LE CADRE DE TRAVAIL : Il s’agit de concevoir le Système d’Information d’un Garage
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! Le contexte :
o Garage automobile basé à Douala-Makepe,
o 120 salariés,
o 3 sites : Ndokoti, Akwa, Bonabéri.
! Orientation générale :
Face au développement important de son activité, une gestion manuelle est
devenue coûteuse et les informations produites de faible qualité. Le Garage « Clé
18 » a donc entrepris la refonte complète de son organisation, et envisage de
s’informatiser pour gagner en productivité et en efficacité.
L’idée générale du plan informatique est d’avoir un système distribué, qui permette
notamment :
o de laisser une large autonomie aux sites pour la gestion des prestations et le
suivi de la clientèle, en leur donnant les moyens d’une gestion plus efficace ;
o de centraliser rapidement les informations sur l’activité des sites pour améliorer
la gestion d’ensemble, en particulier le suivi des stocks, pour améliorer le
processus d’achat et de transfert entre les sites (reporting du fonctionnement).
! Politique matérielle et logicielle
o Le serveur sera installé sur le site de Messa.
o Le garage envisage de se doter d’un système de sauvegarde performant ainsi que
d’une connexion réseau inter site fluide.
o Les salaires et la compta sont déjà gérés à partir de progiciels spécifiques.
! Priorités d’informatisation
o Gestion commerciale.
o Suivi stocks.
o Approvisionnements (pièces détachées).
! Axes organisationnels
o Dématérialisation la plus large possible (faciliter consultations, moins de papier).
o Mise à jour automatique des stocks.
o Moyens informatiques d’utilisation simple, le moins de sophistication possible.
! Options sociales
o L’informatisation ne doit pas nécessiter de recrutement :
les personnels des différents services doivent être formés pour utiliser les nouveaux
outils mis à leur disposition ;
le service informatique est constitué d’une seule personne, complété par
un personnel des autres services, volontaire pour une formation.
o L’informatisation doit permettre la réduction du nombre tâches répétitives.
! Le fonctionnement actuel du Garage
o Activités liées aux interventions :
L’organisation actuelle est entièrement manuelle.
Lorsqu’un client demande une intervention sur son véhicule,
l’employé de l’atelier qui le reçoit lui propose un devis des prestations
correspondantes ; après acceptation du client, la prise en charge
du véhicule peut alors s’effectuer.
Pour gérer la prise en charge du client, l’atelier transmet le devis
correspondant à la caisse.
Si le client est en compte, la caisse établit une facture, qui prend
le nom d’avis de débit et est immédiatement porté à son compte
; le client peut s’il le désire payer comptant.
Dans tous les cas de figure, la caisse émet un exemplaire de la facture au
client.
Outre cette facture émise au client, la caisse établit un ordre
de réception, à l’intention de l’atelier, pour valider le règlement
et autoriser le client à réceptionner son véhicule.
o Activités liées à la gestion des pièces détachées :
L’employé de l’atelier sollicite le magasin, en cas de nécessité, pour
obtenir la ou les pièces
détachées requises pour l’intervention.
Le magasinier à son tour consulte les catalogues afin d’obtenir les
références exactes des pièces demandées ; habituellement, il va
dans les rayons vérifier la disponibilité : en cas de rupture, il propose,
si cela existe, des pièces de remplacement à l’atelier ; sinon (i.e. s’il
n’existe pas de pièce de remplacement), il passe une commande
au fournisseur.
Le magasinier rédige alors un bon de commande.
Le fournisseur quant à lui, dès réception de l’e-mail contenant la
commande, envoie les pièces demandées, accompagnées d’une
facture au magasin.
Ce dernier transmet ladite facture à la compta qui se chargera de
demander un ordre de virement à la banque, au profit du fournisseur.
Lorsque le magasinier transmet la ou les pièces demandées à
l’atelier, il établit un bon de remis qui servira (notamment) au
déstockage.
Répondre aux questions suivantes :
Question 1. Expliciter les acteurs intervenant dans le système ainsi décrit (en précisant, pour
chaque catégorie d’acteurs, les principales activités).
Question 2. Etablir le Modèle Conceptuel de Communication associé (en pensant à
délimiter les bornes du système et à faire distinguer acteurs internes et externes).
Autorisation N° : 00010/N/MINESUP/DDES/ESLP/SAC/ebm du 23/09/2009 – PO BOX 5949 Douala
Phone : (237) 33 42 21 49 – 33 42 21 47 – Email :
[email protected] / www.univ-catho-sjd.cm 2/2
