.
 Si la facture associée est clôturée ou si l'avoir est lié à plusieurs factures, vous ne devez pas
effectuer de copie de la facture.
 Vous devez créer un avoir sans référence à une facture.
 Vous pouvez quand même créer un avoir pour un montant total ou partiel.
 Lorsque vous créez un avoir sans référence à la facture d'origine, l'avoir réduit le solde total dû au
fournisseur.
 À partir de la version 8.8, les valeurs dans l'écriture au journal créées par un avoir fournisseur, qui
n'est pas généré à partir de la copie d'un autre document, sont basées sur la valeur actuelle
calculée pour les articles retournés. C'est pourquoi il est préférable de copier une facture lorsque
cela est possible.
 En plus de la création des documents « Retours » ou « Avoir », une autre option consiste à annuler
le document d'origine.
 SAP Business One vous permet d'annuler des documents commerciaux tels qu'une réception de
marchandises ou une facture fournisseur.
 Lorsque vous annulez un document commercial, un nouveau document d'annulation est créé à
chaque procédure d'annulation. Le document annulé et la pièce contre-passée sont tous deux
clôturés automatiquement et lettrés.
 Par exemple, imaginons qu'une réception de marchandises n'a pas été saisie correctement.
L'utilisateur annule la réception de marchandises, et un document d'annulation est créé
automatiquement.
 La commande fournisseur est réouverte après l'annulation et peut être utilisée comme document
de base pour créer une nouvelle réception de marchandises.
 Points à retenir :
 Un retour est utilisé pour retourner des articles reçus sur une réception de marchandises.
 Si vous devez annuler totalement ou partiellement une facture fournisseur, utilisez un avoir
fournisseur.
 Les avoirs fournisseur et les documents de retour corrigent à la fois les quantités et les valeurs.
 Pour créer un avoir sans effet sur le stock, utilisez la case à cocher « Sans enregistrement des
quantités ».
 Lorsqu'un avoir est lié à une facture spécifique et que cette facture est ouverte, créez un avoir en
référence à la facture d'origine.
 Si la facture liée est fermée ou si l'avoir est lié à plusieurs factures, créez un avoir sans référence
à un document de base.

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